Постановление Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 № 109-П

9.2.7.  Контроль за формированием дел и методическая помощь в форме консультаций в подразделениях осуществляются службой делопроизводства.

9.3.  Организация оперативного хранения документов

9.3.1.  С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в подразделениях. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа.

9.3.2.  Руководители подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

9.3.3.  Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведённых для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, сейфах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

9.3.4.  Дела в шкафах для их учёта и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу. В целях обеспечения оперативного поиска документов последовательность расположения дел должна соответствовать последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре дел.

На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии  с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается  на внутренней стороне шкафа.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

9.3.5.  В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, возврате дел, при смене руководителя подразделения, при реорганизации и ликвидации подразделения.

Проверка наличия документов и дел проводится путём сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра.

9.3.6.  Выдача дел другим подразделениям осуществляется с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы формата А5 (приложение  № 50 к Инструкции). В ней указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому дело выдано, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием фамилии и должности.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений  на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается  в исключительных случаях и производится с разрешения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с объяснением причин выдачи.

10.  Порядок передачи документов на архивное хранение

Документы Правительства Ульяновской области после проведения экспертизы их ценности в установленном Федеральным архивным агентством порядке подлежат передаче на постоянное хранение в областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Ульяновской области».

Документы Правительства Ульяновской области, относящиеся  к государственной собственности, и документы долговременного хранения,  а также документы по личному составу хранятся в архиве.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив проводится  в подразделениях и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Сотрудники службы делопроизводства осуществляют контроль  и оказывают методическую помощь подразделениям в проведении вышеуказанных работ.

10.1.  Экспертиза ценности документов

10.1.1.  Экспертиза ценности документов – отбор документов  на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

законодательства Российской Федерации по архивному делу  и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков  их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих полномочия в сфере архивного дела. 

10.1.2.  Экспертиза ценности документов в Правительстве Ульяновской области проводится:

в подразделениях – при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.

10.1.3.  Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве Ульяновской области распоряжением Правительства Ульяновской области создаётся ЭК из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 5 человек.

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается Правительством Ульяновской области.

10.1.4.  Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в подразделениях осуществляется ежегодно лицами, ответственными за делопроизводство.

10.1.5.  При проведении экспертизы ценности документов  в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение  к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.  При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

10.1.6.  Отбор документов для постоянного хранения проводится  на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путём полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы  с временными сроками хранения.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

10.1.7.  По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение № 51 к Инструкции), долговременного хранения (приложение № 52 к Инструкции) и по личному составу (приложение № 53 к Инструкции), а также акты о выделении дел  к уничтожению (приложение № 54 к Инструкции).

10.2.  Составление и оформление описей дел

10.2.1.  Для обеспечения комплектования архива на все завершённые  в делопроизводстве дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи дел.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учёта  и раскрытия содержания. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел составляются подразделениями ежегодно отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.

На дела кратковременного хранения описи дел не составляются.

10.2.2.  Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение № 55 к Инструкции) и представляются в службу делопроизводства не позднее чем через год после завершения дел  в делопроизводстве.

10.2.3.  При составлении описей дел подразделениями соблюдаются следующие требования:

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся  в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел в подразделениях устанавливается  по согласованию с сотрудником службы делопроизводства, ответственным  за архив;

графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

10.2.4.  В конце описи дел вслед за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел  по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

10.2.5.  Опись дел подразделения подписывается составителем описи дел  с указанием его должности и утверждается руководителем соответствующего подразделения.

10.2.6.  Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в службу делопроизводства, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

10.2.7.  Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит сотрудник службы делопроизводства под методическим руководством специалистов областного государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Ульяновской области».

10.2.8.  Отбор документов за соответствующий период к уничтожению  и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные на ЭК акты утверждаются должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, после утверждения на ЭПК описей дел постоянного хранения. После этого разрешается уничтожить дела, включённые в указанные акты.

10.2.9.  Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Правительства Ульяновской области. Если  в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные  в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2019 года).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приёмо-сдаточным актом, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (приложение № 54 к Инструкции).

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью сотрудника, ответственного за архив, например: «Уничтожено. См. акт №_______ от ________. И.О.Фамилия».

10.3.  Подготовка и передача документов в архив

10.3.1.  В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача  в архив производится только по описям дел.

10.3.2.  Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения передаются в архив по истечении одного года их хранения и использования в подразделении.

10.3.3.  Дела кратковременного хранения (до 3 лет) передаче  в архив не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

10.3.4.  Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства, согласованному с руководителями подразделений  и утверждённому должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

10.3.5.  В период подготовки подразделениями дел к передаче в архив сотрудником службы делопроизводства, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления  и соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные  в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники подразделений обязаны устранить.

10.3.6.  Приём каждого дела производится сотрудником службы делопроизводства, ответственным за архив, в присутствии сотрудника подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

10.3.7.  В случае ликвидации или реорганизации подразделения ответственный за делопроизводство в данном подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передаёт их в службу делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача оформляется по описи дел  и номенклатуре дел.

10.4.  Использование документов архива

10.4.1.  Основными формами использования документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются на основании письменного обращения (запроса) подразделения, органа государственной власти и органа местного самоуправления, организации или частного лица (далее – заявители).

Срок исполнения запросов социально-правового характера заявителей  по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлён не более чем  на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации.

10.4.2.  Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, на бланке Правительства Ульяновской области.

Архивная справка подписывается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, а в его отсутствие – руководителем службы делопроизводства (в соответствии  с должностным регламентом) и заверяется оттиском простой круглой печати.

Идентичность подлиннику выданных архивных копий документов  и архивных выписок заверяется подписью сотрудника, ответственного за архив, исполнившего запрос, и оттиском простой круглой печати.

Архивная выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов,  и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся  к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

10.4.3.  На архивных копиях документов и архивных выписках проставляются штампы с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка».

Все листы архивной копии документа или архивной выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены простой круглой печатью.

Архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

10.4.4.  Документы из архива могут быть изъяты в соответствии  с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт, обосновывающий причину выдачи подлинников документов.

11.  Особенности работы с электронными документами

11.1.  В Правительстве Ульяновской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати  и изображения герба Ульяновской области.

11.2.  При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются ЭП Правительства Ульяновской области, которое является разработчиком документа,  в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ  «Об электронной подписи».

11.3.  Состав и перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, по согласованию с ЭПК.

11.4.  Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся  в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

11.5.  Приём и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

11.6.  При получении электронных документов, подписанных ЭП, службой делопроизводства осуществляется проверка подлинности ЭП.

11.7.  При передаче поступивших электронных документов  на рассмотрение Губернатору Ульяновской области, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе  с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

11.8.  Документы, создаваемые в Правительстве Ульяновской области  и (или) поступившие в Правительство Ульяновской области на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.

11.9.  Единицей учёта электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

11.10.  В целях учёта и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности документа.

В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

11.11.  Электронные документы формируются в дела в соответствии  с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся  в электронном виде.

11.12.  Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном Инструкцией порядке в Правительстве Ульяновской области  в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.13.  Электронные документы после истечения срока, установленного для их хранения, подлежат уничтожению на основании акта, утверждённого должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

________________