Распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7

     Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения,
проступков, ситуаций (объяснительные записки),  могут  быть  оформлены
рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
     8.9. Стенограмма (звукозапись).
     8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания
коллегиального органа  ведется  в  том  случае,  когда  на  обсуждение
выносятся важные и сложные вопросы,  которые  могут  вызывать  прения.
Окончательный   текст   стенограммы    составляется    на    основании
произведенных  на  конференции,  совещании,  собрании  или   заседании
коллегиального  органа  стенографических  или   звуковых   записей   и
представленных  материалов  (докладов,  справок,  проектов  решений  и
т.п.).
     8.9.2. Текст   стенограммы   должен   состоять    из    разделов,
соответствующих пунктам повестки  дня,  разделы  нумеруются  арабскими
цифрами. Инициалы  и  фамилия  докладчика  печатаются  в  именительном
падеже.
     8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать
дню  проведения  совещания,  собрания  или  заседания   коллегиального
органа.
     8.9.4. Звукозапись   мероприятий    в    Правительстве    области
обеспечивают  социально-хозяйственный  и  общий  отделы  Правительства
области. Необходимость звукозаписи совещания определяет  ответственный
за организацию совещания по согласованию с начальником общего отдела.
     8.9.5. Расшифровку    звукозаписи     мероприятий,     проводимых
Правительством  области,   Губернатором   области,   Вице-губернатором
области и заместителями Губернатора области, осуществляет бюро.
     После окончания совещания аудиозапись незамедлительно  передается
должностным  лицом,  ответственным   за   подготовку   совещания,   по
согласованию с начальником общего отдела для расшифровки в бюро.
     После  расшифровки  аудиозапись  передается  должностному   лицу,
ответственному за подготовку совещания, для составления протокола.
     8.9.6. При расшифровке стенографической  звукозаписи  на  лицевой
стороне последнего листа стенограммы указываются фамилия  должностного
лица, ответственного за расшифровку записи, дата.
     8.9.7. Выдача электронных копий  расшифрованных  стенографических
звукозаписей  и  ознакомление  с  ними  осуществляются  с   разрешения
начальника общего отдела.
     Подлинник расшифрованных стенографических звукозаписей хранится в
течение  одного  года  у  начальника   общего   отдела,   после   чего
уничтожаются по акту.
     8.10. Отчет.
     Текст отчета может состоять из разделов, подразделов,  пунктов  и
подпунктов,  которые  нумеруются  арабскими  цифрами  в  установленном
порядке.
     Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты
визирования.
     8.11. Материалы к выступлению Губернатора области.
     Текст выступления Губернатора области оформляется шрифтом 16  пт,
обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом  "точно  20",
на бумаге формата А5.
     Текст  выступления  может   быть   оформлен   в   виде   тезисов,
информационной справки, приветственного и вступительного слова.
     Тезисы выступления Губернатора области должны содержать:
     вступительную  часть  (важность   и   актуальность   темы,   цели
выступления, задачи совещания);
     основную часть (анализ  существа  проблем;  оценка  эффективности
принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их  реализации;
выявленные недостатки  и  их  причины;  предложения,  направленные  на
улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их
реализации);
     заключительную  часть  (выводы;  прогноз  о  том,  какую   пользу
принесет  предлагаемое   решение;   первоочередные   задачи,   которые
необходимо выполнить).
     Информационные справки  для  подготовки  выступления  Губернатора
области должны содержать:
     точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
     фактологическую   (справочную,    статистическую,    графическую)
информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
     сравнительный  анализ   по   каждому   вопросу,   намеченному   к
рассмотрению;
     перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
     существующие варианты  решения  проблемных  вопросов,  позитивные
примеры;
     предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
     Текст   приветственного   слова   для   подготовки    выступления
Губернатора области должен содержать:
     вступительную  часть  (приветствие  участникам  мероприятия,  его
полное название, актуальность);
     основную часть (историю вопроса,  фактологическую  информацию  по
теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
     заключительную  часть  (обращение   к   участникам   мероприятия,
указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
     Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора
области должен содержать:
     важность и актуальность темы;
     краткую характеристику проблем (достижений);
     краткий перечень задач, которые будут поставлены;
     обращение  к  участникам  совещания  о  необходимости  реализации
первоочередных задач.

       9. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

     9.1. Порядок применения печатей и штампов.
     9.1.1. На    документах,    требующих    особого    удостоверения
подлинности, ставится печать.
     9.1.2. Применение гербовых печатей.
     В Правительстве области применяются следующие гербовые печати:
     "Губернатор  Ростовской  области"  -  ставится   на   документах,
подписанных  Губернатором  области,  хранится  у   начальника   службы
нормативных документов;
     "Правительство  Ростовской  области"  -  ставится  на  банковских
документах, договорах, соглашениях и  других  документах,  подписанных
Вице-губернатором области, заместителями Губернатора области, хранится
у начальника службы нормативных документов;
     "Правительство Ростовской области. Для финансовых  документов"  -
ставится  на   финансовых   и   банковских   документах,   подписанных
должностными лицами Правительства области, имеющими право  подписи  на
финансовых и банковских документах, хранится у  начальника  управления
бухгалтерского учета и отчетности;
     гербовые печати ставятся: "Губернатор Ростовской области" (размер
30 мм)  -  на  служебных  удостоверениях,  подписываемых  Губернатором
области; "Правительство Ростовской области" (размер 30 мм) -  на  иных
служебных удостоверениях Правительства области, хранятся у  начальника
отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе;
     гербовые печати ставятся: "Губернатор Ростовской области" (размер
25 мм) - на удостоверениях к наградам Ростовской области и к  наградам
Губернатора  Ростовской  области;  "Губернатор   Ростовской   области"
(размер 35 мм)  -  на  наградных  листах  к  государственным  наградам
Российской  Федерации,  бланках   Почетной   грамоты,   Благодарности,
Благодарственного  письма   и   Приветственного   адреса   Губернатора
Ростовской области, хранятся у начальника  службы  по  государственным
наградам управления по кадровой работе;
     гербовая  печать  Правительства  области   ставится   на   копиях
договоров,  соглашений,  доверенностей  и  иных  актов   Правительства
области, содержащих оригинальную печать,  в  целях  свидетельствования
верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
     Оттиск  печати  проставляется  на  документах  в  соответствии  с
подпунктом 4.3.20 Инструкции.
     9.1.3. Применение негербовых печатей.
     Негербовые печати Правительства области ставятся:
     "Отдел по работе  с  персоналом"  -  на  справках  и  в  трудовых
книжках;
     "Общий отдел" - на документах, подписываемых  начальником  общего
отдела;
     "Отдел   по   мобилизационной   работе"    -    на    документах,
регламентирующих работу отдела;
     "Социально-хозяйственный    отдел"    -    на     командировочных
удостоверениях  (о  прибытии,  убытии)  и  документах,   подписываемых
начальником социально-хозяйственного отдела;
     "Служба нормативных  документов"  -  на  указах  и  распоряжениях
Губернатора  области,  постановлениях  и  распоряжениях  Правительства
области;
     "Секретариат  Вице-губернатора  Ростовской  области"  - на копиях
протоколов заседаний Правительства области; (В  редакции  Распоряжения
Правительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84)
     "Служба   по   государственным   наградам"   -    на    справках,
подтверждающих факт награждения государственными наградами  Российской
Федерации, Ростовской области,  наградами  и  поощрениями  Губернатора
Ростовской области;
     "Канцелярия" - на  телеграммах,  описях  отправляемых  телеграмм,
описях писем, отправляемых за рубеж;
     "Сектор организации пропускного режима отдела безопасности" -  на
постоянных, временных и разовых пропусках;
     "Отдел безопасности" -  на  документах,  регламентирующих  работу
отдела;
     "Отдел безопасности. Для пакетов N 1"  -  на  пакетах,  реестрах,
описях, разносных книгах, на получаемой  и  отправляемой  секретной  и
правительственной корреспонденции;
     "Отдел безопасности. Для пакетов N 2" - на  реестрах,  описях  на
корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра
Правительства области;
     "Правительство Ростовской  области.  Для  документов  IV"  -  для
заверения   входящих    телеграмм,    копий    исходящих    телеграмм,
обрабатываемых службой специальной документальной связи;
     "Правительство  Ростовской  области.  Для  пакетов  IV"   -   для
опечатывания  пакетов  (упаковок)  с  документами  службы  специальной
документальной связи.
     9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора
области, Вице-губернатора области разрешается использовать  на  копиях
подписанных  в  установленном  порядке   документов,   поздравительных
адресах, открытках и телеграммах.
     Использование штампов с  факсимильным  воспроизведением  подписей
при оформлении подлинников всех документов запрещается.
     9.1.5. Для  проставления  отметок   о   получении,   регистрации,
прохождении  и  исполнении  документов,  других  отметок   справочного
характера применяются соответствующие штампы.
     9.2. Изготовление печатей и штампов.
     9.2.1.   Изготовление   печатей   и   штампов,   необходимых  для
обеспечения   деятельности   Правительства  области,  производится  по
разрешению  заместителя  Губернатора Ростовской области - руководителя
аппарата  Правительства  Ростовской  области. (В редакции Распоряжения
Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)
     9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с общим отделом.
     9.2.3.  Письма-заявки  об  изготовлении  печатей  или  штампов  с
резолюцией  заместителя  Губернатора Ростовской области - руководителя
аппарата   Правительства   Ростовской   области   направляются   через
канцелярию  в  социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа. (В
редакции  Распоряжения  Правительства Ростовской области от 23.12.2011
г. N 143)
     9.2.4. Изготовленные печати и  штампы,  в  том  числе  факсимиле,
учитываются в общем отделе в специальном журнале (приложение N 23).
     Изготовленные печати и штампы выдаются в общем отделе под роспись
сотрудникам  подразделений,   отвечающим   за   их   использование   и
сохранность.
     9.2.5. Штампы    с    факсимильным    воспроизведением    подписи
изготавливаются для Губернатора области и Вице-губернатора области.
     9.2.6. В структурных подразделениях печати и  штампы  хранятся  в
несгораемых шкафах или сейфах.
     Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и
хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на
их руководителей.
     Руководитель,  которому  были  выданы  печать  или   штамп,   при
освобождении от должности обязан сдать их в общий отдел.
     9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные  печати  и  штампы
возвращаются в общий отдел и уничтожаются по  акту.  В  журнале  учета
проставляются соответствующие отметки.
     Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и
штампов в аппарате Правительства области создается комиссия.
     9.2.8.   Об   утере  печати,  штампа,  факсимиле  незамедлительно
ставится   в   известность  общий  отдел,  который,  в  свою  очередь,
информирует  об  этом  заместителя  Губернатора  Ростовской  области -
руководителя  аппарата  Правительства  Ростовской области. (В редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)

       10. Организация документооборота и исполнения документов

     10.1. Общие правила организации документооборота.
     10.1.1. Движение документов в Правительстве области с момента  их
создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи  в
архив образует документооборот.
     10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в Правительстве области, регламентируются настоящей Инструкцией и
Регламентом Правительства Ростовской области.
     10.1.3.  Документооборот  осуществляется с использованием системы
"Дело". Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение
резолюций,  визирование,  подпись,  постановка  и  снятие  с контроля,
передача,  ознакомление, списание документа в дело, передача в архив),
в  обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы
"Дело".  При  этом  к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен
файл  электронного документа (для графических документов - формата Pdf
или Tif; для текстовых документов - Doc, Docx, Xls, Xlsx). (В редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
     10.2.1.    Прием,   первоначальная   обработка,   регистрация   и
распределение  поступающей  корреспонденции  на  бумажных носителях, а
также  документов,  поступивших  из аппаратов Администрации Президента
Российской   Федерации,   Правительства  Российской  Федерации,  палат
Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации
и  депутатов  Государственной  Думы  Федерального  Собрания Российской
Федерации   с   применением   межведомственной   системы  электронного
документооборота (МЭДО), производятся канцелярией. (В         редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.2.   К  регистрации  и  дальнейшей  обработке  в  канцелярии
принимаются   документы   на   бумажных   носителях,   поступающие  из
организаций,  не  имеющих  рабочих мест в системе "Дело", адресованные
Губернатору    области,    Вице-губернатору    области,   заместителям
Губернатора области.
     В  правом  нижнем  углу   первого   листа   основного   документа
проставляется   отметка   (штамп)   с   указанием   даты,    входящего
регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ.
При регистрации ответа на поручение  по  ранее  зарегистрированному  в
канцелярии документу в РК делается связка с этим документом.
     (Пункт  в  редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.3. Документы,   адресованные    руководителям    структурных
подразделений  Правительства  области,   должностным   лицам   органов
исполнительной  власти  области,  канцелярией  не   регистрируются   и
передаются по назначению для дальнейшей регистрации в  системе  "Дело"
соответственно в этих подразделениях и органах.
     10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной  книге
(реестре) отправителя  или  на  втором  экземпляре  (копии)  документа
ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
     Документы,  поступающие  на  бумажных носителях, регистрируются в
системе  "Дело",  сканируются  и  направляются  по  системе  "Дело" на
рассмотрение адресату. (В    редакции    Распоряжения    Правительства
Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)
     При   приеме   корреспонденции   проверяются   правильность    ее
адресования и  доставки,  целостность  конвертов  и,  после  вскрытия,
наличие вложенных в них документов, правильность  оформления  (наличие
регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
     Неправильно  оформленные  документы   возвращаются   исполнителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или  по
назначению.  При  этом  на  конверте  в  графе  "номер"  проставляется
буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная".  Входящие  документы  на
бумажном носителе без  регистрационного  номера,  даты,  подписи,  без
приложений, если на их наличие указано  в  документе,  с  техническими
повреждениями   (мятые,   подмоченные,   рваные,    нечитаемые),    не
регистрируются и возвращаются исполнителю.
     Документы,  направленные   по   системе   "Дело"   с   нарушением
установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной  карточки
документа,  в  том  числе  не  имеющие  файла  электронного  документа
(электронного образа  документа),  не  рассматриваются  до  устранения
нарушений.   (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
от 16.01.2014 г. N 1)
    10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного
Собрания   Ростовской   области  на  заключение  Губернатору  области,
регистрируется  в  канцелярии  и  в  тот же день передается по системе
"Дело"  заместителю  Губернатора  Ростовской  области  -  руководителю
аппарата    Правительства    Ростовской    области,    уполномоченному
осуществлять  взаимодействие  с  Законодательным  Собранием Ростовской
области.  (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области от
23.12.2011 г. N 143)
     10.2.6.   Документы,   подлежащие  отправке,  содержат  следующие
реквизиты:  регистрационный номер, дату, полное название организации с
юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе "Дело".
(В    редакции    Распоряжения    Правительства   Ростовской   области
от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.7. Работники   структурных    подразделений    Правительства
области,  ответственные  за   ведение   делопроизводства,   доставляют
документы в канцелярию и получают документы из этого  подразделения  2
раза в день (в 10.00 и 15.00 час.).
     На  документах,  поступивших  до   15.00   час.   текущего   дня,
проставляется регистрационный номер с указанием даты  поступления,  на
поступивших  после  15.00  час.  -  регистрационный  номер   с   датой
следующего рабочего дня.
     10.2.8. Регистрация служебных документов -  это  фиксация  фактов
поступления документов или отправки их путем проставления на документе
регистрационного номера  и  даты  с  последующей  записью  необходимых
сведений  о  документе  в  регистрационных  карточках  системы  "Дело"
(приложение N 24).
     10.2.9. Все  поступившие  конверты  (бандероли),  за  исключением
имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении  некомплектности
или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего
листа  документа  проставляется  соответствующая  отметка,   а   также
составляется акт в трех  экземплярах:  первый  остается  у  получателя
корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий
направляется отправителю документа.
     Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда  только
по  ним  можно  установить  адрес  отправителя  или  даты  отправки  и
получения документов.
     Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета  пакетов
и  передаются  по  назначению.  Остальные  документы   передаются   на
регистрацию и предварительное рассмотрение.
     Письменные обращения граждан, письма Совета Федерации и депутатов
Государственной   Думы  Федерального  Собрания  Российской  Федерации,
депутатов  Законодательного  Собрания  Ростовской  области,  депутатов
представительных органов муниципальных образований Ростовской области,
письма   юридических  лиц  и  письма  других  организаций,  касающиеся
вопросов  обращений  граждан,  учитываются канцелярией количественно и
передаются  для  регистрации  в  отдел по работе с обращениями граждан
Правительства области. (В    редакции    Распоряжения    Правительства
Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.10. Документы,   поступившие   в   Правительство    области,
канцелярия  сортирует  по  адресатам,  руководствуясь   распределением
обязанностей между Губернатором области, Вице-губернатором  области  и
заместителями   Губернатора   области,   классификатором   структурных
подразделений   Правительства   области,   и   определяет   документы,
подлежащие регистрации.
     10.2.11. (Утратил  силу  -  Распоряжение Правительства Ростовской
области от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.12. (Утратил  силу  -  Распоряжение Правительства Ростовской
области от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.13. При   регистрации   входящих   документов    одинакового
содержания, но направленных  нескольким  адресатам,  им  присваивается
один номер. На  бумажном  носителе  проставляется  штамп  с  цифровыми
индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.
     10.2.14.  После  регистрации  документов, поступивших на бумажном
носителе,  они  направляются  по системе "Дело" в электронные кабинеты
Губернатора   области,   Вице-губернатора   области   и   заместителей
Губернатора области. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской
области от 16.01.2014 г. N 1)
     Работник Правительства области, областного органа  исполнительной
власти при получении документа обязан незамедлительно представить  его
на доклад указанному в  резолюции  лицу  или  лицу,  исполняющему  его
обязанности.
     Подлинник  контрольного  поручения   передается   в   контрольное
управление  Правительства  области.  Подлинник  документа  без   грифа
"Контроль" остается в канцелярии.
     10.2.15. Контроль   исполнения    документов    организуется    в
соответствии с Регламентом Правительства области.
     10.2.16. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с  момента
их регистрации  до  передачи  на  исполнение  установлены  Регламентом
Правительства области, во всех остальных случаях - не должны превышать
трех рабочих дней.
     10.2.17.   Рассылка  документов  с  резолюцией  обеспечивается  с
использованием   системы   "Дело"   работниками  приемной  Губернатора
области,  приемных  руководителей,  внесших эту резолюцию. (В редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)
     10.2.18.  Корреспонденция,  полученная из аппаратов Администрации
Президента  Российской  Федерации, Правительства Российской Федерации,
палат  Федерального  Собрания  Российской  Федерации, от членов Совета
Федерации  и  депутатов  Государственной  Думы  Федерального  Собрания
Российской  Федерации,  если она не адресована конкретному лицу, в тот
же   день   регистрируется   в   системе  "Дело"  и  направляется  для
рассмотрения    Губернатору    области,   а   в   его   отсутствие   -
Вице-губернатору области. (В   редакции   Распоряжения   Правительства
Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.19. Федеральные  законы,  указы  и  распоряжения  Президента
Российской  Федерации,  иные  нормативные  правовые  акты  федеральных
органов  государственной  власти  после   регистрации   в   канцелярии
передаются в юридический комитет.
     10.2.20. 
     Абзац.(Утратил   силу  -  Распоряжение  Правительства  Ростовской
области от 16.01.2014 г. N 1)
     Абзац.(Утратил   силу  -  Распоряжение  Правительства  Ростовской
области от 16.01.2014 г. N 1)
     Документы,  регистрируемые  и  отправляемые  адресату  по системе
"Дело",   подписанные   с   применением   ЭП,   являются  электронными
документами и хранятся в системе "Дело" в соответствии с номенклатурой
дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа
на бумажном носителе. (В     редакции    Распоряжения    Правительства
Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)
     Исходящие  документы  органов  власти,  не  входящих   в   состав
структуры Правительства области, отправляются ими самостоятельно.
     Копии писем,   направляемых   в   адрес    федеральных    органов
государственной     власти,    подписанные    Губернатором    области,
Вице-губернатором  области  или  заместителями  Губернатора   области,
передаются  исполнителем в канцелярию для передачи в Представительство
Правительства  Ростовской   области   при   Правительстве   Российской
Федерации с целью контроля за их реализацией.
     Подписанные  письма  и  телеграммы  передаются   исполнителем   в
канцелярию для отправки. При этом к письму  и  телеграмме  прилагаются
полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а  при  ответе
на входящий документ  -  также  его  номер  и  дата.  Корреспонденция,
поступившая  в  канцелярию  для  отправки  после  14.00  час.,   кроме
телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.
     Письма  и  телеграммы  в  Администрацию   Президента   Российской
Федерации,  палаты   Федерального   Собрания   Российской   Федерации,
Правительство   Российской   Федерации,   министерства   и   ведомства
Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться
по системе связи службы специальной документальной связи Правительства
области.
     Внутренняя   переписка,  а  также  письма,  адресованные  органам
исполнительной   власти   области   и   администрациям   муниципальных
образований области, отправляются исполнителями по системе "Дело".  (В
редакции     Распоряжения     Правительства     Ростовской     области
от 16.01.2014 г. N 1)
     10.2.21. Передача документов, их копий в органы и организации, не
указанные  в  реестре  рассылки,  осуществляется   общим   отделом   с
разрешения начальника общего отдела.
     10.3. Законченные делопроизводством дела остаются  в  структурных
подразделениях Правительства области для справочной работы, а затем  в
соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией,
сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы
документов) изымаются из системы "Дело"  и  в  дальнейшем  хранятся  с
использованием системы "Архивное дело".
     10.4. Архивом осуществляются:
     сохранность  документов,  справочная  работа  по  переданным   на
хранение  документам,  выдача  документов  во  временное   пользование
сотрудникам структурных подразделений Правительства области;
     организация  доступа  к  электронным  документам,  хранящимся   в
системе "Архивное дело";
     выдача   архивных   справок,   копий,   выписок   из   документов
организациям  и  гражданам  в  соответствии  с  законодательством   об
архивном деле.
     10.5. Информация  о  зарегистрированных  документах  и  путях  их
прохождения хранится в электронных базах  систем  "Дело"  и  "Архивное
дело" и доступна работникам Правительства  области  в  соответствии  с
заданными правами доступа.

   11. Прием и передача служебной информации по официальным каналам
                электронной почты и факсимильной связи

     11.1. Электронная почта и факсимильная связь - одни  из  способов
доставки, отправки информации и обмена  ею  между  пользователями  как
внутри Правительства области,  так  и  между  организациями,  имеющими
соответствующие технические средства.
     11.2. Запрещается передавать по электронной почте и  факсимильной
связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой
"Для служебного пользования".
     11.3. Разрешение на передачу документа  по  электронной  почте  и
факсимильной  связи  дает  руководитель   структурного   подразделения
Правительства области.
     11.4. Ответственность  за  содержание   передаваемой   информации
возлагается на исполнителя,  подготовившего  документ  к  передаче,  и
руководителя структурного подразделения.
     11.5. Передача и прием документов осуществляются только с  ведома
лица, ответственного за  аппарат  факсимильной  связи  или  компьютер,
имеющий выход к электронной почте.
     Контроль  за  использованием  аппаратов  факсимильной  связи  или
компьютеров,  имеющих  выход  к  электронной  почте,  установленный  в
подразделениях, осуществляется их руководителями.
     11.6. При  передаче  и  приеме  текстов  служебных  документов  с
использованием  электронной  почты  и  факсимильной  связи  необходимо
руководствоваться следующими требованиями:
     объем  передаваемого   документа   (текст,   схема,   графическое
изображение), выполненного на бумаге  формата  А4  черным  цветом,  не
должен превышать 5 листов;
     исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
     входящие документы на иностранных  языках  доставляются  адресату
без перевода.
     11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной  почты
обеспечивает министерство информационных технологий и связи области.
     11.8. Каждому    абоненту    электронной     почты     выделяется
индивидуальный  почтовый  ящик,  через  который  осуществляется  обмен
электронными сообщениями.

                   12. Учет объема документооборота

     12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени
ведется в канцелярии с  указанием  сведений  об  отправке  заказной  и
простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.
     12.2. За единицу учета объема  документооборота  принимается  сам
документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
     Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.
     Учет  объема  документооборота  может  проводиться  по   аппарату
Правительства области в целом или по его отдельным подразделениям.
     Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются
(нарастающим итогом) по установленной форме (приложение N 26).

         13. Организация документооборота в делопроизводстве

     Организация  документооборота  в  делопроизводстве   представляет
собой совокупность  видов  работ,  обеспечивающих  сохранность,  учет,
систематизацию   документов,   формирование   и   оформление   дел   в
делопроизводстве,  их  передачу  в  Государственный  архив  Ростовской
области в соответствии с федеральным  и  областным  законодательством,
требованиями,   установленными   государственными    стандартами    на
документы, методическими документами Федерального архивного агентства,
а также соответствующими  методическими  рекомендациями  по  архивному
делу и делопроизводству Правительства области.
     Основными видами работ,  обеспечивающими  правильную  организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и
формирование дел.
     13.1. Составление номенклатуры дел.
     13.1.1. Номенклатура   дел   -    систематизированный    перечень
заголовков   (наименований)   дел,   заводимых   в    делопроизводстве
Правительства области, с указанием сроков их хранения,  оформленный  в
установленном порядке.
     Номенклатура  дел  предназначена  для   организации   группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и  является  основой  для  составления  описей  дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а  также  для  учета
дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
     13.1.2. При     составлении     номенклатуры     дел      следует
руководствоваться настоящей  Инструкцией,  положениями  о  структурных
подразделениях Правительства области, штатным расписанием,  планами  и
отчетами  о  работе,  перечнями  документов  с  указанием  сроков   их
хранения,  номенклатурами  дел  за  предшествующие  годы.   При   этом
изучаются и систематизируются документы, создающиеся  в  Правительстве
области, их виды, состав и содержание.
     13.1.3. В Правительстве  области  составляются  номенклатуры  дел
структурных подразделений (приложение N 27) и сводная номенклатура дел
Правительства области (приложение N 28).
     13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения  составляется
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника
архива  Правительства  области,  согласовывается  с   общим   отделом,
подписывается руководителем подразделения  и  представляется  в  общий
отдел.
     Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.
     13.1.5. Сводная номенклатура дел  составляется  общим  отделом  с
участием  работника  Государственного  архива  Ростовской  области  на
основе номенклатур дел структурных подразделений.
     13.1.6.    Сводная   номенклатура   дел   Правительства   области
подписывается    начальником    общего   отдела,   согласовывается   с
экспертно-проверочной  комиссией комитета по управлению архивным делом
области  и  утверждается  первым  заместителем  руководителя  аппарата
Правительства  Ростовской  области  -  управляющий делами. (В редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)
     Сводная номенклатура дел согласовывается с  экспертно-проверочной
комиссией комитета по управлению архивным делом области не реже одного
раза в 5  лет,  если  в  Правительства  области  не  было  структурных
изменений.
     13.1.7. После утверждения сводная  номенклатура  дел  вносится  в
электронном виде в  системы  "Дело"  и  "Архивное  дело".  Структурные
подразделения получают выписки  из  соответствующих  ее  разделов  для
использования в работе.
     13.1.8. Сводная  номенклатура  дел   печатается   в   необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является  документом  постоянного  срока  хранения  и   включается   в
номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется
в  качестве  рабочего.  Третий  применяется  в  архиве   Правительства
области. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.
     13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего  календарного
года.
     13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел  являются  названия
структурных  подразделений.  В  сводной   номенклатуре   дел   разделы
располагаются в соответствии с утвержденной  структурой  Правительства
области.
     13.1.11. В сводную номенклатуру  дел  включаются  заголовки  дел,
отражающие все документируемые участки работы Правительства области.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
     В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы  каждого  дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит  из  установленного  в
Правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения
и  порядкового  номера  заголовка  дела  по  номенклатуре  в  пределах
структурного  подразделения.  Индексы   дел   обозначаются   арабскими
цифрами.  Например:  12-05,  где   12   -   обозначение   структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных  дел  в  пределах  разных  структурных  подразделений,  для
переходящих дел индекс сохраняется.
     В графу 2  номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел  (томов,
частей).
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
     Не  допускается  употребление  в  заголовке   дела   неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.),  а  также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов,  располагаемых  в  следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)  или
разновидности  документов  (протоколы,  приказы  и   т.д.);   название
Правительства   области   или   структурного   подразделения    (автор
документа); название организации,  которой  будут  адресованы  или  от
которой  будут   получены   документы   (адресат   или   корреспондент
документа); краткое содержание  документов  дела;  название  местности
(территории), с  которой  связано  содержание  документов  дела;  дата
(период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но  не
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве   вида   дела
употребляется термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются основные разновидности  документов,  которые  должны  быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

     Например:

             Документы о проведении тематических выставок
         (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем  и  по
какому вопросу она ведется.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами, последние не указываются,  а  указывается  их  общее
видовое название.

    Например:

     Переписка с руководителями промышленных предприятий области
                       по выполнению госзаказа

     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.

     Например:

      Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
             документирования управленческой деятельности

     В  заголовке  дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним.

     Например:

                Переписка с министерством образования
                по вопросам учебно-методической работы

     При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а  указывается  их  общее  видовое
название.

     Например:

           Переписка с главами администраций муниципальных
         образований по вопросам социальной защиты населения

     Если содержание           дела           касается           одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.

     Например:

     Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону)
                     об использовании экспонатов

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию,
указывается период (квартал, год), на (за)  который  составлены  планы
(отчеты).

     Например:

       Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету

     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры   дел   определяется   степенью   важности    документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
     Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе   формирования   и
оформления дел.
     Графа 3 номенклатуры дел заполняется  по  окончании  календарного
года.
     В графе 4  указываются  срок  хранения  дела,  номера  статей  по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной  номенклатуре
дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
     В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела,  о
переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
     13.1.13. Если в течение года в  Правительстве  области  возникают
новые документированные участки работы,  непредусмотренные  дела,  они
дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
     13.1.14. По окончании года  в  конце  номенклатуры  дел  делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
     13.2. Формирование и оформление дел.
     13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных  документов  в
дела в соответствии с номенклатурой дел  и  систематизация  документов
внутри дела.
     13.2.2. Дела формируются в Правительстве  области,  как  правило,
в структурных подразделениях.
     13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок  сдаваться
исполнителем,   в   зависимости   от    принятой    системы    ведения
делопроизводства, лицам, ответственным за ведение  делопроизводства  в
структурных подразделениях, для  формирования  их  в  дела.  При  этом
исполнителем делается отметка о списании документа в  системе  "Дело".
Номер  дела,  в  которое  должен  быть  подшит  документ,   определяет
руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии
с номенклатурой дел.
     Единицей  учета  электронного  документа   является   электронный
документ, зарегистрированный в системе "Дело".
     Исполненные  электронные  документы   группируются   в   дела   в
соответствии с номенклатурой дел.  При  составлении  номенклатуры  дел
структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном
виде. Электронные документы после их исполнения  подлежат  хранению  в
установленном  порядке   в   течение   сроков,   предусмотренных   для
аналогичных документов на бумажном носителе.
     13.2.4. Контроль за правильным формированием  дел  осуществляется
лицом, ответственным за делопроизводство.
     13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы  одного
календарного  года,  за   исключением   переходящих   дел;   раздельно
группировать  в  дела  документы  постоянного  и   временного   сроков
хранения; помещать в  дела  ксерокопии  факсограмм,  телефонограмм  на
общих основаниях; в дело не должны  помещаться  документы,  подлежащие
возврату, лишние экземпляры,  черновики;  по  объему  дело  не  должно
превышать 250 листов. При наличии  в деле  нескольких  томов  (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.
1", "т. 2" и т.д.
     13.2.6. Документы внутри дела  располагаются  в  хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
     Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам   и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются  копии  принятых  федеральных  законов,  актов  Президента
Российской  Федерации,  актов  Правительства   Российской   Федерации,
правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного
Собрания Ростовской области.
     Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента  Российской  Федерации  или  Правительства  Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на  этот
акт дело. Если на  акт  дело  не  заводилось,  то  отчетные  документы
подшиваются в дело переписки постоянного  срока  хранения  за  текущий
год.
     Документы  Правительства  Ростовской  области  группируются в два
дела:   протоколы   заседаний   Правительства   области;  документы  к
заседаниям Правительства области. (В       редакции       Распоряжения
Правительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84)
     Положения,     инструкции,     утвержденные     распорядительными
документами, являются приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с
указанными документами.
     Указы Губернатора Ростовской  области,  распоряжения  Губернатора
Ростовской области, постановления  Правительства  Ростовской  области,
распоряжения   Правительства   Ростовской   области   и   распоряжения
Правительства Ростовской области (по аппарату)  группируются  отдельно
по каждому виду правовых актов.
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам. Документы к протоколам,  сгруппированные  в  отдельные  дела,
систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
     Документы  к  заседаниям  Правительства  области  группируются  в
отдельное дело, если они содержат более 25 страниц. (В        редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 27.03.2013 г. N 84)
     Утвержденные планы, отчеты, сметы,  лимиты,  титульные  списки  и
другие документы группируются отдельно от проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Ведение   дел   государственных   служащих    осуществляется    в
соответствии с Указом Президента Российской  Федерации  от  30.05.2005
N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного
гражданского служащего Российской  Федерации  и  ведении  его  личного
дела".
     Переписка группируется, как правило, за период календарного  года
и систематизируется в  хронологической  последовательности;  документ-
ответ помещается за документом-запросом. При  возобновлении  переписки
по определенному вопросу,  начавшейся  в  предыдущем  году,  документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса  дела  предыдущего
года.
     Законченные делопроизводством электронные документы формируются в
дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях,
на   жестком   диске   специально   выделенного   компьютера    архива
Правительства области.
     13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат  оформлению
в дела по окончании года. Оформление дела  включает  в  себя  комплекс
работ по описанию дела на  обложке,  брошюровке,  нумерации  листов  и
составлению заверительной надписи.
     Номера страниц дела проставляются на листах карандашом  в  правом
верхнем углу.
     Оформление  документов  в  дела  проводится   ответственными   за
делопроизводство  в   структурных   подразделениях   работниками   при
методической помощи общего отдела.
     13.2.8. В зависимости от сроков хранения  проводится  полное  или
частичное   оформление   дел.   Полному   оформлению   подлежат   дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов  обложки
дела по установленной форме  (приложение  N 29);  нумерацию  листов  в
деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 30); составление
в необходимых случаях внутренней  описи  документов  дела  (приложение
N 31); подшивку и переплет  дела;  внесение  необходимых  уточнений  в
реквизиты обложки дела.
     13.2.9. Обложка  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом: "Правительство Ростовской области" - указывается полностью  в
именительном  падеже;  "наименование  структурного  подразделения"   -
записывается название  структурного  подразделения  в  соответствии  с
утвержденной  структурой;  "индекс  дела"  -  проставляется   цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел Правительства области; "заголовок
дела"  переносится  из   номенклатуры   дел   Правительства   области,
согласованной  с  экспертной   проверочной   комиссией   комитета   по
управлению архивным делом  области;  "дата  дела"  -  указывается  год
(годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
     Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также  для
дел, состоящих из нескольких томов  (частей),  являются  крайние  даты
документов  дела,  т.е.   даты   (число,   месяц,   год)   регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,  включенных
в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами,  название
месяца пишется словами.
     В   целях   обеспечения   сохранности   и   закрепления   порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются.  Листы  нумеруются  простым
карандашом в правом верхнем углу листа.
     Листы дел, состоящих из нескольких томов или  частей,  нумеруются
по каждому тому (части) отдельно.
     Фотографии,  чертежи,  диаграммы  и  другие  иллюстрированные   и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист  в  деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые  в  дело  конверты  с  вложениями  нумеруются:   сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
     После  завершения  нумерации  листов  составляется  заверительная
надпись, которая располагается в  конце  дела.  Заверительная  надпись
составляется  в   деле   на   отдельном   листе-заверителе   дела.   В
заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,  фотографии,
рисунки и т.п.).
     Заверительная надпись подписывается ее составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке  дела  в  соответствии  с  заверительной
надписью.
     Реквизит "Срок хранения дела"  переносится  на  обложку  дела  из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком  хранения,
указанным  в  перечне  типовых  управленческих  архивных   документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,  органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
     На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
     Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела)  на  обложках  дел
постоянного хранения проставляется в  ведомственном  архиве  чернилами
только после включения этих дел  в  годовые  разделы  сводных  описей,
утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
     На обложках дел постоянного хранения предусматривается место  для
наименования архива, в который будут передаваться дела.
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного  (свыше  10   лет)   хранения   вносятся   уточнения:   при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     13.2.10. Для учета документов определенных категорий  постоянного
и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет  которых  вызывается
спецификой данной документации (особо ценные,  личные  дела  и  т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
     Внутренняя опись  документов  дела  составляется  также  на  дела
постоянного  и  временного  (свыше  10   лет)   хранения,   если   они
сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не
раскрывают конкретного содержания документов.
     Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках  и  номерах  листов  дела,  на  которых
расположен каждый документ. К внутренней описи  составляется  итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись документов  дела  подписывается  составителем  с
указанием расшифровки подписи, должности  и  даты  составления  описи.
Если дело  уже  переплетено  и  подшито,  то  заверенная  составителем
внутренняя опись документов  дела  подклеивается  за  верхний  край  к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
     13.2.11. Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  на  четыре
прокола в твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются  с  учетом
возможного свободного чтения текста всех  документов.  При  подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки,
скобы) из документов удаляются.
     Дела временного (до 10  лет  включительно)  хранения  допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию  документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
     13.3. Организация оперативного хранения документов.
     13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив  дела  хранятся
по месту их формирования.
     13.3.2. Руководители  структурных  подразделений   и   работники,
ответственные за делопроизводство,  обязаны  обеспечивать  сохранность
документов и дел.
     13.3.3. Дела,  находящиеся  в  рабочих  комнатах   и   специально
отведенных для этой  цели  помещениях,  располагаются  в  вертикальном
положении корешками наружу  в  запираемых  шкафах,  обеспечивающих  их
полную сохранность, предохраняющих документы  от  пыли  и  воздействия
солнечного света.
     В   целях   повышения   оперативного   поиска   документов   дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

         14. Порядок передачи документов на хранение в архив

     Документы Правительства области  являются  его  собственностью  и
после проведения  экспертизы  их  ценности  в  порядке,  установленном
Федеральным  законом  от  22.10.2004  N 125-ФЗ  "Об архивном  деле   в
Российской   Федерации",    подлежат    обязательной    передаче    на
государственное хранение в Государственный  архив  Ростовской  области
как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
     Для хранения документов  государственной  части  архивного  фонда
Российской Федерации и документов  временного  (свыше  10  лет)  срока
хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному
составу, их учета, использования, отбора и подготовки  к  передаче  на
государственное хранение образован архив Правительства области.
     14.1. Экспертиза ценности документов.
     В ходе экспертизы проводится  отбор  документов  для  хранения  и
уничтожения.
     14.1.1. Экспертиза   ценности    документов    проводится:    при
составлении номенклатуры  дел,  в  процессе  формирования  дел  и  при
подготовке дел для передачи в архив.
     14.1.2. Для  организации   и   проведения   экспертизы   ценности
документов, отбора их  на  государственное  хранение  в  Правительстве
области создается экспертная комиссия.
     Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных
работников в количестве не менее 5 человек.
     Абзац.(Исключен  -  Распоряжение Правительства Ростовской области
от 23.12.2011 г. N 143)
     14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства области
определяются    положением    об    экспертной    комиссии,    которое
согласовывается   с   экспертно-проверочной   комиссией   комитета  по
управлению  архивным делом области. Положение об экспертной комиссии и
ее  состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области
(по  аппарату).  (В  редакции  Распоряжения  Правительства  Ростовской
области от 23.12.2011 г. N 143)
     Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
     рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства области;
     рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче
в Государственный архив Ростовской области;
     рассматривает описи дел по личному составу;
     определяет  сроки  хранения  дел,  которые  не  предусмотрены   в
перечне;
     выносит решение о  представлении  их  на  утверждение  экспертной
проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом области;
     рассматривает акты о выделении к уничтожению дел,  не  подлежащих
дальнейшему хранению.
     14.1.4. Экспертиза ценности документов должна  осуществляться  по
завершении делопроизводственного года.
     14.1.5. При    проведении    экспертизы    ценности    документов
осуществляются отбор документов  постоянного  хранения  и  по  личному
составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых  истекли,
при этом  одновременно  проверяются  качество  и  полнота  действующей
номенклатуры  дел,  соблюдение   установленного   порядка   оформления
документов и формирования дел.
     14.1.6. Отбор  документов   проводится   на   основании   перечня
документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел  (приложение
N 32). Не допускается отбор документов  для  хранения  и  выделения  к
уничтожению только на основании заголовков дел.
     При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию
дублетные  экземпляры  документов,  черновики,   неоформленные   копии
документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой  ЭПК
(экспертно-проверочная   комиссия)   подвергаются   также   полистному
просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их  из
состава документов, подлежащих постоянному хранению.
     14.1.7. По   результатам   экспертизы   ценности   документов   в
структурных подразделениях Правительства области составляются описи на
документы постоянного хранения и по личному составу.  По  этим  описям
документы сдаются в архив Правительства области.
     Описи,  подготовленные   структурными   подразделениями,   служат
основой для подготовки сводной описи.
     14.1.8. При   составлении   описи   дел   соблюдаются   следующие
требования:
     заголовки дел вносятся в опись в соответствии с  принятой  схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
     каждое дело  вносится  в  опись  под  самостоятельным  порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится
в опись под самостоятельным номером);
     в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
     порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию
с Государственным архивом Ростовской области;
     графы описи заполняются в точном соответствии с теми  сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
     при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью  заголовок  первого  дела,  а  повторяющаяся  информация   в
заголовках всех остальных однородных дел заменяется словами  "То  же".
На каждом последующем листе  описи  первый  заголовок  воспроизводится
полностью.
     14.1.9.   Описи   дел   постоянного   хранения   составляются  по
установленной  форме  в  четырех  экземплярах,  описи  дел  по личному
составу   составляются   в   двух   экземплярах  и  представляются  на
согласование  экспертно-проверочной  комиссии  комитета  по управлению
архивным  делом  области  (приложения  N  33  -  N  35).  (В  редакции
Распоряжения Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)
     14.1.10. Отбор  документов  к  уничтожению  с  истекшими  сроками
хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
     14.1.11. Акт о выделении к уничтожению  документов  составляется,
как правило, на все дела Правительства области (приложение N 36).
     После истечения сроков, установленных  для  хранения  электронных
дел  (электронных  документов),  на  основании  акта   к   уничтожению
документов электронные документы подлежат уничтожению.
     Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится
министерством информационных технологий и связи области.
     14.1.12. При  первичном  представлении  описей   в   комитет   по
управлению архивным делом  области,  а  также  в  связи  с  изменением
структуры  и  наименования  подразделений  составляются   историческая
справка к архивному фонду Правительства области и предисловия к ним.

     14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства
   ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях
                        Правительства области

     14.2.1. В  архив  Правительства   области   передаются   дела   с
исполненными  документами  постоянного,  временного  (свыше  10   лет)
хранения и по личному составу.  Их  передача  производится  только  по
описям дел.
     14.2.2. В период  подготовки  дел  структурным  подразделением  к
передаче  в  архив  сотрудником  архива   предварительно   проверяются
правильность их формирования,  оформления  и  соответствие  количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в  соответствии  с
номенклатурой дел Правительства области.
     Все  выявленные  при  проверке  недостатки   в   формировании   и
оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
     14.2.3. Прием  каждого  дела  производится  работником  архива  в
присутствии работника структурного подразделения.  При этом  на  обоих
экземплярах  описи  против каждого дела,  включенного в нее,  делается
отметка о наличии дела.  В конце каждого экземпляра описи  указываются
цифрами   и   прописью   количество   фактически  принятых  дел,  дата
приема-передачи дел,  а также  подписи  заведующего  архивом  и  лица,
передавшего дела.
     Вместе с делами в архив передаются регистрационные  картотеки  на
документы  или  программные  средства  и   базы   данных,   содержащие
информацию  о  регистрации  и  исполнении   передаваемых   документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
     14.3. Архив Правительства области.
     14.3.1. В   Правительстве   области   для   хранения   документов
постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по  личному
составу   создан   архив,   функциональную    деятельность    которого
осуществляет заведующий,  являющийся  специалистом  общего  отдела.  В
целях автоматизации архивного хранения документов применяется  система
"Архивное дело". Порядок работы в системе "Архивное дело" определяется
соответствующей инструкцией для работы пользователей.
     14.3.2. В  своей  практической  деятельности  работник  архива  в
работе с документами  руководствуется  действующим  законодательством,
методическими  указаниями  Федерального  архивного  агентства  России,
комитета по  управлению  архивным  делом  области  и  Государственного
архива  Ростовской  области,  Положением   об   архиве   Правительства
Ростовской  области,  Регламентом  Правительства  Ростовской  области,
номенклатурой   дел,   классификатором    структурных    подразделений
Правительства области, настоящей Инструкцией  и  другими  необходимыми
для его деятельности документами.
     14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и  временного
(свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в  архив
Правительства области после истечения 2-летнего срока  их  хранения  и
использования в структурном подразделении.
     14.3.4. Дела временного хранения (до  5  лет)  передаче  в  архив
Правительства области не подлежат.
     14.3.5.  В  исключительных  случаях в архив Правительства области
передаются  на  временное  хранение документы бухгалтерии, канцелярии,
службы нормативных документов, отдела по работе с обращениями граждан,
контрольного   управления.   (В  редакции  Распоряжения  Правительства
Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)
     14.3.6. Передача дел в архив Правительства области осуществляется
ежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному первым
заместителем  руководителя аппарата Правительства Ростовской области -
управляющим  делами. (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской
области от 23.12.2011 г. N 143)
     14.3.7. В  случае  ликвидации  или   реорганизации   структурного
подразделения  лицо,  ответственное  за  ведение  делопроизводства,  в
период проведения ликвидационных мероприятий формирует  все  имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в  архив  Правительства
области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется  по
описям дел и номенклатуре дел.
     14.3.8. Документы, хранящиеся в  архиве,  выдаются  во  временное
пользование  работникам   структурных   подразделений   с   разрешения
начальника общего отдела под расписку в  журнале.  В  нем  указываются
наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи,
кому дело выдано, дата его возвращения,  предусматриваются  графы  для
расписок в получении и приеме дела.
     Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного
срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
     Сторонним организациям дела выдаются на основании  их  письменных
запросов с разрешения начальника общего отдела.
     Изъятие документов из  дел  постоянного  хранения  допускается  в
исключительных случаях и производится с разрешения  начальника  общего
отдела с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта
о причинах выдачи подлинника.

             15. Машинописные, копировально-множительные,
                         типографские работы

     15.1. Машинописные работы.
     15.1.1. Централизованное    выполнение     машинописных     работ
осуществляется в бюро.
     Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной
техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в
соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.
     15.1.2. В  печать  принимаются  только  служебные   документы   и
материалы, непосредственно  связанные  с  деятельностью  Правительства
области.
     Документы и материалы неслужебного, личного  характера  печатанию
не подлежат.
     15.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан
разборчиво, с соблюдением правил  орфографии  и  пунктуации,  выполнен
чернилами или шариковой ручкой.
     Рукописи должны быть вычитаны  исполнителем.  При  их  подготовке
особое внимание обращается на правильное и четкое  написание  фамилий,
специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных
слов  и  географических  названий.  Допускаются  только   общепринятые
сокращения слов.
     Небрежно или неразборчиво написанные  черновики,  правленные  или
выполненные карандашом,  нечеткие  ксеро-  или  факсимильные  копии  в
печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
     15.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке  (обложке),
на   которой   должны   быть   указаны    наименование    структурного
подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя.
     Основанием для выполнения машинописных работ является заполненный
бланк заказа (приложение N 37), подписанный руководителем структурного
подразделения и согласованный с  начальником  общего  отдела  или  его
заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года.
     Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же
делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал  выдается
исполнителю под роспись вместе с рукописью.
     15.1.5. Объем выполненных машинописных  работ  подлежит  учету  в
бюро. Использованные  при  печатании  номерные  бланки  учитываются  в
журнале с указанием номера бланка.
     15.1.6. Печатание документов и материалов производится в  порядке
их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и
материалы.
     Срочные  документы   печатаются   в   очередности,   определяемой
начальником  общего   отдела,   по   согласованию   с   исполнителями,
передавшими материал для  печатания,  или  руководителями  структурных
подразделений.
     Машинописные работы выполняются:
     срочные - в течение 3 часов;
     менее срочные - в течение одних суток;
     несрочные - в течение 3 дней.
     Перепечатывание исправленных  документов  производится  с  учетом
срочности.
     15.1.7. Прием документов для печатания прекращается за 1  час  до
окончания рабочего дня.
     15.1.8. При необходимости  дальнейшего  редактирования  и  правки
документа в структурном подразделении заказчику передается электронная
копия документа.
     Повторная печать документа и его редактирование  выполняются  при
наличии ссылки на идентификатор электронной копии документа.
     15.1.9. Бюро  выполняет  машинописные  работы  объемом  более   2
печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письма
печатаются в соответствующих структурных подразделениях  Правительства
области.
     15.2. Копировально-множительные работы.
     15.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится
в бюро.
     Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы  и  материалы
только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью
Правительства области.
     Материалы неслужебного, личного  характера  и  не  относящиеся  к
деятельности Правительства области ксерокопированию не подлежат.
     Изготовление небольших по объему  тиражей  документов  (до  10-15
страниц  копий)  осуществляется   в   структурных   подразделениях   с
соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
     15.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ
является заполненный  бланк  заказа  установленной  формы  (приложение
N 37).
     Неподписанные или  недооформленные  материалы  к  размножению  не
принимаются.
     Решение о необходимости размножения документов  и  обоснованности
количества  производимых  с  них  копий   принимается   руководителями
структурных подразделений Правительства области. Подписанный ими бланк
заказа  на   производство   множительных   работ   согласовывается   с
начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро
в течение одного года.
     15.2.3. Копирование  документов   производится   в   порядке   их
поступления.
     В первоочередном порядке  копируются  материалы,  поступившие  от
Губернатора   области,    Вице-губернатора    области,    заместителей
Губернатора  области,  и  срочные.  Срочные  документы  копируются   в
очередности, определяемой начальником общего отдела по согласованию  с
исполнителями, передавшими материал,  или  руководителями  структурных
подразделений.
     15.2.4. Документы информационного,  справочного  и  методического
характера, значительные по объему, массового тиража размножаются,  как
правило, на обеих сторонах листа  с  уменьшением  текста  или  в  виде
брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения
текста   осуществляется    в    случаях    действительной    служебной
необходимости.
     15.2.5. Поступившие для ксерокопирования  документы  должны  быть
четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата  не  более  A3.
Брошюры и скрепленные материалы  предварительно  разброшюровываются  и
раскрепляются.
     15.2.6. Техническое         обслуживание         и         ремонт
копировально-множительной  техники  организует социально-хозяйственный
отдел Правительства области.
     15.3. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги
или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника
общего отдела Правительства области.
     15.4. Типографские работы выполняются в  строгом  соответствии  с
заключенным  контрактом,  техническим  заданием,  составленным   общим
отделом  на  основе  заявок  руководителей  структурных  подразделений
Правительства области на очередной квартал.
     Каждый заказ регистрируется в  общем  отделе,  согласовывается  с
начальником  общего  отдела  или  его  заместителем.  Основанием   для
выполнения  типографских  работ  является  заполненный  бланк   заказа
установленной  формы  (приложение   N 38).   Заказчик   самостоятельно
передает  в  типографию  зарегистрированный  и  согласованный   заказ,
материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает  под
роспись выполненный заказ.


     Начальник общего отдела
     Правительства Ростовской области                      М.В. Фишкин


                                                      Приложение N 1
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                      в Правительстве
                                                    Ростовской области


                      ОБРАЗЦЫ бланков резолюций

      (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
                       от 23.12.2011 г. N 143)

                                                             Формат А6
|——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————|
|        Изображение Герба         | |        Изображение Герба         |
|        Ростовской области        | |        Ростовской области        |
|                                  | |                                  |
|            Губернатор            | |Вице-губернатор Ростовской области|
|        Ростовской области        | |                                  |
|——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————|
|N _______ от " " _______ 20__ г.  | |N _______ от " " _______ 20__ г.  |
|к вх. N ___ от " " _______ 20__ г.| |к вх. N ___ от " " _______ 20__ г.|
|——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————|
|                                  | |                                  |
|——————————————————————————————————| |——————————————————————————————————|

|——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————|
|           Заместитель            | |            Заместитель            |
|  Губернатора Ростовской области  | |      Губернатора Ростовской       |
|                                  | |  области - руководитель аппарата  |
|                                  | | Правительства Ростовской области  |
     (В   редакции   Распоряжения   Правительства  Ростовской  области
от 23.12.2011 г. N 143)
|——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————|
|N _______ от " " _______ 20__ г.  | |к вх. N ______ от _________ 20__ г.|
|к вх. N ___ от " " _______ 20__ г.| |N __________ от _________ 20__ г.  |
|——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————|
|                                  | |                                   |
|——————————————————————————————————| |———————————————————————————————————|


                                                      Приложение N 2
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                         ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ
                      к проекту правового акта,
         рассмотренного __________ на заседании Правительства
                          (дата)
                          Ростовской области

Наименование проекта постановления (распоряжения) ____________________
______________________________________________________________________

Внесен _______________________________________________________________
______________________________________________________________________
    (заместителем Губернатора области, структурным подразделением
   Правительства области, областным органом исполнительной власти,
            главой органа местного самоуправления области)

     Присутствовало ____________ членов Правительства области.
     Отсутствовало _____________ членов Правительства области.

     Информация о рассмотрении проекта правового акта
______________________________________________________________________
                 (заполняется при наличии возражений)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     По результатам рассмотрения на заседании Правительства Ростовской
области проекта правового акта члены Правительства Ростовской  области
проголосовали:

     За ___________________
     Против _______________
     Воздержались _________

     Правительство Ростовской области решило:
     (выделить нужный пункт)
     1. Проект принять.
     2. Проект отклонить.
     3. Проект отправить на доработку в срок до ______________________
                                                   (указать дату)


Председательствующий __________________   ____________________________
                         (подпись)               (Ф.И.О.)
_______________________________
           (дата)
__________________________________         ___________________________
(должность ответственного                       (подпись) (Ф.И.О.)
работника секретариата)

________________________________
          (дата)



                                                      Приложение N 3
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                       ФОРМА регистрации актов

 |————————————————————————————————————————————————————————————|
 |                          Карточка                          |
 |                          У К А З                           |
 |               Губернатора Ростовской области               |
 |             от _________________ N __________              |
 |                                                            |
 |  ________________________________________________________  |
 |  ________________________________________________________  |
 |  ________________________________________________________  |
 |  ________________________________________________________  |
 |  ________________________________________________________  |
 |                                                            |
 |Указ вносит ________________________________________________|
 |Указ подписал ______________________________________________|
 |                         (Ф.И.О.)                           |
 |————————————————————————————————————————————————————————————|

 |———————————————————————————————————————————————————————————|
 |                         Карточка                          |
 |                       ПОСТАНОВЛЕНИЕ                       |
 |             Правительства Ростовской области              |
 |             от _________________ N __________             |
 |                                                           |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |                                                           |
 |Постановление вносит _____________________________________ |
 |                                                           |
 |Постановление подписал ___________________________________ |
 |                                  (Ф.И.О.)                 |
 |———————————————————————————————————————————————————————————|

 |———————————————————————————————————————————————————————————|
 |                         Карточка                          |
 |                       РАСПОРЯЖЕНИЕ                        |
 |              Губернатора Ростовской области               |
 |            от _________________ N __________              |
 |                                                           |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |                                                           |
 |Распоряжение вносит ______________________________________ |
 |Распоряжение подписал ____________________________________ |
 |                                  (Ф.И.О.)                 |
 |———————————————————————————————————————————————————————————|

 |———————————————————————————————————————————————————————————|
 |                          Карточка                         |
 |                        РАСПОРЯЖЕНИЕ                       |
 |              Правительства Ростовской области             |
 |             от _________________ N __________             |
 |                                                           |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |                                                           |
 |Распоряжение вносит ______________________________________ |
 |Распоряжение подписал ____________________________________ |
 |                                  (Ф.И.О.)                 |
 |———————————————————————————————————————————————————————————|

 |———————————————————————————————————————————————————————————|
 |                          Карточка                         |
 |                        РАСПОРЯЖЕНИЕ                       |
 |              Правительства Ростовской области             |
 |                       (по аппарату)                       |
 |             от _________________ N __________             |
 |                                                           |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |  ________________________________________________________ |
 |                                                           |
 |Распоряжение вносит ______________________________________ |
 |Распоряжение подписал ____________________________________ |
 |                                  (Ф.И.О.)                 |
 |———————————————————————————————————————————————————————————|



                                                      Приложение N 4
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                                ФОРМА
                  журнала регистрации законопроектов

                                ЖУРНАЛ
        регистрации проектов областных законов и постановлений
             Законодательного Собрания Ростовской области

|———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|
| N | Дата  |Наименование |Инициатор |Ответственный|Основание |  Дата   |
|п/п|регист-|законопроекта|подготовки| исполнитель |для подго-|внесения |
|   | рации |             | законо-  |   (Ф.И.О.,  |  товки   | в Зако- |
|   |       |             | проекта  | должность,  | законо-  |нодатель-|
|   |       |             |          | контактный  | проекта  |   ное   |
|   |       |             |          |  телефон)   |          |Собрание |
|   |       |             |          |             |          | Ростов- |
|   |       |             |          |             |          |  ской   |
|   |       |             |          |             |          | области |
|———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|
| 1 |   2   |      3      |    4     |      5      |    6     |    7    |
|———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|
|   |       |             |          |             |          |         |
|———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|
|   |       |             |          |             |          |         |
|———|———————|—————————————|——————————|—————————————|——————————|—————————|



                                                      Приложение N 5
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                           ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ,
   применяемых в делопроизводстве Правительства Ростовской области
                         и его подразделениях
 |———————————————————————————————|
 |Вх. N ________________________ |
 |"___" _______________201__г.   |     Регистрационный штамп
 |         Канцелярия            |
 |   Правительства Ростовской    |
 |          области              |
 |———————————————————————————————|
   Размер в пределах 70 х 20 мм

   |————————————————————————————|
   |        Правительство       |
   |      Ростовской области    |   Регистрационный штамп
   |                            |
   |                            |
   |      26 АВГ. 2013 г.       |
   |        Канцелярия          |
   |                            |
   |                            |
   |————————————————————————————|
 Размер в пределах 50 х 35 мм. (В  редакции Распоряжения Правительства
Ростовской области от 16.01.2014 г. N 1)

 |—————————————————————————|
 | Проект поступил в службу|                   Штамп службы
 | нормативных документов  |              нормативных документов
 |————————————|————————————|           для проектов правовых актов
 |            |            |
 |————————————|————————————|
 |            |            |
 |————————————|————————————|
   Размер в пределах 55 х 20 мм

 |—————————————————————————|
 |         ВЕРНО           |                  Штамп службы
 |   Начальник службы      |              нормативных документов
 | нормативных документов  |        для заверения копий правовых актов
 |     общего отдела       |
 |Правительства Ростовской |
 |       области           |
 | ________________  Ф.И.О.|
 |    (подпись)            |
 | ________________        |
 |    (дата)               |
 |—————————————————————————|
   Размер в пределах 60 х 40 мм

|—————————————————————————————————|
|              ВЕРНО              |   Штамп начальника общего отдела
|                                 |   для заверения копий документов
|     Начальник общего отдела     |
|Правительства Ростовской области |
| ______________________  Ф.И.О.  |
|      (подпись)                  |
| _____________________           |
|      (дата)                     |
|—————————————————————————————————|
  Размер в пределах 65 х 40 мм

|——————————————————————————————————|          Штамп сектора
|     Проект зарегистрирован       |        по взаимодействию
|  в секторе по взаимодействию с   |   с Законодательным Собранием
|Законодательным Собранием области |    области для законопроектов
|————|—————————————————————————————|
| N  |     "___" _______ 20__ г.   |
|————|—————————————————————————————|
   Размер в пределах 65 х 20 мм

   |——————————————————————|
   | Подлежит возврату    |               Штамп для документов,
   | до _______________   |                подлежащих возврату
   |——————————————————————|
   Размер в пределах 42 х 19 мм

    |————————————|
    |  Контроль  |                         Контрольный штамп
    |————————————|
 Размер в пределах 30 х 18 мм

|————————————————————————————————|
|            ЗАВЕРЕНО            |             Штамп службы
|    с применением электронной   |        нормативных документов
|        цифровой подписи        |    для подтверждения соответствия
|                                |     распечатанного электронного
|       Служба нормативных       |  документа его электронному образу
|    документов общего отдела    |
|Правительства Ростовской области|
| _____________       __________ |
|  (подпись)           (Ф.И.О.)  |
| _________                      |
|   (дата)                       |
|————————————————————————————————|

|————————————————————————————————|           Штамп канцелярии
|            ЗАВЕРЕНО            |    для подтверждения соответствия
|    с применением электронной   |     распечатанного электронного
|        цифровой подписи        |  документа его электронному образу
|    Канцелярия общего отдела    |
|Правительства Ростовской области|
|____________  ________________  |
|  (подпись)       (Ф.И.О.)      |
|_________                       |
| (дата)                         |
|————————————————————————————————|



                                                      Приложение N 6
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
                 указа Губернатора Ростовской области

             Цветное изображение Герба Ростовской области

                                 УКАЗ

                              ГУБЕРНАТОРА
                          РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                      от ______________ N _____

                          г. Ростов-на-Дону


                         (заголовок (о чем?)
                   ________________________________
                   ________________________________

                              (преамбула)
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________:

                        (постановляющая часть)

     1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
     2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Губернатор
     Ростовской области      Личная подпись     Инициалы, фамилия


Указ вносит
_____________________
_____________________



                                                      Приложение N 7
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
             распоряжения Губернатора Ростовской области

                 Изображение Герба Ростовской области

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                             ГУБЕРНАТОРА
                          РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                      от ______________ N _____

                          г. Ростов-на-Дону


                         (заголовок (о чем?)
                  _________________________________
                  _________________________________

                              (преамбула)
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________________________:

                       (распорядительная часть)

     1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
     2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Губернатор
     Ростовской области     Личная подпись         Инициалы, фамилия

Распоряжение вносит
_____________________
_____________________



                                                      Приложение N 8
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
            постановления Правительства Ростовской области

                 Изображение Герба Ростовской области

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                      от ______________ N _____

                          г. Ростов-на-Дону


                         (заголовок (о чем?)
                      __________________________
                      __________________________

                              (преамбула)
     _________________________________________________________________
________________________________________________________ Правительство
Ростовской области п о с т а н о в л я е т:

                        (постановляющая часть)

     1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________________________________
     2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


     Губернатор
     Ростовской области      Личная подпись        Инициалы, фамилия


Постановление вносит
_____________________
_____________________



                                                     Приложение N 9
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
            распоряжения Правительства Ростовской области

                 Изображение Герба Ростовской области

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                       от ______________ N _____

                          г. Ростов-на-Дону


                         (заголовок (о чем?)
                  __________________________________
                  __________________________________

                             (преамбула)
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________________________:

                       (распорядительная часть)
     1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
__________________________________________________________
     2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
__________________________________________________________


     Губернатор
     Ростовской области       Личная подпись         Инициалы, фамилия


Распоряжение вносит
_____________________
_____________________



                                                     Приложение N 10
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
     распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату)

      (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
                       от 23.12.2011 г. N 143)

                 Изображение Герба Ростовской области

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ
                            (по аппарату)

                      от ______________ N _____

                          г. Ростов-на-Дону

                         (заголовок (о чем?)
                   _______________________________
                   _______________________________

                             (преамбула)
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________________________:

                       (распорядительная часть)

     1. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________________________________________
     2. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________________________________________


Заместитель Губернатора
Ростовской области -
руководитель аппарата
Правительства Ростовской области   Личная подпись    Инициалы, фамилия
(В    редакции    Распоряжения    Правительства   Ростовской   области
от 23.12.2011 г. N 143)


Распоряжение вносит
______________________
______________________

     Примечание.
     Подписывают распоряжения  Правительства  Ростовской  области  (по
аппарату):
     Вице-губернатор Ростовской области;
     заместитель   Губернатора   Ростовской   области  -  руководитель
аппарата  Правительства  Ростовской  области. (В редакции Распоряжения
Правительства Ростовской области от 23.12.2011 г. N 143)



                                                    Приложение N 11
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
                  бланка письма на иностранном языке


                                                             Формат А4


                          Изображение Герба
                          Ростовской области


         ПРАВИТЕЛЬСТВО                        GOVERNMENT
      РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ                 OF THE ROSTOV REGION

 ул. Социалистическая, д. 112,       Socialisticheskaya st., 112,
  г. Ростов-на-Дону, 344050,         Rostov-on-Don, 344050, Russia
     Российская Федерация

 Тел.: ______________________        Tel.: __________________________
    _________________________              __________________________
 Факс: ______________________        Fax: ___________________________
    _________________________           _____________________________

 ______________ N ___________          ______________ N _____________
 На N _______________________


                                                     Приложение N 12
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
                       бланка должностного лица

      (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
                       от 23.12.2011 г. N 143)

       Изображение Герба
      Ростовской области

          Заместитель
          Губернатора
     Ростовской области -
     руководитель аппарата
         Правительства
      Ростовской области

 ул. Социалистическая, д. 112,
   г. Ростов-на-Дону, 344050
    E-mail: [email protected],
     http://www.donland.ru
  тел. [phone], факс
        [phone]

   ____________ N __________
     (В   редакции   Распоряжения   Правительства  Ростовской  области
от 23.12.2011 г. N 143)



                                                     Приложение N 13
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
                     оформления письма на бланке


       Изображение Герба
      Ростовской области

         Правительство             Председателю Правительства
      Ростовской области           Российской Федерации

 ул. Социалистическая, д. 112,
   г. Ростов-на-Дону, 344050       __________________________
     E-mail: [email protected]           (инициалы, фамилия)
     http://www.donland.ru
     тел. [phone]
     факс [phone]
                                   __________________________
 ________________N ________             (почтовый адрес)

 (заголовок (о чем?)
 ____________________________
 ____________________________


              Уважаемый _______________________________!
                           (имя, отчество)

                            (текст письма)
     _________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз.


Начальник общего отдела
Правительства Ростовской области     Личная подпись  Инициалы, фамилия


Б.Л. Проскурин
240 13 31



                                                      Приложение N 14
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                               ОБРАЗЕЦ
       бланка антитеррористической комиссии Ростовской области

      (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
                       от 23.12.2011 г. N 143)

       Изображение Герба
      Ростовской области

         Правительство
      Ростовской области

     Антитеррористическая
  комиссия Ростовской области

 ул. Социалистическая, д. 112,
   г. Ростов-на-Дону, 344050
 E-mail: [email protected]
     http://www.donland.ru
   тел./факс [phone]
 _______________ N __________
     (В   редакции   Распоряжения   Правительства  Ростовской  области
от 23.12.2011 г. N 143)



                                                     Приложение N 15
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                                                 Бланк выдается вместе
                                                 с листом согласования


                   Правительство Ростовской области


                              ПОРУЧЕНИЕ

     по подготовке проекта указа, распоряжения Губернатора  Ростовской
области, постановления, распоряжения Правительства Ростовской  области
по вопросу ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

     Назначить ответственным за исполнение ___________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
                         (Ф.И.О., должность)

     Проект правового акта визируют __________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________________________________________________
                               (Ф.И.О.)

     Установить срок  передачи   материалов   в   службу   нормативных
документов для оформления на подпись Губернатору Ростовской области
________________
     (дата)


Заместитель Губернатора
Ростовской области ____________________________
                        (подпись, дата)



                                                     Приложение N 16
                                                      к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области
     (Утратило  силу  -  Распоряжение Правительства Ростовской области
от 27.03.2013 г. N 84)



                                                      Приложение N 17
                                                       к Инструкции
                                                   по делопроизводству
                                                     в Правительстве
                                                    Ростовской области


                                ФОРМЫ
      журналов учета поступления и выдачи бланков с изображением
                       Герба Ростовской области


                                ЖУРНАЛ
            учета поступления бланков с изображением Герба
                          Ростовской области
|———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|
| N |Наименова-|   Дата    |Номер сопро-|  Наимено-   |Количество|Серия и|
|п/п| ние вида |поступления|водительного|    вание    |экземпля- | номер |
|   |  бланка  |           | документа  |организации -|   ров    |бланков|
|   |          |           |            | поставщика  |          |       |
|   |          |           |            |   бланков   |          |       |
|———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|
| 1 |    2     |     3     |     4      |      5      |    6     |   7   |
|———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|
|   |          |           |            |             |          |       |
|———|——————————|———————————|————————————|—————————————|——————————|———————|

                                ЖУРНАЛ
     учета выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области

|———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|
| N | Наимено- |Количество|Серия|  Наименование  |Расписка в|Примечание |
|п/п|вание вида|экземпля- |  и  |  структурного  |получении |(отметка об|
|   |  бланка  |   ров    |номер| подразделения, |          | уничтоже- |
|   |          |          |блан-| фамилия и ини- |          |нии и т.д.)|
|   |          |          | ков |циалы получателя|          |           |
|   |          |          |     |    бланков     |          |           |
|———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|
| 1 |    2     |    3     |  4  |       5        |    6     |     7     |
|———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|
|   |          |          |     |                |          |           |
|———|——————————|——————————|—————|————————————————|——————————|———————————|



                                                Приложение N 18
                                                 к Инструкции
                                              по делопроизводству
                                                в Правительстве
                                              Ростовской области


                                ОБРАЗЕЦ
                         оформления протокола

      (В редакции Распоряжения Правительства Ростовской области
                        от 27.03.2013 г. N 84)

                                                 УТВЕРЖДАЮ
                                                 Губернатор
                                             Ростовской области
                                      ____________ ___________________
                                         (подпись) (инициалы, фамилия)
                                           "____"_____________20__г.


                               ПРОТОКОЛ
              заседания Правительства Ростовской области

________________________ N _____
     (дата заседания)

                           г. Ростов-на-Дону


 Председательствующий - ______________________________________________
                         (указываются фамилия с инициалами, должность)

 Присутствовали:

 члены Правительства  -
 Ростовской области     ______________________________________________
                        (указываются фамилии с инициалами в алфавитном
                                    порядке через запятую)

 Приглашенные:          руководители областных  органов  исполнительной
                        власти, структурных подразделений Правительства
                        Ростовской области


                             ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. Об итогах социально-экономического развития Ростовской области
за 2012 год (фамилия, инициалы выступавших).
     2. О внесении изменений в постановление Правительства  Ростовской
области от ______________ N ________ (фамилия, инициалы выступавших).
     3. О ...
     1. СЛУШАЛИ:
     Об итогах социально-экономического развития Ростовской области за
2012 год.


     Докладчики: _____________________
                  (фамилия, инициалы)


     РЕШИЛИ:
     1.1. Утвердить  Перечень   поручений   Правительства   Ростовской
области согласно приложению.

     2. СЛУШАЛИ:
     О  проектах  правовых  актов  Правительства  Ростовской   области
(вопросы 2 - 17 повестки дня).

     РЕШИЛИ:
     2.1. Принять  проекты  правовых  актов  Правительства  Ростовской
области (вопросы 2-17 повестки дня).

     3. СЛУШАЛИ:
     Разное.

     РЕШИЛИ:
     4. Контроль за исполнением  протокола  возложить  на  контрольное
управление Губернатора Ростовской области.




     Протокол вел      Личная подпись       Инициалы, фамилия



                                            Приложение к протоколу
                                            заседания Правительства
                                             Ростовской области от
                                              __________ N _____


                               ПЕРЕЧЕНЬ
              поручений Правительства Ростовской области

     1. Об итогах социально-экономического развития Ростовской области
за 2012 год.
     1.1. Министерству  экономического  развития  Ростовской   области
(фамилия, инициалы министра) обеспечить...
     1.2. Областным   органам   исполнительной   власти,   структурным
подразделениям Правительства Ростовской области принять меры по...
     1.3. ...

     Руководитель секретариата
     Вице-губернатора
     Ростовской области           Личная подпись    Инициалы, фамилия