Постановление Губернатора Волгоградской области от 12.03.2013 № 215

области,  первых заместителей председателя Правительства Волгоградской
области,   заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской
области; (В  редакции  Постановления Губернатора Волгоградской области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      исполнение    поручений   Губернатора   Волгоградской   области,
вице-губернатора  -  руководителя аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской   области   и  Правительства  Волгоградской  области  по
обращениям граждан; (В      редакции     Постановления     Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      сопроводительные  письма  к   проектам   законодательных   актов
Волгоградской    области,    проектам   правовых   актов   Губернатора
Волгоградской области, Правительства Волгоградской области;
      ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
      инициативные письма.
      11.3. При  оформлении  служебных  писем  используются  следующие
реквизиты:
      Герб Волгоградской области;
      наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
      должность лица — автора документа;
      справочные данные об органе исполнительной власти  Волгоградской
области;
      адресат;
      дата документа;
      регистрационный номер документа;
      наименование (заголовок) либо аннотация документа;
      ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
      текст документа;
      отметка о наличии приложений;
      виза;
      подпись должностного лица;
      отметка об исполнителе.
      Письма  финансового  характера,  а  также   письма,   содержащие
обязательства,  заверяются  гербовой  печатью, а в письмах, содержащих
информацию  ограниченного  распространения,  проставляется  отметка  о
конфиденциальности.
      Вышеперечисленные  реквизиты  оформляются   в   соответствии   с
подразделом 2 раздела III Инструкции.
      11.4. Служебные  письма  печатаются  на  бланках  установленного
образца.
      Служебные   письма   за   подписью   руководителей   структурных
подразделений   аппарата  по  вопросам,  входящим  в  их  компетенцию,
оформляются на бланках структурных подразделений аппарата.
      11.5. При оформлении письма на двух и более страницах  вторая  и
последующие   страницы   нумеруются  посередине  верхнего  поля  листа
арабскими цифрами.
      11.6.  В  служебных  письмах   используются   фразы   этикетного
характера  "Уважаемый...!"  -  в  начале  письма  (над  текстом)  и "С
уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед
подписью.  Этикетные  фразы  печатаются  исполнителем  при  подготовке
проекта письма.
      Текст служебного письма излагается: от 1-го лица  множественного
числа  ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение
проект..."  и  др.),  от  3-го  лица  единственного  числа   ("Аппарат
Губернатора   и   Правительства   Волгоградской   области  не  считает
возможным...", "Министерство предлагает рассмотреть  возможность..."),
на  бланках  письма  должностного  лица  - от 1 -го лица единственного
числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным  принять
участие в...").
      11.7. Служебные письма  адресуют  организациям,  их  структурным
подразделениям или конкретным лицам.
      Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации)
в  случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет
принимать решения' по вопросам, поставленным  в  документе.  При  этом
наименование организации входит в наименование должности адресата.
      11.8.  К   проекту   служебного   письма,   подготовленного   на
официальном  бланке,  прилагается  второй  экземпляр проекта письма на
чистом листе формата А4, содержащий визы  исполнителя  письма  и  иных
работников   структурных   подразделений   аппарата,  участвовавших  в
согласовании проекта письма.
      11.9.  Право  подписания  служебных  писем   устанавливается   в
положениях   о   структурных  подразделениях  аппарата  и  должностных
регламентах  с  учетом  особенностей,  установленных  Инструкцией.   В
названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем
при отсутствии руководящих должностных лиц.
      11.10.   Право   подписания  служебных  писем  имеют  Губернатор
Волгоградской  области,  вице-губернатор  - председатель Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатор   -  руководитель  аппарата
Губернатора  и Правительства Волгоградской области, первые заместители
председателя    Правительства   Волгоградской   области,   заместители
председателя    Правительства   Волгоградской   области,   заместители
руководителя   аппарата   Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области, руководители структурных подразделений аппарата. (В  редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      Если должностное лицо, подпись которого заготовлена  на  проекте
документа,  отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель.  При  этом  обязательно  указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
      11.11.  Порядок  подготовки  и   согласования  служебных  писем,
направляемых  отдельным  должностным  лицам и государственным органам,
устанавливается правовым актом Губернатора Волгоградской области.   (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 18.03.2014 г. N 225)
      11.12.   Сроки   подготовки   ответных   писем   устанавливаются
резолюцией  руководителя  на  основании  имеющихся  сроков  исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции.
      В случае если срок подготовки ответных писем не установлен,  они
должны  быть  подготовлены  в  срок,  не  превышающий  30  дней со дня
поступления запроса, обращения в аппарат Губернатора  и  Правительства
Волгоградской области.
      Сроки подготовки инициативных писем определяются  руководителями
структурных подразделений аппарата.
      (В  редакции  Постановления  Губернатора  Волгоградской  области
от 18.03.2014 г. N 225)
      (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской  области
от 18.03.2014 г. N 225)
      (Исключен  -  Постановление  Губернатора  Волгоградской  области
от 18.03.2014 г. N 225)
      12. Телеграммы
      12.1.  Телеграммы  оформляются   на   бумаге   формата   А4   по
установленной форме (приложение 9).
      12.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные  реквизиты:
наименование — телеграмма;
      отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);
      адресат  -  подробный  адрес  с  указанием  почтового   индекса,
позволяющий   обеспечить   доставку   телеграммы  адресату,  и  полное
наименование адресата;
      текст;
      исходящий номер и дата;
      подпись;
      отметка об исполнителе.
      Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если
при   этом   не  искажается  его  содержание),  печатается  через  два
интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и
не   должен   превышать  двух  машинописных  страниц.  При  ответе  на
поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер  и
дату.
      Отдельной  строкой  указываются  должность   и   фамилия   лица,
подписавшего телеграмму.
      Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью,  адресованные  в
несколько  пунктов  и  адресов,  могут  иметь  подпись только на одном
экземпляре и копироваться по количеству  адресатов.  Каждый  экземпляр
телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".
      В  нижней  части  телеграммы  под   чертой,   отделяющей   текст
телеграммы,  указываются  исходящий  номер  и  дата, адрес отправителя
(просп.им.В.И.Ленина,   д.9,    Волгоград,    400098),    наименование
организации   (аппарат   Губернатора   и  Правительства  Волгоградской
области).  Ниже  располагается  реквизит  подписи  должностного  лица,
отметка об исполнителе.
      12.3. Порядок визирования, подписания  и  регистрации  телеграмм
аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
      12.4. Телеграммы для отправки  принимаются  канцелярией  в  двух
экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй
с подписью  должностного  лица  и  визой  исполнителя,  подготовившего
документ, остается в канцелярии.
      12.5. Ответственность за своевременную и качественную подготовку
телеграмм  и  соблюдение  требований  по  их оформлению возлагается на
руководителей  структурных   подразделений   аппарата,   подготовивших
телеграммы,  а  персональная  ответственность  -  на  непосредственных
исполнителей.  Неоформленные  и  неправильно   оформленные   документы
возвращаются исполнителю на доработку.
      12.6. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм  в
один адрес.
      12.7.  Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни
после  17  ч  30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы
отправляются  работником  (дежурным)  отдела  обеспечения деятельности
приемной  Губернатора  Волгоградской  области  управления  протокола и
обеспечения  деятельности  Губернатора  Волгоградской области аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области. (В         редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      При   осуществлении   телеграфной   связи   применяется   единое
учетно-отчетное время - московское.
      13. Факсограммы (факс)
      13.1.  Документы,  требующие  срочного  исполнения,   передаются
адресату с помощью факсимильной связи.
      13.2. Поступающие через факсимильную связь  служебные  письма  и
другие  документы  (факсы)  приравниваются  к  аналогичным официальным
документам. При  необходимости  запрашивается  оригинал  документа  на
бумажном носителе.
      13.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих
факсов  аналогичен порядку, установленному для документов с отметками,
характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
      13.4.   Поступивший   вслед   за   факсом   оригинал   документа
направляется  в  подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией
руководителя к поступившему ранее факсу.
      13.5.   Порядок   оформления   служебных   писем,   отправляемых
структурными  подразделениями  аппарата  через  факсимильную  связь, и
хранения их копий аналогичен  порядку,  установленному  для  служебных
писем.
      13.6.  Запрещается  передавать  посредством  факсимильной  связи
текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
      13.7.  Ответственность  за  содержание  передаваемой  информации
возлагается  на  исполнителя,  подготовившего  документ  к передаче, и
руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата.

                      IV. Организация документооборота                

      1. Общие принципы организации документооборота
      1.1.  Организация  документооборота  в  аппарате  Губернатора  и
Правительства   Волгоградской   области   основывается   на  следующих
принципах:
      централизация операций по приему и отправке документов;
      распределение документов на документопотоки, имеющие  одинаковый
маршрут (маршрутизация документов);
      организация    предварительного     рассмотрения     поступающих
документов;
      исключение  возвратных  движений  документа,  не   обусловленных
служебной необходимостью;
      однократность регистрации документов;
      устранение необоснованных согласований проектов документов;
      регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию
документов;
      внесение конкретных резолюций, точно  определяющих  исполнителя,
поручение и срок исполнения поручений.
      1.2. В документообороте  аппарата  Губернатора  и  Правительства
Волгоградской  области  в соответствии с особенностями технологической
обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая (входящая)
документация,   отправляемая   (исходящая)   документация,  внутренняя
документация.
      1.3. В составе поступающей (входящей)  документации  выделяются:
обращения граждан;
      обращения пользователей информацией;
      документы,  поступившие  от   органов   государственной   власти
Российской  Федерации:  Президента  Российской Федерации, Федерального
Собрания Российской  Федерации,  Правительства  Российской  Федерации,
федеральных   органов  исполнительной  власти,  Конституционного  Суда
Российской Федерации, Верховного Суда  Российской  Федерации,  Высшего
Арбитражного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской
Федерации, Центральной избирательной  комиссии  Российской  Федерации,
Счетной   палаты   Российской   Федерации,   Генеральной   прокуратуры
Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в  Российской
Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;
      документы, поступившие от Волгоградской областной Думы;
      документы,  поступившие   от   органов   исполнительной   власти
Волгоградской области;
      документы, поступившие от других органов государственной власти,
органов   местного   самоуправления   Волгоградской   области  и  иных
субъектов Российской Федерации;
      документы, поступившие от других юридических и  физических  лиц,
расположенных на территории Российской Федерации;
      документы, поступившие от иностранных корреспондентов.
      1.4.  В  аппарате  Губернатора  и  Правительства   Волгоградской
области  доставка  и  отправка  документов  осуществляются  средствами
почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской  связи
(нарочным).
      2. Прием и первичная обработка поступающих документов
      2.1. Вся корреспонденция, поступившая в  аппарат  Губернатора  и
Правительства   Волгоградской   области,   принимается  и  учитывается
централизованно в канцелярии.
      2.2.   При   вскрытии   конвертов    проверяется    правильность
адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним,
сверяется  соответствие  их  номеров  учетным  номерам,  указанным  на
конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом
виде.
      2.3. При обнаружении некомплектности или  повреждения  документа
составляется  акт  в  трех  экземплярах: первый остается в канцелярии,
второй приобщается к поступившему  материалу,  а  третий  направляется
отправителю документа.
      На оборотной стороне последнего  листа  поврежденного  документа
делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
      2.4.  Конверты  от  поступивших  документов  не  уничтожаются  в
случаях,  когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату
отправки  и  получения  документов.   Неправильно   адресованные   или
оформленные,  ошибочно  вложенные документы пересылаются по назначению
или возвращаются отправителю.
      2.5. Все входящие документы  проходят  первичную  сортировку  на
подлежащие  и  не  подлежащие  регистрации.  Не  подлежат  регистрации
следующие виды документов:
      документы, не требующие исполнения и не  содержащие  информации,
используемой  в  справочных  целях, - пригласительные, поздравительные
письма и телеграммы, билеты;
      планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов  и  других
подобных мероприятий;
      документы  по  бухгалтерскому  учету,   материально-техническому
обеспечению,   плановые   и   финансовые  документы,  поступающие  без
сопроводительного письма;
      рекламные документы, коммерческие предложения;
      печатные издания;
      унифицированные формы и бланки документов;
      другие виды документов.
      2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:  
      обращения  граждан  —  для  передачи  их  в  отдел  по  работе с
обращениями граждан и организаций аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской области (далее именуется - отдел по работе с обращениями
граждан); (В  редакции Постановления Губернатора Волгоградской области
от 18.03.2014 г. N 225)
      документы по вопросам, относящимся к компетенции координационных
и  совещательных  органов при Губернаторе Волгоградской области, — для
передачи их в соответствующие координационные и  совещательные  органы
(их рабочие аппараты);
      документы, поступившие в  канцелярию,  но  адресованные  органам
исполнительной  власти  Волгоградской  области,  —  для  передачи их в
соответствующие органы исполнительной власти;
      документы,  требующие  обязательного  рассмотрения  Губернатором
Волгоградской области, вице-губернатором - председателем Правительства
Волгоградской  области,  вице-губернатором  —  руководителем  аппарата
Губернатора    и    Правительства   Волгоградской   области,   первыми
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
заместителями председателя Правительства Волгоградской области;     (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      документы,  не требующие обязательного рассмотрения Губернатором
Волгоградской области, вице-губернатором – председателем Правительства
Волгоградской  области,  вице-губернатором  —  руководителем  аппарата
Губернатора    и    Правительства   Волгоградской   области,   первыми
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
заместителями   председателя  Правительства  Волгоградской  области  и
передаваемые непосредственно в структурные подразделения аппарата.  (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      3. Предварительное рассмотрение документов
      3.1.   Канцелярией   проводится   предварительное   рассмотрение
документов   в   целях   выделения   из   всего   массива  поступившей
корреспонденции   документов,   требующих  обязательного  рассмотрения
Губернатором  Волгоградской области, вице-губернатором - председателем
Правительства Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем
аппарата  Губернатора  и  Правительства Волгоградской области, первыми
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
заместителями председателя Правительства Волгоградской области.     (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      3.2. Основанием для принятия  решения  в  ходе  предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа
соответствующему должностному лицу.
      3.3.   Результатом   предварительного   рассмотрения    является
направление  документа на вынесение резолюции [поручения (указания) по
исполнению документа].
      3.4.     Документы,    требующие    рассмотрения    Губернатором
Волгоградской области, вице-губернатором - председателем Правительства
Волгоградской     области,    первыми    заместителями    председателя
Правительства   Волгоградской   области,   заместителями  председателя
Правительства  Волгоградской  области,  направляются в соответствующие
приемные   согласно   распределению  обязанностей  между  Губернатором
Волгоградской области, вице-губернатором - председателем Правительства
Волгоградской  области,  вице-губернатором  -  руководителем  аппарата
Губернатора    и    Правительства   Волгоградской   области,   первыми
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
установленному правовым актом. (В  редакции  Постановления Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      3.5.   Документы   по   вопросам,   не   требующим  рассмотрения
Губернатором  Волгоградской области, вице-губернатором — председателем
Правительства Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем
аппарата  Губернатора  и  Правительства Волгоградской области, первыми
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
заместителями   председателя   Правительства   Волгоградской  области,
направляются непосредственно в структурные подразделения аппарата.  (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      3.6. В ходе предварительного рассмотрения документов канцелярией
из   общего   потока   документов  выделяются  документы  с  отметками
"Срочно", "Оперативно"  или  документы,  имеющие  очень  сжатые  сроки
исполнения.  В  верхней  части первого листа такого документа ставится
штамп красного цвета "Срок!".
      4. Регистрация поступающих (входящих) документов
      4.1. Поступившие (входящие) документы,  подлежащие  регистрации,
после   их   предварительной   обработки  регистрируются  канцелярией.
Регистрация поступивших (входящих) документов производится  независимо
от  способа  их  доставки  [почтовой  связью,  фельдъегерской  связью,
электросвязью  или  курьерской  связью   (нарочным)],   передачи   или
создания.
      Передача    документов    Губернатору   Волгоградской   области,
вице-губернатору  -  председателю Правительства Волгоградской области,
вице-губернатору  -  руководителю аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской  области, первым заместителям председателя Правительства
Волгоградской   области,   заместителям   председателя   Правительства
Волгоградской области без регистрации в канцелярии не допускается.  (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      Документы регистрируются в день их поступления  либо,  в  случае
если  документы  поступили  после 16 часов или в нерабочее время, - на
следующий рабочий день. Документы с  отметкой  "Срок!"  регистрируются
незамедлительно.
      Регистрация  документов  производится  в   пределах   выделенных
документопотоков.   В   качестве   отдельных  регистрируемых  массивов
документов выделяются: документы, поступающие из  вышестоящих  органов
власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.
      На  поступающих  (входящих)  документах  на  бумажном  носителе,
подлежащих   регистрации,  в  нижней  части  первого  листа  документа
проставляется отметка о  поступлении  документа  с  указанием  даты  и
входящего     регистрационного     номера,    являющихся    уникальным
идентификатором документа в системе управления документами.
      4.2.   При   регистрации   входящим   документам   присваивается
регистрационный номер, состоящий из:
      индекса структурного подразделения  аппарата,  определяемый  при
предварительном  рассмотрении  документа канцелярией и присваиваемый в
соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата;
      проставляемого через дефис  индекса  дела  по  номенклатуре  дел
канцелярии;
      проставляемого через косую черту порядкового номера документа  в
пределах календарного года.
      Например: N 03-2/16023.
      4.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа
вносится следующая информация:
      тип документа;
      краткое содержание документа;
      дата документа;
      номер документа;
      адресант;
      должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
      адресат;
      вид доставки документа;
      количество листов;
      состав приложения;
      индекс структурного подразделения аппарата;
      индекс дела;
      регистрационный номер;
      дата регистрации;
      сведения о документах, связанных с ним.
      4.4.   Зарегистрированные   документы  доставляются  работниками
канцелярии    в    приемные    Губернатора    Волгоградской   области,
вице-губернатора  -  председателя Правительства Волгоградской области,
вице-губернатора  -  руководителя аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской  области, первых заместителей председателя Правительства
Волгоградской   области,   заместителей   председателя   Правительства
Волгоградской области и в структурные подразделения аппарата в 10 ч 30
мин.,  15  ч  30  мин.,  17 ч 00 мин. Телеграммы, федеральные правовые
акты,  документы  с  пометкой  "Для  служебного  пользования", проекты
законов,  представляемые  Волгоградской  областной Думой на подписание
Губернатору   Волгоградской   области,   а   также   документы  отдела
государственных наград управления по вопросам государственной службы и
кадров  аппарата  Губернатора  и Правительства Волгоградской области и
финансового    управления   аппарата   Губернатора   и   Правительства
Волгоградской области доставляются под подпись. (В            редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      Документы с  отметкой  "Срок!"  доставляются  незамедлительно  в
отдельной  папке  под  подпись  в  реестре  с указанием даты и времени
передачи.
      Время   прохождения  документа  с  отметкой  "Срок!"  с  момента
поступления   в   канцелярию   до  момента  передачи  его  в  приемную
Губернатора  Волгоградской  области,  вице-губернатора  - председателя
Правительства  Волгоградской  области, вице-губернатора - руководителя
аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской области, первых
заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской   области,
заместителей  председателя  Правительства Волгоградской области должно
составлять не более одного часа. (В редакции Постановления Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      Срочная   корреспонденция,  поступившая  после  17  ч  30  мин.,
доставляется  работнику  (дежурному)  отдела  обеспечения деятельности
приемной  Губернатора  Волгоградской  области  управления  протокола и
обеспечения  деятельности  Губернатора  Волгоградской области аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области. (В         редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      5.  Порядок  рассмотрения   документов   и   доведения   их   до
исполнителей
      5.1.   Корреспонденция,   поступившая   в    приемные,    должна
рассматриваться руководством в день ее доставки.
      Документы  с отметкой "Срок!" передаются работниками приемных на
рассмотрение  Губернатору  Волгоградской  области,  вице-губернатору -
председателю  Правительства  Волгоградской области, вице-губернатору —
руководителю   аппарата   Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области,  первым заместителям председателя Правительства Волгоградской
области, заместителям председателя Правительства Волгоградской области
немедленно. (В   редакции   Постановления   Губернатора  Волгоградской
области от 22.11.2013 г. N 1198)
      5.2. Поручения  по  исполнению  документов  оформляются  в  виде
резолюций.   В  состав  резолюции  включаются  следующие  обязательные
элементы: поручение исполнителю, содержание действий, срок исполнения,
личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.
      Резолюция пишется  на  бланке  поручения  или  на  первом  листе
документа.
      Поручение об исполнении документа дается,  как  правило,  одному
должностному лицу. Если поручение об исполнении поступившего документа
дается нескольким  лицам,  то  лицо,  указанное  в  резолюции  первым,
является ответственным исполнителем, остальные лица - соисполнителями.
      5.3.  Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В
случае  невозможности немедленного оформления резолюции по документу у
Губернатора  Волгоградской  области,  вице-губернатора  - председателя
Правительства  Волгоградской  области, вице-губернатора - руководителя
аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской области, первых
заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской   области,
заместителей    председателя   Правительства   Волгоградской   области
заместитель   руководителя   аппарата   Губернатора   и  Правительства
Волгоградской   области,   осуществляющий   координацию   и   контроль
деятельности    помощников    Губернатора    Волгоградской    области,
руководитель  соответствующего  секретариата согласовывает кандидатуру
ответственного  исполнителя  в  рабочем  порядке  (по  телефону)  либо
определяет его самостоятельно. (В  редакции  Постановления Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      5.4.   После   рассмотрения   документ   передается  специалисту
приемной,  который,  в  свою  очередь, переносит поручение Губернатора
Волгоградской  области,  вице-губернатора - председателя Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатора  -  руководителя  аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей
председателя   Правительства   Волгоградской   области,   заместителей
председателя  Правительства  Волгоградской  области  в  соответствии с
резолюцией  в  регистрационно-контрольную  карточку (далее именуется -
РКК).  В  первую  очередь  вносятся резолюции по документам с отметкой
"Срок!". (В  редакции  Постановления Губернатора Волгоградской области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      Работа   в   РКК   осуществляется   только    под    собственным
идентификатором и паролем пользователя.
      5.5.  Документы  с  отметками "Срок!" доводятся секретариатом до
сведения  ответственных  исполнителей  (посредством факса, электронной
почты).    Если    исполнителями   документов   являются   структурные
подразделения  аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской
области,  то  сообщается  о  направлении  данного  документа в системе
электронного документооборота. (В  редакции  Постановления Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      Время  прохождения  документа  с  отметкой  "Срок!"  с   момента
поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе
электронного документооборота,  по  факсу,  электронной  почте  должно
составлять не более одного часа.
      5.6. Документы,  которые  исполняются  несколькими  структурными
подразделениями аппарата, передаются им одновременно в копиях.
      Подлинник  документа  передается   ответственному   исполнителю,
соисполнителям направляются копии.
      На  оригиналах  документов,  направляемых   в   подведомственные
организации, ставится штамп "Подлежит возврату".
      5.7.   Все  документы,  в  том  числе  документы  с  поручениями
Губернатора  Волгоградской  области,  вице-губернатора  - председателя
Правительства  Волгоградской  области, вице-губернатора - руководителя
аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской области, первых
заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской   области,
заместителей   председателя  Правительства  Волгоградской  области,  в
соответствии  с реестром адресатов для рассылки документа направляются
для  исполнения  в  структурные  подразделения  аппарата  и  в  органы
исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.       (В
редакции     Постановления     Губернатора    Волгоградской    области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      5.8.   Передача   зарегистрированного   документа   из    одного
структурного  подразделения аппарата в другое в случае переадресования
производится  канцелярией  с  переоформлением  резолюции   должностным
лицом, поручившим рассмотреть документ.
      5.9. Прием и учет поступивших  в  органы  исполнительной  власти
Волгоградской  области  документов,  зарегистрированных  в канцелярии,
осуществляется  специалистами  данных  органов  исполнительной  власти
Волгоградской области.
      6. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами
      6.1.   Все  документы,  в  том  числе  документы  с  поручениями
Губернатора  Волгоградской  области,  вице-губернатора  - председателя
Правительства  Волгоградской  области, вице-губернатора - руководителя
аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской области, первых
заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской   области,
заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской   области,
направляются  для  исполнения  в  структурные подразделения аппарата и
органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.
(В    редакции   Постановления   Губернатора   Волгоградской   области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      6.2. Структурные  подразделения  аппарата  или  непосредственный
исполнитель  (соисполнитель)  получают  входящие  документы в возможно
короткие сроки (в день их рассмотрения  соответствующим  руководителем
или на следующий рабочий день).
      Руководители  структурных  подразделений   аппарата   организуют
исполнение    поступивших    документов.    Рассмотрение    документов
производится,  как  правило,  в  день  их  поступления  в  структурное
подразделение аппарата.
      6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям,
то  ответственный  исполнитель  несет  ответственность  за  исполнение
поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации
их работы.
      Соисполнители    представляют     ответственному     исполнителю
предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение
поручения  в  целом,  согласно  своей  сфере  ведения.   Ответственный
исполнитель  определяет  порядок  согласования  и подготовки итогового
проекта документа. При необходимости  исполнения  поручения  в  сжатые
сроки  ответственный  исполнитель  организует  исполнение  поручения в
оперативном порядке,  для  чего  создает  рабочие  группы  и  проводит
согласительные совещания.
      6.4. Работники структурных  подразделений  аппарата  в  процессе
исполнения входящего документа осуществляют:
      сбор и обработку необходимой информации;
      подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа  и  всех
необходимых   приложений   с   соблюдением   правил  документирования,
установленных в аппарате;
      согласование  проекта  отправляемого  (исходящего)  документа  с
заинтересованными лицами;
      доработку  проекта  отправляемого  (исходящего)   документа   по
замечаниям, полученным в ходе согласования;
      в необходимых случаях подготовку списка  рассылки  отправляемого
(исходящего) документа;
      представление проекта отправляемого  (исходящего)  документа  на
подпись руководителю;
      регистрацию  отправляемого  (исходящего)  документа  в   системе
электронного документооборота.
      6.5. Исполнитель не должен разглашать содержание  поступивших  к
нему   входящих  документов  и  подготовленных  проектов  отправляемых
документов,  с  ними  могут  быть  ознакомлены  только  лица,  имеющие
отношение к их исполнению.
      6.6.  Ответственность  за  своевременность  исполнения,  учет  и
сохранность  служебных  документов,  поступивших  на  имя  Губернатора
Волгоградской  области,  вице-губернатора - председателя Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатора  -  руководителя  аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей
председателя   Правительства   Волгоградской   области,   заместителей
председателя Правительства Волгоградской области, несут руководители и
сотрудники структурных подразделений аппарата. (В             редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      6.7. Исполненные в установленный  срок  документы  передаются  в
канцелярию   для   формирования  дел  в  соответствии  с  утвержденной
номенклатурой дел.
      Отметка  об  исполнении  документа  включает  следующие  данные:
ссылку  на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении,
или при отсутствии такого документа - краткие сведения об  исполнении;
слова "В дело"; подпись и дату.
      7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
      7.1. Ответственность за составление и  оформление  отправляемого
(исходящего)  документа возлагается на головного исполнителя документа
(структурное подразделение аппарата или должностное лицо).
      7.2.  Для  отправки  документов,  не  имеющих  адресной   части,
готовятся сопроводительные письма.
      7.3. До  представления  на  подпись  руководителю  ответственный
исполнитель    проверяет    правильность    оформления   отправляемого
(исходящего) документа,  его  адресования,  наличие  необходимых  виз,
приложений.
      7.4.    Отправляемые    (исходящие)    документы,    подписанные
руководителем, передаются на регистрацию.
      Регистрация    исходящих    писем,    подписанных   Губернатором
Волгоградской     области,    осуществляется    работниками    сектора
документационного  обеспечения  отдела организационной работы аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области. (В         редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      Регистрация  исходящих  писем,  подписанных  вице-губернатором -
председателем Правительства Волгоградской области, вице-губернатором -
руководителем   аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области,     первыми    заместителями    председателя    Правительства
Волгоградской   области,   заместителями   председателя  Правительства
Волгоградской   области,   осуществляется   работниками  секретариатов
вице-губернатора  -председателя  Правительства  Волгоградской области,
вице-губернатора  -  руководителя аппарата Губернатора и Правительства
Волгоградской  области, первых заместителей председателя Правительства
Волгоградской   области,   заместителей   председателя   Правительства
Волгоградской области. (В     редакции    Постановления    Губернатора
Волгоградской области от 22.11.2013 г. N 1198)
      Регистрация   исходящих   писем,   подписанных    руководителями
структурных   подразделений   аппарата,   осуществляется   работниками
соответствующих структурных подразделений аппарата.
      Не  допускается  регистрация   исходящих   служебных   писем   с
нарушением  установленного  порядка  и при отсутствии всех необходимых
согласований (виз) соответствующих должностных лиц.
      7.5.    Регистрация    отправляемых    (исходящих)    документов
осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
      7.6. Регистрационный номер  и  дата  отправляемого  (исходящего)
документа  проставляются  на  подлиннике  документа,  оформленного  на
бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся  в  деле
структурного подразделения аппарата.
      7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа  с  приложениями
заверяется  отметкой  "Верно:  должность, подпись, расшифровка подписи
лица, наделенного данными полномочиями, дата"  и  подшивается  в  дело
(входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с
документом-ответом). :
      7.8. Отправку исходящей  корреспонденции  на  бумажном  носителе
осуществляет   канцелярия.   При  получении  документов  для  отправки
работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров,  а
на  письмах-ответах  —  ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие
приложений,  указанных  в  основном  или  сопроводительном  документе,
правильность    оформления    отправляемых   (исходящих)   документов,
производят их сортировку по способу  отправления  (простая,  заказная,
международная).   Неправильно   оформленные  отправляемые  (исходящие)
документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются
и возвращаются исполнителю.
      7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации
или  на  следующий  рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат
отправке в первую очередь. В случае  направления  копии  отправляемого
(исходящего)  документа  средствами факсимильной связи или электронным
сообщением адресату досылается подлинник документа.
      7.10.  Исходящие  документы,  отправляемые  средствами  почтовой
связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более
чем в четыре адреса - в соответствии с  указателем  рассылки,  который
составляется   исполнителем   отправляемого  (исходящего)  документа],
проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое  отделение
связи.  Исходящие  документы, отправляемые средствами почтовой связи в
один адрес,  вкладываются  в  один  конверт.  На  исходящие  документы
заказного  характера составляется реестр, который затем возвращается в
канцелярию с распиской работников почтового отделения связи.
      Обработка исходящих документов для отправки средствами  почтовой
связи   осуществляется  в  соответствии  с  Правилами  оказания  услуг
почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства  Российской
Федерации  от  15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении правил оказания
услуг  почтовой  связи",  для  отправки   телеграфной   связью   -   в
соответствии   с   Правилами   оказания   услуг   телеграфной   связи,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от  15
апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной
связи".
      7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки,
согласования,   подписания  и  регистрации  соответствует  прохождению
отправляемых (исходящих) документов, а на этапе  приема,  регистрации,
рассмотрения,  контроля  исполнения,  исполнения,  направления в дело,
хранения - поступающих (входящих) документов.
      8. Переписка с иностранными корреспондентами, дипломатическими и
торговыми   представительствами  Российской  Федерации,  Министерством
иностранных дел Российской Федерации
      8.1. Переписка с органами власти, дипломатическими  и  торговыми
представительствами    зарубежных   стран,   посольствами,   торговыми
представительствами  Российской  Федерации  за  рубежом  и  с  другими
иностранными   корреспондентами   осуществляется   по  согласованию  с
министерством  экономики,  внешнеэкономических  связей  и   инвестиций
Волгоградской области (далее именуется - министерство экономики).
      8.2. Проект обращения к корреспондентам, перечисленным в  пункте
8.1,   разрабатывается  органом  исполнительной  власти  Волгоградской
области или структурным  подразделением  аппарата,  согласовывается  с
первым    заместителем,    заместителем   председателя   Правительства
Волгоградской области  согласно  сфере  ведения  и  представляется  на
согласование   в  министерство  экономики  с  приложением  материалов,
свидетельствующих о необходимости направления такого обращения.
      8.3. Министерство экономики в течение  трех  дней  рассматривает
проект  обращения и согласовывает его, либо указывает на необходимость
его доработки, либо  отказывает  в  согласовании  с  указанием  причин
отказа.
      8.4.  В  случае  согласования  проекта  обращения  министерством
экономики   исполнитель   обеспечивает   оформление   обращения,   его
подписание и  направление  в  установленном  порядке  адресату.  Копия
такого  обращения направляется в министерство экономики одновременно с
направлением обращения адресату.
      8.5.  В  случае  необходимости   доработки   проекта   обращения
исполнитель обеспечивает его доработку и представляет проект обращения
на повторное рассмотрение в министерство экономики.
      8.6.  Официальный  перевод  на  иностранный   язык   документов,
отправляемых  иностранным  корреспондентам,  и перевод на русский язык
документов, получаемых от  иностранных  корреспондентов,  осуществляет
уполномоченная в установленном порядке организация.
      8.7.  Корреспонденция,  поступающая  в  аппарат  Губернатора   и
Правительства  Волгоградской  области на иностранном языке, передается
для предварительной оценки в министерство экономики.
      9. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи
(факсимиле)
      9.1.  Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле)
могут   иметь  Губернатор  Волгоградской  области,  вице-губернатор  -
председатель   Правительства  Волгоградской  области,  вице-губернатор
-руководитель   аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской
области,  первые  заместители председателя Правительства Волгоградской
области, заместители председателя Правительства Волгоградской области.
(В    редакции   Постановления   Губернатора   Волгоградской   области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      9.2.  Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле)
Губернатора   Волгоградской  области,  вице-губернатора  -председателя
Правительства  Волгоградской  области, вице-губернатора — руководителя
аппарата  Губернатора  и  Правительства  Волгоградской области, первых
заместителей   председателя   Правительства   Волгоградской   области,
заместителей  председателя  Правительства  Волгоградской области могут
использоваться для заверения следующих документов: (В         редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      Почетных   грамот   Губернатора    Волгоградской    области    и
Благодарственных писем Губернатора Волгоградской области;
      поздравительных, приветственных писем;
      приглашений;
      информационных писем, извещений и уведомлений.
      9.3.  В  целях  оперативного  рассмотрения  документов  штампы с
факсимильным    воспроизведением   подписи   (факсимиле)   Губернатора
Волгоградской  области,  вице-губернатора - председателя Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатора  -  руководителя  аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей
председателя  Правительства Волгоградской области могут использоваться
при оформлении резолюции указанных должностных лиц. (В        редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      В  этом  случае  заместитель руководителя аппарата Губернатора и
Правительства  Волгоградской  области,  осуществляющий  координацию  и
контроль  деятельности  помощников  Губернатора Волгоградской области,
руководитель   соответствующего   секретариата   используют  штампы  с
факсимильным    воспроизведением   подписи   (факсимиле)   Губернатора
Волгоградской  области,  вице-губернатора - председателя Правительства
Волгоградской   области,   вице-губернатора  -  руководителя  аппарата
Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей
председателя   Правительства   Волгоградской   области  для  заверения
резолюции  к документу после согласования (в том числе по телефону или
путем  использования  иных  средств  связи)  с указанными должностными
лицами   кандидатуры   ответственного  исполнителя  и  соисполнителей,
содержания поручения и сроков его исполнения. (В              редакции
Постановления         Губернатора         Волгоградской        области
от 22.11.2013 г. N 1198)
      9.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи  (факсимиле)
заместителей  председателя  Правительства  Волгоградской области могут
использоваться руководителями соответствующих секретариатов только при
оформлении   резолюции   по   документу   с   отметкой  "Срок!"  после
согласования (в том числе по телефону  или  путем  использования  иных
средств связи) с заместителем председателя Правительства Волгоградской
области  кандидатуры  ответственного  исполнителя  и   соисполнителей,
содержания поручения и срока его исполнения.
      10. Учет и анализ объема документооборота
      10.1.   Учет   объема   документооборота   ведется    в    целях
совершенствования   организации   работы   с   документами  и  расчета
оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
      Анализ объема  документооборота,  структуры  документопотоков  и
содержания   документов,   поступающих   в   аппарат   Губернатора   и
Правительства Волгоградской области и создаваемых им, ведется в  целях
рационального      распределения      документопотоков,      повышения
исполнительской  дисциплины,  качества  и  эффективности   принимаемых
решений.
      10.2. Данные о количестве документов  анализируются,  обобщаются
службой  делопроизводства  и  представляются в установленном порядке в
виде справок (сводок, отчетов).
      10.3. Учет количества документов проводится  по  регистрационным
данным в канцелярии.
      За  единицу  учета  количества   документов   принимается   один
экземпляр  документа  (подлинник  или  копия,  если  это  единственный
экземпляр документа). Экземпляры документа,  получаемые  в  результате
копирования  или тиражирования документа, в объеме документооборота не
учитываются.
      Учет копируемых и тиражируемых документов  ведется  отдельно  по
учетным  данным  сотрудников  отдела  обеспечения  документооборота  и
делопроизводства,  осуществляющих  данную  работу,   для   определения
загрузки    технических   средств,   расчета   потребности   в   новом
оборудовании, нормирования труда.
      При учете отправляемых (исходящих)  документов  сопроводительное
письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

                     V. Рассмотрение обращений граждан               

      Рассмотрение обращений граждан осуществляется в  соответствии  с
положением,  утверждаемым  правовым  актом  Губернатора  Волгоградской
области. (В  редакции  Постановления Губернатора Волгоградской области
от 18.03.2014 г. N 225)

                   VI. Контроль за исполнением документов             

      Контроль  за  исполнением  документов  в  аппарате Губернатора и