Постановление Губернатора Волгоградской области от 12.03.2013 № 215

   



                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ                          


                     ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ                


      от 12 марта 2013 г.
      N 215


          Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате    
             Губернатора и Правительства Волгоградской области        
                             

(В редакции Постановлений Губернатора Волгоградской области
от 22.11.2013 г. N 1198; от 18.03.2014 г. N 225;
от 16.07.2014 № 614; от 12.09.2014 № 796)
                                         

      Постановляю:
      1.  Утвердить  прилагаемую  Инструкцию  по  делопроизводству   в
аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области.
      2. Признать утратившими силу:
      постановление Главы Администрации Волгоградской  области  от  29
марта  2011  г. N 275 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
аппарате Главы Администрации Волгоградской области";
      постановление Главы Администрации Волгоградской  области  от  02
марта  2012  г.  N  208  "О  внесении  изменений в постановление Главы
Администрации Волгоградской области от 29 марта  2011  г.  N  275  "Об
утверждении   Инструкции   по   делопроизводству   в   аппарате  Главы
Администрации Волгоградской области";
      постановление Губернатора Волгоградской области от 30 марта 2012
г.  N  130  "О  внесении изменений в постановление Главы Администрации
Волгоградской области от 29  марта  2011  г.  N  275  "Об  утверждении
Инструкции   по   делопроизводству   в  аппарате  Главы  Администрации
Волгоградской области".
      3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания
и подлежит официальному опубликованию


      Губернатор
      Волгоградской области                                С.А.Боженов




      УТВЕРЖДЕНА

      постановлением
      Губернатора
      Волгоградской области

      от 12 марта 2013 г. N 215


                                 ИНСТРУКЦИЯ                           
                 по делопроизводству в аппарате Губернатора           
                   и Правительства Волгоградской области              
                                                                      
                                                                      
                             I. Общие положения                       
                                                                      
      1. Инструкция  по  делопроизводству  в  аппарате  Губернатора  и
Правительства  Волгоградской  области  (далее  именуется - Инструкция)
разрабатывается в целях установления единых требований  к  подготовке,
обработке,   хранению  и  использованию  образующихся  в  деятельности
аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области документов,
совершенствования     делопроизводства    аппарата    Губернатора    и
Правительства Волгоградской области и повышения его эффективности.
      2.  Правовым  основанием  для  разработки  Инструкции   являются
нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области
в сфере информации, документации и архивного дела, а  также  Положение
об   аппарате   Губернатора  и  Правительства  Волгоградской  области,
утвержденное постановлением Губернатора Волгоградской  области  от  12
апреля 2012 г. N 165 "Об утверждении Положения об аппарате Губернатора
и Правительства Волгоградской области", Методические  рекомендации  по
разработке  инструкций  по  делопроизводству  в органах исполнительной
власти  Волгоградской  области,  утвержденные  приказом  Комитета   по
управлению  архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа
2010 г. N 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по  разработке
инструкций   по   делопроизводству  в  органах  исполнительной  власти
Волгоградской области".
      3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с
документами  независимо  от  вида носителя, в том числе с электронными
документами, включая подготовку, обработку, хранение  и  использование
документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
      Делопроизводство   аппарата    Губернатора    и    Правительства
Волгоградской  области  независимо  от типа носителя документированной
информации ведется с использованием единой автоматизированной  системы
электронного  документооборота - подсистемы комплексной информационной
системы  "Электронное  Правительство  Волгоградской  области"   (далее
именуется  —  система  электронного документооборота), предназначенной
для осуществления межведомственного документооборота.
      4.  Положения  Инструкции  не  распространяются  на  организацию
работы    с    документами,    содержащими    сведения,   составляющие
государственную тайну.
      Особенности   работы   с   документами,   содержащими   сведения
конфиденциального    характера   (сведения   о   персональных   данных
гражданина;  сведения,   составляющие   служебную   тайну;   сведения,
связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен
в соответствии с  Конституцией  Российской  Федерации  и  федеральными
законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
      5.  Служебные  документы,  содержащие сведения, доступ к которым
ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим
законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением
Правительства  Российской  Федерации  от  03 ноября 1994 г. N 1233 "Об
утверждении  Положения  о  порядке  обращения со служебной информацией
ограниченного  распространения  в  федеральных  органах исполнительной
власти  и  уполномоченном  органе  управления  использованием  атомной
энергии"  и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая
2013  г.  N  503  "Об  утверждении  Инструкции  о порядке обращения со
служебной   информацией   ограниченного   распространения   в  органах
исполнительной власти Волгоградской области". (В              редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      6.   Требования   Инструкции   к   работе    с    бухгалтерской,
научно-технической,  процессуальной и другой специальной документацией
распространяются лишь в части общих принципов работы с документами,  а
также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
      7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства  на
основе   единой  политики,  использование  современных  информационных
технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль
над   соблюдением   установленного  порядка  работы  с  документами  в
структурных  подразделениях  аппарата  Губернатора   и   Правительства
Волгоградской  области  (далее  именуются  - структурные подразделения
аппарата)   осуществляет   отдел   обеспечения   документооборота    и
делопроизводства    управления    делами    аппарата   Губернатора   и
Правительства  Волгоградской  области   (далее   именуется   -   отдел
обеспечения документооборота и делопроизводства).
      8.  Непосредственное  ведение  делопроизводства  в   структурных
подразделениях   аппарата   осуществляется   работником,   совмещающим
выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными
обязанностями.
      9. Работники аппарата Губернатора и Правительства  Волгоградской
области   несут  установленную  законодательством  ответственность  за
несоблюдение требований Инструкции.
      10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе
или  в  случае  увольнения  работники  обязаны  передать  по  акту все
находящиеся у них служебные  документы  работнику,  ответственному  за
делопроизводство  структурного  подразделения  аппарата,  или  другому
работнику  по   указанию   руководителя   структурного   подразделения
аппарата.
      11. При утрате документов проводится служебная проверка.
      12. Вновь  принятые  работники  должны  быть  ознакомлены  своим
руководителем    или    отделом    обеспечения    документооборота   и
делопроизводства с настоящей Инструкцией.

                            II. Основные понятия                      

      В Инструкции используются следующие основные понятия:
      документирование — фиксация информации на материальных носителях
в установленном порядке;
      делопроизводство   —   деятельность,   обеспечивающая   создание
официальных документов и организацию работы с ними;
      служба делопроизводства - структурное подразделение аппарата, на
которое  возложены  функции по ведению делопроизводства, а также лица,
ответственные  за  ведение  делопроизводства  в   других   структурных
подразделениях аппарата;
      документ  -  официальный  документ,  созданный   государственным
органом,  органом  местного самоуправления, юридическим или физическим
лицом,  оформленный   в   установленном   порядке   и   включенный   в
документооборот  аппарата  Губернатора  и  Правительства Волгоградской
области;
      электронный    документ    —    документированная    информация,
представленная  в  электронной  форме,  то  есть в виде, пригодном для
восприятия  человеком  с  использованием  электронных   вычислительных
машин,  а  также  для  передачи  по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах;
      электронный  образ  документа  -  электронная  копия  документа,
изготовленного на бумажном носителе;
      сканирование   документа   -   получение   электронного   образа
документа;
      система электронного документооборота - информационная  система,
обеспечивающая  сбор  документов  (включение документов в систему), их
обработку, управление документами и доступ к ним;
      автор документа — физическое  или  юридическое  лицо,  создавшее
документ;
      вид документа - принадлежность документа к  определенной  группе
документов по признакам содержания и целевого назначения;
      реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
      бланк документа  -  набор  реквизитов,  идентифицирующих  автора
официального письменного документа;
      унифицированная форма  документа  —  совокупность  реквизитов  и
типовых  фрагментов  текста  документа, установленных в соответствии с
решаемыми в данной  сфере  деятельности  задачами  и  расположенных  в
определенном порядке на носителе информации;
      шаблон  бланка  (унифицированной  формы   документа)   -   бланк
документа   (унифицированная   форма   документа),   представленный  в
электронной форме;
      служебная переписка  -  различные  виды  официальных  документов
информационно-справочного    характера,    используемых   для   обмена
информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области;
      деловое (служебное) письмо - документ  информационно-справочного
характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;
      телеграмма  -  документ   информационно-справочного   характера,
направляемый   (полученный)   средствами   телеграфной   сети   общего
пользования;
      факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического,
изобразительного),  получаемая  на  бумажном  носителе и переданная по
каналам факсимильной связи;
      электронное   письмо   (электронное   сообщение)   -    документ
информационно-справочного  характера,  передаваемый  и  получаемый  по
электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно
заверено электронной подписью;
      оформление  документа  -  проставление  необходимых  реквизитов,
установленных правилами документирования;
      регистрация документа —  присвоение  документу  регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
      подлинник  документа  -  первый   или   единственный   экземпляр
документа;
      копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинника  документа  и  его внешние признаки, не имеющий юридической
силы;
      заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии  с
установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей
юридическую силу;
      юридическая сила документа -  свойство  официального  документа,
сообщаемое  ему  действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления;
      документооборот - движение документов с момента их создания  или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
      электронный  документооборот  —  документооборот  с  применением
информационной системы;
      объем документооборота - количество  документов,  поступивших  в
аппарат  Губернатора и Правительства Волгоградской области и созданных
им за определенный период;
      дело -  совокупность  документов  или  документ,  относящиеся  к
одному   вопросу  или  участку  деятельности  аппарата  Губернатора  и
Правительства Волгоградской области;
      номенклатура дел  -  систематизированный  перечень  наименований
дел,  формируемых в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской
области, с указанием сроков их хранения;
      формирование дела - группировка исполненных документов в дело  в
соответствии с номенклатурой дел;
      экспертиза  ценности  документов  -   изучение   документов   на
основании  критериев  их  ценности в целях определения сроков хранения
документов  и  отбора  их  для  включения  в  состав  архивного  фонда
Волгоградской области;
      запрос информации — обращение пользователя информацией в  устной
или  письменной  форме,  в  том числе в виде электронного документа, в
орган   исполнительной   власти    Волгоградской    области,    другие
государственные  органы,  органы  местного  самоуправления  либо  к их
должностным лицам, а также к иным юридическим  и  физическим  лицам  о
предоставлении информации об их деятельности;
      обращение гражданина -  направленное  в  аппарат  Губернатора  и
Правительства   Волгоградской   области   или  его  должностному  лицу
письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение
гражданина   в   аппарат  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области;
      электронная подпись — информация в  электронной  форме,  которая
присоединена  к  другой  информации в электронной форме (подписываемой
информации) или иным образом связана с  такой  информацией  и  которая
используется для определения лица, подписывающего информацию;
      печать -  устройство,  содержащее  клише  печати  для  нанесения
оттисков на бумагу;
      штамп - устройство прямоугольной формы для проставления  отметок
справочного   характера   о   получении,   регистрации,   прохождении,
исполнении документов и других отметок.

              III. Создание документов в аппарате Губернатора         
                   и Правительства Волгоградской области              

      1. Бланки документов
      1.1. Бланки документов  изготавливаются  на  стандартных  листах
бумаги  формата  А4 (210 х 297 миллиметров), А5 (148x210 миллиметров),
А6 (105 х 148 миллиметров), имеют  установленный  состав  обязательных
реквизитов и порядок их расположения.
      1.2. Бланки документов разрабатываются на  основе  углового  или
продольного  варианта  расположения  реквизитов:  при угловом варианте
реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном  -
посередине листа вдоль верхнего поля.
      1.3.  В  аппарате  Губернатора  и  Правительства   Волгоградской
области используются следующие виды бланков:
      бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
      бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
      бланк постановления Правительства Волгоградской области;
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
      бланк  распоряжения   аппарата   Губернатора   и   Правительства
Волгоградской области;
      бланк  письма  Губернатора  Волгоградской  области   с   угловым
расположением реквизитов;
      бланк письма  Губернатора  Волгоградской  области  с  продольным
расположением реквизитов;
      бланк  письма  Правительства  Волгоградской  области  с  угловым
расположением реквизитов;
      бланк письма Правительства Волгоградской  области  с  продольным
расположением реквизитов;
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
      бланк    письма   вице-губернатора   -   руководителя   аппарата
Губернатора   и   Правительства   Волгоградской   области   с  угловым
расположением реквизитов; (Дополнен    -   Постановление   Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      бланк   письма   вице-губернатора   -   руководителя    аппарата
Губернатора   и   Правительства  Волгоградской  области  с  продольным
расположением реквизитов; (Дополнен    -   Постановление   Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      бланк  письма  первого  заместителя  председателя  Правительства
Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
      бланк  письма  первого  заместителя  председателя  Правительства
Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
      бланк письма аппарата Губернатора и Правительства  Волгоградской
области с угловым расположением реквизитов;
      бланки  структурных   подразделений   аппарата   Губернатора   и
Правительства Волгоградской области;
      бланк  Губернатора  Волгоградской  области   для   резолюций   и
поручений;
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
      бланк  вице-губернатора  —  руководителя  аппарата Губернатора и
Правительства Волгоградской области для резолюций и поручений;
(Дополнен    -   Постановление   Губернатора   Волгоградской   области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      бланк    первого    заместителя    председателя    Правительства
Волгоградской области для резолюций и поручений;
      бланк  заместителя  председателя   Правительства   Волгоградской
области для резолюций и поручений.
      Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 1.
      1.4.  Типографским  способом  изготавливаются   следующие   виды
бланков   с   воспроизведением   Герба  Волгоградской  области  (далее
именуются - гербовые бланки):
      бланк постановления Губернатора Волгоградской области;
      бланк распоряжения Губернатора Волгоградской области;
      бланк постановления Правительства Волгоградской области;
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
      бланк  распоряжения   аппарата   Губернатора   и   Правительства
Волгоградской области;
      бланк  письма  Губернатора  Волгоградской  области   с   угловым
расположением реквизитов;
      бланк письма  Губернатора  Волгоградской  области  с  продольным
расположением реквизитов;
      бланк  письма  Правительства  Волгоградской  области  с  угловым
расположением реквизитов;
      бланк письма Правительства Волгоградской  области  с  продольным
расположением реквизитов;
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
       (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской области
       от 16.07.2014 № 614)
      бланк    письма   вице-губернатора   -   руководителя   аппарата
Губернатора   и   Правительства   Волгоградской   области   с  угловым
расположением реквизитов; (Дополнен    -   Постановление   Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      бланк   письма   вице-губернатора   -   руководителя    аппарата
Губернатора   и   Правительства  Волгоградской  области  с  продольным
расположением реквизитов; (Дополнен    -   Постановление   Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      бланк  письма  первого  заместителя  председателя  Правительства
Волгоградской области с угловым расположением реквизитов;
      бланк  письма  первого  заместителя  председателя  Правительства
Волгоградской области с продольным расположением реквизитов;
      бланк письма аппарата Губернатора и Правительства  Волгоградской
области с угловым расположением реквизитов.
      На  вышеперечисленных  гербовых  бланках  типографским  способом
проставляются порядковые номера.
      Другие  виды   гербовых   бланков,   используемых   в   аппарате
Губернатора  и  Правительства Волгоградской области, изготавливаются с
помощью компьютерной техники.
      Изготовление   бланков   структурных   подразделений    аппарата
осуществляется   по  согласованию  с  начальником  отдела  обеспечения
документооборота и делопроизводства.
      1.5.  Организация  работы  по  изготовлению   гербовых   бланков
типографским     способом    возлагается    на    отдел    обеспечения
документооборота и делопроизводства.
      1.6. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков,
изготовленных  типографским  способом,  ведется их учет как документов
строгой   отчетности.   В   аппарате   Губернатора   и   Правительства
Волгоградской   области   ответственность  за  учет  гербовых  бланков
возлагается на отдел обеспечения документооборота и  делопроизводства.
Учет  гербовых  бланков  осуществляется  в  журнале  учета поступления
гербовых бланков.
      Уполномоченные лица структурных подразделений аппарата  получают
гербовые    бланки    в    отделе   обеспечения   документооборота   и
делопроизводства под подпись в журнале выдачи бланков.
      Формы журнала  учета  поступления  гербовых  бланков  и  журнала
выдачи гербовых бланков приведены в приложении 2.
      1.7.  Гербовые  бланки  используются  строго  по  назначению   и
хранятся  в сейфах или металлических шкафах. Передача гербовых бланков
посторонним  лицам  не  допускается.  Ответственность  за  обеспечение
сохранности  гербовых бланков и за правильность их использования несут
уполномоченные лица структурных подразделений аппарата.
      Испорченные и невостребованные  гербовые  бланки,  изготовленные
типографским    способом,    возвращаются    в    отдел    обеспечения
документооборота и делопроизводства для их списания и  уничтожения  по
акту.
      1.8. Документы, издаваемые  от  имени  двух  или  более  органов
исполнительной  власти,  оформляются  на стандартных листах бумаги без
бланка.
      2. Оформление реквизитов документов
      2.1. Для подготовки документов применяется  текстовый  редактор,
обеспечивающий   требования  графического  воспроизведения  реквизитов
документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
      В аппарате Губернатора  и  Правительства  Волгоградской  области
устанавливаются следующие размеры полей на документе:
      2,75 сантиметра - левое;
      2,25 сантиметра - правое;
      2 сантиметра - верхнее;
      2 сантиметра - нижнее.
      Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman (Cyr), диапазон
размеров  шрифта  -  от  12  до  14, диапазон используемых межстрочных
интервалов - от одинарного до двойного.
      При  подготовке  текстов  в  таблицах  для  обеспечения   лучшей
читаемости  данных  допускается  применение  шрифтов  меньших размеров
гарнитуры Arial.
      При  оформлении  отдельных  реквизитов  документов  могут   быть
использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.
      2.2.   Документы,   создаваемые   в   аппарате   Губернатора   и
Правительства   Волгоградской   области,   имеют   стабильный   состав
реквизитов, их расположение и оформление.
      Правилами   делопроизводства   установлен    следующий    состав
реквизитов:
      Герб Волгоградской области;
      наименование органа исполнительной власти Волгоградской области,
наименование структурного подразделения аппарата;
      должность лица — автора документа;
      справочные данные;
      наименование вида документа;
      место составления (издания) документа;
      дата документа;
      регистрационный номер документа;
      адресат;
      наименование (заголовок) либо аннотация документа;
      текст документа;
      ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
      отметка о наличии приложений;
      гриф согласования;
      виза;
      подпись должностного лица;
      гриф утверждения;
      оттиск печати;
      отметка о заверении копии;
      отметка об исполнителе;
      указания по исполнению документа (резолюция);
      отметка о контроле документа;
      отметка об исполнении документа;
      отметка о поступлении документа;
      отметка о конфиденциальности.
      Дополнительно при подготовке документов и в  процессе  работы  с
ними   могут   использоваться   другие  реквизиты,  например,  отметка
"Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие.
      2.3. Правила оформления реквизитов.
      2.3.1. Герб Волгоградской области (реквизит  02*').  Изображение
Герба   Волгоградской  области  помещается  на  бланках  документов  в
соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г.  N
436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".
      На  бланках  документов   Герб   Волгоградской   области   может
изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах, изображение Герба
помещается на верхнем поле бланка документа.  Реквизит  помещается  на
бланк  документа  из  файла  электронной  копии эталонного изображения
Герба Волгоградской области.
      На  бланках,   изготавливаемых   типографским   способом,   Герб
Волгоградской области изображается в многоцветном варианте.
      Размеры изображения Герба Волгоградской области  для  печати  на
бланках документов: высота — 17 миллиметров, ширина -12,75 миллиметра.
      2.3.2. Наименование органа исполнительной  власти  Волгоградской
области  (реквизит  08)  —  Правительство  Волгоградской  области  или
аппарат   Губернатора   и   Правительства    Волгоградской    области.
Наименования  структурных  подразделений  аппарата  на соответствующих
бланках указываются в соответствии с утвержденной структурой  аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области.
      2.3.3.  Должность  лица  -  автора  документа   (реквизит   31).
Наименование  должности  лица - автора документа указывается в бланках
писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
      2.3.4.  Справочные  данные  об  органе   исполнительной   власти
Волгоградской области (реквизит 09).
      Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя:
почтовый  адрес,  номер телефона, факса, официальный адрес электронной
почты,  интернет-адрес  официального  сайта  и  другие   сведения   по
усмотрению   органа   исполнительной   власти  Волгоградской  области,
например: код организации по ОКПО  (проставляется  по  Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД
(проставляется  по   Общероссийскому   классификатору   управленческой
документации),  ОГРН  (основной  государственный регистрационный номер
органа исполнительной власти Волгоградской области -  проставляется  в
соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП
(идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки  на
учет   -  проставляются  в  соответствии  с  документами,  выдаваемыми
налоговыми органами).
      2.3.5. Наименование вида документа (реквизит  10).  Наименование
вида  документа  (постановление,  распоряжение,  протокол,  акт) может
включаться в бланк соответствующего вида документа. Наименование  вида
документа не указывается в письмах.
      2.3.6.  Место  составления  (издания)  документа  (реквизит  14)
указывается при оформлении протоколов.
      2.3.7. Дата документа (реквизит 11).
      Датой документа является  дата  его  подписания  (постановление,
распоряжение,    письмо,    служебная   записка,   акт),   утверждения
(инструкция,  положение,  правила,  регламент,  план,   отчет),   дата
события, зафиксированного в документе (протокол).
      Дата документа проставляется  должностным  лицом,  подписывающим
или   утверждающим   документ,   или   службой   делопроизводства  при
регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке
документа.
      Датой  документа,  издаваемого   совместно   двумя   или   более
организациями, является дата более поздней подписи.
      Дата документа может оформляться двумя способами:
      цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день  месяца,
месяц,  год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (буква "г" после
цифр не ставится), например: 01.11.2012;
      словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр,
наименование   месяца   пишется   словом,   год  указывается  четырьмя
арабскими цифрами, например: 01 ноября 2012 г.
      2.3.8.   Регистрационный   номер   документа   (реквизит    12).
Регистрационный   номер   документа  проставляется  в  соответствии  с
системой регистрации различных видов документов, принятой  в  аппарате
Губернатора  и  Правительства  Волгоградской  области. Регистрационный
номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
      Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из
разделенных   косой   чертой   регистрационных   номеров,  присвоенных
авторами   документа    и    расположенных    в    последовательности,
соответствующей  обозначению  наименований  организаций в заголовочной
части документа.
      2.3.9. Адресат (реквизит 15).
      Документы адресуют в  органы  власти,  организации,  должностным
лицам, структурным подразделениям, гражданам.
      В  реквизите  "Адресат"  допускается   использовать   официально
принятые  сокращенные  наименования  органов  государственной  власти,
органов местного самоуправления, организаций.
      При адресовании документа должностному  лицу  инициалы  ставятся
перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
      Строки реквизита выравниваются по левому  краю  текстового  поля
реквизита   или   центрируются   относительно   самой  длинной  строки
реквизита.
      При адресовании документа в органы  государственной  власти  (их
территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим
лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов  пишутся
в именительном падеже, например:
      Администрация
      Николаевского муниципального района Волгоградской области
      При адресовании документа руководителю организации  наименование
организации   входит   в   состав   наименования  должности  адресата,
наименование должности указывается в дательном падеже, например:
      Генеральному директору ООО"Лидер*
      В.Г.Смирнову
      Почтовый адрес  в  составе  реквизита  "Адресат"  указывается  в
последовательности,  установленной  Правилами  оказания услуг почтовой
связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации
от  15  апреля  2005  г.  N  221 "Об утверждении Правил оказания услуг
почтовой связи".
      Полный  почтовый  адрес  указывается  составителем  документа  в
случае  его  направления  корреспонденту,  не входящему в утвержденный
реестр адресатов на рассылку документов.
      Почтовый адрес  не  указывается  в  документах,  направляемых  в
высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные
органы исполнительной  власти  и  их  территориальные  органы,  органы
государственной     власти     Волгоградской    области,    постоянным
корреспондентам.
      При адресовании письма в организацию указывают ее  наименование,
затем почтовый адрес, например:
      ООО "APT ЛИНИЯ"
      Скосырева ул., д.5, Волгоград, 400131
      При адресовании документа физическому лицу указывают  фамилию  и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
      Петрову П.П.
      ул.Кузнечная, д.  18,  кв.  15,  г.Урюпинск,  Урюпинский  район,
Волгоградская область, 403110
      Документ не должен  содержать  более  четырех  адресатов.  Слово
"Копия"  перед  вторым,  третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
      Если документ отправляется в  несколько  однородных  организаций
(нескольким   должностным   лицам),   то  они  указываются  обобщенно,
например:
      Администрации  муниципальных   районов   и   городских   округов
Волгоградской области
      или
      Руководителям структурных подразделений аппарата  Губернатора  и
Правительства Волгоградской области
      2.3.10. Ссылка на исходящий номер  и  дату  документа  адресанта
(реквизит 13).
      Ссылка на исходящий  номер  и  дату  документа  адресанта  может
включаться   в   состав   реквизитов  бланка  письма  и  проставляться
исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого  реквизита  в
бланке  исключает  необходимость упоминания номера и даты поступившего
документа  в  тексте  письма,  освобождает  текст  от  вспомогательной
информации.
      В случае отсутствия реквизита в бланке ссылка на исходящий номер
и дату документа адресанта дается в начале текста письма, например:
      "Правительством  Волгоградской  области  рассмотрено  письмо  от
03.09.2012  N  А26-13-22138  по  вопросу  обращения  Смирновой  Л.П. о
благоустройстве детских площадок для дошкольных групп...".
      2.3.11.  Наименование  (заголовок)  либо   аннотация   документа
(реквизит 18).
      Наименование (заголовок)  либо  аннотация  документа  —  краткое
содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).
      Заголовок  документа  должен  быть  кратким,  точно   передавать
содержание    документа.   Заголовок   документа   согласовывается   с
наименованием вида документа, например:
      письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;
      Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
      Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
      Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.
      2.3.12. Текст документа (реквизит 20).
      Документы составляются  на  русском  языке  как  государственном
языке   Российской   Федерации.  Текст  документа  излагается  русским
литературным языком с учетом особенностей  официально-делового  стиля,
вида   документа  и  его  назначения  в  управленческой  деятельности.
Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.
      Тексты документов излагаются от:
      1-го  лица  единственного  числа:  приказываю...  подготовить  и
представить  на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении
льготных тарифов...;
      3-го лица единственного  числа:  ...Правительство  Волгоградской
области   постановляет...;   ...аппарат  Губернатора  и  Правительства
Волгоградской области не считает возможным...;
      1-го лица множественного числа: просим представить данные  о...;
представляем   на   рассмотрение   и   утверждение...;  в  протоколах:
слушали...; выступили...; решили (постановили).
      В  совместных  документах  текст  излагают   от   первого   лица
множественного числа: решили...
      В текстах законодательных  и  иных  нормативных  правовых  актов
используются  глаголы  в  форме  настоящего  времени, придающие тексту
предписывающий характер, например:
      "Виза  включает  в  себя  наименование  должности   руководителя
департамента  (комитета,  управления)  или  его  заместителя  и личную
подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";
      "Нормативные предписания оформляются  в  виде  пунктов,  которые
нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".
      В    тексте    документа,    подготовленного    на     основании
законодательных,   иных   нормативных   правовых  актов,  указываются:
наименование вида документа, наименование органа, издавшего  документ,
дата  принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а
также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
      "В  соответствии  с  постановлением  Губернатора   Волгоградской
области  от  10  сентября  2012  г.  N 832 "Об утверждении Положения о
подготовке проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области и
Правительства   Волгоградской   области".  (В  редакции  Постановления
Губернатора Волгоградской области от 16.07.2014 № 614)
      Если текст содержит несколько  поручений,  решений,  выводов,  в
тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
      В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде
таблицы или анкеты.
      Страницы текста нумеруются начиная со  второго  листа  документа
арабскими цифрами посередине верхнего поля.
      2.3.13. Отметка о наличии приложений (реквизит 21).
      Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и
приложений   к   постановлениям,  распоряжениям,  планам,  программам,
отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
      В письмах отметка о приложении оформляется под  текстом  письма.
Если  приложение  названо  в  тексте  письма,  в  отметке о приложении
указывается количество листов  и  количество  экземпляров  приложения,
например:
      Приложение: на 5 л. в 1 экз.
      При наличии нескольких приложений в  отметке  о  приложении  они
нумеруются,  указываются  наименования  каждого приложения, количество
листов и количество экземпляров, например:
      Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3  л.  в  2  экз.  2.
Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
      Если  приложения   сброшюрованы,   то   количество   листов   не
указывается.   Если  приложение  направляют  не  во  все  указанные  в
документе  адреса,  то  отметку  о  его  наличии  оформляют  следующим
образом:
      Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
      На  приложениях  к  постановлениям,   распоряжениям,   правилам,
инструкциям,   положениям,  планам,  программам,  договорам  и  другим
документам  отметка  о  приложении  проставляется  на   первом   листе
приложения в правом верхнем углу.
      Если  приложений  несколько,  они  нумеруются   (ПРИЛОЖЕНИЕ   1,
ПРИЛОЖЕНИЕ  2).  Если  приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о
приложении указывается наименование вида основного документа, его дата
и номер. Например:
      ПРИЛОЖЕНИЕ 2
      к распоряжению Губернатора Волгоградской области
      от 22 октября 2012 г. N 1300-р
      2.3.14. Гриф согласования (реквизит 23).
      Согласование проекта документа с другими организациями, интересы
которых  в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который
состоит из слова СОГЛАСОВАНО  (без  кавычек  и  двоеточия),  должности
лица,    с   которым   согласован   документ   (включая   наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии)
и даты согласования.
      Проект   документа   может   быть   согласован   непосредственно
должностным  лицом,  протоколом  коллегиального  органа  или служебным
письмом, например:
      СОГЛАСОВАНО
      Заместитель председателя Правительства Волгоградской области
      Подпись И.О.Фамилия
      Дата
      СОГЛАСОВАНО
      Письмо министерства образования и науки Волгоградской области от
23.10.2012 N 00-00/000
      Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись"  ближе  к
нижнему полю документа.
      Если содержание документа затрагивает интересы  двух  или  более
организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования. На  основном  документе  в  месте,  предусмотренном  для
расположения  грифов согласования, делается отметка "Лист согласования
прилагается".
      Согласование документа осуществляется с:
      органами исполнительной власти Волгоградской  области,  интересы
которых затрагивает содержание документа;
      территориальными  органами  федеральных  органов  исполнительной
власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);
      с иными организациями (при необходимости).
      2.3.15. Виза (реквизит 24).
      Согласование  проекта  документа   с   должностными   лицами   и
специалистами оформляется визой.
      Виза  включает  в  себя  личную  подпись,  расшифровку   подписи
(инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование
должности лица, визирующего документ. Например:
      Заместитель председателя Правительства Волгоградской области
      Подпись И.О.Фамилия
      Дата
      На  проектах  законодательных   актов   Волгоградской   области,
правовых   актов   Губернатора  Волгоградской  области,  Правительства
Волгоградской области, вице-губернатора -  председателя  Правительства
Волгоградской    области,   аппарата   Губернатора   и   Правительства
Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа проекта документа.
      На документах, подлинники которых  помещаются  в  дела  аппарата
Губернатора  и Правительства Волгоградской области, визы проставляются
на оборотной стороне последнего листа документа.
      В служебных  письмах  визы  проставляются  на  копии  документа,
помещаемой   в   дело,  или  на  оборотной  стороне  последнего  листа
подлинника, если письмо пересылается адресату  по  факсимильной  связи
без досылки подлинника по почте.
      На  внутренних  информационно-справочных  документах  (записках,
справках  и  других)  визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
      Допускается полистное визирование документа и его приложений.
      При наличии  замечаний,  особых  мнений,  дополнений  к  проекту
документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
      Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
      Заместитель председателя Правительства Волгоградской области
      Подпись И.О.Фамилия
      Дата
      Замечания, мнения о проекте документа оформляются  на  отдельном
листе и передаются исполнителю.
      2.3.16. Подпись должностного лица (реквизит 22).
      В  состав  реквизита  входят:   наименование   должности   лица,
подписавшего   документ   (при   использовании   должностного   бланка
наименование  должности  не  указывается),   личная   подпись   и   ее
расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на
уровне  последней  строки  наименования  должности  у  правой  границы
текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.
      Например:
      Губернатор
      Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия
      Не  допускается  подписывать  документы  с  предлогом  "За"  или
проставлением  косой  черты  перед  наименованием должности (добавлять
какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск,
болезнь,   командировка)   или   должность   вакантна,   то   документ
подписывает  заместитель  руководителя,  имеющий   право   подписывать
документы  за руководителя. При этом если в документе указаны вопросы,
относящиеся к компетенции заместителя руководителя  в  соответствии  с
распределением  обязанностей между ним и руководителем, то в документе
указывается его фактическая должность.
      Например:
      И.о.Губернатора
      Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия
      Заместитель председателя Правительства
      Волгоградской области Подпись И.О.Фамилия
      Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки
лицом, подписывающим документ.
      При подписании  документа  несколькими  должностными  лицами  их
подписи   располагаются   одна   под   другой   в  последовательности,
соответствующей иерархии должностей.
      При  подписании  документа  несколькими   лицами,   равными   по
должности,  но  представляющими  разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
      В документах, составленных комиссией, указываются  не  должности
лиц,  подписывающих  документ,  а  их  обязанности в составе комиссии,
например:
      Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия
      Секретарь комиссии Подпись И.О.Фамилия
      Члены комиссии . Подпись И.О.Фамилия
      Подпись И.О.Фамилия
      2.3.17. Гриф утверждения (реквизит 16).
      Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.
      Документ утверждается должностным  лицом  (должностными  лицами)
или   специально  издаваемым  документом.  При  утверждении  документа
должностным лицом гриф утверждения документа должен
      состоять  из  слова  УТВЕРЖДАЮ   (без   кавычек),   наименования
должности   лица,  утверждающего  документ,  его  подписи,  инициалов,
фамилии и даты утверждения, например:
      УТВЕРЖДАЮ
      Губернатор Волгоградской области
      Подпись И.О.Фамилия
      Дата
      При утверждении документа  несколькими  должностными  лицами  их
подписи располагаются на одном уровне.
      При утверждении документа специально издаваемым документом  гриф
утверждения   состоит   из  слов  УТВЕРЖДЕНО  (УТВЕРЖДЕН,  УТВЕРЖДЕНЫ,
УТВЕРЖДЕНА), согласованного в  роде  и  числе  с  видом  утверждаемого
документа  (положение,  план,  правила,  программа), наименования вида
документа в творительном падеже (постановлением), его даты  и  номера,
например:
      УТВЕРЖДЕНО
      постановлением Губернатора Волгоградской области
      от 15 сентября 2012 г. N 835
      2.3.18. Оттиск печати (реквизит 25).
      Оттиск  печати  является  подтверждением   подлинности   подписи
должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в
случаях,  предусмотренных  законодательными  или  иными   нормативными
правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте,
при этом оттиск печати  не  захватывает  личной  подписи  должностного
лица   и   может   захватывать   часть  наименования  должности  лица,
подписавшего документ.
      В документах, подготовленных  на  основе  унифицированных  форм,
печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
      2.3.19. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
      Для свидетельствования верности  копии  (выписки  из  документа)
подлиннику  документа  на последнем листе копии (выписки из документа)
на свободном месте под текстом либо на  обратной  стороне  оформляется
реквизит  "Отметка  о  заверении  копии",  включающий:  слово  "Верно"
("Копия  верна"),  наименование  должности  лица,  заверившего  копию;
личную  подпись,  расшифровку  подписи,  дату  заверения;  печать (при
представлении копии или выписки из документа  в  другую  организацию),
при   необходимости   реквизит   может  содержать  указание  на  место
нахождения подлинника документа.
      Листы многостраничных копий (выписок из  документа)  нумеруются,
отметка  о  заверении  копии  дополняется  указанием количества листов
копии (выписки из документа): "Всего в  копии  ____  л.".  Допускается
заверять  штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа,
отметка "Верно" в таком случае проставляется на лицевой  или  обратной
стороне последнего листа копии документа.
      2.3.20. Отметка об исполнителе (реквизит 27).
      Отметка об исполнителе документа проставляется  в  левом  нижнем
углу лицевой стороны последнего листа документа.
      Отметка включает  инициалы,  фамилию  исполнителя  и  номер  его
телефона, например:
      И.И.Иванов [phone]
      Отметка об исполнителе  документа  может  дополняться  указанием
должности исполнителя.
      2.3.21. Указания по исполнению документа  (резолюция)  (реквизит
17).
      Указания  по  исполнению   документа   (резолюция)   оформляется
непосредственно  на  документе (в заголовочной части документа) или на
бланке должностного лица (для резолюций и поручений).
      Указания по исполнению  документа  включают:  инициалы,  фамилии
исполнителей,   содержание   поручения   (при   необходимости),   срок
исполнения, подпись руководителя и дату, например:
      Н.В.Морозову, И.А.Федосеевой
      Прошу подготовить проект постановления к 25.11.2012
      Подпись Дата
      2.3.22. Отметка о контроле документа (реквизит 19).
      Отметку о контроле проставляют на  документах,  поставленных  на
контроль,  с  помощью  штампа  "Контроль"  на  верхнем  поле документа
справа.
      2.3.23. Отметка об исполнении документа (реквизит 28).
      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит
из  слов  "В  дело",  указания  индекса  дела,  в  которое  помещается
документ, подписи основного исполнителя или руководителя  структурного
подразделения аппарата и даты.
      Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об
особенностях исполнения документа.
      Отметка  об  исполнении  документа  и  направлении  его  в  дело
подписывается   и   датируется  основным  исполнителем  документа  или
руководителем структурного подразделения аппарата, в котором  исполнен
документ.
      2.3.24. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).
      Отметка  о  поступлении  документа  в  аппарат   Губернатора   и
Правительства  Волгоградской области содержит входящий регистрационный
номер и  дату  поступления  документа  (при  необходимости  -  часы  и
минуты).  Допускается  отметку  о  поступлении документа проставлять с
использованием штампа.
      2.3.25. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).
      Отметка   о   конфиденциальности  проставляется  на  документах,
содержащих  информацию,  относимую  к служебной тайне или к иному виду
конфиденциальной  информации.  В  соответствии  с Положением о порядке
обращения  со  служебной  информацией  ограниченного распространения в
федеральных  органах  исполнительной  власти  и  уполномоченном органе
управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением
Правительства  Российской  Федерации  от  03 ноября 1994 г. N 1233 "Об
утверждении  Положения  о  порядке  обращения со служебной информацией
ограниченного  распространения  в  федеральных  органах исполнительной