Расширенный поиск

Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

2. Особенности оформления служебных писем при переписке

с зарубежными корреспондентами

Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.

Переписка Губернатора области и вице-губернаторов области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адрес отправителя в случае, если он не является составной частью бланка, должен быть напечатан в правом верхнем углу письма, выровнен по левому краю.

Адресат включает инициал имени (имя) и фамилию адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

American National Social Institute

15 Noth 32nd Street

NEW YORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, потом почтовый адрес, например:

Mr.A.Widmar

Chairman

D.Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

z.H. Herr Alexander Niedens

Forsterbahnried 8a

78247 Hilzingen/Twiefeld

GERMANY

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке или под реквизитом "Адрес" и оформляется словесно-цифровым способом, вид написания зависит от традиционно принятого в стране, на чьем языке составлено письмо.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. При наличии информирует получателя письма о содержании последнего.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин (фамилия)" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа (фамилия)" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Обращение отделяется от текста письма 2 межстрочными интервалами (24 пт).

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. Допускается сокращенная форма оформления этого реквизита как с указанием, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, так и без него.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы, которые находятся в непосредственной связи с обращением к адресату: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями" и т.д. Данный реквизит на письме выравнивается по левому краю документа.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор электронной копии письма (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на каждой странице документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул (при наличии), инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами, например:

HER MAJESTY

THE QUEEN

ELIZABETH II

BUCKINGHAM PALACE

LondonSW1A 1AA

Текст такого письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например: "Ваше Превосходительство", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Письма зарубежным адресатам оформляются на русском языке с приложением неофициального перевода текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.

Образцы прилагаются.

Образец

Mr. Roland Stein

Acting Director

AbenteuerUrlaub GmbH

Kaiser Str. 190

D-60437 Frankfurt

GERMANY

Уважаемый господин Штайн!

В связи с Вашим обращением сообщаем, что...

__________________

(Далее текст не приводится)

С наилучшими пожеланиями

Наименование должности И.Фамилия

Образец

ГЕНЕРАЛЬНОМУ СЕКРЕТАРЮ

ПАРЛАМЕНТСКОЙ АССАМБЛЕИ

СОВЕТА ЕВРОПЫ

ГОСПОДИНУ ТОРБЬЕРНУ ЯГЛАНДУ

Страсбург, ФРАНЦИЯ

Господин Генеральный секретарь!

Имею честь сообщить, что ...

_____________________

(Далее текст не приводится)

С уважением

Наименование должности И.Фамилия

Приложение N 45

Правила оформления проектов служебных телеграмм

1. Общие требования

Проекты служебных телеграмм оформляются на листах бумаги формата А4.

Телеграммы имеют следующий состав реквизитов.

Адресат оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.1.2.6 настоящей Инструкции, причем сначала указывается адрес (куда), затем - адресат (кому). В состав адресата может входить полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Короленко, д. 8

или

Минск 125 "Металл"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Отрадный Самарской области

или

Ханты-Мансийск Тюменской области

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом (18 пт).

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Руководителям

органов исполнительной власти

Самарской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Санкт-Петербурга

И.О.Фамилия

Текст служебной телеграммы оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.1.2.6 настоящей Инструкции. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается по центру. Текст не должен превышать двух машинописных страниц.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Подпись оформляется в соответствии с пунктом 3.1.2.6 настоящей Инструкции.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя полный почтовый адрес отправителя, наименование органа исполнительной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Образец прилагается.

2. Особенности оформления проектов

международных служебных телеграмм

Текст международных телеграмм должен быть напечатан латинскими буквами.

Фамилия, имя и адрес отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, могут быть напечатаны буквами русского или латинского алфавита.

Адрес печатается в следующей последовательности:

наименование адресата (в именительном падеже);

местонахождение (жительство) адресата;

наименование пункта назначения и название страны (должны быть выделены отдельной строкой адреса).

Образец

ул. Чапаевская, д. 89,

г. Самара, 443099

Ректору

Самарского государственного

медицинского университета

И.О.Фамилия

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

Уважаемый .......................!

____________________

(Далее текст не приводится)

Губернатор

Самарской области И.О.Фамилия

___________________________________________________________________________

443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210

Правительство Самарской области

(Вручить 30.10.2012)

Приложение N 46

Образец

Герб

Самарской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО + +

САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Государственная Дума

Федерального Собрания

443006, г. Самара, Российской Федерации

ул. Молодогвардейская, 210

Телефон: 332-22-15 Комитет по бюджету и налогам

_________________N_________

На N_____________от________

+ +

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ

на проект федерального закона

(наименование, стадия рассмотрения)

Дается общая оценка, излагаются конкретные замечания и предложения по законопроекту, степень учета положений заключения Правительства области, официальных отзывов и поправок.

Вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области И.О.Фамилия

Фамилия 3321584

Приложение N 47

Перечень видов управленческих документов, создание,

хранение, использование которых в органах исполнительной

власти Самарской области осуществляется в форме

электронных документов при организации

внутренней деятельности

N п/п

Вид документа

Информационные документы

Доклады, обзоры информационного характера

Информационные, тематические, библиографические подборки

Сообщения, статьи о деятельности органа исполнительной власти Самарской области

Справочные документы

Списки адресов, телефонов

Списки (перечни) оборудования

Списки рассылки документов

Документы по оперативным вопросам

Протоколы

Справки

Сводки

Сведения

Расчеты

Отчеты

Докладные и служебные записки

Поручения руководителя органа исполнительной власти Самарской области структурным подразделениям

Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера

Документы структурных подразделений, представляемые руководству органа исполнительной власти Самарской области

Документы по документационному обеспечению управления

Документы по административно-хозяйственной деятельности

Документы по бытовым вопросам

Документы по организации досуга

Внутренняя переписка

О реализации принятых решений

О применении нормативных документов

По организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий

По оперативным правовым вопросам

По вопросам обеспечения оборудованием

По вопросам делопроизводства и архивного дела

По хозяйственным и административным вопросам

По обеспечению транспортом, связью

По кадровому обеспечению

По экономическим, научным, культурным и иным связям

Графики проведения различных мероприятий

Документы по регистрации, учету и контролю

Книги

Журналы

Карточки

Реестры

Базы данных

Проекты документов

Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов

Документы к проектам

Документы по разработке проектов

Плановые, отчетные документы,

содержащие информацию, которая подвергается обобщению

Оперативные планы работы органа исполнительной власти Самарской области

Планы работы структурных подразделений

Планы проведения различных мероприятий

Отчеты о выполнении планов работы органа исполнительной власти Самарской области (квартальные, месячные)

Отчет о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные)

Отчет о документообороте организации

Документы к планам, графикам, схемам, отчетам

Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов

Приложение N 48

Образцы оформления

отметок о срочности доставки документов

+---------------------------------------------------------+

| |

| СРОЧНО |

| ________________________ |

| (индекс подразделения) |

| |

| _______________________________________________________ |

| (подпись) |

| |

| ________________________________________________ |

| (Фамилия И.О.) |

| |

| Дата ________________ Время _________ ч. ________ м. |

| к N <*>___________________________________________ |

| |

+---------------------------------------------------------+

| |

| ВРУЧИТЬ |

| НЕМЕДЛЕННО |

| ___________________ |

| (индекс подразделения) |

| |

| _______________________________________________________ |

| (подпись) |

| |

| ________________________________________________ |

| (Фамилия И.О.) |

| |

| Дата ________________ Время _________ ч. ________ м. |

| к N <*>___________________________________________ |

| |

+---------------------------------------------------------+

--------------------------------

<*> В строке "к N" проставляется учетный номер документа или его краткое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или "к письму А.П.Нефедова от 20.02.2013".

Приложение N 49

ЖУРНАЛ

учета принятых и отправленных факсограмм

N п/п

Дата и время поступления (отправки) факсограммы

Корреспондент отправки (получения)

Количество листов факсограммы

Краткое содержание факсограммы

Ф.И.О. принявшего (отправившего) факсограмму

Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму

Отметка о подшивке факсограммы в дело

Приложение N 50

Образец

Форма описи дел

постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения

и по личному составу структурного подразделения

___________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти)

___________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

___________________________

(наименование должности

руководителя структурного

подразделения)

___________ ____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата ___________________________

ОПИСЬ N______

N п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

6 <*>

Название раздела

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

В данную опись внесено ______________________ дел с N _____________

(цифрами и прописью)

по N _________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

___________________________ ____________ _____________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

составителя описи)

Дата ____________________

СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол экспертной комиссии

органа исполнительной власти

от "___"____________ N______

--------------------------------

<*> При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

Передал __________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ____________________________________ регистрационно-контрольных карточек

(цифрами и прописью)

к документам. <**>

--------------------------------

<**> Передаются вместе с делами канцелярии.

___________________________ ____________ ___________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

сотрудника структурного

подразделения)

Дата ____________________

Принял _______________________ дел и _____________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

___________________________ ____________ _____________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

работника архива органа

исполнительной

власти)

Дата ____________________

Приложение N 51

Образец

Оформление номенклатуры дел органа исполнительной власти

Наименование органа

исполнительной власти

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________________________

00.00.0000 N ______ (наименование должности

_______________________________ руководителя органа

(место составления) исполнительной власти)

На _______________________ год ___________ ____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата ___________________________

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

Название раздела

___________________________ ____________ _____________________

(ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи)

органа исполнительной власти)

Дата ____________________

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной Протокол экспертно-

комиссии органа проверочной комиссии

исполнительной власти управления государственной

архивной службы

Самарской области

от "_____" ____________ N ____ от "_____" ____________ N ____

Председатель

комиссии И.О.Фамилия

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году

в органе исполнительной власти

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет включительно)

ИТОГО

__________________________________ ____________ _____________________

(ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи)

органа исполнительной власти)

Дата ____________________

Итоговые сведения переданы в архив

1 5 6 7 8 9 10

Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

Информация по документу

« Постановление Правительства Самарской области от 01.07.2016 № 338

Постановление Губернатора Самарской области от 01.07.2016 № 157 »

Изменен протокол лечения ковида

Германия может полностью остановить «Северный поток – 2»

Богатые уже не такие богатые

Отныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию

Вакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане

МТС попала в переплет в связи с повышением тарифов

Регулятор откорректировал прогноз по инфляции

Стоимость нефти Brent взяла курс на повышение

Курсы иностранных валют снова выросли

Украина получит 1,2 миллиарда евро в качестве макрофинансовой помощи

АПК РФ

ГК РФ

ГПК

ЖК РФ

КоАП

НК РФ

СК РФ

ТК РФ

УИК РФ

УК РФ

УПК

Конституция

о Защите Прав Потребителей

о Персональных данных

Закон о Полиции

Закон об Оружии

Закон об ОСАГО

Закон о Рекламе

об Образовании

ПДД