|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Новосибирской области от 30.12.2005 № 700Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы. Образец оформления докладной записки приведен в приложении N 8 к Инструкции. 7.5.2. Пояснительная (объяснительная) записка: Записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета и т.п.), или объясняющая причины какого-либо факта, поступка. Пояснительная записка, сопровождающая документ, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; заголовок к тексту; дату документа; регистрационный номер документа (при необходимости); адресат (при необходимости); текст документа; отметку о наличии приложений (при наличии); подпись. Образец оформления пояснительной записки приведен в приложении N 9 к Инструкции. Объяснительная записка, пишется на листе бумаги формата А4 или А5 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа; дату документа; регистрационный номер документа (при необходимости); адресат; текст документа; отметку о наличии приложений (при наличии); подпись. В реквизите подпись может быть указано структурное подразделение, где работает составитель записки. В объяснительной записке дается объяснение причин совершения проступка, невыполнения должностных обязанностей и т.д. Данная записка не имеет регистрационного номера и подписывается составителем. 7.5.3. Служебная записка: Документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей. Служебная записка оформляется по образцу докладной записки. 7.6. Заявление: Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий определенную просьбу или предложение. Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат; дату документа; текст документа; отметку о наличии приложений (при необходимости); подпись. Заявление пишется на листе бумаги формата А4 или А5. Текст заявления начинается с существа вопроса, обращения: прошу произвести, прошу проверить состояние, прошу предоставить. Форма изложения заявления свободная. Заявление подписывается заявителем. В реквизите подпись может быть указано структурное подразделение, где работает составитель заявления. Образец оформления заявления приведен в приложении N 10. 7.7. Перечень: Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий и т.д. Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; заголовок к тексту; текст документа; подпись; утверждение документа; исполнитель. (Дополнен - Постановление Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) Наименование вида документа располагается по центру, ниже оформляется заголовок. Наименование вида документа и заголовок выделяются полужирным шрифтом. Перечни поручений подписываются должностными лицами, составляющими их. Отдельные разновидности перечней могут утверждаться Губернатором области. Образец оформления перечня приведен в приложении N 11. 7.8. Протокол: Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Протокол ведется во время заседания. В случае, когда заседание стенографируется или ведется его магнитофонная запись, протокол составляют после их расшифровки. По форме протоколы могут быть двух видов: краткий - содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения; полный - содержит запись всех выступлений докладчиков и участников. Краткая форма протокола используется при наличии стенограммы, когда прилагаются тексты докладов и выступлений, а также для протоколирования оперативных совещаний. Протокол печатается на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: герб субъекта Российской Федерации (при оформлении на общем бланке); наименование организации; наименование вида документа; заголовок; дату документа; регистрационный номер документа; место составления (указывается в том случае, если проходило выездное протоколируемое событие не в Новосибирске); текст документа; подпись; утверждение документа (при необходимости). Требования к отдельным видам протоколов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области. При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом: Наименование организации - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается через два межстрочных интервала, ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру. Через один межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается заголовок заседания (конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом. Дата и номер протокола оформляются цифровым способом и печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания президиума, протоколы технических, научных, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Место составления печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Слова Председатель, Секретарь, Присутствовали оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы. После слов Председатель, Секретарь ставится тире, после слова Присутствовали - двоеточие. Реквизит секретарь не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за ведение протокола. Реквизит присутствовали состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Оформлять можно следующим образом: фамилии и инициалы членов коллегиального органа перечисляются в алфавитном порядке через запятую; указывается наименование должностей приглашенных, фамилии и инициалы. Наименование должностей можно указывать обобщенно, справа фамилия и инициалы в алфавитном порядке, например: руководители областных Анисимов В.А., Бродский исполнительных органов В.А., Галлямов О.Р., Иванов государственной власти В.В., Тов Н.Л. главы муниципальных Величко Ю.П., Воробьев образований А.Н., Гофман В.Л., Терепа А.Г., Функ В.А. список присутствующих может прилагаться к протоколу, тогда после перечисления обобщенных названий должностей в скобках указывается (список прилагается). В списке фамилии приглашенных указываются также в алфавитном порядке. Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки приглашенных по каждому вопросу. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами О... или Об.... Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом Разное. Реквизит повестка дня можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой. Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса. В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом. В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов вопрос, ответ указываются фамилии и инициалы. В разделе РЕШИЛИ излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Реквизит подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии только председателем. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов. Образец оформления протоколов приведен в приложении N 12. Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок. Выписка из протокола: Выписка из протокола - это точная копия части протокола. При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; номер протокола; дата протокола; заголовок; текст; подпись; отметка о заверении копии документа; оттиск печати. Дата, регистрационный номер документа, заголовок переносятся из протокола. Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке). Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта. Реквизит подпись оформляется без указания личных подписей. Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит отметка о заверении копии документа. При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати. Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении N 13 к Инструкции. 7.9. Служебное письмо: Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Первая страница письма, как правило, печатается на установленных в администрации области бланках, остальные листы - на листах бумаги формата А4. При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля: верхнее поле - 2 см; нижнее поле - 2 см; левое поле - 2,5 см; правое поле - 1 см. Обязательные реквизиты письма: герб субъекта Российской Федерации; наименование организации; справочные данные об организации; ОКПО (на бланке администрации области); ОГРН (на бланке администрации области); ИНН/КПП (на бланке администрации области); дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложений (при наличии); подпись; визы согласования документа; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа. Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, расстановка страниц - 10. Текст печатается через один межстрочный интервал. В письмах указывается точное наименование адресата. На письмах, отправляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и другие федеральные органы исполнительной власти, почтовый адрес не указывается. Заголовок располагается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал от реквизита регистрационный номер документа. Текст письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим..., направляем) или от третьего лица единственного числа (администрация считает..., администрация рассмотрела...). Если письмо оформлено на бланке должностного лица (Губернатора области, первого заместителя (заместителя) Губернатора области), то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: предлагаю..., прошу.... Текст письма может начинаться с обращения, которое печатается центрированным способом и заканчивается восклицательным знаком, например: Уважаемый Михаил Петрович! Госпожа Петрова! Господин Президент! Уважаемые коллеги! Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Текст письма не должен превышать, как правило, одной страницы. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах. Перед реквизитом подпись может располагаться формула вежливости: С уважением,...С наилучшими пожеланиями, и др.... Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например: С уважением, заместитель Губернатора области Личная подпись А.Г.Филичев Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левой части документа. Количество экземпляров письма зависит от количества адресатов. После подписания служебное письмо регистрируется. Регистрация производится с помощью автоматизированной системы регистрации документов. Служебные письма Губернатора области регистрируются в канцелярии. Служебные письма заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений администрации области регистрируются уполномоченными по ДО. При регистрации письма Губернатора области в установленных местах бланка проставляется регистрационный номер документа, который дополняется буквенным обозначением, например: Т/215. Регистрационный номер служебных писем заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений администрации области состоит из порядкового номера, индекса дела по номенклатуре дел, делопроизводственного индекса структурного подразделения, например, 1224-19/2. Регистрация поступивших писем-ответов осуществляется в регистрационных карточках инициативных писем. Письму-ответу присваивается тот же регистрационный номер, который дополняется номером поступившего ответа, проставляется дата, например: Т/215-1, 1224-19/2-2. Сведения о поступлении ответа в электронную карточку вносят уполномоченные по ДО по месту создания карточки. К поступившему ответу прикладывается копия инициативного письма и передается на доклад руководителю. В дальнейшем работа с этим документом осуществляется в соответствии с правилами, установленными в администрации области. Ответы на поступившие факс-сообщения регистрируются как инициативные письма. Датой письма является дата его подписания. Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 14 к Инструкции. Порядок подготовки проекта служебного письма Губернатора области приведен в приложении N 15 к Инструкции. По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения, поздравительные, благодарственные письма и др. Образцы оформления различных видов писем приведены в приложении N 16 к Инструкции. 7.9.1. Письмо-просьба: Текст данного письма обычно строится по следующей форме: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы, в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы, обычно, выражаются словами: прошу, просим: Просим оказать содействие...; Просим выслать в наш адрес...; Просим принять участие...; Прошу довести до сведения...; Прошу ликвидировать задолженность...; Прошу принять меры.... Главная цель данного письма - убедить, доказать необходимость исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания. 7.9.2. Письмо-ответ: Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке. 7.9.3. Письмо-приглашение: Письма - приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит приложение, в котором, обычно, сообщается программа мероприятия. Письмо можно оформлять на бланке письма или на бланке оргкомитета данного мероприятия. Письма начинаются со слов: приглашаю; приглашаем; администрация области приглашает; позвольте пригласить; прошу направить представителя... Письмо подписывается Губернатором области, заместителем Губернатора области, председателем оргкомитета или содержит подпись Оргкомитет. 7.9.4. Гарантийное письмо: Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться может плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т.д. В таких письмах используются стандартные выражения: администрация области гарантирует; гарантируем; просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии); оплату гарантируем; возврат гарантируем... В письме обычно указываются платежные реквизиты. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью. 7.9.5. Сопроводительное письмо: Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов: Направляю информацию...; Возвращаем справочные материалы...; Возвращаем подписанный с нашей стороны договор... 7.9.6. Оформление международного письма: Переписка Губернатора области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами. В стандартах Международной организации по стандартам - ИСО определено 12 типовых составов зон (реквизитов письма): заголовок письма (Issuer Field);. ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line); дата (Date); адресат (Address); указание на конкретное лицо (Attention Line); обращение (Salution); общее содержание письма (Subject Line); текст письма (Body of the Letter); завершающая формула вежливости (Complimentary Close); подпись (Siqnature); приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (CC Notation). Письмо оформляется на бланке письма Губернатора Новосибирской области, печатается с использованием шрифта Times New Roman N 14. Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит адресат включает титул, инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности. Все составные части реквизита печатаются прописными буквами. ГУБЕРНАТОРУ ПРОВИНЦИИ ЧОЛЛАНАМ-ДО господину ПАК ЧУН ЕН При направлении писем другим зарубежным адресатам адресат включает инициал и фамилию (имя и фамилию) адресата, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При направлении письма в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. Реквизит располагается в правом верхнем углу листа. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется прописными буквами писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Если письмо адресуется в организацию, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например: The Municipal Court of Seattle 600 Third Avenue /MS SEATTLE, WASHINGTON 98104 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес, например: Mr. A.Widmar, Chairman, D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес, например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения переносятся с поступившего документа. Тест письма начинается, как правило, с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например: Ваше Превосходительство, Ваше Величество, Уважаемый Андрей Иванович, Уважаемые господа, Уважаемый господин Блэк, Уважаемая госпожа Смит, Уважаемый господин Председатель (Директор) - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна. Обращение выравнивается по центру. В письме - ответе целесообразно употреблять аналогичное обращение. В персональных обращениях имя (инициал имени) обычно опускается, остается только фамилия. Смысловые части текста разбиваются на абзацы. В качестве заключительной формулы вежливости используются следующие фразы: С уважением; Искренне Ваш; С наилучшими пожеланиями; С глубоким уважением. Текст письма печатается с абзаца в установленных границах полей. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма в соответствии с пунктом 2.2.17 Инструкции. Подпись оформляется в соответствии с пунктом 2.2.18 Инструкции. Отметка об исполнителе и номер служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающегося в деле. Пример оформления международного письма приведен в приложении N 17 к Инструкции. 7.10. Справка: Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают двух видов: для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера; для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п. Внешняя справка оформляется на общем бланке администрации области (структурного подразделения), внутренняя - на листе бумаги формата А4 или А5, на месте названия организации может быть указано структурное подразделение. Реквизиты справки: герб субъекта Российской Федерации (для внешних справок); наименование организации (для внешних справок); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа (для внешних справок); адресат; заголовок к тексту; текст документа; приложение (при наличии); подпись; оттиск печати (при необходимости); исполнитель. В тексте внутренней справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы, приложения. Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов - "настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит адресат. Внешняя справка подписывается руководителем, внутренняя - исполнителем. Справка, направляемая Губернатору области, заместителю Губернатора области, в сторонние организации, подписывается руководителем структурного подразделения, составляется в двух экземплярах. Внешняя справка регистрируется в установленном порядке, проставляется дата. Дата составления внутренней справки, оформленной не на бланке, указывается ниже подписи цифровым способом. Например: 23.08.2005. Образец оформления справки приведен в приложении N 18 к Инструкции. 7.11. Телеграмма: Телеграмма - это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи, составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату. Подготовка и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. Виды телеграмм: внутренние телеграммы и международные телеграммы. Внутренние телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная". Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке (ЛЮКС)", "на художественном музыкальном бланке", "схемная" и др. Телеграмма печатается на бумаге формата А4 или на общем бланке администрации области и имеет следующие реквизиты: отметка о категории телеграммы; отметка о виде (видах) телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст; регистрационный номер; дату документа; подпись отправителя (по желанию отправителя). Дополнительными реквизитами считаются: наименование организации; справочные данные об организации; виза исполнителя; оттиск печати. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14. Основные реквизиты в телеграмме печатаются прописными буквами. В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации. Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата. В телеграммах в реквизите адресат перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" - "д", "строение" - "стр", "квартира" - "кв". Слова: "край", "область", "район", "село", "деревня" можно писать полностью или сокращенно - "кр.", "обл.", "рн.", "с.", "дер.". В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова. Например: МОСКВА 102 ул. КОРОЛЕНКО д. 12 КОРПОРАЦИЯ "ЮНИКС" Условный адрес: САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 "ВОСХОД" КУЛИКОВУ Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края. Наименование улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном. Например: г. ИСКИТИМ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование организации печатается в именительном падеже, например: КЕМЕРОВО 85 ПРОСПЕКТ СОВЕТСКИЙ 62 АДМИНИСТРАЦИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить, остальные адреса указываются в тексте. Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен в канцелярию вместе с телеграммой. ГЛАВАМ РАЙОНОВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса двумя межстрочными интервалами, например: МОСКВА ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ М.Е.ФРАДКОВУ При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например: УКРАИНА КИЕВ-18 Подаваемая телеграмма должна быть напечатана четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Текст от адресата отделяются двумя межстрочными интервалами. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Б/237 от 25 марта 2005. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без сокращений слов. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью. Знаки препинания "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками. "Вопросительный знак", "тире (минус)", "плюс" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие", "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", вскл"). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом предшествующими и последующими словами и цифрами. Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк. Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой. Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (администрация Новосибирской области), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля. Международная телеграмма составляется на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами. Фамилия, имя и адресные данные отправителя (дополнительные реквизиты), указанные после содержания телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита. Телеграмма составляется в одном экземпляре, визируется руководителем того подразделения администрации области, в котором она была составлена, и передается в канцелярию для подписания Губернатором области. Подписанная телеграмма регистрируется в канцелярии. Регистрационный номер и дата ставятся после текста. Телеграммы, подписанные заместителями Губернатора области, регистрируются в их структурных подразделениях, передаются в канцелярию. Поздравительные телеграммы не регистрируются. Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 19 к Инструкции. 7.12. Телефонограмма: Телефонограмма - документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записываемый получателем. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат; текст документа; регистрационный номер документа; дату документа; подпись отправителя; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (приема) телефонограммы. Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов. Принятые телефонограммы передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю. Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 20 к Инструкции. 7.13. Факсограмма: Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры. Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил: объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4; текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа; не допускается волнистость и деформация листов бумаги. 7.14. Электронное сообщение: Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно - телекоммуникационной сети. (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) Электронное сообщение состоит из адреса "электронной почты", заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа. К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений, либо в формате PDF. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ 8.1. Способы доставки корреспонденции: 8.1.1. Доставка корреспонденции в администрацию области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. 8.1.2. Корреспонденция, поступающая в администрацию области, проходит первичную обработку, распределение, регистрацию, рассмотрение руководителем и рассылку исполнителям. 8.2. Прием и обработка корреспонденции: 8.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию области корреспонденции производится в централизованном порядке в канцелярии. 8.2.2. В канцелярии производится прием и первичная обработка следующей корреспонденции: корреспонденция на имя Губернатора области и его заместителей; корреспонденция в адрес администрации области без указания конкретного лица или структурного подразделения; корреспонденция в адрес структурных подразделений администрации области. Вся корреспонденция на имя Губернатора области, независимо от способа доставки, должна быть передана в канцелярию. 8.2.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф лично. При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй экземпляр остается в канцелярии. Конверты уничтожаются кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также, если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф лично. 8.2.4. Прием документов от нарочных: при наличии разносной книги проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и при необходимости печать канцелярии; на копии документа (при ее наличии) проставляется штамп о приеме документа с указанием регистрационного номера документа, даты поступления, фамилии специалиста канцелярии, принявшего документ, и номер телефона канцелярии или структурного подразделения (если документ направлен в структурное подразделение). 8.2.5. Поступившие телеграммы принимаются под подпись с проставлением фамилии получившего телеграмму, даты и времени приема. 8.2.6. Поступившие в канцелярию факсимильные сообщения учитываются в электронной базе документов без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам. Факссообщения, поступившие на факсимильные аппараты, установленные в структурных подразделениях администрации области, учитываются в этих подразделениях. 8.2.7. Электронное сообщение считается поступившим после проверки подлинности и возможности его воспроизведения. Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажный носитель, на подпись проставляется оттиск печати канцелярии, и регистрируются в установленном порядке. Остальные сообщения в электронном виде передаются в структурные подразделения администрации области и исполнительные органы государственной власти области по почтовым каталогам, электронным адресам или на дискете (ином электронном носителе). 8.2.8. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования и перевода в комитет внешнеэкономического сотрудничества и туризма администрации области. 8.2.9. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. 8.2.10. Порядок приема срочной корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни устанавливается руководителем государственно-правового департамента. 8.3. Распределение корреспонденции: 8.3.1. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и нерегистрируемые. 8.3.2. Для оперативного рассмотрения по существу вопроса поступившая корреспонденция на имя Губернатора области распределяется: на требующую обязательного рассмотрения Губернатором области; на требующую обязательного рассмотрения заместителями Губернатора области; на направляемую непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям. 8.3.3. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется начальником канцелярии, руководителем государственно-правового департамента, руководителем аппарата Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора области, утвержденным Губернатором области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности подразделений администрации области. 8.3.4. Губернатору области обязательно направляются следующие документы: федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, иная корреспонденция, подписанная Президентом Российской Федерации, помощниками Президента Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, руководителями аппаратов Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителями федеральных исполнительных органов государственной власти; жалобы на действия заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений администрации области, руководителей исполнительных органов государственной власти Новосибирской области. 8.4. Регистрация и учет документов: 8.4.1. Регистрация документов в администрации области производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. 8.4.2. В канцелярии регистрируются: федеральные законы; указы, поручения, распоряжения Президента Российской Федерации; (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; постановления Совета Федерации и Государственной Думы; Поручения Председателя Правительства Российской Федерации, первого заместителя (заместителя) Председателя Правительства Российской Федерации; (Дополнен - Постановление Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) иные документы, принятые канцелярией в соответствии с пунктом 8.2.2, за исключением: корреспонденции, которая передается на регистрацию в комитет по работе с обращениями граждан - общественную приемную Губернатора области (далее - общественная приемная); корреспонденции, которая относится к нерегистрируемой в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем государственно-правового департамента. 8.4.3. В общественной приемной регистрируются: письменные обращения граждан; письма депутатов всех уровней по обращениям граждан; запросы, направляемые из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной государственной власти по обращениям граждан; переписка по вопросам личного приема граждан; обращения членов общественных объединений; обращения (заявления) сотрудников администрации области; запросы-обращения пользователей информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, о предоставлении информации о деятельности администрации. (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 07.12.2009 г. N 513) 8.4.4. В структурных подразделениях учитываются поступившие документы, не подлежащие регистрации (информации, факссообщения, копии правовых актов Губернатора области администрации области и др. документы). 8.4.5. При регистрации документа оформляется реквизит отметка о поступлении документа в организацию в соответствии с п. 2.2.25 Инструкции. 8.4.6. Поступившие документы регистрируются в автоматизированной системе регистрации документов (АСРД). При регистрации документов для создания поисковых систем устанавливается следующий состав реквизитов контрольно-регистрационных форм: регистрационный (входящий) номер и дата поступившего документа; наименование организации (автора документа); наименование вида документа; дата и регистрационный (исходящий) номер документа организации; заголовок к тексту; фамилия автора, подписавшего документ; резолюция; срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами. 8.4.7. Регистрация документов производится в день поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. 8.4.8. При регистрации документов, поступивших в канцелярию после 16.00 часов (кроме с грифами "срочно" и "вручить немедленно"), дата регистрации датируется следующим рабочим днем. 8.5. Рассмотрение документов руководителем: 8.5.1. Зарегистрированные документы в соответствии с проведенным распределением направляются на рассмотрение соответствующему руководителю в день регистрации. Документы, поступившие с пометкой срочно или весьма срочно, вручаются немедленно после регистрации. 8.5.2. Документы для Губернатора области передаются начальником канцелярии руководителю аппарата Губернатора области. 8.5.3. Руководитель аппарата Губернатора области представляет на рассмотрение документы Губернатору области не позднее суток с момента передачи ему документов. 8.5.4. Документы, не зарегистрированные в канцелярии, Губернатору области не передаются. 8.5.5. Документы для заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений администрации области получают в канцелярии работники, уполномоченные по ДО, не реже чем 2 раза в день. 8.5.6. Документы, рассмотренные Губернатором области, возвращаются в канцелярию. В электронные регистрационные карточки вносятся резолюция, фамилия исполнителя, исполнение документа ставится на контроль (в том случае, если документ контрольный). 8.5.7. Рассмотрение документов руководителями структурных подразделений производится в день их поступления. 8.5.8. На рассмотренных руководителями документах должен быть реквизит резолюция, оформленный в соответствии с п. 2.2.13 Инструкции. 8.5.9. Уполномоченные по ДО в структурных подразделениях вносят в электронную карточку зарегистрированного документа сведения о прохождении документа (резолюцию, передачу документа исполнителю, отметку о контроле, отметку об исполнении документа и направлении его в дело и др.). 8.6. Направление документов исполнителям: 8.6.1. Рассмотренные Губернатором области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений документы передаются исполнителю. 8.6.2. Правительственные документы передаются канцелярией исполнителям под подпись в регистрационной карточке. 8.6.3. Входящая корреспонденция передается канцелярией исполнителям с внесением сведений о передаче документа в контрольно-регистрационной форме. На поручениях Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, протоколах совещаний и заседаний Правительства Российской Федерации проставляется штамп "подлежит возврату". 8.6.4. При наличии в резолюции нескольких фамилий (исполнителей) ознакомление исполнителей производится, как правило, с подлинником документа, при этом в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется штамп с отметкой "подлежит возврату". Срок ознакомления с документом не может превышать трех дней. 8.6.5. Допускается направление исполнителям копии документа с резолюцией, при этом тиражирование документов с резолюцией Губернатора области осуществляет канцелярия. Если документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, ответственный исполнитель направляет им копии контрольно-регистрационной формы документа для предварительного извещения о полученном поручении. 8.6.6. Передача документов на всех этапах их прохождения осуществляется уполномоченными по ДО с соответствующей отметкой в контрольно-регистрационной форме. 8.6.7. Переадресация зарегистрированного в канцелярии документа производится по согласованию между руководителями структурных подразделений в течение трех дней. Сведения о переадресации документа сообщаются в канцелярию, которая вносит изменения в контрольно-регистрационную карточку. 8.7. Исполнение документов: 8.7.1. Заместители Губернатора, руководители структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области организуют исполнение поступивших к ним документов в соответствии с резолюцией, обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения Губернатору области или его заместителям. (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) 8.7.2. Исполнитель знакомится с документами в день их получения. 8.7.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей. 8.7.4. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов. 8.7.5. В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в соответствующую контрольно-регистрационную форму. 8.7.6. Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции. 8.7.7. На исполненном документе оформляется реквизит отметка об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с п.2.2.24 Инструкции. 8.7.8. После ознакомления или исполнения в канцелярию возвращаются документы, указанные в пунктах 8.6.2, 8.6.3, 8.6.4, а также с отметкой "контроль". 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Виды отправки документов: 9.1.1. Отправка документов в администрации области осуществляется почтовой (простой и регистрируемой), фельдъегерской, электрической связью и нарочным. 9.1.2. Канцелярия производит отправку документов, подписанных Губернатором области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области. 9.1.3. Исполнитель, подготовивший документ, определяет вид отправки документа и представляет список на его рассылку. 9.1.4. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера возвращаются исполнителю. 9.1.5. Количество экземпляров документа, предъявляемого к отправке, должно обеспечивать подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. 9.1.6. При приеме на отправку документа-ответа возвращается и инициативный документ, если он должен храниться в канцелярии. 9.1.7. При отправке документов производится учет всех отправляемых документов в базах учета документов. 9.1.8. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 9.2. Отправка документов почтовой связью: 9.2.1. Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации (далее - Правила). 9.2.2. К почтовым отправлениям относятся: почтовые карточки; письма (простые, заказные, с объявленной ценностью); бандероли (простые, заказные, с объявленной ценностью); посылки. В зависимости от способа доставки отправления подразделяются на следующие категории: простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые адресату без его расписки в получении; регистрируемые - заказные, с объявленной ценностью, с уведомлением, с описью вложения - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату с его распиской в получении. Бандероль - почтовое отправление с печатными изданиями, деловыми бумагами и другими предметами, вложение, размеры, вес и способ упаковки которого установлены операторами почтовой связи и в соответствии с Правилами. Допускается минимальный вес 100 г, максимальный вес - 2 кг. Письмо - почтовое отправление с письменным сообщением, а также иными вложениями, размеры и вес которого определены Правилами. Предельный вес - 100 г. Посылка - почтовое отправление, размеры, вес и способ упаковки которого определены Правилами, с вложением, не запрещенным к пересылке законодательством Российской Федерации. Почтовая карточка - почтовое отправление в виде письменного сообщения на специальном бланке, пересылаемом в открытом виде. Предельный вес - 20 г. 9.2.3. Все документы отправляются канцелярией не позднее следующего рабочего дня. 9.2.4. Канцелярия законвертовывает в конверты правовые акты администрации области, Губернатора области, другие документы Губернатора области. Другие документы на отправку передаются в канцелярию законвертованными, с указанием адресата. На конверте в левой нижней части конверта указываются регистрационные номера документов, вложенных в конверт. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. 9.2.5. Отправляемая корреспонденция маркируется на франкировальной машине. 9.2.6. При отправке более 10 отправлений заказной почтой составляются реестры в трех экземплярах, на которые проставляется оттиск печати канцелярии. 9.2.7. На все отправления, адресуемые в страны ближнего и дальнего зарубежья, составляются реестры в трех экземплярах. 9.2.8. Почтовые отправления депутатов Государственной Думы Российской Федерации представляются в канцелярию законвертованными, с написанным почтовым адресом и реестром в двух экземплярах на отправляемую корреспонденцию. Канцелярия маркирует конверты на франкировальной машине. Ежемесячные отчеты об отправляемой корреспонденции передаются канцелярией в управление делами администрации Новосибирской области. 9.3. Отправка документов фельдъегерской связью: 9.3.1. Оформление и отправка документов фельдъегерской связью осуществляются в соответствии с Инструкцией ГФС России. 9.3.2. Документы для отправки представляются в канцелярию незаконвертованными. 9.3.3. Отправляемые документы формируются в конверты, составляется реестр в двух экземплярах. На конверты и реестры проставляется оттиск печати канцелярии. 9.3.4. Срочные документы, документы в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, органы федеральной исполнительной государственной власти, полномочному представителю Президента в Сибирском федеральном округе отправляются ежедневно. В другие организации корреспонденция отправляется два раза в неделю. 9.3.5. Корреспонденция депутатов Государственной Думы Российской Федерации представляется в канцелярию, отправляется в отдельных конвертах. Ежемесячные отчеты об отправляемой корреспонденции передаются канцелярией в управление делами администрации Новосибирской области. 9.4. Отправка документов электрической связью: 9.4.1. С помощью средств электрической связи осуществляется передача оперативной информации в виде телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений. 9.4.2. Отправка телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации. Телеграмма должна быть оформлена в соответствии с п. 7.11 Инструкции. Канцелярия осуществляет отправку телеграмм на телеграф, вносит сведения об отправлении телеграмм в электронные базы учета отправляемых телеграмм и возвращает телеграммы заместителей Губернатора области с протоколом об отправке телеграммы исполнителям. Телеграммы Губернатора области хранятся в канцелярии. Телеграмма отправляется немедленно. 9.4.3. Телефонограмма, подготовленная в соответствии с п. 7.12 Инструкции, передается соответствующими исполнителями, уполномоченными Губернатором области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области. 9.4.4. Факсограмма, подготовленная в соответствии с п. 7.13 Инструкции, передается в случае срочного доведения информации. Канцелярия передает по факсу документы Губернатора области, остальные документы отправляют исполнители (уполномоченные по ДО). Переданные документы с протоколом об отправке или указанием на документе даты, времени и фамилии отправившего документ возвращается исполнителю. Контроль за работой и использованием факсимильной техники осуществляют лица, назначенные руководителями структурных подразделений. 9.4.5. Направляемые по электронной почте документы должны быть оформлены в соответствии с п.7.14 Инструкции. В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах. Документ, объемом более 50 кБайт, архивируется. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами, их количество не должно превышать восьми. Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов. Канцелярия направляет по электронной почте правовые акты Губернатора области, администрации области и другие документы, подписанные Губернатором области, остальные документы направляются структурными подразделениями самостоятельно. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) 9.4.6. (Исключен - Постановление Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) 9.5. Доставка документов через нарочных: 9.5.1. Документы, направляемые заместителям Губернатора области, в структурные подразделения администрации области, исполнительным органам государственной власти Новосибирской области, передаются канцелярией уполномоченным по ДО не реже чем 2 раза в день. Сведения о передаче документа вносятся в базы учета документов. 9.5.2. Документы, направляемые в другие организации, передаются под подпись в журнале учета. 9.5.3. Письмо Губернатора области передается нарочному вместе с карточкой доставки корреспонденции под подпись на копии письма. После доставки письма адресату карточка возвращается в канцелярию. 9.6. Передача документов структурных подразделений администрации области: 9.6.1. Передача документов из одного структурного подразделения администрации области в другое осуществляется этими подразделениями самостоятельно. Передаваемые документы должны быть зарегистрированы в соответствии с правилами, установленными в администрации области. 9.6.2. Исходящие письма регистрируются в единой автоматизированной базе регистрации писем, создается электронная регистрационная карточка. В электронную регистрационную карточку вводятся резолюции руководителей подразделений и дальнейшие сведения о прохождении документа. 9.6.3. Остальные документы учитываются в журналах учета документов. 10. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Основными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию документов, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 10.1. Составление номенклатуры дел: Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации области, которые оформляются на общем бланке. 10.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения: При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, его штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень), номенклатурой дел за предыдущий год. Следует изучить документы, образующиеся в деятельности структурного подразделения, их виды, состав и содержание. Основой для определения структуры номенклатуры дел департамента, управления, комитета администрации области является его штатное расписание, при этом основными разделами номенклатуры дел являются названия структурных единиц (отделов) подразделения (например: приемная, отдел корреспонденции - канцелярия, отдел подготовки документов и др.). В номенклатуре дел указываются наименования разделов и подразделов Перечня, а порядок расположения дел внутри их должен соответствовать номерам статей Перечня и отражать все документируемые участки работы подразделения администрации области, в том числе справочные и контрольные базы данных, картотеки, журналы учета документов. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел Индекс дела проставляется делопроизводственный индекс структурного подразделения администрации области, состоящий из цифрового обозначения подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных единиц подразделения (отделов), в том числе, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу. В графу 2 номенклатуры дел Заголовок дела включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Рекомендуется использовать формулировку соответствующей статьи по Перечню. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например: Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических выставок В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: Переписка с Правительством Российской Федерации по основным вопросам деятельности Переписка с муниципальными образованиями области по вопросам подготовки жилищно-коммунального хозяйства к зиме Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статьей по Перечню. При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, или имеющих научную, историческую и практическую значимость, срок их хранения устанавливается экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - ЭПК) по представлению экспертной комиссии администрации области (далее - ЭК). В графе 5 Примечание в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки (об ответственных за формирование дел, месте хранения, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение администрации области для продолжения и др.). В номенклатуре дел в конце каждого раздела или подраздела должны оставляться резервные номера для дополнительно заводимых дел. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается лицом, назначенным руководителем этого подразделения. После визирования начальником канцелярии номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию. Примерная номенклатура дел структурного подразделения приведена в приложение N 21 Инструкции. Вновь созданное структурное подразделение в течение месяца после утверждения структуры и штатного расписания разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в канцелярию. 10.1.2. Сводная номенклатура дел администрации области: Сводная номенклатура дел администрации области составляется канцелярией. Номенклатура дел состоит из сводной таблицы, включающей делопроизводственные индексы и наименования структурных подразделений, а также номенклатуры дел этих структурных подразделений. В нее вносятся итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (свыше десяти лет хранения). Номенклатура дел подписывается руководителем государственно-правового департамента, согласовывается с ЭК, ЭПК и утверждается Губернатором области. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации области структурные подразделения получают выписки соответствующих её разделов, заверенные руководителем канцелярии. После утверждения и получения выписок структурные подразделения вводят номенклатуру дел в электронную базу регистрации документов. Сводная номенклатура дел администрации области в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В течение календарного года с разрешения руководителя государственно - правового департамента в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения. В случае изменения структуры администрации области и функций её структурных подразделений в номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до нового составления и утверждения. 10.2. Формирование дел: 10.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 10.2.2. В администрации области используется децентрализованное ведение делопроизводства, при котором дела формируются как в структурных подразделениях, так и в канцелярии. 10.2.3. В канцелярии формируются в дела: правительственные документы; исполненные документы, указанные в пункте 8.7.8; (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) абзац.(Исключен - Постановление Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) Исполненные контрольные документы после снятия их с контроля в отделе контроля государственно-правового департамента и внесения этих сведений в контрольно-регистрационные формы передаются по списку в канцелярию. Список утверждается руководителем государственно-правового департамента. На документах должна быть оформлена запись "снять с контроля". Начальник канцелярии оформляет на документах реквизит отметка об исполнении документа и направлении его в дело согласно п. 2.2.24 Инструкции. 10.2.4. В структурных подразделених исполненные документы в десятидневный срок сдаются исполнителем работнику, уполномоченному по ДО, или документы формируются в дела непосредственно в отделах. 10.2.5. Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при этом соблюдаются следующие основные требования: документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры; в дело включается только один экземпляр каждого документа, запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату; на документах должна быть оформлена отметка о направлении его в дело; при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.; дело не должно содержать более 250 листов. 10.2.6. Систематизация документов внутри дела: документы в деле располагаются в хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании; приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении; нормативные документы группируются по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; протоколы и документы к ним формируются в деле по порядку номеров в хронологической последовательности; дела с перепиской формируются, как правило, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом; при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому. 10.2.7. Сведения о списании документа в дело в электронную регистрационную карточку вносятся в канцелярии (если дело формируется в канцелярии) или в структурном подразделении (если дело формируется в структурном подразделении). 10.2.8. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях администрации области осуществляет канцелярия. 10.3. Оформление дел: 10.3.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, составление внутренней описи дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа - заверителя дела, составление или редактирование заголовка дела, оформление обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, документы хранятся в папках, внутренняя опись не составляется. 10.3.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (администрация Новосибирской области), наименование структурного подразделения администрации области, индекс дела (том N), заголовок, начальная и конечная даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения и номер статьи по Перечню. 10.3.3. По окончании года в записи на обложках дел постоянного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера постановлений, распоряжений, протоколов, их даты и т.д.). 10.3.4. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 10.3.5. Даты на обложке дела соответствуют году заведения и его окончания, и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения. 10.3.6. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). 10.3.7. Надпись на обложке дела производится светостойкими чернилами. 10.4. Экспертиза ценности документов: 10.4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. 10.4.2. Экспертиза ценности документов в администрации области проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на государственное хранение. 10.4.3. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел администрации области, описи дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений создается экспертная комиссия администрации области (ЭК), состав которой утверждается Губернатором области. Функции ЭК, организация ее работы определяются в положении об ЭК, утверждаемом Губернатором области. 10.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации области уполномоченными по ДО, специалистами администрации области совместно с представителем ЭК и под методическим руководством ОГУ "Государственный архив Новосибирской области". 10.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел. 10.4.6. По результатам экспертизы ценности документов в администрации области составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Описи дел постоянного хранения согласовываются с ЭК, ЭПК и утверждаются Губернатором области или его заместителем. 10.4.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в структурном подразделении администрации области на общем бланке в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за проведение экспертизы ценности документов, и утверждается руководителем этого подразделения. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК", подлежат утверждению экспертной проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области. Один экземпляр зарегистрированного акта передается в канцелярию, второй экземпляр остается в структурном подразделении. Образец оформления примерного акта структурного подразделения приведен в приложении N 22 к Инструкции. Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется в канцелярии по форме, указанной в приложении N 23 к Инструкции, и включает в себя акты структурных подразделений. 10.5. Хранение документов и дел в администрации области: 10.5.1. С момента заведения и до передачи в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях администрации области. 10.5.2. Руководители структурных подразделений администрации области и уполномоченные по ДО несут ответственность за сохранность документов и дел. 10.5.3. Дела должны находиться в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях. 10.5.4. Для удобства работы и быстрого поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. 10.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения администрации области с обязательной отметкой в деле об изъятии подлинника. Изъятие документов из дел, внесенных в опись, допускается только по решению судебных органов. При изъятии подлинника в дело помещается заверенная копия, о чем делается отметка в заверительной надписи к делу. 11. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ 11.1. Архивные документы постоянного хранения хранятся в администрации области десять лет и передаются на постоянное хранение в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" в соответствии с правилами, установленными законодательством. Дела постоянного хранения по согласованию с ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" могут быть переданы по описи досрочно. 11.2. Документы передаются в ОГУ "Государственный архив Новосибирской области" по описям дел, составленным в трех экземплярах. 11.3. Факт приема-передачи дел оформляется актом. 11.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области документы передаются по акту правопреемникам, а при их отсутствии в канцелярию. 12. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ 12.1. Копирование (тиражирование) документов в администрации области производится средствами оперативной полиграфии в государственно-правовом департаменте и структурных подразделениях, имеющих копировальную технику. Копирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 4000 листов формата А4, производится типографским способом. 12.2. В государственно-правовом департаменте производится копирование следующих документов: правовых актов Губернатора области; правовых актов администрации области; писем Губернатора области; документов, утвержденных или подписанных Губернатором области; законов Российской Федерации; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; документов для президиума администрации области. Копирование иных документов производится с разрешения руководителя государственно-правового департамента. 12.3. Основанием для выполнения копировальных работ в государственно-правовом департаменте является заказ на копирование документов, оформленный на бланке по форме, приведенной в приложении N 24 к Инструкции. Заказ подписывается руководителем структурного подразделения - заказчика и вместе с документами передается в отдел подготовки документов. 12.4. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными на листах бумаги, размер которой не превышает формат А3. Копии изготавливаются, как правило, с подлинников документов. 12.5. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Решение о внеочередном копировании принимает руководитель государственно-правового департамента. 12.6. Работники отдела подготовки документов, выполняющие копирование документов, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение работы. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под подпись. 12.7. Отдел подготовки документов ведет учет выполненных копировальных работ на основании заказов на копирование документов. 12.8. Порядок использования имеющейся копировальной техники в структурных подразделениях администрации области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в Инструкции. 13. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 13.1. Общие требования: 13.1.1. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов администрации области подлинникам применяются следующие печати: печать администрации области; печати структурных подразделений администрации области, если они предусмотрены положениями об этих структурных подразделениях. 13.1.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 13.1.3. Необходимость применения штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора области или его заместителей, а также порядок их применения определяются Губернатором области или его заместителями соответственно. 13.1.4. Ответственность и контроль за применением и хранением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений. 13.2. Порядок изготовления и хранения печатей и штампов: 13.2.1. Печати с наименованиями структурных подразделений администрации области изготавливаются в одном экземпляре. 13.2.2. Для получения разрешения на изготовление печатей и угловых штампов в государственно-правовой департамент представляются следующие документы: заявление; эскизы печатей и угловых штампов в двух экземплярах, заверенные подписью руководителя; копия положения о структурном подразделении администрации области. 13.2.3. Образцы печатей и штампов согласовываются с руководителем государственно-правового департамента, выдается разрешение на изготовление печатей и штампов, которое регистрируется в специальном журнале. 13.2.4. На основании разрешения на изготовление печатей и штампов структурные подразделения заказывают печати и штампы через управление делами администрации Новосибирской области. 13.2.5. Печать администрации области изготавливается в трех экземплярах. Печать хранится: основная - в канцелярии; с цифрой 2 - в отделе государственной службы и кадров департамента организации управления администрации Новосибирской области; с цифрой 3 - в постоянном представительстве администрации Новосибирской области в городе Москве. Руководители указанных структурных подразделений являются ответственными лицами за хранение, использование печати и заверяют ею документы. (Пункт в редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) 13.2.6. Печати и штампы структурных подразделений администрации области хранятся у руководителей подразделений или передаются в соответствии с порядком, принятым в подразделении, под подпись работникам, которые обеспечивают их применение и сохранность. 13.2.7. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати сдаются в государственно-правовой департамент на уничтожение, о чем выдается квитанция. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. 13.2.8. При смене руководителя структурного подразделения администрации области или лица, ответственного за их применение и хранение, печати и штампы передаются по акту. 13.3. Порядок применения печати администрации области: 13.3.1. Печатью администрации области заверяются следующие документы: Почетные грамоты администрации Новосибирской области, Почетные грамоты Губернатора Новосибирской области, Благодарности Губернатора Новосибирской области; наградные листы; договоры, контракты, заключаемые администрацией области с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним; платежные и иные поручения, другие финансовые документы на получение денежных средств; характеристики, командировочные и другие удостоверения, подписанные Губернатором области или заместителями Губернатора области; (В редакции Постановления Губернатора Новосибирской области от 29.11.2007 г. N 465) образцы оттисков печатей структурных подразделений и подписей работников администрации области, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; совместные документы администрации области и других органов государственной власти и местного самоуправления, а также договоры, в которых одной из сторон является администрация области; доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности администрации области; акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным администрацией области. Перечень документов, заверяемых печатью администрации области, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает руководитель государственно-правового департамента. 13.3.2. Документы для заверения печатью администрации области представляются руководителями структурных подразделений администрации области или по их поручению работниками данного структурного подразделения. 13.3.3. Все документы заверяются печатью администрации области только при наличии подписей Губернатора области или его заместителей, а также виз руководителей структурных подразделений и ответственных исполнителей согласно установленному в администрации области порядку подписания и визирования документов. 13.3.4. Документы, подготовленные с отклонением от установленного Инструкцией порядка оформления документов, печатью администрации области не заверяются. 13.4. Порядок применения печатей и штампов структурных подразделений администрации области: 13.4.1. На документах администрации области проставляются печати и штампы в следующих структурных подразделениях: на копиях правовых актов администрации области - в отделе подготовки документов; на командировочных удостоверениях, телеграммах, письмах, полученных по электронной почте, в журналах доставки документов нарочными, на описях корреспонденции, полученной от фельдсвязи, реестрах, отправляемых и получаемых документов, пакетах с документами, направляемых фельдсвязью, - в канцелярии; на справках, характеристиках, доверенностях личного характера, документах личного состава администрации области - в отделе государственной службы и кадров департамента организации управления администрации области. 13.4.2. Порядок проставления печатей и штампов структурных подразделений администрации области на документах структурных подразделений определяется руководителями этих подразделений. 14. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 14.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью. 14.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации области осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе. 14.3. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, руководителем структурного подразделения, заместителем Губернатора области или Губернатором области. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. 14.4. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащем информацию ограниченного распространения. Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения. Для служебного пользования Экз. N 1 14.5. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается фамилия исполнителя, номер его телефона и количество экземпляров документа. Передача таких документов осуществляется под подпись. 14.6. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи. 14.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе 9 Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем. 14.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации области. 14.9. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель подразделения проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора области, координирующего вопросы защиты информации. ____________ ПРИЛОЖЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к п. 2.2.16 Инструкции Написание отдельных названий, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа 1. Президент Российской Федерации. 1.1. Названия совещательных и консультативных органов при Президенте Российской Федерации и органов, образованных главой государства: Совет Безопасности Российской Федерации; Геральдический совет при Президенте Российской Федерации; Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации; Комиссия по вопросам помилования при Президенте Российской Федерации. 1.2. Названия самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации: Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации; Экспертное управление Президента Российской Федерации. 1.3. Названия должностей: Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; полномочный представитель Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе. 1.4. Наименование актов Президента Российской Федерации: Указ Президента Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 679 "О включении нового наименования субъекта Российской Федерации в Конституцию Российской Федерации", но: указы Президента Российской Федерации от 8 мая 2001 года N 528 "О некоторых мерах по укреплению юридических служб государственных органов" и от 26 июня 2001 года N 767 " О мерах по улучшению материального положения отдельных категорий граждан"; распоряжение Президента Российской Федерации от 12 апреля 2001 года N 200-рп (наименование в кавычках); проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках); Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию "Государство Россия. Путь к эффективному государству (О положении в стране и основных направлениях внутренней и внешней политики)". 2. Федеральное Собрание Российской Федерации. Федеральное Собрание - парламент Российской Федерации - является представительным и законодательным органом Российской Федерации; Федеральное Собрание Российской Федерации состоит из двух палат: Совета Федерации и Государственной Думы. 2.1. Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. 2.1.1. С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в полных названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, структурных подразделений Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания: Комитет Совета Федерации по конституционному законодательству и судебно-правовым вопросам; Временная комиссия по вопросам государственного строительства; Комиссия по делам женщин при Председателе Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Управление международных связей Аппарата Совета Федерации; Правовое управление Аппарата Совета Федерации. 2.1.2. При отсутствии полного названия слова комитет, комиссия, управление пишутся со строчной буквы. Со строчной буквы пишутся названия согласительных и иных комиссий, образованных Советом Федерации (в том числе совместно с другими федеральными органами государственной власти). 2.1.3. Названия должностей пишутся: с прописной буквы: Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; со строчной буквы: заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. 2.2. Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации: 2.2.1. С прописной буквы пишутся название палаты, первое слово в названиях комитетов, комиссий палаты, образованных ею рабочих органов, структурных подразделений Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации: Совет Государственной Думы; Комитет Государственной Думы по законодательству; Комитет Государственной Думы по промышленности, строительству и наукоемким технологиям; Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
