Постановление Губернатора Волгоградской области от 12.03.2013 № 215

Правительства  Волгоградской  области  осуществляется в соответствии с
Порядком  осуществления  контроля за исполнением поручений Губернатора
Волгоградской    области,    Правительства    Волгоградской   области,
вице-губернатора  -  председателя Правительства Волгоградской области,
вице-губернатора  -  руководителя аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской   области,   утвержденным   правовым  актом  Губернатора
Волгоградской области. (В     редакции    Постановления    Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)

             VII. Техническое обеспечение работы с документами        

      1. Печатание документов
      1.1.  Печатание  документов  осуществляется  работниками  отдела
обеспечения    документооборота    и   делопроизводства,   структурных
подразделений аппарата с использованием  компьютерной  и  машинописной
техники с соблюдением требований Инструкции.
      1.2.  В  первую  очередь в отделе обеспечения документооборота и
делопроизводства   печатаются  проекты  правовых  актов,  материалы  к
совещаниям  у  Губернатора  Волгоградской  области, вице-губернатора -
председателя  Правительства  Волгоградской области, вице-губернатора -
руководителя   аппарата   Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области,  первых заместителей председателя Правительства Волгоградской
области,   заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской
области,   а   также   другие   документы,  связанные  с  обеспечением
деятельности Губернатора Волгоградской области. (В            редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      1.3. Передаваемые  для  печати  рукописи  должны  быть  написаны
разборчиво,  с  соблюдением  правил  орфографии и пунктуации, на одной
стороне  листа  с  использованием   контрастных   красителей   синего,
фиолетового  или  черного  цвета. Не принимаются для печати небрежно и
неразборчиво написанные черновики с использованием  других  красителей
или  правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии,
уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
      При подготовке  материалов  к  печати  особое  внимание  следует
обращать  на  четкое  и  разборчивое  написание  фамилий,  специальных
терминов, наименований ведомств  и  организаций,  иностранных  слов  и
географических  названий.  Применяются  только общепринятые сокращения
слов.
      В случае если документ  первоначально  готовился  в  структурном
подразделении    аппарата   или   в   органе   исполнительной   власти
Волгоградской  области  с   использованием   компьютера,   исполнитель
представляет  в  отдел обеспечения документооборота и делопроизводства
копию готовящегося документа в электронном виде.
      1.4.  Документы  в  электронном  виде  принимаются   в   формате
текстового редактора Word 6.O.
      1.5.  Заказ  на  печатание  документов  оформляется  на   бланке
установленной формы (приложение 10) и подписывается исполнителем.
      1.6. Печатание документов производится на бланках  установленной
формы или на бумаге стандартных размеров.
      На последней странице отпечатанного  документа  в  левом  нижнем
углу   проставляется   наименование   файла  специалиста,  печатавшего
документ.
      1.7. В отделе обеспечения документооборота  и  делопроизводства,
других  структурных  подразделениях  аппарата  черновики и испорченные
экземпляры отпечатанных документов уничтожаются.
      2. Копирование (тиражирование) документов
      2.1. Копировально-множительные работы в аппарате  Губернатора  и
Правительства Волгоградской области осуществляются сотрудниками отдела
обеспечения  документооборота  и  делопроизводства.  Для   копирования
сдаются только служебные документы и материалы.
      2.2. Ответственность  за  размножение  документов  возложена  на
начальника  отдела  обеспечения  документооборота  и делопроизводства.
Заказы на размножение  документов  принимают  и  исполняют  сотрудники
отдела  обеспечения документооборота и делопроизводства, которые несут
персональную ответственность за копирование документов.
      Учет  копируемых  документов  ведется  на   основании   заказов,
оформляемых в соответствии с приложением 10, которые хранятся в отделе
обеспечения документооборота и делопроизводства в течение года,  после
чего уничтожаются.
      2.3.  Не  допускается  необоснованное  размножение   документов,
неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
      Документы,    материалы    передаются    на    размножение     в
несброшюрованном виде.
      2.4.  Тираж  размноженных  материалов   должен   соответствовать
заказу.  Изготовленные  копии  выдаются заказчику вместе с подлинником
документа.   О   выполнении   работы   на   бланке   заказа   делается
соответствующая отметка.
      2.5. Многотиражные либо многостраничные материалы  размножаются,
как правило, в уменьшенном виде и с оборотом.
      2.6.  Копированию  подлежат,  как  правило,  первые   экземпляры
документов  и  рукописные  тексты,  отвечающие необходимым техническим
требованиям. Они должны быть  напечатаны  четко  и  разборчиво  черным
цветом на стандартных листах бумаги формата А4.
      2.7.   Сотрудники   отдела   обеспечения   документооборота    и
делопроизводства  несут  ответственность  за  соответствие  количества
снятых  копий  документов   получаемым   заказам.   Несрочные   заказы
выполняются в порядке их поступления.
      2.8. Срочность  выполнения  заказов  на  размножение  документов
определяется   начальником   отдела   обеспечения  документооборота  и
делопроизводства.
      3. Выполнение стенографических работ
      3.1.  Стенографические   работы   в   аппарате   Губернатора   и
Правительства  Волгоградской  области  осуществляются с использованием
звукозаписывающей техники.
      3.2. Аудиозапись мероприятий осуществляется специалистом  отдела
технического  обеспечения  управления  делами  аппарата  Губернатора и
Правительства Волгоградской области.
      Расшифровка   аудиозаписи  мероприятий  и  печатание  стенограмм
осуществляются работниками контрольного управления. (В        редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 18.03.2014 г. N 225)
      В  первую  очередь обеспечивается стенографирование мероприятий,
проводимых   Губернатором   Волгоградской  области,  вице-губернатором
-председателем  Правительства Волгоградской области, вице-губернатором
-  руководителем  аппарата  Губернатора  и Правительства Волгоградской
области,     первыми    заместителями    председателя    Правительства
Волгоградской   области,   заместителями   председателя  Правительства
Волгоградской области. (В     редакции    Постановления    Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      Не  допускается  передиктовка  напечатанного  текста,  а   также
диктовка  цифровых материалов, пофамильных списков, передача текстовых
писем, таблиц и другой информации по телефону.
      3.3.    Стенограммы    мероприятий    с   участием   Губернатора
Волгоградской  области,  вице-губернатора - председателя Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатор   -  руководитель  аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей
председателя   Правительства   Волгоградской   области,   заместителей
председателя    Правительства    Волгоградской    области   печатаются
сотрудником  контрольного  управления  в  двух  экземплярах,  один  из
которых    направляется    в   структурное   подразделение   аппарата,
ответственное  за  проведение  этого  мероприятия, второй находится на
хранении   в   контрольном   управлении.    (В  редакции Постановлений
Губернатора     Волгоградской     области     от 22.11.2013 г. N 1198;
от 18.03.2014 г. N 225)
      Стенограммы   заседаний  Правительства   Волгоградской   области
передаются в отдел редакционного и документационного обеспечения.   (В
редакции     Постановлений     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198; от 18.03.2014 г. N 225)

              VIII. Документальный фонд аппарата Губернатора и        
                    Правительства Волгоградской области               

      1. Организация работы с документами в делопроизводстве
      Организация работы с документами в делопроизводстве представляет
собой  совокупность  видов  работ,  обеспечивающих  сохранность, учет,
систематизацию  документов,   формирование   и   оформление   дел   на
делопроизводственной  стадии  и  их  передачу  в  сектор архива отдела
обеспечения  документооборота  и  делопроизводства  управления  делами
аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской  области (далее
именуется  —   сектор   архива)   в   соответствии   с   требованиями,
установленными нормативно-методическими документами по архивному делу,
делопроизводству  Федерального   архивного   агентства,   Губернатором
Волгоградской области и Правительством Волгоградской области.
      Основными видами работ,  обеспечивающих  правильную  организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и
формирование дел.
      2. Разработка и ведение номенклатуры дел
      2.1. Номенклатура дел предназначена для организации  группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и  является  основой  для  составления  описей  дел
постоянного  и  временного  (свыше 10 лет) хранения, а также для учета
дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
      2.2.  В  аппарате  Губернатора  и  Правительства   Волгоградской
области   составляются   номенклатуры  дел  структурных  подразделений
аппарата  и  сводная   номенклатура   дел   аппарата   Губернатора   и
Правительства  Волгоградской  области  (далее именуется - номенклатура
дел аппарата).
      2.3.  Номенклатура  дел  структурного   подразделения   аппарата
составляется  лицом,  ответственным  за делопроизводство в структурном
подразделении   аппарата,   согласовывается   с    сектором    архива,
подписывается  руководителем  структурного  подразделения  аппарата  и
представляется    в    отдел    обеспечения     документооборота     и
делопроизводства.
      Вновь созданное структурное  подразделение  аппарата  обязано  в
месячный  срок  разработать  свою  номенклатуру дел и представить ее в
отдел обеспечения документооборота и делопроизводства.
      2.4. Номенклатура дел аппарата составляется отделом  обеспечения
документооборота   и   делопроизводства   на  основе  номенклатур  дел
структурных подразделений аппарата.
      2.5. Номенклатура дел аппарата визируется начальником управления
делами  аппарата  Губернатора  и  Правительства Волгоградской области,
начальником  отдела  обеспечения  документооборота и делопроизводства,
заведующим  сектором архива и после согласования постоянно действующей
экспертной    комиссией    аппарата    Губернатора   и   Правительства
Волгоградской  области (далее именуется - ЭК аппарата) направляется на
согласование   в   экспертно-проверочную   и   методическую   комиссию
министерства  культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК),
после  чего  утверждается  вице-губернатором  -  руководитель аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области. (В         редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      2.6. Номенклатура дел аппарата согласовывается с  ЭПМК  не  реже
одного  раза  в 5 лет. В случае изменения функций и структуры аппарата
Губернатора  и  Правительства  Волгоградской  области  разрабатывается
новая  номенклатура дел аппарата, которая подлежит согласованию с ЭПМК
в установленном порядке.
      2.7. Номенклатура дел аппарата готовится не  менее  чем  в  трех
экземплярах:  1-й  подлинный  экземпляр как документ постоянного срока
хранения  помещается  в  соответствующее  номенклатурное   дело,   2-й
подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение
"Государственный  архив  Волгоградской  области"  и  3-й  экземпляр  -
копия,  заверенная  в  установленном порядке, используется как рабочий
экземпляр в секторе архива.
      2.8. Номенклатура дел аппарата в конце каждого года уточняется и
после  согласования с ЭК аппарата утверждается и вводится в действие с
01 января следующего календарного года.
      Наименованиями  разделов  номенклатуры  дел  аппарата   являются
названия  структурных подразделений аппарата. Разделы номенклатуры дел
аппарата  располагаются  в  соответствии  с  утвержденной   структурой
аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
      2.9. В  номенклатуру  дел  аппарата  включаются  заголовки  дел,
отражающие  все  документируемые участки работы аппарата Губернатора и
Правительства  Волгоградской  области.  В  пределах  каждого   раздела
номенклатуры  дел  документы  располагаются  по  тематическим группам,
группы   -   по   номинальному   признаку   в   логической   связи   и
последовательности.
      В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
      2.10. Номенклатура дел  структурного  подразделения  аппарата  и
номенклатура  дел  аппарата  оформляются  согласно приложениям 11 и 12
соответственно. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
      В графе  1  "Индекс  дела"  указываются  индексы  каждого  дела,
включенного  в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного
в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области цифрового
обозначения  структурного  подразделения аппарата и порядкового номера
заголовка  дела  по   номенклатуре   дел   в   пределах   структурного
подразделения  аппарата.  Индексы  дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 12-05,  где  12  -  обозначение  структурного  подразделения
аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
      В номенклатуре дел аппарата рекомендуется  сохранять  одинаковые
индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений
аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.
      В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел,  отражающих
основное содержание и состав документов дела.
      Заголовок дела  должен  четко  и  в  обобщенной  форме  отражать
основное содержание и состав документов дела.
      Не  допускается  употребление  в  заголовке  дела   неконкретных
формулировок  ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное),
а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
      Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования   и
оформления дел.
      Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в  следующей
последовательности:
      название вида дела (переписка, журнал регистрации и  так  далее)
или   разновидности  документов  (постановления,  распоряжения  и  так
далее);
      название структурного подразделения аппарата (автор документа);
      название организации, которой будут адресованы  или  от  которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
      краткое содержание документов дела;
      название местности (территории), с  которой  связано  содержание
документов дела;
      даты (период), к которым относятся документы дела;
      указание на копийность документов.
      Состав  элементов   заголовка   дела   определяется   характером
документов дела.
      В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но  не
связанных   последовательностью   исполнения,  в  качестве  вида  дела
употребляется термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются  основные  разновидности  документов,  которые должны быть
сгруппированы в деле (обзоры, сводки,  справки  и  другое),  например:
"Документы   о   рассмотрении   обращений   граждан  (обзоры,  сводки,
аналитические справки)".
      Термин  "документы"  применяется   также   в   заголовках   дел,
содержащих  документы  - приложения к какому-либо документу, например:
"Документы к постановлениям Губернатора и Правительства  Волгоградской
области   (проекты   постановлений,   законов,   бланки  согласования,
стенограммы, заключения и другое)".
      В заголовках дел,  предназначенных  для  группировки  документов
одной  разновидности,  указывается  эта  разновидность  документов  во
множественном числе.
      Название автора документа указывается кратко или приводится  его
общее   видовое   название,   например   "Постановления  Правительства
Волгоградской области".
      В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по
какому(им) вопросу(ам) она ведется.
      В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   однородными
корреспондентами,  последние  не  указываются,  а указывается их общее
видовое   название,   например:   "Переписка   с   органами   местного
самоуправления по основной деятельности".
      В  заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами  (более  трех), последние не перечисляются, например:
"Переписка  по  реализации  основных  мероприятий  по  противодействию
коррупции на территории Волгоградской области".
      В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    конкретным
корреспондентом   или   двумя-тремя   разнородными   корреспондентами,
указываются  конкретные   корреспонденты,   например:   "Переписка   с
Аппаратом   Государственной   Думы  Федерального  Собрания  Российской
Федерации  по  вопросам  работы  с  общественными  объединениями"  или
"Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом
Правительства       Российской       Федерации       по       вопросам
социально-экономической политики".
      Если   содержание   дела    касается    нескольких    однородных
административно-территориальных    единиц,   в   заголовке   дела   не
указываются их конкретные названия, а  указывается  их  общее  видовое
название,  например:  "Переписка  с  главами  муниципальных  районов и
городских округов Волгоградской области по вопросам социальной  защиты
населения".
      В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается  период  (квартал,  год),  на(за) который составлены планы
(отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет аппарата  Губернатора
и Правительства Волгоградской области".
      Если дело будет состоять из  нескольких  томов  или  частей,  то
составляется   общий   заголовок   дела,  а  затем  при  необходимости
составляются заголовки каждого  тома  (части),  уточняющие  содержание
заголовка дела.
      В заголовках дел, содержащих копии  документов,  указывается  их
копийность,    например:    "Распоряжения   аппарата   Губернатора   и
Правительства Волгоградской области. Копии".
      Порядок  расположения   заголовков   дел   внутри   разделов   и
подразделов    номенклатуры   дел   определяется   степенью   важности
документов,   составляющих   дела,   и   их   взаимосвязью.    Вначале
располагаются            заголовки           дел,           содержащих
организационно-распорядительную документацию.
      Графа 3 номенклатуры дел заполняется по  окончании  календарного
года.
      В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей согласно
Перечню  типовых  управленческих  архивных  документов, образующихся в
процессе  деятельности  государственных  органов,   органов   местного
самоуправления   и   организаций,   с   указанием   сроков   хранения,
утвержденному приказом Министерства культуры Российской  Федерации  от
25   августа   2010   г.   N  558  "Об  утверждении  "Перечня  типовых
управленческих   архивных   документов,   образующихся   в    процессе
деятельности  государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения".
      В графе 5 "Примечание"  указываются  уточнения  сроков  хранения
документов,   названия   перечней   документов,   использованных   при
определении сроков хранения дел,  проставляются  отметки  о  заведении
дел,  о  переходящих  делах  (например,  переходящее  с  2009 года), о
выделении дел к уничтожению, о лицах,  ответственных  за  формирование
дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской
области для продолжения и другие отметки.
      Если в течение  года  в  аппарате  Губернатора  и  Правительства
Волгоградской   области   возникают  новые  документированные  участки
работы, на них формируются  соответствующие  дела,  они  дополнительно
вносятся  в  номенклатуру  соответствующего структурного подразделения
аппарата и в номенклатуру дел аппарата.  Для  вновь  заводимых  дел  в
каждом  разделе  номенклатуры  дел  оставляются  резервные  номера. По
окончании года в конце номенклатуры дел  делается  итоговая  запись  о
количестве заведенных дел (томов).
      3. Формирование дел
      3.1. Формирование документов в дела в структурных подразделениях
аппарата  осуществляется согласно выпискам из соответствующих разделов
номенклатуры дел аппарата.
      3.2. При формировании дела проверяются:  правильность  отнесения
документов  в  данное  дело, качество оформления и полнота документов,
наличие на документах подписей,  виз,  дат,  регистрационных  номеров,
справок  или  отметок  об  исполнении,  о  списании "В дело" и другое.
Неправильно оформленные документы должны  быть  дооформлены,  а  затем
помещены (подшиты) в дело.
      3.3. При формировании дел в структурных подразделениях  аппарата
необходимо соблюдать следующие правила:
      помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по
своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
      помещать вместе все  документы,  относящиеся  к  решению  одного
вопроса;
      помещать приложения вместе с основными документами;
      группировать  в  дело   документы   одного   календарного   года
(исключение составляют личные и переходящие дела);
      отдельно группировать в дела документы постоянного  и  временных
сроков хранения;
      включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
      помещать   в   дела   телеграммы,   телефонограммы,   ксерокопии
факсограмм (при необходимости включения факсограммы в дело);
      помещать в дело  документ,  правильно  и  полностью  оформленный
(документ  должен  иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие
реквизиты);
      не  помещать  в  дело  документы,  подлежащие  возврату,  лишние
экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
      по объему дело не должно превышать 250  листов  при  толщине  не
более  4  сантиметров  (толщина  дел  со сроками хранения до 10 лет не
должна  превышать  10  сантиметров).  При  превышении  данного  объема
заводится  очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на  каждом  томе  с  добавлением
обозначений: "Том N 1", "Том N 2" и так далее.
      3.4. Указы, законы, постановления и другие акты  высших  органов
государственной  власти  Российской  Федерации  группируются в дела по
названиям их видов в хронологическом порядке вместе с  относящимися  к
ним приложениями.
      3.5.   Постановления   Правительства   Волгоградской    области,
постановления   и   распоряжения  Губернатора  Волгоградской  области,
распоряжения    вице-губернатора    -    председателя    Правительства
Волгоградской   области   и   распоряжения   аппарата   Губернатора  и
Правительства   Волгоградской   области   по   основной   деятельности
группируются  в  дела  отдельно  от  постановлений  и  распоряжений по
личному составу.
      3.6.   Дела   с   подлинными    постановлениями    Правительства
Волгоградской    области,    протоколами    заседаний    Правительства
Волгоградской  области,  постановлениями,  распоряжениями  Губернатора
Волгоградской  области, распоряжениями вице-губернатора - председателя
Правительства   Волгоградской   области,    распоряжениями    аппарата
Губернатора  и Правительства Волгоградской области формируются отделом
редакционного и документационного обеспечения.
      3.7. Дела с подлинными документами по  подготовке  и  проведению
поездок,   встреч,   официальных   приемов   и   визитов   Губернатора
Волгоградской  области  формируются  и   сдаются   в   сектор   архива
структурными  подразделениями  аппарата,  организовывавшими  указанные
мероприятия.
      3.8.  Документы  внутри  дела  располагаются  в  хронологическом
порядке  в  логической  последовательности  решения вопроса и с учетом
степени важности документов.
      При хронологическом порядке расположения документов  постоянного
срока   хранения   более   ранние  по  времени  поступления  документы
помещаются  в  начале  дела.  В  делах   временного   срока   хранения
последовательность  расположения  документов  может  быть обратной (то
есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние -
в его начале).
      3.9.  В  дела  с  перепиской  документы  подшиваются   по   дате
поступающего   (инициативного)   документа,   при   этом  отправляемый
(ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).
      3.10.  Обращения  граждан  и  документы   по   их   рассмотрению
формируются  в  дела  отдельно  от  других документов. При этом каждое
обращение  и  документы  по  его  рассмотрению   составляют   в   деле
самостоятельную  группу  и  систематизируются  по  возрастанию номеров
отделом по работе с обращениями граждан.
      4. Оформление дел
      4.1. Дела аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
      4.2.  Оформление  дел  в  текущем  производстве   осуществляется
сотрудниками соответствующих структурных подразделений аппарата.
      Обложка дела оформляется в соответствии с приложением 13.
      На обложке дела указываются следующие реквизиты:
      наименование организации - аппарат Губернатора  и  Правительства
Волгоградской   области;   наименование   структурного   подразделения
аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома,  части);  срок
хранения дела.
      Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются  следующим
образом:
      наименование организации указывается  полностью  в  именительном
падеже — "Аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области";
      наименование структурного подразделения аппарата  указывается  в
соответствии   с   утвержденной   структурой  аппарата  Губернатора  и
Правительства Волгоградской области;
      индекс  дела  -  проставляется  цифровое  обозначение  дела   по
номенклатуре дел аппарата;
      заголовок дела  —  переносится  из  номенклатуры  дел  аппарата,
согласованной  с  ЭПМК  (в  необходимых  случаях  в заголовок вносятся
уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности
и другое);
      дата дела -  указываются  даты  заведения  и  окончания  дела  в
делопроизводстве.
      В качестве крайних дат для поступающих документов  приняты  даты
поступающей   регистрации,   для  отправляемых  и  внутренних  -  даты
составления или подписания.
      Для дел, сформированных из документов по номинальному  признаку,
то   есть  по  видам  документов,  датой  начала  дела  является  дата
подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания
- дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
      Крайней датой дела, содержащего  протоколы  заседаний,  являются
даты  утверждения  (если  они  утверждаются) или составления первого и
последнего протокола, составляющих дело.
      Планы, отчеты, сметы, штатные расписания имеют крайние даты,  на
которые  или  за  которые  они  составлены,  а не даты составления или
подписания.
      Крайними  датами   личного   дела   являются   даты   подписания
постановлений,  распоряжений  о  приеме  и  увольнении  сотрудника, на
которого оно заведено.
      Для журналов регистрации, учета крайние даты определяются первой
и последней записями.
      Дату(ы) оформляют словесно-цифровым способом.
      В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление  дел.  Дела постоянного срока хранения и по личному составу
подлежат полному оформлению,  которое  предусматривает:  подшивку  или
переплет,  нумерацию  листов  в  делах,  составление листа-заверителя,
составление  в  необходимых  случаях  внутренней   описи   документов,
оформление  обложки  дела.  Полным  оформлением  дел постоянного срока
хранения и по личному составу занимается сектор архива.
      4.3. В  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка
расположения  документов,  включенных  в  дело,  все  листы этого дела
(кроме внутренней  описи  и  листа  заверителя)  нумеруются  арабскими
цифрами  простым  карандашом  в возрастающем порядке номеров начиная с
первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа,  не  задевая
текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Подшитые
в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем  порядке:  сначала
конверт,  а  затем  очередным  номером  каждое  вложение  в  конверте.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются  на  оборотной
стороне в левом верхнем углу.
      Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается
и  нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого
формата, подшитый за  один  край,  нумеруется  как  один  лист;  лист,
сложенный  и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как
один лист.
      Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками  и  другими  документами) нумеруется как один лист, в нижней
части или на обороте такого листа делается опись  наклеенных  на  него
документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела
о таких листах делается уточнение.
      Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий  согласно  описи  на
обороте листа".
      Карты и схемы, склеенные из нескольких  листов,  нумеруются  как
один  лист.  На  таких листах на обороте или свободном от текста месте
указывается количество листов в  склейке.  Во  внутренней  описи  и  в
заверительной  надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.
Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
      Если к документу (листу) подклеены одним краем другие  документы
(вставки  текста,  переводы,  вырезки,  справки  и  другое), то каждый
документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
      4.4.   После   завершения    нумерации    листов    составляется
заверительная   надпись,   которая   располагается   в   конце   дела.
Заверительная  надпись  составляется  в  деле  на  отдельном  листе  -
заверителе  дела  по  форме  согласно  приложению  14. В заверительной
надписи цифрами и прописью  указывается  количество  листов  в  данном
деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и
тому подобное).
      Заверительная надпись подписывается ее составителем с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке  дела  в  соответствии  с  заверительной
надписью (без учета количества листов внутренней описи).
      4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на  обложку  дела
из  номенклатуры  дел после сверки его со сроком хранения, указанным в
Перечне типовых управленческих  архивных  документов,  образующихся  в
процессе   деятельности   государственных  органов,  органов  местного
самоуправления   и   организаций,   с   указанием   сроков   хранения,
утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25
августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых  управленческих
архивных    документов,    образующихся    в   процессе   деятельности
государственных   органов,   органов   местного    самоуправления    и
организаций, с указанием сроков хранения".
      На  делах   постоянного   срока   хранения   пишется:   "Хранить
постоянно".
      4.6. Для учета  документов  определенных  категорий  постоянного
срока   хранения   и  по  личному  составу,  учет  которых  вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела  и  прочее),
составляется внутренняя опись документов дела.
      Внутренняя опись документов  дела  составляется  также  на  дела
постоянного  срока  хранения  и  дела  по  личному  составу,  если они
сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не
раскрывают конкретное содержание документов.
      Внутренняя  опись  составляется  на  отдельном  листе  по  форме
согласно  приложению  15  и  содержит  сведения  о  порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на   которых   расположен   каждый   документ.   К   внутренней  описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью
количество  включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи.
      Внутренняя опись документов дела  подписывается  составителем  с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
      4.7. При изменении состава документов дела  (изъятии,  включении
документов,  замены  их  копиями,  других  изменениях)  эти  изменения
отражаются во внутренней описи в графе  "Примечание"  со  ссылками  на
соответствующие  акты, и при необходимости составляется новая итоговая
запись.
      4.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
в  твердую  обложку  из  картона или переплетаются с учетом возможного
свободного  чтения  текста  всех  документов.  При  подготовке  дел  к
подшивке  (переплету)  металлические  скрепления  (скрепки,  скобы) из
документов удаляются.
      Резолюции  руководства,  поручения,  оформленные  на   отдельных
листах,  размещаются  перед  документом, к которому они относятся, и в
таком порядке подшиваются в дело.
      При  подготовке   дел   к   подшивке   (переплету)   проверяется
правильность их формирования, оформления.
      В делах постоянного срока хранения  подлежат  изъятию  дубликаты
документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся
к вопросу документы с временными сроками хранения.
      Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов  особой
научно-исторической,  художественной  и  иной ценности или неформатных
документов  (карты,  схемы,  планы,  чертежи,  фотоснимки   и   другие
документы  большого  формата),  в  целях  их  сохранности  и  удобства
пользования не подшиваются в дела, а хранятся  сложенными  в  закрытых
твердых  папках  с  тремя  клапанами  и  с  завязками  или в картонных
футлярах (коробках) в качестве приложений к  делам.  На  каждую  папку
(коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
      Обложки дел с документами, исполненными на  стандартных  листах,
должны  иметь размеры 229 х 324 миллиметра. Обложки дел с документами,
изготовленными  на  нестандартных   листах,   могут   иметь   размеры,
соответствующие размерам подшитых в них листов.
      Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более  лет)
сроки  хранения,  должны  быть  изготовлены  из  твердого картона. Для
обложек  дел,  сдаваемых  на  государственное  хранение,   применяется
бескислотный картон.
      При   оформлении   дел   необходимо    применять    канцелярский
(силикатный)   клей,  мучной  и  крахмальный  клейстеры  применять  не
следует.
      Дела временного (до 10 лет) срока хранения  подлежат  частичному
оформлению:  дела  хранятся в папках-скоросшивателях, мягких обложках,
допускается не проводить пересистематизацию документов в  деле,  листы
дела  не  нумеровать,  заверительные  надписи не составлять. Реквизиты
обложки  дела  заполняются  по  упрощенной  схеме  (без   проставления
архивного шифра, количества листов в деле).
      4.9.  По  окончании  года  на  обложках  дел  постоянного  срока
хранения  и  по  личному  составу  вносятся уточнения: уточняются даты
дела, при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
      5. Организация оперативного хранения документов
      5.1. С момента заведения и до передачи в сектор архива документы
постоянного   срока   хранения   и   по  личному  составу  хранятся  в
структурных подразделениях аппарата по месту их формирования в дела.
      5.2.   Руководители   структурных   подразделений   аппарата   и
ответственные   за   делопроизводство   в  структурных  подразделениях
аппарата обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
      5.3.  Дела,  находящиеся  в  рабочих  комнатах  или   специально
отведенных  для  этой  цели  помещениях,  располагаются в запирающихся
шкафах  и  столах,  обеспечивающих  полную   сохранность   документов,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
      5.4. В целях  повышения  оперативности  поиска  документов  дела
располагаются  в  соответствии  с  номенклатурой  дел,  копия  которой
помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На  корешках  обложек
дел указываются номера дел по номенклатуре.
      5.5.  Изъятие  документов  из  дел  постоянного  срока  хранения
допускается    в    исключительных    случаях    в    соответствии   с
законодательством  Российской  Федерации  и  проводится  с  разрешения
вице-губернатора  -  руководителя аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской  области  с  обязательным  помещением  в дело заверенной
копии документа и акта об изъятии подлинника. (В              редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      6. Порядок передачи документов на хранение в  архив,  экспертиза
ценности документов
      6.1.   Документы   аппарата    Губернатора    и    Правительства
Волгоградской    области   являются   государственной   собственностью
Волгоградской области и после  проведения  экспертизы  их  ценности  в
установленном    порядке    подлежат    обязательной    передаче    на
государственное  хранение  в   государственное   казенное   учреждение
Волгоградской  области  "Государственный  архив Волгоградской области"
как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.
      6.2. Подготовка документов к передаче в сектор  архива  включает
работу  по  проведению  экспертизы ценности документов, формированию и
оформлению  дел,  составлению  описей  дел  и  актов  о  выделении   к
уничтожению документов и дел.
      6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на
основании  критериев  их  ценности с целью определения сроков хранения
документов и отбора их на постоянное хранение.
      Основные   критерии:    происхождение,    содержание,    внешние
особенности документа.
      6.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
      законодательства Российской Федерации и Волгоградской области об
архивном деле и документационном обеспечении;
      нормативно-методических   документов   Федерального    архивного
агентства и министерства культуры Волгоградской области.
      6.5. Экспертиза ценности документов  в  аппарате  Губернатора  и
Правительства Волгоградской области проводится:
      в  делопроизводстве  -  при  составлении  номенклатуры  дел,   в
процессе  формирования  дел  и  при подготовке к передаче дел в сектор
архива;
      в секторе архива - в  процессе  подготовки  к  передаче  дел  на
постоянное хранение.
      6.6.  Экспертиза  ценности  документов  осуществляется  ежегодно
сотрудниками  структурных  подразделений  аппарата  под методическим и
практическим руководством работников сектора архива.
      6.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях аппарата осуществляется:
      отбор дел постоянного срока хранения и по  личному  составу  для
передачи в сектор архива;
      отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих  хранению  в
структурном подразделении аппарата;
      выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,  сроки  хранения
которых истекли.
      Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу
проводится путем полистного просмотра дел.
      Не допускается  отбор  документов  для  хранения  и  уничтожения
только на основании заголовков дел.
      6.8.   Экспертизу   ценности   документов   с   отметкой   "ЭПК"
осуществляет сектор архива.
      6.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях  аппарата  составляются  описи  дел  постоянного  срока
хранения, по  личному  составу,  а  также  оформляется  предложение  о
включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
      6.10. Описи  дел,  подготовленные  структурными  подразделениями
аппарата,  служат  основой  для  подготовки сводной описи дел аппарата
Губернатора и Правительства  Волгоградской  области,  которую  готовит
сектор  архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение
в   государственное   казенное   учреждение   Волгоградской    области
"Государственный архив Волгоградской области".
      6.11. Описи дел структурных подразделений аппарата  составляются
по  форме  согласно  приложению 16 и представляются в сектор архива не
позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
      6.12. Описательная статья описи дел  структурного  подразделения
аппарата имеет следующие элементы:
      порядковый номер дела (тома, части) по описи;
      индекс дела (тома, части);
      заголовок дела (тома, части);
      дата дела (тома, части);
      количество листов в деле (томе, части);
      срок хранения дела.
      6.13.   Опись   дел    структурного    подразделения    аппарата
подписывается  составителем  с  указанием его должности и утверждается
руководителем структурного подразделения аппарата.
      6.14. Опись дел структурного подразделения аппарата составляется
в  двух  экземплярах,  один  из  которых  передается вместе с делами в
сектор архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра  в
структурном подразделении аппарата.
      6.15. Дела постоянного срока  хранения  и  по  личному  составу,
принятые  по  описям  дел в сектор архива, проходят научно-техническую
обработку сотрудниками сектора архива,  включаются  в  соответствующие
описи дел аппарата (приложение 17).
      Описи  дел  постоянного  срока  хранения  и  по  личному составу
рассматриваются  на заседании ЭК аппарата, затем согласовываются ЭПМК,
а  после этого утверждаются вице-губернатором — руководителем аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области. (В         редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      6.16. Указанные описи дел и акты о выделении к уничтожению  дел,
не  подлежащих  хранению,  рассматриваются  на  заседании  ЭК аппарата
одновременно.
      Опись дел постоянного  срока  хранения  составляется  в  четырех
экземплярах:  1-й  подлинный  экземпляр как документ постоянного срока
хранения  помещается  в  соответствующее  номенклатурное   дело,   2-й
подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения и 3-й, 4-й
экземпляры  -  копии,  заверенные  надлежащим  образом,  как   рабочие
экземпляры   направляются   в   государственное   казенное  учреждение
Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".
      Опись дел по личному составу составляется  в  трех  экземплярах:
1-й  подлинный  экземпляр  как документ долговременного срока хранения
помещается  в  соответствующее  номенклатурное  дело,  2-й   подлинный
экземпляр   направляется   в   государственное   казенное   учреждение
Волгоградской области "Государственный архив  Волгоградской  области",
3-й экземпляр - копия, заверенная надлежащим образом, используется как
рабочий вариант в секторе архива.
      6.17. Только после согласования  описей  дел  постоянного  срока
хранения  и  по  личному  составу  ЭПМК  разрешается  уничтожать дела,
включенные в данные акты.
      Акт о выделении  к  уничтожению  дел,  не  подлежащих  хранению,
составляется  по  форме  согласно приложению 18 на дела всего аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области заведующим  сектором
архива с учетом предложений структурных подразделений аппарата.
      Если в акте указаны дела  нескольких  структурных  подразделений
аппарата,  то  название  каждого  из  них  указывается  перед  группой
заголовков дел этого структурного подразделения аппарата.
      Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению,  вносятся  в
акт  под  общим  заголовком  с  указанием количества дел, отнесенных к
данной группе.
      6.18. Выделенные  к  уничтожению  документы  уничтожаются  путем
сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.
      6.19.  Согласно  Положению  об  архиве  аппарата  Губернатора  и
Правительства   Волгоградской   области,  утвержденному  распоряжением
аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области от 02  июля
2012  г.  N 563-БА, архив аппарата комплектуется делами с исполненными
документами постоянного срока хранения и по личному составу.  Передача
дел производится только по описям дел.
      6.20.  Периодически,  как  правило,  перед  передачей  в   архив
аппарата  проводится  проверка  наличия и состояния документов и дел в
целях  установления  фактического  наличия  дел  и   соответствия   их
количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
      Проверка наличия и состояния документов  и  дел  проводится  при
перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного
подразделения аппарата, при реорганизации  и  ликвидации  структурного
подразделения аппарата.
      Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки  статей
номенклатуры  дел  с  описанием  дел  на  обложке и с количеством дел,
указанным в графе 3  номенклатуры  дел,  а  физическое  состояние  дел
определяется   путем   их   визуального  просмотра.  Все  обнаруженные
недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
      6.21.  Ознакомление  с   документами,   подшитыми   в   дела   и
требующимися для работы сотрудникам структурных подразделений аппарата
и органов  исполнительной  власти  Волгоградской  области,  в  секторе
архива  осуществляется  под  подпись в журнале учета выдачи документов
для работы в архиве аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской
области,  в  котором  указывается структурное подразделение аппарата и
орган исполнительной власти Волгоградской области,  номер  дела,  дата
его выдачи, кому выдано дело.
      6.22.  Дела  выдаются  во  временное   пользование   сотрудникам
структурных  подразделений  аппарата  на срок не более одного месяца и
после его истечения подлежат возврату.
      Выдача дел сотрудникам структурных  подразделений  аппарата  для
работы  осуществляется  с  разрешения  заведующего  сектором  архива и
регистрируется в журнале учета выдачи дел из архивохранилища  аппарата
Губернатора   и   Правительства   Волгоградской   области,  в  котором
указывается структурное подразделение аппарата, номер дела,  дата  его
выдачи,  кому  выдано  дело,  дата  его возвращения, предусматриваются
графы для подписей  в  получении  и  приеме  дела.  На  выданное  дело
заводится  карта-заместитель,  помещаемая  на  место выданного дела, с
указанием номера дела, даты его выдачи и кому оно выдано.
      Иным  государственным  органам  и  организациям дела выдаются на
основании  их  письменных  запросов  с  разрешения  вице-губернатора -
руководителя   аппарата   Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области по актам. (В  редакции Постановления Губернатора Волгоградской
области от 22.11.2013 г. N 1198)
      6.23.  Информация  социально-правового  характера  гражданам   и
организациям  предоставляется в форме архивных справок, архивных копий
и архивных выписок  на  основании  письменного  запроса  пользователя,
который   должен   содержать  наименование  (и  адрес  при  пересылке)
организации  (архива),  которой  они  адресованы,  изложение  существа
запроса,  фамилию,  имя, отчество обращающегося, его адрес, контактные
телефоны, дату и личную подпись.
      Архивные    справки,   архивные   копии   и   архивные   выписки
подписываются   заместителем   руководителя   аппарата  Губернатора  и
Правительства     Волгоградской     области,     курирующим    вопросы
делопроизводства, и заверяются гербовой печатью. (В           редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      6.24.  Если  отдельные  документы,  уже   включенные   в   дело,
находящееся  на текущем хранении в структурном подразделении аппарата,
временно  требуются  сотруднику,  они  могут  быть  выданы   из   дела
ответственным   за   формирование  и  хранение  дел,  а  на  их  место