Распоряжение Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 265

     Договоры   по  обеспечению  хозяйственной  деятельности   органов
исполнительной   власти   при  Правительстве   области   имеет   право
подписывать   на   основании   генеральной  доверенности   заместитель
Председателя  Правительства области - управляющий делами Правительства
области  или  лицо,  его замещающее, а также начальник  хозяйственного
управления (по доверенности).
     Доверенности  регистрируются и хранятся у  начальника  управления
делопроизводства.

     8. ПРИЕМ И ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ ОБРАБОТКА
        ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

     8.1. Поступившая  в  адрес   Правительства   области,   отдельных
должностных  лиц  и подразделений корреспонденция и  другие  служебные
документы, принимаются, регистрируются и учитываются (кроме  секретных
документов) в отделе документооборота.
     Пакеты  и  бандероли с надписью "Лично" в отделе документооборота
не   вскрываются,   а  передаются  адресатам  без  регистрации.   Если
содержащаяся  в  них корреспонденция не является личной  перепиской  и
окажется  служебной,  она  возвращается в отдел  документооборота  для
регистрации.
     В случае поступления документов, содержащих важную информацию или
требующих  решения  или ответа, непосредственно в  подразделение,  они
передаются для регистрации и учета в отдел документооборота.
     Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после
17  часов  в  рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в  выходные  и
праздничные  дни),  принимаются дежурным в здании  N  1  Правительства
области с последующей передачей их утром первого рабочего дня в  отдел
документооборота  для регистрации и учета. Пакеты с  надписью  "Весьма
срочно" или "Срочно" передаются дежурным непосредственно адресату, а в
случае  его  отсутствия  - ответственному дежурному  по  Правительству
области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале.
Затем данные документы регистрируются в установленном порядке.
     8.2. При   приеме   и   первоначальной   обработке    поступившей
корреспонденции  производится проверка правильности ее  адресования  и
доставки, целостности упаковки и наличия вложений.
     Если  при  вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа  или
отдельных    его    листов,    приложений,   повреждение    документа,
несоответствие   номера  на  конверте  номеру  вложенного   документа,
составляется   акт   в  трех  экземплярах,  один  экземпляр   которого
направляется отправителю, другой остается в отделе документооборота, а
третий  приобщается  к  поступившему документу. Ошибочно  доставленная
корреспонденция подлежит возврату на почтамт или отправителю.
     Конверты  от  документов  уничтожаются, за  исключением  случаев,
когда  только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки
и получения документа.
     Конверты  от  писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются  и
прикладываются к письмам.

     9. РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ
        КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

     9.1. Основным   правилом    регистрации    документов    является
однократность.  Каждый  документ должен регистрироваться  только  один
раз.
     Регистрации  в  отделе документооборота подлежат все  входящие  и
исходящие    несекретные   документы,   за   исключением:   внутренних
документов,  документов,  адресованных органам  исполнительной  власти
области   с   правом  юридического  лица,  бухгалтерских   документов,
прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книг,  журналов,
бюллетеней), форм статистической отчетности, учебных планов, программ,
заявок,  графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие  документы
сразу   передаются   по   назначению  и   могут   регистрироваться   в
соответствующих подразделениях (за исключением рекламных  извещений  и
поздравлений).
     9.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (при
поступлении  в нерабочее время - в первый рабочий день),  исходящие  и
внутренние  -  в  день  подписания.  Документы  с  пометкой   "Срочно"
регистрируются вне очереди.
     9.3. Документы регистрируются:

в  отделе  документооборота  -   все  входящие и исходящие несекрет-
управления делопроизводства      ные  документы, включая  полученные
                                 по  электронной почте (за  исключе-
                                 нием  писем  и заявлений  граждан);
                                 договоры  и  соглашения  в   единой
                                 электронной базе данных регистрации
                                 документов с распечаткой  регистра-
                                 ционно-контрольных карточек;

в отделе документирования    -   постановления и распоряжения Прави-
                                 тельства    области,   распоряжения
                                 Председателя Правительства области,
                                 распоряжения  администрации  Прави-
                                 тельства области;*

в  отделе по работе с пись-  -   письма, заявления граждан;
мами  и обращениями граждан
управления делопроизводства

в  отделе специальных  про-  -   все  входящие и исходящие секретные
грамм,  отделе  специальной      документы;
документальной связи  адми-
нистрации Правительстве об-
ласти

в  секретариатах заместите-  -   исходящие документы в единой  элек-
лей Председателя Правитель-      тронной базе данных регистрации до-
ства  области и подразделе-      кументов;   входящие  и   исходящие
ниях, имеющих доступ в еди-      внутренние документы;
ную электронную базу данных
регистрации документов

в  подразделениях, не имею-      входящие и исходящие внутренние до-
щих  доступ в единую  элек-      кументы; соответствующие лицензии;
тронную базу данных регист-
рации документов

в  управлении организацион-  -   распоряжения Правительства  области
ной и кадровой работы            и  Председателя  Правительства  об-
                                 ласти  по личному составу, распоря-
                                 жения и приказы администрации  Пра-
                                 вительства  области по личному  со-
                                 ставу (а также указы и распоряжения
                                 Губернатора области по личному  со-
                                 ставу);

в хозяйственном управлении   -   приказы администрации Правительства
                                 области по хозяйственной деятельно-
                                 сти.

______________________________
     * В  отделе  документирования  регистрируются   также   указы   и
распоряжения Губернатора области.


     При  регистрации  документов  в единой  электронной  базе  данных
регистрации  документов  в электронную карточку  вводятся  необходимые
данные  о  документах  и одновременно распечатываются  регистрационно-
контрольные  карточки,  которые вместе с документами  направляются  по
назначению.
     9.4. В  целях  введения   единой   индексации   при   регистрации
документов   каждому  подразделению  присваивается  индекс   (условное
обозначение)   в   соответствии  с  утвержденной  номенклатурой   дел,
позволяющий  определить  адрес  составления  (исполнения)  и  хранения
документа.
     9.5. Регистрационные    номера    распорядительных     документов
(постановлений,  распоряжений, приказов) присваиваются  самостоятельно
по каждому виду документов в пределах календарного года.
     9.6. Регистрационный  номер  входящего   документа   состоит   из
проставляемых  через  тире  индекса  того  подразделения,  куда  будет
направлен документ для рассмотрения, индекса дела по номенклатуре  дел
и порядкового регистрационного номера с указанием даты регистрации.
     9.7. Регистрационный номер исходящего документа, не связанного  с
ответом  на  входящий  документ, состоит из проставляемых  через  тире
порядкового регистрационного номера, индекса подразделения  и  индекса
дела по номенклатуре дел.
     Регистрационный номер исходящего документа, связанного с  ответом
на  входящий  документ, состоит из проставляемых  через  тире  индекса
подразделения,  индекса  дела  по  номенклатуре  дел   и   порядкового
регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ.
     9.8. Регистрационный номер письменных обращений  граждан  состоит
из   первой   буквы  фамилии  заявителя,  проставляемого  через   тире
порядкового  регистрационного номера обращения и проставляемого  через
дробь буквенного обозначения "п" (письменное обращение).
     9.9. Регистрационный номер устных обращений  граждан  состоит  из
буквенного   сочетания   "ПР"  (прием),  проставляемого   через   тире
порядкового  регистрационного номера обращения и  проставляемых  через
дробь первых букв имени, отчества и фамилии лица, ведущего прием.
     9.10. При получении повторного документа  по  одному  и  тому  же
вопросу  он  вновь  регистрируется в единой  электронной  базе  данных
регистрации   документов   с   распечаткой  регистрационно-контрольной
карточки,  а  также  распечаткой  регистрационно-контрольной  карточки
предыдущего  обращения,  которые вместе с документом  направляются  по
назначению.
     9.11. Распределение   корреспонденции,   поступившей   в    адрес
Правительства    области,   подразделений,   осуществляется    отделом
документооборота  в  соответствии с утвержденной номенклатурой  дел  в
Правительстве области и распределением обязанностей между Губернатором
области,   первым  заместителем  Председателя  Правительства  области,
заместителями Председателя Правительства области.

     10. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

     10.1. Зарегистрированные в отделе  документооборота  документы  с
распечатанными регистрационно-контрольными карточками раскладываются в
соответствующие  ячейки и папки. Работники, ответственные  за  ведение
делопроизводства в подразделениях, не реже двух раз в день (до 11 час.
30  мин.  и  до  16  час. 30 мин.) получают в отделе  документооборота
поступившую корреспонденцию.
     Срочные  документы  и  телеграммы незамедлительно  передаются  по
назначению работниками отдела документооборота.
     Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается
в отдел документооборота.
     10.2. Корреспонденция,  поступившая  в  секретариаты  Губернатора
области,   первого  заместителя  Председателя  Правительства  области,
заместителей   Председателя  Правительства   области,   предварительно
рассматривается  заведующими секретариатами, которые  готовят  по  ней
проекты  поручений,  и  в  согласованное с руководителями  время  (как
правило, в день поступления) представляют им их на рассмотрение.
     Поручение в форме резолюции печатается или пишется от руки обычно
на   специальном  бланке,  излагается  лаконично  и  должно  содержать
инициалы   и  фамилию  работника,  которому  дается  поручение,   срок
исполнения, подпись руководителя и дата.
     10.3. Руководители подразделений  (должностные  лица)  организуют
исполнение поступивших к ним документов.
     Поручения  Губернатора области, первого заместителя  Председателя
Правительства области, заместителей Председателя Правительства области
по   исполнению   документов,   а  также   соответствующие   поручения
руководителей  подразделений переносятся в  регистрационно-контрольные
карточки,  затем  документы передаются исполнителям с  указанием  даты
передачи.
     Все  отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении
фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.
     На  документе  информационного характера на свободном  от  текста
месте на первом листе проставляются подписи ознакомившихся с ним лиц с
указанием даты.
     10.4. Если поручение  по  исполнению  документа  дано  нескольким
подразделениям (должностным лицам), то документ в процессе  исполнения
передается в соответствующие подразделения поочередно или одновременно
в  копиях  (за  исключением  случаев, когда размножение  документа  не
разрешается)    с    последующими   соответствующими    отметками    в
регистрационно-контрольной   карточке    (дата    передачи,    фамилия
исполнителя, отметка об исполнении).
     10.5. После завершения работы над документом  исполнитель  должен
не позднее чем в указанный в резолюции срок (в иных случаях - в сроки,
указанные  в  пункте  13.8 раздела 13 настоящей  Инструкции)  доложить
соответствующему руководителю о результатах исполнения поручения.
     10.6. Исполненный  документ  списывается  "В  дело"   должностным
лицом,   давшим   по  нему  поручение,  и  затем  сдается   работнику,
ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.

     11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С АКТАМИ ПРЕЗИДЕНТА
         РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОРГАНОВ
         ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ
         ФЕДЕРАЦИИ

     11.1. Федеральные конституционные законы  и  федеральные  законы,
указы  и  распоряжения Президента Российской Федерации,  постановления
Государственной  Думы  Федерального  Собрания  Российской   Федерации,
постановления  и  распоряжения  Правительства  Российской   Федерации,
(далее   -   документы  органов  государственной   власти   Российской
Федерации),  кроме  секретных  документов,  регистрируются  в   отделе
документооборота   в  первую  очередь  и  передаются   в   секретариат
заместителя  Председателя Правительства области - управляющего  делами
Правительства области.
     11.2. Секретариат заместителя Председателя Правительства  области
-  управляющего делами Правительства области готовит проекты поручений
по данным документам и передает их на рассмотрение Губернатору области
(в  его  отсутствие  - первому заместителю Председателя  Правительства
области).
     11.3. Документы   органов   государственной   власти   Российской
Федерации после рассмотрения их Губернатором области с его поручениями
возвращаются  в  секретариат  заместителя  Председателя  Правительства
области - управляющего делами Правительства области, где резолюция  по
каждому   документу  переносится  в  соответствующие   регистрационно-
контрольные карточки.
     11.4. Если контрольному управлению Правительства области (далее -
контрольное  управление)  дано поручение  взять  исполнение  документа
органа  государственной власти Российской Федерации  на  контроль,  то
секретариат   заместителя   Председателя   Правительства   области   -
управляющего  делами  Правительства области  вначале  передает  его  в
контрольное  управление  (которым на  документ  заводится  контрольная
карточка  и  контрольное дело, заносятся необходимые сведения  в  базу
данных  автоматизированной  системы "Контроль"),  а  затем  направляет
подлинник  документа на ознакомление должностным лицам,  которым  даны
поручения по его исполнению.
     Исполнитель  знакомится с документом в срок не  более  2  рабочих
дней,  ставит  свою  подпись (с указанием даты) на  листе,  содержащем
поручение,   и   возвращает   документ   в   секретариат   заместителя
Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства
области.  На  подлинниках  документов органов  государственной  власти
Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не разрешается.
     11.5. Если  в  соответствии  с  поручением  Губернатора   области
исполнение  документа  возложено  на нескольких  должностных  лиц,  то
координация  и  ответственность  за  его  выполнение  возлагается   на
должностное лицо, указанное в резолюции первым.
     11.6. Должностные  лица,   которым   даны   поручения,   проводят
необходимую  организаторскую  работу,  разрабатывают  мероприятия   по
выполнению  (контролю за исполнением) документа, обеспечивают  сбор  и
обработку   требуемой   информации,  подготовку  итоговой   информации
(справки, отчеты), формируют эти материалы в контрольное дело, а также
вносят   при   необходимости  на  рассмотрение   Губернатору   области
(согласованные    с    соответствующим    заместителем    Председателя
Правительства области) предложения о внесении необходимых изменений  в
действующие  акты  Правительства области или принятии соответствующего
постановления или распоряжения Правительства области.
     11.7. О выполнении поручения по документу органа  государственной
власти  Российской  Федерации соответствующими должностными  лицами  в
установленный    Губернатором   области   срок   ему    представляется
(согласованная    с    соответствующим    заместителем    Председателя
Правительства  области)  итоговая  информация  либо  подготовленный  и
согласованный   в  установленном  порядке  проект  постановления   или
распоряжения Правительства области.
     Если  контроль  за  исполнением  документа  поручен  контрольному
управлению,   то  итоговая  информация  в  установленный   контрольным
управлением  срок соответствующими должностными лицами направляется  в
его  адрес и после ее обработки представляется контрольным управлением
на рассмотрение Губернатору области.
     Если   в   поручении  Губернатора  области  не   определен   срок
исполнения,  оно  выполняется  в сроки, установленные  в  пункте  13.8
раздела  13  настоящей Инструкции, кроме случаев,  когда  в  документе
органа   государственной   власти  Российской   Федерации   установлен
конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации.
     11.8. Если  по  объективным  причинам   возникает   необходимость
продления срока исполнения поручения Губернатора области по документам
органов  государственной власти Российской Федерации,  исполнители  не
позднее  чем  за 5 календарных дней до истечения установленного  срока
представляют  Губернатору  области  (по  документам,  находящимся   на
контроле   в   контрольном   управлении,  через   данное   управление)
мотивированную  просьбу  в  письменном  виде  о  продлении   срока   с
предложением  о  новом сроке выполнения поручения. В случае  получения
согласия  об  изменении срока информируется контрольное  управление  и
делается соответствующая отметка в контрольных карточках и базе данных
автоматизированной системы "Контроль".
     11.9. Информация по выполнению документа  органа  государственной
власти  Российской  Федерации, направляемая в его адрес,  должна  быть
напечатана  на  бланке установленной формы и листах формата  А4  через
полуторный межстрочный интервал (18 пт) шрифтом Times New Roman  (Cyr)
размером  N  13  или N 14, согласована с соответствующим  заместителем
Председателя  Правительства  области (по  документам,  находящимся  на
контроле  в  контрольном  управлении,  также  с  начальником   данного
управления)  и  не  позднее  чем за 5 календарных  дней  до  истечения
установленного  в документе срока представлена на подпись  Губернатору
области.
     11.10. Подписанная    информация,    направляемая     в     орган
государственной  власти Российской Федерации, должна  иметь  исходящий
регистрационный  номер  (который берется в  отделе  документооборота),
дату  отправления и ссылку на дату и регистрационный  номер  документа
органа  государственной власти Российской Федерации, на который дается
ответ.
     11.11. Поручение  Губернатора  области,  данное   во   исполнение
документа   органа   государственной  власти   Российской   Федерации,
считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документом
мероприятий  (принятия соответствующего постановления или распоряжения
Правительства  области,  направления в  данный  орган  соответствующей
информации, предложений или других материалов).
     11.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области,  первого
заместителя    Председателя   Правительства   области,    заместителей
Председателя   Правительства   области   по   исполнению    документов
министерств   и  ведомств  Российской  Федерации  аналогичен   порядку
выполнения  поручений  по документам Президента Российской  Федерации,
органов государственной власти Российской Федерации.
     11.13. После исполнения поручения по нормативному правовому  акту
Президента   Российской   Федерации,  органа  государственной   власти
Российской   Федерации  подлинник  данного  документа  с  отметкой   о
выполнении поручения передается в секретариат заместителя Председателя
Правительства  области  - управляющего делами  Правительства  области,
затем в установленном порядке сдается в архив.
     11.14. Если исполнение поручения Губернатора области по документу
Президента  Российской  Федерации или  органа  государственной  власти
Российской  Федерации находится на контроле в контрольном  управлении,
то   после   выполнения  поручения  и  снятия  документа  с   контроля
Губернатором   области   все  связанные  с   этим   материалы   (планы
мероприятий, справки, информации) формируются в дело, которое хранится
в  контрольном  управлении и в установленном порядке затем  сдается  в
архив.

     12. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И
         ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН

     12.1. Работа с письменными и устными обращениями  граждан  должна
вестись  в  соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006  N  59-ФЗ
"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
     12.2. Обеспечение   централизованного   учета    и    организация
своевременного  рассмотрения письменных и устных обращений  граждан  в
администрации Правительства области осуществляется отделом по работе с
письмами    и    обращениями   граждан   управления   делопроизводства
администрации  Правительства  области  (далее  -  отдел  по  работе  с
письмами и обращениями граждан).
     Делопроизводство   по   обращениям   граждан   в    администрации
Правительства области, органах исполнительной власти при Правительстве
области  и  органах  исполнительной  власти,  являющихся  юридическими
лицами,    возлагается   на   конкретного   работника   с   включением
соответствующего пункта в его должностной регламент и ведется отдельно
от основного делопроизводства.
     12.3. Письменное обращение подлежит  обязательной  регистрации  в
течение 3 дней с момента поступления в орган исполнительной власти.
     12.4. Письменное обращение, содержащее вопросы,  решение  которых
не  входит в компетенцию органа исполнительной власти, направляется  в
течение  7  дней  со  дня  регистрации  в  соответствующий  орган,   в
компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов,
с  уведомлением  гражданина, направившего обращение,  о  переадресации
обращения.
     12.5. Если письменное обращение содержит вопросы, решение которых
относится  к  компетенции  нескольких органов  исполнительной  власти,
копия  обращения  в течение 7 дней со дня регистрации  направляется  в
соответствующие органы, о чем уведомляется заявитель.
     12.6. Краткое  содержание  поступивших  в   адрес   Правительства
области или органов исполнительной власти письменных обращений граждан
заносится в соответствующую базу данных (с распечаткой регистрационно-
контрольных карточек).
     12.7. Повторным  обращениям   граждан   присваивается   очередной
регистрационный номер, в соответствующей базе данных делается  отметка
о   повторности,  к  заявлению  прикладывается  дубликат   контрольно-
регистрационной карточки первого обращения.
     12.8. Обращения одного и того же  автора  по  одному  и  тому  же
вопросу,   поступившие  до  истечения  срока  рассмотрения  первичного
обращения,  считаются первичными и регистрируются под  регистрационным
номером первого обращения с указанием порядкового номера.
     12.9. Обращения, поступившие по  информационным  системам  общего
пользования,  подлежат  рассмотрению в  порядке,  предусмотренном  для
письменных обращений.
     12.10. Все   зарегистрированные   обращения   граждан    подлежат
рассмотрению.
     12.11. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина,
направившего  обращение,  и почтовый адрес, по  которому  должен  быть
направлен ответ, ответ на обращение не дается.
     12.12. Если  в  письменном  обращении  содержатся  оскорбительные
выражения,  угрозы  жизни, здоровью и имуществу должностного  лица,  а
также членов его семьи, то орган исполнительной власти вправе оставить
обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов; в данном
случае  заявителю дается разъяснение о недопустимости  злоупотребления
правом.
     12.13. Если текст письменного обращения не  поддается  прочтению,
ответ  на  обращение  не  дается  и оно  не  подлежит  направлению  на
рассмотрение   в  орган  исполнительной  власти  или  орган   местного
самоуправления,  о  чем уведомляется заявитель,  если  его  фамилия  и
почтовый адрес поддаются прочтению.
     12.14. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган
исполнительной   власти,   в  компетенцию  которого   входит   решение
поставленных  в обращении вопросов, жалоба возвращается  гражданину  с
разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие
(бездействие) в установленном порядке в суд.
     12.15. Обращение,  в   котором   обжалуется   судебное   решение,
возвращается   гражданину,  направившему  обращение,  с  разъяснениями
порядка обжалования данного судебного решения.
     12.16. В  случае,  если   в   письменном   обращении   гражданина
содержится  вопрос,  на который многократно, давались  ему  ответы  по
существу, и в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства,
при  условии,  что  данное обращение и рассмотренные  ранее  обращения
направлялись в один и тот же адрес, руководитель органа исполнительной
власти   вправе   принять  решение  о  безосновательности   очередного
обращения  и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу,  о
чем гражданин уведомляется письменно.
     12.17. Если обращение поступило из вышестоящего органа и взято на
контроль,  то  срок  его  рассмотрения может  быть  продлен  только  с
разрешения этого органа через отдел по работе с письмами и обращениями
граждан. Подобное согласование должно быть проведено не позднее чем за
неделю до истечения установленного срока.
     12.18. При   поступлении   письменного   обращения,   содержащего
вопросы,  решение которых не относится к ведению органа исполнительной
власти,  обращение  не  позднее  чем  в  7-дневный  срок  со  дня  его
поступления  с сопроводительным письмом направляется по компетенции  с
уведомлением  об этом заявителя. В этом случае руководителю  ведомства
предлагается рассмотреть обращение, дать ответ автору.
     12.19. Обращения  граждан,  в  которых  сообщается  о  конкретных
нарушениях  их  законных прав и интересов, берутся  на  контроль.  Для
этого  на  обращении  проставляются  штампы  "Взято  на  контроль"   и
"Подлежит  возврату  в Правительство области" (или аналогичные  штампы
органа    исполнительной    власти,   направившего    обращение    для
рассмотрения).
     Контроль  за  своевременным  и  полным  рассмотрением  письменных
обращений  граждан, поступивших на исполнение в органы  исполнительной
власти, осуществляют руководители этих органов,
     12.20. Зарегистрированные и оформленные в  установленном  порядке
обращения  граждан  передаются  на  рассмотрение  руководителю  органа
исполнительной власти, а в его отсутствие лицу, его замещающему, затем
направляются  для  исполнения  в  соответствии  с  поручением,  о  чем
заявители извещаются письменно.
     В   администрации  Правительства  области  зарегистрированные   в
установленном  порядке  обращения граждан передаются  на  рассмотрение
Губернатору  области,  первому заместителю Председателя  Правительства
области,   заместителям  Председателя  Правительства  области,   затем
направляются для исполнения в соответствии с поручением.
     Если   поручение   по  рассмотрению  обращения  дано   нескольким
должностным лицам, то координация и ответственность за его  выполнение
-  возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.  Ему
направляется  подлинник письменного обращения гражданина  и  поручения
руководителя, остальным лицам - копия.
     12.21. Орган  исполнительной  власти  по  направленному   запросу
другого  органа  исполнительной  власти,  рассматривающего  обращение,
обязан   в   течение  15  дней  предоставить  документы  и  материалы,
необходимые   для  его  рассмотрения,  за  исключением  документов   и
материалов,    в    которых    содержатся    сведения,    составляющие
государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну,  и  для
которых установлен особый порядок предоставления.
     Письменные  обращения, направленные Губернатором области,  первым
заместителем   Председателя   Правительства   области,   заместителями
Председателя  Правительства  области на исполнение  непосредственно  в
органы  исполнительной власти при Правительстве  области,  структурные
подразделения   администрации   Правительства   области    и    органы
исполнительной  власти, являющиеся юридическими  лицами,  не  подлежат
переадресовке в другие организации, минуя отдел по работе с письмами и
обращениями граждан.
     Не   допускается  направление  письменных  обращений  граждан  на
рассмотрение  должностным лицам или организациям, решения  и  действия
(или бездействие) которых обжалуются.
     12.22. Письменное обращение, поступившее в  орган  исполнительной
власти  или  должностному  лицу  в  соответствии  с  их  компетенцией,
рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
     В   исключительных  случаях,  когда  для  рассмотрения  обращения
необходимо  запрашивать документы и материалы в других государственных
органах,  органах  местного  самоуправления,  за  исключением   судов,
органов  дознания  и  органов предварительного следствия,  допускается
продление срока рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней,  о
чем уведомляется гражданин, направивший обращение.
     Продление  срока рассмотрения обращения производится  должностным
лицом либо уполномоченным на то лицом, давшим по нему поручение.
     При  рассмотрении обращения не допускается разглашение  сведений,
содержащихся  в обращении, а также сведений, касающихся частной  жизни
гражданина, без его согласия.
     Ответ    на   обращение   подписывается   руководителем    органа
исполнительной власти либо уполномоченным на то лицом.
     Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего
пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
     В  случае,  если  ответ  по  существу поставленного  в  обращении
вопроса  не  может  быть  дан без разглашения  сведений,  составляющих
государственную  или  иную  охраняемую  федеральным   законом   тайну,
гражданину,  направившему обращение, сообщается о  невозможности  дать
ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
     Ответ  заявителю о результатах рассмотрения обращения, не взятого
на   контроль,  а  также  извещение  о  продлении  срока  рассмотрения
обращения подписываются руководителем органа исполнительной власти,  в
адрес которого обращение было направлено для рассмотрения.
     12.23. Информации о рассмотрении  обращений  граждан,  взятых  на
контроль, должны содержать ответы на все поднятые по существу вопросы,
оценки предложений, просьб, жалоб и подтвердившихся фактов с указанием
принятых  мер по устранению вскрытых недостатков, а также сообщение  о
том,  когда  и  кем  заявитель поставлен в известность  о  результатах
рассмотрения его обращения.
     В  информации  о  результатах рассмотрения  повторного  обращения
указываются  также  причины его возникновения  и,  при  необходимости,
принятые   меры  к  лицам,  виновным  в  некачественном   рассмотрении
первоначального обращения.
     В  случае нарушения установленного срока рассмотрения обращения в
информации указываются причины данного нарушения.
     Обращения граждан, взятые на контроль, подлежат возврату вместе с
информацией о результатах рассмотрения в государственный орган,  орган
местного самоуправления, направивший обращение.
     12.24. Информация   о   результатах   рассмотрения    письменного
обращения,  поступившего через вышестоящую организацию или федеральный
орган  и  взятого ими на контроль, через отдел по работе с письмами  и
обращениями  граждан передается на подпись должностному лицу,  давшему
поручение, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного
срока.   Остающийся   в  деле  второй  экземпляр   ответа   визируется
исполнителем,  руководителем  соответствующего  органа  исполнительной
власти.
     12.25. Информация о рассмотрении обращения вместе  с  подлинником
обращения  и  регистрационно-контрольной карточкой  представляется  на
ознакомление  должностному  лицу,  которым  было  дано   поручение   о
рассмотрении  обращения.  При  согласии  с  результатами  рассмотрения
обращения  должностное лицо делает отметку об исполнении  документа  и
направлении  его  в  дело или возвращает обращение  на  дополнительное
рассмотрение,   а  также  может  предложить  продолжить   контроль   с
установлением срока представления окончательной информации.
     12.26. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены
все  поставленные  по  существу  вопросы,  приняты  необходимые  меры,
заявителю дан мотивированный ответ в письменной форме.
     12.27. При  промежуточном  ответе  (с  указанием,  что   частично
сделано по обращению и что намечено еще сделать) обращение берется  на
дополнительный  контроль  до окончательного  решения  вопроса,  о  чем
сообщается заявителю.
     12.28. После разрешения обращения оно списывается в дело,  о  чем
делается  запись  в  регистрационно-контрольной карточке  с  указанием
даты, номера, краткого содержания ответа и результатов рассмотрения.
     Вся  переписка  по обращениям, взятым на контроль в Правительстве
области, находится в отделе по работе с письмами и обращениями граждан
(в органах исполнительной власти остаются копии всех документов).
     Переписка   по   обращениям,  взятым   на   контроль   в   органе
исполнительной  власти, находится у ответственного лица,  на  которого
возложены  обязанности  по  рассмотрению  обращений  граждан  (в  деле
остаются копии всех документов).
     Вся  переписка  по  обращениям граждан, не  взятым  на  контроль,
находится в органе исполнительной власти.
     Об  исполнении или разрешении находящегося на контроле  обращения
делается отметка в соответствующей базе данных.
     12.29. Личный  прием  граждан  в  органах  исполнительной  власти
проводится их руководителями. Информация о днях, часах и месте  приема
доводится до сведения граждан.
     12.30. Первоначальный  прием  граждан  с  устными  обращениями  в
администрации Правительства области ведут работники отдела по работе с
письмами  и обращениями граждан, которые фиксируют устные обращения  в
журнале  с  указанием  фамилии, имени и  отчества  обратившегося;  его
адреса;  места  работы  или  учебы;  содержания  просьбы  или  жалобы;
результатов рассмотрения в данном отделе.
     При  наличии  оснований работники отдела по работе с  письмами  и
обращениями   граждан  записывают  гражданина  на   личный   прием   к
руководству области.
     12.31. Прием граждан по  личным  вопросам  Губернатором  области,
первым  заместителем Председателя Правительства области, заместителями
Председателя   Правительства   области   ведется   согласно   графику,
утвержденному Губернатором области.
     Учет  приема посетителей по личным вопросам Губернатором области,
первым  заместителем Председателя Правительства области, заместителями
Председателя  Правительства  области  ведется  отделом  по  работе   с
письмами и обращениями граждан по регистрационно-контрольным карточкам
установленной формы с указанием даты приема; фамилии, имени и отчества
заявителя; его адреса; социального положения; рода занятий; должности;
сути  вопроса;  фамилии,  имени  и  отчества  ведущего  прием  и   его
поручения.
     Если  изложенные  в  устном обращении факты и  обстоятельства  не
требуют   дополнительной  проверки,  ответ  на  обращение  с  согласия
гражданина  может  быть дан устно, о чем делается  запись  в  карточке
приема  гражданина.  В остальных случаях дается  письменный  ответ  по
существу поставленных вопросов.
     При  повторных  обращениях к регистрационно-контрольной  карточке
прилагаются все материалы по первому обращению.
     12.32. Письменное обращение,  принятое  в  ходе  личного  приема,
подлежит  регистрации  и  рассмотрению в  порядке,  установленном  для
письменных обращений.
     12.33. В ходе личного приема гражданину  может  быть  отказано  в
дальнейшем  рассмотрении обращения, если ему ранее был  дан  ответ  по
существу поставленных в обращении вопросов.
     12.34. Работник, ответственный за работу с  обращениями  граждан,
ежемесячно анализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан
и   систематически  представляет  сведения  о  количестве,   характере
обращений граждан и их рассмотрении руководителю органа исполнительной
власти.
     12.35. Отдел  по  работе  с  письмами   и   обращениями   граждан
ежемесячно анализирует, обобщает письменные и устные обращения граждан
и   систематически   представляет  руководству  области   сведения   о
количестве  и характере поступивших обращений, данные о личном  приеме
граждан в Правительстве области.
     12.36. Порядок работы  с  поручениями  руководства  Правительства
области  по  устным  обращениям граждан аналогичен порядку  исполнения
поручений по письменным обращениям граждан.
     12.37. Лица,  виновные  в  ненадлежащем  рассмотрении   обращений
граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством.
     (Раздел  в  редакции Распоряжения Правительства Кировской области
от 02.11.2006 г. N 371)

     13. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ (КОНТРОЛЯ ЗА
         ВЫПОЛНЕНИЕМ) АКТОВ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ,
         ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
         И ПОРУЧЕНИЙ

     13.1. Контролю со стороны  руководителей  подразделений  подлежит
исполнение:
     указов и распоряжений Губернатора области;
     постановлений и распоряжений Правительства области;
     распоряжений Председателя Правительства области;
     поручений  Губернатора области (первого заместителя  Председателя
Правительства области);
     приказов,  распоряжений и поручений, содержащихся  в  оформленных
резолюциях   заместителя   Председателя   Правительства   области    -
управляющего делами Правительства области по рассмотренным документам;
     других документов, требующих решения или ответа.
     Контроль   осуществляется  с  использованием   автоматизированной
системы   "Контроль",  соответствующих  электронных   баз   данных   и
контрольных карточек.
     13.2. Ответственность  за  фактическое  исполнение  документов  и
поручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля в
подразделениях возлагается на их руководителей.
     Ответственность  за  своевременное и  полное  выполнение  указов,
распоряжений   и   поручений   Губернатора   области,   постановлений,
распоряжений   и   поручений   Правительства   области,   приказов   и
распоряжений  заместителей  Председателя Правительства  области  несут
руководители подразделений.
     Если  в  соответствии  с  указом,  распоряжением  или  поручением
Губернатора  области,  постановлением,  распоряжением  или  поручением
Правительства   области,   распоряжением  Председателя   Правительства
области,   приказом   или   распоряжением  заместителей   Председателя
Правительства   области  выполнение  либо  контроль   за   исполнением
документа   или   поручения   возложен  на   несколько   подразделений
(должностных   лиц),  то  координация  работы  и  ответственность   за
выполнение возлагается на подразделение (должностное лицо),  указанное
в постановлении, распоряжении, приказе, резолюции первым.
     13.3. Первый заместитель и заместители Председателя Правительства
области ежеквартально, руководители подразделений ежемесячно на  своих
оперативных   совещаниях   рассматривают   вопросы   хода   исполнения
находящихся   на   контроле  документов  и   поручений,   намечают   и
осуществляют  меры по устранению имеющихся в этой работе  недостатков,
по повышению исполнительской дисциплины сотрудников.
     13.4. Контрольное  управление  постоянно  анализирует  соблюдение
сроков  исполнения  находящихся  у  него  на  контроле  документов   и
поручений    Губернатора   области,   постановлений   и   распоряжений
Правительства  области  и  по  итогам  полугодия  и  года  информирует
Губернатора области и заместителя Председателя Правительства области -
управляющего  делами Правительства области о состоянии исполнительской
дисциплины  и  ходе  исполнения  документов  и  поручений,  а  о  ходе
выполнения  долгосрочных программ докладывает Губернатору  области  не
реже  одного раза в год, если иной срок не установлен в документе  или
поручении.
     Контрольное  управление осуществляет учет  поручений,  данных  на
заседаниях Правительства области по вопросам, не включенным в повестку
дня, доводит их до соответствующих исполнителей, обеспечивает контроль
за их выполнением в установленные сроки. О состоянии дел по выполнению
данных  поручений  ежемесячно информируется  заместитель  Председателя
Правительства области - управляющий делами Правительства области.
     13.5. Руководители подразделений по каждому взятому  на  контроль
документу  и поручению определяют конкретных работников, ответственных
за организацию систематического контроля за их выполнением.
     При  рассмотрении документов руководитель подразделения  выделяет
документы,  требующие  срочного исполнения. Документы,  переданные  на
согласование, рассматриваются в первую очередь.
     В  подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу и
поручению   не  позднее  чем  в  3-дневный  срок  после  их  получения
разрабатывается план по организации (проверке) их исполнения,  который
согласовывается с руководителем подразделения, а по наиболее важным  и
перспективным вопросам - и с соответствующим заместителем Председателя
Правительства области.
     При  осуществлении контроля фактического исполнения с выездом  на
место  подразделение  (кроме контрольного управления)  заблаговременно
(не  позднее  чем за 10 календарных дней до начала очередного  месяца)
представляет  свои  планы  проверок на предстоящий  месяц  в  пределах
установленной    компетенции   и   в   соответствии   с    действующим
законодательством  в  управление по вопросам  местного  самоуправления
администрации  Правительства области (далее - управление  по  вопросам
местного  самоуправления), которое координирует  эту  работу  с  целью
недопущения  одновременных проверок в одном  и  том  же  муниципальном
образовании.   Внеплановые  проверки  могут  проводиться   только   по
согласованию с управлением по вопросам местного самоуправления.
     13.6. На   каждый   поставленный   на   контроль    документ    в
подразделениях   заводится  контрольное  дело.   В   нем   содержатся:
контролируемый  документ (или его копия), контрольная  карточка,  план
мероприятий   подразделения  по  организации  и  проверке   исполнения
документа,   проверочный  материал  и  информация  о  ходе  выполнения
документа,  итоговая справка (информация) подразделения о  результатах
исполнения находящегося на контроле документа и другие материалы.
     13.7. Руководители   подразделений   обеспечивают   своевременное
выполнение  всех находящихся на контроле документов и  поручений,  при
необходимости  вносят  соответствующие  предложения,  направленные  на
своевременное решение поставленных задач.
     О  выполнении отдельных пунктов указов, распоряжений  Губернатора
области,  постановлений  и  распоряжений  Правительства  области   или
утвержденных    мероприятий   с   конкретными    сроками    исполнения
подразделения  своевременно (не позднее  чем  за  5  рабочих  дней  до
истечения  установленного срока) представляют Губернатору области  (по
документам,  находящимся на контроле в контрольном  управлении,  через
данное   управление)  согласованную  с  соответствующим   заместителем
Председателя  Правительства области краткую  информацию  в  письменном
виде.
     Если   возникает  необходимость  продления  или  изменения  срока
исполнения отдельных пунктов указа, распоряжения Губернатора  области,
постановления  и  распоряжения Правительства области или  утвержденных
мероприятий,  подразделения обязаны не позднее чем  за  5  календарных
дней  до  истечения  установленного  срока  обратиться  к  Губернатору
области   (по   документам,  находящимся  на  контроле  в  контрольном
управлении,   через  данное  управление)  с  обоснованной   письменной
просьбой  (согласованной  с соответствующим заместителем  Председателя
Правительства  области)  о  новом  сроке  выполнения  поручения.   При
получении согласия на изменение срока делается соответствующая отметка
в  контрольных  карточках  и в базе данных автоматизированной  системы
"Контроль".
     13.8. Срок исполнения документа  (письмо,  поручение  и  т.  п.),
поручения  исчисляется  в  календарных  днях  с  даты  его  подписания
(принятия, утверждения).
     Поручение  с  конкретной датой исполнения подлежит  выполнению  в
указанный срок.
     Поручения  без  указания  конкретной  даты  исполнения,   имеющие
пометку  "Срочно",  исполняются  в  3-дневный  срок,  имеющие  пометку
"Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
     13.9. Об  итогах  выполнения  находящихся  на  контроле   указов,
распоряжений   и   поручений   Губернатора   области,   постановлений,
распоряжений  и  поручений  Правительства  в  установленные   для   их
исполнения   сроки   подразделения  (должностные   лица)   готовят   и
представляют   на   рассмотрение   Губернатору   области    письменную
информацию,  завизированную соответствующим заместителем  Председателя
Правительства области.
     Информация по документам и поручениям, находящимся на контроле  в
контрольном управлении, представляется через данное управление.
     Если  в указе, распоряжении Губернатора области, в постановлении,
распоряжении   Правительства  области  не  указан  срок  представления
информации,  справка  о  ходе  исполнения  документа  направляется   в
контрольное   управление  по  его  запросу,  итоговая   информация   о
выполнении  представляется не позднее чем через год  со  дня  принятия
указа, постановления, распоряжения.
     Если   указ,  распоряжение  или  поручение  Губернатора  области,
постановление,   распоряжение  или  поручение  Правительства   области
исполняют  несколько  подразделений (должностных лиц),  то  обобщенную
информацию,  согласованную с соответствующим заместителем Председателя
Правительства,   Губернатору   области   представляет   координирующее
подразделение   (должностное   лицо)   за   подписью   соответствующих
руководителей подразделений (должностных лиц).
     Информация о выполнении поручения Губернатора области, данного им
на  оперативном  совещании, представляется в  секретариат  Губернатора
области  или  по запросу в контрольное управление со ссылкой  на  дату
проведения  совещания.  При невозможности выполнить  это  поручение  в
установленный срок исполнитель обязан заранее обратиться в секретариат
Губернатора  области с мотивированной письменной просьбой о  продлении
срока выполнения.
     Итоговая   информация  об  исполнении  указа   или   распоряжения
Губернатора  области,  постановления либо  распоряжения  Правительства
области объемом, как правило, не более 3 страниц машинописного  текста
должна  содержать  сведения  о своевременности  и  полноте  выполнения
каждого    пункта   и   поставленных   задач,   фактические    данные,
характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием
причин  и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению
имеющихся   недостатков,   а  также  предложения   о   снятии   указа,
постановления  или  распоряжения с контроля или  продлении  срока  его
выполнения.
     Итоговая  информация  об исполнении находящегося  на  контроле  в
контрольном  управлении  указа или распоряжения  Губернатора  области,
постановления   либо   распоряжения   Правительства   области    перед
представлением  ее  на  рассмотрение Губернатору области  направляется
исполнителями  в  контрольное  управление  для  последующего   доклада
Губернатору.
     Материалы,  оформленные с отступлением от  установленных  правил,
возвращаются  контрольным  управлением исполнителям  для  доработки  и
повторного представления.
     13.10. Решение о снятии с контроля  нормативного  правового  акта
Губернатора   области,  Правительства  области  принимает   Губернатор
области  на  основании  представленной  через  контрольное  управление
итоговой информации по его выполнению.
     Документы  Правительства области с ограниченным (разовым)  сроком
действия   при  наличии  итоговой  информации  снимаются  с   контроля
начальником контрольного управления.
     Исполненные   поручения   Губернатора   области,   контролируемые
контрольным  управлением,  снимаются  с  контроля  по  согласованию  с
секретариатом Губернатора области.
     Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора области
или  Правительства области не означает прекращения  его  действия.  Он
прекращает свое действие в случае принятия соответствующего  правового
акта об отмене его действия.
     Вопрос о признании нормативного правового акта утратившим силу  в
установленном  пунктом  22.1 раздела 22 настоящей  Инструкции  порядке
вносится на рассмотрение Правительства области.
     Если срок действия нормативного правового акта указан в заголовке
к  тексту,  то действие его прекращается с истечением этого срока  при
условии,  что  он  исполнен,  и  итоговая  информация  представлена  в
контрольное управление.
     Решение   об   отмене   документа  и  снятии   его   с   контроля
регистрируется     в     соответствующей     электронной      карточке
автоматизированной системы "Контроль".
     13.11. После снятия с контроля  указа,  распоряжения  Губернатора
области, постановления, распоряжения Правительства области или другого
документа контрольное дело хранится в соответствующем подразделении.
     13.12. Если указ, распоряжение или поручение Губернатора области,
постановление,  распоряжение  или  поручение  Правительства   области,
другой документ в установленный срок не исполнен и не снят с контроля,
то подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или
контроль  за  его  исполнением,  проводит  дополнительную  работу   по
реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную
информацию о выполнении данного документа или поручения.

     14. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ
         И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ,
         ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

     14.1. Порядок  прохождения   исходящих   документов   состоит   в
составлении  документа,  его  изготовлении,  согласовании,  подписании
(принятии, утверждении), регистрации и отправке.
     До  передачи  подготовленного документа  на  подпись  исполнитель
должен   проверить   содержание   текста,   его   орфографическую    и
пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие
необходимых приложений и виз согласования. Документ представляется  на
подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.
     14.2. Все  исходящие  документы  Правительства  области   и   его
подразделений  после  их  подписания  и  регистрации  в  установленном
порядке  отправляются  адресатам через отдел  документооборота  (кроме
сообщений,  передаваемых  средствами факсимильной  связи,  электронной
почты,  секретных документов, а также исходящих документов за подписью
руководителей иных органов исполнительной власти области).
     Документы  передаются  в  отдел  документооборота  для   отправки
полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с
наличием   исходящего   номера,  даты  и  в   необходимом   количестве
экземпляров.
     При  направлении  документа в пять и более  адресов  исполнителем
составляется   указатель  рассылки  (с  указанием   точного   названия
организаций  - адресатов и количества направляемых им копий,  если  их
число   превышает   единицу),   который  подписывается   руководителем
подразделения, готовившего документ.
     14.3. Отдел документооборота  проверяет  правильность  оформления
документов,  наличие  приложений,  указанных  в  основном   документе,
производит необходимую обработку исходящей корреспонденции.
     Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
     Обработка   исходящей  корреспонденции  включает  ее  сортировку,
адресование,  вложение  в  конверты и их  заклеивание,  запись  номера
документа  в  реестровый  журнал, маркирование конвертов,  составление
списка  на  заказную корреспонденцию. Законвертованная корреспонденция
вносится  в  реестр  и в зависимости от степени важности  и  срочности
доставки   отправляется  работниками  отдела  документооборота   через
фельдъегерскую  связь либо через работников почтамта,  или  сдается  в
отделение связи.
     Документы,  переданные  в  отдел документооборота  до  14  часов,
обрабатываются  и  отправляются в тот же день (кроме  корреспонденции,
адресованной  в  районы  области),  после  указанного  времени  -   на
следующий день.
     14.4. Корреспонденция,   адресованная   органам   государственной
власти  Российской  Федерации, министерствам и  ведомствам  Российской
Федерации, сдается на отправку в отдел документооборота до 14 часов  и
отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью. При передаче
законвертованной  корреспонденции работникам фельдъегерской  службы  и
почтамта составляется реестр в двух экземплярах, один из которых после
обработки корреспонденции возвращается в отдел документооборота.
     14.5. Корреспонденция,  адресованная  администрациям  районов   и
городов  области, администрации поселка Первомайский (Юрья-3), сдается
в  отдел документооборота до 14 часов и отправляется еженедельно,  как
правило, по вторникам и пятницам.
     Срочная   корреспонденция  отправляется  в  день  поступления   и
доставляется  по  назначению в пределах г. Кирова  работниками  отдела
документооборота   или  фельдъегерской  службы.   Срочность   доставки
документа  определяется Губернатором области,  первым  заместителем  и
заместителями  Председателя  Правительства  области  либо  начальником
управления   делопроизводства   на   основании   просьб   руководителя
подразделения, подготовившего документ.
     На   обработанную  корреспонденцию  составляется  реестр  в  двух
экземплярах.  Один  экземпляр  реестра остается  на  почтамте,  второй
экземпляр реестра возвращается после обработки корреспонденции в отдел
документооборота.
     14.6. Для отправки телеграммы  подписанный  подлинник  после  его
регистрации   незамедлительно  передается  в  отдел  документооборота,
второй  экземпляр  с  визами  составителя и  согласования  остается  в
соответствующем подразделении.
     Телеграммы   в   адрес  администрации  г.  Кирова,  администраций
Ленинского, Октябрьского, Первомайского районов г. Кирова доставляются
фельдсвязью как срочная корреспонденция.
     Текст телеграммы отделом документооборота передается по телетайпу
на  телеграф. Телеграммы по текущим вопросам, поступившие на  отправку
до 16.00, обрабатываются и отправляются в день поступления.
     Телеграммы  с  грифом  "Правительственная"  или  по  чрезвычайным
вопросам  обрабатываются  и  отправляются незамедлительно  работниками
отдела  документирования  или оперативным  дежурным  по  Правительству
области.
     Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время,
в  выходные  и  праздничные дни, передается оперативному дежурному  по
Правительству  области  в  здании N 1, который  на  данной  телеграмме
указывает  номер  договора  с почтамтом, в  конце  текста  проставляет
исходящий  регистрационный  номер, удостоверяет  подпись  печатью  для
телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и
делает   соответствующую   запись  в  журнале   (с   указанием,   куда
направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени  передачи  на
почтамт).
     14.7. Отправка  срочной  корреспонденции  в  нерабочее  время,  в
выходные  и  праздничные  дни  производится  по  указанию  Губернатора
области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства
области или начальника управления делопроизводства.
     14.8. Порядок  прохождения   внутренних   документов   на   этапе
подготовки   состоит  в  составлении  документа,   его   изготовлении,
согласовании,  подписании, регистрации в структурном  подразделении  в
журнале  учета  внутренних документов как исходящего документа,  а  на
этапе  исполнения - как входящего документа, регистрируемых  в  отделе
документооборота управления делопроизводства.
     Передача    документов   в   другие   структурные   подразделения
осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы
передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации внутренних
документов.

     15. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА
         И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
         СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

     15.1. Передача  документов  и  материалов,  содержащих  служебную
информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для
служебного  пользования" и "Не для печати", с  использованием  средств
факсимильной связи не разрешается.
     Категорически запрещается передача средствами факсимильной  связи
секретных документов.
     15.2. С использованием  средств  факсимильной  связи  могут  быть
переданы   подготовленные  и  оформленные  в   установленном   порядке
материалы   текстового,   табличного   или   графического   характера,
исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно-
синем  цвете  с четким и контрастным изображением (подлинники  или  их
ксерокопии) на одной стороне листа белой бумаги формата А4.
     15.3. Передаваемые  средствами  факсимильной  связи  документы  и
приложения  к ним составляются и оформляются как служебные  письма  на
бланках,  согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются
(в  отделе  документооборота или в единой электронной базе регистрации
документов) в установленном порядке.
     Сообщения,   передаваемые   средствами   факсимильной   связи   и
направляемые  зарубежным адресатам, отправляются  только  за  подписью
Губернатора  области, первого заместителя и заместителей  Председателя
Правительства области, а в исключительных случаях, - по их разрешению,
за подписью руководителей подразделений.
     Передаваемые   средствами   факсимильной   связи   документы   на
иностранном  языке  отправляются  при  наличии  перевода,  заверенного
лицом, подписавшим документ, и должностным лицом, подготовившим его.
     15.4. Непосредственную  передачу  и  прием  документов,  их  учет
осуществляет  отдел  специальной  документальной  связи  администрации
Правительства области (далее - ОСДС).
     Через   ОСДС   передаются  факсимильные  сообщения  за   подписью
Губернатора  области, первого заместителя и заместителей  Председателя
Правительства   области,   руководителей  структурных   подразделений,
входящих   в   администрацию  Правительства   Кировской   области,   и
структурных подразделений при Правительстве Кировской области.
     Для   передачи  в  ОСДС  представляется  подлинник  отправляемого
документа (в исключительных случаях - ксерокопия) с указанием  точного
кода  страны  (для  международных), города, номера  факса  получателя,
фамилии  и  телефона исполнителя. После передачи документ  остается  в
ОСДС и подшивается в дело.
     Принятые  по факсу документы учитываются в ОСДС в журнале  учета,
под роспись передаются в отдел документооборота, где регистрируются, а
затем  направляются  для  рассмотрения  Губернатору  области,  первому
заместителю    Председателя   Правительства   области,    заместителям
Председателя    Правительства   области    или    в    соответствующее
подразделение.  Документы  с резолюцией Губернатора  области,  первого
заместителя   или  заместителей  Председателя  Правительства   области
передаются   в   соответствующее  подразделение  и  после   исполнения
поручения хранятся в делах данного подразделения.
     Принимаемые средствами факсимильной связи документы, не требующие
решения   и   ответа  (в  основном  информационного,  статистического,
рекламного   характера),   после   регистрации   в   ОСДС   передаются
непосредственно в соответствующее подразделение под роспись в  журнале
учета.
     15.5. Ответственность за  правильность  передачи,  приема,  учета
документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, возлагается на
работников ОСДС.
     Ответственность    за   содержание   и   оформление    документа,
передаваемого   средствами   факсимильной   связи,   возлагается    на
исполнителя,  подготовившего  документ для  передачи,  и  руководителя
соответствующего подразделения.
     Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием
и   хранение  документов,  как  переданных,  так  и  принятых  другими
подразделениями, имеющими средства факсимильной связи, возлагается  на
их   руководителей.   При  этом  регистрация  входящих   и   исходящих
документов,   принятых  средствами  факсимильной  связи  и   требующих
решения, должна осуществляться в отделе документооборота.

     16. СОСТАВЛЕНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ, ПЕРЕДАЧА
         И ПРИЕМ МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
         СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

     16.1. Передача  с  использованием   средств   электронной   почты
документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометками "Для служебного  пользования"
и "Не для печати", не разрешается.
     Категорически  запрещается передача средствами электронной  почты
секретных материалов.
     16.2. С  использованием  средств  электронной  почты  могут  быть
переданы  подготовленные  и  согласованные  в  установленном   порядке
материалы текстового, табличного или графического характера.
     16.3. Передаваемые  средствами  электронной  почты  документы   и
приложения  к  ним  составляются и оформляются как  служебные  письма,
согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в отделе
документооборота) в установленном порядке.
     16.4. Подлинник  (или  ксерокопия)  подписанного   документа   на
бумажном  носителе  и  дискета  с  электронной  версией  документа   с
указанием адресата передаются в отдел документооборота (подготовленная
в  машинописном  бюро электронная версия документа поступает  в  отдел
документооборота через локальную сеть).
     Электронная  версия документа в обязательном порядке  проверяется
на отсутствие вирусов.
     После     соответствующей    обработки     электронная     версия
корреспонденции отделом документооборота отправляется адресатам.
     16.5. Входящая  электронная  корреспонденция  поступает  в  отдел
документооборота.
     Отделом  документооборота производится распечатка, регистрация  и
передача   адресатам   бумажных  копий  входящей  электронной   почты.
Подразделениям,  подключенным к локальной сети Правительства  области,
электронная  версия  входящего документа после  регистрации  в  отделе
документооборота передается без распечатки.

     17. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,
         СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
         ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

     17.1. Общие положения
     17.1.1. Данный  раздел  настоящей  Инструкции  определяет   общие
требования  к  составлению, оформлению, учету, регистрации,  отправке,
хранению  и использованию документов на бумажных и других материальных
носителях  (фото-,  кино-, видео- и аудиодокументы, машинные  носители
информации),    содержащих    служебную    информацию    ограниченного
распространения.
     Требования  настоящего  раздела не  распространяются  на  порядок
обращения    с   документами,   содержащими   сведения,   составляющие
государственную   тайну.   Порядок   работы   с   такими   документами
определяется правовыми актами, перечисленными в приложении  к  п.  3.1
раздела 3.
     17.1.2. К  служебной  информации  ограниченного   распространения
относится   несекретная  информация,  ограничения  на  распространение
которой   диктуются   служебной  необходимостью  (с   пометками   "Для
служебного пользования", "Конфиденциально", и т. п.).
     17.1.3. Работа с документами,  содержащими  служебную  информацию
ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном
для   несекретных   документов   настоящей   Инструкцией,   с   учетом
особенностей, изложенных в настоящем разделе.
     17.1.4. Необходимость проставления на документе  пометки  (грифа)
"Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения,
подготовившим   его,   либо  должностным  лицом,   подписывающим   или
утверждающим документ.
     17.1.5. Сотрудникам подразделений  (исполнителям),  допущенным  к
работе   с   документами  ограниченного  распространения,  запрещается
сообщать  устно  или письменно кому бы то ни было содержащиеся  в  них
сведения   без   санкции   должностного   лица,   подготовившего   или
подписавшего (утвердившего) их.
     17.1.6. За   разглашение   служебной   информации   ограниченного
распространения,  а также нарушение порядка обращения  с  документами,
содержащими  такую  информацию, сотрудники  подразделений  могут  быть
привлечены  к  дисциплинарной или иной предусмотренной  федеральным  и
областным законодательством ответственности.
     17.1.7. Руководители  подразделений  и  лица,  ответственные   за
ведение  делопроизводства в подразделениях, несут  ответственность  за
обеспечение  правильного  учета, оформления, размножения,  хранения  и
использования  документов, дел и изданий с  пометкой  "Для  служебного
пользования".
     Контроль   за   соблюдением  установленного  порядка   работы   с
документами,    содержащими    служебную   информацию    ограниченного
распространения, в подразделении возлагается на его руководителя, а  в
Правительстве  области и его подразделениях в целом  -  на  управление
делопроизводства.
     Контроль   за   соблюдением  установленного  порядка   работы   с
секретными   документами   в   подразделении   возлагается   на    его
руководителя, а в Правительстве области и его подразделениях в целом -
на отдел специальных программ.
     17.1.8. Документы, дела или издания с  пометкой  "Для  служебного
пользования"  должны храниться в служебных помещениях в  запираемых  и
опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
     17.1.9. Проверка    соответствия    фактического    наличия     в
подразделениях документов, дел или изданий с пометкой "Для  служебного
пользования" с данными их учета проводится не реже одного раза  в  год
комиссией, назначаемой приказом заместителя Председателя Правительства
области  -  управляющего делами Правительства области. В состав  такой
комиссии  обязательно включаются работники, ответственные  за  учет  и
хранение этих материалов.
     Проверка  наличия  таких документов, находящихся  на  хранении  в
архиве, проводится не реже одного раза в 5 лет.
     Результаты  проверки оформляются актом (приложение 7), хранящимся
в   соответствующем   подразделении,  копия  которого   для   сведения
направляется  в  управление делопроизводства. О  результатах  проверки
информируется   заместитель  Председателя  Правительства   области   -
управляющий делами Правительства области.
     17.1.10. О фактах утраты документов, дел или изданий,  содержащих
служебную  информацию ограниченного распространения, либо  разглашения
этой   информации   руководитель  подразделения  немедленно   сообщает
заместителю  Председателя Правительства области - управляющему  делами
Правительства  области,  которым назначается комиссия  для  служебного
расследования   обстоятельств  утраты  или   разглашения.   Результаты
расследования  докладываются  заместителю  Председателя  Правительства
области - управляющему делами Правительства области.
     На  утраченные  документы,  дела  или  издания  с  пометкой  "Для
служебного  пользования"  составляется  акт,  на  основании   которого
делаются  соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные
дела   постоянного  хранения  утверждаются  заместителем  Председателя
Правительства  области  - управляющим делами Правительства  области  и
передаются в архив для включения в дело фонда и хранения.
     17.1.11. Передача документов, дел или  изданий  с  пометкой  "Для
служебного  пользования" от одного работника другому  в  подразделении
производится  под  роспись в учетных формах с разрешения  руководителя
подразделения. Передача подобных материалов из одного подразделения  в
другое производится через отдел документооборота под роспись в учетных
формах.
     17.1.12. При смене работника, ответственного за учет  и  хранение
документов, дел или изданий с пометкой "Для служебного пользования"  в
подразделении,   с   участием   начальника   отдела   документооборота
составляется  по произвольной форме в двух экземплярах  акт  приема  -
передачи    этих   материалов,   утверждаемый   руководителем    этого
подразделения.    Один    экземпляр   акта    передается    в    отдел
документооборота.

     17.2. Прием и регистрация входящих документов
     17.2.1. Прием и  учет  (регистрация)  документов  или  изданий  с
пометкой   "Для   служебного   пользования"   осуществляется   отделом
документооборота.
     17.2.2. Вся   поступившая   в   адрес   Правительства    области,
подразделений   корреспонденция,   содержащая   служебную   информацию
ограниченного   распространения,  в  рабочее   время   принимается   и
вскрывается работником отдела документооборота.
     В  нерабочее  время, в выходные и праздничные дни  документы  или
издания с пометкой "Для служебного пользования" без вскрытия конвертов
принимаются  дежурным в здании N 1 Правительства области с  записью  в
журнале  и передаются утром первого рабочего дня под роспись работнику
отдела документооборота.
     Работник  отдела  документооборота, принимающий  корреспонденцию,
проверяет   правильность   ее   адресования,   целостность   упаковки,
количество  листов  и  экземпляров документов  или  изданий,  а  также
наличие  указанных  в  сопроводительном письме  приложений.  В  случае
отсутствия  в конверте (пакете) документов с пометкой "Для  служебного
пользования"  или  приложений к ним, а также отдельных  листов  данных
материалов, при обнаружении повреждений целостности упаковки и  самого
документа,   несоответствия  номера  на  конверте  номеру   вложенного
документа  составляется  акт  в  двух  экземплярах,  один  из  которых
высылается отправителю.
     17.2.3. Документы  с  пометкой   "Для   служебного   пользования"
учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры,  журналы)
- поэкземплярно.
     Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный
для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.
     17.2.4. Учет  документов  (изданий)  с  грифом  "Для   служебного
пользования"    осуществляется   совместно   с   другой    несекретной
корреспонденцией с добавлением к входящему номеру пометки  "ДСП"  (без
кавычек).
     На  первых листах приложений к входящему документу ставится штамп
"К вх. N..." с указанием даты регистрации.
     Гриф   секретности  или  пометка  "Для  служебного   пользования"
("Конфиденциально")  с указанием номера экземпляра  проставляется  без
кавычек  на  первом  листе  в  правом  верхнем  углу  текстового  поля
документа   (для   постановлений,  распоряжений,   приказов   -   ниже
наименования вида документа), на обложке и титульном листе издания,  а
также  на  первой  странице  сопроводительного  письма  к  документам,
содержащим    секретную   или   служебную   информацию   ограниченного
распространения.
     17.2.5. Передача  зарегистрированных  в  отделе  документооборота
документов   (изданий)   с   пометкой  "Для  служебного   пользования"
работникам   подразделений  производится  под  роспись  с  распечаткой
регистрационно-контрольных карточек.

     17.3. Оформление, учет, размножение и отправка исходящих
           документов
     17.3.1. На документах и  на  их  проектах,  делах  или  изданиях,
содержащих  служебную  информацию  ограниченного  распространения,   в
правом  верхнем  углу  текстового поля первой страницы  документа,  на
обложке  и  титульном  листе  издания,  а  также  на  первой  странице
сопроводительного письма к такому документу без кавычек  проставляются
пометка  "Для  служебного пользования" и через полуторный  межстрочный
интервал (18 пт) номер экземпляра, например:

                                          Для служебного пользования
                                          Экз. 2

     17.3.2. Печатание   документов   с   грифом    "Для    служебного
пользования"  производится в машинописном бюро в  строго  ограниченном
количестве.
     На каждом отпечатанном экземпляре документа в правом верхнем углу
текстового  поля первой страницы проставляются отметка "Для служебного
пользования" и номер экземпляра.
     На  обороте  последнего  листа каждого  экземпляра  отпечатанного
документа  указывается не только количество отпечатанных  экземпляров,
но и их рассылка (с указанием номера экземпляра), фамилия исполнителя,
своя фамилия и дата печатания документа.
     17.3.3. При  отправке  документа  с  пометкой   "Для   служебного
пользования" (ДСП) с сопроводительным письмом после слова "Приложение"
в письме указываются наименование каждого приложения, номер экземпляра
с грифом "ДСП" и количество листов.
     17.3.4. В машинописном бюро отпечатанные документы с грифом  "Для
служебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновиком
под  роспись  передаются исполнителю. Передача  отпечатанного  проекта
документа  и  черновика с грифом "Для служебного пользования"  другому
лицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена.
     17.3.5. Подписанные исходящие документы с грифом "Для  служебного
пользования" подлежат регистрации в отделе документооборота, при  этом
к исходящему регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП".
     17.3.6. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного
пользования" уничтожаются исполнителем путем измельчения  до  степени,
исключающей  возможность прочтения текста, или сжигания  с  отражением
факта уничтожения в учетных формах.
     17.3.7. На документ, предназначенный для  направления  в  пять  и
более  адресов, исполнителем составляется указатель рассылки (с точным
названием  организаций - адресатов), в котором около каждого  адресата
проставляется  номер  отправляемого  экземпляра.  Указатель   рассылки
подписывается   или  руководителем  подразделения,  которое   готовило
документ,  или  должностным  лицом, подписавшим  документ.  На  каждом
экземпляре документа указывается только один адрес.
     Учет размноженных копий документа осуществляется поэкземплярно.
     Размножение (тиражирование) подписанных документов (их  проектов)
с   пометкой  "Для  служебного  пользования"  производится  только   в
копировально-множительном  бюро управления делопроизводства  (далее  -
копировально-множительное   бюро)   в   соответствии   с   Регламентом
копировально-множительного     бюро,     утвержденным     заместителем
Председателя  Правительства области - управляющим делами Правительства
области от 01.06.2005 (приложение 8).
     17.3.8. Дополнительное размножение копий документов с грифом "Для
служебного  пользования"  и  их досылка подразделениям  или  сторонним
организациям   осуществляется   на  основании   заявок   руководителей
подразделений, готовивших данные документы, и с разрешения заместителя
Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства
области или начальника управления делопроизводства.
     Дополнительно размноженные экземпляры копий документа учитываются
за  его номером, о чем делается отметка на размножаемом документе и  в
учетных   формах.  Нумерация  дополнительно  размноженных  экземпляров
производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
     17.3.9. Документы    для    отправки    передаются    в     отдел
документооборота полностью оформленными, с указанием точного  названия
адресата   и   его   почтового  адреса  (с  указателем  поэкземплярной
рассылки),   с  наличием  исходящего  номера,  даты  и  в  необходимом
количестве экземпляров.
     17.3.10. Документы, дела или издания с пометкой  "Для  служебного
пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью
или заказной корреспонденцией.
     17.3.11. Корреспонденция,  содержащая  информацию   ограниченного
распространения, отправляется в двух пакетах (конвертах).
     На  первом  пакете в правом верхнем углу проставляется гриф  "Для
служебного пользования".
     Ниже  пишется адрес получателя и регистрационные номера вложенных
документов,  затем под чертой указывается отправитель корреспонденции,
например:
                               Для служебного пользования
                               Конвертовал (подпись)

                               М.П. "Для пакетов"
                               Администрация района
                               г. Вятские Поляны Кировской области

                               N 3 ДСП
                               ____________________________________
                               г. Киров, администрация Правительства
                               Кировской области

     После того как конверт заклеен, на центр оборотной стороны пакета
(в  месте  склейки  клапана  конверта) наклеивается  силикатным  клеем
бумажная наклейка с оттиском печати "Для пакетов".
     Затем   этот   пакет  (конверт)  вкладывается  во  второй   пакет
(конверт), который оформляется как заказное отправление.
     17.3.12. При пересылке корреспонденции с грифом  "Для  служебного
пользования"  через органы фельдсвязи оформляется реестр установленной
формы   в   двух   экземплярах.  Один  экземпляр  реестра   вместе   с
корреспонденцией передается фельдъегерю, а второй экземпляр реестра  с
распиской  фельдъегеря,  заверенной  его  штампом,  хранится  в   деле
реестров отдела документооборота.

     17.4. Группировка исполненных документов в дела
     Исполненные  документы  с  пометкой "Для служебного  пользования"
группируются  в  дела  вместе  с другими  несекретными  документами  в
соответствии  с  номенклатурой  дел  несекретного  делопроизводства  и
требованиями, изложенными в разделе 20 настоящей Инструкции. При  этом
на   обложке   дела,   в  которое  помещены  такие  документы,   также
проставляется гриф "Для служебного пользования".

     17.5. Использование документов, изданий и дел
     17.5.1. К  работе  с  документами  и  делами  с   пометкой   "Для
служебного  пользования",  находящимися в  подразделении,  допускаются
сотрудники  подразделений  по  разрешению руководителя  подразделения,
готовившего эти документы.
     17.5.2. Представители других организаций допускаются к  работе  с
документами  с  грифом  "Для служебного пользования",  находящимися  в
подразделении,  при  наличии  письменной  просьбы  руководителей  этих
организаций  и соответствующего указания Губернатора области,  первого
заместителя  и  заместителей Председателя  Правительства  области  или
разрешения руководителя подразделения, готовившего эти документы.
     17.5.3. Ознакомление   работников   подразделений    с    делами,
содержащими  документы  с  пометкой  "Для  служебного  пользования"  и
находящимися  на  хранении  в  архиве,  осуществляется  по  разрешению
заместителя  Председателя Правительства области - управляющего  делами
Правительства области или начальника управления делопроизводства.  При
этом  указанные  дела могут быть выданы сотрудникам подразделений  под
роспись  для  работы в служебных кабинетах на срок не более  10  дней.
Дела   и  издания  с  грифом  "Для  служебного  пользования"  выдаются
пользователям  и  принимаются от них под роспись в  журнале  (карточке
учета) выдачи дел и изданий (приложение 9).
     Снятие  копий  с  находящихся на хранении в архиве  документов  с
пометкой (грифом) "Для служебного пользования" и производство  выписок
из   них   осуществляется  работниками  архива   (в   соответствии   с
установленным   порядком)  с  согласия  руководителей   подразделений,
готовивших  эти  документы  (сформировавших  дела),  и  по  разрешению
Губернатора  Кировской  области,  первого  заместителя  и  заместителя
Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства
области   или  начальника  управления  делопроизводства  на  основании
письменных просьб.

     17.6. Отбор документов, изданий и дел для хранения
           и к уничтожению
     17.6.1. Проведение  экспертизы  научно-исторической  ценности   и
практического  значения документов, изданий  и  дел  с  пометкой  "Для
служебного  пользования",  рассмотрение и утверждение  ее  результатов
производится  в соответствии с требованиями и порядком, установленными
для   несекретных   материалов  (пункт  19.3  раздела   19   настоящей
Инструкции).
     17.6.2. Отобранные постоянно действующей экспертной комиссией при
администрации  Правительства области (далее  -  ЭК  при  администрации
Правительства  области) к уничтожению дела, документы  или  издания  с
пометкой  "Для  служебного пользования", утратившие свое  практическое
значение, не имеющие исторической ценности и не подлежащие дальнейшему
хранению,  подразделениями  передаются в  отдел  документооборота  для
уничтожения.
     После  утверждения  решения  ЭК при  администрации  Правительства
области  заместителем Председателя Правительства области - управляющим
делами  Правительства области отобранные к уничтожению дела, документы
или  издания с грифом "Для служебного пользования" начальником  отдела
документооборота уничтожаются по отдельному акту (приложение 10).
     17.6.3. После уничтожения материалов с пометкой  "Для  служебного
пользования"  в учетных формах (журналах, карточках и т. п.)  делается
отметка   об  этом  со  ссылкой  на  соответствующий  акт,   например:
"Уничтожено.  Акт  N...... от................. (дата).  Подпись  и  ее
расшифровка".
     Акты  об уничтожении отдельных документов (изданий) с грифом "Для
служебного пользования" хранятся в отделе документооборота 10  лет,  а
акты  об  уничтожении  дел хранятся постоянно и в установленные  сроки
сдаются в архив.

     18. ПОДГОТОВКА МАТЕРИАЛОВ ПО ВОПРОСАМ
         НАГРАЖДЕНИЯ, ПРИСВОЕНИЯ ПОЧЕТНЫХ ЗВАНИЙ

     18.1. Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур на
присвоение  званий  "Почетный гражданин Кировской  области",  "Лауреат
премии   Кировской  области",  на  награждение  Почетной  грамотой   и
Благодарственным письмом Правительства Кировской области  производится
в соответствии с требованиями, установленными:

для  присвоения звания  -    Законом  Кировской области от  21.08.95
"Почетный    гражданин       N  2-ЗО  "О присвоении звания "Почетный
Кировской области"           гражданин Кировской области" (в  редак-
                             ции   законов  Кировской   области   от
                             11.02.99 N 79-ЗО, от 14.02.2001 N  254-
                             ЗО,  от  05.05.2003 N 157-ЗО); Порядком
                             представления и оформления документов в
                             областную комиссию по присвоению звания
                             "Почетный гражданин Кировской области",
                             утвержденным на заседании областной ко-
                             миссии  по  присвоению звания "Почетный
                             гражданин Кировской области",  протокол
                             N 1 от 07.10.2003;

для  присвоения звания  -    Законом Кировской области от 26.07.2002
"Лауреат премии Киров-       N 94-ЗО "О премиях Кировской области";
ской области"


для награждения Почет-  -    Положением  о  Почетной грамоте  Прави-
ной  грамотой и Благо-       тельства Кировской области и Положением
дарственным    письмом       о Благодарственном письме Правительства
Правительства   Киров-       Кировской области, утвержденными поста-
ской области                 новлением   Правительства  области   от
                             27.08.2001 N 2/4 (с изменением, внесен-
                             ным  постановлением  Правительства  об-
                             ласти от 14.05.2002 N 16/180); Порядком
                             представления  и оформления  документов
                             на  соискание Премии Кировской области,
                             утвержденным на заседании областной ко-
                             миссии  по  присвоению звания "Почетный
                             гражданин Кировской области" и  присуж-
                             дению  Премии Кировской области, прото-
                             кол N 6 от 28.04.2003.

     18.2. После  принятия  решения  о  награждении   или   присвоении
почетного  звания соответствующий нормативный правовой  акт  со  всеми
представленными  для  принятия  решения  материалами   передается   на
постоянное хранение в архив Правительства области.

     19. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ,
         ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ
         В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ПРАВИТЕЛЬСТВА
         ОБЛАСТИ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ
         ДОКУМЕНТОВ

     19.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
     19.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный и
оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел, заводимых
в делопроизводстве Правительства области и его подразделений в течение
календарного  года. Она намечает группировку исполненных документов  в
дела,  систематизацию дел, индексацию и сроки хранения  дел,  является
основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше  10
лет)  хранения  и  основным  учетным  документом  в  делопроизводстве,
используется  для  учета  дел  временного  (до  10  лет  включительно)
хранения.
     19.1.2. В номенклатуре дел должны  быть  предусмотрены  заголовки
дел  для группировки документов, внесенных на рассмотрение Губернатора
области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства
области  и  отражающих  документируемые  участки  работы  и  отдельные
вопросы  деятельности  подразделений,  в  том  числе  с  грифом   "Для
служебного  пользования",  учетные  формы  (справочные  и  контрольные
картотеки,  журналы,  реестры и т. п.), акты,  личные  дела,  а  также
заголовки  дел  для  группировки документов, образующихся  в  процессе
деятельности  общественных  организаций  (профсоюзная  организация)  и
подразделений,  действующих на общественных началах при  Правительстве
области (комиссий, советов и т. п.).
     Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный
индекс и заголовок.
     19.1.3. Названиями    разделов    сводной    номенклатуры     дел
Правительства  области  (далее - сводная  номенклатура  дел)  являются
названия  секретариата  Губернатора  области,  органов  исполнительной
власти   при   Правительстве  области  и  подразделений  администрации
Правительства  области, расположенные в номенклатуре в соответствии  с
присвоенными им индексами.
     19.1.4. Графы в форме номенклатуры дел  подразделения  и  сводной
номенклатуры дел (приложения 11, 12) заполняются следующим образом.
     В  графе  1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого  дела,
включенного   в  номенклатуру.  Индекс  дела  состоит   из   цифрового
обозначения   (индекса)  секретариата  Губернатора   области,   органа
исполнительной   власти   при  Правительстве  области,   подразделения
администрации  Правительства  области и порядкового  номера  (индекса)
заголовка  дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы  дел
обозначаются  арабскими  цифрами.  Например:  10  -  05,  где   10   -
обозначение  (индекс) органа (подразделения), 05  -  порядковый  номер
(индекс)   заголовка  дела  по  номенклатуре.  Группы  цифр   индексов
отделяются одна от другой с помощью тире.
     Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного  года,
являются  переходящими и вносятся в номенклатуру дел  следующего  года
под тем же индексом.
     В  графу  2  номенклатуры дел включаются  заголовки  дел  (томов,
частей).
     Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры  определяется степенью важности документов,  составляющих
дела,   и  их  взаимосвязью.  Вначале  располагаются  заголовки   дел,
содержащих   нормативно-распорядительную   документацию.   При    этом
заголовки   дел,   содержащих  нормативно-распорядительные   документы
вышестоящих   органов  и  Губернатора  области,  располагаются   перед
заголовками    дел    с    нормативно-распорядительными    документами
Правительства области, Председателя Правительства области, заместителя
Председателя Правительства области - управляющего делами Правительства
области.
     Заголовки    дел,    заведенных   по   географическому    и    по
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту.
     Заголовок  дела  должен  четко  и  в  обобщенной  форме  отражать
основное содержание и состав документов дела.
     Не   допускается  употребление  в  заголовке  дела   неконкретных
формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т. п.), а  также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовки   дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования   и
оформления дел.
     Заголовок дела состоит из следующих элементов:
     названия  вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности
документов (постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т. д.);
     названия организации или ее подразделения (автора документа);
     краткого содержания документов дела;
     дат (периода), к которым относятся документы дела.
     Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
     названием  организации, которой будут адресованы или  от  которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
     названием  территории (местности), с которой  связано  содержание
документов дела;
     указанием  на  копийность документов дела (если  в  деле  подшиты
копии) и др.
     В  заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но  не
связанных  последовательностью делопроизводства, в качестве вида  дела
употребляется  термин  "документы", а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются  основные разновидности документов,  которые  должны  быть
сгруппированы  в деле. Например: "Документы о проведении  региональных
тематических   выставок   (планы,  списки,   доклады,   характеристики
экспонатов)".
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается обычно, с кем
и  по  какому  вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка  с
администрациями  районов  и  городов  Кировской  области  по  вопросам
развития    местного   самоуправления"   (переписка   с    однородными
корреспондентами);  "Переписка  по  проектированию   и   строительству
газопроводов в Кировской области" (переписка по конкретному  вопросу);
"Переписка    с   открытым   акционерным   обществом   энергетики    и
электрификации "Кировэнерго" по вопросам обеспечения Кировской области
электрической   и   тепловой   энергией"   (переписка   с   конкретным
корреспондентом).
     В  заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается  период (месяц, квартал, год), на (за) который  составлены
планы    (отчеты),   например:   "Годовой   бухгалтерский   отчет    с
пояснительными записками за 2004 год".
     Графа  3  номенклатуры дел заполняется по окончании  календарного
года.
     В  графе  4  указывается  срок хранения дела,  номера  статей  по
Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций,  с указанием сроков хранения от 06.10.2000, утвержденному
Федеральной   архивной  службой  России,  а  также   по   утвержденной
номенклатуре дел.
     В  графе  5  "Примечание" проставляются отметки о начале  дел,  о
переходящих   делах,   о  выделении  дел  к  уничтожению,   о   лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию
для продолжения и др.
     19.1.5. В  номенклатуру  дел  текущего  года  при   необходимости
вносятся  дополнительные  дела, которым  присваиваются  резервные  или
очередные    порядковые    номера,   о   чем    информируется    отдел
документооборота.
     Номенклатура  дел, как учетный документ, ведется в течение  всего
делопроизводственного года.
     19.1.6. Номенклатура   дел   подразделений   на   следующий   год
(приложение  11) разрабатывается до 1 ноября текущего года работником,
ответственным    за   ведение   делопроизводства   в    подразделении,
согласовывается с руководителем подразделения и сотрудниками архива  и
передается в отдел документооборота.
     19.1.7. Сводная номенклатура дел на очередной год (приложение  1)
составляется  управлением делопроизводства на основе  номенклатур  дел
подразделений,    визируется   сотрудниками   архива,    подписывается
начальником  управления  делопроизводства и  после  одобрения  ЭК  при
администрации  Правительства области направляется  на  согласование  с
постоянно  действующей экспертно-проверочной комиссией  управления  по
делам  архивов  Кировской  области (далее - ЭПК  управления  по  делам
архивов),  а  затем  до  30 декабря текущего  года  представляется  на
утверждение   заместителю   Председателя   Правительства   области   -
управляющему  делами Правительства области и вводится в действие  с  1
января следующего года.
     После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают
выписки из соответствующих ее разделов для руководства в работе.
     Номенклатура дел в органах исполнительной власти области с правом
юридического  лица  разрабатывается,  согласовывается  и  утверждается
самостоятельно.
     19.1.8. Сводная  номенклатура  дел   печатается   в   необходимом
количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в отделе
документооборота, второй используется в качестве рабочего  экземпляра,
третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в
государственном архиве Кировской области.
     19.1.9. В течение года по согласованию с  начальником  управления
делопроизводства,  с ЭПК управления по делам архивов  и  с  разрешения
заместителя  Председателя Правительства области - управляющего  делами
Правительства  области в утвержденную сводную номенклатуру  дел  могут
вноситься изменения и дополнения.
     В   случае   упразднения   органов  исполнительной   власти   при
Правительстве  области или образования новых подразделений  в  сводную
номенклатуру  дел  вносятся соответствующие  изменения  вплоть  до  ее
нового составления, согласования и утверждения.
     19.1.10. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является
документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел
управления делопроизводства.

     19.2. Формирование дел в подразделениях
     19.2.1. Законченные    делопроизводством    документы     сдаются
исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному  за  ведение
делопроизводства  в  подразделении,  который  формирует  их   в   дела
постоянного  и  временного  хранения  в  соответствии  с  требованиями
Государственной   системы  документационного  обеспечения   управления
(ГСДОУ),   Основных  правил  работы  архивов  организаций,  одобренных
решением  Коллегии  Росархива  от  06.02.2002,  утвержденной   сводной
номенклатуры дел и настоящей Инструкции.
     Формирование дел - группировка исполненных документов  в  дела  в
соответствии с номенклатурой дел.
     19.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
     помещать   в   дело  только  исполненные,  правильно  оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
     помещать  вместе  все документы, относящиеся к разрешению  одного
вопроса;
     группировать  в  дело  документы  одного  календарного  года,  за
исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в
течение всего периода работы каждого сотрудника;
     раздельно  группировать в дела документы постоянного  хранения  и
временных сроков хранения;
     в  дело  не  должны  помещаться документы,  подлежащие  возврату,
лишние экземпляры, черновики;
     дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4
см;  при  наличии  большего количества листов дело  подразделяется  на
тома.
     19.2.3. Документы внутри  дела  располагаются  в  хронологической
(сверху   вниз),   вопросно-логической   последовательности   или   их
сочетании.
     19.2.4. При группировке  отдельных  видов  документов  необходимо
соблюдать следующие общие правила:
     нормативно-распорядительные  документы  группируются  в  дела  по
видам и хронологии;
     положения,  инструкции, регламенты, правила и т. п., утвержденные
нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к  ним
и группируются вместе с указанными документами;
     если  положения,  инструкции, регламенты,  правила  утверждены  в
качестве    самостоятельного   документа,   то   их    группируют    в
самостоятельные дела;
     приказы   по   основной  (финансово-хозяйственной)   деятельности
группируются отдельно от приказов по личному составу;
     приказы  по личному составу группируются в дела в соответствии  с
установленными  сроками  их  хранения (приказы  о  приеме  на  работу,
перемещении,   увольнении  группируются   отдельно   от   приказов   о
командировках, о предоставлении отпусков, о премировании);
     документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке;
     протоколы  в  деле  располагаются в  хронологическом  порядке  по
номерам;
     документы   к  протоколам,  сгруппированные  в  отдельные   дела,
систематизируются по номерам протоколов;
     поручения  вышестоящих организаций и документы по  их  исполнению
группируются   в  дела  по  направлениям  деятельности   Правительства
области;
     утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты,  титульные  списки  и
другие документы группируются отдельно от проектов;
     лицевые  счета  работников  по заработной  плате  группируются  в
самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита
по фамилиям, именам и отчествам;
     предложения,  заявления  и  жалобы  граждан  по  вопросам  работы
Правительства  области,  его  подразделений  и  все  документы  по  их
рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и  жалоб
граждан по личным вопросам;
     переписка  группируется  обычно за  период  календарного  года  и
систематизируется  в  хронологической последовательности  (документ  -
ответ   помещается  за  документом  -  запросом);  при   возобновлении
переписки  по  определенному вопросу, начавшейся  в  предыдущем  году,
документы  включаются  в дело текущего года с указанием  индекса  дела
предыдущего года.
     19.2.5. Дела постоянного  и  временного  хранения  с  момента  их
заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по  месту  их
формирования  в  подразделениях в запирающихся шкафах  или  специально
отведенных для этой цели помещениях.
     19.2.6. Ответственность  за  учет,  сохранность  и  использование
хранящихся   в   подразделениях  документов  и  дел,   за   соблюдение
установленного  порядка  их  уничтожения  возлагается  на   работника,
ответственного   за  ведение  делопроизводства  в   подразделении,   и
руководителя подразделения.
     Запрещается  делать  на хранящихся в деле подписанных  документах
надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.
     19.2.7. В  подразделениях   дела,   не   подлежащие   дальнейшему
хранению, по согласованию с сотрудниками архива уничтожаются по  акту,
один экземпляр которого представляется в архив (приложение 13).

     19.3. Экспертиза ценности документов
     19.3.1. Экспертиза  ценности  документов  производится  с   целью
определения  сроков хранения документов и отбора их на государственное
хранение.
     19.3.2. Экспертиза  ценности  документов  Правительства  области,
подразделений проводится:
     в   делопроизводстве:  при  составлении  номенклатуры  дел;   при
формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
     в   архиве   -   в   процессе  подготовки  дел  к   передаче   на
государственное хранение.
     19.3.3. Для  организации   и   проведения   экспертизы   ценности
документов  Правительства  области,  подразделений  создается  ЭК  при
администрации Правительства области, которая организует свою работу  в
соответствии  с  Положением,  утвержденным  заместителем  Председателя
Правительства области - управляющим делами Правительства области.
     19.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного  и  временного
хранения   осуществляется  в  делопроизводстве  ежегодно  работниками,
ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, совместно
с  ЭК  при  администрации Правительства области и под непосредственным
методическим руководством сотрудника архива.
     19.3.5. При   проведении   экспертизы   ценности   документов   в
подразделениях   осуществляется   отбор   документов   постоянного   и
временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор  дел  и
документов  с  временными (до 10 лет включительно)  сроками  хранения,
подлежащих   дальнейшему  хранению  в  подразделениях;   выделение   к
уничтожению  дел  за предыдущие годы, сроки хранения которых  истекли.
При  этом  одновременно  проверяется качество  и  полнота  действующей
сводной  номенклатуры  дел, правильность определения  сроков  хранения
дел,   заведенных  в  соответствии  с  номенклатурой  дел,  соблюдение
установленного порядка оформления документов и формирования дел.
     19.3.6. Отбор документов для постоянного хранения  проводится  на
основании  Перечня типовых управленческих документов,  образующихся  в
деятельности  организации,  утвержденного  руководителем   Федеральной
архивной  службы России от 06.10.2000, с указанием сроков  хранения  и
сводной   номенклатуры  дел  путем  полистного   просмотра   дел.   Не
допускается  отбор документов для хранения и выделения  к  уничтожению
только  на  основании  заголовков дел.  При  полистном  просмотре  дел
постоянного   хранения  изымаются  дублетные  экземпляры   документов,
черновики,  неоформленные копии документов, не относящиеся  к  вопросу
документы и документы с временными сроками хранения.
     19.3.7. По    результатам    экспертизы    ценности    документов
составляются  описи  дел  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)
хранения  и  по  личному  составу, а также  акты  о  выделении  дел  к
уничтожению.

     19.4. Оформление и подготовка дел к передаче в архив
     19.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении
года.  В  дела подшиваются только исполненные и правильно  оформленные
документы.  При  приеме исполненных документов  для  подшивки  в  дела
проверяется правильность их оформления: наличие подписей,  отметок  об
исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей
и  т.  д.  Оформление дел производится работниками, ответственными  за
ведение  делопроизводства  в  тех подразделениях,  в  ведении  которых
находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем сотрудника архива.
     19.4.2. В зависимости от сроков хранения  проводится  полное  или
частичное оформление дел.
     Полному  оформлению подлежат дела постоянного, временного  (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
     Полное оформление дел предусматривает:
     подшивку или переплет дела;
     нумерацию листов в деле;
     составление листа - заверителя (приложение 14);
     составление  в  необходимых случаях (подпункт 20.4.8  раздела  20
настоящей  Инструкции)  внутренней описи документов  дела  (приложение
15).
     Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,  не
проводить  пересистематизацию  документов  в  деле,  листы   дела   не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
     19.4.3. На обложке дела постоянного, временного  (свыше  10  лет)
хранения и по личному составу указываются:
     наименование организации (Правительство Кировской области);
     наименование подразделения (в именительном падеже);
     индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел;
     номер тома, части;
     заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
     дата дела (тома, части);
     количество листов в деле;
     срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.
     В  тех  случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей),
на  обложку  каждого  тома (части) выносится общий  заголовок  дела  и
заголовок   каждого  пронумерованного  тома  (части),  который   может
уточнять содержание заголовка дела.
     Если  в  дело  включены  документы (например,  приложения),  дата
которых  не  совпадает  с  датой дела, то под  датой  с  новой  строки
делается об этом запись: "В деле имеются документы за........ год(ы)".
     На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела -
год(ы) заведения и окончания дела.
     19.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в  твердую
обложку  из  картона или переплетаются с учетом возможности свободного
чтения  текста  всех  документов, дат, виз и  резолюций  на  них.  При
подготовке   дел  к  подшивке  (переплету)  металлические   скрепления
(булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.
     19.4.5. В  конце  каждого  дела  подшиваются  бланки   форм   для
заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (подпункт
20.4.8  раздела 20 настоящей Инструкции) - бланки форм для  внутренней
описи документов дела.
     19.4.6. В целях обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка
расположения  документов,  включенных в дело,  все  листы  его,  кроме
заверительной  надписи  и внутренней описи, нумеруются  в  развернутом
виде  арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем  углу,  не
задевая  текста  документа, черным графическим  (простым)  карандашом.
Употребление   чернил  и  цветных  карандашей  для  нумерации   листов
запрещается.   Листы  внутренней  описи  документов  дела   нумеруются
отдельно.
     Листы  дел,  состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
     Фотографии,   чертежи,  диаграммы  и  другие   иллюстративные   и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист  в  деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Лист  любого  формата подшивается за один край и  нумеруется  как
один лист.
     Лист  с  наглухо  наклеенными документами  (вырезками  из  газет,
выписками,  фотографиями и т. п.) нумеруется как  один  лист.  Если  к
документу  подклеены одним краем другие документы (вырезки  из  газет,
вставки  текста,  переводы  и  т. п.), то каждый  документ  нумеруется
отдельно.
     Подшитые  в  дело  конверты  с вложениями  нумеруются;  при  этом
вначале  нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение
в него.
     В  случаях  обнаружения большого числа ошибок в нумерации  листов
дела  проводится  их  перенумерация. При перенумерации  листов  старые
номера  зачеркиваются  одной наклонной чертой и рядом  ставится  новый
номер  листа;  в конце дела составляется новая заверительная  надпись,
при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется  в
деле.
     19.4.7. Для  учета  количества   листов   в   деле   и   фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
     Заверительная   надпись  составляется  на   отдельном   листе   -
заверителе  дела,  в книгах - на оборотной стороне последнего  чистого
листа,  в  картотеках  - на отдельном чистом листе  формата  карточки.
Заверительная надпись составляется по установленной форме  (приложение
14).  Запрещается выносить заверительную надпись на обложку  дела  или
чистый  оборот  листа  последнего документа.  Если  дело  подшито  или
переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за  верхнюю
часть на внутренней стороне обложки дела.
     Все   последующие   изменения  в   составе   и   состоянии   дела
(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых
документов  и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой  на
соответствующий акт.