|
Расширенный поиск
Распоряжение Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 26519.4.8. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 15). 19.4.9. В подразделениях и общественных организациях (профсоюзная организация) при подготовке дел к передаче в архив работниками, ответственными за ведение делопроизводства, ежегодно составляются по установленной форме описи (приложение 16) всех законченных в делопроизводстве дел отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедших экспертизу ценности и оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел подразделений несут работники, ответственные за ведение делопроизводства, и руководители этих подразделений. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем подразделения и передается вместе с описью дел подразделения в архив. При составлении описи дел подразделения необходимо соблюдать следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или каждая часть вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Описи дел подразделений составляются в двух экземплярах под методическим руководством сотрудника архива, один экземпляр передается вместе с делами в архив для составления сводной описи дел, а второй остается в подразделении. 19.5. Передача дел в архив 19.5.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи (приложение 16). 19.5.2. В случае обнаружения сотрудниками архива нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены в 10-дневный срок работниками подразделения, сформировавшего дела. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (подпункт 20.4.9 раздела 20 настоящей Инструкции). 19.5.3. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному сотрудниками архива, согласованному с руководителями подразделений (общественных организаций), передающих документы в архив, и утвержденному заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны в течение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы в дела и сдать их в архив независимо от сроков хранения. 19.5.4. Прием каждого дела производится сотрудниками архива в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема - передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела в архив доставляются сотрудниками подразделений. 19.5.5. На завершенные и сданные в архив дела сотрудники архива ежегодно составляют сводную опись дел. Сводная опись дел составляется через год после завершения дел в делопроизводстве в четырех экземплярах, которые передаются в государственный архив, а затем один экземпляр сводной описи, согласованный с ЭПК управления по делам архивов, возвращается в архив. 19.5.6. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 17), утверждаемым заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного и долговременного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПК управления по делам архивов. 19.6. Использование архивных документов 19.6.1. Основными формами использования документов архива являются: исполнение запросов Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, членов Правительства области, подразделений; исполнение запросов организаций и граждан социально-правового характера; представление документов для изучения (обычно в помещении архива). 19.6.2. Архивные справки выдаются в установленном законом порядке сотрудником архива на основании письменных запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, гражданам России - на основании их письменных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, с разрешения заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, начальника управления делопроизводства или лиц, их замещающих. Архивная справка подписывается заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области и заверяется гербовой печатью. Копия архивной справки без печати, завизированная сотрудниками архива, остается в деле. 19.6.3. Архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок. Архивные копии (выписки) нормативно-распорядительных документов Губернатора области, Правительства области готовятся сотрудником архива, заверяются подписью работника отдела документирования и соответствующей печатью. Отметка о выдаче архивной копии (выписки) делается на запросе сотрудником архива. 19.6.4. Подготовленные сотрудником архива архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области, начальником управления делопроизводства или лицами, их замещающими, заинтересованной организации или лицу. 19.6.5. Дела с документами, находящимися в архиве, предоставляются работникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения под роспись в учетной карточке или журнале выдачи документов. Использование архивных документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с соблюдением требований, изложенных в пункте 17.5 раздела 17 настоящей Инструкции. Работники подразделений несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. Подлинники указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Правительства области, распоряжений Председателя Правительства области и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются. 20. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 20.1. В Правительстве области, подразделениях печатаются и размножаются только материалы служебного характера. 20.2. Машинописное бюро печатает подготовленные подразделениями документы за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, а также материалы органов исполнительной власти при Правительстве области и структурных подразделений администрации Правительства области объемом две и более печатных страниц. Печатание других документов размером в одну печатную страницу производится в подразделениях с соблюдением установленных правил составления, оформления и печатания материалов. 20.3. Документы, создаваемые с использованием персональных компьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных в настоящей Инструкции и в Положении о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, и в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ. 20.4. Передаваемые в машинописное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на правильное и разборчивое написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов, наименований, словосочетаний и географических названий. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов (применяются только общепринятые сокращения слов), правленые карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. Печатание документов под диктовку не производится. Расшифровка и печатание записанных на магнитных носителях материалов заседаний Правительства области, областных заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется машинописным бюро по указанию начальника управления делопроизводства. Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подпись исполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона. Передача материалов в машинописное бюро и получение отпечатанных материалов производится обычно через заведующую машинописным бюро. 20.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением установленного порядка расположения реквизитов документа, правил орфографии и пунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух экземплярах, распорядительные документы - в одном экземпляре и вместе с черновиками передаются исполнителю (печатание и передача исполнителю документа и его черновика с грифом "Для служебного пользования" производится с соблюдением правил, изложенных в подпунктах 17.3.2 и 17.3.4 раздела 17 настоящей Инструкции). При печатании документов с использованием персональных компьютеров после отметки об исполнителе (данная отметка не печатается в нормативно-распорядительных документах Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области) проставляется отметка "идентификатор электронной копии документа" (пункты 6.29 и 6.33 раздела 6 настоящей Инструкции). При печатании на пишущей машинке в левом нижнем углу последнего листа документа проставляются инициалы машинистки и количество отпечатанных экземпляров. 20.6. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16 часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы отдела документирования, материалы, адресованные органам государственной власти Российской Федерации. Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочность печатания документов устанавливается начальником управления делопроизводства. После 17 часов печатаются только срочные документы. 20.7. Используемые при печатании документов гербовые бланки, имеющие номера, подлежат учету в отделе документооборота и выдаются в подразделения, в том числе и в машинописное бюро, под роспись. Испорченные гербовые номерные бланки подразделениями возвращаются в отдел документооборота и затем уничтожаются по акту. 20.8. Копирование и размножение материалов в копировально- множительном бюро проводится в соответствии с Регламентом копировально-множительного бюро, утвержденным заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области. Порядок копирования и размножения документов непосредственно в подразделениях (за исключением правовых актов Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области, документов с грифами "Секретно", "Для служебного пользования") определяется их руководителями. 21. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ДВИЖЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 21.1. Для удостоверения подписи, подлинности документов или соответствия копий документов Правительства области подлинникам используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 21.2. Изготовление гербовых печатей производится по указанию Губернатора области (в его отсутствие - первого заместителя Председателя Правительства области) или заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (на документах за подписью Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области, финансовых документах и в иных устанавливаемых Губернатором области случаях). Использование печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации регламентируется распоряжением Губернатора области от 01.06.2005 N 24 "Об использовании печатей Правительства области и администрации Правительства области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (приложение 18). Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются при заверении подлинности подписи должностного лица, при оформлении командировочных удостоверений, копий документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправке корреспонденции и в иных устанавливаемых заместителем Председателя Правительства области - управляющим делами Правительства области случаях. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. 21.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей Губернатора области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства области производится по указанию заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. Губернатором области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства области определяются лица, ответственные за использование их факсимильных штампов. Использование факсимильного штампа при оформлении подлинников документов запрещается. На факсимиле печать не ставится. 21.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства области и его подразделений, производится по разрешению заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области на основании заявок руководителей подразделений и в соответствии с образцами печатей и штампов, согласованными с начальником управления делопроизводства. 21.5. Организация изготовления печатей и штампов возлагается на хозяйственное управление, учет, выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей и штампов - на управление делопроизводства. 21.6. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства в специальном журнале, выдаются под роспись в подразделения и должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 21.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения при оставлении должности обязан передать выданные его подразделению печати и штампы по акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в управление делопроизводства, о чем делается запись в соответствующем журнале. 21.8. Об утрате печати или штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области и начальника управления делопроизводства. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области. 21.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делопроизводства, где они уничтожаются по акту комиссией, назначенной приказом заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области. 22. ОТМЕНА, ПРИЗНАНИЕ УТРАТИВШИМИ СИЛУ ПРАВОВЫХ АКТОВ, ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В НИХ 22.1. Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение изменений и дополнений в них производится в соответствии с разделом 10 Положения о порядке подготовки, принятия и издания постановлений и распоряжений Правительства Кировской области. 22.2. Для приведения нормативных правовых актов в соответствие с вновь принятыми федеральными и областными законами, устранения множественности правовых норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о внесении изменений в нормативный правовой акт. 22.3. Внесение изменений в нормативный правовой акт оформляется самостоятельным нормативным правовым актом с общим заголовком "О внесении изменений(я) в ... (наименование вида документа, дата и номер)" (например: "О внесении изменения в распоряжение Правительства области от 29.04.2004 N 116"), в котором отдельными пунктами оформляются: 22.3.1. Замена слов, цифр. 22.3.2. Исключение пунктов, подпунктов, абзацев (далее - структурных единиц нормативного правового акта), слов, цифр, предложений. 22.3.3. Исключение структурных единиц нормативного правового акта. 22.3.4. Новая редакция структурной единицы нормативного правового акта. 22.3.5. Дополнение структурной единицы нормативного правового акта новыми словами, цифрами или предложениями. 22.3.6. Дополнение структурными единицами нормативного правового акта. 22.3.7. Приостановление действия нормативного правового акта или его структурных единиц. 22.3.8. Продление действия нормативного правового акта или его структурных единиц. П Р И Л О Ж Е Н И Я к ИНСТРУКЦИИ по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области Приложение N 1 к пп. 3.4, 4.5 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА | 20 | 73 | | 88 | 10 | |<------>|<-------------->| |<------------------>|<-->| ______|________|________________|____|____________________|____|______ | | | | 3 | | | | __|___| ____............................................ | | | | | : 01 02 : : 16 19 : | | | | | : : : : | | | | 17| : 03 : : : | | | | _|__:................:....:....................: | | | | : 08 09 10 : : 15 : | | 51| | : : : : | | | | : 04 05 06 07 : : : | | | | : : : : | | | | : : : : | | __|___| :................: : : | | | | : 11 12 : : 17 : | | 22| | : 13 : : : | | | | : 14 : : : | | __|___| :................: : : | | | | : 18 : : : | | 18| | : : : : | | __|___| :..........................................: | | | : : | | | : : | | | :..........................................: | 297| | : : | | | : 20 : | | | : : | | | : : | | | : : | | | : : | | | : : | | | : : | | ______| :..........................................: | | | | : : | | 20| | : 21 22 25 : | | __|___| :..........................................: | | | | : : | | | | : 23 24 26 : | | | | : 27 : | | 40| | _____:..........................................: | | | | | : : : : | | | | 16| : 28 30 : 28 : 29 : | | __|___| _|___:..........................................: | | | | | | 20| | | | __|___|________________________________________________________|____|_ | | | 210 | |<------------------------------------------------------>| | | Приложение N 2 к пп. 3.4, 4.5 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА | 20 | | 10 | |<------>| |<-->| ______|________|__________________________________________|____|______ | | | | 3 | | | | __|___| ____............................................ | | | | | : : | | | | 10| : 01 02 03 16 19 : | | | | _|__:..........................................: | | | | | : 08 09 10 : | | | | | : : | | | | 20| : 04 05 06 07 : | | | | _|__:..........................................: | | 73| | | : : | | | | 10| : 11 12 15 : | | | | _|__:..........................................: | | | | : : | | | | : 13 14 : | | | | : : | | __|___| :..........................................: | | | | : : | | 18| | : 18 17 : | | | | : : | | __|___| :..........................................: | 297| | : : | | | : 20 : | | | : : | | | : : | | | : : | | | : : | | | : : | | | : : | | ______| :..........................................: | | | | : : | | 20| | : 21 22 25 : | | __|___| :..........................................: | | | | : : | | | | : 23 24 26 : | | | | : 27 : | | 40| | _____:..........................................: | | | | | : : : : | | | | 16| : 28 30 : 28 : 29 : | | __|___| _|___:..........................................: | | | | | | 20| | | | __|___|________________________________________________________|____|_ | | | 210 | |<------------------------------------------------------>| | | Приложение N 3 к п. 7.9.1 САМАРА ТУРГЕНЕВА 10 КОМИТЕТ ПО ОХРАНЕ ПРИРОДЫ ГУТОРОВУ ПРИГЛАШАЕМ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ ВЫСТУПИТЬ СЕМИНАРЕ 25 ИЮНЯ 2005 ГОДА 11 ЧАСОВ ЗДАНИИ НР 1 ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ ВОПРОСАМ СОБЛЮДЕНИЯ ПРИРОДООХРАННОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ТЧК = НР 10 - 08 - 04 ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ ________________________________________________________________ Правительство Кировской области ул. Карла Либкнехта, 69 г. Киров, 610019 20.06.2005 N 10 - 08 - 04 Заместитель Председателя Правительства Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Петров Иван Васильевич 38-13-45 Приложение N 4 к п. 7.9.1 СХЕМА 352 ГЛАВАМ АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕДСТАВЬТЕ ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ 15 ИЮЛЯ 2005 ГОДА ОТЧЕТ СУММАХ ЭКОНОМИИ РАСХОДОВ ВТОРОЙ КВАРТАЛ 2005 ГОДА ТЧК = НР 25 - 05 - 02 ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ ______________________________________________________________________ Правительство Кировской области ул. Карла Либкнехта, 69 г. Киров, 610019 28.06.2005 N 25 - 05 - 04 Заместитель Председателя Правительства Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Примечание: при направлении телеграмм в 49 муниципальных образований Кировской области в отдел документирования дополнительно должны быть представлены телеграммы в адрес администраций городов (В. Поляны, Киров, Кирово-Чепецк, Котельнич, Слободской), районов города Кирова (Ленинский, Октябрьский, Первомайский, Нововятский) и ЗАТО Юрья-2 согласно приложению 5. Иванов Петр Иванович 38-12-44 Приложение N 5 к п. 7.9.1 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ | 24 пт ГОРОДА | 24 пт ВЯТСКИЕ ПОЛЯНЫ | 24 пт КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ | | 36 - 48 пт | ПРЕДСТАВЬТЕ ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ | 24 пт 15 ИЮЛЯ 2005 ГОДА ОТЧЕТ СУММАХ ЭКОНОМИИ РАСХОДОВ ВТОРОЙ КВАРТАЛ 2005 ГОДА ТЧК = НР 25 - 05 - 02 | | 24 - 36 пт | ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ФАМИЛИЯ | 18 пт ______________________________________________________________________ | 18 пт Правительство Кировской области ул. Карла Либкнехта, 69 г. Киров, 610019, 28.06.2005 N 25 - 05 - 04 | 18 пт Заместитель Председателя Правительства Кировской области Подпись Инициалы, фамилия Иванов Петр Иванович 38-12-44 Приложение N 6 к п. 7.10.1 ТЕЛЕФОНОГРАММА Главам администраций | 18 пт районов и городов | 18 пт Кировской области 04.04.2005 N 85 - 02 - 09 | 18 пт Время передачи | | 36 - 48 пт | 8 апреля 2005 года в 8.00 Правительство области проводит селекторное совещание областной паводковой комиссии. Приглашаются главы администраций районов и городов и председатели паводковых комиссий районов. | | 24 - 36 пт | Первый заместитель Председателя Правительства Кировской области Подпись Инициалы, фамилия | | | 48 - 60 пт | | Передал Принял _______________________ ________________________ (Наименование должности, (Наименование должности, инициалы, фамилия) инициалы, фамилия) тел. тел. Приложение N 7 к п. 17.1.9 Правительство УТВЕРЖДАЮ Кировской области Заместитель Председателя АКТ Правительства Кировской области - управляющий делами Правительства области ______________ N ______ (дата) Подпись Инициалы, фамилия г. Киров Дата проверки наличия и состояния документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" ______________________________ (наименование подразделения) за _____________ год На основании приказа заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области от _______________ N ______ комиссия в составе: председатель комиссии _________________ _____________________________________________________________________, (фамилия, инициалы и должность) члены комиссии _______________________________________________________ (фамилия, инициалы и должность) ____________________________________________________________________ - произвела проверку наличия и состояния документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" в ________________________________ (наименование подразделения) за ________ год. Проверкой установлено: 1. Всего числится по номенклатуре дел, в учетных формах ____________________ (документов, дел, изданий). Из них в наличии ____________________ (документов, дел, изданий). Не обнаружено ________________________________________________. (номера документов, дел, изданий) 2. Обнаружено не внесенных в номенклатуру дел, учетные формы ___________________________________________________________________. (номера документов, дел, изданий) 3. Характеристика состояния документов, дел, изданий ____________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________. 4. Выводы комиссии. 5. Предложения комиссии. Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. находится ____________ (наименование ________________________________, 2-й экз. - в отделе документооборота подразделения) управления делопроизводства администрации Правительства области. Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 8 к п. 17.3.7 Инструкции УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства области - управляющий делами Правительства области А. В. Перескоков 01 июня 2005 года РЕГЛАМЕНТ работы копировально-множительного бюро управления делопроизводства администрации Правительства области по копированию и размножению документов 1. В соответствии с основными задачами и функциями копировально- множительное бюро выполняет работы по копированию и размножению нормативных правовых актов, издаваемых Губернатором и Правительством области, Законодательным Собранием области, и других документов (в том числе с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования"). 2. Копирование и размножение документов производится на основании заказов установленной формы (приложения 1, 2). 2.1. Количество предназначенных для рассылки копий определяется: документов и материалов нормативного характера Губернатора и Правительства области, Законодательного Собрания области - указанием о рассылке на самом документе и на основании заказов (приложение 1) соответственно руководителя аппарата Законодательного Собрания области и начальника отдела документирования управления делопроизводства администрации Правительства области (далее - управление делопроизводства) или замещающих их лиц; писем и других материалов, подписанных Губернатором области, председателем Законодательного Собрания области или его заместителями, заместителями Председателя Правительства области (приложение 1) соответственно помощником председателя и руководителя аппарата Законодательного Собрания области, заведующими секретариатами Губернатора области и заместителей Председателя Правительства области, руководителями структурных подразделений администрации Правительства области и органов исполнительной власти при Правительстве области или замещающими их лицами; подписанных документов (их проектов) с грифом "Секретно" на основании наряда (установленной формы), подписанного начальником отдела специальных программ администрации Правительства области (далее - отдел специальных программ) или замещающим его лицом; подписанных документов (их проектов) с грифом "Для служебного пользования" - на основании заказа (приложение 2), подписанного руководителем подразделения, создавшего документ, или замещающим его лицом; документов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации: для Законодательного Собрания области и представительных органов местного самоуправления - на основании соответствующего указания органа - автора документа, руководства Законодательного Собрания области и заказа (приложение 1) руководителя аппарата Законодательного Собрания области или замещающего его лица; для руководства Правительства области - на основании соответствующего указания руководства и заказов (приложение 1) заведующих секретариатами Губернатора области и заместителей Председателя Правительства области; для структурных подразделений администрации Правительства области, администраций районов и городов области - на основании соответствующего указания органа - автора документа, руководителя администрации Правительства области или замещающего его лица (приложение 1). 2.2. Дополнительное копирование ранее размноженных документов производится в соответствии с правилами, изложенными в п.2.1. настоящего Регламента. 3. В заказе на копирование и размножение документов в обязательном порядке указывается полное наименование документа и его дата, тираж. 4. Копирование документов по заказам сторонних организаций производится в исключительных случаях с разрешения начальника управления делопроизводства или замещающего его лица. 5. Копированию и размножению подлежат только служебные документы, снятие копий или размножение документов и материалов неслужебного характера запрещается. 6. Документы и материалы на копирование и размножение передаются в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанные. 7. Размножение угловых и продольных бланков распорядительных документов Губернатора и Правительства области с воспроизведением герба Кировской области запрещается. 8. Регистрация заказов в копировально-множительном бюро по несекретным документам производится в журналах установленной формы (приложение 3) отдельно по каждому структурному подразделению администрации области и органу исполнительной власти при Правительстве области. Регистрация нарядов на копирование и размножение документов с грифом "Секретно" производится в отдельном журнале (установленной формы), заказов на документы с грифом "Для служебного пользования" - также в отдельном журнале (приложение 3). Данные журналы хранятся в сейфе или металлическом ящике, как и сами бланки исполненных нарядов и заказов по этим документам. Журналы для регистрации заказов на копирование и размножение документов с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования" должны быть пронумерованы полистно, заверены печатями и зарегистрированы соответственно в отделе специальных программ и в управлении делопроизводства. Такие журналы уничтожаются путем сжигания на основании актов, составленных заведующим копировально-множительным бюро, и в его присутствии с последующим представлением этих актов в те подразделения администрации области, где данные журналы были зарегистрированы. Копирование и размножение секретных документов осуществляется в соответствии с правилами (от 01.06.2005), утвержденными начальником отдела специальных программ и согласованными с начальником управления делопроизводства. Бракованные листы копируемых и размножаемых материалов с грифом "Для служебного пользования" уничтожаются путем сжигания заведующим копировально-множительным бюро или замещающим его лицом, о чем делается соответствующая запись в журнале. 9. Заведующий копировально-множительным бюро: 9.1. Определяет очередность и время выполнения заказов с учетом их срочности и очередности поступления (в случае необходимости - по согласованию с начальником управления делопроизводства). Время сдачи заказов на копирование и размножение документов в копировально-множительное бюро, как правило, - с 8 до 11 часов. Время получения готовых материалов, как правило, - с 14 до 16 часов. Заказы, сданные в копировально-множительное бюро позднее установленного срока, выполняются на следующий день. 9.2. Несет ответственность за сохранность и неразглашение принятых в работу документов. 9.3. Отвечает за качество и комплектность копий материалов. 9.4. Ведет учет размноженных копий документов в разрезе структурных подразделений и ежемесячно до 10 числа следующего за отчетным месяца представляет обобщенные данные начальнику управления делопроизводства. 9.5. Следит за состоянием копировально-множительной техники, экономным расходованием бумаги и других расходных материалов, совместно со старшим инженером хозяйственного управления определяет текущую потребность из расчета обеспечения запаса не менее чем на 15 дней работы, отвечает за своевременность представления заявок в хозяйственное управление на приобретение бумаги, других расходных материалов и необходимых запасных частей для копировально-множительной техники. 10. Исполненные бланки заказов с отметкой об этом работника копировально-множительного бюро (роспись и дата) по несекретным документам хранятся в течение трех месяцев и затем уничтожаются путем их сжигания; по документам с грифами "Секретно" и "Для служебного пользования" - в течение года и затем уничтожаются путем сжигания на основании актов, составленных заведующим копировально-множительным бюро, и в его присутствии с последующим представлением этих актов соответственно в отдел специальных программ и в управление делопроизводства. 11. Настоящий Регламент вводится в действие с момента его утверждения. Начальник управления делопроизводства администрации Правительства области Н. С. Козловских Приложение N 1 к регламенту работы копировально- множительного бюро от " 01 " июня 2005 года Копировально-множительное бюро управления делопроизводства администрации Правительства области ЗАКАЗ на копирование (размножение) ____________________________________________________________________ (указать полное название документа, его дату) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Заказчик __________________________________________________________ (указать название секретариата, структурного подразделения) ____________________________________________________________________ Число печатных страниц ____________________________________________ Тираж (экз.) ______________________________________________________ Подпись руководителя структурного подразделения с ее расшифровкой _________________(____________________) Дата ________________ Приложение N 2 к регламенту работы копировально- множительного бюро от " 01 " июня 2005 года Копировально-множительное бюро управления делопроизводства администрации Правительства области ЗАКАЗ на копирование (размножение) документов с грифом "Для служебного пользования" ____________________________________________________________________ (указать полное название документа, его дату) ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Заказчик __________________________________________________________ (указать название секретариата, структурного подразделения) ____________________________________________________________________ Число печатных страниц ____________________________________________ Тираж (экз.) ______________________________________________________ Подпись начальника управления делопроизводства _______________________(___________________) Дата Приложение N 3 к регламенту работы копировально-множительного бюро администрации области от " 01 " июня 2005 года Наименование граф журналов для регистрации заказов в копировально-множительном бюро ---------------------------------------------------------------------- | NN | Полное наименование | Дата и | Подпись | Кол-во | Тираж | | п/п | копируемого | время | лица, | страниц | | | | (размножаемого) | сдачи | сдавшего | ориги- | | | | документа, его дата | заказа | заказ | нала | | ---------------------------------------------------------------------- Приложение N 9 к п. 17.5.3 Журнал (карточка учета) выдачи документов, изданий и дел с грифом "Для служебного пользования" ---------------------------------------------------------------------- | N | Номер документа | Кому выдан | Подпись | Подпись в | Приме-| | п/п| (издания, дела), | (подразде- | пользова- | получении | чание | | | номер экземпляра | ление, фа- | теля в | от пользо-| | | | и количество | милия, | получении | вателя и | | | | листов | инициалы) | и дата | дата | | |----+------------------+------------+-----------+-----------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Приложение N 10 к п. 17.6.2 Правительство УТВЕРЖДАЮ Кировской области Заместитель Председателя АКТ Правительства Кировской области - управляющий делами Правительства области ______________ N ______ (дата) Подпись Инициалы, фамилия г. Киров Дата о выделении к уничтожению дел (документов или изданий) с грифом "Для служебного пользования", не подлежащих дальнейшему хранению На основании сводной номенклатуры дел Правительства Кировской области и решения ЭК администрации Правительства области отобраны к уничтожению следующие документы: ---------------------------------------------------------------------- | N | Заголовок дела | Год(ы)| Количество дел | Сроки хра- | Приме-| | п/п| (тома, части), | | (томов, частей),| нения дела | чание | | | документа или | | экземпляров | и N статей | | | | издания | | документа или | по перечню | | | | | | издания | | | |----+----------------+-------+-----------------+------------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Итого за __________ год(ы) в акт N __________ от ____________ включено ___________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью) Председатель комиссии Подпись Инициалы, фамилия Члены комиссии Подпись Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия __________________________ дел (документов, изданий) за ______________ (цифрами и прописью) год(ы) весом ___________ кг сожжены в моем присутствии. Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 11 к пп. 19.1.4, 19.1.6 Правительство Кировской области ___________________________________ (наименование подразделения) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________________ N _________ (дата) г. Киров на ___________ год --------------------------------------------------------------------- | Индекс | Заголовок дела | Количество | Срок хранения | Примечание | | дела | | единиц | и N статей | | | | | хранения | по перечню | | |--------+----------------+------------+---------------+------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | --------------------------------------------------------------------- (Название раздела) Наименование должности руководителя структурного подразделения (заведующий секретариатом) Подпись Инициалы, фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник отдела документооборота управления Подпись Инициалы, фамилия делопроизводства администрации Правительства области Дата Сотрудник архива Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 12 к пп. 19.1.4, 19.1.7 Правительство УТВЕРЖДАЮ Кировской области Заместитель Председателя НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Правительства области - управляющий делами ______________ N ________ Правительства области (дата) г. Киров Подпись Инициалы, фамилия на ___________ год Дата --------------------------------------------------------------------- | Индекс | Заголовок дела | Количество | Срок хранения | Примечание | | дела | | единиц | и N статей | | | | | хранения | по перечню | | |--------+----------------+------------+---------------+------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | --------------------------------------------------------------------- (Название раздела) Начальник управления делопроизводства администрации Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Дата Сотрудник архива Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК управления по делам Правительства области архивов Кировской области от ___________ N _______ от ___________ N _______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в Правительстве Кировской области --------------------------------------------------------------------- | По срокам хранения | Количество - | В том числе | | | всего |------------------------------| | | | переходящих | с отметкой ЭПК | |--------------------+---------------+-------------+----------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | --------------------------------------------------------------------- Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включи- тельно) ИТОГО Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Правительства области. Начальник отдела документооборота управления делопроизводства администрации Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 13 к п. 19.2.7 Правительство УТВЕРЖДАЮ Кировской области ________________________________ ______________________________ (наименование должности (наименование подразделения) ________________________________ руководителя подразделения) АКТ _______________ N _____ Подпись Инициалы, фамилия (дата) Дата г. Киров О выделении к уничтожению дел (документов или изданий), не подлежащих дальнейшему хранению На основании номенклатуры дел ___________________________________ (наименование подразделения) и в присутствии сотрудника архива Правительства области отобраны к уничтожению следующие документы: ---------------------------------------------------------------------- | N | Заголовок дела | Край- | Количество дел | Сроки хра- | При- | | п/п | (тома, части), | ние | (томов, частей),| нения дела | меча-| | | документа или | даты | экземпляров | и N статей | ние | | | издания | | документа или | по перечню | | | | | | издания | | | |-----+----------------+-------+-----------------+------------+------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------- Итого за __________ год(ы) в акт N _________ от _____________ включено ___________________________________________ дел (документов, изданий). (цифрами и прописью) Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр находится в _____________________________________________________________________, (наименование подразделения) второй - в архиве Правительства области. Наименование должности работника подразделения, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Инициалы, фамилия ________________________ дел (документов, изданий) за ________________ (цифрами и прописью) год(ы) весом ________ кг сожжены в моем присутствии. Наименование должности работника подразделения Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 14 к пп. 19.4.2, 19.4.7 ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____ В дело подшито и пронумеровано _______________________________________ (цифрами и прописью) ________________________ листа(ов), в том числе: литерные номера листов ________________________________; пропущенные номера листов _____________________________; + листов внутренней описи _____________________________. ---------------------------------------------------------------------- | Особенности физического состояния и | Номера листов | | формирования дела | | |--------------------------------------------+-----------------------| | 1 | 2 | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности работника Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 15 к пп. 19.4.2, 19.4.8 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов единицы хранения N ____ -------------------------------------------------------------------- | N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание | | п/п | документа | документа | документа | листов | | | | | | | единицы | | | | | | | хранения | | |-----+-----------+-----------+------------+----------+------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | -------------------------------------------------------------------- Итого ___________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________________. (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись Подпись Инициалы, фамилия документов дела Дата Приложение N 16 к пп. 19.4.9, 19.5.1 Правительство УТВЕРЖДАЮ Кировской области Наименование должности _______________________________ руководителя структурного (наименование подразделения) подразделения Подпись Инициалы, фамилия ОПИСЬ N Дата дел постоянного хранения (или временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу), сданных на хранение в архив Правительства области за ______________ год ---------------------------------------------------------------------- | N | Индекс | Заголовок | Дата | Количество | Срок | Приме- | | п/п | дела | дела | дела | листов | хранения | чание | |-----+--------+-----------+--------+------------+----------+--------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ---------------------------------------------------------------------- (В опись включаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые числятся по номенклатуре дел. В случае отсутствия дел, предусмотренных номенклатурой, составляется справка за подписью руководителя структурного подразделения.) В данную опись внесено ___________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______ по N ______, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Инициалы, фамилия Дата Сдал ___________________________________ дел. (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника подразделения Подпись Инициалы, фамилия Дата Принял _________________________ дел. (цифрами и прописью) Сотрудник архива Правительства области Подпись Инициалы, фамилия Дата Приложение N 17 к п. 19.5.6 ПРАВИТЕЛЬСТВО КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ АКТ УТВЕРЖДАЮ _____________ N __________ (дата) Заместитель Председателя г. Киров Правительства области - управляющий делами о выделении к уничтожению Правительства области документов, не подлежащих дальнейшему хранению Подпись Расшифровка подписи Дата На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года, отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда N _________________. (название фонда) ---------------------------------------------------------------------- | N | Заголовок| Крайние| Номера| Индекс | Коли- | Сроки | Приме-| |п/п| дела или | даты | описей| дела по | чество| хранения| чание | | | групповой| | | номенкла-| единиц| и N | | | | заголовок| | | туре или | хране-|статей по| | | |документов| | | N дела | ния | перечню | | | | | | | по описи | | | | |---+----------+--------+-------+----------+-------+---------+-------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ---------------------------------------------------------------------- Итого ________________________ единиц хранения за ____________ год. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ______________ год(ы) утверждены, по личному составу ____________________________________________________ согласованы с ЭПК __________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________ N _______). Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _____________ N _______ Документы в количестве ______________________________ единиц хранения, (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в ______________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ________ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение N 18 к п. 21.2 Инструкции РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ от 01.06.2005 N 24 г. Киров Об использовании печатей Правительства области и администрации Правительства области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации В связи с использованием с 14.07.2003 печатей Правительства области *,2,3,4,5 и администрации Правительства области *,2,3,4 с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати Правительства области и администрации Правительства области), изготовленных в соответствии с ГОСТом Р51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" по системе добровольной сертификации "ПОЛИГРАФСЕРТ": 1. Назначить ответственными за использование и хранение гербовых печатей Правительства области и администрации Правительства области: 1.1. Основных печатей с индексом "*" - начальника управления делопроизводства администрации Правительства области Козловских Н. С. 1.2. Печатей с индексом "2", используемых для заверения финансовых документов, - начальника отдела бухгалтерского учета, главного бухгалтера администрации Правительства области Зонову В. В. 1.3. Печатей с индексом "3", используемых для заверения командировочных удостоверений, - заместителя начальника управления делопроизводства администрации Правительства области, начальника общего отдела Шихова В. Р. 1.4. Резервных печатей с индексом "4" - заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области Перескокова А. В. 1.5. Печати с индексом "5", используемой для заверения документов, подготовленных в представительстве Правительства области при Правительстве Российской Федерации, - заместителя Председателя Правительства области - руководителя представительства Правительства области при Правительстве Российской Федерации Зименкова А. Л. 2. Гербовые печати Правительства области *,2,3,4,5 имеют равную юридическую силу и могут заменять друг друга. 3. Гербовые печати администрации Правительства области *,2,3,4 имеют равную юридическую силу и могут заменять друг друга. 4. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора области от 14.07.2003 N 3 "О введении в действие печатей Правительства области и администрации Правительства области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". 5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства области Перескокова А. В. Губернатор Кировской области Н. И. Шаклеин Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
