Постановление Губернатора Волгоградской области от 13.04.2015 № 315

11.12. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступ­ления запроса, обращения в аппарат Губернатора Волгоградской области.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руко­водителями структурных подразделений аппарата.

12. Телеграммы

12.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 9).

12.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты: наименование - телеграмма;

отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);

адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;

текст;

исходящий номер и дата;

подпись.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.

Отдельной строкой указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".

В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются исходящий номер и дата, адрес отправителя (просп.им.В.И.Ленина, д.9, Волгоград, 400098), наименование организации (аппарат Губернатора Волгоградской области). Ниже располагается реквизит подписи должностного лица, отметка об исполнителе.

12.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

12.4. При подготовке поздравительных телеграмм от имени Губернатора Волгоградской области действует следующий порядок: проекты телеграмм готовятся помощником Губернатора Волгоградской области и визируются заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области.

12.5. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии.

12.6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

12.7. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.

12.8. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются работником (дежурным) сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области отдела протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское.

13. Факсограммы (факс)

13.1. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.

13.2. Поступающие через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсы) приравниваются к аналогичным официальным документам. При необходимости запрашивается оригинал документа на бумажном носителе.

13.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

13.4. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководителя к поступившему ранее факсу.

13.5. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями аппарата через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

13.6. Запрещается передавать посредством факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

13.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата.

IV. Организация документооборота

1. Общие принципы организации документооборота

1.1. Организация документооборота в аппарате Губернатора Волгоградской области основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

1.2. В документообороте аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая (входящая) документация, отправляемая (исходящая) документация, внутренняя документация.

1.3. В составе поступающей (входящей) документации выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией;

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие от Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие от органов исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие от других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

1.4. В аппарате Губернатора Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным).

2. Прием и первичная обработка поступающих документов

2.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Губернатора Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

2.3. При обнаружении некомплектности или повреждения документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

другие виды документов.

2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:

обращения и запросы граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, - для передачи их в отдел по работе с обращениями граждан и организаций аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется — отдел по работе с обращениями граждан и организаций);

документы по вопросам, относящимся к компетенции координационных и совещательных органов при Губернаторе Волгоградской области, — для передачи их в соответствующие координационные и совещательные органы (их рабочие аппараты);

документы, поступившие в канцелярию, но адресованные органам исполнительной власти Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие органы исполнительной власти;

документы, требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором — руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области;

документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области и передаваемые непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3. Предварительное рассмотрение документов

3.1. Канцелярией проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области.

3.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение резолюции [поручения (указания) по исполнению документа].

3.4. Документы, требующие рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, направляются в соответствующие приемные согласно распределению обязанностей между Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, установленному правовым актом.

3.5. Документы по вопросам, не требующим рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, направляются непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3.6. В ходе предварительного рассмотрения документов канцелярией из общего потока документов выделяются документы с отметками "Срочно", "Оперативно" или документы, имеющие очень сжатые сроки исполнения. В верхней части первого листа такого документа ставится штамп красного цвета "Срок!".

4. Регистрация поступающих (входящих) документов

4.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются канцелярией. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Передача документов Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области, первым заместителям Губернатора Волгоградской области, заместителям Губернатора Волгоградской области без регистрации в канцелярии не допускается.

Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, -на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса структурного подразделения аппарата, определяемого при предварительном рассмотрении документа канцелярией и присваиваемого в соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата;

проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел канцелярии;

проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.

Например: N 03-2/16023.

4.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация:

тип документа;

краткое содержание документа;

дата документа;

номер документа;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

адресат;

вид доставки документа;

количество листов;

состав приложения;

индекс структурного подразделения аппарата;

индекс дела;

регистрационный номер;

дата регистрации;

сведения о документах, связанных с ним.

4.4. Зарегистрированные документы и другая корреспонденция доставляются работниками канцелярии в приемные Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области и в структурные подразделения аппарата в 10 ч 30 мин., 15 ч 30 мин., 17 ч 00 мин. Телеграммы, федеральные правовые акты, документы с пометкой "Для служебного пользования", проекты законов, представляемые Волгоградской областной Думой на подписание Губернатору Волгоградской области, а также документы финансового управления аппарата Губернатора Волгоградской области доставляются под подпись.

Срочная корреспонденция, поступившая после 17 ч 30 мин., доставляется работнику (дежурному) сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области отдела протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

5. Порядок рассмотрения документов

и доведения их до исполнителей

5.1. Корреспонденция, поступившая в приемные, должна рассматриваться руководством в день ее доставки.

5.2. Поручения по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.

Поручение об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если поручение об исполнении поступившего документа дается нескольким лицам, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные лица - соисполнителями.

5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного оформления резолюции по документу у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.

5.4. После рассмотрения документа поручение Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области в соответствии с резолюцией вносится в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК). В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметкой "Срок!".

Работа в РКК осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.

5.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся секретариатом до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа.

5.6. Документы, которые направляются нескольким исполнителям передаются им в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии.

На оригиналах документов, направляемых в подведомственные организации, ставится штамп "Подлежит возврату".

5.7. Документы на бумажном носителе, в том числе документы с поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и в органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.

5.8. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое в случае переадресования производится канцелярией с переоформлением резолюции должностным лицом, поручившим рассмотреть документ.

5.9. Прием и учет поступивших в органы исполнительной власти Волгоградской области документов, зарегистрированных в канцелярии, осуществляется специалистами данных органов исполнительной власти Волгоградской области.

6. Работа исполнителя с поступившими

(входящими) документами

6.1. Структурные подразделения аппарата или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

Руководители структурных подразделений аппарата организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение аппарата.

6.2. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

6.3. Работники структурных подразделений аппарата в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в аппарате Губернатора Волгоградской области;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю;

регистрацию отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.

6.4. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.5. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, несут руководители и сотрудники структурных подразделений аппарата.

6.6. Исполненные в установленный срок документы передаются в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

7. Организация работы с отправляемыми

(исходящими) документами

7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурное подразделение аппарата или должностное лицо).

7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.

7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.

Регистрация исходящих писем, подписанных Губернатором Волгоградской области, осуществляется работниками сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области отдела протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

Регистрация исходящих писем, подписанных вице-губернатором -руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, осуществляется работниками приемных вице-губернатора — руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области.

Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений аппарата, осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.

7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

7.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения аппарата.

7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с документом-ответом).

7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия. При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах — ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию с распиской работников почтового отделения связи.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

8. Переписка с иностранными корреспондентами, дипломатическими

и торговыми представительствами Российской Федерации,

Министерством иностранных дел Российской Федерации

8.1. Переписка с органами власти, дипломатическими и торговыми представительствами зарубежных стран, посольствами, торговыми представительствами Российской Федерации за рубежом и с другими иностранными корреспондентами осуществляется по согласованию с комитетом экономики Волгоградской области (далее именуется - облкомэкономики).

8.2. Проект обращения к корреспондентам, перечисленным в пункте 8.1, разрабатывается органом исполнительной власти Волгоградской области или структурным подразделением аппарата, согласовывается с первым заместителем Губернатора Волгоградской области, заместителем Губернатора Волгоградской области согласно сфере ведения и представляется на согласование в облкомэкономики с приложением материалов, свидетельствующих о необходимости направления такого обращения.

8.3. Облкомэкономики в течение трех дней рассматривает проект обращения и согласовывает его, либо указывает на необходимость его доработки, либо отказывает в согласовании с указанием причин отказа.

8.4. В случае согласования проекта обращения облкомэкономики исполнитель обеспечивает оформление обращения, его подписание и направление в установленном порядке адресату. Копия такого обращения направляется в облкомэкономики одновременно с направлением обращения адресату.

8.5. В случае необходимости доработки проекта обращения исполнитель обеспечивает его доработку и представляет проект обращения на повторное рассмотрение в облкомэкономики.

8.6. Официальный перевод на иностранный язык документов, отправляемых иностранным корреспондентам, и перевод на русский язык документов, получаемых от иностранных корреспондентов, осуществляет уполномоченная в установленном порядке организация.

8.7. Корреспонденция, поступающая в аппарат Губернатора Волгоградской области на иностранном языке, передается для предварительной оценки в облкомэкономики.

9. Использование штампов с факсимильным

воспроизведением подписи (факсимиле)

9.1. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут иметь Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители Губернатора Волгоградской области, заместители Губернатора Волгоградской области.

9.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться для заверения следующих документов:

Почетных грамот Губернатора Волгоградской области и Благодарственных писем Губернатора Волгоградской области; поздравительных, приветственных писем; приглашений; информационных писем, извещений и уведомлений.

9.3. В целях оперативного рассмотрения документов штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться при оформлении резолюции указанных должностных лиц.

В этом случае заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата используют штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области для заверения резолюции к документу после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с указанными должностными лицами кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и сроков его исполнения.

9.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) заместителей Губернатора Волгоградской области могут использоваться руководителями соответствующих секретариатов только при оформлении резолюции по документу с отметкой "Срок!" после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с заместителем Губернатора Волгоградской области кандидатуры ответственного исполнителя и соисполнителей, содержания поручения и срока его исполнения.

10. Учет и анализ объема документооборота

10.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в аппарат Губернатора Волгоградской области и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

10.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются общим отделом в виде справок (отчетов).

10.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в канцелярии.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным сотрудников общего отдела, осуществляющих данную работу, для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

V. Рассмотрение обращений граждан

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с положением, утверждаемым правовым актом Губернатора Волгоградской области.

VI. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляется в соответствии с порядком осуществления контроля за исполнением поручений Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, утвержденным правовым актом Губернатора Волгоградской области.

VII. Техническое обеспечение работы с документами

1. Печатание документов

1.1. Печатание документов осуществляется работниками общего отдела, структурных подразделений аппарата с использованием компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований Инструкции.

1.2. В первую очередь в общем отделе печатаются проекты правовых актов, материалы к совещаниям у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Волгоградской области.

1.3. В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении аппарата или в органе исполнительной власти Волгоградской области с использованием компьютера, исполнитель представляет его в общий отдел в электронном виде.

1.4. Документы в электронном виде принимаются в формате текстового редактора Microsoft Word.

1.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла специалиста, печатавшего документ.

1.6. В общем отделе, других структурных подразделениях аппарата черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются.

2. Копирование (тиражирование) документов

2.1. Копировально-множительные работы в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляются сотрудниками общего отдела. Для копирования сдаются только служебные документы и материалы.

2.2. Ответственность за размножение документов возложена на начальника общего отдела. Заказы на размножение документов принимают и исполняют сотрудники общего отдела, которые несут персональную ответственность за копирование документов.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов, оформляемых в соответствии с приложением 10, которые хранятся в общем отделе в течение года, после чего уничтожаются.

2.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Документы, материалы передаются на размножение в несброшюрованном виде.

2.4. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

2.5. Многотиражные либо многостраничные материалы размножаются, как правило, в уменьшенном виде и с оборотом.

2.6. Копированию подлежат, как правило, первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Сотрудники общего отдела несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Несрочные заказы выполняются в порядке их поступления.

2.8. Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется начальником общего отдела.

3. Выполнение стенографических работ

3.1. Стенографические работы в аппарате Губернатора Волгоградской области осуществляются с использованием звуко­записывающей техники.

3.2. Аудиозапись мероприятий осуществляется специалистом отдела организации электронного документооборота и технического обеспечения мероприятий аппарата Губернатора Волгоградской области.

3.3. Расшифровка аудиозаписи и печатание стенограмм мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляются работниками контрольного управления.

Стенограммы печатаются в одном экземпляре, который направляется контрольным управлением в структурное подразделение аппарата, ответственное за организацию этого мероприятия и находится на хранении в данном структурном подразделении аппарата.

Стенограммы заседаний Администрации Волгоградской области в одном экземпляре передаются контрольным управлением в отдел редакционного и документационного обеспечения.

3.4. При проведении мероприятий одним из первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области оформление стенограмм осуществляется структурным подразделением аппарата, определенным ответственным за организацию мероприятия.

Стенограммы мероприятий печатаются в одном экземпляре и находятся на хранении в структурном подразделении аппарата, ответственном за организацию мероприятия.

3.5. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

VIII. Документальный фонд аппарата Губернатора

Волгоградской области

1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в сектор архива общего отдела аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - сектор архива) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу, делопроизводству Федерального архивного агентства и Губернатором Волгоградской области.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2. Разработка и ведение номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

2.2. В аппарате Губернатора Волгоградской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется — номенклатура дел аппарата).

2.3. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, согласовывается с сектором архива, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата и представляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в общий отдел.

2.4. Номенклатура дел аппарата составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.

2.5. Номенклатура дел аппарата визируется заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, курирующим вопросы делопроизводства, начальником общего отдела, заведующим сектором архива и после согласования экспертной комиссией аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - ЭК аппарата) направляется на согласование в экспертно-проверочную и методическую комиссию комитета культуры Волгоградской области (далее именуется -ЭПМК), после чего утверждается вице-губернатором — руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

2.6. Номенклатура дел аппарата согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры аппарата Губернатора Волгоградской области разрабатывается новая номенклатура дел аппарата, которая подлежит согласованию с ЭПМК в установленном порядке.

2.7. Номенклатура дел аппарата готовится не менее чем в трех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" и 3-й экземпляр - копия, заверенная в установленном порядке, используется как рабочий экземпляр в секторе архива.

2.8. Номенклатура дел аппарата в конце каждого года уточняется и после согласования с ЭК аппарата утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Наименованиями разделов номенклатуры дел аппарата являются названия структурных подразделений аппарата. Разделы номенклатуры дел аппарата располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.

2.9. В номенклатуру дел аппарата включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата Губернатора Волгоградской области. В пределах каждого раздела номенклатуры дел документы располагаются по тематическим группам, группы -по номинальному признаку в логической связи и последовательности.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

2.10. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата и номенклатура дел аппарата оформляются согласно приложениям 11 и 12 соответственно. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Губернатора Волгоградской области цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел аппарата рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, отражающих основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал регистрации и так далее) или разновидности документов (постановления, распоряжения и так далее);

название структурного подразделения аппарата (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другое), например: "Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: "Документы к постановлениям Губернатора Волгоградской области (проекты постановлений, бланки согласования, стенограммы, заключения и другое)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название автора документа указывается кратко или приводится его общее видовое название, например: "Постановления Администрации Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому(им) вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по основному направлению деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам реализации основных мероприятий по противодействию коррупции на территории Волгоградской области".

В заголовках дел, содержащих переписку с конкретным корреспондентом или двумя-тремя разнородными корреспондентами, указываются конкретные корреспонденты, например: "Переписка с Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам работы с общественными объединениями" или "Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации по вопросам социально-экономической политики".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по вопросам социальной защиты населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет аппарата Губернатора Волгоградской области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: "Распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области. Копии".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.