Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 № 174-п

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР (приложение № 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата постановки»;

«Исполнители»;

«Текст»;

«Срок исполнения».

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

После создания резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор резолюции, исполнитель и текст.

21. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП (приложение № 11 к регламенту). В случае сохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

22. Сотрудники, получившие уведомления о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение № 9 к настоящему Регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению резолюции;

«Тип исполнения».

После создания КИ резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор исполнения, дата исполнения и текст.

23. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Для информации».

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП (приложение № 11 к регламенту). В случае сохранения отчета об исполнении поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» из раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма .

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО и канцелярии органа исполнительной власти (приложение № 10 к регламенту).

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностью исполнено».

В случае принятия решения о снятии документа с контроля, контролер в КД на закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

В случае если бумажный оригинал или копия (если исполнителей документа было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение № 12 к регламенту).

IX. Работа с ОРД

26. Для работы с ОРД в СЭД используется БД «ОРД».

При работе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель – руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку, согласование, исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участник согласования – руководитель, согласующий ОРД.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель заполняет следующие поля КД (приложение № 1 к настоящему Регламенту):

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание ОРД;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе «Содержание» размещается файл ОРД.

На закладке «Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

27. В случае если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на закладке «Связи» устанавливает связь с КД данного документа.

28. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус «Подписано инициатором» и  правом верхнему углу появляется пиктограмма .

29. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС «История согласования».

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ нажатием кнопки «Виза», выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе «Решение»), поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

30. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД ОРД в разделе «Содержание» исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования, другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке «Продолжить процесс» в ЛС.

После окончания процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми согласующими подписями (приложение № 4 к настоящему Регламенту).

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку  и подтверждении подписи документа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата и время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма .

31. Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию органа исполнительной власти. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточку подписанного документа ОРД (приложение № 5 к настоящему Регламенту).

При необходимости устанавливается отметка «Публиковать в разделе подразделения на Портале» и заполняется поле «Сведения о публикации». На закладке «Контроль» устанавливается отметка «Контроль в целом» и заполняются поля «Срок исполнения» и «Контроль возложен на». На закладке «Рассылка» заполняется поле «Список рассылки».

После официального опубликования ОРД в средствах массовой информации заполняются поля «Дата опубликования» и «Газета».

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен», отображается дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

32. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму .

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

33. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

Если в списке рассылки указаны системные организации, то после регистрации ОРД им автоматически направляется информация о документе и исполнитель документа может посмотреть результат получения на закладке «Доставка-Получение».

При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участник»;

«Хранение листа ознакомления».

«Комментарии инициатора».

34. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления, другого) автор ЛО прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

X. Контроль исполнения ОРД

36. При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения – руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КП (приложение № 7 к настоящему Регламенту).

В КП заполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание поручения;

«Срок исполнения»;

«Дата постановки».

Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль.

37. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КП поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма .

После создания поручения системной организацией автоматически направляется информация автору поручения, где указываются автор исполнения, исполнитель и текст.

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно поручению, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения.

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению поручения;

«Тип исполнения».

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или поручения исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Для информации».

40. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма .

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет  перенесен для поручения в целом.

42. Снять поручение с контроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти (приложение № 10 к настоящему Регламенту).

При условии, что поручение полностью исполнено (поставленные в поручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КП ставит отметку «Полностью исполнено».

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение № 12 к настоящему Регламенту).

XI. Работа с исходящими документами

43. Для работы с исходящими документами в СЭД используется
БД «ИсхД».

При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель – сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель – секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Адресаты» – указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе «Содержание» размещается файл документа.

На закладке «Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

44. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке «Связи» исполнитель устанавливает связь с данным документам (приложение № 15 к настоящему Регламенту).

После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.

При создании ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

45. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС «История согласования».

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает ответ по кнопке «Виза», выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе «Решение») поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

46. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД исходящего документа в разделе «Содержание» исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке «Продолжить процесс» в ЛС.

После заполнения всех обязательных полей КД и завершения всех процессов согласования исполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку  и подтверждении подписи документа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата, время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма .

47. Делопроизводитель регистрирует исходящий документ в СЭД, распечатывает содержание документа на бумажном носителе, заверяет текст проставлением штампа с указанием реквизитов владельца ЭП и собственноручной подписью, вписывает регистрационный номер, дату и организует отправку документа (приложение № 5 к настоящему Регламенту).

При направлении исходящего документа участникам СЭД документ на бумажном носителе не направляется.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверено», отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

48. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму .

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

49. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости исходящий документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

50. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

51. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с исходящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнем углу появляется пиктограмма .

В случае если в списке адресатов указаны системные организации, после регистрации им автоматически направляется информация об исходящем документе. После регистрации полученного документа в СЭД системной организации, автору исходящего письма автоматически доставляется информация о номере и дате входящего документа, а после создания карточек резолюций и исполнения – информация об авторе, исполнителе и текст.

XII. Работа с внутренними документами

52. Для работы с внутренними документами в СЭД используется БД «ВнД».

При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель – сотрудник, который создает внутренний документ;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Адресаты» – указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе «Содержание» размещается файл документа.

На закладке «Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

53. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке «Связи» исполнитель устанавливает связь с данным документом.

54. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект внутреннего документа на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке ЛС «История согласования».

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннего документа и создает ответ нажатием кнопки «Виза», выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.