Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 26.10.2015 № 551-р

ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

N 551-р

26 октября 2015 г.    г. Хабаровск

Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству

в органах местного самоуправления городских,

сельских поселений Хабаровского края

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в органах местного самоуправления городских и сельских поселений Хабаровского края:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).

2. Рекомендовать:

2.1. Органам местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края в срок до 01 апреля 2016 г. обеспечить разработку индивидуальных инструкций по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края (далее - индивидуальная инструкция по делопроизводству) на основе Примерной инструкции и утвердить их после согласования в установленном порядке с экспертными комиссиями органов местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края.

2.2. Архивным учреждениям Хабаровского края оказать органам местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края методическую помощь при подготовке индивидуальных инструкций по делопроизводству.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р "О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края";

пункт 4 распоряжения Губернатора Хабаровского края от 05 февраля 2015 г. N 30-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края".

Губернатор

В.И.Шпорт

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением

Губернатора Хабаровского края

от 26 октября 2015 г. N 551-р

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

ГОРОДСКИХ, СЕЛЬСКИХ ПОСЕЛЕНИЙ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана для представительных органов городских, сельских поселений Хабаровского края (далее - представительный орган муниципального образования), местных администраций (исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований) городских, сельских поселений Хабаровского края (далее - местная администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в представительном органе муниципального образования, местной администрации (далее также - органы местного самоуправления), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления.

1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляются в системе электронного документооборота.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе местного самоуправления, должны обеспечивать выполнение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления.

1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органе местного самоуправления осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя органа местного самоуправления, ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).

1.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней; должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа местного самоуправления, устанавливаются должностными инструкциями.

1.5. Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов органов местного самоуправления, других нормативно-методических документов.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству в органе местного самоуправления утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного органа или учреждения муниципального района, городского округа (далее - ЭПК и архивный орган соответственно), а при ее отсутствии - с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) органа исполнительной власти Хабаровского края (далее также - край), уполномоченного в области архивного дела.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления порядка работы с документами возлагается на руководителя органа местного самоуправления.

1.7. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа местного самоуправления.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа местного самоуправления.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе специалисты органов местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

реквизит документа - элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме, в том числе подготовленный на утвержденном электронном шаблоне бланка документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Создание документов в органе местного самоуправления

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органе местного самоуправления на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.3. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:

- общий бланк (для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок) с угловым или продольным расположением реквизитов;

- бланк письма с угловым или продольным расположением реквизитов;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения) с угловым или продольным расположением реквизитов.

3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими организациями по заказам органа местного самоуправления.

Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

3.1.6. Гербовые бланки органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1).

3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению службы делопроизводства. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету гербовых бланков органа местного самоуправления возлагается на хозяйственную службу органа местного самоуправления.

3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления необходимо установить, что:

- бланки выдаются специалистам структурных подразделений органа местного самоуправления (далее также - структурное подразделение) под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2);

- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- ответственность за обеспечение сохранности выданных бланков и правильность их использования несут специалисты структурных подразделений и руководители структурных подразделений;

- невостребованные и испорченные гербовые бланки возвращаются в службу делопроизводства, осуществляющую их учет;

- по мере необходимости или с периодичностью, установленной индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления, службой делопроизводства комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается руководителем органа местного самоуправления. После утверждения акта (приложение N 3) испорченные гербовые бланки уничтожаются.

3.2. Электронные шаблоны бланков

Электронный документ создается в соответствии с перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, разрабатываемых в органе местного самоуправления в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р "О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края" (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов).

Электронные документы, создаваемые в органе местного самоуправления, оформляются с использованием электронного шаблона бланка.

Образцы электронных шаблонов бланков органа местного самоуправления утверждаются руководителем органа местного самоуправления.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, указанные в пункте 3.3 настоящей Инструкции по делопроизводству, за исключением реквизитов "герб Хабаровского края", "герб муниципального образования" и "оттиск печати".

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронного шаблона бланка не допускается.

3.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые органом местного самоуправления, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах местного самоуправления, являются:

1) герб Хабаровского края, герб муниципального образования;

2) наименование органа местного самоуправления;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе местного самоуправления;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) заголовок документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложения;

15) гриф согласования;

16) виза;

17) гриф утверждения;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о поступлении документа;

25) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

При подготовке раздела индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется руководствоваться Правилами оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

4. Требования к подготовке

и оформлению проектов законов края

4.1. Взаимодействие органов местного самоуправления с Законодательной Думой Хабаровского края в сфере законопроектной деятельности осуществляется в соответствии с Законом Хабаровского края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края".

4.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу Хабаровского края представительным органом муниципального образования с приложением следующих документов:

1) пояснительная записка, содержащая предмет законодательного регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта;

2) текст законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;

3) перечень актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием данного закона;

4) финансово-экономическое обоснование;

5) решение представительного органа муниципального образования с указанием лица, которое будет представлять данный законопроект на заседаниях постоянного комитета Законодательной Думы Хабаровского края и Законодательной Думы Хабаровского края.

4.3. Законопроект оформляется в соответствии с Методическими рекомендациями по оформлению законопроектов, утвержденными распоряжением председателя Законодательной Думы Хабаровского края от 16 февраля 2010 г. N 148-р.

Образец оформления законопроекта приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows или иной текстовый редактор с совместимым форматом файлов с использованием шрифта Times New Roman размером N 13, через одинарный межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист документа имеет размеры полей: 35 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование представительного органа городского, сельского поселения Хабаровского края, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект", например:

                                             Вносится Советом депутатов

                                                Гаткинского сельского

                                            поселения Советско-Гаванского

                                                муниципального района

                                                  Хабаровского края

                                                                     Проект

5. Подготовка и оформление проектов

муниципальных правовых актов

В соответствии со статьей 43 Федерального закона от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в систему муниципальных правовых актов входят:

- устав муниципального образования, правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан);

- нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

- правовые акты главы муниципального образования, местной администрации и иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования.

Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления, на рассмотрение которого вносятся указанные проекты.

5.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов представительного органа муниципального образования

5.1.1. Представительный орган муниципального образования по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральными законами, законами края, уставом муниципального образования, принимает правовые акты в виде решений.

5.1.2. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования вносятся на его рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются основания внесения проекта, обоснование необходимости его разработки и принятия, состояние законодательства в данной сфере правового регулирования, характеристика и содержание проекта, наличие разногласий, возникших в ходе его согласования, поступившие экспертные заключения и результаты их проработки, оценка возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также предложения по отмене или изменению правовых актов представительного органа муниципального образования.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта правового акта представительного органа муниципального образования, его экономическое обоснование, если реализация проекта потребует дополнительных финансовых или иных затрат, положительное экспертное заключение об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта представительного органа муниципального образования.

5.1.3. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

5.1.4. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 6).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

5.1.5. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования имеют следующие реквизиты:

- слово "Проект" - печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;

- наименование лица или органа, издающего документ, - указывается в соответствии с уставом муниципального образования, выравнивается по центру страницы, например:

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СОВЕТСКАЯ ГАВАНЬ"

СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

- заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля. Допускается оформление заголовка по центру, например:

Об утверждении Порядка проведения экспертизы муниципальных нормативных

правовых актов и их проектов в целях выявления в них коррупциогенных

факторов и их последующего устранения

или

Об утверждении Порядка проведения экспертизы муниципальных

нормативных правовых актов и их проектов в целях выявления

в них коррупциогенных факторов и их последующего устранения

- текст документа - отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный"). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта правового акта представительного органа муниципального образования на одной странице.

При оформлении текста проекта правового акта представительного органа муниципального образования на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах правовых актов представительного органа муниципального образования завершается словом "РЕШИЛО:" (Собрание), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного правового акта представительного органа муниципального образования, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к правовым актам представительного органа муниципального образования в тексте обязательно делается ссылка на них. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте акта;

- подпись - отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами в режиме "точно" и состоит из наименования должности (например, "Председатель Собрания депутатов"), личной подписи, инициалов и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля;

- дата документа - проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (01.09.2014) либо словесно-цифровым способом (01 сентября 2014 г.). Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

- регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

5.1.6. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через отступ 6 пт в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

5.1.7. Приложения к правовым актам представительного органа муниципального образования оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, указанным в подпункте 5.1.4 настоящей Инструкции по делопроизводству. В таблицах допускается использовать шрифт размером N 12.

В виде приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа.

Если в тексте правового акта представительного органа муниципального образования дается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через отступ 6 пт в режиме "точно" дается ссылка на правовой акт представительного органа муниципального образования.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются в режиме "точно". Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. Последняя строка с указанием даты и номера правового акта представительного органа муниципального образования печатается с отступом 6 пт в режиме "точно", например:

                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                           к решению

                                                       Совета депутатов

                                                     городского поселения

                                                   "Город Советская Гавань"

                                                      Советско-Гаванского

                                                     муниципального района

                                                    от 20 мая 2015 г. N 120

При наличии в тексте проекта правового акта представительного органа муниципального образования формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" со ссылкой на правовой акт представительного органа муниципального образования, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения, например:

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                           решением

                                                       Совета депутатов

                                                     городского поселения

                                                   "Город Советская Гавань"

                                                      Советско-Гаванского

                                                     муниципального района

                                                    от 20 мая 2015 г. N 120

Слова "УТВЕРЖДЕНО" или "ОДОБРЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Между первой строкой заголовка и последующими строками делается отступ 6 пт в режиме "точно".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами в режиме "одинарный", от текста приложения - двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

При оформлении таблицы более чем на одной странице графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Страницы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй страницы.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом размером N 12 в режиме "точно" в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов (в режиме "одинарный") располагается подпись автора документа.

Подпись включает наименование должности автора документа, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

5.1.8. В правовом акте представительного органа муниципального образования следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

5.1.9. Согласование проектов правовых актов представительного органа муниципального образования оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту правового акта представительного органа муниципального образования излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект правового акта представительного органа муниципального образования вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект правового акта представительного органа муниципального образования внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержание.

По проекту правового акта представительного органа муниципального образования, внесенному с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом муниципального образования.

Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования, в которых затрагиваются интересы отдельных городских и сельских поселений, в обязательном порядке согласовываются с главами этих поселений.

На листе согласования к проекту правового акта представительного органа муниципального образования обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

5.2. Подготовка и оформление проектов правовых актов главы муниципального образования, местной администрации

5.2.1. Глава муниципального образования, местной администрации в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения (приложения N 7, 8).

Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы муниципального образования, местной администрации (далее - постановление и распоряжение соответственно) устанавливается регламентом администрации муниципального образования. Составление и оформление постановлений, распоряжений должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

5.2.2. Постановление - нормативный правовой акт главы муниципального образования, местной администрации, изданный в пределах своих полномочий по вопросам местного значения, вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления, а также по иным вопросам, отнесенным к компетенции главы муниципального образования, местной администрации уставом муниципального образования (приложение N 7).

Распоряжение - правовой акт главы муниципального образования, местной администрации, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации муниципального образования, правовой акт местной администрации по вопросам организации работы местной администрации (приложение N 8).

Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения администрации муниципального образования. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений (далее - проекты) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений администрации муниципального образования, специалистов, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов осуществляет служба делопроизводства.

5.2.3. Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы делопроизводства, юридической службы. Возражения по проекту, возникающие при его согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты, представляемые главе муниципального образования на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

5.2.4. Проекты печатаются на бланках постановлений, распоряжений, изготовленных на основе общего бланка, шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе муниципального образования, местной администрации. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.

Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно.

5.2.5. Копии постановлений (распоряжений), заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившим проект, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены копии постановления (распоряжения) или выписки из них, прилагается к экземпляру постановления (распоряжения), который хранится в администрации муниципального образования.

5.2.6. Проект, подготовленный во исполнение правового акта Губернатора края или Правительства края, должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой муниципального образования, местной администрации, если не установлен другой срок (в индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок, в течение которого должен быть подготовлен проект).

5.2.7. Проект должен отвечать следующим требованиям:

1) оформление в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;

2) структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта может иметь вводную, постановляющую (распорядительную) и заключительную части;

3) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

4) в проекте должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании; общеизвестные термины;

5) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

6) положения проекта не должны противоречить изданным ранее нормативным правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется или не отменяется ранее изданный акт.

Проект, содержащий положения о признании постановления, распоряжения утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу постановлений, распоряжений и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в постановление, распоряжение, которое признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение указанный муниципальный правовой акт должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления в постановлении, распоряжении норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

Проект, вносящий изменения в ранее принятое постановление, распоряжение, должен сохранять ту же структуру, что и основной муниципальный правовой акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если проект признает утратившим силу ранее принятое постановление, распоряжение или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста проекта должен содержать ссылку на постановление, распоряжение (или его пункт), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

5.2.8. Во вводной части (преамбуле) проекта излагаются цели, мотивы его принятия, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.

Преамбула проекта, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава края и законов края, а также актов Губернатора края, Правительства края, муниципальных правовых актов должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

5.2.9. Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:

1) точные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. Фамилии и инициалы руководителей органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций указываются в скобках в именительном падеже. Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы;

2) срок исполнения задания (поручения);

3) срок представления руководителю органа местного самоуправления доклада об исполнении задания (поручения) с указанием лица, ответственного за его представление. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки представления доклада.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Пункты постановляющей (распорядительной) части проекта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, имеющие цифровое или буквенное обозначение.

5.2.10. Заключительная часть текста проекта может содержать:

1) переходные положения;

2) указание о сроке вступления правового акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного правового акта в законную силу;

3) указание о признании утратившими силу или об изменении действующих постановлений, распоряжений;

4) пункт о контроле за выполнением правового акта, если такое указание необходимо.

5.2.11. Приложение к проекту является его неотъемлемой частью.

Приложениями к проекту могут быть положения, регламенты, концепции, программы, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и т.п.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте проекта.

Приложения к проекту подписываются авторами документа. При тиражировании подписанных постановлений, распоряжений для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим правовым актам не воспроизводится.

Правовые акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к постановлениям, распоряжениям не оформляются.

5.2.12. Проекты и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложения N 7, 8).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - не менее 20 мм.

При альбомной ориентации страницы размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

5.2.13. Проекты имеют следующие реквизиты:

- слово "Проект" - печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;

- наименование лица или органа, издающего документ, - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о ней, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

"РАБОЧИЙ ПОСЕЛОК ОКТЯБРЬСКИЙ"

ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

- наименование вида документа - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ";

- заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля. Допускается оформление заголовка по центру, например:

Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

или

Об утверждении Положения об организации деятельности

по рассмотрению обращений граждан в администрации

Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского

муниципального района Хабаровского края

- текст документа - отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный"). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта на одной странице.

При оформлении текста проекта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", "ПОСТАНОВЛЯЕТ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного постановления, распоряжения, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлениям, распоряжениям в тексте обязательно делается ссылка на них. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте постановления, распоряжения;

- подпись - отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами в режиме "точно" и состоит из наименования должности (например, "Глава сельского поселения"), личной подписи, инициалов и фамилии главы муниципального образования.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля;

- дата документа - проставляется в день подписания проекта, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 мая 2015 г. следует оформлять 01.05.2015. Проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

- регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания проекта на отведенном для него месте.

5.2.14. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице постановления, распоряжения, а также на первой странице сопроводительного письма к постановлению, распоряжению, содержащему информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) проставляется в правом верхнем углу постановления, распоряжения. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через отступ 6 пт в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

5.2.15. Приложения к постановлениям, распоряжениям оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов, указанным в пункте 5.2.12 настоящей Инструкции по делопроизводству.

В таблицах допускается использовать шрифт размером N 12.

В виде приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения к постановлению, распоряжению подписываются управляющим делами администрации или руководителем структурного подразделения либо специалистом, готовившим проект. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится.

Порядок оформления приложений к постановлению, распоряжению аналогичен порядку, изложенному в подпункте 5.1.7 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству.

5.3. Подготовка проектов муниципальных правовых актов с использованием системы электронного документооборота

5.3.1. Органами местного самоуправления с использованием системы электронного документооборота допускается создание проекта муниципального правового акта (далее - проект акта) и его согласование с заинтересованными органами, организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота.

5.3.2. Ответственным исполнителем создается проект акта и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.

5.3.3. Документы, прилагаемые к проекту акта: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и др., подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с разделами 5, 6 настоящей Инструкции по делопроизводству.

5.3.4. Муниципальные правовые акты с постоянным сроком хранения, по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем органа местного самоуправления.

5.3.5. Регистрация муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота.

5.3.6. Рассылка муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

5.3.7. При рассылке на бумажном носителе муниципальных правовых актов организациям, не включенным в систему электронного документооборота, копии муниципальных правовых актов заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

5.3.8. Муниципальные правовые акты с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

5.3.9. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

5.3.10. После прохождения процедуры согласования проект акта с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание руководителю органа местного самоуправления.

5.3.11. После рассмотрения и подписания руководителем органа местного самоуправления (или его заместителем) муниципального правового акта с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота органам исполнительной власти края, органам местного самоуправления и организациям - участникам системы электронного документооборота в соответствии с указателем рассылки.

6. Подготовка и оформление отдельных видов документов

в органах местного самоуправления

6.1. Положения, правила, инструкции

6.1.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении органа местного самоуправления.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные муниципальные правовые акты, которые подписываются руководителем органа местного самоуправления, или как акты, утверждаемые органом местного самоуправления. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

6.1.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа местного самоуправления. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4, с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через одинарный межстрочный интервал.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

6.2. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (приложение N 9).

6.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Документы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах местного самоуправления.

6.2.2. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали".

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова "Присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал в режиме "точно".

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается, например:

Председатель - Петров А.В.

Секретарь - Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы

                членов коллегиального органа);

                приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "ПОВЕСТКА ДНЯ", расположенными по центру через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием, например:

СЛУШАЛИ:

(фамилия, инициалы выступающего, краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(фамилия, инициалы выступающих, краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы).

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение совещания (заседания). В этих же целях в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии знаком "тире".

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения совещаний специалистов органов местного самоуправления, комиссий и советов при органе местного самоуправления, совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

6.2.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе органа местного самоуправления. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

6.2.4. Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа местного самоуправления.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания, например: 24 - 28 марта 2015 г.

6.2.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов местного самоуправления, организаций, принимавших участие в заседании, например: ПРОТОКОЛ N 3/4.

Протоколы заседаний представительного органа муниципального образования нумеруются в пределах срока полномочий.

Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа муниципального образования нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочий.

Протоколы заседаний коллегии при главе муниципального образования нумеруются в пределах календарного года.

6.2.6. Протоколы печатаются на общем бланке органа местного самоуправления формата A4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один межстрочный интервал в режиме "точно", например:

совещания при начальнике

отдела

или

заседания коллегии при главе

городского поселения

- дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2015 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

- подпись - отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает подписи председателя и секретаря, их расшифровки (инициалы и фамилии).

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатаются от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

6.2.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.

Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей муниципальным правовым актом, решения комиссий - в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:

- все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

6.2.8. Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос.

6.3. Служебные письма

В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информация, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

6.3.1. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма.

6.3.2. Служебные письма органами местного самоуправления готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;

- информация об исполнении поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органа местного самоуправления;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- инициативные письма.

6.3.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций, предприятий и частных лиц или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

6.3.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата A4 или A5 (приложение N 10) в текстовом редакторе Word for Windows или ином текстовом редакторе с совместимым форматом файлов с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через одинарный межстрочный интервал.

Служебные письма могут быть оформлены в виде электронного документа с использованием шаблона электронного документа.

6.3.5. Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений органа местного самоуправления. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в службе делопроизводства, оформляется в одном экземпляре.

Для внутренней переписки бланки не применяются.

6.3.6. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Администрация... рассмотрела..., Комитет... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложение сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.3.7. Датой письма является дата его подписания.

6.3.8. В индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в уставе муниципального образования, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях специалистов, регламентах. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель органа местного самоуправления, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя органа местного самоуправления.

6.3.9. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности руководителя в реквизите "подпись".

6.3.10. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 14 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

7. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Организация работы с обращениями граждан в органе местного самоуправления осуществляется в соответствии с требованиями федеральных законов от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", порядком организации работы с обращениями граждан в органе местного самоуправления, утвержденным муниципальным правовым актом.

Порядок организации работы с обращениями граждан в органе местного самоуправления распространяется и на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.

7.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан, поступающих в адрес руководителя органа местного самоуправления в письменной форме или в форме электронного документа (далее - обращения), и их регистрация осуществляется службой делопроизводства или уполномоченным лицом в соответствии с распределением должностных обязанностей.

7.3. Обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления в орган местного самоуправления.

Регистрация обращений осуществляется, при наличии соответствующей функциональной возможности, в системе электронного документооборота отдельно от всего документооборота.

7.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

7.5. Поступившие в адрес должностных лиц органа местного самоуправления письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.

7.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.7. Обращения, адресованные руководителям структурных подразделений, направляются по принадлежности.

7.8. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.

7.9. Обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке.

Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

7.10. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рекомендуется производить безотлагательно.

7.11. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой орган местного самоуправления, государственный орган, должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение для рассмотрения, не более чем на 30 дней. Гражданин, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения.

Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.

7.12. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства или уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей.

На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе органа местного самоуправления, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.

7.13. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

7.14. Подготовленный исполнителем проект ответа заявителю анализируется службой делопроизводства и передается должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения.

В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 7.13 настоящей Инструкции по делопроизводству, служба делопроизводства направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки, списания в дело, передачи на оперативное хранение) образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления, регламентом органа местного самоуправления, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями специалистов.

8.1.3. В документообороте органа местного самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные документы).

8.1.4. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа местного самоуправления в соответствии с утвержденным перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

8.1.5. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи и (или) простой электронной подписи.

8.1.6. При отсутствии возможности передачи электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, допускается направлять сканированные образы документов, подписанных собственноручной подписью руководителя, с досылкой или без досылки бумажного оригинала документа по соглашению сторон.

8.1.7. После отправки электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылка документов на бумажном носителе осуществляется по требованию адресата, а также в соответствии с законодательством или договором.

8.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

8.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными, а также по каналам системы электронного документооборота.

С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

8.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота).