Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 26.10.2015 № 551-р

8.2.3. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке специалистами службы делопроизводства.

8.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

8.2.5. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

8.2.6. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.

8.2.7. Документы, адресованные руководству органа местного самоуправления, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в соответствующее структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

8.2.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

8.2.9. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, она учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения, которому адресована.

8.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.

8.3. Регистрация поступающих документов

8.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.3.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

8.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя органа местного самоуправления по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

8.3.4. Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.

8.3.5. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.

8.3.6. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

8.3.7. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления (приложение N 12).

8.3.8. Регистрация служебных писем производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота. При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о служебном письме.

8.3.9. При регистрации документов в системе электронного документооборота автоматически проверяется повторность поступившего документа.

8.3.10. Регистрация поступающих документов на бумажном носителе в системе электронного документооборота включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и шаблона электронного документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех названных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- постановку документа на контроль.

Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам регистрируются одним исходящим номером.

8.3.12. В системе электронного документооборота фиксируются дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.4. Регистрация отправляемых документов

8.4.1. Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя), руководителями структурных подразделений, передаются на регистрацию в службу делопроизводства.

8.4.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

8.4.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно службой делопроизводства в день их утверждения или подписания.

8.4.4. Регистрация отправляемых документов на бумажном носителе в системе электронного документооборота включает следующие действия:

- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу;

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

8.4.5. Прием и регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;

- проверку правильности адресования;

- проверку правильности выбора типа проекта и шаблона электронного документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;

- проставление на бумажном носителе информации регистрационного номера.

8.4.6. В системе электронного документооборота фиксируются дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.5. Оформление указаний по исполнению (резолюций)

8.5.1. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо органа местного самоуправления в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

8.5.2. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке (вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель). После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

8.5.3. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.5.4. Оригинал бумажного носителя информации с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством системы электронного документооборота пересылается электронная регистрационно-контрольная карточка с электронным образом служебного письма. Соисполнителям направляются электронные регистрационно-контрольные карточки с прикрепленными к ним электронными образами писем без сопровождения бумажным носителем информации.

8.5.5. Исполнителям резолюций, не являющимся участниками системы электронного документооборота, службой делопроизводства направляются бумажные копии документа и резолюции.

8.5.6. Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.

8.5.7. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяются лицом, организующим исполнение.

8.6. Отправка документов

8.6.1. Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно специалистами этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.

8.6.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота.

8.6.3. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.

8.6.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

8.6.5. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение, подготовившее данные документы.

8.6.6. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

8.6.7. Решение о способе доставки документа адресатам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки сканированного образа документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение - исполнитель совместно со службой делопроизводства.

8.6.8. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

8.6.9. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в почтовое отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

8.7. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

8.7.1. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений.

Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

8.7.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

8.7.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.

8.7.4. Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.7.5. Документы с резолюциями руководителя органа местного самоуправления "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам органа местного самоуправления в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.

8.7.6. Ознакомление специалистов органа местного самоуправления с документами на бумажном носителе осуществляется в течение 1 - 2 дней. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.

8.8. Учет и анализ объема документооборота

8.8.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

8.8.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в органе местного самоуправления системы учета документов.

Учет объема документооборота может проводиться по органу местного самоуправления в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

8.8.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа местного самоуправления.

8.9. Работа исполнителей с документами

8.9.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа местного самоуправления.

8.9.2. Руководитель органа местного самоуправления обеспечивает оперативное рассмотрение всех документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

8.9.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.

8.9.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа местного самоуправления или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

8.9.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

8.9.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.9.7. При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую вносятся необходимые сведения путем заполнения полей карточки.

Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или о выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

8.10. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа местного самоуправления используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 13 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в систему электронного документооборота органа местного самоуправления дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контроль исполнения документов и поручений руководства органа местного самоуправления в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения документа, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа местного самоуправления.

При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

9.3. Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления, его заместителями, управляющим делами. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляют специалисты органа местного самоуправления (служба делопроизводства, отдел писем и приема граждан).

9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации в органе местного самоуправления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного в инициативном документе, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения:

имеющие пометку "срочно" - в трехдневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа местного самоуправления представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.

В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только органы или организация - автор документа.

9.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

9.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку.

9.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.

10. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

11. Составление номенклатуры дел

11.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

11.3. В органе местного самоуправления при наличии структурных подразделений составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (приложение N 14).

11.4. Номенклатура дел структурного подразделения ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства.

11.5. Сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа.

11.6. Номенклатура дел подписывается руководителем (специалистом) службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления.

Не реже одного раза в пять лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на рассмотрение ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела, для согласования.

11.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры дел может быть выставлен на сервере органа местного самоуправления для общего пользования.

11.8. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в архивный орган, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.

11.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

11.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления.

11.11. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления их деятельности. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.

11.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

11.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (акты, справки, предписания, переписка)

о проверках предприятий торговли, общественного питания

и бытового обслуживания

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями

по вопросам охраны природных ресурсов, сельского хозяйства,

охотничьего и рыбного промысла, лесного хозяйства,

землепользования

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников,

присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с администрацией муниципального района

по основным вопросам деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами сельских, городских поселений

по вопросам социальной защиты населения

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с администрацией Хабаровского муниципального

района о подготовке к зимнему сезону 2014/2015 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- законы и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;

- нормативные правовые акты органов исполнительной власти края;

- постановления и распоряжения местной администрации;

- протоколы заседаний коллегий, комиссий, штабов, совещаний при руководителях органов местного самоуправления и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), а при отсутствии соответствующего заголовка дела в Перечне типовых управленческих архивных документов - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.

11.15. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.

11.16. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12. Формирование и оформление дел

12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2. Дела формируются в органе местного самоуправления специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.

12.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

12.5. В начале делопроизводственного года специалисты органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии с номенклатурой дел.

12.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления, а также все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.

12.7. Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления.

12.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 17); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.9. Обложка дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления - указывается полностью в именительном падеже, после полного наименования в скобках приводится официально принятое сокращенное наименование; наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала - конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов.

На обложках дел постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного органа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

12.10. Для учета документов определенных категорий постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела в обязательном порядке составляется на следующие дела:

- постановления (распоряжения) главы муниципального образования, главы местной администрации по основной деятельности и документы к ним;

- постановления (распоряжения) главы муниципального образования, главы местной администрации по личному составу;

- личные дела уволенных сотрудников.

Необходимость составления внутренней описи документов дела на другие дела определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, об их индексах, о датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи дела. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или подшиваются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить только в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13. Организация оперативного хранения документов

13.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования.

Служба делопроизводства, руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления.

13.2. Выдача дел специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

13.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

13.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе местного самоуправления программно-технических средств, нормативных и методических документов органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.

13.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа местного самоуправления, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

14. Порядок проведения экспертизы ценности документов

и передачи их на хранение в архив

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

14.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа местного самоуправления.

14.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

14.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем органа местного самоуправления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК архивного органа.

14.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного хранения и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления.

14.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив органа местного самоуправления; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

14.1.8. Экспертиза ценности электронных документов, имеющих срок хранения в соответствии с номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимостью формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

14.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14.1.10. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (далее также - опись). Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

14.1.11. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

14.1.12. В органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления. По составленным описям дел документы сдаются в архив органа местного самоуправления.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив органа местного самоуправления и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий архивный орган.

14.1.13. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 18, 19) и представляются в архив органа местного самоуправления не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2015 году должны быть представлены описи дел за 2012 год. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.

14.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи дел; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

14.1.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

14.1.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

14.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

14.1.18. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

14.1.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 20) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

14.1.20. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа местного самоуправления только после утверждения ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела, описей дел постоянного хранения. После этого орган местного самоуправления имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в установленном порядке.

14.2. Подготовка и передача документов в архив

14.2.1. В архив органа местного самоуправления передаются дела с исполненными документами постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив органа местного самоуправления не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив органа местного самоуправления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.2.4. Передача дел в архив органа местного самоуправления осуществляется по графику, составленному архивом органа местного самоуправления, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы делопроизводства.

14.2.5. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить.

14.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа местного самоуправления в присутствии специалиста структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа местного самоуправления и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив органа местного самоуправления передаются электронные регистрационно-контрольные карточки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и об исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа местного самоуправления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14.2.8. Историческая справка о фондообразователе и фонде (приложение N 21) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

14.2.9. Передача электронных дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Приложение N 1

к подпункту 3.1.6

Форма

Журнал учета поступления бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 2

к подпункту 3.1.11

Форма

Журнал учета выдачи бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, фамилия, имя, отчество получателя	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 3

к подпункту 3.1.11

Образец

           АДМИНИСТРАЦИЯ                             УТВЕРЖДАЮ

            КОРФОВСКОГО                        Наименование должности

       ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ                        руководителя

Хабаровского муниципального района      ___________   _____________________

         Хабаровского края               (подпись)    (расшифровка подписи)

                                        ___________

               АКТ                         дата

"___" __________ 20___ г. N ____

         рп. Корфовский

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

    Председатель комиссии ________________________________________________,

                                (фамилия, имя, отчество, должность)

члены комиссии: ___________________________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество, должность)

составили   акт   о   признании  испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в администрации Корфовского городского поселения, в том числе:

    1) гербовые бланки писем формата A5 N ______.

    Всего ____ штук;

    2) гербовые бланки писем формата A4 N ______.

    Всего ____ штук;

    3) гербовые общие бланки N _______.

    Всего _____ штук.

    На __________ номерных гербовых бланков осталось ___ штук, в том числе:

         (дата)

    1) гербовых бланков писем формата A5: ______ штук;

    2) гербовых бланков писем формата A4: ______ штук;

    3) гербовых общих бланков: _____ штук.

    Испорченные  гербовые  бланки  уничтожены  в установленном порядке. Акт

составлен в двух экземплярах:

    1-й экземпляр -

    2-й экземпляр -

Председатель комиссии                  _________   ________________________

                                       (подпись)        (И.О. Фамилия)

Члены комиссии                         _________   ________________________

                                       (подпись)        (И.О. Фамилия)

Приложение N 4

к пункту 3.3, подпункту 6.3.10

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Герб Хабаровского края, герб муниципального образования

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", образцами, разработанными органами местного самоуправления на основе приложения к постановлению Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов органов местного самоуправления герб Хабаровского края и герб муниципального образования изображаются в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение гербов помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа местного самоуправления".

2. Наименование органа местного самоуправления

Наименование органа местного самоуправления - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документа, должно соответствовать наименованию, установленному уставом муниципального образования.

Сокращенное наименование органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

3. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа местного самоуправления).

Наименование должности размещается ниже наименования организации.

4. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

не на бланке:

Глава Гаткинского

сельского поселения           Подпись                           М.М. Гоздок

на бланке:

Глава                         Подпись                           М.М. Гоздок

При оформлении документа на должностном бланке должность не указывается, например:

                              Подпись                           М.М. Гоздок

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом) о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением (приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. главы Гаткинского

сельского поселения           Подпись                           А.И. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии         Подпись                          А.П. Яковлев

Члены комиссии:               Подпись                          Б.Н. Иванков

                              Подпись                          И.Н. Ковалев

                              Подпись                           К.М. Шкурин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.