Постановление Правительства Ульяновской области от 21.03.2016 № 109-П

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с абзацным отступом шрифтом нормальной насыщенности с указанием номера, после которого ставится точка; наименование главы печатается через одинарный межстрочный интервал  с прописной буквы полужирным шрифтом, например:

Глава 5.

Права лиц, удостоенных звания «Почётный гражданин»  и занесённых в Золотую книгу Почёта

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с абзацным отступом шрифтом нормальной насыщенности с указанием номера, после которого ставится точка; наименование статьи печатается через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы полужирным шрифтом, например:

Статья 15.

Совет безопасности при Губернаторе Ульяновской области

При отсутствии наименования статьи слово «Статья» и номер выделяются полужирным шрифтом и точка после них не ставится.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита  с закрывающей круглой скобкой.

3.1.5.4.  Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Губернатор Ульяновской области», которые печатаются в одну строку полужирным шрифтом от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

3.1.5.5.  Если к законопроекту имеется приложение, то оно оформляется на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов законопроектов.

Если в тексте законопроекта делается ссылка на приложение,  то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами (без кавычек), ниже через одну строку непечатаемых символов даётся ссылка на закон без указания на номер и дату (указывается вид документа и его наименование). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются (при этом знак  № не ставится), например:

Приложение 2

к Закону

Ульяновской области

«О муниципальной службе

в Ульяновской области»

При наличии в тексте законопроекта формулировки «утвердить» (прилагаемый документ) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») со ссылкой на закон с указанием его наименования (без даты и номера), например:

УтверждЁн

Законом

Ульяновской области

«Об утверждении отчёта

о результатах приватизации

государственного имущества

Ульяновской области за 2015 год»

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру без абзацного отступа через одну-три строки непечатаемых символов от текста, длина черты составляет 2-3 см.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении № 9  к Инструкции.

3.1.6. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 10 к Инструкции) и имеет следующие реквизиты:

3.1.6.1.  Вид документа – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – печатается без абзацного отступа прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

3.1.6.2.  Наименование документа от предыдущего реквизита не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом  и выравнивается по центру. Точка после наименования документа не ставится.

В наименовании документа указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Ульяновской области «О внесении изменений

в Закон Ульяновской области «О мерах социальной поддержки многодетных семей на территории Ульяновской области»

3.1.6.3.  Текст отделяется от наименования документа одной-двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом размера № 14 через полуторный межстрочный интервал.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее в себя развёрнутую характеристику законопроекта, его цели, основные положения, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.1.6.4.  Подпись должностного лица отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами  и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.2.  Проекты правовых актов Губернатора Ульяновской области,

Правительства Ульяновской области

3.2.1.  Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области осуществляются  в соответствии с Регламентом Правительства Ульяновской области, утверждённым постановлением Правительства Ульяновской области  от 01.09.2005 № 4/76 «Об утверждении Регламента Правительства Ульяновской области» (далее – Регламент Правительства Ульяновской области), постановлением Губернатора Ульяновской области от 13.07.2009 № 49  «Об утверждении Правил подготовки и издания правовых актов Губернатора  и Правительства Ульяновской области», Инструкцией и иными правовыми актами, регулирующими данные вопросы.

Проект правового акта Губернатора Ульяновской области или Правительства Ульяновской области представляется в службу делопроизводства в день подписания сопроводительного письма (служебной записки) руководителем подразделения или исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, в котором подготовлен соответствующий проект, с целью его регистрации и дальнейшей передачи  в государственно-правовое управление администрации Губернатора Ульяновской области на правовую экспертизу.

3.2.2.  Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области соответственно.

Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам,  не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области,  а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – в форме постановлений.

3.2.3.  Правовые акты Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области печатаются на бланках «Постановление Губернатора Ульяновской области» (приложение № 3.1 к Инструкции), «Распоряжение Губернатора Ульяновской области» (приложение № 3.2 к Инструкции), «Постановление Правительства Ульяновской области» (приложение № 3.3  к Инструкции), «Распоряжение Правительства Ульяновской области» (приложение № 3.4 к Инструкции), изготовленных типографским способом. Текст печатается в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещается. При оформлении правовых актов на двух  и более страницах текст печатается начиная со второй страницы  на стандартных листах бумаги формата А4. Поля второй и последующих страниц составляют: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – по 20 мм.

3.2.4.  Правовые акты имеют следующие реквизиты: вид документа (постановление Губернатора Ульяновской области, распоряжение Губернатора Ульяновской области, постановление Правительства Ульяновской области, распоряжение Правительства Ульяновской области), дату и номер, номер экземпляра, место издания, наименование документа, текст, подпись должностного лица.

Дата проставляется после подписания правового акта уполномоченным должностным лицом, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

Номер проставляется после подписания правового акта уполномоченным должностным лицом, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака «№» и регистрационного номера.

Реквизит «Номер экземпляра» отделяется от реквизитов «Дата»  и «Номер» одной строкой непечатаемых символов, печатается от правой границы текстового поля и оформляется следующим образом: «Экз. № _____».

Реквизит «Место издания» (г. Ульяновск) отделяется от реквизита «Номер экземпляра» одной строкой непечатаемых символов и оформляется центрированным способом.

Наименование правового акта начинается с прописной буквы, печатается строчными буквами центрированным способом на расстоянии не менее 80 мм от верхнего края листа через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Точка после наименования правового акта не ставится.

3.2.5.  Текст отделяется от наименования правового акта одной-двумя строками непечатаемых символов и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается с абзацными отступами и выравнивается по ширине.

Текстовая часть правового акта может подразделяться на преамбулу  и постановляющую часть.

Преамбула в постановлениях Губернатора Ульяновской области завершается словом «п о с т а н о в л я ю:», в постановлениях Правительства Ульяновской области – словами «Правительство Ульяновской области  п о с т а н о в л я е т:», при этом слова «п о с т а н о в л я ю»  и «п о с т а н о в л я е т» печатаются строчными буквами вразрядку, после них ставится двоеточие.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Если в тексте правового акта делается ссылка «согласно приложению»,  то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами (без кавычек), ниже через одну строку непечатаемых символов даётся ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению Губернатора

Ульяновской области

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру без абзацного отступа через одну-три строки непечатаемых символов от текста, длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте проекта правового акта формулировки «утвердить» (прилагаемое положение) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово «УТВЕРЖДЁН» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ») со ссылкой на правовой акт, например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Правительства

Ульяновской области

Слова «УТВЕРЖДЁН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ» в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Наименование приложения печатается центрированным способом полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал без абзацного отступа. Первое слово наименования приложения печатается на первой строке отдельно от остальной части наименования прописными буквами, например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о Министерстве финансов Ульяновской области

Наименование приложения отделяется от грифа утверждения документа четырьмя строками непечатаемых символов, от текста приложения – одной строкой непечатаемых символов.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их наименования печатаются центрированным способом (относительно границ текста) без абзацного отступа. Точка после наименования раздела не ставится. Допускается выделять наименования разделов полужирным шрифтом. При нумерации разделов (подразделов) используются арабские цифры с точками.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками таблицы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом:  по вертикали – по верхнему краю, по горизонтали – по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.). В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звёздочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом размера № 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски её текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трёх сносок.

3.2.6.  Электронные версии проекта и листа согласования правового акта размещаются в модуле «ОРД» СЭД.

Ответственность за идентичность материалов, содержащихся в файлах проекта правового акта, несёт разработчик документа.

После прохождения в установленном порядке правовой экспертизы  в государственно-правовом управлении администрации Губернатора Ульяновской области разработчик документа направляет электронную версию проекта правового акта на регистрацию в службу делопроизводства.

3.2.7.  Пояснительная записка к проекту правового акта.

Пояснительная записка к проекту правового акта оформляется  на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

3.2.7.1.  Вид документа – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру без абзацного отступа.

3.2.7.2.  Наименование документа от предыдущего реквизита  не отделяется, начинается со строчной буквы, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом  и выравнивается по центру без абзацного отступа, точка после наименования документа не ставится.

В наименовании документа указывается полное название проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст пояснительной записки отделяется от наименования документа одной-двумя строками непечатаемых символов, печатается шрифтом гарнитуры Times New Roman размера № 14 через одинарный межстрочный интервал (приложение № 10.1 к Инструкции).

Текст выравнивается по ширине, печатается с абзацными отступами  от левой границы текстового поля.

В тексте должно содержаться обоснование принятия правового акта, суть проекта правового акта, наличие разногласий, результаты проработки проекта правового акта и его экспертизы.

3.2.7.3.  Подпись должностного лица отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает в себя наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами  и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой  в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой одной строкой непечатаемых символов.

3.2.8.  Оформление реквизита «виза» проекта правового акта.

Проекты правового акта визируются полистно.

На оборотной стороне каждого листа правового акта в нижней части ставятся подписи разработчика документа, сотрудника службы делопроизводства, осуществляющего лингвистическую экспертизу (корректора), и сотрудника государственно-правового управления администрации Губернатора Ульяновской области, осуществляющего правовую экспертизу правового акта. На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части проставляется подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) разработчика документа, представителей государственно-правового управления администрации Губернатора Ульяновской области и службы делопроизводства (корректора).

Согласование проекта правового акта осуществляется путём оформления листа согласования (приложение № 11 к Инструкции) и проставления отметки  о согласовании в электронном виде.

3.2.9.  Реквизит «Подпись должностного лица» отделяется от реквизита «Текст документа» тремя строками непечатаемых символов и состоит из слов «Губернатор области» («Исполняющий обязанности Губернатора области») вне зависимости от вида правового акта (и на бланках постановлений  и распоряжений Губернатора Ульяновской области, и на бланках постановлений и распоряжений Правительства Ульяновской области), печатается от границы левого поля без абзацного отступа.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются у правой границы текстового поля.

Образец оформления проекта постановления Губернатора Ульяновской области приведён в приложении № 12 к Инструкции, проекта постановления Правительства Ульяновской области – в приложении № 12.1 Инструкции.

3.3.  Распоряжения по кадровым вопросам

В Правительстве Ульяновской области по кадровым вопросам издаются распоряжения, которые готовятся управлением по вопросам государственной службы и кадров администрации Губернатора Ульяновской области (далее – кадровая служба).

Распоряжения оформляются на бланках «Распоряжение Губернатора Ульяновской области» (приложение № 3.2 к Инструкции) и «Распоряжение Правительства Ульяновской области» (приложение № 3.4 к Инструкции).

Распоряжения о приёме, увольнении, отпусках, командировках работников, занимающих должности, не отнесённые к должностям государственной гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Правительства Ульяновской области, оформляются в соответствии с унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда  и его оплаты» (далее – унифицированные формы). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми  и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению  и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Правительство Ульяновской области имеет право вносить дополнительные необходимые ему реквизиты, но при этом все реквизиты унифицированных форм должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Распоряжения со сроком хранения 75 лет регистрируются  и формируются в дела отдельно от распоряжений со сроком хранения 5 лет (приложение № 13 к Инструкции).

3.4.  Организация работы по выпуску правовых актов

Проект правового акта, подготовленный и согласованный  в соответствии с Правилами подготовки и издания правовых актов Губернатора и Правительства Ульяновской области, после подписания  в установленном порядке передаётся государственным правовым управлением администрации Губернатора Ульяновской области в службу делопроизводства для регистрации.

Ответственность за идентичность текста электронного варианта правового акта его тексту на бумажном носителе несёт разработчик документа и руководитель подразделения (исполнительного органа государственной власти Ульяновской области), являющегося исполнителем документа.

Работа по выпуску законов Ульяновской области, правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области включает в себя регистрацию правовых актов, направление их на официальное опубликование, рассылку.

Сотрудники службы делопроизводства регистрируют подписанные правовые акты в модуле «ОРД» СЭД.

Правовым актам присваиваются порядковые номера  в автоматизированном режиме в пределах календарного года.

К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные индексы:

к законам Ульяновской области – «ЗО» (например, 10-ЗО);

к распоряжениям Губернатора Ульяновской области по основной деятельности – «р» (например, 15-р);

к распоряжениям Губернатора Ульяновской области по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет – «рк» (например, 73-рк), со сроком хранения 5 лет – «рлс» (например, 133-рлс);

к постановлениям Правительства Ульяновской области, принятым  в рабочем порядке, – «П» (например, 321-П). Принятые на заседаниях Правительства Ульяновской области постановления нумеруются путём проставления номера заседания, через косую черту – порядкового номера постановления и через дефис – индекса «П» (например, 10/230-П);

к распоряжениям Правительства Ульяновской области, принятым  в рабочем порядке, – «пр» (например, 46-пр). Принятые на заседаниях Правительства Ульяновской области распоряжения нумеруются путём проставления номера заседания, через косую черту – порядкового номера распоряжения и через дефис – индекса «пр» (например, 11/53-пр);

к распоряжениям Правительства Ульяновской области по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет – «пр/к» (например, 2-пр/к), со сроком хранения 5 лет – «пр/лс» (например, 7-пр/лс).

Датой правового акта является дата его подписания.

Направление на официальное опубликование и учёт опубликованных правовых актов осуществляются службой делопроизводства по согласованию  с государственно-правовым управлением администрации Губернатора Ульяновской области.

Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, составленным разработчиком документа (приложение № 14  к Инструкции). Копии правовых актов заверяются оттиском простой круглой печати.

Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется  не позднее чем в 5-дневный срок после их подписания.

Правовые акты в течение текущего года хранятся в службе делопроизводства, после чего передаются по описи в архив.

3.5.  Положения, правила, инструкции, регламенты

3.5.1.  Положение – правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Правительства Ульяновской области.

Правила – правовой акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определённых видов деятельности, обязательные для применения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные стороны деятельности Правительства Ульяновской области.

Регламент – правовой акт, включающий совокупность правил  и определяющий порядок деятельности Правительства Ульяновской области.

3.5.2.  Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций, регламентов) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области.

3.5.3.  Текст положений (правил, инструкций, регламентов) печатается  на стандартных листах бумаги формата А4, излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Наименования положений (правил, инструкций) отвечают на вопрос  «о чём?», наименования инструкций и регламентов, содержащих должностные требования и порядок проведения работ, согласуются с видом документа  в родительном падеже (кого? (чего?), например: «Должностной регламент главного специалиста-эксперта», «Регламент совещания …».

Констатирующей частью положений (правил, инструкций, регламентов) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положений (правил, инструкций, регламентов) может делиться на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь наименования.

3.6.  Протокол

3.6.1.  Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов  и принятия решений на оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, советов, рабочих групп, конференциях, переговорах (далее – заседание (совещание).

3.6.2.  Ведение записи во время заседания (совещания), сбор материалов  и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания (совещания).

Протоколы могут быть полными, в которых кроме вопросов и решений содержится краткая запись выступлений докладчиков и участников (приложение № 15 к Инструкции), краткими, в которых фиксируются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (приложение № 16 к Инструкции), и стенографическими, в которых весь ход заседания (совещания) записывается дословно.

Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Звукозапись заседания (совещания) хранится в течение 6 месяцев  в подразделении, готовившем вопросы к обсуждению.

3.6.3.  Подлинники документов по вопросам, рассмотренным  на заседании, направляются в подразделение, готовившее вопросы  к обсуждению, для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола  о принятых решениях (приложение № 17 к Инструкции). Копии протокола или экземпляры выписки из протокола о принятых решениях рассылаются  в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным  за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

3.6.4.  Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4  с продольным или угловым расположением реквизитов по типу общего бланка (приложения № 15 и 16 к Инструкции) или на общем бланке Правительства Ульяновской области (приложение № 3.15 к Инструкции).

Протокол имеет следующие реквизиты: герб Ульяновской области (при оформлении на общем бланке); наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области; вид документа; номер и дату; место составления; наименование документа; текст; подписи.

Вид документа печатается ниже наименования высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области через две строки непечатаемых символов прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом (П Р О ТО К О Л).

Датой протокола является день проведения заседания (совещания). Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола состоит из даты его начала и даты окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2015 или 11-12.02.2015 и печатается через одну строку непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита.

На одной с датой строке печатается номер протокола. Номером протокола заседания коллегиального органа является порядковый номер заседания,  к номерам протоколов заседаний Правительства Ульяновской области добавляется индекс «ЗП», президиума Правительства Ульяновской области – индекс «ЗПП». Нумерация протоколов ведётся в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа отдельно по каждой группе протоколов. Регистрация протоколов заседаний коллегиальных органов осуществляется секретарём коллегиального органа в журнале регистрации.

Регистрационные номера протоколам оперативных совещаний, проводимых должностными лицами Правительства Ульяновской области, присваиваются в службе делопроизводства.

Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера  в пределах календарного года и буквенного индекса «ПC», например: 120-ПС.

Информация о проведении заседаний (совещаний) в Правительстве Ульяновской области в день их проведения (до 18 часов) передаётся в службу делопроизводства.

Решения к протоколу нумеруются путём проставления порядкового номера протокола и через косую черту – порядкового номера рассмотренного по повестке дня вопроса, например: 10/2.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов заседаний (совещаний) организаций, принимавших участие в заседании (совещании).

Место составления протокола указывается по факту проведения заседания (совещания), печатается через одну строку непечатаемых символов ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», выравнивается по центру без абзацного отступа.

Наименование протокола отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, начинается со строчной буквы, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал.

Наименование протокола согласуется с видом документа в родительном падеже и содержит указание на вид коллегиальной деятельности (например,  «(П Р О Т О К О Л) заседания, совещания»), а также указание либо на название коллегиального органа (например, «заседания Экспертной комиссии»), либо  на тему заседания (совещания) (например, «совещания по вопросам подготовки  к новому учебному году»).

При продольном расположении все вышеуказанные реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются по центру без абзацного отступа. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь размером 72,8 х 88,6 мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо  по левому краю, либо по центру отведённой площади также без абзацного отступа. Угловой вариант используется в случаях, если протокол имеет гриф утверждения.

3.6.5.  Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

3.6.5.1.  Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1)  «Председатель» (или «Председательствующий») – указывается должностное лицо, проводящее заседание (совещание); его настоящая должность в протоколе не указывается. Слово «Председатель» печатается  от левой границы текстового поля без абзацного отступа с прописной буквы;

2)  «Секретарь» – указывается лицо, отвечающее за организацию заседания (совещания), составление и оформление протокола.

Слово «Секретарь» располагается ниже предыдущего реквизита, строкой непечатаемых символов от него не отделяется, печатается так же, как и слово «Председатель», от левой границы текстового поля без абзацного отступа  с прописной буквы;

3)  «Присутствовали» – приводится список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы сначала постоянных членов совещательного (коллегиального) органа, а затем наименования должностей, фамилии  и инициалы лиц, приглашённых на заседание из других органов, организаций,  и их наименования. Сведения о присутствующих участниках заседания (совещания) вносятся секретарём в протокол на основе данных их регистрации.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита одной строкой непечатаемых символов, после слова ставится двоеточие. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должностей. В протоколах постоянно действующих комиссий должности присутствующих не указываются.

При оформлении протокола заседания (совещания) с участием более  15 человек фамилии участников не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество и делается отметка «список прилагается», например: «Присутствовали: 18 человек (список прилагается)».

4)  «Повестка дня» – приводится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами через две-три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита  и выравниваются по центру. Каждый вопрос повестки нумеруется арабскими цифрами, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа; с новой строки также без абзацного отступа указывается докладчик, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об итогах проверки номенклатур дел на 2016 год в подразделениях, образуемых в Правительстве Ульяновской области.

Докладчик – Фамилия И.О.

3.6.5.2.  Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст каждого раздела состоит из трёх частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), указанные слова печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля без абзацного отступа, после слов ставится двоеточие. Каждая часть отделяется от предыдущей одной строкой непечатаемых символов.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра, показывающая, к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова «СЛУШАЛИ» в тексте протокола указываются фамилия и инициалы основного докладчика, а затем излагается запись его выступления (в полной форме) либо тема его выступления (в краткой форме). В тексте протокола фамилия  и инициалы каждого выступающего печатаются с новой строки  в именительном падеже. Изложение записи выступления ведётся от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире, например:

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – доложил об итогах проверки …

Допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается», в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии участников обсуждения вопроса, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. После слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») следует постановляющая часть соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются двумя арабскими цифрами, разделёнными точкой (например, 1.1): первая цифра указывает на номер пункта повестки дня, вторая – на номер принятого решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.6.6.  Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарём. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов.

При обсуждении особо важных вопросов протокол может визироваться докладчиками.

3.6.7.  Отдельные виды протоколов могут утверждаться Губернатором  Ульяновской области или лицом, исполняющим его обязанности. Решение  об утверждении принимается должностным лицом, председательствующим  на заседании (совещании).

3.6.8.  Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся  до исполнителей рассылкой копий протокола либо экземпляров выписки  из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляется  и подписывается ответственным исполнителем подразделения, готовившего заседание (совещание).

При составлении выписки из протокола воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка, вводная часть текста, тот вопрос повестки дня,  по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса  и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка  не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарём, например:

Верно

Секретарь                                       Подпись                                    И.О.Фамилия

Дата

Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется оттиском простой круглой печати.

3.6.9.  По результатам заседаний (совещаний) могут быть подготовлены поручения, которые оформляются согласно приложению № 18 к Инструкции.

В указанном случае регистрационный номер поручений должен соответствовать номеру протокола заседания (совещания).

3.7.  Служебные письма

3.7.1.  Служебные письма Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области (далее – письма) готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся  к компетенции Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области и подразделений;

как сопроводительные письма к документам;

как инициативные письма.

3.7.2.  Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или в соответствии  с резолюцией уполномоченного должностного лица.

3.7.3.  Письма от имени Губернатора Ульяновской области готовятся  на бланке письма Губернатора Ульяновской области (приложение № 3.5  к Инструкции), от имени Правительства Ульяновской области – на бланке письма Правительства Ульяновской области (приложения № 3.12 и 3.13  к Инструкции) и направляются во все адреса на территории Российской Федерации, а также в адрес зарубежных адресатов.

Письма за подписью первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, заместителей Председателя Правительства Ульяновской области печатаются на бланке письма Правительства Ульяновской области (приложения № 3.12 и 3.13 к Инструкции) или на бланках соответствующих должностных лиц (приложения № 3.8 и 3.9 к Инструкции).

Письма за подписью Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, помощников Губернатора Ульяновской области и советников Губернатора Ульяновской области оформляются на бланках соответствующих должностных лиц (приложения  № 3.6, 3.7, 3.10 и 3.11 к Инструкции).

Письма за подписью руководителей подразделений оформляются на бланке письма Правительства Ульяновской области (приложения № 3.12 и 3.13  к Инструкции).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.7.4.  Проекты писем за подписью Губернатора Ульяновской области (исполняющего обязанности Губернатора Ульяновской области) в обязательном порядке представляются на редактирование в службу делопроизводства (корректорам).

Срок редактирования письма сотрудником службы делопроизводства (корректором) составляет от одного до трёх рабочих дней в зависимости  от сложности и объёма письма и приложений к нему.

Срочные письма редактируются и выводятся на бланк в тот же день. Срочность писем определяется руководителем службы делопроизводства  и должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

3.7.5.  При направлении на редактирование проекты писем должны быть предварительно завизированы исполнителем письма – руководителем подразделения или исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, являющегося разработчиком документа, либо заместителем Председателя Правительства Ульяновской области, курирующим соответствующее направление (далее также – исполнитель письма).

Некоторые виды писем за подписью Губернатора Ульяновской области, кроме того, перед направлением на редактирование в службу делопроизводства (корректорам) должны пройти дополнительное согласование:

с сотрудниками государственно-правового управления администрации Губернатора Ульяновской области – письма в ответ на протест прокуратуры  об устранении нарушений законодательства, в ответ на представления прокуратуры, следственного комитета, о внесении изменений в нормативные правовые акты;

с сотрудниками департамента по работе с обращениями граждан  и организаций управления делопроизводства и работы с обращениями граждан  и организаций администрации Губернатора Ульяновской области – письма  о рассмотрении обращений граждан;

с сотрудниками, осуществляющими контрольные функции в службе делопроизводства, – письма по поручениям Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, их заместителей;

с руководителем управления внешних связей администрации Губернатора Ульяновской области или уполномоченным им лицом – письма, направляемые зарубежным адресатам;

с сотрудниками экспертно-аналитического управления администрации Губернатора Ульяновской области – письма об исполнении указов Президента Российской Федерации.

3.7.6.  Реквизитами письма являются наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области – автора; справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области; ОГРН, ИНН/КПП; дата, регистрационный номер; ссылка  на номер и дату поступившего документа; адресат; наименование документа; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе;  в гарантийных письмах, письмах финансового содержания – оттиск печати.

3.7.7.  Проект письма оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр, оформленный на соответствующем бланке, направляется адресату, второй, оформленный на простом листе формата А4, остаётся в службе делопроизводства. При необходимости копия зарегистрированного письма передаётся исполнителю письма.

Второй экземпляр письма, представляемого на подпись уполномоченному должностному лицу, должен быть предварительно завизирован исполнителем письма, а письма на бланке Губернатора Ульяновской области, кроме того, – полистно представителем службы делопроизводства (корректором) и при необходимости – лицами, указанными в абзацах третьем-седьмом пункта 3.7.5 настоящего подраздела. Визы с расшифровкой подписи проставляются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа второго экземпляра письма, остающегося в службе делопроизводства.

3.7.8.  Наименование составляется ко всем инициативным письмам, имеющим текст более семи строк, за исключением писем-благодарностей  и писем-поздравлений. Если объём текста письма составляет не более  семи строк, то наименование к письму не составляется.

Наименование документа в краткой форме отражает суть письма, отвечает на вопрос «о чём?» и начинается с прописной буквы, например:

О содействии в увеличении государственного заказа

Об оказании финансовой помощи

Не рекомендуется указывать наименования в обобщённой форме (например, «О содействии», «О финансировании»), так как в дальнейшем такие наименования не позволяют идентифицировать документ и затрудняют его поиск.

Наименование письма печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности и не должно превышать 28-30 печатных знаков. Ширина зоны расположения указанного реквизита составляет не более 73,2 мм.

Точка после наименования не ставится, и оно не заключается в кавычки.

3.7.9.  Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указываются номер и дата письма, на которое направляется ответ. Наименование к ответным письмам не составляется.

3.7.10.  Если письмо адресовано более чем в четыре адреса,  то разработчиком документа составляется лист рассылки (приложение № 19  к Инструкции).

При направлении писем в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, подведомственные указанным органам, их должностным лицам, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.

3.7.11.  Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Рекомендуемый объём письма – не более полутора-двух страниц машинописного текста.

Текст письма должен быть цельным, связным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

Текст письма излагается:

от первого лица множественного числа: «просим», «направляем», «предлагаем»;

от первого лица единственного числа (при оформлении письма на бланке должностного лица): «прошу», «предлагаю», «приглашаю»;

от третьего лица единственного числа: «Правительство Ульяновской области считает возможным».

Не допускается в тексте письма использовать различные формы изложения (например, в начале письма использовать форму третьего лица единственного числа: «Правительство Ульяновской области направляет…», а в конце – форму первого лица единственного числа: «На основании вышеизложенного прошу…»).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся  с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма отделяется от наименования письма или адресата тремя строками непечатаемых символов, печатается через одинарный межстрочный интервал с абзацными отступами.

3.7.12.  Письма подписываются должностными лицами в соответствии  с предоставленными им полномочиями. Право подписи писем устанавливается  в положениях о подразделениях и должностных регламентах; в указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Письма в адрес руководителей федеральных органов государственной власти, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ульяновской области, Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ульяновской области, прокуратуры Ульяновской области, Законодательного Собрания Ульяновской области направляются  за подписью Губернатора Ульяновской области.

Сопроводительные письма к проектам правовых актов, направляемым  в прокуратуру Ульяновской области, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ульяновской области, подписываются должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим государственно-правовое управление администрации Губернатора Ульяновской области.

При оформлении письма на бланке Губернатора Ульяновской области  в реквизите «Подпись должностного лица» должность не указывается, если письмо подписывается Губернатором Ульяновской области. В случае, если письмо, оформленное на бланке Губернатора Ульяновской области подписывается лицом, исполняющим обязанности Губернатора Ульяновской области, должность указывается следующим образом:

Исполняющий

обязанности Губернатора                              Подпись                   И.О.Фамилия

При оформлении письма на бланке Правительства Ульяновской области  в состав реквизита «Подпись должностного лица» входят наименование должности лица, подписавшего документ (сокращённо), подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Заместитель Председателя

Правительства                                                Подпись                   И.О.Фамилия

3.7.13.  Отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу второго экземпляра письма шрифтом размера № 10 от границы левого поля в соответствии с требованиями подпункта 2.2.8.20 пункта 2.2.8 подраздела 2.2 раздела 2 Инструкции.

Образец оформления служебного письма приведён в приложении № 20  к Инструкции.

3.8.  Особенности подготовки и оформления писем

при переписке с зарубежными адресатами

3.8.1.  Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и оформляется на бланках писем Губернатора Ульяновской области (приложение № 3.5  к Инструкции) и Правительства Ульяновской области (приложения № 3.12 и 3.13 к Инструкции).

Письма, направляемые главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний, подписываются Губернатором Ульяновской области или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Указанные письма после их подписания передаются службой делопроизводства в управление внешних связей администрации Губернатора Ульяновской области для их дальнейшей передачи по каналам дипломатической почты.

Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, согласование программ пребывания) подписываются Первым заместителем Губернатора Ульяновской области – руководителем администрации Губернатора Ульяновской области, заместителями Губернатора Ульяновской области, первыми заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, заместителями Председателя Правительства Ульяновской области, министрами, заместителями министров.

3.8.2.  Письма зарубежным адресатам печатаются на русском языке. После того, как письмо зарубежному адресату будет подписано должностным лицом, при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык, который прикладывается  к письму. Делается это в том случае, если имеется намерение как можно быстрее довести до адресата содержание документа. Перевод текста организуется Областным государственным казённым учреждением «Управление делами Ульяновской области» (далее – ОГКУ «Управление делами Ульяновской области»). Должностным лицом, подписавшим письмо зарубежному адресату, такое приложение на иностранном языке не подписывается.

Образец неофициального перевода текста письма представлен  в приложении № 21 к Инструкции.

3.8.3.  При оформлении письма главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, руководителям органов государственной власти иностранных государств, послам иностранных государств, руководителям посольств иностранных государств, высшим должностным лицам субъектов иностранных федеративных государств  и административно-территориальных образований иностранных государств, руководителям международных организаций и учреждений, руководителям международных коммерческих компаний реквизит «Адресат» включает в себя титул, инициалы, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности.

Все составные части реквизита печатаются строчными буквами, выделяются полужирным шрифтом, например:

Его Превосходительству

господину Мартину Вуковичу,

Чрезвычайному и Полномочному

Послу Австрийской Республики

в Российской Федерации

Если письмо адресуется организации, то указывается её наименование  в русской транслитерации в кавычках, например:

«Американ Нэшнл

Сошиал Инститьют»

Если письмо адресуется должностному лицу организации,  то указываются его должность, название организации, имя и фамилия в русской транслитерации, например:

Президенту компании

«Д.Коук энд Сан Лтд»

господину Алану Видмару

Если письмо адресуется частному лицу, то указываются его имя (инициалы) и фамилия в русской транслитерации, например:

Господину

Л.Серрано Корречеру

При написании сложных имён и фамилий (испанских, арабских) их сокращения не допускаются.

При написании страны употребляется полное официальное название государства, например: Соединённые Штаты Америки, Федеративная Республика Германия.

3.8.4.  Дата и регистрационный номер письма.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма оформляется только  в письмах-ответах, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется цифровым способом.

3.8.5.  Обращение.

Текст письма начинается с обращения. Форма обращения зависит  от конкретного случая и сложившейся практики:

к президенту – господин Президент;

к министру – господин Министр, Ваше Превосходительство;

к послу – Ваше Превосходительство;

к посланнику – господин Посланник или господин Министр;

к временному поверенному в делах – господин Поверенный в делах (прилагательное «временный» в обращении обычно не пишется).

Если временный поверенный в делах – советник в ранге посланника,  то обращение к нему должно быть «господин Министр».

Текст начинается с полного наименования отправителя и получателя:

Правительство Ульяновской области свидетельствует своё уважение Посольству Республики Болгарии и имеет честь сообщить…

Письмо рекомендуется заканчивать формулами вежливости, например:

Пользуясь случаем, прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять уверения в моём высоком уважении.

или:

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество.

Не употребляются формулы вежливости в письмах с выражением соболезнования.

3.8.6.  Проекты писем зарубежным адресатам визируются на втором экземпляре, остающемся в деле. В состав визы входят подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

До представления на подпись Губернатору Ульяновской области или исполняющему обязанности Губернатора Ульяновской области проекты писем должны быть завизированы:

исполнителем письма;

начальником управления внешних связей администрации Губернатора Ульяновской области либо уполномоченным им лицом;

сотрудником службы делопроизводства (корректором).

При оформлении писем за подписью Первого заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя администрации Губернатора Ульяновской области, заместителей Губернатора Ульяновской области, первых заместителей Председателя Правительства Ульяновской области и заместителей Председателя Правительства Ульяновской области письма визируются заместителем начальника управления внешних связей администрации Губернатора Ульяновской области – начальником департамента международного развития.

3.8.7.  На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса  на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу,  и сокращённых названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется разработчиком документа.

3.8.8.  Регистрация и отправление писем за рубеж осуществляется службой делопроизводства.

Отправление писем зарубежным адресатам осуществляется  в установленном законодательством порядке и в соответствии с нормами международной переписки. Решение о порядке отправки писем принимается департаментом международного развития управления внешних связей администрации Губернатора Ульяновской области.

3.9.  Акты, докладные, служебные записки, справки

3.9.1.  Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение № 22 к Инструкции).

Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акт может составляться комиссией, создаваемой в установленном порядке.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт составляется на общем бланке Правительства Ульяновской области (приложение № 3.15 к Инструкции). Обязательными реквизитами акта являются вид документа, печатаемый прописными буквами полужирного начертания (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, наименование акта, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления.

Чаще всего наименование акта согласуется с видом документа  в родительном падеже (чего?) (приложения № 5, 22 к Инструкции), начинается  со строчной буквы и содержит указание на действие, совершаемое комиссией или группой лиц, составляющей акт, например:

(АКТ) проверки финансово-хозяйственной деятельности

Наименования некоторых актов могут отвечать на вопрос «о чём?» (приложения № 2, 54 к Инструкции), такие наименования начинаются  с прописной буквы, например:

Об утрате документов

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов  и фамилий в именительном падеже. Фамилии членов комиссии располагаются  в алфавитном порядке. В основной части излагаются суть, характер, методы  и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделён на пункты  и подпункты. Акты могут содержать приложения.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров  и их место нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нём сторон или нормативными документами, например:

Составлен в трёх экземплярах:

1-й экземпляр – финансовое управление (бухгалтерия);

2-й экземпляр – контрольное управление;

3-й экземпляр – управление делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается  в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвующими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой  о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.9.2.  Докладная записка – документ, адресованный Губернатору Ульяновской области, Первому заместителю Губернатора Ульяновской области – руководителю администрации Губернатора Ульяновской области, заместителям Губернатора Ульяновской области, первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области или руководителю подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами  и предложениями составителя (приложение № 23 к Инструкции).

Докладные записки составляются в целях информирования руководства  о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты:

наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (подразделения);

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дату;

регистрационный номер;

адресат;

наименование документа (если объём текста составляет более семи строк), которое отвечает на вопрос «о чём?» и пишется с прописной буквы;

текст;

подпись руководителя подразделения;

Ф.И.О. исполнителя.

Текст докладной записки состоит из двух или трёх смысловых частей:  в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения, в третьей – выводы и предложения с указанием конкретных действий, которые необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае её текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Губернатору Ульяновской области, Первому заместителю Губернатора Ульяновской области – руководителю администрации Губернатора Ульяновской области, заместителям Губернатора Ульяновской области, первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области.

3.9.3. Служебная записка – документ, используемый для информационного обмена между подразделениями (приложение № 24 к Инструкции).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 с расположением реквизитов по типу общего бланка. Обязательными реквизитами служебной записки являются следующие: наименование подразделения, вид документа, который печатается прописными буквами полужирного начертания (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, наименование документа (отвечает на вопрос «о чём?»  и пишется с прописной буквы), текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования и заключения с предложениями, просьбами, заявками.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

3.9.4.  Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. В справках отражается основная деятельность Правительства Ульяновской области или подтверждаются сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Правительства Ульяновской области, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние – для представления Губернатору Ульяновской области, Первому заместителю Губернатора Ульяновской области – руководителю администрации Губернатора Ульяновской области, заместителям Губернатора Ульяновской области, первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области или для рассмотрения коллегиальным органом.

Внешние справки оформляются на общем бланке Правительства Ульяновской области, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами (приложения № 25 и 26  к Инструкции).

Наименование справки отвечает на вопрос «о чём?» и пишется  с прописной буквы. В наименование справки может включаться указание  на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

О работе с обращениями граждан в первом полугодии 2015 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки,  в тексте справки выделяются разделы, нумеруемые арабскими цифрами  и имеющие заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текст может состоять из разделов.

3.10.  Доверенности

3.10.1.  Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора Ульяновской области, Правительства Ульяновской области  на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

3.10.2.  Доверенность оформляется на общем бланке:

общий бланк Губернатора Ульяновской области используется при подписании доверенности на представление интересов Губернатора Ульяновской области или совершение каких-либо действий от его имени (приложение № 27 к Инструкции);

общий бланк Правительства Ульяновской области используется при подписании доверенности на представление интересов Правительства Ульяновской области или совершение каких-либо действий от имени Правительства Ульяновской области (приложение № 28 к Инструкции).

3.10.3.  Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (наименование должности руководителя высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области);

вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата и регистрационный номер;

место составления (издания) документа;

текст;

подпись;

гербовая печать.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия Правительства Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Ульяновской области);

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

3.11.  Порядок подготовки, оформления, регистрации

и хранения договоров (соглашений)

3.11.1.  Основные требования и порядок подготовки, оформления, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Регламентом Правительства Ульяновской области, Инструкцией и распоряжением Правительства Ульяновской области от 06.07.2015 № 248-пр «Об утверждении Порядка подготовки, согласования и контроля за исполнением договоров (контрактов, соглашений), заключаемых Губернатором и Правительством Ульяновской области».

Договор (соглашение) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение № 29 к Инструкции).

3.11.2.  Вид документа – Договор (Соглашение) – печатается без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется по горизонтали относительно границ текстового поля.

3.11.3.  Наименование договора (соглашения) от предыдущего реквизита строкой непечатаемых символов не отделяется, печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом со строчной буквы, после наименования точка не ставится, например:

ДОГОВОР

между Правительством Ульяновской области

и Министерством экономического развития Российской Федерации

на передачу прав пользования Региональным реестром

государственных услуг

3.11.4.  Место составления или издания договора (соглашения) печатается  от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одну строку непечатаемых символов от наименования документа.

3.11.5.  Реквизит «Дата» печатается от правой границы текстового поля  и оформляется словесно-цифровым способом разработчиком документа после подписания его последней стороной договора (соглашения).

3.11.6.  Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен  в приложения. В этом случае все приложения к договору (соглашению) должны рассматриваться как его составные части.

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

3.11.7.  Электронная версия проекта договора (соглашения) размещается  в модуле «Договоры» СЭД.

Ответственность за идентичность материалов, содержащихся в файлах проекта договора (соглашения), несёт разработчик документа.

Разработчик документа направляет электронную версию проекта договора (соглашения) на регистрацию в службу делопроизводства.

Перед подписанием проект договора (соглашения) передаётся  на согласование.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется оформлением листа согласования (приложение № 30 к Инструкции).

3.11.8.  Содержательная часть текста договора (соглашения) состоит  из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращённое), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов – статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон.

Заключительная часть содержит сведения о юридических адресах сторон  с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.11.9.  Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) могут быть переданы Губернатором Ульяновской области Первому заместителю Губернатора Ульяновской области – руководителю администрации Губернатора Ульяновской области, заместителям Губернатора Ульяновской области, первым заместителям Председателя Правительства Ульяновской области, заместителям Председателя Правительства Ульяновской области.

Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством подписавших его сторон. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи.

3.11.10.  Подписанные договоры (соглашения) по экономическим, научным, культурным связям, договоры об обучении, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, хозяйственные договоры регистрируются в СЭД.

Регистрационный номер договора (соглашения) состоит  из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор (соглашение), разделённых косой чертой.

Договорам (соглашениям) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами:

договорам (соглашениям) об экономических, научных, культурных связях, заключённым Губернатором Ульяновской области, – «Д» (например,  № 28-Д);

договорам (соглашениям) об экономических, научных, культурных связях, заключённым Правительством Ульяновской области, – «ДП» (например, № 34-ДП);