Постановление Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 № 109-П

договорам (соглашениям) об обучении, заключённым Правительством Ульяновской области, – «ДО-П»;

договорам (соглашениям) хозяйственным, заключённым Правительством Ульяновской области, – «ДХ-П»;

договорам о полной индивидуальной материальной ответственности – «Д-МО».

3.11.11.  Служебные контракты с государственными гражданскими служащими регистрируются и хранятся в кадровой службе.

3.11.12.  Формирование в дело и хранение всех договоров (соглашений) Правительства Ульяновской области осуществляются службой делопроизводства.

Подлинные экземпляры договоров (соглашений) в 5-дневный срок со дня их подписания передаются исполнителями в службу делопроизводства для регистрации.

3.12.  Подготовка и оформление документов,

передаваемых по каналам электросвязи

3.12.1.  Телеграммы

3.12.1.1.  Телеграммы оформляются по установленной форме (приложение № 31 к Инструкции). Телеграмма печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размера № 14.

Телеграмма составляется и передаётся на отправку в двух экземплярах. На копии телеграммы в нижней её части проставляется виза исполнителя (составителя телеграммы), а также время сдачи телеграммы на отправку.

Право подписи телеграмм категории «правительственная» имеют Губернатор Ульяновской области, Первый заместитель Губернатора Ульяновской области – руководитель администрации Губернатора Ульяновской области, заместители Губернатора Ульяновской области, первые заместители Председателя Правительства Ульяновской области, заместители Председателя Правительства Ульяновской области.

3.12.1.2.  Телеграмма имеет следующие реквизиты:

1) адрес (куда? кому?).

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации, например:

103905 МОСКВА ТВЕРСКАЯ 11

или:

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

В адресе телеграммы наименование населённого пункта (город, село, деревня) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населённый пункт, – в родительном падеже, например:

ДИМИТРОВГРАД УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращённо – «стр», «корп» и «кв» соответственно. Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращённо – «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» соответственно. В случае, если сокращённое наименование приведёт  к неопределённости или неточности адреса, сокращение не применяется.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. 

Наименование организации указывается в именительном падеже  и отделяется от телеграфного адреса одной строкой непечатаемых символов, например:

614006 Пермь Куйбышева 14

ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕРМСКОГО КРАЯ

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя указываются в дательном падеже, например:

ГУБЕРНАТОРУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В.П.ШАНЦЕВУ

или:

ИВАНОВУ А.И.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним  и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует её доставить, остальные адреса указываются  в тексте телеграммы.

При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный  и подписанный составителем телеграммы. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям, адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города (без слова «КОПИЯ»), например:

МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА

МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ;

2) текст отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов и печатается через двойной межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ ВСКЛ

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобки» могут быть написаны полными словами либо сокращённо («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), а также соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны полными словами либо сокращённо («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны полными словами.

Если слово в тексте пишется через дефис (например: «по-прежнему»,  «из-за»), то ставится чёрточка.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который даётся ответ. 

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой;

3) подпись должностного лица отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись, инициалы имени, отчества  и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;

4) регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита «Подпись должностного лица» через две строки непечатаемых символов;

5) адрес, наименование отправителя и дата отправки указываются  в нижней части телеграммы под чертой. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

3.12.1.3.  Текст международной телеграммы печатается на русском языке латинскими буквами русскоязычному адресату, находящемуся за границей (посольство, торговое представительство), либо на языке иностранного адресата. Международная телеграмма, составленная на любом языке, должна быть написана отправителем только латинскими буквами, которые употребляются в телеграфной службе между странами (соответствие букв русского алфавита буквам латинского алфавита приведено в приложении № 32 к Инструкции). Для написания таких телеграмм могут использоваться следующие буквы:

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

и цифры: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0.

Знаки препинания в международной телеграмме не обозначаются, каждое предложение начинается с новой строки и печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

Фамилия, имя и адресные данные отправителя, указываемые после текста международной телеграммы, пишутся на русском языке.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:

место нахождения (жительства) адресата (название улицы, бульвара, проспекта, номер дома, квартиры, наименование организации, название города, провинции, префектуры, области, индекс, название страны);

наименование адресата.

При адресовании международных телеграмм в адрес российского посольства наименование российского посольства следует печатать  на английском языке (RUSSIAN EMBASSY) или на языке страны назначения.

Международная телеграмма визируется в управлении внешних связей администрации Губернатора Ульяновской области.

Образцы оформления международных телеграмм приведены  в приложениях № 33 и 34 к Инструкции.

3.12.2.  Телефонограмма

Телефонограмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста  по каналам телефонной связи.

Телефонограммой передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителей, приглашения на совещания и заседания,  а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения, то есть телефонограмма используется для оперативного решения вопросов  в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование организации – автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;

наименование организации – получателя телефонограммы;

должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

дата телефонограммы;

время приёма-передачи;

текст, не превышающий 50 слов;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия;

входящий (исходящий) регистрационный номер телефонограммы.

Телефонограмма оформляется на бланке установленной формы (приложение № 35 к Инструкции), составляется в одном экземпляре  и подписывается руководителем подразделения. Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, в которые направляют телефонограмму, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются в соответ-ствующих журналах установленной формы (приложение № 36 к Инструкции).

4.  Организация работы с документами

4.1.  Организация документооборота

4.1.1.  Движение документов в Правительстве Ульяновской области  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2.  В Правительстве Ульяновской области различают три потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в подразделениях и используемые сотрудниками подразделений в управленческом процессе (внутренние).

4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, осуществляемые  с ними в Правительстве Ульяновской области, определяются Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией, положениями  о подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

4.2.  Приём, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1.  Доставка документов в Правительство Ульяновской области осуществляется посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными, курьерами, гражданами, а также с использованием факсимильной  и телеграфной связи, электронной почты и системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Доставка документов в подразделения осуществляется ответственными  за делопроизводство в подразделениях либо уполномоченными в надлежащем порядке сотрудниками подразделений в соответствии с графиком выдачи документов, указанным в пункте 4.2.17 настоящего подраздела, под расписку  в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа, подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии) получателя).

4.2.2.  Приём и обработка документов, поступающих в Правительство Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.

4.2.3.  Документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, передаются сотрудникам службы делопроизводства под роспись согласно реестрам.

При приёме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки (при наличии) и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста службы делопроизводства (канцелярии), принявшего документ. Сотрудник службы делопроизводства может проставлять на предъявляемой копии штамп о поступлении документа  в Правительство Ульяновской области.

4.2.4.  При приёме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта – наличие в нём документов, а также всех названных в них приложений.

При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трёх экземплярах, один из которых остаётся  в службе делопроизводства, другой приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и наименование документа) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывается руководителем службы делопроизводства и сотрудником, вскрывшим указанный конверт.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

4.2.5.  Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, полученных  по проводной связи, точное время их получения, например: 05.12.2015 10.35.

Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется штамп «Правительство Ульяновской области», указывается дата поступления, и он передаётся адресату.

4.2.6.  Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные  и праздничные дни, принимаются дежурным в приёмной Губернатора Ульяновской области. Указанные документы передаются в службу делопроизводства не позднее 10 часов ближайшего следующего рабочего дня  и регистрируются как поступившие в указанный рабочий день.

О документах, требующих срочного исполнения, оперативно докладывается Губернатору Ульяновской области с последующей их передачей в службу делопроизводства.

4.2.7.  Документы от исполнительных органов государственной власти Ульяновской области должны представляться в Правительство Ульяновской области не позднее трёх рабочих дней со дня регистрации документов  в исполнительном органе государственной власти Ульяновской области.

4.2.8.  Первичная обработка поступивших документов заключается  в распределении документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень не подлежащих регистрации документов приведён  в приложении № 37 к Инструкции.

4.2.9.  Поступившие документы, адресованные подразделениям, регистрируются в подразделениях.

Поступившие документы без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства,  а затем направляются в подразделение в соответствии с компетенцией.

4.2.10.  Регистрация документов, поступивших в Правительство Ульяновской области, осуществляется службой делопроизводства в базах данных «Внутренние документы» либо «Входящая корреспонденция» СЭД.

База данных «Внутренние документы» СЭД включает в себя переписку:

внутри Правительства Ульяновской области;

внутри исполнительных органов государственной власти Ульяновской области;

между Правительством Ульяновской области и исполнительными органами государственной власти Ульяновской области;

между исполнительными органами государственной власти Ульяновской области.

Документы, не относящиеся к базе данных «Внутренние документы», регистрируются в модуле «Входящая корреспонденция» СЭД.

Документы, поступившие в Правительство Ульяновской области после  16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и входящего регистрационного номера.

При регистрации документа в СЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путём сканирования документа), заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

Перечень входящих документов, подлежащих преобразованию  в электронную форму при регистрации, приведён в приложении № 38  к Инструкции.

4.2.11.  Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации  не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

4.2.12.  Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются  с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, вид документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронная подпись (далее – ЭП) автора. К регистрационному номеру документа добавляется индекс «ЭП», например: № 10157-ЭП.

Документ передаётся на исполнение со штампом «ЭП верна» и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭП, в случае неподтверждения подлинности ЭП исходящего документа он отправляется исполнителю.

Документы, поступившие по электронной почте без ЭП, пересылаются  по электронной почте должностным лицам, подразделениям в соответствии  с компетенцией.

4.2.13.  В случае поступления документов в подразделение напрямую, минуя службу делопроизводства, документы должны быть переданы ответственными за делопроизводство на регистрацию в службу делопроизводства незамедлительно.

В документы, поступившие в Правительство Ульяновской области  и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

4.2.14.  Документы на иностранных языках, поступившие  в Правительство Ульяновской области, учитываются в службе делопроизводства и направляются для организации перевода в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области». Датой регистрации документа является день поступления его перевода из ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» в службу делопроизводства.

4.2.15.  Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ульяновской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, передаются для регистрации в департамент по работе с обращениями граждан  и организаций управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.

4.2.16.  Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в службе делопроизводства  передаются в государственно-правовое управление администрации Губернатора Ульяновской области для подготовки аннотации. В течение  5 рабочих дней государственно-правовое управление администрации Губернатора Ульяновской области готовит аннотацию и передаёт её Губернатору Ульяновской области на доклад.

4.2.17.  После регистрации оригиналы документов 2 раза в день, с 10  до 12 часов и с 16 до 18 часов, передаются в приёмные руководителей  и подразделения через ответственных за делопроизводство либо уполномоченных в надлежащем порядке лиц под роспись в журнале. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

Документы с резолюциями Губернатора Ульяновской области передаются исполнителям наряду с бумажным носителем по СЭД  (в исключительных случаях – по факсимильной связи).

Подразделения получают документы от службы делопроизводства через ответственных за делопроизводство либо уполномоченных в надлежащем порядке лиц.

4.2.18.  Ошибочно направленные в подразделения документы незамедлительно возвращаются с соответствующей пометкой в службу делопроизводства.

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1.  Подготовка к рассмотрению документов включает в себя:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

4.3.2.  По входящим документам, требующим исполнения, подготавливаются проекты резолюций на бланке установленной формы (приложение № 8 к Инструкции).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие реквизиты:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым даётся поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись должностного лица, дающего поручение;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей основным считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Документы могут иметь несколько резолюций (для одного или нескольких исполнителей) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей,  в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учётом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.3.  Уполномоченные на подпись документа должностные лица при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указание в резолюции по исполнению документов;

подписывают исполненные документы или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных за подписью руководителей подразделений, оформляют отметку о списании документа  в дело.

4.3.4.  Документы должны рассматриваться в день их поступления. При рассмотрении документов уполномоченное на подпись документа должностное лицо выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.5.  Руководители подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.4.  Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.4.1.  Исходящими документами Правительства Ульяновской области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.4.2.  Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм осуществляется службой делопроизводства в модуле «Исходящие письма» СЭД.

4.4.3.  В службе делопроизводства осуществляются проверка правильности оформления документа, комплектности документа  и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, регистрация, учёт и отправка.

Разработчики исходящего документа формируют и заполняют проект электронной карточки исходящего документа, присоединяют к карточке электронный образ документа и направляют на регистрацию в службу делопроизводства.

Подписанные письма и телеграммы передаются разработчиками документов в службу делопроизводства для отправки. При этом к письму  и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес,  а при ответе на входящий документ должны быть заполнены его номер и дата.

Корреспонденция, поступившая в службу делопроизводства для отправки после 16 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется  на следующий день.

Сотрудники службы делопроизводства проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки  и регистрируют документ в СЭД с проставлением регистрационного номера  и даты регистрации на подлиннике и втором экземпляре документа. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями  к подготовке и оформлению документов, установленными Инструкцией.

Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются  и возвращаются их разработчикам для исправления.

Исходящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из постоянного числа, соответствующего коду региона (73), индекса подразделения или должностного лица и порядкового номера в пределах календарного года, например: 73-Г-01/765, где 73 – постоянное число, Г-01 – индекс подразделения или должностного лица, 765 – порядковый номер  в пределах календарного года.

Исходящим телеграммам присваивается регистрационный номер  с добавлением буквенного индекса «Т», например: 73-Г-01/300-Т.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.4.  Обработка, отправка и выдача документов, подписанных должностными лицами Правительства Ульяновской области, осуществляются службой делопроизводства.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Ульяновской области, к отправке не принимаются.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в службу делопроизводства подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

4.4.5.  В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаются по факсу.

Решение о способе доставки документа принимается разработчиком указанного документа, который указывает способ доставки документа  в соответствующем поле электронной карточки документа.

Ответы на обращения граждан отправляются простой корреспонденцией.

Заказная корреспонденция передаётся службой делопроизводства  на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется  в журнале отправки.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются  в один конверт.

4.4.6.  Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.5.  Регистрация и учёт внутренних документов

4.5.1.  Регистрация протоколов коллегиальных органов Правительства Ульяновской области осуществляется секретарём коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется в службе делопроизводства в СЭД.

Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий  из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «ПС», например: 580-ПС.

Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий  из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «АС», например: 4-АС.

4.5.2. Подписанные договоры (соглашения) по экономическим, научным, культурным связям, трудовые договоры, договоры по обучению регистрируются в журнале регистрации доверенностей по форме  в соответствии с приложением № 39 к Инструкции и хранятся в службе делопроизводства.

Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭД.

Регистрационный номер договора (соглашения) состоит  из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделённых косой чертой.

Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера  в пределах календарного года с буквенными индексами:

договорам, заключённым Губернатором Ульяновской области, – «Д» (например, № 28-Д);

договорам, заключённым Правительством Ульяновской области, – «ДП» (например, № 34-ДП).

4.5.3. Служебные контракты с государственными гражданскими служащими регистрируются и хранятся в управлении по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области.

4.5.4. Доверенности на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, представления интересов Правительства Ульяновской области в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в службе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение № 39.1 к Инструкции).

Доверенностям на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса «дг» (например, 01-дг); доверенностям на право совершения действий от имени Правительства Ульяновской области – индекс «дп» (например, 15-дп).

Зарегистрированный оригинал доверенности выдаётся под роспись,  а копия остаётся на хранении в службе делопроизводства.

4.5.5.  Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки, должностные инструкции и регламенты и др.) регистрируются в службе делопроизводства с добавлением буквенного индекса «вн» (например, 73-02/144-вн).

4.6.  Приём, обработка и передача документов

по каналам факсимильной связи

4.6.1.  Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики) и приём этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Правительства Ульяновской области [phone]), установлен в службе делопроизводства.

Средства факсимильной связи установлены в приёмных руководителей, подразделениях, контроль за использованием факсимильной техники возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.6.2.  Объём передаваемого в течение одного сеанса связи документа  не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ печатается на качественной бумаге формата А4. Не допускается деформация бумажного носителя отправляемого документа, использование тонкой, серой бумаги.

4.6.3.  Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов.

4.6.4.  Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации соответствующего вида документа.

Для передачи факсограмм нескольким организациям составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма направляется адресату почтовой связью по мере необходимости.

Факсограммы, адресованные Губернатору Ульяновской области, Первому заместителю Губернатора Ульяновской области – руководителю администрации Губернатора Ульяновской области, заместителям Губернатора Ульяновской области, первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, регистрируются в службе делопроизводства. Поступившему подлиннику письма, ранее переданного по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и он передаётся исполнителю  с пометкой «Подлинник письма, переданного по факсу».

4.6.5.  Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы на иностранных языках, адресованные Губернатору Ульяновской области, Первому заместителю Губернатора Ульяновской области – руководителю администрации Губернатора Ульяновской области, заместителям Губернатора Ульяновской области, первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, направляются в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» для организации перевода, а затем регистрируются в службе делопроизводства и передаются адресатам.

4.6.6.  Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется сотрудником подразделения, подготовившим документ к передаче,  и руководителем соответствующего  подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм службы делопроизводства. Факсограммы, поступившие до 18 часов, передаются адресату в тот же день, после 18 часов – на следующий рабочий день, срочные – немедленно.

4.6.7.  Персональная ответственность за правильность передачи (приёма) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на сотрудника подразделения, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

4.7.  Приём, обработка и передача

документов по электронной почте

4.7.1.  В Правительстве Ульяновской области приём электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса: [e-mail] осуществляются службой делопроизводства в течение рабочего дня.

4.7.2.  С официального адреса электронной почты Правительства Ульяновской области служебные письма направляются за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области. С официального адреса подразделений служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

4.7.3.  Ответственный за работу с электронной почтой сотрудник службы делопроизводства обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.7.4.  Ответственность за подготовку документов к передаче  по электронной почте и их содержание несёт разработчик указанных документов, за передачу – сотрудник службы делопроизводства.

4.7.5.  Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

4.7.6.  Разработчик документа оформляет документ в соответствии  с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов,  и представляет электронную копию документа сотруднику службы делопроизводства.

4.7.7.  Электронные копии справочно-информационных материалов,  не имеющих исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться  с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.7.8.  Сотрудник службы делопроизводства отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учёта электронной почты.

4.7.9.  Электронная копия документа в течение месяца хранится  на жёстком диске компьютера.

4.7.10.  При получении документа в виде электронного сообщения  на официальный адрес электронной почты Правительства Ульяновской области сотрудник службы делопроизводства:

осуществляет предварительное рассмотрение полученного документа  и, исходя из оценки содержания, регистрирует копию документа на бумажном носителе в службе делопроизводства, или передаёт в подразделения для регистрации и рассмотрения должностными лицами, или пересылает  по электронной почте адресату;

передаёт отправителю уведомление о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

5.  Организация информационно-поисковой системы по документам

5.1.  Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве Ульяновской области создаются информационно-поисковые системы по документам.

5.2.  Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

В процессе регистрации документов создаются базы данных для поисковой работы по документам.

5.3.  В Правительстве Ульяновской области справочная работа  по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляются  с использованием технологий СЭД.

6.  Порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

6.1.  Машинописные работы

Печатание документов осуществляется в машбюро, а также непосредственно в подразделениях (служебные письма за подписью руководителя соответствующего подразделения, внутренние документы)  с соблюдением установленных Инструкцией требований.

В машбюро печатаются только служебные документы на русском языке. Документы и материалы для печатания передаются в машбюро вместе  с заполненным бланком заказа установленной формы (приложение № 40  к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.

Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке печатаются законопроекты Ульяновской области, проекты правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ульяновской области, а также другие документы, связанные  с обеспечением деятельности Губернатора Ульяновской области.

Срочные документы печатаются вне очереди. Срочность печатания документов определяется соответствующей пометкой на бланке заказа руководителями подразделений или руководителем службы делопроизводства.

Документы, сданные в работу после 17 часов 30 минут, печатаются  на следующий день.

В передаваемых для печатания документах правки, равно как и вставки, сноски, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных цветов (синего, фиолетового или красного). Не принимаются для печатания документы, имеющие трудночитаемые правки, содержащие вопросы и замечания,  не устранённые после редактирования сотрудниками службы делопроизводства (корректорами). Кроме того, при наличии логических, гносеологических, а также многочисленных орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление на бланк не осуществляется и материалы возвращаются разработчику документа для доработки.

Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машбюро с электронной копией в формате текстового редактора Word.

Электронные носители разработчиков документов проверяются сотрудниками машбюро на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с такими электронными носителями прекращается и они возвращаются разработчику документа.

Документ и электронный носитель также возвращаются разработчику документа, если электронная версия не совпадает с версией  документа на бумажном носителе.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на одной стороне листа.

Документ печатается в одном экземпляре (за исключением писем)  и передаётся разработчику документа.

На первой странице изготовленного документа (кроме писем)  и на первых страницах всех приложений к документу в правом нижнем углу проставляется колонтитул размером шрифта № 8 нормальной насыщенности (дата и месяц создания документа (печатания) цифровым способом, инициалы сотрудника машбюро, печатавшего документ, порядковый номер документа  в пределах рабочего дня, например: 1112ст1).

В письмах колонтитул проставляется на оборотной стороне последнего листа под реквизитом «Отметка об исполнителе» размером шрифта № 10 нормальной насыщенности от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

Для дальнейшего использования в работе электронные версии документов, хранящиеся в машбюро, копируются на электронные носители разработчиков документов по их просьбе.

Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, исходящих писем, подписываемых Губернатором Ульяновской области, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машбюро.

6.2.  Копировально-множительные работы

Выполнение копировально-множительных работ производится в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных  в подразделениях.

В службе делопроизводства копируются служебные документы подразделений. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является оформление заказа по установленной форме (приложение № 41 к Инструкции). Заказы хранятся в течение года.

Изготовление небольших по объёму тиражей служебных документов  (до 10 страниц копий) осуществляется в подразделениях с соблюдением правил, установленных Инструкцией.

Документы на копирование принимаются службой делопроизводства  до 17 часов.

В первоочередном порядке копируются документы, поступившие  от Губернатора Ульяновской области, Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, а также рассылочные экземпляры законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области  и Правительства Ульяновской области.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется руководителем подразделения или руководителем службы делопроизводства.

Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны чётко и разборчиво и не превышать формат А3.

Документы и материалы загрязнённые, с помарками и вклейками,  в рукописном виде (кроме обращений граждан) на копирование  не принимаются.

Не подлежат копированию используемые Правительством Ульяновской области официальные бланки с воспроизведением герба Ульяновской области.  

Не принимаются также на копирование книги и брошюры, газеты  и газетные вырезки.

Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись.

7.  Порядок изготовления, учёта, хранения, использования  и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов

7.1.  Изготовление гербовых печатей

7.1.1.  Воспроизведение на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется:

Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ  «О Государственном гербе Российской Федерации»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995  № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

7.1.2.  Гербовые печати используются на документах в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью заверяются документы, указанные в приложении № 42 к Инструкции.

7.1.3.  В Правительстве Ульяновской области гербовой печатью заверяются подписи Губернатора Ульяновской области, Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, министров, главного бухгалтера, других должностных лиц, которым в соответствии с доверенностью или распоряжением Губернатора Ульяновской области предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовая печать ставится на копиях договоров (соглашений), доверенностей Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Право заверения таких копий принадлежит службе делопроизводства.

Заверение кадровых документов осуществляется кадровой службой.

Оттиск всех элементов гербовой печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляется на специально отведённом месте. Место нанесения печати обозначается символом «м.п.». Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

7.1.4.  Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

7.1.5.  Гербовые печати хранятся в службе делопроизводства; в кадровой службе хранится гербовая печать Правительства Ульяновской области.

7.2.  Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области, Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей

Председателя Правительства Ульяновской области

7.2.1.  Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области определяется непосредственно Губернатором Ульяновской области.

7.2.2.  Заявка на изготовление штампа с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ульяновской области подписывается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

7.2.3.  Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора  Ульяновской области может использоваться на поздравительных открытках, дипломах, благодарностях, почётных грамотах.

Использование указанного штампа при оформлении подлинников всех видов документов запрещается.

7.2.4. Решение о необходимости изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области принимается указанными должностными лицами.

Порядок использования факсимильного воспроизведения подписей Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области утверждается Губернатором Ульяновской области.

7.3.  Простые печати и штампы

7.3.1.  Подразделения могут иметь простые печати и штампы.

7.3.2.  Право подразделения иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляется  в положении о подразделении.

7.3.3.  Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении входящих и исходящих документов применяются соответствующие штампы: «Контроль», «Копия верна», «Подлежит возврату», «Регистрационный штамп».

7.3.4.  В службе делопроизводства для удостоверения документов,  не воспроизводящих подлинную подпись Губернатора Ульяновской области, применяется простая круглая печать.

7.3.5.  Оттиск простых печатей ставится на документах (или их копиях), приведённых в приложении № 43 к Инструкции.

7.4.  Порядок оформления заказа на изготовление

гербовых и простых печатей, штампов и их учёта

7.4.1.  Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-гравёрными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии  на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации ГОСТ «Печати  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511-2001».

7.4.2.  Размещение заказов подразделений на изготовление печатей  и штампов осуществляется ОГКУ «Управление делами Ульяновской области» на основании заявки подразделений.

7.4.3.  Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

7.4.4.  Письмо с заявкой на изготовление печатей и (или) штампов, подписанное руководителем подразделения и согласованное с должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, вместе с прилагаемыми эскизами направляется в ОГКУ «Управление делами Ульяновской области».

7.4.5.  Все изготовленные печати и штампы регистрируются в службе делопроизводства в специальном журнале с проставлением их оттисков  и передаются по акту в подразделения.

7.4.6.  Подразделения ведут общий учёт используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учёта выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение № 44 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

7.4.7.  Руководители подразделений назначают сотрудников, ответственных за учёт, использование и хранение печатей и штампов  и несущих персональную ответственность за их использование  и сохранность.

7.4.8.  Печати и штампы выдаются руководителями подразделений сотрудникам, ответственным за их учёт, использование и хранение, под расписку.

7.4.9.  Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их  за пределы здания Правительства Ульяновской области не допускаются.

7.5.  Хранение печатей и штампов

7.5.1.  Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

7.5.2.  При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

7.5.3.  Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.

7.5.4.  При утере печати или штампа незамедлительно в письменном виде ставится в известность должностное лицо Правительства Ульяновской области, курирующее службу делопроизводства.

7.6.  Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

7.6.1.  Сотрудник, получающий печать, расписывается в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

7.6.2.  Печати и штампы числятся за получившими их лицами до момента передачи (сдачи) печатей и штампов в службу делопроизводства либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

7.6.3.  Замена печатей и (или) штампов производится на основании разрешения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства.

Для замены ранее выданных службой делопроизводства печатей и (или) штампов в случае их износа, повреждения, утраты сотрудник, ответственный  за учёт, использование и хранение печатей и штампов, должен представить должностному лицу Правительства Ульяновской области, курирующему службу делопроизводства:

письмо с просьбой о замене печати и (или) штампа;

объяснительную записку с указанием причины утраты печати и (или) штампа;

акт об уничтожении печати и (или) штампа, утверждённый руководителем подразделения.

7.6.4. Письмо с просьбой о замене печати и (или) штампа с визой должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства, акт и объяснительная записка направляются в службу делопроизводства для регистрации в соответствующем журнале.

7.6.5.  Заказ на изготовление новых печатей и (или) штампов оформляется в соответствии с подразделом 7.4 настоящего раздела.

7.6.6.  В случае ликвидации подразделения или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в службу делопроизводства для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется комиссией, которая создаётся должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

Уничтожение печатей и (или) штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

7.6.7.  В составленном акте об уничтожении печатей и (или) штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и (или) штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и (или) штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями, штампами  и журналом их учёта.

Указанный акт является основанием для внесения отметки  об уничтожении печати, штампа в журнал учёта.

7.7.  Контроль состояния учёта, использования

и хранения печатей и штампов

7.7.1.  Проверка наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в подразделениях осуществляются службой делопроизводства.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

7.7.2.  При переводе, увольнении сотрудника, ответственного за учёт, использование и хранение печатей и штампов, руководитель подразделения создаёт комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей  и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям  в журнале учёта выдачи печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приёма-передачи печатей  и штампов другому сотруднику, назначенному ответственным за их учёт, использование и хранение, с приложением оттисков передаваемых печатей  и штампов.

7.7.3.  В случае ненадлежащих учёта и условий хранения печатей  и штампов, повлёкших их порчу или утрату, проводится служебная проверка  с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

8.  Учёт объёма документооборота

8.1.  Объём документооборота составляет количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных  в подразделениях за определённый период времени. В объёме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не подлежащие регистрации).

8.2.  За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро  и машбюро.

Учёт количества документов проводится в целом по Правительству Ульяновской области.

8.3.  Сотрудники службы делопроизводства, осуществляющие регистрацию отдельных видов документов, ежемесячно до 05 числа месяца, следующего за отчётным, представляют руководителю службы делопроизводства данные о количестве зарегистрированных документов.

8.4.  Результаты учёта количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются должностному лицу Правительства Ульяновской области, курирующему службу делопроизводства.

9.  Документальный фонд Правительства Ульяновской области

Правительство Ульяновской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее – ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности,  с указанием сроков их хранения.

9.1.  Составление номенклатуры дел

9.1.1.  Формирование документального фонда Правительства Ульяновской области осуществляется службой делопроизводства путём составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учёта и передачи дел в архив.

9.1.2.  Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

9.1.3.  По срокам хранения все дела можно разделить на следующие группы:

1)  дела постоянного хранения;

2)  дела временного хранения:

а)  со сроком хранения свыше 10 лет (далее – дела долговременного хранения);

б)  со сроком хранения до 10 лет включительно (далее – дела кратковременного хранения);

3)  дела по личному составу (распоряжения о приёме, увольнении, перемещении; лицевые счета по заработной плате; личные дела уволенных).

9.1.4.  Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу, а также для учёта дел кратковременного хранения.

9.1.5.  При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Ульяновской области, Законом Ульяновской области от 09.06.2005  № 043-ЗО «О Правительстве Ульяновской области», положениями  о подразделениях, штатным расписанием (структурой) Правительства Ульяновской области, планами и отчётами о работе, перечнями документов  с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.

9.1.6.  В Правительстве Ульяновской области составляются номенклатуры дел подразделений (приложение № 45 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Ульяновской области (далее – сводная номенклатура дел) (приложение № 46 к Инструкции).

Номенклатура дел подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 01 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел в подразделениях возлагается на их руководителей.

Вновь образованное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Правительства Ульяновской области (далее – ЭК).

9.1.7.  Сводная номенклатура дел составляется сотрудником службы делопроизводства на основе номенклатур дел подразделений, подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

9.1.8.  После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих её разделов для использования  в работе.

9.1.9.  В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

В случае изменения функций и (или) структуры Правительства Ульяновской области составляется новая сводная номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза  в пять лет.

9.1.10.  Сводная номенклатура дел печатается в трёх экземплярах. Первый экземпляр, утверждённый должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства, является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства, второй экземпляр используется в архиве, третий передаётся в областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Ульяновской области».

Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись  в электронном виде.

9.1.11.  В сводной номенклатуре дел разделы расположены  в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием Правительства Ульяновской области. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений.

9.1.12.  В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включённого в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит  из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения подразделения, утверждённого должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства,  и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:  05-03, где:

05 – обозначение подразделения;

03 – порядковый номер дела в разделе сводной номенклатуры дел.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

Дела по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего года  с тем же индексом.

В графу 2 «Заголовок дела» сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, нормативные правовые акты, плановые и отчётные документы, переписку, номенклатуру дел, контрольные карточки или другие учётные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: вид дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидность документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название подразделения (разработчика документов); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата, период,  к которым относятся документы дела; указание на копийность документа.

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную документацию, указываются вид документа и автор, например: «Постановления Правительства Ульяновской области».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы (справки, аналитические записки) по выполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Ульяновской области».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с областными учреждениями и ведомствами по вопросам социально-экономического развития».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты), например: «Годовой бухгалтерский отчёт Правительства Ульяновской области по основной деятельности за 2015 год».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество единиц хранения» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел,  о переходящих делах (например: «переходящие с 2015 г.»), о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению,  о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется отметка «В электронном виде».

9.1.13.  Если в течение года в подразделениях возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

9.1.14.  По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись  о количестве заведённых дел (томов) (приложение № 46.1 к Инструкции).

9.2.  Формирование и оформление дел

9.2.1.  Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела  в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2.  Дела Правительства Ульяновской области формируются  в подразделениях. Ответственность за формирование дел в подразделениях несут их руководители и ответственные за делопроизводство.

9.2.3.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии  с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело  не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объёму дело не должно превышать 250 листов, при наличии  в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием номера тома: т. 1, т. 2.

Распорядительные документы группируются в дела по видам  и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утверждённые нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов,  то они  группируются в самостоятельные дела.

Распоряжения Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области регистрируются и формируются в дела отдельно  от распоряжений по личному составу и кадровым вопросам.

Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются  в отдельные дела с учётом сроков их хранения: распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении, срок хранения которых составляет 75 лет, формируются отдельно от распоряжений  о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках, срок хранения которых составляет 5 лет.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается  за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.

9.2.4.  Дела Правительства Ульяновской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

9.2.5.  В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

9.2.5.1.  Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 47 к Инструкции);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение № 48 к Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 49 к Инструкции);

подшивку и переплёт дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

9.2.5.2.  Дела кратковременного хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение документов в скоросшивателях; документы при обработке не пересистематизируются, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. В обязательном порядке заполняются реквизиты обложки дела.

9.2.6.  Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской власти и подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области указывается полностью в именительном падеже;

наименование подразделения записывается в соответствии с утверждённой структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел;

заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

дата дела: указывается год (годы) заведения и окончания дела  в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается словесно-цифровым способом (число  и год указываются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом). Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчёты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять чётко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола  в твёрдую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включённых  в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются  по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные  и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись её составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела указываются новое наименование этого подразделения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование подразделения заключается в скобки.