|
Расширенный поиск
Распоряжение Главы администрации Хабаровского края от 29.07.1999 № 385-рУтратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30.10.2002 г. N 813-р ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ РАСПОРЯЖЕНИЕ N 385-р от 29 июля 1999 г. г. Хабаровск Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Хабаровского края, разработанную в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. 2. Руководителям органов и структурных подразделений администрации края довести требования Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края до сведения всех сотрудников аппарата и обеспечить контроль за их выполнением. 3. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации края от 15.07.92 N 472-р "Об утверждении Инструкции о делопроизводстве в администрации Хабаровского края". 4. Контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края возложить на управление делами администрации края (Ломакин Н.Н.). 5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации В.И.Ишаев УТВЕРЖДЕНО Распоряжение главы администрации края от 29 июля 1999 г. N 385-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству (далее "инструкция") является нормативным документом, определяющим единый порядок ведения делопроизводства в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-97) "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, оформления, размножения (тиражирования) документов, создания научно-справочного аппарата к ним, классификации и индексации, составления номенклатур и формирования дел, экспертизы научной и практической ценности, подготовки дел к сдаче в ведомственный архив. 1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), машиночитаемыми и другими. 1.4. Соблюдение правил ведения делопроизводства является обязательным для государственного служащего администрации. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства возлагается на общий отдел управления делами администрации края. 1.5. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в администрации края, - протокол, постановление, распоряжение, письма, справка (приложения 1 - 7). 1.6. Настоящая инструкция не распространяется на документы секретного характера и документы с грифом "Для служебного пользования". 2. Подготовка служебных документов 2.1. Документирование управленческой деятельности. 2.1.1. Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания нормативных документов. Основными нормативными актами администрации являются постановления и распоряжения главы администрации края. Они действуют на территории края и обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами независимо от ведомственной принадлежности, гражданами, проживающими в крае. Порядок подготовки, издания и опубликования распорядительных актов главы администрации края регламентируется специальным Положением (распоряжение от 02.10.97 N 509-р). 2.1.2. Обсуждение вопросов на заседании коллегии при главе администрации края протоколируется. Протоколы оформляются на основе стенографирования хода заседания. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (приложение 1). 2.1.3. Составление и оформление постановлений, распоряжений главы администрации края, протоколов заседаний коллегии должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-97, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование. Образцы оформления постановления, распоряжения по основной деятельности главы администрации даны в приложениях 2, 3. 2.1.4. Постановления и распоряжения, изданные на основе документов вышестоящих органов власти и управления, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка. 2.1.5. В протоколах заседания коллегии перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение коллегии. Слова "Повестка дня" пишутся от левого поля, а пункты повестки с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. 2.1.6. Основная часть протокола заседания коллегии должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из позиций: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, которые пишутся прописными буквами от начала левого поля, далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика и выступающих либо излагается принятое решение. 2.1.7. Протокол подписывает председатель коллегии. Стенограмма подписывается управляющим делами администрации края. Протоколы заседаний коллегии нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. 2.1.8. Если ход коллегии фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола. 2.1.9. Материалы коллегии располагаются в следующем порядке: протокол, повестка дня, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос. 2.2. Унификация документов. 2.2.1. Унификация документов администрации заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления, оформления и создания трафаретных текстов. 2.2.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. На его основе разрабатываются следующие бланки документов администрации края: - бланки постановления и распоряжения главы администрации края с продольным расположением реквизитов (приложения 8, 9); - общие бланки и бланки для писем формата А4 с угловым и продольным расположением реквизитов (приложения 10 - 11). Бланки приказов управляющего делами администрации края (приложение 12). Учет, использование и хранение бланков осуществляет общий отдел управления делами в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Изготовление бланков обеспечивает хозяйственный отдел управления делами администрации края. 2.3. Правила составления и оформления документов. 2.3.1. При составлении и оформлении документов используется 29 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (приложения 12, 13). 2.3.2. При подготовке и оформлении документов администрации края используют следующие реквизиты: - наименование администрации - автора документа (воспроизводится на бланке); - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа (за исключением письма); - заголовок к тексту; - адресат; - дата документа; - визы согласования документа; - подписание документа; - гриф утверждения документа; - печать; - отметка о поступлении документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 2.3.3. Наименование структурного подразделения администрации, являющегося автором документа, воспроизводится на общем бланке или бланке письма машинописным способом на отведенном для него месте ниже наименования администрации Хабаровского края. 2.3.4. Наименование вида документа указывается на отведенном для него месте общего бланка и соответствует формам документов, применяемых в администрации: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ИНФОРМАЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. На бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.3.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования или события, зафиксированного в документе. Например, датой протокола коллегии является дата ее заседания, датой постановления - дата его подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Дата подписания, утверждения, согласования проставляется арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 9 января 1999 года следует оформлять 09.01.99. В текстах нормативных документов, определяющих права граждан и организаций (законы, уставы, положения, инструкции, распоряжения о приеме, увольнении, аттестации, доплатах), а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ датирования: 9 января 1999 г. Допускается датирование в соответствии с международными стандартами в следующей последовательности: год, месяц, число (1999.01.09 или 19990109 или 99.01.09). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. 2.3.6. Регистрационным номером постановления, распоряжения, протокола заседания коллегии является порядковый номер в пределах календарного года. Порядковый регистрационный номер организационных, справочно-информационных документов дополняется индексом дела по номенклатуре. На документах, составленных совместно с несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту слева направо в порядке указания авторов на документе. 2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от ________". Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. 2.3.8. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: - наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства - при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например: АОЗТ "Картонно-рубероидный завод" Начальнику отдела сбыта Иванову К.Л. - при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: Мэру города Хабаровска Филиппову П.Д. - при направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например: Председателям комитетов, начальникам управлений, департаментов и отделов администрации Хабаровского края - документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат; - почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа юридическому или физическому лицу на документе и на конверте составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239; - наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка); - название области, края, республики; - название страны для международных почтовых отправлений. При адресовании письма организации указывается ее наименование, затем проставляется адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский переулок, д. 5/2, Центр, Москва, 103012 При адресовании письма физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Калинину А.П. ул. Фрунзе, д. 98, кв. 5, г. Хабаровск, 680028 При обращении к должностному лицу указывается только его фамилия и инициалы, например: Филиппову П.Д., - без указания "товарищ" (т.) или "господин" (г-н). 2.3.9. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель главы администрации Хабаровского края Подпись Ю.Ф.Матвеев 15.05.98 При утверждении документа постановлением или распоряжением главы администрации гриф утверждения оформляется по форме: УТВЕРЖДЕНО Постановление главы администрации края от 14.03.98 N 36 Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 14. 2.3.10. Указание по исполнению документа даются в форме резолюции главы администрации или его заместителей. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции. Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. 2.3.11. Заголовок к тексту составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его объема и назначения. Заголовок выражает краткое содержание текста, отвечая на вопросы: о чем (о ком), например: "О создании...", "Об изменении...", "О выполнении..."; чего? (кого?), например: Протокол "заседания коллегии", Должностная инструкция " ведущего специалиста". Заголовок составляется автором документа, он не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых оформляется на бланках формата А5 (210 x 148 мм) и не превышает 5 - 6 строк. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. 2.3.12. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об управлении государственной службы на 5 л. в 1 экз. 2. Инструкция по делопроизводству администрации Хабаровского края на 20 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес. При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер без знака N: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: "Продолжение приложения 2". 2.3.13. Основными способами удостоверения документа являются подписание, утверждение и проставление печати. Постановление и распоряжение главы администрации имеют одну подпись - главы администрации или исполняющего обязанности главы администрации. Две подписи имеют финансовые документы. Документы, направляемые в вышестоящие учреждения, подписываются главой администрации, а в случае его отсутствия - исполняющим обязанности главы администрации; документы, направляемые в другие учреждения, подписываются главой администрации, его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если оформлен на бланке документа); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Глава администрации Хабаровского края Подпись В.И. Ишаев или Глава администрации Подпись В.И. Ишаев При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например: Председатель комиссии Подпись Н.А. Куликова Члены комиссии Подпись Н.И. Дубинина Подпись Л.М. Ковылко Подпись Ю.В. Хитров Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, например: И.о. заместителя начальника отдела кадров, главный специалист Подпись Е.И. Шиморина При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. 2.3.14. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Директор финансового департамента администрации края Подпись А.С.Кацуба 25.01.99 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии департамента здравоохранения администрации края от 10.06.98 N 6 или СОГЛАСОВАНО Письмо Правительства Российской Федерации от 14.07.98 N 01-4/185 2.3.15. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату, при необходимости - должность визирующего, например: Начальник управления государственной службы Подпись А.В.Панкратенко 25.11.98 Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа или на отдельном листе с указанием документа, к которому этот лист относится: наименования, автора, даты, номера. 2.3.16. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности и прав должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью. Круглая не гербовая печать ставится на размноженных экземплярах документов, оформленных на гербовых бланках (постановления и распоряжения главы администрации, письма), справках, выдаваемых работникам администрации о месте их работы. 2.3.17. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: - наименование вида документа; - заголовок; - подпись; - дата; - отметки о согласовании, утверждении и т.д. Приложения к постановлениям и распоряжениям главы администрации края подписываются руководителями структурных подразделений администрации края, готовящих эти постановления и распоряжения. При копировании приложений для рассылки реквизит "Подпись" не воспроизводится. На первом листе приложения в верхнем правом углу после слова "Приложение" указывается название распорядительного документа, его дата и номер, например: Приложение к постановлению главы администрации Хабаровского края от 15.07.92 N 472 2.3.18. Документы, изготовленные на бланке администрации и предназначенные для рассылки, тиражируются средствами оперативной полиграфии. На первом листе копии документа на верхнем поле справа проставляется слово "Копия". На последнем листе - заверительная надпись, которая состоит из слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например: Верно Заведующий сектором делопроизводства Подпись Н.М.Алексеенко 12.01.99 Заверительная подпись удостоверяется круглой (не гербовой) печатью. 2.3.19. Фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Хитров Юрий Владимирович 713281 2.3.20. Прохождение документа в администрации сопровождается соответствующими отметками. Отметка о поступлении документа в администрацию проставляется на нижнем поле первого листа справа и включает наименование администрации, порядковый номер, дату поступления. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту. Отметка для автоматического поиска документа включает имя файла и код оператора. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает краткие сведения об исполнения документа, слова "В дело", номер дела по номенклатуре, где будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена. 2.4. Требования к текстам документов. 2.4.1. Тексты документов администрации рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основания, цели, причины составления документа, во второй излагаются выводы, решения, просьбы, предложения. Текст документа может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщаются основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть. Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 2.4.2. В постановлениях, распоряжениях главы администрации края, а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). 2.4.3. В распорядительных документах коллегиальных органов (коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем). 2.4.4. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. 2.4.5. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справки), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, комиссия установила, в состав управления входят). 2.4.6. В письмах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим представить, направляем для сведения); от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить); от третьего лица единственного числа (администрация не возражает, управление считает возможным). 2.5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств. 2.5.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются государственные служащие администрации, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 2.5.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-97, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24. При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков при использовании различных редакторов, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым. 2.5.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Первая строка каждого, абзаца печатается с отступлением на пять знаков от границы левого поля. 2.5.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО 1,5 Председатель комитета по экономике 1 администрации края 2 А.Б.Левинталь 1,5 23.11.98 2.5.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами. 2.5.6. Название вида документа печатается прописными буквами. 2.5.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности, например: Начальник управления государственной службы А.В.Панкратенко 2.5.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля, точка в конце заголовка не ставится. 2.5.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора: - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ; - после 5 печатных знаков - для начала абзаца в тексте; - после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов; - после 32 печатных знаков - для реквизита "Адресат"; - после 40 печатных знаков - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; - после 48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". 2.5.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. 2.5.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля. 2.5.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 2.5.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. 3. Организация документооборота. Общие правила организации документооборота. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Порядок приема и передачи документов 3.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 3.2. Вся поступающая в администрацию корреспонденция обрабатывается в секторе делопроизводства общего отдела. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Обработка получаемой корреспонденции состоит из следующих операций: прием; проверка правильности вложения и доставки; вскрытие конвертов; штемпелевание; сортировка; регистрация; передача документов руководству администрации. 3.3. Законы, указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации и другие нормативные акты вышестоящих исполнительных органов регистрируются в юридической службе. Письма, заявления, жалобы граждан регистрируются в отделе писем и приема граждан. 3.4. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты уничтожаются кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа. На входящих документах в нижней части первого листа документа справа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа и его регистрационный номер. На пакетах с пометкой "лично" проставляется дата поступления и учетный номер, они регистрируются в журнале по реквизитам, указанным на конверте. 3.5. В секторе делопроизводства поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с приложением 17. Для автоматизированного учета и анализа входящей и исходящей корреспонденции сектором делопроизводства используются средства ЭВТ. Регистрационные данные о документах хранятся в виде электронной карточки, которая распечатывается на принтере и используется в качестве вспомогательной картотеки в целях страховки информации, а также для использования ее в качестве научно-справочного аппарата на стадии архивного хранения документов (приложение 18). 3.6. Зарегистрированные документы передаются руководству администрации в соответствии с распределением обязанностей для рассмотрения и вынесения резолюции. Главе администрации передаются документы Правительства Российской Федерации, правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует решения первого руководителя. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству администрации края вместе с поступившим документом. После возвращения документов от руководства специалист сектора делопроизводства переносит содержание поручений, сроки исполнения и фамилии исполнителей в регистрационные карточки и компьютерный банк данных. Затем документы, как правило, в день их поступления передаются непосредственно исполнителям. В случае необходимости документ ставится на контроль. 3.7. Исходящие документы подписываются в двух экземплярах руководством администрации. Подписанные документы вместе с имеющимися приложениями передаются в сектор делопроизводства для обработки и отправки, а также для формирования дела с перепиской в соответствии с номенклатурой дел администрации. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается в сектор делопроизводства вместе с инициативным документом. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются комитетами, управлениями и отделами администрации в сектор делопроизводства для оформления их на архивное хранение. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, адресование, фальцевание, вложение в конверты, заклеивание конвертов, их отправку. 3.8. Внутренние документы (распоряжения, приказы, служебные записки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой администрации. При переписке между руководителями администрации края гербовые бланки не используются. 3.9. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Телеграммы и срочные корреспонденции отправляются немедленно. 3.10. Повестка дня и все документы коллегии рассылаются сектором делопроизводства членам коллегии и в соответствующие учреждения не позднее чем за три дня до заседания. Постановления, распоряжения рассылаются исполнителям по спискам, предусмотренным соответствующими справками к ним. 3.11. Прием и передача документов на всех этапах документооборота осуществляется без расписки о получении, но с отметкой в регистрационных карточках. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы. 3.12. Передача документа из одного отдела аппарата администрации в другой должна осуществляться через сектор делопроизводства, где в регистрационных карточках делается отметка о передаче документа. 3.13. Учет объема документооборота производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов, а количество экземпляров (копий) документов. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. 3.14. Сведения о документопотоке и его объеме учитываются при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы, осуществлении мероприятий по усовершенствованию, механизации делопроизводства, для анализа загруженности работников, занятых делопроизводственными процессами. 4. Регистрация документов и построение справочного аппарата 4.1. Общие правила регистрации документов. 4.1.1. Основным принципом регистрации является однократность, каждый документ должен регистрироваться в администрации только один раз. 4.1.2. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы, а также предложения, заявления, жалобы граждан. 4.2. Индексация документов. 4.2.1. Индексация документов - проставление их регистрационных номеров в сочетании с условными обозначениями, указывающими место их исполнения и хранения. 4.2.2. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные номера. Документу-ответу присваивается самостоятельный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. 4.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Построение справочного аппарата. 4.3.1. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка, которая заполняется компьютерным способом. 4.3.2. Заполненные регистрационные карточки выводятся на принтер. Карточки, заполненные в компьютере, а также выведенные на принтер и расставленные в картотеке в определенном порядке, составляют основу справочного аппарата к служебным документам администрации. 4.3.3. Справочная картотека обеспечивает поиск Документа в делопроизводстве, наблюдение за его исполнением, поиск информации, заключенной в документе. Справочная картотека ведется по дате поступления. 5. Организация контроля за исполнением документов 5.1. Задачи и правила контроля исполнения документов. 5.1.1. Сектором делопроизводства осуществляется автоматизированный контроль за исполнением документов с применением персонального компьютера, с помощью которого на базе данных автоматизированной регистрации ведется оперативный контроль за исполнением документов. 5.1.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные документы в соответствии с прилагаемым перечнем (приложение 19). 5.1.3. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю за исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. 5.1.4. Контроль за исполнением документов осуществляется главой администрации, заместителями главы (через помощников), управляющим делами, руководителями отделов. 5.1.5. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют: - сектор делопроизводства общего отдела управления делами; - отдел писем и приема граждан. 5.1.6. Общий контроль за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации края осуществляет контрольное управление главы администрации края. 5.2. Сроки исполнения документов. 5.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством. В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный срок исполнения может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения. 5.2.2. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, исполняются в сроки, установленные в этих документах; постановления и распоряжения - в сроки, оговоренные в самих документах. Если в инициативном документе сроки не указаны, то они устанавливаются руководством администрации. За несколько дней до истечения срока исполнения документа исполнителю следует напомнить об окончании срока исполнения. 5.2.3. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в администрацию. 5.2.4. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, его установившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документы считаются не исполненными в срок. 5.2.5. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль. В случае задержки в исполнении документов службы, контролирующие ход их исполнения, обязаны принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов. 5.3. Ведение контроля за исполнением документов. Обобщение и анализ данных об исполнении документов. 5.3.1. Контроль за исполнением документов ведется на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек. Контрольные карточки могут также заводиться на поручения руководства администрации, отданные в устной форме. 5.3.2. На контролируемых документах ставится знак контроля или штамп "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка к тексту (реквизит 18). 5.3.3. Карточки группируются в специальные контрольные картотеки, которые имеются в подразделениях аппарата, осуществляющих контроль, и в компьютере. Учет документов ведется по исполнителям и срокам исполнения. 5.3.4. Документ снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в компьютер. 5.3.5. Сводку об исполнении документов в администрации края составляют: - контрольное управление ежеквартально; - сектор делопроизводства общего отдела управления делами ежемесячно. Сводки периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по совершенствованию организации контроля и управления в целом, повышению исполнительской дисциплины. 6. Особенности оформления, порядок подготовки, приема и передачи документов, передаваемых по каналам факсимильной связи 6.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копий. 6.2. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов. 6.3. Отправляемые документы должны соответствовать следующим правилам: - документ должен быть подлинником или заверенной копией, с четким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4; - объем передаваемого за один сеанс документа не должен превышать 5 листов; - запрещается передавать по телефаксу документы с грифом "Для служебного пользования". 6.4. Подписанный документ регистрируется в секторе делопроизводства, на нем делается отметка "факс", после чего направляется факсимильной связью адресату. 6.5. Документов, принятые по факсимильной связи первой приемной главы администрации, передаются помощнику главы администрации или в сектор делопроизводства. 6.6. Ответственность за содержание информации и оформление документа, передаваемого по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал, на руководителя соответствующего подразделения администрации. 6.7. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно. 7. Составление номенклатур и формирование дел 7.1. Составление номенклатуры дел. 7.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для установления сроков их хранения, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве администрации для дел временного хранения (до 10 лет включительно). Номенклатура дел оформляется по форме, установленной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (приложение 20). 7.1.2. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением администрации и передается в общий отдел управления делами, где разрабатывается сводная номенклатура дел администрации. Сводная номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и через государственный архив Хабаровского края направляется на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов администрации края. Согласованная номенклатура дел утверждается управляющим делами. 7.1.3. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях администрации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения. 7.1.4. Классификационными разделами номенклатуры дел являются структурные подразделения аппарата администрации, расположенные в порядке их значимости. 7.1.5. В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, отражающие документируемые участки работы администрации. Дела органов и подразделений администрации, действующих на общественных началах, также включаются в номенклатуру дел администрации. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы. 7.1.6. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурной части администрации. 7.1.7. При расположении заголовков дел внутри структурного подразделения также применяется принцип значимости, например: - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов; - постановления и распоряжения главы администрации; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. 7.1.8. Заголовок дела должен кратко и четко формулировать род дела (переписка) или вид документа (постановления), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчеты), корреспондентов (переписка с коммерческими предприятиями) и т.д. 7.1.9. Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера. 7.1.10. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой, в структурных подразделениях администрации заводятся дела, на которых указываются: полное название администрации, структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела. 7.1.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел. 7.2. Формирование дел. 7.2.1. Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. 7.2.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила: - в деле размещаются только подлинные документы; - в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих возврату; - документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера, отметки "В дело..." и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются; - документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела; - дело не должно содержать более 250 листов; - дела с документами постоянного срока хранения формируются только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно главой администрации или его заместителем; - документы аппарата администрации группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью. 7.2.3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того или иного вопроса, по хронологии (по датам подписания, поступления, исполнения) и по алфавиту. 7.2.4. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в начале дела. 7.2.5. Постановления и распоряжения главы администрации, протоколы заседаний коллегии при главе администрации группируются в дела в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. 7.2.6. В деятельности администрации создаются и отдельно формируются три вида распоряжений: - распоряжения по основной деятельности - срок хранения постоянно; - распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет; - распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 3 года. 7.2.7. Документы в личных делах располагаются в соответствии с постановлением главы администрации края от 13.02.98 N 57 "О Порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края": внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, направление, анкета, листок по учету кадров, дополнения к анкете, автобиография, копии документа об образовании, выписки из распоряжений о назначении, переводе, поощрениях и взысканиях, увольнении, награждении; документы, характеризующие государственного служащего. 7.2.8. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. 7.2.9. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. 7.2.10. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в алфавитном порядке в отдельные дела: - предложения и заявления граждан об улучшении работы администрации и документы по их рассмотрению - срок хранения постоянно; - заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет. 7.2.11. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу. Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями группируется по вопросам. 8. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 8.1. Экспертиза научной и практической ценности документов. 8.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов администрации, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив администрации, а затем в госархив. 8.1.2. Экспертиза ценности документов - это определение политического, исторического, практического и иного значения документов в целях отбора их на хранение и установления срока их хранения. 8.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации (ЭК). Она назначается приказом управляющего делами администрации края в составе 3 - 5 человек. Членами комиссии являются работники аппарата администрации края и ее подразделений, хорошо знающие делопроизводство. Для руководства работой комиссии из ее состава избирается председатель. В состав комиссии обязательно входит работник ведомственного архива администрации. Работа комиссии организуется в соответствии с положением о ней, которое согласовывается с управлением по делам архивов администрации края и утверждается управляющим делами администрации. Экспертная комиссия руководствуется в работе методическими указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на постоянное хранение и уничтожение являются Перечень типовых документов с указанием сроков хранения и номенклатура дел администрации. Экспертная комиссия администрации осуществляет следующие функции: - рассматривает проект номенклатуры дел; - организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение; - рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив края, описи дел по личному составу и направляет их на утверждение и согласование ЭПМК управления по делам архивов администрации края; - рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Заседания экспертной комиссии протоколируются. 8.1.4. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (приложение 21). Акты рассматриваются ЭК администрации, подписываются начальником общего отдела управления делами и утверждаются управляющим делами. Уничтожение включенных в акт документов производится администрацией после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК управления по делам архивов администрации края. 8.2. Оформление дел. 8.2.1. Оформление дел включает в себя описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке дела указывается количество листов в деле. 8.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс дела по номенклатуре. 8.2.3. По окончании делопроизводственного года в структурных подразделениях администрации на обложки дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности или копийности документов в деле. 8.3. Описание документов постоянного хранения и по личному составу. 8.3.1. По окончании делопроизводственного года в структурных подразделениях администрации производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенный для передачи в государственный архив, утверждается ЭПМК управления по делам архивов администрации края через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 1999 году должны быть представлены описи дел за 1996 год (приложение 22). 8.3.2. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом края. 8.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК администрации, после утверждения ЭПМК управления по делам архивов администрации края утверждается управляющим делами администрации. 8.3.4. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов. 8.3.5. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной методической комиссией (ЭМК) госархива края (приложение 23). 8.4. Обеспечение сохранности документов. 8.4.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации, должны обеспечивать сохранность документов. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив администрации могут храниться в рабочих кабинетах в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и солнечного света. 8.4.2. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения начальника общего отдела, в отдельных случаях - управляющего делами администрации края или его заместителя. 8.5. Передача дел в архив администрации края. 8.5.1. В архив администрации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год или два года после завершения их в делопроизводстве. Точный срок передачи определяется руководством управления делами администрации. 8.5.2. Сдача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному начальником общего отдела. Архив производит прием дел от структурных подразделений по описям и номенклатуре дел. Специалист архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается сдатчику, второй остается в архиве администрации. 8.5.3. На дело, выданное для работы сотруднику администрации, заполняется карточка-заместитель (приложение 24). В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, делается отметка о возврате. Предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 8.5.4. До передачи в государственный архив Хабаровского края документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в ведомственном архиве администрации края 10 лет. 9. Основы организации труда делопроизводственного аппарата 9.1. Организация и рациональное разделение труда работников делопроизводства администрации определяется должностными инструкциями. 9.2. В администрации основной делопроизводственной службой является сектор делопроизводства общего отдела управления делами. 9.3. Основными функциями сектора являются прием, регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям; оформление и отправка исходящих документов; контроль за сроками исполнения документов; формирование дел и сдача их в архив; повышение квалификации делопроизводственного персонала; компьютеризация делопроизводственного процесса. Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПРОТОКОЛ заседания коллегии при главе администрации края 25.02.99 N 1 г. Хабаровск Председатель - Ишаев В.И., глава администрации края Присутствовали: члены коллегии - фамилии и инициалы (в порядке алфавита), приглашенные - 61 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О неотложных мерах по стабилизации электротеплоснабжения в крае в зимний период 1998/99 года. Доклад генерального директора производственного объединения "Хабаровскэнерго" Балюка Н.З. 2. О мерах по подготовке хозяйства края к работе в отопительный сезон 1998/99 года. Доклад начальника управления жилищно-коммунального хозяйства администрации края Чаткина Н.М. 1. СЛУШАЛИ: Балюка Н.З. - текст доклада излагается в стенограмме хода заседания коллегии. Содокладчики (фамилии, инициалы, должности) ВЫСТУПИЛИ: 1. Патрин В.П., директор Центральных электрических сетей (краткая запись выступления от третьего лица). 2. Малич В.М., генеральный директор объединения "Востокэнерго" и так далее (фамилии, инициалы, должности и краткая запись выступлений других выступающих). РЕШИЛИ: Решение принято единогласно и прилагается. В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня. В конце протокола перед подписью указывается: стенограмма хода заседания коллегии прилагается. Председатель коллегии Подпись В.И.Ишаев Образец оформления протокола Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Глава администрации Хабаровского края ПОСТАНОВЛЕНИЕ 08.02.99 N 50 г. Хабаровск О проведении в Хабаровском крае Международного года пожилых людей Руководствуясь Указом Президента Российской Федерации от 2 декабря 1998 г. N 1455 "О проведении в Российской Федерации Международного года пожилых людей", в соответствии с резолюциями Генеральной Ассамблеи ООН 47/5 от 16 октября 1992 г. и 52/80 от 12 января 1998 г. о проведении Международного года пожилых людей ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Провести в 1999 году в Хабаровском крае Международный год пожилых людей под девизом "По пути к обществу для людей всех возрастов". 2. Комитету по социальным вопросам администрации края (Стрелкова И.И.): - образовать организационный комитет по подготовке и проведению в Хабаровском крае Международного года пожилых людей; - разработать мероприятия в рамках данной акции. 3. Провести 1 октября 1999 г. встречу главы администрации края с представителями объединений ветеранов, других общественных организаций, посвященную Международному дню пожилых людей. 4. Главам муниципальных образований городов и районов края обеспечить подготовку и проведение мероприятий в рамках Международного года пожилых людей на территориях муниципальных образований края. 5. Финансирование мероприятий по проведению в крае Международного года пожилых людей произвести за счет краевого бюджета и бюджетов муниципальных образований. 6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации края Стрелкову И.И. 7. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации Подпись В.И.Ишаев Образец оформления постановления Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Глава администрации Хабаровского края РАСПОРЯЖЕНИЕ 29.04.99 N 211-р г. Хабаровск О выполнении постановлений и распоряжений главы администрации края 1. Снять с контроля выполненные постановления и распоряжения главы администрации края согласно приложению. 2. Принять предложение первого заместителя главы администрации края по экономике Апанасенко Г.В. и заместителя главы администрации края Тевелевича В.М. о продлении срока исполнения постановлений главы администрации края от 06.08.97 N 347 "О состоянии рынка ценных бумаг на территории Хабаровского края", от 17.10.94 N 495 "О мерах по обеспечению ввода в эксплуатацию автомобильного пункта пропуска и таможни в с. Покровке, Бикинского района" до 1 января 2000 года. 3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации Подпись В.И.Ишаев Образец оформления распоряжения Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Председателям комитетов, Хабаровского края директорам департаментов, начальникам управлений, отделов Управление администрации края государственной службы 680000, г. Хабаровск, ул. Карла Маркса, 56 Тел. __________ 09.02.99 N 8.33-791 На N ________ от ________ О заключении трудовых соглашений с государственными служащими Согласно ч. 2 ст. 56 Кодекса о государственной и муниципальной службе Хабаровского края Вам необходимо привести в соответствие с указанным законом трудовые отношения с государственными служащими, достигшими предельного для нахождения на государственной службе возраста (60 лет), а также перевести на работу по срочному трудовому договору или уволить государственных служащих, достигших возраста 65 лет. Образцы распоряжений об увольнении и переводе государственных служащих прилагаются. Приложение: на 5 л. в 1 экз. Начальник управления Подпись А.В.Панкратенко Ковылко Любовь Максимовна 235839 Образец оформления письма-указания Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Начальнику управления по Хабаровского края делам архивов администрации края Управление государственной службы Шевчик Т.А. 680000, г. Хабаровск, ул. Карла Маркса, 56 Тел. ___________ 03.11.98 N 8.33-6038 На N ________ от ________ Направляем для использования в работе Памятку по организации проведения сокращения штатной численности. Приложение: на 3 л. в 1 экз. Начальник управления Подпись А.В.Панкратенко Хитров Юрий Владимирович 71 32 81 вн Образец оформления сопроводительного письма Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Хабаровского края Председателям комитетов, Управление начальникам управлений государственной службы и отделов, директорам 680000, г. Хабаровск, департаментов ул. Карла Маркса, 56 администрации края Тел. ____________ 02.10.98 N 8.33-5432 О представлении информация по работе с кадрами В соответствии с Кодексом о государственной и муниципальной службе Хабаровского края и в целях совершенствования кадровой работы в крае просим представить до 05.01.99 в администрацию края: 1. Реестр резерва кадров на должность руководителя департамента, комитета, отдела, управления администрации края и его заместителей в соответствии с приложением 1. 2. Графики отпусков руководящего состава Вашего структурного подразделения в соответствии с приложением 2. 3.... Приложение: на 4 л. в 1 экз. Начальник управления Подпись А.В.Панкратенко Вонгродская Ирина Кузьминична 71 38 83 нс Образец оформления письма-запроса Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Министру труда и социального Хабаровского края развития Российской Федерации 680000, г. Хабаровск, Калашникову С.В. ул. Карла Маркса, 56 Факс 32-87-56, тел. 23-59-83 16.03.99 N 8.2-1514 на N 8-33-2178 от 24.02.99 О проведении совещания по вопросам охраны труда в Российской Федерации Уважаемый Сергей Вячеславович! Администрация Хабаровского края с удовлетворением принимает Ваше предложение о проведении семинара по проблеме улучшения условий и охраны труда в Российской Федерации и считает, что подготовленные на его основе рекомендации по улучшению условий труда должны помочь более эффективному использованию трудового потенциала Хабаровского края. Материалы к докладу о состоянии охраны труда в Хабаровском крае в 1998 году будут направлены в Ваш адрес во второй половине апреля 1999 года. Заместитель главы администрации, председатель комитета по экономике Подпись А.Б.Левинталь Миндогулов Владимир Валеевич 32 56 42 Образец оформления письма-ответа Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Глава администрации Хабаровского края ПОСТАНОВЛЕНИЕ ____________ N ___________ г. Хабаровск Образец бланка постановления главы администрации края Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Глава администрации Хабаровского края РАСПОРЯЖЕНИЕ ____________ N ___________ г. Хабаровск Образец бланка распоряжения главы администрации края Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Хабаровского края 680000, г. Хабаровск, ул. Карла Маркса, 56 Тел. ___________ _____________ N ______________________ На N _________________ от ____________ --- --¬ ¦ ¦ Образец бланка письма администрации края с угловым расположением реквизитов Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Хабаровского края 680000, г. Хабаровск, ул. Карла Маркса, 56, тел. 23-59-83, факс 32-87-56 ______________ N _____________ --- -¬ ¦ ¦ На N _________ от ____________ -- --¬ ¦ ¦ Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Хабаровского края УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ПРИКАЗ от ___________ N _____________ г. Хабаровск Образец бланка приказа управляющего делами администрации края с продольным расположением реквизитов Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка для автоматического поиска документа. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 14, 17, 18, 19. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ <--- 73 мм -- > <--- 78 мм --- > 10 мм ----------------------------------------------------¬ ¦ -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦ /\ ¦ 01 02 03 ¦ ¦ 13 ¦ ¦ ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦06 07 ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ 04 05 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦17 ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ 18 + - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦мм ¦ /\ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ мм ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦20 мм 20 21 24 ¦ ¦ ¦ ¦ /\ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ 26 ¦ ¦ ¦ мм ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ 27 28 29 ¦ ¦ ¦ \/ L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- ¦ \/ L---------------------------------------------------- <------------------------------------------------> 210 мм Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, доходов по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, мероприятий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ РАСХОДА; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении); ПИСЬМА гарантийные; ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В СЕКТОРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Письма, присланные для сведения 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня 3. Сводки и информации, присланные для сведения 4. Учебные планы, программы 5. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний 6. Поздравительные письма и пригласительные билеты 7. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию) 8. Печатные издания 9. Формы статистической отчетности 10. Обращения граждан (передаются в отдел писем и приема граждан) 11. Нормативные документы Президента РФ и Правительства РФ (передаются в юридическую службу) Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края -----------------------------------------------------------------¬ ¦ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ ¦ ¦ ¦ ¦Срок исполнения: 15.02.1999 Отв. исполнитель: Почеревин Г.Е. ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Группа корреспондента Другие ¦ ¦Москва, Федеральная служба лесного хозяйства РФ Шубин ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Дата регистрации, номер: 14.01.1999 630-8.17 ¦ ¦Дата вход., номер: 29.12.1998 ВШ-5-22/512 ¦ ¦ ¦ ¦Служебный ¦ ¦Содержание: ¦ ¦ ¦ ¦О ликвидации последствий стихийных бедствий в Хабаровском крае -¦ ¦приложение: листа ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Резолюция: ¦ ¦14.01.1999 Апанасенко Г.В. *-- ¦ ¦ ¦ ¦15.01.1999 Почеревину Г.Е. орг*, Хетагурову К.Я фк, ¦ ¦Поминову В.Ф. фк, Частному С.И. фк, ¦ ¦Левинталю А.Б. фк - для организации дальнейшей работы ¦ ¦и контроля. Доложить до 15.02.99 - Апанасенко Г.В. ¦ ¦ ¦ ¦29.04.1999 Апанасенко Г.В.* - с ответом Почеревина вх.7806 - ¦ ¦ ¦ ¦12.05.1999 Поминову В.Ф. орг, Почеревину Г.Е. фк. ¦ ¦Левинталю А.Б.фк-с вх.7806, это часть отработки вопросов ¦ ¦по протоколу ФСАХР, организуйте контроль отработки ¦ ¦вопросов по всему перечню - ¦ ¦Апанасенко Г.В. ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Дата списания в дело: 29.04.1999 Списано в дело N ¦ ¦ ¦ ¦Дополнительные данные: ¦ ¦за главу, к вх. 21787-8.2 от 07.12.98.22592-8.10 от 21.12.98 ¦ ¦ ¦ ¦Ответ Почеревина на имя Апанасенко - вх.7806-8.17 29.04.99 ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------------------------------- Приложение 19 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ Законы, указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку. Распоряжения, указания, письма Правительства Российской Федерации; постановления и письма министерств Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при условии подготовки по ним постановлений, распоряжений. Нормативные акты Законодательной Думы Хабаровского края - согласно указанному в них сроку. Постановления и распоряжения главы администрации края - согласно указанному в них сроку. Запросы, заявления и письма депутатов законодательных органов Российской Федерации и края: - безотлагательно - по письмам депутатов, не требующим дополнительного изучения и проверки; - до 30 дней - по письмам и запросам депутатов законодательных органов Российской Федерации, требующим дополнительного изучения и проверки; - до 5 дней - по письмам и запросам депутатов органов местного самоуправления. Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку. Предложения, заявления и жалобы граждан: - безотлагательно - по письмам и заявлениям, не требующим дополнительного изучения и проверки; - до 1 месяца - по остальным письмам и заявлениям. Критические замечания и предложения, высказанные участниками совещаний, проводимых в администрации края, а также содержащиеся в выступлениях печати, - до 1 месяца. Телеграммы (телексы) - требующие срочного решения - до двух дней; остальные в течение 10 дней. Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Хабаровского края УТВЕРЖДАЮ Управляющий Делами НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ администрации Хабаровского края N 8-30 подпись Н.Н.Ломакин дата г. Хабаровск на 1999 год ------------T--------------T-----------T-------------T-----------¬ ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Количество ¦Срок хранения¦Примечание ¦ ¦ ¦ ¦дел (томов)¦ дела, номера¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦ +-----------+--------------+-----------+-------------+-----------+ ¦ ¦1. Управление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦делами ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-1 ¦Постановление ¦ ¦постоянно ¦ ¦ ¦ ¦главы ¦ ¦ст.5-а ¦ ¦ ¦ ¦администрации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦края и доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менты к ним ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-2 ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------+--------------+-----------+-------------+------------ Ответственный за делопроизводство Начальник общего отдела управления делами администрации края подпись В.М.Кузлякин ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО ЭК администрации края ЭПМК архивного отдела Протокол от 23.12. N 2 администрации Хабаровского края Протокол от ____ N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1999 году ------------------------------T-----------T----------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦Количество ¦ В том числе ¦ ¦ ¦дел (всего)¦переходящих с отметкой¦ ¦ ¦ ¦ ЭПК ¦ +-----------------------------+-----------+-----------T----------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------+-----------+-----------+----------- Начальник общего отдела Подпись В.М.Кузлякин управления делами Приложение 21 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края Администрация Хабаровского края УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами АКТ администрации Хабаровского края 25.08.98 N 1-27 подпись Н.Н.Ломакин дата г. Хабаровск О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании номенклатуры дел администрации края с указанием сроков хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно- исторической ценности и утратившие практическое значение документы администрации края ---T--------------T---------T----------T-------------T-----------¬ ¦N ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Количество¦Срок хранения¦Примечание ¦ ¦пп¦или групповой ¦или ¦дел ¦дела, номер ¦ ¦ ¦ ¦заголовок дел ¦крайние ¦ ¦статьи по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты дел ¦ ¦номенклатуре ¦ ¦ +--+--------------+---------+----------+-------------+-----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +--+--------------+---------+----------+-------------+-----------+ ¦1.¦Журналы ¦1993 - ¦ 6 ¦3 года ¦ ¦ ¦ ¦регистрации ¦1994 гг. ¦ ¦ст.1-29, ¦ ¦ ¦ ¦входящей и ¦ ¦ ¦1-30 ¦ ¦ ¦ ¦исходящей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦корреспонденц.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--+--------------+---------+----------+-------------+------------ Итого 12 (двенадцать) дел за 1986-1988 годы. Описи дел постоянного хранения за 1993-1994 годы утверждены ЭПМК управления по делам архивов администрации Хабаровского края (протокол от 29.06.98 N 7), а по личному составу согласованы ЭМК госархива края (протокол от 20.06.98 N 6). Начальник общего отдела подпись В.М.Кузлякин управления делами администрации края дата ОДОБРЕНО ЭК администрации края Протокол от 22.06.98 N 1 Документы уничтожены в установленном порядке. Начальник общего отдела управления делами администрации края Подпись В.М.Кузлякин Приложение 22 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края УТВЕРЖДАЮ Управляющий Делами администрации Хабаровского края подпись Н.Н.Ломакин дата ФОНД N ОПИСЬ N дел по личному составу администрации Хабаровского края за 1996 год -----T------T--------------------T---------T----------T----------¬ ¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦ ¦пп ¦дела ¦ ¦ ¦листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле ¦ ¦ +----+------+--------------------+---------+----------+----------+ ¦112.¦1-4 ¦Постановления главы ¦1996 г. ¦175 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации края и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документы к ним ¦ ¦ ¦ ¦ ¦113.¦1-5 ¦Распоряжения главы ¦1996 г. ¦211 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации края ¦ ¦ ¦ ¦ ¦114.¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ L----+------+--------------------+---------+----------+----------- В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с N 112 по N 125, в том числе: литерные номера: нет пропущенные номера: нет Начальник общего отдела управления делами администрации края, ответственный за делопроизводство Подпись В.М.Кузлякин УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО ЭПМК архивного отдела ЭК администрации края администрации Протокол от _______ N ____ Хабаровского края Протокол от ____ N ______ Приложение 23 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края УТВЕРЖДАЮ Управляющий Делами администрации Хабаровского края подпись Н.Н.Ломакин дата ФОНД N ОПИСЬ N 2 дел по личному составу администрации Хабаровского края за 1996 год ----T------T------------------T---------T--------T----------T----------¬ ¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела¦Срок ¦Количество¦Примечание¦ ¦пп ¦дела ¦ ¦ ¦хранения¦листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦деле ¦ ¦ +---+------+------------------+---------+--------+----------+----------+ ¦14.¦1-6 ¦Распоряжения главы¦1996 г. ¦75 лет ¦128 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦15.¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+------+------------------+---------+--------+----------+----------- В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с N 14 по N 19. Начальник общего отдела управления делами администрации края Подпись В.М.Кузлякин Ответственный за делопроизводство, зам. начальника отдела кадров управления государственной службы администрации края Подпись Л.М.Ковылко ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО ЭК администрации края ЭПМК управления по Протокол от ____ N ______ делам архивов администрации Хабаровского края Протокол от ____ N ______ Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Ведомственный архив КАРТОЧКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело _____________________________________________________________ (N и заголовок) Выдано ___________________________________________________________ (дата выдачи) (кому выдано) во временное пользование до ______________________________________ (дата возврата) Наименование должности сотрудника, выдавшего дело Подпись Расшифровка подписи Наименование должности сотрудника, кому выдано дело Подпись Расшифровка подписи Форма карточки - заместителя дела ------------------------------------------------------------------ Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
