Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 12.09.2013 № 341-р

     Отметка  проставляется  в  верхнем  правом  углу  первого   листа
документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

      3.11. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
   документов в органах исполнительной власти Оренбургской области

                     3.11.1. Приказ, распоряжение

     3.11.1.1. Приказами   и   распоряжениями   оформляются    решения
нормативного  характера,  а  также  по  оперативным,  организационным,
кадровым и другим вопросам работы органа исполнительной власти.
     Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на
основании поручений руководителя  органа  исполнительной  власти,  его
заместителя либо в инициативном порядке.
     Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба.
     Обеспечение    качественной    подготовки    проектов    приказов
(распоряжений)  и  их  согласование  с   заинтересованными   сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят  и  вносят
проект.
     Контроль   за   правильностью   оформления   проектов    приказов
(распоряжений) осуществляет служба ДОУ.
     3.11.1.2. Проекты приказов  (распоряжений)  и  приложения  к  ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями  подразделений,  которым  в  проекте  предусматриваются
задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ  и  юридической
службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие  при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
     Если в процессе  согласования  в  проект  приказа  (распоряжения)
вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке
и повторному согласованию.
     Проекты приказов (распоряжений), представляемые  руководителю  на
подпись,  визируются  заместителями  руководителя  в  соответствии   с
распределением обязанностей.
     3.11.1.3.   Проекты   приказов   (распоряжений)   печатаются   на
стандартных бланках установленной формы. При необходимости  к  проекту
приказа (распоряжения) прилагается пояснительная  записка,  в  которой
кратко  излагается  суть  приказа  (распоряжения),   обоснование   его
необходимости,  на  основании  чего  подготовлен  проект   и   с   кем
согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
     Приказы  (распоряжения)  нумеруются   порядковой   нумерацией   в
пределах календарного  года  (приказы  по  основной  деятельности,  по
личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).
     3.11.1.4.  Копии  приказов  (распоряжений)  или  их  размноженные
экземпляры заверяют  печатью  службы  ДОУ  и  направляют  адресатам  в
соответствии   с   указателем   рассылки,   который   составляется   и
подписывается  исполнителем.  Копия  обязательно  направляется   также
исполнителю и в службу ДОУ.
     3.11.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
     Герб Оренбургской области.
     Наименование органа исполнительной власти.
     Наименование вида документа - приказ (распоряжение).
     Дата  и  регистрационный  номер  приказа   (распоряжения).   Дата
оформляется  цифровым  способом,  номер  состоит  из  знака   "N "   и
порядкового номера приказа (распоряжения).
     Место составления (издания) документа.
     Наименование документа (заголовок к тексту).
     Подпись должностного лица.
     Визы.
     Заголовок  должен  кратко  и  точно  отражать  содержание  текста
приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
печатается через 1 межстрочный интервал.
     Например:

                Об утверждении правил по охране труда

     Заголовок к  документам,  оформленным  на  бланках  с  продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
     Текст отделяется от  заголовка  2-3  межстрочными  интервалами  и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой  границы
текстового поля и выравнивается по левой и правой границам  текстового
поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см  от  левой
границы текстового поля.
     Текст приказа  может  состоять  из  двух  частей:  констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
     В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи,  факты  и
события,  послужившие  основанием  для  издания  приказа.  Она   может
начинаться словами "в целях",  "во  исполнение"  и  т.д.  Если  приказ
издается на основании другого документа,  то  в  констатирующей  части
указываются наименование этого документа  в  родительном  падеже,  его
автор, дата, номер и заголовок.
     Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы  в
а ю, которое печатается в разрядку.
     Распорядительная    часть    должна    содержать     перечисление
предписываемых действий с указанием  исполнителя  каждого  действия  и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на  пункты  и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия  однородного
характера  могут  быть  перечислены  в  одном   пункте.   В   качестве
исполнителей  указываются  структурные  подразделения  или  конкретные
должностные  лица.  Последний  пункт  распорядительной   части   может
содержать сведения о подразделении или должностном  лице,  на  которое
возлагается контроль за исполнением приказа.
     Если приказ  изменяет,  отменяет  или  дополняет  ранее  изданный
документ  или   какие-то   его   положения,   то   один   из   пунктов
распорядительной части текста должен содержать  ссылку  на  отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера  и  заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
     В  приказ  не  следует  включать   пункт   "Приказ   довести   до
сведения...". Подразделения (должностные лица),  до  сведения  которых
доводится  приказ,  перечисляются  в   указателе   рассылки,   который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
     Визы включают должности визирующих, личные  подписи,  расшифровку
подписей и дату. Визы проставляются на  оборотной  стороне  последнего
листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
     На  приложениях   к   проектам   приказов   (распоряжений)   визы
проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
     Подпись состоит  из  наименования  должности  лица,  подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
     Наименование должности печатается  от  левой  границы  текстового
поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
     Приказы   (распоряжения)    подписывает    руководитель    органа
исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
     Приложения  к  приказу  визируются   руководителем   структурного
подразделения,   подготовившего   проект.   При   наличии   нескольких
приложений приложения нумеруются.  Внесение  изменений  в  подписанный
приказ (распоряжение), а также в  согласованный  проект  документа  не
допускается.
     3.11.1.6.  Совместные  приказы  органов   исполнительной   власти
печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
     При оформлении совместного приказа:
     наименования органов исполнительной власти располагаются на одном
уровне;
     наименование   вида   документа   -   приказ   -    располагается
центрированным способом;
     дата совместного  приказа  -  единая,  соответствует  дате  более
поздней подписи;
     регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и
более организациями,  состоит  из  регистрационных  номеров  документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в  порядке
указания авторов в документе;
     подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются
ниже текста на одном уровне.
     Образцы  оформления   приказов   и   распоряжений   приведены   в
приложениях N 19-21.

   3.11.2. Положение, правила, инструкция, доверенность (В редакции
Распоряжения Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 г. N 25-р)

     3.11.2.1.  Положение  принимается  в  том  случае,  если  в   нем
устанавливаются системно связанные между собой  правила  по  вопросам,
отнесенным к компетенции органов исполнительной власти.
     В правилах устанавливаются нормы и требования,  обязательные  для
выполнения.
     В  инструкции   излагается   порядок   осуществления   какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных  и  иных
нормативных правовых актов.
     Положения   (правила,   инструкции)   применяются    как    акты,
утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение осуществляется
путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о
порядке принятия положений, правил и инструкций  находится  в  ведении
органа исполнительной власти.
     3.11.2.2.   Порядок   подготовки   проекта   положения   (правил,
инструкции)   соответствует   общему   порядку   подготовки   проектов
нормативных актов.
     3.11.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на общем бланке органа исполнительной власти.  Если  проект  положения
(правил,  инструкции)  утверждается  распорядительным  документом,  то
положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги
формата А4.
     Текст   излагается   от   третьего   лица    единственного    или
множественного  числа.  В   тексте   используются   слова:   "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
     Заголовок к тексту положения  (правил,  инструкции)  отвечает  на
вопрос "О чем?".
     Констатирующей  частью  положения  (правил,  инструкции)   служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания  разработки,
основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
     Основной текст положения (правил, инструкции) может  делиться  на
разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.
     Разделы  нумеруются  римскими  цифрами.   Нумерация   пунктов   и
подпунктов  производится   арабскими   цифрами.   Образец   оформления
положения приведен в приложении N 22.
     3.11.2.4.   Доверенность,   выдаваемая   от   имени   Губернатора
Оренбургской  области,  Правительства  Оренбургской  области  (далее -
доверенность),  оформляется  для  представления интересов и совершения
действий  от  имени  Губернатора  Оренбургской  области, Правительства
Оренбургской области, в том числе действий, связанных с ведением дел в
судах,  подписанием документов (соглашений, контрактов и др.), а также
совершением иных юридически значимых действий. (Дополнен             -
Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 г. N 25-р)
     3.11.2.5. Проекты доверенностей, подтверждающие полномочия членов
Правительства Оренбургской области, готовятся  государственно-правовым
управлением аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области.
Проекты доверенностей, подтверждающие полномочия иных  лиц,  готовятся
заинтересованными органами исполнительной власти Оренбургской  области
самостоятельно. (Дополнен   -  Распоряжение  Губернатора  Оренбургской
области от 13.02.2014 г. N 25-р)
     3.11.2.6. Подготовленный проект доверенности вместе с документом,
являющимся основанием для выдачи доверенности и позволяющим объективно
оценить необходимость выдачи доверенности (при наличии), передается  в
государственно-правовое    управление    аппарата    Губернатора     и
Правительства   Оренбургской   области   на    согласование.    Проект
доверенности   рассматривается   государственно-правовым   управлением
аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области  на  предмет
соответствия  законодательству   Российской   Федерации   и   правилам
юридической техники. Общий срок согласования проекта  доверенности  не
может превышать трех рабочих дней. После процедуры согласования проект
доверенности  передается  на   подписание   Губернатору   Оренбургской
области.   Подписанная    Губернатором    Оренбургской    области    и
зарегистрированная доверенность возвращается в государственно-правовое
управление аппарата Губернатора и Правительства  Оренбургской  области
для внесения сведений в журнал учета доверенностей. (Дополнен        -
Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 13.02.2014 г. N 25-р)
     3.11.2.7. Журнал   учета   доверенностей   ведется   сотрудниками
государственно-правового    управления    аппарата    Губернатора    и
Правительства Оренбургской области.
     В журнал учета доверенностей вносятся следующие сведения:
     порядковый номер;
     дата выдачи доверенности;
     номер доверенности;
     фамилия, имя, отчество доверенного лица;
     наименование должности доверенного лица;
     срок действия доверенности;
     предмет доверенности.
     (Дополнен   -   Распоряжение   Губернатора  Оренбургской  области
от 13.02.2014 г. N 25-р)
     3.11.2.8. После внесения сведений в  журнал  учета  доверенностей
доверенность передается доверенному лицу (либо его представителю)  под
роспись.  Копии  выданных  доверенностей  хранятся  в  государственно-
правовом управлении аппарата Губернатора и Правительства  Оренбургской
области.

                           3.11.3. Протокол

     3.11.3.1.   Протокол   составляется   на    основании    записей,
произведенных во время совещания (заседания),  представленных  тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
     3.11.3.2.  В  органах  исполнительной  власти   протоколы   могут
издаваться в полной или краткой  форме,  при  которой  опускается  ход
обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
     3.11.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит  из  двух
частей: вводной и основной.
     Во    вводной     части     указываются:     председатель     или
председательствующий и секретарь.
     Присутствовали (подчеркивается)  -  список  присутствовавших  или
отсылка к прилагаемому списку  присутствовавших,  если  их  количество
превышает 15 человек.
     Вводная   часть   заканчивается   повесткой   дня   -    перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в  порядке  их  значимости,  с
указанием докладчика по каждому пункту  повестки  дня.  Каждый  вопрос
нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О"
("Об"), которое печатается от границы левого поля.
     Основная часть протокола  состоит  из  разделов,  соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
     СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
     Основное содержание докладов и выступлений  помещается  в  тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте
сноска "Текст выступления прилагается". Постановление  (решение)  -  в
тексте протокола печатается полностью;  при  необходимости  приводятся
итоги голосования.
     Содержание особого  мнения,  высказанного  во  время  обсуждения,
записывается в тексте протокола после  соответствующего  постановления
(решения).
     3.11.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух  частей.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии  председательствующего
(председателя),   а   также   должности,   инициалы,   фамилии    лиц,
присутствовавших на заседании.
     Слово  "Присутствовали"  печатается  от  границы   левого   поля,
подчеркивается, в конце слова  ставится  двоеточие.  Ниже  указываются
наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
     Многострочные наименования должностей присутствующих  указываются
через 1 межстрочный интервал.
     Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
     Основная  часть  протокола  включает  рассматриваемые  вопросы  и
принятые по  ним  решения.  Наименование  вопроса  нумеруется  римской
цифрой и начинается с предлога "О"  ("Об"),  печатается  центрированно
размером шрифта N 14 и  подчеркивается  одной  чертой  ниже  последней
строки. Под чертой указываются фамилии  должностных  лиц,  выступивших
при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный
интервал.
     Затем указывается принятое по вопросу решение.
     3.11.3.5.   Протокол   подписывается   председательствующим    на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
     Протоколам   присваиваются   порядковые   номера    в    пределах
календарного года отдельно  по  каждой  группе  протоколов:  протоколы
заседаний  коллегии,  протоколы  технических,  научных  и   экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют  составные  номера,
включающие порядковые номера протоколов органов, принимавших участие в
заседании.
     Номера  постановлений  (решений),  принятых  на  заседаниях,   за
исключением принятых на заседаниях Правительства области,  состоят  из
номера протокола, номера рассматриваемого вопроса  в  повестке  дня  и
порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
     К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться
буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в  органе
исполнительной власти.
     3.11.3.6.  Копии   протоколов   при   необходимости   рассылаются
заинтересованным организациям и должностным  лицам  в  соответствии  с
указателем рассылки, указатель составляет и подписывает  ответственный
исполнитель подразделения,  готовившего  рассмотрение  вопроса.  Копии
протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
     Принятые решения доводятся до  исполнителей  в  виде  выписок  из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются
печатью службы ДОУ.
     3.11.3.7. Протоколы печатаются на  стандартном  бланке  протокола
размером шрифта N 14 или на общем бланке органа исполнительной  власти
формата А4 и имеют следующие реквизиты:
     Наименование документа - слово  ПРОТОКОЛ  печатается  от  границы
верхнего  поля  прописными  буквами  в  разрядку,  полужирным  шрифтом
размером N 17 и выравнивается по центру.
     Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита  2
межстрочными  интервалами,  печатается  полужирным  шрифтом  через   1
интервал и выравнивается по центру.
     Место  проведения  заседания,  совещания  -   при   необходимости
указывается место проведения (выравнивается по центру и отделяется  от
реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой).
     Дата и номер протокола.  Дата  оформляется  цифровым  способом  и
печатается через 2 межстрочных интервала ниже  предыдущего  реквизита.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит  из  знака  N и
порядкового номера протокола.
     Основная  часть  протокола  печатается  через   1,5   межстрочных
интервала.
     Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами   и
включает в себя наименование должности  лица,  председательствовавшего
на заседании (совещании),  его  личную  подпись,  расшифровку  подписи
(инициалы и фамилия).
     Наименование должности печатается  от  левой  границы  текстового
поля через 1 межстрочный интервал и  центрируется  относительно  самой
длинной строки.


     Расшифровка подписи  располагается  на  уровне  последней  строки
наименования  должности  без  пробела  между  инициалами  и  фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
     Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 23.
     Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 24.

                     3.11.4. Служебная переписка

     3.11.4.1.  Служебные   письма   органов   исполнительной   власти
готовятся как:
     ответы о выполнении поручений Президента Российской  Федерации  и
Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной
власти;
     ответы о выполнении поручений Губернатора области;
     исполнение поручений Губернатора области по обращениям граждан по
вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;
     сопроводительные  письма   к   проектам   законодательных   актов
Оренбургской  области,  проектам  актов  Губернатора  и  Правительства
области;
     ответы на запросы различных организаций,  предприятий  и  частных
лиц;
     инициативные письма.
     3.11.4.2.  Сроки  подготовки   ответных   писем   устанавливаются
резолюцией  руководителя  на  основании  имеющихся  сроков  исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции.
     Тексты ответных писем должны  точно  соответствовать  поручениям,
зафиксированным   в   резолюции   руководителя.    Сроки    подготовки
инициативных    писем    определяются    руководителями    структурных
подразделений.
     3.11.4.3. Служебные  письма  печатаются  на  стандартных  бланках
формата А4 или A5.
     Служебные  письма,  подписываемые  руководителями  двух  и  более
органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги
формата А4. При этом  данные  о  наименовании  органов  исполнительной
власти, подписавших письмо,  включаются  в  наименование  должности  в
реквизите "подпись".
     При  оформлении  письма  на  двух  и  более  страницах  вторая  и
последующие  страницы  нумеруются  посередине  верхнего   поля   листа
арабскими цифрами.
     Служебное  письмо  органов  исполнительной  власти,  направляемое
внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма,
как правило, должен касаться одного вопроса или  нескольких  вопросов,
если они взаимосвязаны и будут  рассматриваться  в  одном  структурном
подразделении организации-адресата.
     3.11.4.4. Текст письма  излагается  от  3-го  лица  единственного
числа.
     Например: "Министерство считает...", "Департамент рассмотрел...".
     Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то  его  текст
излагается   от   1-го   лица   единственного    числа:    "прошу...",
"направляю...".
     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина,  основание  или  обоснование  составления  письма,
приводятся  ссылки  на  документы,  являющиеся  основанием  подготовки
письма. Во второй части, начинающейся  с  абзаца,  помещаются  выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
     3.11.4.5. Датой письма является дата его подписания.
     Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в  том
числе  в  положениях  о  структурных  подразделениях,  в   должностных
инструкциях и должностных регламентах; в названных  документах  должен
быть  предусмотрен  порядок  подписания  при  отсутствии   руководящих
должностных лиц.

                         3.11.5. Служебная записка

     3.11.5.1. Служебная записка вносится  вышестоящему  руководителю,
как правило, с  учетом  важности  поднимаемого  в  ней  вопроса.  Суть
вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования  (иногда
с изложением справочных  или  аналитических  материалов).  (Приложение
N 25).
     Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги  и
имеет следующие реквизиты:
     3.11.5.2. Адресат.  В  состав   реквизита   входят   наименование
должности, инициалы и фамилия должностного лица,  которому  адресуется
служебная записка.  Составные  части  реквизита  пишутся  в  дательном
падеже, например:

                                        Вице-губернатору - заместителю
                                        председателя Правительства -
                                        руководителю аппарата
                                        Губернатора и Правительства
                                        Оренбургской области

                                        Д. В. Кулагину

     Наименование должности  в  реквизите  "Адресат"  располагается  в
правом верхнем углу первого листа документа. Длина  наибольшей  строки
не должна превышать 10,6 см и ограничивается правым полем. Инициалы  и
фамилия  адресата  оформляются  прописными  буквами  и   располагаются
центрированным способом по отношению к наименованию должности.
     3.11.5.3.  Текст  служебной  записки  начинается  с  обращения  к
должностному лицу. Первая строка абзаца печатается на расстоянии  1,25
см от левой границы текстового поля.
     3.11.5.4. Приложение. Если служебная  записка  имеет  приложение,
названное в  тексте,  отметка  о  наличии  приложения  оформляется  по
следующей форме:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если служебная записка имеет приложения, не названные  в  тексте,
их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и количества экземпляров  (если  экземпляров  больше
одного), например:

Приложение: 1. Справка по итогам работы управления в первом полугодии
     2013 года на 4 л. в 2 экз.
     2. Основные данные о работе управления в первом полугодии
     2013 года на 10 л.

     3.11.5.5. Подпись включает в себя полное  наименование  должности
лица, подписывающего служебную записку, его личную подпись, инициалы и
фамилию, например:

Начальник
(наименование подразделения) (подпись) (инициалы, фамилия)

     При  подписании  служебной  записки  несколькими  лицами   равных
должностей  их  подписи  располагают  на  одном  уровне.  Наименования
должностей  печатаются   центрированным   способом.   При   подписании
служебной записки несколькими  лицами  разных  должностей  их  подписи
располагают одну  под  другой  в  последовательности,  соответствующей
занимаемой    должности.    Наименования     должностей     печатаются
центрированным способом.
     3.11.5.6. Дата оформляется словесно-цифровым способом: 20 февраля
2013 года.  Печатается  ниже  реквизита  "Подпись"  от  левой  границы
текстового поля.
     Номер  состоит  из  буквенно-цифрового  индекса  подразделения  и
порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита  "Дата"
от левой границы текстового поля.


        3.11.6. Оформление справочно-информационных материалов

     Справки и информации оформляются без применения бланков  и  имеют
следующие реквизиты:
     3.11.6.1.  Название  вида  документа  печатается   центрированным
способом:

                         Справка (информация)
         о работе (наименование органа исполнительной власти)
                     в первом полугодии 2013 года

     3.11.6.2. Текст документа печатается от левой границы  текстового
поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см  от  левой
границы текстового поля.
     К текстовой части справки (информации)  при  необходимости  могут
быть приложены статистические данные, таблицы или иные материалы.
     3.11.6.3. Подпись.
     Справка   (информация)   подписывается    руководителем    органа
исполнительной  власти  или  работником,  подготовившим   справку,   с
указанием должности, инициалов и фамилии.
     3.11.6.4. Визы.
     Приложения  к  справке  (информации)   визируются   руководителем
подразделения и исполнителем, подготовившим справку. Визы  размещаются
на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.
     3.11.6.5. Дата   составления   документа   указывается   цифровым
способом.

                3.11.7. Оформление служебных телеграмм

     Телеграммы имеют следующие реквизиты:
     Подробный адрес (куда, кому).
     При  направлении  телеграмм  указываются:  адрес   -   полностью,
наименование должности, инициалы, фамилия.
     При направлении телеграмм частным  лицам  наименование  должности
указывать необязательно.
     При адресовании телеграмм в четыре  адреса  и  более  прилагается
указатель  рассылки,  подписанный  исполнителем,  подготовившим  текст
телеграммы.
     Текст. Содержание телеграммы излагается  кратко  с  проставлением
союзов, предлогов, местоимений и знаков препинания.
     Текст  печатается  на  стандартных  листах  бумаги  через   1-1,5
межстрочных интервала прописными буквами без переноса  слов,  абзацев,
исправлений и не должен превышать одной печатной страницы.
     При ответе на поступивший документ  в  тексте  телеграммы  дается
ссылка на его номер и дату.
     Подпись в телеграмме оформляется  отдельной  строкой.  В  подписи
указываются  наименование  должности  и  фамилия  лица,   подписавшего
телеграмму.
     Справочные данные об исполнителе:  фамилия  исполнителя  и  номер
телефона.
     Регистрационный  номер   телеграмме,   подписанной   Губернатором
области, вице-губернаторами - заместителями председателя Правительства
области, руководителями органов исполнительной власти, присваивается в
приемной руководителей и проставляется после текста телеграммы у левой
границы текстового поля. (Приложение N 26).

       4. Организация документооборота и исполнения документов

                  4.1. Организация документооборота

     4.1.1. Движение  документов  в  органе  исполнительной  власти  с
момента  их  создания  или  получения  до  завершения  исполнения  или
отправки образует документооборот.
     4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые  с
ними  в  органе  исполнительной  власти,  регламентируются   настоящей
Инструкцией, положениями о  структурных  подразделениях,  должностными
регламентами.
     4.1.3.   При   применении   в   органах   исполнительной   власти
электронного  документооборота  службой  ДОУ  совместно   со   службой
автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.

                 4.2. Организация доставки документов

     4.2.1. Доставка  документов   в   орган   исполнительной   власти
осуществляется, как правило,  средствами  почтовой,  фельдъегерской  и
электрической связи, а также нарочным.
     С  помощью  почтовой  связи   в   орган   исполнительной   власти
доставляются письменная корреспонденция  в  виде  простых  и  заказных
писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
     4.2.2.  По  каналам  электрической  связи  поступают   телеграммы
(телетайпограммы),   факсограммы,   телефонограммы,    сообщения    по
электронной почте.

         4.3. Прием, обработка, предварительное рассмотрение
                        поступающих документов

     4.3.1. Документы, поступающие в орган  исполнительной  власти  на
бумажных  носителях,  проходят  первичную  обработку,  предварительное
рассмотрение, регистрацию, рассмотрение  руководством  и  доставляются
исполнителям.
     Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками
службы ДОУ.
     Поступившие   документы   сортируются   и    распределяются    на
регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых
документов, поступающих в  орган  исполнительной  власти,  приведен  в
приложении N 37.
     Конверты с документами вскрываются (за  исключением  конвертов  с
пометкой  "лично"),  проверяется  правильность  доставки,  целостность
документов и приложений к ним. При обнаружении повреждений, отсутствии
или некомлектности документов  составляется  акт  в  трех  экземплярах
(один акт остается в службе ДОУ,  второй  приобщается  к  поступившему
документу,  третий  направляется  отправителю   документа).   Ошибочно
доставленные документы  с  соответствующей  пометкой  пересылаются  по
принадлежности или возвращаются отправителю.
     Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда  только
по ним  можно  установить  адрес  отправителя  или  время  отправки  и
получения документов, а также при поступлении личных документов.
     Конверты от  писем,  поступивших  из-за  границы,  сохраняются  и
прилагаются к письмам.
     Если корреспонденция не вскрывается ("лично", "конфиденциально"),
то в журнале учета корреспонденции с пометкой "лично" делается отметка
о прохождении (получении) пакета, регистрация документа осуществляется
в соответствующем подразделении. Пакет с пометкой "лично"  вскрывается
самим адресатом или уполномоченным им лицом.
     Полученные  документы,  за   исключением   письменных   обращений
граждан, регистрируются в регистрационно-контрольной  форме  (далее  -
РКФ),   сканируются.    На    полученном    документе    проставляется
регистрационный  штамп.  Регистрационный  штамп   проставляется,   как
правило,  в  правой  нижней  части  лицевой  стороны  первой  страницы
документа.  Регистрационный   штамп   содержит   наименование   органа
исполнительной власти, дату и регистрационный номер.
     При   поступлении   документов   с    сопроводительным    письмом
целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных  штампов  на
письме и первом листе приложения, так как  сотрудники  работают  не  с
сопроводительным письмом, а с приложением к нему.
     4.3.2. Документы, адресованные руководству органа  исполнительной
власти,  а  также  без  указания  конкретного  лица  или  структурного
подразделения, предварительно рассматриваются в службе  ДОУ,  а  затем
направляются руководству или в подразделение.
     Предварительное  рассмотрение  документов  проводится   с   целью
распределения  поступивших  документов  на   требующие   обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные
подразделения и ответственным исполнителям.
     Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из  оценки  их
содержания, на основании установленного  в  организации  распределения
обязанностей.
     Без  предварительного  рассмотрения  передаются   по   назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
конкретным должностным лицам.
     Службой  ДОУ  в  первую  очередь   обрабатываются   документы   с
указаниями,  свидетельствующими  о  срочности  их  исполнения,  или  с
пометкой о срочности их доставки.
     В целях регистрации и учета документов  в  органе  исполнительной
власти разрабатываются классификаторы (справочники):
     структурных подразделений;
     видов документов;
     должностных лиц;
     корреспондентов, предметно-тематический (вопросов деятельности);
     резолюций (указаний по исполнению);
     исполнителей;
     результатов исполнения документов и др.
     Информация   о   зарегистрированных   документах   передается   в
электронные  базы   данных   соответствующих   подразделений   органов
исполнительной  власти,  где  осуществляется   проверка   соответствия
количества  документов,  фактически   полученных   подразделением,   и
документов, зарегистрированных в электронной базе.
     Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.
     Документы, поступившие из других  организаций  непосредственно  в
подразделение  (незарегистрированные),  должны  быть  в   обязательном
порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ.
     Рассмотренные руководством документы возвращаются в  службу  ДОУ,
где в РКФ вносится содержание  резолюции,  а  документ  передается  на
исполнение.
     Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями,   получает   ответственный   исполнитель,   остальным
исполнителям передаются копии.
     Ошибочно    поступившая    в    подразделение     корреспонденция
незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в службу ДОУ.
     4.3.3.  Поступившие  телеграммы  принимаются   под   расписку   с
проставлением даты и времени приема,  регистрируются,  сканируются,  а
затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
     4.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем  на  бланке,  регистрируется   и   оперативно   передается
руководителю, которому она адресована.
     4.3.5. При передаче и приеме документов по  каналам  факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
     объем  передаваемого  документа  (текста,   схемы,   графического
изображения), выполненного на бумаге форма А4 черным цветом, не должен
превышать 5 листов;
     документ для передачи по каналу факсимильной связи  сдается,  как
правило, с заявкой установленного образца,  подписанный  руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
     ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего документ  к  передаче,  и  руководителя
соответствующего подразделения;
     факсограммы  на  иностранных  языках  отправляются  при   наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
     доставляются  факсограммы  на  иностранных  языках  адресату  без
перевода;
     запрещается передавать секретные сведения,  тексты  документов  с
пометкой "для служебного пользования";
     подлежащий   передаче   документ    регистрируется.    Подлинники
документов после  передачи  возвращаются  исполнителям  с  отметкой  о
времени отправки;
     поступившие факсограммы регистрируются,  передаются  адресатам  в
день их приема, срочные - немедленно;
     при пользовании факсимильной связью следует  иметь  в  виду,  что
служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной  связи,  не
является официальным документом;
     поступивший   вслед   за   факсограммой    подлинник    документа
направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
     при необходимости включения факсограммы в дело длительного  срока
хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.
     Факсограммы от структурных подразделений принимаются для передачи
с разрешения руководителя службы ДОУ.
     Контроль за использованием факсимильной техники, установленной  в
подразделениях, осуществляется их руководителями.
     4.3.6.  Документы  в  электронном  виде,  поступающие   в   орган
исполнительной  власти,  проходят  прием,  регистрацию,   рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям.
     Прием  и  регистрация  документов  в  электронном  виде  в   РКФ,
поступивших  на  электронный  адрес  органа   исполнительной   власти,
осуществляется службой ДОУ или другим  структурным  подразделением  по
разрешению руководителя органа исполнительной власти.
     Правила  приема,   обработки   и   распределения   документов   в
электронном виде определяются настоящей Инструкцией,  регламентами  по
организации электронного  документооборота  в  органах  исполнительной
власти  Оренбургской  области  с  учетом  функционирующих   в   органе
исполнительной власти технических и программных средств.

                     4.4. Регистрация документов

     4.4.1. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и
использования  в  справочных  целях,  за   исключением   указанных   в
приложении N 37.
     Регистрируются документы, поступающие из других организаций и  от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
     Документы  регистрируются  независимо  от  способа  их  доставки,
передачи или создания.
     4.4.2. Документы регистрируются один раз: поступающие  -  в  день
поступления, создаваемые - в  день  подписания  или  утверждения.  При
передаче  документа   из   одного   подразделения   в   другое   новый
регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
     4.4.3. Регистрация документов производится в  пределах  групп,  в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно регистрируются  приказы  руководителя  органа  исполнительной
власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная
переписка, обращения граждан.
     Порядковые номера  присваиваются  документам  в  пределах  каждой
регистрируемой   группы.   Документы   регистрируются    в    пределах
календарного года.
     4.4.4. Регистрация   поступающих,   внутренних   и   отправляемых
документов,  их  сканирование  производятся  в  местах  исполнения   и
создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской
Федерации, Администрации Президента Российской Федерации,  федеральных
органов исполнительной власти, Правительства области,  поступающие  на
рассмотрение  руководителя  органа   исполнительной   власти   и   его
заместителей,  распорядительные  документы  и  переписка  за  подписью
руководителя  органа  исполнительной  власти,  протоколы   и   решения
коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
     Документы,  создаваемые  по  направлениям   деятельности   органа
исполнительной   власти,   могут   регистрироваться   в    структурных
подразделениях.
     Документы, передаваемые или принимаемые по  каналам  факсимильной
связи, регистрируются в службе ДОУ или в  структурных  подразделениях,
осуществляющих их прием и передачу.
     Прием и регистрация документов, содержащих  служебную  информацию
ограниченного  распространения  (ДСП),  осуществляется   совместно   с
несекретными документами службой ДОУ.  При  этом  к  входящему  номеру
документа добавляется пометка "ДСП". Документ не сканируется.
     Регистрация   отправляемых   документов    с    пометкой    "ДСП"
осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ.
     4.4.5. Документы  регистрируются  в  РКФ   -   традиционных   или
электронных карточках, журналах.
     4.4.6. Регистрационный номер  документа  состоит  из  порядкового
номера,  который  исходя   из   информационных   потребностей   органа
исполнительной  власти  может  дополняться  буквенным   или   цифровым
индексом структурного подразделения,  индексом  дела  по  номенклатуре
дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и
др.
     Составные части регистрационного номера отделяются друг от  друга
косой чертой или дефисом.
     4.4.7. Для ввода регистрационных данных документа устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
     наименование организации (автора или корреспондента);
     наименование вида документа;
     дата и регистрационный номер документа;
     дата и индекс поступления;
     заголовок к тексту (краткое содержание документа);
     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
     срок исполнения документа;
     отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
     Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера
документа и задач использования информации может  дополняться  другими
реквизитами:
     гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
     внутренняя переадресация документов по исполнителям;
     код по тематическому классификатору:
     ключевые слова;
     количество листов документа;
     наличие приложений;
     должностное лицо, поставившее документ на контроль;
     промежуточные сроки исполнения;
     перенос сроков исполнения;
     срок хранения документа;
     статус документа (проект, версия);
     вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
     4.4.8.  Регистрация  документов-ответов  осуществляется   в   РКФ
инициативных документов. Данным  документам  присваиваются  порядковые
номера в пределах соответствующего регистрационного массива,  а  также
делается ссылка на документ, по которому дается ответ.
     При регистрации отправляемых документов копия документа с  визами
и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается  в  дело
(входящий документ передается на хранение в дело вместе с  документом-
ответом),  копия  исходящего  документа  заверяется  отметкой  "Верно"
(может  проставляться  с  помощью  штампа)   и   росписью   работника,
ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

                4.5. Организация обработки и передачи
                       отправляемых документов

     В зависимости от содержания и срочности  документы,  отправляемые
органом  исполнительной   власти,   доставляются   адресатам   почтой,
фельдсвязью,  передаются  по  каналам  электрической  связи,  а  также
курьером (решается исходя из конкретной ситуации).
     Обработка документов для отправки почтовой связью  осуществляется
службой ДОУ органа исполнительной власти в  соответствии  с  Правилами
оказания   услуг   почтовой   связи,   утвержденными    постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.
     С помощью средств электрической  связи  служба  ДОУ  осуществляет
передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
     Виды  документов,  информация  которых  передается   по   каналам
электрической связи,  а  также  необходимость  и  порядок  досылки  их
бумажного оригинала  адресату  определяются  настоящей  Инструкцией  с
учетом функционирующих в органах исполнительной власти  технических  и
программных средств.
     Документы  и  материалы  принимаются   на   отправку   только   с
сопроводительными   письмами    (за    исключением    распорядительных
документов, направляемых постоянным корреспондентам в  соответствии  с
утвержденным указателем рассылки).
     Документы  для  отправки   передаются   полностью   оформленными,
зарегистрированными    с     указанием     почтового     адреса/номера
телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
     Документы,   подлежащие   отправке,   должны   обрабатываться   и
отправляться в день их подписания или не позднее  следующего  рабочего
дня.
     Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

            4.6. Порядок прохождения внутренних документов

     4.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их  подготовки
и   оформления   должно   соответствовать   прохождению   отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
     4.6.2. Проекты распорядительных  документов  после  подготовки  и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами
передаются  в   службу   ДОУ,   которая   осуществляет   контроль   за
правильностью их оформления.
     Оформленные  документы  передаются  на  подпись   руководству   в
соответствии   с   правом   подписи   документов   и    распределением
обязанностей. После подписания документы регистрируются.
     4.6.3.  Размноженные  экземпляры  подписанных  руководителями   и
зарегистрированных распорядительных документов в обязательном  порядке
рассылаются в структурные подразделения, в ведении  которых  находятся
рассматриваемые вопросы.
     4.6.4. Передача  документов  между  структурными  подразделениями
осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства  в
конкретном   структурном   подразделении.   Документы   передаются   с
соответствующей отметкой в РКФ.

                   4.7. Учет количества документов

     4.7.1. Учет количества документов за определенный период  времени
(год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
     Результаты учета количества документов обобщаются службой  ДОУ  и
представляются руководству.
     4.7.2. За единицу учета  количества  документов  принимается  сам
документ с учетом размноженных экземпляров.
     Размноженные  экземпляры  подсчитываются   отдельно   на   основе
принятой в органе исполнительной власти системы учета документов.
     Учет  количества   документов   может   проводиться   по   органу
исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.
     Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
     Итоговые  данные  подсчета  представляются  в   табличной   форме
(приложение N 27 - примерное). По каждой группе учитываются количество
документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую  черту
или в отдельных графах).

                4.8. Работа исполнителей с документами

     4.8.1. Исполнение  документа  предусматривает  сбор  и  обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его  оформление,
согласование, представление на  подписание  (утверждение)  руководству
органа   исполнительной   власти   или    руководителям    структурных
подразделений, подготовку к пересылке адресату.
     Ответственность  за  составление   и   оформление   документа   в
соответствии с настоящей Инструкцией,  а  также  согласование  проекта
документа  с  заинтересованными   органами   государственной   власти,
организациями (внешнее  согласование)  и  должностными  лицами  органа
исполнительной  власти  (внутреннее   согласование)   возлагается   на
структурное подразделение - исполнителя документа;
     проекты документов  органа  исполнительной  власти  готовятся  на
бланках установленной  формы;  для  отправки  документов,  не  имеющих
адресной части, готовятся сопроводительные письма;
     до представления на подпись  исполнитель  проверяет  правильность
оформления документов,  при  необходимости  -  справок,  пояснительных
записок, разъясняющих содержание подготовленных документов;
     проекты   документов   визируются   исполнителем   (руководителем
подразделения или его  заместителем),  при  необходимости  работниками
других  структурных  подразделений;  визы  проставляются  на   лицевой
стороне последнего листа документа  в  нижней  его  части,  на  втором
экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
     Исполнитель   определяет   необходимое   количество   экземпляров
документа,  передает   документ   на   тиражирование.   На   документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель  готовит  указатель
на   рассылку.   Документу,   направляемому   в   несколько   адресов,
присваивается один регистрационный номер.
     4.8.2.  При  оперативном   решении   вопросов   без   составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на  документе:  о
дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа  и  его  доставкой  исполнителю),  о  датах   промежуточного
исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о  дате  и
результатах окончательного исполнения.
     Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

                       5. Исполнение документов

                 5.1. Контроль исполнения документов

     5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя  постановку
документа  на  контроль,   регулирование   хода   исполнения,   снятие
исполненного документа с контроля, направление исполненного  документа
в дело,  учет,  обобщение  и  анализ  хода  и  результатов  исполнения
документов,  информирование  руководителей  о   состоянии   исполнения
документов.
     5.1.2. Контролю  подлежат   все   зарегистрированные   документы,
требующие  исполнения,  перечень  которых  утверждается  руководителем
органа исполнительной власти.
     При постановке  документа  на  контроль  в  правом  верхнем  поле
документа ставится отметка о контроле, которую обозначают  буквой  "К"
или словом (штампом) "Контроль".
     5.1.3. Контроль     исполнения     обеспечивается     структурным
подразделением,  определенным  руководителем   органа   исполнительной
власти.
     5.1.4. Структурное   подразделение,    обеспечивающее    контроль
исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю  органа
исполнительной власти, заместителям руководителя органа исполнительной
власти  и  руководителям  структурных   подразделений   информацию   о
находящихся   на   контроле   документах   по   форме,    определенной
руководителем органа исполнительной власти.
     5.1.5.  Контроль   исполнения   документов   строится   на   базе
регистрационных данных.
     Контрольная  картотека  систематизируется  по  срокам  исполнения
документов, по исполнителям, группам документов.

                   5.2. Сроки исполнения документов

     5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях
с даты подписания (утверждения) документа,  а  поступивших  из  других
организаций - с даты их поступления.
     5.2.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решения  органа
исполнительной власти, должна быть представлена руководству в день  ее
поступления, после чего немедленно передана на исполнение.
     5.2.3. Поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно"
(или аналогичное), подлежат исполнению в  течение  трех  дней  с  даты
подписания.  Указание  "оперативно"  предусматривает  10-дневный  срок
исполнения поручения.
     Если  срок  исполнения  в  поручении  не  указан,  оно   подлежит
исполнению в  течение  одного  месяца  с  даты  его  подписания.  Если
последний день срока  исполнения  поручения  приходится  на  нерабочий
день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
     Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства.
     5.2.4. Изменение срока исполнения производится только по указанию
руководителя в следующем порядке: типовые  сроки  -  принятием  нового
акта; индивидуальный срок - руководителем, который его установил.
     Срок исполнения документа может быть  продлен  только  лицом  или
органом, его установившим.
     5.2.5. Документ считается  исполненным  и  снимается  с  контроля
после   выполнения   заданий,    запросов,    сообщения    результатов
заинтересованным организациям и лицам или  другого  документированного
подтверждения исполнения.
     На документе и в регистрационных формах проставляются отметка  об
исполнении, подпись лица,  подтверждающего  исполнение  (ответственный
исполнитель), дата.


         6. Документальный фонд органа исполнительной власти

     Документальный фонд органа исполнительной власти  -  совокупность
документов, образующихся в процессе его  деятельности.  Документальный
фонд органа исполнительной власти составляют  документы,  созданные  в
органе  исполнительной   власти   и   полученные   им   в   результате
взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.
     Формирование документального фонда органа  исполнительной  власти
осуществляется путем  составления  номенклатуры  дел,  формирования  и
оформления  дел,  обеспечения  их  учета  и  сохранности,  организации
передачи дел в архив органа исполнительной власти.
     Ответственность  за  формирование  документального  фонда  органа
исполнительной власти возложена на службу ДОУ.

              6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

     6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований)  дел,  заводимых  в  органе  исполнительной  власти,  с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
     Номенклатура  дел  используется   для   группировки   исполненных
документов в дела с целью обеспечения  их  сохранности  и  учета,  для
осуществления поиска документов по заголовкам  дел  в  соответствии  с
принципами формирования дел, для определения сроков хранения дел.
     Номенклатура дел является  основой  для  составления  описей  дел
постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а  также  для  учета
дел временного хранения (до 10 лет включительно).
     Ответственность за составление номенклатуры  дел  возлагается  на
службу ДОУ.
     Номенклатура дел является  основой  формирования  документального
фонда органа исполнительной власти.
     6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями  об  органе  исполнительной  власти  и   его   структурных
подразделениях, штатным расписанием,  планами  и  отчетами  о  работе,
перечнями документов с указанием сроков  их  хранения,  номенклатурами
дел за предшествующие годы. Изучаются все  документы,  образующиеся  в
деятельности  органа  исполнительной  власти,  их   виды,   состав   и
содержание.
     6.1.3. В органах исполнительной власти составляются  номенклатуры
дел структурных подразделений (приложение N 28) и сводная номенклатура
дел органа исполнительной власти (приложение N 29).
     6.1.4. Номенклатура дел структурного  подразделения  составляется
(не позднее 15 ноября  текущего  года)  секретарем  подразделения  или
сотрудником, ответственным  за  делопроизводство,  согласовывается  со
службой   ДОУ,    подписывается    руководителем    подразделения    и
представляется в службу ДОУ.
     Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в  службу  ДОУ  органа
исполнительной власти.
     6.1.5.  Сводная  номенклатура  дел  (далее  -  номенклатура  дел)
составляется  службой  ДОУ  на  основе  номенклатур  дел   структурных
подразделений  при  методической  помощи  государственного  бюджетного
учреждения "Государственный архив Оренбургской области" (далее  -  ГБУ
"ГАОО")".
     6.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной  власти  визируется
лицом, ответственным за архивохранилище,  подписывается  руководителем
службы  ДОУ,  согласовывается  с  постоянно   действующей   экспертной
комиссией (далее - ЭК)  органа  исполнительной  власти,  с  экспертно-
проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК)  комитета  по  делам
архивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущего
года) руководителем органа исполнительной власти.
     6.1.7.   После   утверждения   номенклатуры    дел    структурные
подразделения  органа  исполнительной  власти  получают   выписки   из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
     6.1.8.  Номенклатура  дел  печатается  в  необходимом  количестве
экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры  дел  является
документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру  дел
в раздел службы ДОУ. Второй  используется  в  службе  ДОУ  в  качестве
рабочего, третий применяется в архивохранилище  органа  исполнительной
власти, четвертый  -  в  ГБУ  "ГАОО",  куда  документы  передаются  на
постоянное хранение.
     6.1.9.  Номенклатура  дел  в  конце  каждого   года   уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего  календарного
года.
     6.1.10.   Номенклатура   дел   органа    исполнительной    власти
согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской  области
не реже одного раза  в  5  лет.  В  случае  существенных  изменений  в
функциях и  структуре  органа  исполнительной  власти  разрабатывается
новая  сводная  номенклатура  дел,  которая  согласовывается  с   ЭПМК
комитета  по  делам  архивов  Оренбургской  области   и   утверждается
руководителем органа исполнительной власти.
     6.1.11.   Названиями    разделов    номенклатуры    дел    органа
исполнительной власти являются названия структурных  подразделений.  В
сводной  номенклатуре  дел  разделы  располагаются  в  соответствии  с
утвержденной структурой органа исполнительной власти.
     6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки  дел,  отражающие
все документируемые участки работы органа исполнительной власти.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
     В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы  каждого  дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит  из  установленного  в
органе  исполнительной  власти  цифрового   обозначения   структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела  по  номенклатуре  в
пределах  структурного   подразделения.   Индексы   дел   обозначаются
арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение  структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных  дел  в  пределах  разных  структурных  подразделений;  для
переходящих дел индекс сохраняется.
     В графу 2  номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел  (томов,
частей).
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры   дел   определяется   степенью   важности    документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
     Не  допускается  употребление  в  заголовке   дела   неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.),  а  также
вводных  слов  и  сложных  оборотов.   Не   допускается   употребление
сокращенных  слов   и   сокращенных   наименований   органов   власти,
организаций.
     Заголовок дела состоит из элементов,  располагаемых  в  следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)  или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название  органа
исполнительной   власти   или   структурного   подразделения    (автор
документа); название организации,  которой  будут  адресованы  или  от
которой  будут   получены   документы   (адресат   или   корреспондент
документа); краткое содержание  документов  дела;  название  местности
(территории), с  которой  связано  содержание  документов  дела;  дата
(период), к которым относятся документы дела.
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но  не
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве   вида   дела
употребляется термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются основные разновидности  документов,  которые  должны  быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
     Например:
     Документы  о  работе  комиссии  по   урегулированию   конфликтных
ситуаций (решения, планы, справки).
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем  и  по
какому вопросу она ведется.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами, последние не указываются,  а  указывается  их  общее
видовое название.
     Например:
     Переписка с государственными и  негосударственными  организациями
Оренбургской области по основным вопросам их деятельности.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
     Например:
     Переписка по вопросам государственной гражданской службы.

     В  заголовке  дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним.
     Например:
     Переписка с ФГБОУ ВПО "Оренбургский государственный  университет"
по вопросам подготовки кадров.

     При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а  указывается  их  общее  видовое
название.
     Например:
     Переписка  с  главами  муниципальных  образований   по   вопросам
социальной защиты населения.

     Но  если  содержание   дела   касается   одной   административно-
территориальной  единицы  (населенного  пункта),  ее  (его)   название
указывается в заголовке дела.
     Например:
     Переписка с Главой муниципального образования г. Оренбург.

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию,
указывается период (квартал, год), на (за)  который  составлены  планы
(отчеты).
     Например:
     Годовые планы финансовых мероприятий.
     Годовые  статистические   отчеты   о   расходах   на   содержание
автотранспорта.

     Если дело будет состоять  из  нескольких  томов  или  частей,  то
составляется  общий  заголовок  дела,  а   затем   при   необходимости
составляются заголовки каждого  тома  (части),  уточняющие  содержание
заголовка дела.
     Заголовок приложения к делу,  сформированному  в  отдельный  том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
     Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе   формирования   и
оформления дел.
     Графа 3 номенклатуры дел заполняется  по  окончании  календарного
года.
     В графе 4  указываются  срок  хранения  дела,  номера  статей  по
Перечню типовых управленческих  архивных  документов,  образующихся  в
процессе  деятельности  государственных  органов,   органов   местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а  при  его
отсутствии - по типовой  или  примерной  номенклатуре  дел,  или  срок
хранения, согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов  Оренбургской
области.
     В графе 5 "Примечание" указывается название перечней  документов,
использованных при  определении  сроков  хранения  дел,  проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее  с
2006 г.), о ведении  дела  в  электронном  виде,  о  выделении  дел  к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование  дел,  о  передаче
дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
     6.1.14. Если  в  течение  года  в  органе  исполнительной  власти
возникают новые документированные  участки  работы,  непредусмотренные
дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для  вновь  заводимых
дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
     6.1.15. По окончании  года  в  конце  номенклатуры  дел  делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

                        6.2. Формирование дел

     6.2.1. Формирование дел - группировка  исполненных  документов  в
дела в соответствии с номенклатурой дел  и  систематизация  документов
внутри дела.
     6.2.2. Дела  формируются  в  органе  исполнительной  власти,  как
правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
     6.2.3. Исполненные  и  законченные  делопроизводством   документы
должны в 10-дневный срок  сдаваться  исполнителем,  в  зависимости  от
принятой системы ведения делопроизводства, в  службу  ДОУ  или  лицам,
ответственным    за    ведение    делопроизводства    в    структурных
подразделениях, для формирования их в  дела.  Номер  дела,  в  которое
должен быть  подшит  документ,  определяет  руководитель  структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
     6.2.4. Контроль за правильным  формированием  дел  осуществляется
службой ДОУ.
     6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие
правилa: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы  одного
календарного  года,  за   исключением   переходящих   дел;   раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать  в  дела  ксерокопии  факсограмм,  телефонограмм   на   общих
основаниях;  в  дело  не  должны  помещаться   документы,   подлежащие
возврату, лишние экземпляры,  черновики;  по  объему  дело  не  должно
превышать 250 листов. При наличии в  деле  нескольких  томов  (частей)
номер (индекс)  и  заголовок  дела  проставляются  на  каждом  томе  с
добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
     6.2.6.  Документы  внутри  дела  располагаются  сверху   вниз   в
хронологической,  вопросно-логической  последовательности  или  в   их
сочетании.
     Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам   и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
правовых актов Губернатора или Правительства области,  находящиеся  на
контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт  дело
не заводилось, то отчетные  документы  подшиваются  в  дело  переписки
постоянного срока хранения за текущий год.
     Если имеется документ  о  снятии  с  контроля  нескольких  актов,
подшитых в разные дела,  то  следует  подшить  необходимое  количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера  дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
     Документы коллегий группируются в два дела: протоколы  и  решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
     Положения,     инструкции,     утвержденные     распорядительными
документами, являются приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с
указанными документами.
     Приказы  по  основной  деятельности  группируются   отдельно   от
приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в
дела в соответствии с  установленными  сроками  хранения:  75  лет  (о
приеме  на  работу,  увольнении,  внесении  изменений   в   документы,
содержащие персональные данные) и 5 лет  (о  предоставлении  отпусков,
дежурствах, взысканиях и т.д.).
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам. Документы к протоколам,  сгруппированные  в  отдельные  дела,
систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные  планы,  отчеты,
сметы,  лимиты,  титульные  списки  и  другие  документы  группируются
отдельно от проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Предложения, заявления и жалобы граждан,  содержащие  сведения  о
серьезных   недостатках   и   злоупотреблениях   в   работе    органов
исполнительной власти, и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются  отдельно  от  обращений  граждан  по  личным   вопросам,
оперативного и второстепенного характера.
     Переписка группируется, как правило, за период календарного  года
и систематизируется в  хронологической  последовательности;  документ-
ответ помещается за документом-запросом. При  возобновлении  переписки
по определенному вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,  документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса  дела  предыдущего
года.

          6.3. Организация оперативного хранения документов


     6.3.1. С момента заведения и до передачи в архивохранилище органа
исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
     Руководители структурных подразделений и  сотрудники,  отвечающие
за делопроизводство, обязаны  обеспечивать  сохранность  документов  и
дел.
     В   целях   повышения   оперативного   поиска   документов   дела
располагаются  в  шкафах   в   соответствии   с   номенклатурой   дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на  внутренней  стороне
шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
     Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10  лет)  сроков
хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем
сдаются в архивохранилище органа исполнительной власти.
     6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя службы ДОУ.  Выдача  дел  сотрудникам  подразделений  для
работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится  карта-
заместитель, в которой указываются структурное  подразделение,  индекс
дела, дата  его  выдачи,  кому  дело  выдано,  дата  его  возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
     Дела выдаются во временное  пользование  сотрудникам  структурных
подразделений  на  срок  не  более  одного  месяца.  После   истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
     Сторонним организациям дела выдаются на основании  их  письменных
запросов с разрешения руководителя органа  исполнительной  власти  или
его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
     Изъятие документов из  дел  постоянного  хранения  допускается  в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа
исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии  документа
и акта о причинах выдачи подлинника.

    7. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

     Документы органа исполнительной  власти  являются  собственностью
Оренбургской области и  после  проведения  экспертизы  их  ценности  в
установленном порядке передаются на постоянное хранение в  ГБУ  "ГАОО"
как часть Архивного фонда Российской Федерации.
     Для хранения документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации,
относящихся к государственной собственности, и  документов  временного
(свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а  также
документов по личному  составу,  их  учета,  использования,  отбора  и
подготовки к передаче  на  постоянное  хранение  орган  исполнительной
власти образует архивохранилище. Подготовка документов к  передаче  на
хранение  в  архивохранилище  включает  работу  службы  ДОУ   и   лиц,
ответственных    в    структурных    подразделениях     за     ведение
делопроизводства,  по  проведению  экспертизы   ценности   документов,
формированию и оформлению  дел,  составлению  описей  дел  и  актов  о
выделении к уничтожению документов и дел.


                         7.1. Оформление дел

     7.1.1. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению  при
их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к
хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ  по  описанию
дела  на  обложке,  брошюровке,   нумерации   листов   и   составлению
заверительной надписи. Оформление дел  проводится  работниками  службы
ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых
входят заведение и формирование дел.
     7.1.2. В зависимости от сроков  хранения  проводится  полное  или
частичное оформление дел.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного  (свыше
10  лет)  хранения  и  по  личному  составу.  Полное  оформление  дела
предусматривает: оформление реквизитов обложки дела  по  установленной
форме (приложение N 30; нумерацию листов в  деле;  составление  листа-
заверителя дела (приложение N 31); составление, в необходимых случаях,
внутренней описи  документов  дела  (приложение  N 32);  подшивку  или
переплет дела; внесение  необходимых  уточнений  в  реквизиты  обложки
дела.
     7.1.3.  Обложка  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной  форме.  На
обложке дела  указываются  следующие  реквизиты:  наименование  органа
исполнительной власти (фондообразователя);  наименование  структурного
подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата  дела  (тома,
части); количество листов в деле; срок хранения  дела,  архивный  шифр
дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом:  наименование  органа   исполнительной   власти   указывается
полностью в  именительном  падеже  с  указанием  официально  принятого
сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного
наименования; наименование структурного подразделения  -  записывается
название структурного  подразделения  в  соответствии  с  утвержденной
структурой; номер дела - проставляется цифровое  обозначение  (индекс)
дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок  дела
- переносится из номенклатуры дел органа исполнительной  власти;  дата
дела  -  указываются  год   заведения   и   год   окончания   дела   в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,
а также для дел, состоящих  из  нескольких  томов  (частей),  являются
крайние  даты  документов  дела,  т.е.  даты   (число,   месяц,   год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных  в  дело.  Датой  приложения  к  делу,  сформированному   в
отдельный  том,  является  дата   регистрации   основного   документа,
приложение к которому помещено в  этот  том.  При  этом  число  и  год
обозначаются арабскими  цифрами,  название  месяца  пишется  полностью
словами.
     В   целях   обеспечения   сохранности   и   закрепления   порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются.  Листы  нумеруются  простым
карандашом сверху вниз, цифры  проставляются  в  правом  верхнем  углу
листа.
     Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
     Документы с собственной нумерацией листов, в том  числе  печатные
издания, нумеруются в  общем  порядке.  Собственная  нумерация  листов
зачеркивается.
     Листы дел, состоящих из несколько томов или частей, нумеруются по
каждому тому или части отдельно.
     Фотографии,   чертежи,   диаграммы,   другие   иллюстративные   и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист  в  деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые  в  дело  конверты  с  вложениями  нумеруются  следующим
образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение  в
конверте.
     Приложения к  делу,  поступившие  в  переплете,  оформляются  как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
     После  завершения  нумерации  листов  составляется  заверительная
надпись, которая располагается в  конце  дела.  Заверительная  надпись
составляется  в   деле   на   отдельном   листе-заверителе   дела.   В
заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,  фотографии,
рисунки и т.п.).
     Заверительная надпись подписывается ее составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
     Реквизит "срок хранения дела"  переносится  на  обложку  дела  из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком  хранения,
указанным  в  Перечне  типовых  управленческих  архивных   документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,  органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
     На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
     Архивный шифр дела (состоит  из  номера  фонда,  номера  описи  и
номера  дела  по  описи)  на   обложках   дел   постоянного   хранения
проставляется в архивохранилище органа исполнительной  власти  черными
чернилами только после включения этих дел в  годовые  разделы  сводных
описей, утвержденных  ЭПМК  комитета  по  делам  архивов  Оренбургской
области (до этого он проставляется карандашом).
     На обложках дел постоянного хранения предусматривается место  для
наименования ГБУ "ГАОО",  в  которое  будут  передаваться  дела,  кода
органа  исполнительной  власти   по   Общероссийскому   классификатору
предприятий и  организаций  (ОКПО)  и  Общероссийскому  классификатору
органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного  (свыше  10   лет)   хранения   вносятся   уточнения:   при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер  дела
могут проставляться на обложке штампом.
     7.1.4. Для учета документов определенных категорий постоянного  и
временного сроков (свыше 10 лет)  хранения,  учет  которых  вызывается
спецификой данной документации (особо ценные,  личные  дела  и  т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
     Внутренняя опись  документов  дела  составляется  также  на  дела
постоянного  и  временного  (свыше  10   лет)   хранения,   если   они
сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не
раскрывают конкретное содержание документов.
     Необходимость  составления  внутренней  описи   документов   дела
определяется службой  ДОУ  органа  исполнительной  власти.  Внутренняя
опись составляется на отдельном листе по установленной форме,  которая
содержит сведения о порядковых номерах документов дела,  их  индексах,
датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен  каждый
документ. К внутренней описи составляется итоговая запись,  в  которой
указываются цифрами и прописью количество включенных в нее  документов
и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись документов  дела  подписывается  составителем  с
указанием расшифровки подписи, должности  и  даты  составления  описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается
за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
     7.1.5.  Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  на   четыре
прокола в твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются  с  учетом
возможного свободного чтения текста всех  документов.  При  подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
     Дела временного (до 10  лет  включительно)  хранения  допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию  документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

                 7.2. Экспертиза ценности документов

     7.2.1. Экспертиза ценности документов -  изучение  документов  на
основании критериев их ценности в целях  определения  сроков  хранения
документов  и  отбора  их  для  включения  в  состав  Архивного  фонда
Российской Федерации.
     7.2.2. Экспертиза ценности  документов  в  органе  исполнительной
власти  на  стадии   делопроизводства   проводится   при   составлении
номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке  правильности
отнесения  документов  к  делам,  при  подготовке  дел  к  передаче  в
архивохранилище органа исполнительной власти.
     7.2.3.  Для  организации   и   проведения   экспертизы   ценности
документов  в  органе  исполнительной   власти   создается   постоянно
действующая  центральная  экспертная  комиссия  (далее  -   ЦЭК)   или
экспертная комиссия (далее - ЭК) органа исполнительной власти.
     7.2.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также  организация  их  работы
определяются положениями, которые  утверждаются  руководителем  органа
исполнительной власти (для  ЦЭК  (ЭК)  органа  исполнительной  власти)
после согласования с ЭПМК.
     7.2.5. Экспертиза ценности документов  постоянного  и  временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных  подразделениях  органа
исполнительной  власти  непосредственно  лицами,   ответственными   за
ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).
     7.2.6.   При   проведении    экспертизы    ценности    документов
осуществляется отбор дел  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)
хранения для передачи в архивохранилище органа исполнительной  власти;
отбор дел с временными сроками хранения и  с  пометкой  "До  минования
надобности",   подлежащих   дальнейшему   хранению    в    структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,  сроки
хранения которых истекли.
     7.2.7. Отбор документов для постоянного  хранения  проводится  на
основании  Перечня   типовых   управленческих   архивных   документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,  органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,  и
номенклатуры  дел  органа  исполнительной  власти   путем   полистного
просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные
экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и  не
относящиеся  к  вопросу  документы  с  временными  сроками   хранения.
Окончательное решение по результатам  экспертизы  ценности  документов
принимает ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти.
     7.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
     7.2.9.   Опись   дела   -   архивный    справочник,    содержащий
систематизированный  перечень   единиц   хранения   архивного   фонда,
коллекции и предназначенный  для  их  учета  и  раскрытия  содержания.
Отдельная опись представляет  собой  перечень  дел  с  самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
     7.2.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения,
дела временного хранения (свыше 10 лет), дела по личному  составу.  На
дела  временного  хранения  (до  10   лет   включительно)   описи   не
составляются.
     7.2.11. В  органе  исполнительной  власти  в  каждом  структурном
подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно
под  непосредственным  методическим  руководством  службы  ДОУ  органа
исполнительной  власти.   По   этим   описям   документы   сдаются   в
архивохранилище органа исполнительной власти.
     Описи дел, подготовленные  структурными  подразделениями,  служат
основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти,
которую готовит работник архивохранилища органа исполнительной  власти
и  по   которой   сдаются   дела   на   государственное   хранение   в
соответствующий архив.
     7.2.12.  Описи  дел  структурных  подразделений  составляются  по
установленной   форме   (приложение   N 33)   и    представляются    в
архивохранилище органа исполнительной власти не позднее чем через  три
года после завершения дел в делопроизводстве.
     7.2.13. Описательная статья описи дел структурного  подразделения
имеет следующие элементы:  порядковый  номер  дела  (тома,  части)  по
описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,  части);  дата
дела (тома, части); количество  листов  в  деле  (томе,  части);  срок
хранения дела.
     7.2.14.  При  составлении   описи   дел   соблюдаются   следующие
требования:  каждое  дело  вносится  в   опись   под   самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
каждый том  (часть),  в  том  числе  сформированное  в  отдельный  том
приложение к делу,  вносится  в  опись  под  самостоятельным  номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый;  графы  описи  заполняются  в
точном соответствии с теми сведениями,  которые  вынесены  на  обложку
дела; при внесении  в  опись  подряд  дел  с  одинаковыми  заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все  остальные  однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие  сведения  о  делах
вносятся в опись полностью (на  каждом  новом  листе  описи  заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется  для
отметок  о  приеме  дел,  особенностях  их  физического  состояния,  о
передаче  дел  другим  структурным  подразделениям   со   ссылкой   на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
     7.2.15. В конце описи вслед  за  последней  описательной  статьей
делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами  и  прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел  по
описи,  а  также  оговариваются  особенности  нумерации  дел  в  описи
(литерные номера и пропущенные номера).
     7.2.16.  Опись  дел  структурного   подразделения   подписывается
составителем   с   указанием   его   должности,   согласовывается    с
руководителем службы ДОУ  и  утверждается  руководителем  структурного
подразделения.
     При наличии в  структурном  подразделении  ЭК  опись  дел  до  ее
утверждения должна быть согласована с ЭК.
     7.2.17. Опись дел структурного подразделения составляется в  двух
экземплярах,  один  из  которых   передается   вместе   с   делами   в
архивохранилище органа исполнительной  власти,  а  второй  остается  в
качестве контрольного  экземпляра  в  структурном  подразделении.  При
наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется  в  трех
экземплярах,  так  как  один  экземпляр  описи  передается  в  ЭК  для
рассмотрения и согласования.
     7.2.18. Отбор документов за соответствующий период к  уничтожению
и составление акта о выделении  их  к  уничтожению  (приложение  N 34)
производится после составления сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЦЭК (ЭК)  органа  исполнительной  власти  одновременно.  Только  после
утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описей
дел постоянного хранения, согласованные с ЦЭК (ЭК)  акты  утверждаются
руководителем  органа  исполнительной   власти,   после   чего   орган
исполнительной власти имеет право уничтожить дела, включенные в данные
акты в соответствии с установленным порядком.
     7.2.19. Акт о выделении документов  к  уничтожению  составляется,
как правило, на все дела органа исполнительной  власти.  Если  в  акте
указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед  группой  заголовков  дел
этого подразделения.

       7.3. Подготовка и передача документов в архивохранилище

     7.3.1. В архивохранилище органа исполнительной власти  передаются
дела  с  исполненными  документами  постоянного,  временного  хранения
(свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача  производится  только
по описям дел.
     7.3.2. Дела с исполненными документами постоянного  и  временного
хранения  (свыше  10  лет)   передаются   в   архивохранилище   органа
исполнительной  власти  не  позднее  чем  через  три  года  после   их
завершения в делопроизводстве.
     7.3.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче
в  архивохранилище  органа  исполнительной  власти,  как  правило,  не
подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях  и  по  истечении
сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
     7.3.4.  Передача  дел  в  архивохранилище  органа  исполнительной
власти  осуществляется  по  составленному  графику,  согласованному  с
руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем
службы ДОУ.
     7.3.5. В  период  подготовки  дел  структурным  подразделением  к
передаче в архивохранилище  органа  исполнительной  власти  работником
архивохранилища    предварительно    проверяется    правильность    их
формирования, оформления и соответствие количества дел,  включенных  в
опись, количеству дел, заведенных в соответствии с  номенклатурой  дел
органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в
формировании и оформлении  дел  работники  структурного  подразделения
обязаны устранить.
     7.3.6. Прием каждого дела производится работником архивохранилища
органа исполнительной  власти  в  присутствии  работника  структурного
подразделения. При этом на  обоих  экземплярах  описи  против  каждого
дела, включенного в нее, делается отметка  о  наличии  дела.  В  конце
каждого экземпляра описи указываются  цифрами  и  прописью  количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи  дел,  а  также  подписи
работника  архивохранилища  органа  исполнительной  власти   и   лица,
передавшего дела.
     Вместе с делами в архивохранилище  органа  исполнительной  власти
передаются регистрационные картотеки на документы и (или)  программные
средства  и  базы  данных,  содержащие  информацию  о  регистрации   и
исполнении передаваемых документов.  Заголовок  каждой  картотеки  или
базы данных включается в опись.
     7.3.7.  В  случае  ликвидации  или   реорганизации   структурного
подразделения органа  исполнительной  власти  лицо,  ответственное  за
ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в  период
проведения  ликвидационных   мероприятий   формирует   все   имеющиеся
документы в дела, оформляет  дела  и  передает  их  в  архивохранилище
органа исполнительной власти независимо от сроков  хранения.  Передача
дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

           8. Особенности работы с электронными документами

     В  соответствии  с  постановлением   Правительства   Оренбургской
области от 5 марта 2013 года N 174-п  "Об утверждении  регламентов  по
организации электронного  документооборота  в  органах  исполнительной
власти Оренбургской области" организация электронного документооборота
и  автоматизация  делопроизводства  в  органах  исполнительной  власти
Оренбургской   области   осуществляется   с   использованием   системы
CompanyMedia (Lotus Notes).
     Документы,  создаваемые  в   органе   исполнительной   власти   и
поступающие  в  орган  исполнительной  власти  на  бумажном  носителе,
включаются в систему электронного документооборота после  сканирования
и создания  электронных  образов  документов.  Включение  электронного
образа документа  в  систему  электронного  документооборота  возможно
после его  верификации  (сравнения  электронного  образа  документа  с
подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа
подлиннику документа  осуществляется  с  помощью  электронной  подписи
работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
     Электронные сообщения, поступающие по  системе  межведомственного
электронного  документооборота,   проходят   регистрацию   в   системе
электронного документооборота органа исполнительной власти.
     Система  электронного  документооборота   органа   исполнительной
власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему
электронных  сообщений,  отправляемых   и   поступающих   по   системе
межведомственного электронного документооборота.
     При  загрузке  электронного  сообщения  в  систему   электронного
документооборота органа исполнительной власти реквизиты,  содержащиеся
в соответствующем файле электронного сообщения,  могут  использоваться
для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки  поступившего
документа в электронной форме.
     Составление,  оформление  и  согласование  проектов   электронных
документов  осуществляются   по   общим   правилам   делопроизводства,
установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронный  документ  должен  иметь  реквизиты,   установленные   для
аналогичного документа на бумажном носителе,  за  исключением  оттиска
печати.
     Для подтверждения подлинности  электронных  документов  в  органе
исполнительной власти используются электронные подписи.
     Электронная  подпись  должна   применяться   в   соответствии   с
законодательством Российской Федерации.
     При получении электронных документов от других органов власти или
организаций  служба  ДОУ  органа  исполнительной  власти  осуществляет
проверку подлинности электронной подписи.
     При рассмотрении и согласовании электронных документов,  а  также
при   подписании   внутренних   информационно-справочных    документов
(докладных, служебных записок, справок, сводок и других),  создаваемых
в электронной форме, в  системе  электронного  документооборота  могут
использоваться   способы   подтверждения   действий   с   электронными
документами, при которых электронная подпись  не  используется.  Такие
правила могут быть установлены при условии, что программные  средства,
используемые в данном органе,  позволяют  однозначно  идентифицировать
лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
     В  целях  учета  и  поиска  документов  в  системе   электронного
документооборота    органа    исполнительной    власти    используются
обязательные  сведения  о  документе,  включаемые  в   регистрационно-
контрольную карточку. Перечень  обязательных  сведений  определен  для
каждого  вида  документа  в  Регламенте  по  организации  электронного
документооборота   и   автоматизации   делопроизводства   в    органах
исполнительной власти Оренбургской области.
     Допускается включение  в  систему  электронного  документооборота
дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений
об электронном документе  могут  быть  включены  сведения:  отметка  о
контроле исполнения, отметка о публикации, вид доставки и другие.
     Единицей  учета  электронного  документа   является   электронный
документ, зарегистрированный в системе электронного  документооборота.
Электронный документ,  имеющий  приложения,  регистрируется  как  один
документ.
     После отправки электронного  документа,  заверенного  электронной
подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии
на бумажном  носителе,  как  правило,  не  требуется,  за  исключением
ответов  на   обращения   граждан,   поступивших   по   информационно-
телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с  Федеральным
законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке  рассмотрения  обращений
граждан в Российской Федерации"  заявителю  дается  письменный  ответ,
направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
     Исполненные электронные  документы  систематизируются  в  дела  в
соответствии с номенклатурой дел  органа  исполнительной  власти.  При
составлении номенклатуры дел  в  заголовок  дела  включается  указание
"Электронные документы", например:
     Распоряжения  Губернатора   Оренбургской   области.   Электронные
документы.
     Сроки  хранения  электронных  документов   соответствуют   срокам
хранения   документов,   установленных   законодательными   и    иными
нормативными  правовыми  актами  Российской  Федерации,  типовыми  или
ведомственными  перечнями  для  аналогичных  документов  на   бумажном
носителе.
     Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид
носителей, на которых они хранятся, а также форматы их  постоянного  и
длительного сроков хранения определяются с  учетом  функционирующих  в
органе  исполнительной   власти   программно-технических   средств   и
нормативно-методических   документов   комитета   по   делам   архивов
Оренбургской области.
     Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем
порядке, установленном в отношении документов  на  бумажном  носителе.
После истечения срока, установленного  для  хранения  электронных  дел
(электронных  документов),  на  основании  акта  о  выделении   их   к
уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти,
указанные   электронные   дела   (электронные   документы)    подлежат
уничтожению.
     Поступившие  из  структурных  подразделений   в   архивохранилище
соответствующего органа исполнительной  власти  электронные  документы
передаются по описям с оформлением  акта  приема-передачи  электронных
документов на архивное хранение.

                      9. Учет печатей и штампов

     Печать  -  устройство,  содержащее  клише  печати  для  нанесения
оттисков на бумагу.
     Штамп - устройство прямоугольной формы для  проставления  отметок
справочного   характера   о   получении,   регистрации,   прохождении,
исполнении документов и др.
     Органы исполнительной  власти  применяют  печати  с  изображением
Государственного  герба  Российской  Федерации,   герба   Оренбургской
области.
     В  органах  исполнительной  власти  могут  использоваться  печати
структурных подразделений, печати для отдельных  категорий  документов
("Для пакетов",  "Для  отметки  командировочных  удостоверений",  "Для
документов"),   металлические   выжимные   печати   для   опечатывания
помещений.
     Печати  изготавливаются  в  строго  ограниченном   количестве   и
исключительно в служебных целях. По представлению руководителя  службы
ДОУ руководитель органа  исполнительной  власти  принимает  решение  о
необходимости изготовления печатей и их количестве.
     Заявка  на  изготовление  печати  и  ее   эскиз   оформляются   в
соответствующих  подразделениях  и   передаются   в   административно-
хозяйственную  службу,  которая  размещает  заказ  на  предприятии   -
изготовителе печатей.
     В случае служебной необходимости по решению  руководителя  органа
исполнительной   власти   допускается   изготовление    дополнительных
экземпляров печатей.
     Печатью  заверяются  подписи  руководителя,   его   заместителей,
финансовой службы, главного бухгалтера,  а  также  других  должностных
лиц,  которым  или   приказом   органа   исполнительной   власти   или
доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
     В органе исполнительной власти должны быть установлены:
     подразделение органа исполнительной власти, на  которое  возложен
учет печатей и штампов;
     форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
     порядок выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной
власти;
     порядок хранения печатей и штампов;
     ответственность  работников  за  нарушение   порядка   применения
печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
     порядок проведения проверок по соблюдению  порядка  применения  и
хранения  печатей  и  штампов  в  структурных  подразделениях   органа
исполнительной власти;
     порядок уничтожения печатей и штампов.
     Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за
их использование и хранение,  осуществляется  под  роспись  в  журнале
учета печатей и штампов;
     печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;
     передача печатей посторонним  лицам  и  вынос  их  из  помещений,
занимаемых органом исполнительной власти, не допускается;
     ответственность за законность использования и надежность хранения
печатей с изображением Государственного  герба  Российской  Федерации,
герба  Оренбургской  области  возлагается   на   руководителя   органа
исполнительной  власти,  ответственность   за   надежность   хранения,
законность использования других печатей возлагается  на  руководителей
соответствующих подразделений;
     печати и штампы, пришедшие в негодность  и  утратившие  значение,
подлежат возврату по месту выдачи, где  они  уничтожаются  по  акту  с
соответствующей отметкой в журнале учета;
     порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования
в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным
за учет печатей.

                    10. Оформление табличных приложений

     10.1. Заголовок таблицы и заголовки граф

     Например:
     Нумерационный заголовок
     Приложение
     к постановлению
     Правительства области
     от ____________N ____

     Тематический заголовок

                               Перечень
          оборудования, поставляемого на экспорт в 2013 году

     Заголовки граф


-------------------------------------------------------------------
| Наименование |  Единица  | Количество - |      В том числе      |
| оборудования | измерения |    всего     |                       |
|              |           |              |-----------------------|
|              |           |              |  первое   |  второе   |
|              |           |              | полугодие | полугодие |
---------------+---------------------------------------------------
    Боковик    |                    Прографка                      
               |                                                   

     Графы таблицы могут быть пронумерованы, если  таблица  печатается
более чем на одной странице.


-------------------------------------------------------------------
| Наименование |  Единица  | Количество - |      В том числе      |
| оборудования | измерения |    всего     |                       |
|              |           |              |-----------------------|
|              |           |              |  первое   |  второе   |
|              |           |              | полугодие | полугодие |
|--------------+-----------+--------------+-----------+-----------|
|      1       |     2     |      3       |     4     |     5     |
|--------------+-----------+--------------+-----------+-----------|
|              |           |              |           |           |
|              |           |              |           |           |
     В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках
граф не допускается.
     Заголовки граф следует писать в единственном числе.
     Например:
     наименование станков, единица  измерения,  срок  поставки,  форма
документа.
     В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено
(поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.
     В одноярусной  головке  таблицы  все  заголовки  граф  пишутся  с
прописной буквы.

     Например:
                                                             Таблица 1


------------------------------------------------------------
| Наименование |  Единица  | 2013 год - |   В том числе    |
|  продукции   | измерения |   всего    | первое полугодие |
|--------------+-----------+------------+------------------|
|              |           |            |                  |
|              |           |            |                  |

     В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки  верхнего  яруса
графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и  т.д.
ярусов  графы  пишутся  со  строчной  буквы,  если  они  грамматически
подчинены заголовку верхнего яруса графы.

     Например:
                                                             Таблица 2

----------------------------------------------------------------------------
| Наименование |         Объем капитальных вложений          | Генеральный |
|    завода    |                (млн. рублей)                |  подрядчик  |
|              |---------------------------------------------|             |
|              | 2012  | в том числе  | 2013  | в том числе  |             |
|              | год - |    объем     | год - |    объем     |             |
|              | всего | строительно- | всего | строительно- |             |
|              |       |  монтажных   |       |  монтажных   |             |
|              |       |    работ     |       |    работ     |             |
|--------------+-------+--------------+-------+--------------+-------------|
|              |       |              |       |              |             |
|              |       |              |       |              |             |
     Заголовки  второго,  третьего  и  т.д.  ярусов  графы  пишутся  с
прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними
заголовку графы.
     Например:
                                                             Таблица 3

----------------------------------------------------------------
|  Наименование  |     Исполнитель и срок выполнения работ     |
|                |---------------------------------------------|
| автоматических | Разработка технической |    Производство    |
| манипуляторов  |      документации      | промышленной серии |
|----------------+------------------------+--------------------|
|                |                        |                    |
|                |                        |                    |


     10.2. Боковик таблицы и элементы граф
     В боковике таблицы  текст  каждой  позиции  должен  начинаться  с
прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
     В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.
     Цифровые величины при  перечислении  (если  есть  дробные  числа)
разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
     В  прографке  текст  следует  писать  со   строчной   буквы,   за
исключением имен собственных.
     В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует
писать в родительном падеже множественного числа.
     Одинаковые текстовые элементы и цифры в графах кавычками заменять
нельзя.
     Например:

                                                             Таблица 4

------------------------------------------------------------------------------
|     Наименование      |  Единица  | Мощн- | Срок ввода в |  Организация,   |
|  заводов и продукции  | измерения | ость  |   действие   | осуществляющая  |
|                       |           |       |              |  строительство  |
|-----------------------+-----------+-------+--------------+-----------------|
| Березниковский        |           |       |              |                 |
| азотно-туковый завод, |           |       |              |                 |
| Пермская область      |           |       |              |                 |
| нитратные соли        | тыс. тонн |  80   |  IV квартал  | Госстрой России |
|-----------------------+-----------+-------+--------------+-----------------|
| Завод органического   |           |       |              |                 |
| синтеза, г. Бугульма  |           |       |              |                 |
| Республики Татарстан  |           |       |              |                 |
| проксанолы            | тыс. тонн |  20   |  IV квартал  | Госстрой России |
| проксамины            | тыс. тонн |  40   |  IV квартал  | Госстрой России |
------------------------------------------------------------------------------

     10.3. Сноски и примечания
     В таблице ссылка на сноску может быть обозначена  звездочкой  или
цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице,  где
есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст
сноски начинается с прописной буквы. В конце  текста  сноски  ставится
точка.
     Примечания даются  в  конце  приложения.  Если  есть  сноски,  то
примечания даются после сносок.
     Например:
                                                             Таблица 5

                                                           (тыс. штук)

--------------------------------------------------
|  Наименование тракторов  | 2012 год | 2013 год |
|--------------------------+----------+----------|
| Тракторы - всего         |    60    |   65*)   |
| из них:                  |          |          |
| гусеничные тракторы Т-74 |    42    |    35    |
| колесные тракторы Т-150К |    18    |    30    |
--------------------------------------------------

     *) Включая производство по кооперации.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости  может  быть
уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством.

     10.4. Однострочные и многострочные элементы таблиц
     Числа и однострочные текстовые элементы  в  графах  равняются  по
последней (нижней) строке боковика.
     Например:
                                                             Таблица 6


-----------------------------------------------------------------------
|     Наименование оборудования     | Срок поставки |    Поставщик    |
|-----------------------------------+---------------+-----------------|
| Станок для изготовления резиновых |               |                 |
| чехлов диаметром 1400 и 1600 мм   |   2013 год    | ОАО "Завод РТИ" |
-----------------------------------------------------------------------

     Двух- или многострочные текстовые элементы  равняются  по  первой
(верхней) строке боковика. В этом  случае  и  цифры  располагаются  на
верхней строке.