|
Расширенный поиск
Распоряжение Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 265ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Правительства Кировской области от 23.12.2010 г. N 480 от 15.08.2005 N 265 г. Киров Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (В редакции Распоряжения Правительства Кировской области от 02.11.2006 г. N 371) 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция). Прилагается. 2. Руководителям органов исполнительной власти при Правительстве области, структурных подразделений администрации Правительства области ознакомить работников с настоящей Инструкцией и обеспечить ведение делопроизводства и порядок работы с документами в соответствии с ее требованиями. 3. Рекомендовать руководителям органов исполнительной власти области с правом юридического лица, руководителям органов местного самоуправления области при организации делопроизводства и работы с документами руководствоваться требованиями Инструкции. 4. Признать утратившими силу: 4.1. Распоряжение Правительства области от 07.03.2002 N 65 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Кировской области". 4.2. Распоряжение Правительства области от 21.08.2003 N 366 "О внесении изменений и дополнений в распоряжение Правительства области от 07.03.2002 N 65". 5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области Перескокова А. В. Губернатор Кировской области Н. И. Шаклеин УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Кировской области от 15.08.2005 N 265 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (далее - Инструкция) разработана на основании Регламента Правительства Кировской области и в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Государственной архивной службы России от 27.11.2000 N 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации от 26.12.2000 N 2508, и положениями ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки отдельных видов документов несекретного характера, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и работы с ними, порядок печатания, копирования и размножения материалов, использования печатей и штампов. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство в органах исполнительной власти Кировской области (далее - органы исполнительной власти области), так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и другими независимо от вида носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.2. Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти области, организующих или непосредственно ведущих работу с документами. Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, обучение работников подразделений органов исполнительной власти области (далее - подразделения), администраций муниципальных образований области по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем подразделения. На указанного работника возлагаются следующие основные функции: прием и учет поступивших в подразделение документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, числу документов, зарегистрированных в единой электронной базе данных регистрации входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее - отдел документооборота), а также правильности их регистрации; передача поступивших документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; в соответствии с резолюцией руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в подразделение; контроль за прохождением документов в подразделении; организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях; ввод в электронную базу данных подразделения и регистрационно- контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов; периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, необходимых для сохранения, с локальных компьютеров на магнитные носители, а при необходимости - на сетевой диск; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в подразделении документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" и представление в отдел документооборота актов сверки; учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку; выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом; контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; разработка номенклатуры дел подразделения на очередной год; формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив администрации Правительства области (далее - архив); проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства; перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя подразделения; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в подразделении. 1.5. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, занимающихся или знакомящихся с этой информацией. 1.7. С нормативными правовыми актами Правительства области, Председателя Правительства области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатором Кировской области (далее - Губернатор области), первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства и, как правило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта. 1.8. Заверенные соответствующей печатью копии постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) только отделом документирования управления делопроизводства (далее - отдел документирования) с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или начальника управления делопроизводства. 1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни сотрудник обязан передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, находящиеся на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения; отчитаться за все числящиеся за ним секретные документы или сдать их в отдел специальных программ администрации Правительства области (далее - отдел специальных программ). 1.10. В случае увольнения или перехода на работу в другое подразделение сотрудник должен своевременно отчитаться перед руководителем своего подразделения о выполнении находящихся у него на исполнении секретных документов и сдать их, а также ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отдел специальных программ; передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении. 1.11. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан сдать по акту, утверждаемому руководителем данного подразделения, имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому сотруднику. Подписанный обеими сторонами акт хранится у руководителя подразделения. 1.12. При увольнении сотрудник обязан сдать служебное удостоверение и служебный пропуск. Сотрудники администрации Правительства области, органов исполнительной власти при Правительстве области, руководители органов исполнительной власти области с правом юридического лица сдают служебное удостоверение в управление организационной и кадровой работы администрации Правительства области (далее - управление организационной и кадровой работы), сотрудники (за исключением руководителей) органов исполнительной власти области с правом юридического лица - в свою кадровую службу. Служебный пропуск сдается в хозяйственное управление администрации Правительства области (далее - хозяйственное управление). 1.13. Об утрате документа, служебного удостоверения и служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания немедленно докладывается руководителю подразделения, заместителю Председателя Правительства области - управляющему делами Правительства области и руководителям соответствующих подразделений. Руководителем подразделения незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области. 1.14. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации (далее - СМИ), передача им какой-либо служебной информации или нормативных правовых актов Правительства области осуществляется через департамент культуры, информации и общественных связей Кировской области. 1.16. С настоящей Инструкцией руководитель подразделения знакомит каждого сотрудника под роспись. 1.17. Работа с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и с учетом требований настоящей Инструкции. 1.18. Порядок использования имеющихся в подразделении средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи определяется руководителем этого подразделения. 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Документирование управленческой деятельности органов исполнительной власти области заключается в подготовке и принятии в соответствии с федеральным и областным законодательством нормативных правовых актов и писем, которые фиксируют на бумажных или других носителях управленческие действия (решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области). 2.2. Основанием для подготовки, принятия и издания нормативных правовых актов Правительства области являются: федеральные конституционные законы и федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; законы области, а также постановления Законодательного Собрания области о разработке и принятии Правительством области конкретного правового акта; указы, распоряжения и поручения Губернатора области; осуществление исполнительной и распорядительной деятельности Правительства области в пределах его компетенции; предложения (обращения) руководителей органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории области, органов местного самоуправления муниципальных образований области, руководителей предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан; обязательства, вытекающие из договоров и соглашений, в которых участвует Правительство области; другие основания, предусмотренные законодательством. 2.3. Правительство области и его подразделения ведут переписку с федеральными органами государственной власти, предприятиями, учреждениями, организациями, а также с гражданами. При необходимости передачи срочной информации составляются телеграммы и телефонограммы, используются средства электронной почты, телетайпной и факсимильной связи. 3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации (в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"); 02 - герб Кировской области; 03 - эмблема организации или товарный знак; 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Примечание: на некоторых видах документов может использоваться гриф (пометка) ограничения доступа к документу, применение которого регламентируется Законом Российской Федерации от 21.07.93 N 5485-1 "О государственной тайне", постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1. 3.2. Оформление документа, содержащего информацию ограниченного распространения, должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством, а также требованиям раздела 17 настоящей Инструкции. 3.3. При подготовке и оформлении постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты "Кем подготовлен документ", "Указание о рассылке документа", "Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы", "Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы". Указание, кем подготовлен документ (для постановлений, распоряжений, приказов), помещается ниже подписи под чертой, проводимой от левой до правой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от подписи, а при отсутствии свободного места - без черты на следующем листе. Оно состоит из слова ПОДГОТОВЛЕНО, которое печатается прописными буквами (без кавычек) от левой границы текстового поля через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от черты; полного наименования должности лица, которым подготовлен документ (с указанием названия организации); личной подписи; ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты. Наименование должности лица, готовившего документ, помещается через 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова ПОДГОТОВЛЕНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. При направлении других документов в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки. Указание о рассылке документа делается подразделением или должностным лицом, ответственным за его подготовку, с указанием точного названия организаций - адресатов и количества направляемых им копий документа, если их число превышает единицу. 3.4. Схема расположения реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков даны в приложениях 1, 2. 4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Для оформления документов Правительства области, подразделений используются бланки нормативных правовых документов (постановлений, распоряжений, приказов), писем, в том числе номерные бланки с воспроизведением герба Кировской области. 4.2. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм); допускается использование бланков формата А3 (210 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм) по ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы" на основе углового и продольного расположения реквизитов. 4.3. Бланки документов формата А4, а также документы, оформленные не на бланке, должны иметь следующие размеры полей: левое - от 2,75 до 3,5 см; правое - не менее 1 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см (на бланках формата А5 - 1,6 см). При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 1 см, правого - от 2,75 до 3,5 см. 4.4. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют номерные бланки с изображением герба Кировской области, порядок изготовления которых изложен в разделе 5 настоящей Инструкции. 4.5. Бланки документов Правительства области, подразделений проектируют в соответствии с приложениями 1, 2 к настоящей Инструкции. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 4.6. Реквизиты в пределах зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 4.7. Для Правительства области, органов исполнительной власти области, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки органов исполнительной власти области или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка оговорено в Положении об органе исполнительной власти области. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГЕРБА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 5.1. Изготовление номерных бланков с воспроизведением герба Кировской области, организация их учета, хранения и контроля за использованием номерных бланков Правительства области возлагается на управление делопроизводства. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых номерных бланков в подразделениях, назначаются их руководителями с определением этой функции в должностных инструкциях данных лиц. 5.2. Гербовые номерные бланки подлежат учету. На гербовых номерных бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет и выдача под роспись подразделениям гербовых номерных бланков Правительства области ведется отделом документооборота. В регистрационно-учетных формах (журнале, карточке) используются следующие реквизиты: 5.2.1. При поступлении бланков: наименование вида гербового номерного бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - изготовителя гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номер гербового бланка. 5.2.2. При выдаче бланков: наименование вида гербового номерного бланка; количество экземпляров; серия и номер гербового номерного бланка; наименование подразделения, фамилия и инициалы лица - получателя гербового номерного бланка; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.). 5.3. Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел. 5.4. Гербовые номерные бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах. 5.5. Испорченные гербовые номерные бланки подлежат возврату в отдел документооборота, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в учетно-регистрационной форме. 5.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых номерных бланков в подразделениях проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых номерных бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом и доводит до сведения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. 5.7. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии Правительства области предназначенных для рассылки копий документов Правительства области на гербовом бланке. При этом каждая копия постановления и распоряжения Правительства области, распоряжения Председателя Правительства области должна быть заверена печатью отдела документирования. 6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы Правительства области, подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. 6.2. Герб Кировской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Кировской области от 29.08.95 N 5-ЗО "О гербе Кировской области" (с изменениями и дополнениями, внесенными законами Кировской области от 04.06.97 N 5-ЗО, от 05.05.2003 N 156-ЗО). Изображение герба Кировской области на бланках нормативных правовых документов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования организации (автора документа), а на бланках писем - в верхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. 6.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 6.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 6.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 6.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 6.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 6.8. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее подразделение и представляющее организацию должностное лицо. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации, закрепленное в учредительных документах, помещают в скобках ниже полного или за ним. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне. Наименование организации помещается ниже герба Кировской области 1) через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт ) в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 14. Наименование подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Оно располагается ниже герба Кировской области или наименования организации через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтами N 11 - 14. ______________________________ 1) Пт (пункт) - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала. 6.9. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП; номера факса, счета в банке, адрес электронной почты). Порядок написания составных частей почтового адреса (улица, номер дома, населенный пункт, индекс) производится в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" и изложенной в пункте 6.15 раздела 6 настоящей Инструкции. 6.10. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Документ содержит наименование его вида, которое включается в состав бланка (постановление, распоряжение, приказ) и обуславливает особенности содержания и построения текста, помогает определить назначение документа. В бланке письма наименование вида документа органов исполнительной власти области НЕ указывается. Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже наименования организации посередине текстового поля через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом N 16. 6.11. Реквизит "Дата документа" содержит указание на время подписания (принятия, утверждения, согласования) документа, для протокола - дату заседания (принятия решения), для акта - дату события. Документы, изданные двумя и более организациями (кроме документов, принятых коллегиальными органами), должны иметь одну (единую) дату. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте или законодательством не предусмотрено иное. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (постановление Правительства области, протокол совещания), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом. Дату документа оформляют обычно арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце, если это не является концом предложения). При цифровом способе оформления даты, если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, после цифры года буква "г" не проставляется. Например, дату 5 января 2001 года следует оформлять 05.01.2001. При ссылке на дату документа, принятого до 2000 года, при цифровом способе ее оформления правомерно написание даты разделенными точками тремя парами арабских цифр в ранее указанной последовательности (например: 05.11.99). При подготовке нормативных правовых и финансовых документов, в служебных письмах допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 3 декабря 2001 года. 6.12. Реквизит "Регистрационный номер документа" На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется после даты на одном уровне с ней. Регистрационный номер документа состоит из проставляемых через тире индекса подразделения, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году, которые могут дополняться кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора и др. Например: N 02 - 03 - 115, где 02 - индекс подразделения, 03 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 115 - порядковый регистрационный номер документа. N АН - 994/8, где АН - Андрей Николаев, 994 - порядковый номер документа, 8 - индекс (номер) дела по номенклатуре дел. В нормативных правовых документах Правительства области, распоряжениях Председателя Правительства области регистрационным номером является его порядковый номер, оформляемый в соответствии с требованиями раздела 9 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Регистрационный номер документа, составленного совместно коллегиальными органами двух и более организаций, а также совместного акта с министерствами и ведомствами Российской Федерации состоит из проставляемых через косую черту каждой из сторон даты подписания документа и его порядкового номера. Например (при оформлении совместного постановления): от 05.12.2001 N 9/21 от 17.12.2001 N 255. 6.13. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, заключение и т. д.), и включает в себя регистрационный номер отправителя и дату документа, на который дается ответ. На документах, оформленных на бланках, ссылка на регистрационный номер отправителя и дату документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового поля на 1 межстрочный интервал (12 пт) ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа". 6.14. Реквизит "Место составления или издания документа" (в постановлениях, распоряжениях, приказах) помещается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" через 1 межстрочный интервал (12 пт) посередине расположения этих реквизитов. Место составления или издания документа указывают (кроме письма) с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения, например: г. Киров. 6.15. Реквизит "Адресат" Направляемые документы адресуются организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Адресат печатается в правом верхнем углу документа от центра текстового поля (в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита) ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала (36 пт) и ограничивается правым полем документа. При адресовании документа организации или ее подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными): Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации или Администрация Арбажского района Кировской области При направлении документа должностному лицу название организации и ее подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например: Департамент строительства и архитектуры Кировской области Заместителю главы департамента Инициалы, фамилия При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Главе администрации Немского района Кировской области Инициалы, фамилия При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например: Главам муниципальных образований Кировской области Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. В случае направления документа более чем в четыре адреса оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается только один адресат. К документу прилагается список на рассылку. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи". В соответствии с ними устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в документах, на конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, района и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или на оболочке почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации (разовому корреспонденту), указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, Центр, Москва, 101000 При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И. П. Калинину ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264 Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце - страна, например: P. Lunin 32-17 Оrdinka Moscow 119215 Russia Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом: Директору ЗАО "Развитие" А. И. Федорову ф. (095) 235-41-08 6.16. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, напечатанные прописными буквами без кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) от этого слова располагаются через 1 межстрочный интервал (12 пт) наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительный документ, печатаемый со строчной буквы, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Кировской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата Или УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Кировской области от _______________ N ________ (дата) При утверждении документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. В иных случаях подписи располагаются одна под другой. Утверждению, как правило, подлежат следующие основные виды документов: АКТЫ (проверок и ревизий, приема и передачи дел и т. д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.). ИНСТРУКЦИИ (правила) - должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д. НОРМАТИВЫ (расхода материалов, электроэнергии и т. д.). ОТЧЕТЫ (о командировках и т. д.). ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и т. д.). ПЛАНЫ (работы советов, комиссий, учебы и т. д.). ПОВЕСТКА ДНЯ. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, ее подразделении, о премировании и т. д.). ПРОГРАММЫ (проведения мероприятий, работ и т. д.). РАСЦЕНКИ на производство работ. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на капитальное строительство и т. д.). СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ФОРМЫ унифицированных документов. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. 6.17. Реквизит "Резолюция" - это указание руководителя по исполнению документа, включающее инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату рассмотрения документа, например: П. С. Никитину А. В. Зайцевой Прошу подготовить проект договора с фирмой "ЕАЛ" в недельный срок. Личная подпись Дата Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на лицевой стороне первого листа документа (исключая нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации) на свободном от текста месте (обычно в правом верхнем углу текстового поля ниже реквизита "Адресат"), кроме полей. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 6.18. Реквизит "Заголовок к тексту" должен кратко выражать и точно раскрывать содержание документа, основную смысловую нагрузку текста. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и обычно дает ответ на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого)? Например: "Об изменении...", "О создании...", "Должностная инструкция главного специалиста...". Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телеграмм, телефонограмм, ответов на обращения граждан, извещений и документов, оформленных на бланке (бумаге) формата А5. Объем заголовка обычно не должен превышать 5 строк машинописного текста и длину строки в 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля с переносом на следующую строку. Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт). Заголовок документа записывается при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы: в электронную базу данных регистрации документов, карточку, журнал. 6.19. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словами или штампами "Контроль". 6.20. Реквизит "Текст документа" отражает его основное смысловое содержание, управленческое действие, решение. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации, не допускающим ее различное толкование. В проекте текста документа следует заменять сложные предложения простыми, использовать только общепринятые сокращения (км, тыс. рублей, млн. рублей, млн. тонн, куб. метров, кв. метров, га и т. п.; в приложениях к документу допускается - тыс. руб., млн. руб., млн. т, куб. м, кв. м), правильно использовать аббревиатуры (лишь после полного написания того или иного наименования), прописные буквы. Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект, а также когда в документе неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и, в скобках, сокращенное наименование по форме (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование. Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Например: "В соответствии с...", "В целях...", "Считаем целесообразным..." и т. п. В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он". Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и на листе формата А4, должен иметь размеры полей, указанные в пункте 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции. Текст документа от заголовка отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт) в установленных границах полей. На бланках формата А5 допускается печатать текст через 1 межстрочный интервал (12 пт). Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (отступ 5) от левой границы текстового поля. Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны - адресата, на русском или английском языках. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала (24 пт) без использования оборотной стороны листа. Тексты документов, создаваемые с использованием персональных компьютеров, в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ и печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12 - 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт). При этом служебные документы, направляемые в адрес высших органов государственной власти Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, печатаются через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) указанным шрифтом размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах формата А4. В отдельных случаях по заказу разработчика проекта документа или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, подзаголовков, примечаний могут использоваться шрифты других типов и размеров, а также полужирное начертание, курсив, подчеркивание, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы без слова "страница" и знаков препинания. Первая страница документа не нумеруется. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). В первой указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документов, подготовленных на основании ранее изданных или в развитие документов других организаций, указываются: название вида документа, его автор, дата и регистрационный номер, заголовок документа. Во второй части текста документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), печатаемые с красной строки либо с выравниванием по центру. Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подразделы нумеруются в пределах раздела и должны состоять из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделяемых точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, подраздела и пункта (например, 1.2.2.1). После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел с прописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже (например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное (например: структурное подразделение, последнее место работы). Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков (штатное расписание, план работы и т. п.). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (шапка или головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы, расположенные во второй левой графе. В крайней левой графе (боковик таблицы) указываются номера пунктов и подпунктов, характеризующих наименование объектов: --------------------------------------------------------------------- | N | | | | | п/п | | | | |-----+-------------------+--------------------+--------------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | --------------------------------------------------------------------- Заголовок граф пишется с прописной буквы, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в конце заголовка и подзаголовков граф не проставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печати по левому краю или по центру граф. Заголовок и подзаголовки строк пишутся с прописных букв без проставления точки в их окончании. Заголовок строк при печати выравнивается по левому краю или по центру графы (боковика таблицы), а подзаголовки - по левому краю. Отдельные составляющие подзаголовка строк печатаются строчными буквами с отступом от начала расположения подзаголовка. Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк употребляются только общепринятые сокращения слов. Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются или номера этих граф, или полностью шапка таблицы (наименования граф с их номерами). 6.21. Реквизит "Отметка о наличии приложения" 6.21.1. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа (письма) или документ в целом. Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа (письма), оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ (письмо) имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на содержание аппарата управления на 1 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от 05.11.2001 N 317 и приложения к нему, всего на 8 л. Если документ (письмо) направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Примечания даются в конце приложения. 6.21.2. Приложение к распорядительному документу оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.11 раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, утвержденного постановлением Правительства области от 17.05.2005 N 34/100 (далее - Положение о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области). 6.22. Реквизит "Подпись" Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через 3 межстрочных интервала (36 пт). Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт) от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись с указанием даты и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например: Начальник правового управления администрации Правительства Кировской области Личная подпись, инициалы, фамилия Дата или Начальник управления Личная подпись, инициалы, фамилия Дата При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите "Наименование организации (организаций)", например: Губернатор Министр финансов Кировской области Российской Федерации При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области Личная подпись, инициалы, фамилия Начальник контрольного управления Правительства Личная подпись, инициалы, фамилия Кировской области Документы коллегиального органа подписываются председательствующим и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания). Протокол заседания Правительства области подписывается председательствовавшим на заседании и начальником управления делопроизводства или замещающим его лицом. В документах, составленных комиссией, в реквизите "Подпись" указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись, инициалы, фамилия Члены комиссии: Личная подпись, инициалы, фамилия Личная подпись, инициалы, фамилия Личная подпись, инициалы, фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Например: И.о. начальника правового управления администрации Правительства Кировской области Личная подпись, инициалы, фамилия Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. В копиях принятых постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, подготовленных отделом документирования и заверенных печатью этого отдела, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Например: Губернатор Кировской области Инициалы, фамилия или Первый заместитель Председателя Правительства Кировской области Инициалы, фамилия 6.23. Реквизит "Гриф согласования документа" указывает на согласие другой организации (не автора документа) с содержанием документа (внешнее согласование). Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами (без кавычек); полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись, инициалы, фамилия Дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от _______________ N (дата) или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Юнит" от _______________ N (дата) При получении подтверждения согласования факсом он прикладывается к проекту документа и заверяется подписью руководителя подразделения или замещающего его лица, подготовившего проект документа. Слово СОГЛАСОВАНО печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже реквизита "Подпись" или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Наименование должности лица помещается через 2 межстрочных интервала (24 пт) от слова СОГЛАСОВАНО и при печати в несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт). Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля. Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу он относится. При оперативном согласовании проектов распоряжений Правительства области лист согласования оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в подпункте 4.5.14 раздела 4 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. При согласовании программы, мероприятий и т. п. гриф согласования документа может располагаться в правом верхнем углу текстового поля первого листа документа, последняя буква самой длинной строки этого реквизита ограничивается правой границей текстового поля. 6.24. Реквизит "Визы согласования документа" (далее - визы) указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием согласовываемого с ним документа (внутреннее согласование). Согласование проектов постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области производится в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.5.14 раздела 4, разделах 6 и 7 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Виза включает полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. На документе (за исключением постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, приказов и распоряжений заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области) визы проставляются в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа или на отдельном листе, на котором указывается, к какому документу этот лист относится. На письмах, договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле. В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения. Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя подразделения, подготовившего проект документа. Если у визирующего проект документа должностного лица есть замечания или возражения, то оно расписывается в строке согласования и делает соответствующую запись ("С замечаниями", "С заключением"). Сами замечания или возражения по проекту излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются (с указанием даты) и прилагаются к проекту документа. Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны правовым управлением администрации Правительства области по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству. Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать проект. Доработка проектов актов Правительства области, вносимых с разногласиями, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.11 раздела 6 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 6.25. Реквизит "Оттиск печати" Печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять на специально отведенном месте, которое обычно обозначается символом "М.П." или таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставленной печати должен быть хорошо читаемым. Примерный перечень документов, на которых ставится печать: АКТЫ (нормативные правовые, приема законченных строительством объектов, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. АРХИВНЫЕ КОПИИ. ДОВЕРЕННОСТИ (о предоставлении права на совершение каких-либо действий; ведение дел в судах и т. д.). ДОГОВОРЫ (о сотрудничестве; о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений; о производстве работ и т. д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию. ЗАЯВКИ (на оборудование и т. д.). ЗАЯВЛЕНИЯ. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. КОПИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. НОРМЫ расхода. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями, премиями Российской Федерации, присвоении почетных званий и т. д.). ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т. д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, платежные и т. д.). ПОЛОЖЕНИЯ об организации (в т. ч. о департаментах, комитетах, управлениях, отделах). ПРОТОКОЛЫ (намерений; согласования планов поставок и т. д.). РЕЕСТРЫ (чеков; представляемых в банк бюджетных поручений; на получение иностранной валюты и т. д.). СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т. д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ (контракты). УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ХАРАКТЕРИСТИКИ для представления в вышестоящие органы и учебные заведения. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Порядок изготовления, движения и использования печатей отражен в разделе 21 настоящей Инструкции. 6.26. Реквизит "Отметка о заверении копии" Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, заверенную печатью; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например: Верно Начальник управления делопроизводства администрации Правительства Кировской области Личная подпись, инициалы, фамилия Дата Для заверения копий постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области, указов Губернатора области используется печать отдела документирования. 6.27. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество составителя документа, номер его служебного телефона и располагается после реквизита "Подпись" в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля, например: Петров Иван Васильевич 38-13-45 При изготовлении документа в машинописном бюро управления делопроизводства (далее - машинописное бюро) отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например: Петров Иван Васильевич 38-13-45 ТМ 2 и дата 6.28. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; фразу "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись руководителя и дату направления документа в дело, например: Отправлен факс от _______________ N (дата) В дело N 02 - 03 Личная подпись Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте, кроме левого поля (исключая документы Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации). При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Отметка об исполнении документов Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти Российской Федерации и направлении их в дело оформляется на отдельном листе с указанием, к какому документу она относится. 6.29. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте. Элементами данного реквизита (регистрационного штампа) являются: наименование организации, получившей документ; дата поступления и регистрационный номер входящего документа, состоящий из индекса подразделения Правительства области, в которое направляется данный документ, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа. На первых листах приложений к входящему документу ставится штамп или делается отметка "К вх. N..." с указанием даты регистрации. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе. 6.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в момент печатания документа и включающая в себя дату и время последнего сохранения документа, имя файла и его местоположение на магнитном носителе (при необходимости - фамилию, инициалы и номер телефона специалиста, печатавшего документ). Для документов, созданных с использованием текстового редактора WinWord, данная отметка располагается от левой границы текстового поля в левом углу нижнего поля каждой страницы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 6 или N 8. При печатании документов используют следующие стандартные положения табулятора (отступ от левой границы текстового поля): 0 - для печатания реквизитов "Дата документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", наименования должности в реквизите "Подпись"; реквизитов "Кем подготовлен документ", "Гриф согласования документа", "Визы согласования документа" и наименований должностей к этим реквизитам; "Указание о рассылке документа", "Отметка о заверении копии", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Идентификатор электронной копии документа"; заверительной надписи "Верно"; для постановлений и распоряжений - "Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы", "Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы"; 5 - для начала абзаца в тексте; 16, 24 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф (пометка) ограничения доступа к документу", слова "Приложение"; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись"; 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления реквизитов 04, 07. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к изданию составленного документа, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля без кавычек. Слова ПОСТАНОВЛЯЕТ (ПОСТАНОВЛЯЮ), ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ, УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами без кавычек. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Схема составления документа 7.1.1. Уточнение цели составления документа, что предопределяет выбор вида документа (постановление, распоряжение, приказ, положение, инструкция, протокол, акт, служебное письмо, служебная (докладная) записка, телеграмма, телефонограмма, договор, соглашение, доверенность и т. д.). 7.1.2. Изучение нормативных правовых актов о порядке решения вопроса такого типа. 7.1.3. Изучение действующих нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Законодательного Собрания области, Правительства области и ранее принятых администрацией области решений по этому вопросу, чтобы не допустить противоречия и дублирования. 7.1.4. Сбор и анализ необходимой информации. 7.1.5. Составление проекта документа на магнитном и бумажном носителях с использованием трафаретных текстов, стандартных выражений. 7.1.6. Согласование проекта документа. 7.1.7. Окончательное оформление и подписание документа. 7.1.8. Регистрация документа. 7.1.9. Документы Правительства области, органов исполнительной власти (в том числе письма, служебные (докладные) записки, справки, информации, телеграммы, и т. д.) излагаются четко, последовательно и кратко. Служебный документ оформляется обычно на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой электронной базе данных исходящих документов в отделе документооборота, в органах исполнительной власти области с правом юридического лица присваивается свой исходящий номер); если дается ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста; текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя. 7.2. Постановления и распоряжения Подготовка, оформление и принятие постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Положением о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. Распоряжения администрации Правительства области и руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогичным образом. 7.3. Приказы 7.3.1. Приказ - индивидуальный правовой акт, издаваемый (принимаемый) в целях решения внутриуправленческих вопросов. Приказы издаются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области в пределах его компетенции во исполнение постановлений и распоряжений Правительства области, поручений Губернатора области и первого заместителя Председателя Правительства области, а также по собственной инициативе и инициативе руководителей подразделений в пределах их компетенции. Приказы руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогично. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по финансово-хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. 7.3.2. Приказ должен иметь заголовок и печататься, как правило, на бланке установленной формы с продольным расположением реквизитов. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми стандартными выражениями: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т. д. Если основанием к изданию приказа является нормативный правовой акт или поручение вышестоящего органа (должностного лица), то в констатирующей части указывается название вида документа, наименование организации (должностного лица) - автора документа, его дата и номер, заголовок документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце. Если предшествующий слову ПРИКАЗЫВАЮ текст состоит из незаконченного предложения, то это слово завершает данное предложение и печатается без разрыва его знаком переноса. При отсутствии констатирующей части или если слову ПРИКАЗЫВАЮ предшествует текст, состоящий из законченного предложения с точкой в конце, то оно печатается с новой строки от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора). Если приказ делится на пункты и подпункты, то они нумеруются в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 6.20 раздела 6 настоящей Инструкции. Каждый пункт печатается с красной строки, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания должности, фамилии и инициалов исполнителя в дательном падеже (в качестве исполнителя могут быть указаны подразделения), затем указывается срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме ("... обеспечить...", "... организовать...", "... осуществить...", "... подготовить..." и т. д.). Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте издаваемого приказа. В последнем пункте распорядительной части при необходимости указывается должностное лицо или подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах, должны иметь самостоятельную нумерацию и необходимые реквизиты (гриф утверждения, заголовок и т. д.). Ссылки на приложения указываются в тексте приказа. 7.3.3. Подготовка и оформление приказов руководителя администрации Правительства области 7.3.3.1. Приказами руководителя администрации Правительства области (далее - приказы) оформляются решения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области по вопросам, входящим в его компетенцию. 7.3.3.2. Проекты приказов готовятся и вносятся подразделениями администрации Правительства области на основании указаний заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области либо по инициативе руководителей подразделений. * Проекты приказов по кадровым вопросам (по работникам, занимающим должности, не отнесенные к государственным должностям, осуществляющим техническое обеспечение деятельности Правительства области) готовит управление по организационной и кадровой работе на основании поручений или соответствующих представлений руководителей подразделений. Проекты приказов по основной хозяйственной деятельности и младшему обслуживающему персоналу готовит хозяйственное управление. Приказы по младшему обслуживающему персоналу регистрируются и хранятся в управлении по организационной и кадровой работе. ______________________________ * Назначение на должность и освобождение от должности государственных служащих оформляется в соответствии с распоряжением администрации Правительства области от 23.05.2003 N 2 "Об утверждении Перечня правовых актов органов и должностных лиц государственной власти Кировской области, включаемых в номенклатуру дел Правительства области". 7.3.3.3. Ответственность за подготовку проекта приказа и приложений к нему, их согласование (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа) с руководителями подразделений, которым в проекте приказа даются поручения, несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проект. 7.3.3.4. Проекты приказов и приложения к ним в обязательном порядке визируются руководителем подразделения, готовившим проект приказа, заинтересованными лицами, а проект приказа - начальником правового управления администрации Правительства области (далее - правовое управление) или замещающим его лицом. Возражения или замечания по проекту приказа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. 7.3.3.5. Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области или замещающим его лицом. 7.3.3.6. Подписанные заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области или замещающим его лицом приказы должны быть зарегистрированы (в том числе в электронной базе данных): по личному составу - в управлении по организационной и кадровой работе; по вопросам хозяйственной деятельности - в хозяйственном управлении. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказ не допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускается только по согласованию с руководителем, подписавшим приказ. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их регистрации в пределах календарного года, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной (финансово- хозяйственной) деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу, связанные с назначением и освобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом в первом случае к номеру приказа по личному составу через тире добавляется буква "к", а в приказах по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам, к номеру приказа через тире добавляется буква "о". Оформленные в установленном порядке копии приказов (с факсимильным воспроизведением подписи заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области) направляются адресатам согласно указанию о рассылке. Замена разосланного приказа производится по указанию руководителя, подписавшего приказ. Приказы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе. Приказы руководителей органов исполнительной власти области с правом юридического лица оформляются аналогично. 7.4. Положения (инструкции) Положение (инструкция) - правовой акт, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации (ее подразделения) и отдельных сотрудников. Положение визируется руководителем подразделения - разработчика и утверждается (имеет гриф утверждения) соответствующим распорядительным документом. Должностные инструкции работников подразделения утверждаются его руководителем. 7.5. Протоколы Протокол должен иметь следующие реквизиты с продольным их расположением: герб Кировской области (для протокола заседания Правительства области); наименование организации (при необходимости); наименование вида документа (протокол с указанием его номера) с названием коллегиального органа или вида коллегиальной работы (Протокол N ... заседания Правительства Кировской области, протокол совещания, конференции или собрания); дату; место составления или издания документа; текст; соответствующие подписи; идентификатор электронной копии документа. В тексте протокола заседания Правительства области вначале указывается председательствующий на заседании, затем присутствующие члены Правительства области (первый заместитель Председателя Правительства области, в алфавитном порядке заместители Председателя Правительства области, члены Правительства области) и присутствующие лица из числа постоянно приглашаемых на заседания Правительства области; указывается категория и количественный состав приглашенных на заседание по отдельным вопросам (список приглашенных прилагается к протоколу). В основной части текста протокола печатаются повестка дня и разделы, соответствующие повестке дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами, текст каждого из них строится по схеме: СЛУШАЛИ (с указанием рассматриваемого вопроса, докладчика и выступивших по данному вопросу (с указанием их фамилий и инициалов); РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слова СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами без кавычек с двоеточием в конце от левой границы текстового поля документа (от нулевого положения табулятора). К протоколу заседания Правительства области печатается перечень постановлений и распоряжений, приложенных к протоколу заседания Правительства Кировской области, с указанием даты заседания и номера протокола. Подлинники документов, принятых коллегиальным органом, и тексты докладов прилагаются к протоколу. Если распоряжение Правительства области принято на его заседании, то его копия в соответствующей последовательности помещается в подлинники постановлений Правительства области. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа, например: 15.10.2001 N 8/33 / N 10. 7.6. Акты Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт должен иметь следующие реквизиты с угловым их расположением: наименование организации; наименование вида документа (акт); дату и регистрационный номер; место составления или издания документа; гриф утверждения документа (при необходимости); заголовок к тексту; текст; подписи лиц, составивших акт; подписи лиц, присутствовавших при составлении акта и ознакомившихся с ним. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его дата и номер. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем члены комиссии (в алфавитном порядке) с обозначением их инициалов, фамилий и, при необходимости, должностей. Если при составлении акта присутствовали иные лица, то указывается наименование их должностей с обозначением организации, инициалов и фамилий. В основной части акта излагается сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, делаются выводы, даются предложения. В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта и место их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении. Акт визируется лицами, присутствовавшими при его составлении и ознакомившимися с ним. При наличии замечаний или возражений об этом делается соответствующая оговорка лицом, подписывающим или визирующим акт, а сами замечания и возражения с подписью данного лица излагаются на отдельном листе, прикладываемом к акту. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. При необходимости акт утверждается соответствующим руководителем с указанием его должности, инициалов и фамилии, даты утверждения. 7.7. Служебные письма 7.7.1. По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма - извещения, письма - приглашения, письма - запросы, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы и т. д. 7.7.2. Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении адресата или в одной организации. 7.7.3. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("Просим...", "Сообщаем...", "Направляем...", "Напоминаем...", "Высылаем..." и т. д.). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Предлагаю...", "Направляю..." и т. д.) возможна в двух случаях: письмо оформляется на бланке должностного лица; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 7.7.4. Письмо состоит из следующих основных частей: адресата, заголовка, обращения, вступления, основного содержания, заключения, подписи и виз в соответствии с пунктом 7.7.6. Текст письма должен быть ясным, кратким, состоять из логически связанных частей. Его следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки. Текст письма не должен превышать обычно одной - двух машинописных страниц. 7.7.5. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов. 7.7.6. Второй экземпляр исходящего документа, остающегося в деле (в секретариатах Губернатора Кировской области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области или в подразделениях), должен быть подписан, содержать дату, исходящий номер, визу должностного лица, составившего письмо, и визы лиц, с которыми оно согласовано. 7.7.7. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются Губернатором области, а в его отсутствие - первым заместителем Председателя Правительства области; направляемые в адрес министерств и ведомств Российской Федерации - Губернатором области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области, а также руководителями органов исполнительной власти области с правом юридического лица. В данные адреса направляется первый экземпляр подлинника документа. Его размер не должен превышать 3 страниц, а по сложным вопросам - 3 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4. 7.7.8. Служебные письма с просьбами, направляемые в Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, готовятся по поручению Губернатора области (в его отсутствие - первого заместителя Председателя Правительства области) и согласовываются с соответствующим заместителем Председателя Правительства области, как правило, по предварительной договоренности с данным органом, о чем делается соответствующая запись на втором экземпляре документа, остающегося в деле. 7.7.9. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическим лицам иностранных государств, подготовленные, согласованные и зарегистрированные (после их подписания) в установленном порядке, подписываются Губернатором области или первым заместителем Председателя Правительства области, или заместителями Председателя Правительства области (либо по их поручению руководителем подразделения) и направляются непосредственно адресату либо с сопроводительным письмом через посольство данного государства в Российской Федерации. Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличии перевода, подписанного Губернатором области или первым заместителем Председателя Правительства области или заместителями Председателя Правительства области (либо по их поручению руководителем подразделения) и завизированного должностным лицом, подготовившим данное письмо. 7.7.10. При регистрации писем, выполненных на гербовом бланке, номер бланка заносится в регистрационные формы. 7.8. Служебные (докладные) записки Служебная (докладная) записка - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Записка должна иметь адресата, заголовок к тексту, дату, исходящий номер, подпись с указанием полного наименования должности лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 7.9. Телеграммы 7.9.1. Телеграммы (приложения 3, 4, 5) составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы. 7.9.2. Подлинники и копии телеграмм (остающиеся в деле) визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения, затем подписываются Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области или заместителями Председателя Правительства области. В органах исполнительной власти области с правом юридического лица телеграммы подписываются руководителем или замещающим его лицом. Телеграммы категории "Правительственная" оформляются только за подписью Губернатора области. 7.9.3. Телеграммы составляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 14.01.2002 N 12 по следующей форме: указание на категорию телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер (берется в отделе документооборота, в иных органах исполнительной власти области присваивается свой исходящий номер), наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресатом. Адресат телеграммы печатается в правом верхнем углу текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт), ограничивается правым полем документа и имеет полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания прописными буквами (ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки, НР - номер) либо указанием их полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Текст печатается через 3 - 4 межстрочных интервала (36 - 48 пт) от последней строки адресата от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала (24 пт) прописными буквами на одной стороне листа бумаги без переноса слов, с двумя пробелами между словами, без абзацев, исправлений, не должен заканчиваться цифрой и превышать двух машинописных страниц. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. Между цифрами в дате вместо разделительных точек вводятся пробелы. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста после знака равенства. Наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, печатается прописными буквами от левой границы текстового поля через 3 - 3 межстрочных интервала (24 - 36 пт) от текста. В нижней части телеграммы (под чертой) через полуторный межстрочный интервал (18 пт) располагаются адрес отправителя, дата отправления и исходящий номер, должность лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); ниже подписи в левом углу текстового поля указываются фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя. 7.9.4. Подписанная телеграмма с одним и тем же текстом, направляемая нескольким адресатам, размножается и оформляется исполнителем в необходимом количестве, незамедлительно передается исполнителем в отдел документооборота после подписи и регистрации первого экземпляра (подлинника). На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена в виде указания должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего телеграмму, с заверительной подписью и печатью организации. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. При адресовании телеграммы в пять и более адресов к ней прилагается и передается в отдел документооборота список рассылки (с указанием точного названия адресатов), составляемый и подписываемый исполнителем. Телеграмма одного содержания, направляемая в адрес органов местного самоуправления, перед телеграфным адресом получателя должна иметь ссылку, что она отправляется по СХЕМЕ 352 (приложение 4). Если телеграмма одного содержания, направляемая в адрес администраций всех районов, передается также в адрес администраций городов области и администраций районов г. Кирова, то в отдел документооборота представляется 10 экземпляров такой телеграммы (приложение 5). 7.9.5. Телеграммы, подписанные Губернатором области, первым заместителем Председателя Правительства области или заместителями Председателя Правительства области в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передаются исполнителем дежурному в здании N 1 Правительства области для отправки: в один адрес - в одном экземпляре; нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов. 7.10. Телефонограммы 7.10.1. Телефонограммы (приложение 6) используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального подтверждения (например, приглашения на совещания, заседания и т. д.). 7.10.2. Телефонограмма составляется в письменном виде, подписывается должностным лицом, давшим поручение, и должна иметь исходящий номер с указанием времени ее передачи. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 7.10.3. Телефонограммы, адресованные Губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области или руководителям подразделений, принимаются сотрудниками соответствующих секретариатов или подразделений с указанием даты и времени приема, незамедлительно докладываются руководителю и передаются для исполнения в соответствии с его указанием. 7.11. Договоры, соглашения, доверенности 7.11.1. Текст договоров (контрактов) и соглашений фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. 7.11.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий организации (ее подразделению), должностному или физическому лицу от имени доверителя. 7.11.3. Проекты договоров и соглашений Правительства области готовятся подразделениями или должностными лицами на основании поручений Губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области. Договоры, соглашения области и доверенности на право совершения каких-либо действий от имени Правительства области подписывают Губернатор области либо в его отсутствие первый заместитель Председателя Правительства области. Договоры и соглашения за подписью Губернатора области либо первого заместителя Председателя Правительства области (до их подписания) должны быть завизированы соответствующим заместителем Председателя Правительства области, руководителями соответствующих подразделений и иных заинтересованных органов исполнительной власти области и, в обязательном порядке, с начальником правового управления или замещающим его лицом, а связанные с расходованием средств областного бюджета - с главой департамента финансов Кировской области (далее - департамент финансов) или замещающим его лицом. После подписания договоры и соглашения должны быть заверены печатями сторон и зарегистрированы в отделе документооборота. Подлинники подписанных и заверенных печатями договоров и соглашений хранятся у начальника управления делопроизводства, а затем в установленном порядке сдаются в архив. Договоры и соглашения могут подписываться также заместителями Председателя Правительства области или должностными лицами, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании доверенностей, подписанных Губернатором области, или в его отсутствие первым заместителем Председателя Правительства области. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
