Постановление Губернатора Волгоградской области от 13.04.2015 № 315

3.2. Работа с отправляемыми (исходящими)

электронными документами

3.2.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа, внесение сведений о связанных электронных документах);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

3.2.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа заинтересованными лицами аппарата Губернатора Волгоградской области;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

3.2.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

3.2.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю (исполнителю) при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем (исполнителем) проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

3.2.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель (исполнитель) обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

3.2.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

В РКК заполняется поле "Дело по номенклатуре" в соответствии с номенклатурой дел, регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.

После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.

3.2.7. Для бумажной версии электронного документа, отправляемого адресату(ам), не имеющему(им) доступа к системе электронного документооборота, дополнительно производятся следующие действия:

на этапе регистрации производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа в необходимом количестве

экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись лицу, выполнившему процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

после завершения процедуры регистрации и подписания отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование;

на этапе сканирования осуществляется создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление кРКК;

после завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.

3.3. Направление электронного документа в дело

3.3.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело (службой делопроизводства либо лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях аппарата) заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел аппарата.

3.3.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

3.4. Хранение электронных документов

3.4.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.4.2. Место хранения электронных документов в системе электронного документооборота до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в аппарате Губернатора Волгоградской области программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Администрацией Волгоградской области органа исполнительной власти в области архивного дела.

3.4.3 Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронной подписи хранимых электронных документов.

3.4.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

3.4.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота службой делопроизводства.

3.4.6. Сформированный в системе электронного документо­оборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

3.4.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

3.4.8. После истечения установленного срока хранения электронные документы временного срока хранения подлежат уничтожению. Электронные документы постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.4.9. До принятия правового акта, устанавливающего порядок приема на хранение электронных документов, на хранение передается заверенная бумажная копия электронного документа.

Бумажная копия электронного документа, передаваемого на хранение, заверяется собственноручной подписью уполномоченного лица.

3.5. Работа с внутренними документами

3.5.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области могут создаваться внутренние документы. Участниками внутреннего электронного документооборота являются Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор — руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата и иные работники аппарата Губернатора Волгоградской области.

3.5.2. Обработка внутренних документов осуществляется посредством системы электронного документооборота в порядке, предусмотренном подразделами 3.1.2, 3.1.4, 3.1.5, 3.3, 3.4 настоящего раздела Инструкции.

3.5.3. Прохождение внутренних электронных документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

X. Изготовление, учет, хранение и уничтожение

печатей, штампов

Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов в аппарате Губернатора Волгоградской области устанавливается распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области.