Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 № 174-п

Список сокращений, терминов и определений, используемых в
настоящем Регламенте

администратор АИБ – администратор информационной безопасности СЭД, ответственный за информационную безопасность или лицо, назначенное руководителем организации для обеспечения эксплуатации программно-технических средств автоматизированного рабочего места обмена электронными документами и взаимодействия с уполномоченным органом исполнительной власти Оренбургской области по использованию ЭП по вопросам обмена ЭД, осуществления политики информационной безопасности, обеспечения защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;

адресат – получатель корреспонденции;

АРМ – автоматизированное рабочее место, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют сотрудникам вести обработку данных;

внутренние документы – документы, создаваемые в органах исполнительной власти Оренбургской области и не имеющие распорядительный характер;

входящие документы – документы, поступившие в органы исполнительной власти Оренбургской области из сторонних организаций;

ГКУ «ЦИТ» – государственное казенное учреждение «Центр информационных технологий Оренбургской области»;

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив;

делопроизводители – работники, обеспечивающие процесс ведения делопроизводства: создание, регистрация, заверение, копирование, рассылка, прием, отправка, хранение и поиск документов;

закрытый ключ ЭП – уникальная последовательность символов, предназначенная для формирования ЭП электронного документа;

идентификационный файл пользователя (ID-файл пользователя) – файл или набор файлов, содержащих данные для аутентификации пользователя в СЭД;

исполнители – работники органов исполнительной власти Оренбургской области, ответственные за подготовку документа и ведение вопроса, поставленного в документе;

исходящие документы – документы, создаваемые самостоятельными структурными подразделениями органов исполнительной власти Оренбургской области для отправки в сторонние организации;

ключи ЭП – совокупность закрытого и открытого ключей ЭП;

конфликтная ситуация – ситуация, при которой у участников ЭДО возникает необходимость разрешить вопросы признания или непризнания авторства и/или целостности электронных документов СЭД, обработанных средствами криптографической защиты информации;

КСЭД – корпоративная система электронного документооборота, в которой участники ЭД составляют ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы;

КЭДО – корпоративный электронный документооборот, обеспечивающий движение документов в электронном виде между структурными подразделениями органов исполнительной власти Оренбургской области, в которых установлена и эксплуатируется СЭД, с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

корреспондент – отправитель корреспонденции;

криптографическая защита – защита данных СЭД при помощи их криптографического преобразования;

ЛРМ – локальное рабочее место с комплексом программно-технических средств СЭД, обеспечивающее обмен электронными документами при информационном взаимодействии сотрудников. При наличии СКЗИ ЛРМ обеспечивает формирование и проверку ЭП электронного документа;

ОРД – организационно-распорядительные документы, созданные в органах исполнительной власти Оренбургской области и имеющие распорядительный характер (приказы, распоряжения, указы и другое);

организация – орган исполнительной власти Оренбургской области, участвующий в ЭДО с использованием ЭП;

открытый ключ ЭП – уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭП, которая используется для проверки ЭП электронного документа. Открытый ключ считается принадлежащим участнику ЭДО, в случае если он был зарегистрирован (сертифицирован) в установленном порядке. Открытый ключ участника ЭДО является действующим на момент его применения, в случае если он зарегистрирован (сертифицирован) и введен в действие. Открытый ключ участника ЭДО является недействующим на момент его применения, в случае если он не зарегистрирован (не сертифицирован) или выведен из действия;

отправитель ЭД – должностное лицо, зарегистрированное в СЭД, которое само непосредственно направляет или от имени которого направляется ЭД;

ПО – программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

получатель ЭД – должностное лицо, зарегистрированное в СЭД, которому ЭД направлен самим отправителем или от имени отправителя;

пользователь удостоверяющего центра – должностное лицо организации, уполномоченное приказом организации на использование ЭП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭП, позволяющим создавать ЭП в ЭД (подписывать ЭД);

проверка ЭП документа – проверка соотношения, связывающего хэш-функцию документа, подпись под этим документом и открытый ключ участника ЭДО, подписавшего документ. Если проверяемое с использованием СКЗИ соотношение оказывается выполненным, то подпись участника ЭДО признается правильной, а сам документ – подлинным, в противном случае документ считается ложным, а подпись под ним – недействительной;

РКК – регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

регистрационный номер документа – реквизит документа в виде цифрового или буквенного обозначения, присваиваемого документу при его регистрации;

регистрация документов – запись в учетных формах (журналах, карточках и другом) кратких сведений о документе и проставление на документе регистрационного номера (индекса) и даты регистрации;

резолюция документа – указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа;

руководители – Губернатор Оренбургской области, первый вице-губернатор – первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области, вице-губернатор – заместитель председателя Правительства – руководитель аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области, вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике, вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по социальной политике, вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по внутренней политике, заместитель председателя Правительства – руководитель представительства Оренбургской области при Правительстве Российской Федерации, заместитель председателя Правительства – министр, руководитель органа исполнительной власти (министерства, департамента, комитета);

CЭД – система электронного документооборота, обеспечивающая обмен документами, имеющими юридическую силу, представляемыми в электронном виде с использованием вычислительной техники, телекоммуникационных систем, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах криптографической защиты информации;

сектор информационной безопасности – подразделение, отвечающее за комплекс мероприятий и нормативно-правовую основу по защите информации от несанкционированного доступа и искажений;

сертификат открытого ключа – электронный документ с ЭП уполномоченного ключа удостоверяющего центра, который включает в себя открытый ключ ЭП. Служит для проверки ЭП документа, полученного от владельца соответствующего закрытого ключа, отправляемого владельцу соответствующего закрытого ключа;

СКЗИ – средства криптографической защиты информации, совокупность программно-технических средств, обеспечивающих применение ЭП. СКЗИ могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и инструментального средства, встроенного в базовое ПО СЭД. Не входят в состав прикладного ПО СЭД;

тип (назначение) подписи – определяется целью, с которой выполнено подписание документа или ролью подписывающего руководителя в процессе обработки документа (утверждающая, визирующая, заверяющая);

удостоверяющий центр – юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;

участник ЭДО – пользователь, работник организации, осуществляющий обмен информацией в электронной форме с использованием СЭД;

УЦ ГКУ «ЦИТ» – удостоверяющий центр государственного казенного учреждения «Центр информационных технологий Оренбургской области»;

целостность ЭД – свойство ЭД, заключающееся в существовании ЭД в неискаженном виде (неизменном по отношению к некоторому фиксированному его состоянию);

ЭД – электронный документ, запись в базе данных СЭД, которая соответствует установленному формату, подписанная ЭП и которая может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия ее содержания. ЭД, подписанный ЭП, открытый ключ которой зарегистрирован (сертифицирован) на имя участника ЭДО, считается подписанным им самим, если данным сотрудником не была предоставлена доверенность, подтверждающая предоставление указанных полномочий иному лицу;

ЭДО – электронный документооборот, совокупность процессов формирования, движения (обмена) и использования ЭД в СЭД;

ЭП – электронная подпись, реквизит ЭД, аналог собственноручной подписи участника ЭДО, представленный как результат криптографического преобразования электронного сообщения с использованием закрытого ключа ЭП, который позволяет пользователю открытого ключа ЭП установить целостность этого сообщения, а также владельца закрытого ключа ЭП. ЭП является неотъемлемой частью ЭД.

I. Общие положения

1. Регламент применения ЭП в ЭДО в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее – органы исполнительной власти) разработан в соответствии с:

Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

постановлением Правительства Оренбургской области от 27 июня            2013 года № 525-п «Об использовании электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области»;

регламентом по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденным Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года № 174-п;

документацией на систему электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia версии 3.5.

Настоящий Регламент устанавливает требования и условия определения юридической значимости ЭД в СЭД органов исполнительной власти.

2. Целью настоящего Регламента является переход с бумажного документооборота на юридически значимый ЭДО в органах исполнительной власти.

В качестве СЭД используется система CompanyMedia версии 3.5 разработанная на базе ПО Lotus Notes/Domino, в которой предусмотрено использование СКЗИ.

СКЗИ в СЭД применяются для работы с ЭП.

3. Регламент распространяется на организацию работы с ЭД, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение.

Правила и порядок работы с ЭД, установленные настоящим Регламентом, обязательны для исполнения всеми участниками СЭД, которые несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, качественную подготовку и своевременное исполнение документов несут руководители органов исполнительной власти.

Правила и порядок работы с ключевой информацией (порядок выдачи и отзыва сертификатов ключей ЭП пользователей, порядок ведения реестра  пользователей удостоверяющего центра, обязанности организации и пользователей удостоверяющего центра, плановая смена криптографических ключей в СЭД, порядок разрешения конфликтных ситуаций) утверждены постановлением Правительства Оренбургской области от 27 июня 2013 года № 525-п «Об использовании электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области».

II. Организационное обеспечение ЭДО

Условия начала эксплуатации ЭДО

с применением ЭП

4. Для начала эксплуатации ЭДО с применением ЭП в органах исполнительной власти должен быть подготовлен и подписан приказ об организации ЭДО с использованием ЭП, составленный по форме согласно приложению № 1 к настоящему Регламенту.

В соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей ЭП пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области должны быть осуществлены следующие действия:

направлено в УЦ ГКУ «ЦИТ» заявление на изготовление сертификата ключа подписи;

проведены мероприятия по подготовке к эксплуатации СКЗИ;

на основании заявления на изготовление сертификата ключа подписи в соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей ЭП пользователей УЦ ГКУ «ЦИТ» обеспечивает участников ЭДО персональными идентификаторами в виде ID-файла Lotus Notes (только при использовании клиента СЭД на базе Lotus Notes) и криптографическими ключами СКЗИ;

оформлен акт о переходе к СЭД с использованием ЭП в соответствии с регламентом применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia по форме согласно приложению № 2 к настоящему Регламенту (далее – акт). С момента подписания акта сотрудникам запрещается осуществлять информационное взаимодействие и обмен документами на бумажных носителях вне рамок СЭД.

Обеспечение эксплуатации СЭД с применением ЭП

5. Обмен ЭД между органами исполнительной власти осуществляется в СЭД (основной вид информационного взаимодействия) в соответствии с настоящим Регламентом.

В случае если в ходе эксплуатации СЭД возникают временные перебои связи по техническим причинам, на все время неработоспособности СЭД не допускается передача адресатам документов в бумажном виде или по электронной почте, если эти документы подлежат учету и хранению в СЭД. При этом все участники ЭДО должны быть уведомлены ГКУ «ЦИТ» о восстановлении работоспособности СЭД.

Информация о порядке работы в СЭД с использованием ЭП размещена в базе данных «CM 3.5 Документация».

6. Ответственность за своевременное информирование ГКУ «ЦИТ» об изменениях состава участников ЭДО в подразделении и за изменение прав пользователей при работе в СЭД в подразделении несет руководитель подразделения.

Порядок организации использования СКЗИ в СЭД установлен настоящим Регламентом.

В случае каких-либо изменений в используемых телекоммуникационных каналах связи (передачи данных), изменения ПО электронной почты, адресов электронной почты, при замене криптографических ключей и/или вводе в действие дополнительных криптографических ключей сотрудник обязан уведомить ГКУ «ЦИТ» о произошедших изменениях.

7. Сотрудники вправе направлять ЭД только со своих АРМ СЭД, указанных в заявлении на регистрацию пользователей удостоверяющего центра в реестре пользователей удостоверяющего центра.

Сотрудники – участники ЭДО обмениваются ЭД, направляя их на АРМ СЭД других участников ЭДО путем указания в реквизитах ЭД соответствующих данных (фамилий, названий подразделений, функциональных ролей), выбранных из справочника «Структура организации».

Участник ЭДО в случае передачи им какому-либо другому лицу полномочий на осуществление функций своего представителя, включая использование принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать УЦ ГКУ «ЦИТ» о данном факте путем направления в адрес              УЦ ГКУ «ЦИТ» соответствующей служебной записки, подтверждающей передачу соответствующих полномочий.

Обеспечение юридической значимости ЭП

8. С целью обеспечения авторства, целостности и конфиденциальности ЭД при информационном взаимодействии сотрудников используется ЭП, вычисляемая и проверяемая с помощью СКЗИ, встроенных в ПО СЭД.

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» используемые при информационном взаимодействии сотрудников ЭД, подписанные ЭП, имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, подписанными данными сотрудниками и скрепленными печатями (независимо от того, существуют такие документы на бумажных носителях или нет).

9. После утверждения акта с использованием системы CompanyMedia всеми участниками ЭДО признается, что используемые в СЭД СКЗИ достаточны для обеспечения конфиденциальности ЭД в ЭДО и подтверждения того, что ЭД СЭД:

исходит от данного сотрудника (подтверждение авторства документа);

не претерпел изменений при обмене ЭД в ходе информационного взаимодействия между сотрудниками (подтверждение целостности документа).

Подписание ЭД (наложение ЭП) участником в ЭДО осуществляется на АРМ СЭД. Для подписания ЭД (наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.

В случае если в одном ЭД содержатся несколько файлов, с помощью ЭП подписывается как сам ЭД, так и все прикрепленные к электронной карточке документа файлы.

III. Установка ПО и поддержка

участников системы

Установка ПО ЭДО

10. Все участники ЭДО должны иметь на своих АРМ текущую версию ПО для формирования и проверки ЭП, установленную в соответствии с эксплуатационно-технической документацией.

Установка текущей версии ПО для формирования и проверки ЭП производится сотрудниками ГКУ «ЦИТ».

После установки СКЗИ на АРМ участника ЭДО проводится тестирование обмена ЭД с другими участниками ЭДО согласно настоящему Регламенту.

Сопровождение СЭД

11. Техническое администрирование и поддержку функционирования СЭД, сопровождение ПО для формирования и проверки ЭП, поддержку справочников системы и консультирование пользователей обеспечивают сотрудники ГКУ «ЦИТ».

Вопросы актуализации перечня видов документов, документооборот которых осуществляется в электронном виде, возложены на аппарат Губернатора и Правительства Оренбургской области.

IV. Участники ЭДО

Общие требования к участникам ЭДО

12. Сотрудники, имеющие закрепленные за ними персональные компьютеры с установленным ПО СЭД и СКЗИ, независимо от территориального расположения офиса, являются участниками ЭДО.

Правом использования ЭП наделяются сотрудники органов исполнительной власти, обладающие правом подписи документов на бумажных носителях.

13. Процедура получения ключей ЭП осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 27 июня 2013 года № 525-п «Об использовании электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области».

Все участники ЭДО относятся к следующим должностным категориям:

руководитель;

замещающий руководителя;

исполнитель;

делопроизводитель;

администратор.

Основные участники ЭДО

14. Руководители:

Губернатор Оренбургской области;

первый вице-губернатор – первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области;

вице-губернатор – заместитель председателя Правительства – руководитель аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области;

вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике;

вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по социальной политике;

вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по внутренней политике;

заместитель председателя Правительства – руководитель представительства Оренбургской области при Правительстве Российской Федерации;

заместитель председателя Правительства – министр;

руководитель органа исполнительной власти (министерства, департамента, комитета).

15. Замещающий руководителя – штатный заместитель руководителя или другой сотрудник, назначенный  руководителем для замещения на время своего отсутствия.

16. Исполнитель – сотрудник структурного подразделения.

17. Делопроизводитель – делопроизводитель структурного подразделения, отдела по работе с обращениями граждан, делопроизводитель канцелярии или службы по документационному обеспечению органа исполнительной власти.

18. Администратор информационной безопасности СЭД – уполномоченный сотрудник ГКУ «ЦИТ».

19. Администратор СЭД – уполномоченный сотрудник ГКУ «ЦИТ».

Основные функции участников ЭДО

20. Участник ЭДО каждой категории выполняет свои функции при работе в СЭД с использованием ЭП:

а) руководитель и замещающий руководителя:

участие в согласовании проекта документа (визирование);

подписание документа (утверждение документа);

выдача резолюций и поручений по документам, подотчетных данному руководителю, и поручений без документов («устных поручений»);

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов;

б) исполнитель:

направление проектов документов на согласование;

участие в согласовании проекта документа (визирование);

участие в ознакомлении с документом;

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов;

в) делопроизводитель структурного подразделения:

направление проектов документов на согласование;

заверение образа зарегистрированного документа (для входящих, исходящих, ОРД в Notes-клиенте);

выдача резолюций и поручений по документам и поручений без документов («устных поручений»), в случае если руководитель подразделения не имеет АРМ СЭД;

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов, в случае если руководитель подразделения не имеет АРМ СЭД;

направление документов на ознакомление;

г) делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан:

заверение образа зарегистрированных обращений граждан в Notes-клиенте;

выдача резолюций по обращениям граждан;

создание отчетов об исполнении резолюций по обращениям граждан;

направление обращений граждан на ознакомление;

д) делопроизводитель канцелярии или службы по документационному обеспечению органа исполнительной власти:

заверение образа зарегистрированного документа (для входящих, исходящих, ОРД в Notes-клиенте);

выдача резолюций и поручений по документам (для внутренних, входящих и ОРД) и поручений без документов («устных поручений»);

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам (для внутренних, входящих и ОРД) и по поручениям без документов;

направление проектов документов на согласование (для исходящих, внутренних, ОРД);

направление документов на ознакомление (для входящих, исходящих, внутренних, ОРД).

Администрирование СЭД разделяется на решение задач управления ключевой информацией, предназначенной для ЭП, и задач прикладного администрирования СЭД (системное и предметное администрирование СЭД);

е) администратор информационной безопасности:

ведение реестра пользователей удостоверяющего центра;

ведение реестра органов исполнительной власти, участвующих в ЭДО с использованием ЭП;

формирование поручений удостоверяющему центру на изготовление, выдачу и отзыв ключей ЭП и сертификатов пользователей удостоверяющего центра;

составление и своевременное обновление списка аннулированных (отозванных) сертификатов;

согласование сроков окончания действия ключей ЭП, сертификатов пользователей удостоверяющего центра и обеспечение их своевременной замены;

организация смены ключей ЭП и сертификатов пользователей удостоверяющего центра;

создание экспертной комиссии по рассмотрению конфликтных ситуаций в сфере использования ЭП, связанных с подтверждением авторства и/или подлинности ЭД, заверенных ЭП пользователя удостоверяющего центра;

выполнение настроек (политик) подписи, необходимых для применения СКЗИ;

ж) системный администратор СЭД:

установка ПО СЭД на серверах и АРМ;

настройка и мониторинг работы серверных агентов;

установка прав доступа пользователей по работе с базами данных СЭД;

создание новых баз данных СЭД;

з) предметный администратор СЭД:

ведение системных справочников;

настройка прав пользователей по замещению, регистрации документов, получению уведомлений;

сопровождение пользователей.

V. Порядок организации использования ЭП

Организация ЭДО в подразделениях

21. Ответственность за организацию ЭДО с ЭП в органе исполнительной власти и делегирование работникам полномочий, связанных с использованием ЭП, несет руководитель органа исполнительной власти.

Подписанные с помощью ЭП ЭД не требуют направления документа на бумажном носителе адресатам, являющимся пользователями СЭД.

Ответственность за корректность и полноту регистрации ЭД несет секретарь руководителя подразделения или лицо, исполняющее его функции.

Общие требования к подписанию ЭП

22. Регистрация документа в СЭД происходит через создание электронной РКК (формы) документа, состоящей из реквизитов (формальная часть документа) и содержательной части (текст и файлы).

Содержание документа подписывается ЭП руководителя или уполномоченного лица (замещающего руководителя в СЭД) указанным в карточке лицом, подписывающим документ.

В случае необходимости предварительного (до подписания) визирования проекта документа он направляется на электронное согласование в соответствующие подразделения и/или соответствующим руководителям. При этом участникам процесса направляется не сам ЭД, а лист согласования, автоматически созданный ЭД, в котором повторяется содержательная часть исходного ЭД, подписанная ЭП инициатора, и указываются участники процесса.

23. Подписание документа производится в обязательном режиме, в случае если для данного вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП. В случае если участник ЭДО указан в ЭД как подписывающий, но не может успешно подписать ЭД с помощью ЭП, такой документ не получает статус подписанного.

24. Согласование документа производится при наличии условий использования ЭП: в случае если для согласуемого вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП, АРМ участника ЭДО оборудовано СКЗИ, сертификат участника ЭДО является действующим, ЭП на листе согласования или на визе применяется. Иначе лист согласования и виза сохраняются без ЭП.

25. Ознакомление с документом производится при наличии условий использования ЭП: в случае если для конкретного вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП, АРМ участника ЭДО оборудовано СКЗИ, сертификат участника ЭДО является действующим, ЭП на листе ознакомления или на визе применяется. Иначе лист ознакомления и виза сохраняются без ЭП.

VI. Статус ЭД

26. Статус ЭД определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В рамках СЭД документ, подписанный ЭП, считается аналогом документа на бумажном носителе.

Все экземпляры ЭД, подписанные ЭП, имеют равную юридическую силу.

27. Бумажная копия ЭД, подписанного ЭП имеет равную юридическую силу с соответствующим ЭД, в случае если бумажная копия ЭД, подписанного ЭП, заверена собственноручной подписью владельца сертификата открытого ключа ЭП или заверена уполномоченным лицом с проставлением штампа «Заверен ЭП» с указанием реквизитов владельца ЭП, реквизитов и собственноручной подписи уполномоченного лица.

Уполномоченное лицо, заверившее бумажную копию ЭД, подписанного ЭП, отвечает за правильность проведения процедур проверки ЭП ЭД.

VII. Подтверждение подлинности ЭД

28. ПО СЭД имеет встроенные средства идентификации и подтверждения подлинности участника ЭДО и гарантирует соответствие открытых ключей ЭП, использованных при проверке подписи ЭД, закрытому ключу пользователя, использованному при подписании.

Подписание ЭД (наложение ЭП) участником в СЭД осуществляется на АРМ СЭД. Для подписания ЭД (наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.

В случае если в одном ЭД содержатся несколько файлов, с помощью ЭП подписывается как сам ЭД, так и все прикрепленные к электронной РКК документа файлы.

ЭП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Участник ЭДО в случае передачи им какому-либо другому лицу полномочий на осуществление своих функций, включая использование принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать ГКУ «ЦИТ» о данном факте путем направления в адрес ГКУ «ЦИТ» соответствующей служебной записки, подтверждающей передачу соответствующих полномочий.

Сертификат ключа подписи, относящийся к данной ЭП, не утрачивает силу (действует) на момент проверки или на момент подписания ЭД при наличии заверения времени наложения ЭП.

Заверение времени наложения ЭП производится путем подписания ЭД на специально предназначенном для этого ключе.

VIII. Архив ЭД «Электронное архивохранилище
Оренбургской области»

29. ЭД хранятся в базах данных СЭД оперативного доступа в течение срока, установленного номенклатурой дел участника СЭД, в режиме текущего делопроизводства для осуществления возможности поиска, отметки об исполнении, снятия с контроля и другого.

После принятия решения о завершении использования тех или иных ЭД в режиме текущего делопроизводства они переносятся в электронный архив с сохранением возможности получения к ним оперативного доступа.

Документы, хранящиеся в электронном архиве и имеющие ЭП, должны быть обеспечены функциональностью проверки этих ЭП наравне с функциональностью проверки ЭП на документах, находящихся в оперативной работе.

IX. Тестирование обмена ЭД

30. После завершения установки и настройки ПО СЭД и СКЗИ, формирования ключевой информации и получения сертификата открытого ключа ЭП участники ЭДО с ЭП должны провести проверку работоспособности обмена ЭД с ЭП. Для этого участник ЭДО:

создает в базе данных «Внутренние документы» тестовый внутренний документ, адресованный ГКУ «ЦИТ», за своей подписью и с местом регистрации документа по умолчанию (согласно его настройкам СЭД как участника ЭДО). В поле «Заголовок» необходимо указать «Проверка ЭП», в поле «Файлы» прикрепить файл;

подписывает документ ЭП и направляет его на регистрацию. После получения уведомления делопроизводитель места регистрации должен зарегистрировать документ, после чего будет создано уведомление адресату – в ГКУ «ЦИТ».

При получении уведомления о поступлении тестового документа работник ГКУ «ЦИТ» создает карточку отчета об исполнении документа и устанавливает признак «Отправлять уведомление» для информирования участника ЭДО о завершении цикла тестирования.

Любые ЭД полученные по СЭД, в которых в поле «Заголовок» документа или «Тема» сообщения указано «Проверка ЭЦП», рассматриваются участниками ЭДО как тестовые документы и к исполнению не принимаются.

X. Прием-передача и обработка ЭД в СЭД

31. Все типы документов, определенные регламентом по организации ЭДО и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области, с использованием системы CompanyMedia, создаются, передаются и исполняются участниками ЭДО только в рамках СЭД. Запрещается осуществлять информационный обмен документами указанных типов вне рамок СЭД. Ответственность за исполнение данного положения несут руководители органов исполнительной власти.

Создание, прием-передача, обработка ЭД участниками ЭДО осуществляются в соответствии с требованиями настоящего Регламента и в сроки, установленные инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области.

XI. Порядок обработки ЭД

32. Первичная обработка ЭД, направленных участнику ЭДО (проверка ЭП ЭД, полученного от участника ЭДО), может осуществляться в СЭД автоматически или по команде участника ЭДО.

В случае направления ЭД из другой организации, где установлена СЭД, ЭД сначала копируется в специальную базу данных СЭД «Шлюз», где подписывается с помощью ЭП на ключе сервера организации отправителя ЭД, далее передается между серверами посредством репликации базы данных «Шлюз» в организацию, получающую ЭД.

В организации, куда был отправлен ЭД, на сервере СЭД производится первичная обработка поступившего ЭД. В случае успешного завершения процедуры проверки ЭП ЭД производится копирование ЭД из базы данных «Шлюз» в требуемую прикладную базу данных СЭД. В случае если ЭД, включая файлы, присоединенные к нему, имеют неверную ЭП, дальнейшая обработка данного ЭД приостанавливается, а администратор СЭД получает почтовое извещение о нарушении в процедуре приема ЭД и извещает об этом администратора СЭД организации, отправившей ЭД, для устранения причины сбоя и организации повторной передачи ЭД.

33. Получатель ЭД автоматически информируется СЭД о факте получения ЭД. Для направленных документов из другой организации таким получателем является делопроизводитель места регистрации подразделения адресата. Полученные документы после их рассмотрения регистрируются и автоматически средствами СЭД направляются адресатам, указанным в документе.

В случае отправления ЭД из той же организации этот ЭД не подвергается переносу из одной базы данных в другую, а происходит добавление в список имеющих право чтения ЭД участника ЭДО, указанного в ЭД как адресата или исполнителя. Участник ЭДО узнает о поступлении ему ЭД из уведомления, сформированного СЭД в соответствии с настройками, указанными в системном справочнике «Структура организации».

По уведомлению происходят открытие и первичная обработка ЭД участником ЭДО. ЭП проверяется вручную, по команде участника ЭДО.

В случае если сам ЭД или часть файлов, присоединенных к нему, имеют неверную ЭП, дальнейшая обработка данного ЭД участником ЭДО должна быть приостановлена.

Для удобства чтения текста документа участник ЭДО может вывести ЭД на печать (отображение копии ЭД в бумажной форме).

34. В случае если участник ЭДО не смог осуществить первичную обработку ЭД, он обязан уведомить об этом отправителя в письменной форме или устной по телефону. По просьбе участника ЭДО отправитель, допустивший некорректность ЭД, после получения информации о непринятии ЭД к исполнению незамедлительно повторно направляет другой стороне исправленный ЭД.

После первого открытия ЭД участником ЭДО, получившим этот ЭД, СЭД фиксирует в ЭД информацию о дате и времени этого события как протокол начала работы с ЭД (получение ЭД).

XII. Перечень и форматы подписываемых ЭД в СЭД

Типы подписываемых ЭД

35. Участники ЭДО могут подписывать в СЭД с помощью ЭП следующие типы ЭД:

документ – представлен в СЭД через РКК документа с отдельно хранящимся содержанием в виде электронного оригинала (в случае его наличия);

лист согласования документа – представлен через карточку листа согласования;

виза – мнение согласующего, представленное в СЭД виде ответного ЭД к листу согласования;