Постановление Губернатора Волгоградской области от 13.04.2015 № 315

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного

самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и другие отметки.

Если в течение года в аппарате Губернатора Волгоградской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру соответствующего структурного подразделения аппарата и в номенклатуру дел аппарата. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

3. Формирование дел

3.1. Формирование документов в дела в структурных подразделениях аппарата осуществляется согласно выпискам из соответствующих разделов номенклатуры дел аппарата с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела' постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

3.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "В дело" и другое. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены (подшиты) в дело.

3.3. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

отдельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела телеграммы, телефонограммы, ксерокопии факсограмм (при необходимости включения факсограммы в дело);

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);

не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том N 1", "Том N 2" и так далее.

3.4. В исключительных случаях если при формировании дела возникает необходимость приобщить в дело копию документа, то на копии делается отметка о заверении копии в соответствии с подпунктом 2.3.19 настоящей Инструкции.

3.5. Указы, законы, постановления и другие акты высших органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

3.6. Постановления Администрации Волгоградской области, постановления и распоряжения Губернатора Волгоградской области, распоряжения аппарата Губернатора Волгоградской области по основной деятельности группируются в дела отдельно от постановлений и распоряжений по личному составу.

3.7. Дела с подлинными постановлениями Администрации Волгоградской области, протоколами заседаний Администрации Волгоградской области, постановлениями, распоряжениями Губернатора Волгоградской области, распоряжениями аппарата Губернатора Волгоградской области формируются отделом редакционного и документационного обеспечения.

3.8. Дела с подлинными документами по подготовке и проведению поездок, встреч, официальных приемов и визитов Губернатора Волгоградской области формируются и сдаются в сектор архива структурными подразделениями аппарата, организовывавшими указанные мероприятия.

3.9. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной

(то есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние - в его начале).

3.10. В дела с перепиской документы подшиваются по дате поступающего (инициативного) документа, при этом отправляемый (ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).

3.11. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от других документов. При этом каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по возрастанию номеров отделом по работе с обращениями граждан и организаций.

4. Оформление дел

4.1. Дела аппарата Губернатора Волгоградской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

4.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений аппарата.

Обложка дела оформляется в соответствии с приложением 13.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации - аппарат Губернатора Волгоградской области; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью в именительном падеже — "Аппарат Губернатора Волгоградской области";

наименование структурного подразделения аппарата указывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел аппарата;

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел аппарата, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и другое);

дата дела - указываются даты заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В качестве крайних дат для поступающих документов приняты даты поступающей регистрации, для отправляемых и внутренних - даты составления или подписания.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Планы, отчеты, сметы, штатные расписания имеют крайние даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания.

Крайними датами личного дела являются даты подписания постановлений, распоряжений о приеме и увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

Для журналов регистрации, учета крайние даты определяются первой и последней записями.

Дату(ы) оформляют словесно-цифровым способом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление обложки дела. Полным оформлением дел постоянного срока хранения и по личному составу занимается сектор архива.

4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме внутренней описи и листа заверителя дела) нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другими документами) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другое), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью (без учета количества листов внутренней описи).

4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и прочее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению 15 и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

4.7. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями, других изменениях) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

4.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются.

Резолюции руководства, поручения, оформленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления.

В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 миллиметра. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

При оформлении дел необходимо применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры применять не следует.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в папках-скоросшивателях, мягких обложках, допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

4.9. По окончании года на обложках дел постоянного срока хранения и по личному составу вносятся уточнения: уточняются даты дела, при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5. Организация оперативного хранения документов

5.1. С момента заведения и до передачи в сектор архива документы постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях аппарата по месту их формирования в дела.

5.2. Руководители структурных подразделений аппарата и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

5.4. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.

5.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях в соответствии с законо­дательством Российской Федерации и проводится с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

6. Порядок передачи документов на хранение

в архив, экспертиза ценности документов

6.1. Документы аппарата Губернатора Волгоградской области являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

6.2. Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Основные критерии: происхождение, содержание, внешние особенности документа.

6.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

законодательства Российской Федерации и Волгоградской области об архивном деле и документационном обеспечении;

нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и комитета культуры Волгоградской области.

6.5. Экспертиза ценности документов в аппарате Губернатора Волгоградской области проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в сектор архива;

в секторе архива - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

6.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных подразделений аппарата под методическим и практическим руководством работников сектора архива.

6.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется:

отбор дел постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в сектор архива;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении аппарата;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

6.8. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭГЖ" осуществляет сектор архива.

6.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата составляются описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, а также оформляется предложение о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.10. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора Волгоградской области, которую готовит сектор архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

6.11. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются по форме согласно приложению 16 и представляются в сектор архива не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

6.13. Опись дел структурного подразделения аппарата подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата.

6.14. Опись дел структурного подразделения аппарата составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении аппарата.

6.15. Дела постоянного срока хранения и по личному составу, принятые по описям дел в сектор архива, проходят научно-техническую обработку сотрудниками сектора архива, включаются в соответствующие описи дел аппарата (приложение 17).

Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК аппарата, затем согласовываются ЭПМК, а после этого утверждаются вице-губернатором — руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области.

6.16. Указанные описи дел и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК аппарата одновременно.

Опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения и 3-й, 4-й экземпляры — копии, заверенные надлежащим образом, как рабочие экземпляры направляются в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области".

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ долговременного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й подлинный экземпляр направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", 3-й экземпляр - копия, заверенная надлежащим образом, используется как рабочий вариант в секторе архива.

6.17. Только после согласования описей дел постоянного срока хранения и по личному составу ЭПМК разрешается уничтожать дела, включенные в данные акты.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 18 на дела всего аппарата Губернатора Волгоградской области заведующим сектором архива с учетом предложений структурных подразделений аппарата.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений аппарата, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения аппарата.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.18. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.

6.19. Архив аппарата Губернатора Волгоградской области комплектуется делами с исполненными документами постоянного срока хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям дел.

6.20. Периодически, как правило, перед передачей в архив аппарата Губернатора Волгоградской области проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся па номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения аппарата, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения аппарата.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанным в графе 3 номенклатуры дел, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

6.21. Ознакомление с документами, подшитыми в дела и требующимися для работы сотрудникам структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти Волгоградской области, в секторе архива осуществляется под подпись в журнале учета выдачи документов для работы в архиве аппарата Губернатора Волгоградской области, в котором указывается структурное подразделение аппарата и орган исполнительной власти Волгоградской области, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело.

6.22. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Выдача дел сотрудникам структурных подразделений аппарата для работы осуществляется с разрешения заведующего сектором архива и регистрируется в журнале учета выдачи дел из архивохранилища аппарата Губернатора Волгоградской области, в котором указывается структурное подразделение аппарата, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела, с указанием номера дела, даты его выдачи и кому оно выдано.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области по актам.

6.23. Информация социально-правового характера гражданам и организациям предоставляется в форме архивных справок, архивных копий и архивных выписок на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки подписываются заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, курирующим вопросы делопроизводства, и заверяются гербовой печатью.

6.24. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении аппарата, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

6.25. Дела постоянного срока хранения и по личному составу передаются в сектор архива по истечении двух лет их хранения и использования в структурном подразделении аппарата.

6.26. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в сектор архива не подлежат, хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.27. Передача дел в сектор архива осуществляется по графику, составленному заведующим сектором архива, утвержденному распоряжением аппарата.

6.28. После окончания календарного года исполненные документы в делах постоянного срока хранения и по личному составу переформировываются в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

6.29. В период подготовки дел к передаче из структурных подразделений аппарата в сектор архива сотрудниками сектора архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений аппарата обязаны устранить.

6.30. Прием каждого дела производится сотрудниками сектора архива в присутствии сотрудника структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника сектора архива, принявшего дела, и сотрудника структурного подразделения аппарата, передавшего дела.

Вместе с делами в сектор архива передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

6.31. При ликвидации структурного подразделения аппарата руководитель ликвидируемого структурного подразделения аппарата в период проведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочению всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное подразделение, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения аппарата, создаваемого взамен ликвидируемого, дела передаются в сектор архива независимо от сроков хранения документов.

IX. Особенности работы с электронными документами

1. Общие положения работы с электронными документами

1.1. В аппарате Губернатора Волгоградской области создаются и используются следующие виды электронных документов:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с типовым перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Виды электронных документов, образующихся в процессе деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области, формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел аппарата и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел для документов, входящих в названный перечень, указывается: "Дело ведется в электронном виде".

1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты (договоры);

платежные документы;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области.

1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование (заголовок) либо аннотация документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

1.7. Единицей учета электронного документа является РКК, зарегистрированная в системе электронного документооборота.

1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.

2. Порядок работы с электронными документами

2.1. Участниками процесса электронного документооборота в аппарате Губернатора Волгоградской области являются:

Губернатор Волгоградской области;

вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области;

первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области;

руководители структурных подразделений аппарата;

служба делопроизводства;

работники аппарата Губернатора Волгоградской области, являющиеся исполнителями электронных документов.

2.2. Губернатор Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов; выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

подписание электронных документов.

2.3. Вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.4. Первые заместители и заместители Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов; выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

2.5. Служба делопроизводства осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дела.

2.6. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработку электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) для поступающих (входящих) документов:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело;

2) для отправляемых (исходящих) документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверку правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

отправку электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

3) для внутренних электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

подписание электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

регистрацию электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело;

4) для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

3. Порядок обработки электронных документов

3.1. Порядок работы с поступающими (входящими)

электронными документами

3.1.1. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших в электронной форме

3.1.1.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области в электронной форме, проверяются службой делопроизводства на наличие в РКК следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла, если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой "Дело ведется в электронном виде");

связанных документов;

электронной подписи.

Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

3.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии в ней обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

3.1.1.3. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.

3.1.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших на бумажном носителе

3.1.2.1. Документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).

При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - черно-белую (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

3.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется службой делопроизводства в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:

регистрационный номер электронного документа; дата электронного документа;

заголовок (краткое содержание) электронного документа; вложение (электронный образ документа);

связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).

3.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

3.1.3. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших по электронной почте

3.1.3.1. Документы могут поступать в аппарат Губернатора Волгоградской области на официальный адрес электронной почты. Участниками обмена информацией по электронной почте являются аппарат Губернатора Волгоградской области, юридические и физические лица.

3.1.3.2. Электронные документы, поступившие в аппарат Губернатора Волгоградской области и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

3.1.3.3. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения служба делопроизводства вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, документ на бумажном носителе.

3.1.3.4. В системе электронного документооборота производится предварительная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

3.1.3.5. После регистрации электронный документ, поступивший на официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение.

3.1.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, подготовка резолюций (выдача поручений по его исполнению), постановка на контроль и направление электронного документа ответственному исполнителю (исполнителю)

3.1.4.1. Зарегистрированный в системе электронного документооборота электронный документ направляется на рассмотрение лицу, уполномоченному на рассмотрение электронного документа и подготовку резолюций (выдачу поручений) по его исполнению в системе электронного документооборота (далее именуется - уполномоченное лицо), а также лицу, осуществляющему исполнение обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

Лицо, осуществляющее исполнение обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота, — это лицо, имеющее техническую возможность доступа в систему электронного документооборота с функциональными возможностями замещаемого им лица, которое назначается для занесения резолюций (поручений) замещаемого им лица, выдаваемых в рукописной форме на бумажном носителе, в электронном виде в системе электронного документооборота.

В случаях когда резолюция (поручение) по результатам рассмотрения документа оформляется непосредственно на бумажном экземпляре документа в порядке, установленном настоящей Инструкцией, или на бланке уполномоченного лица [для резолюций (поручений)], соответствующая резолюция вносится в систему электронного документооборота лицом, осуществляющим замещение исполнения обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

Все резолюции (поручения) в системе электронного документооборота в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью уполномоченного лица либо электронной подписью лица, осуществляющего замещение исполнения обязанностей уполномоченного лица в системе электронного документооборота.

3.1.4.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем добавления поручения "На контроль" с указанием данных о работнике, его осуществляющем и имеющем право снять исполненный электронный документ с контроля, сроках исполнения электронного документа.

3.1.4.3. Рассмотренный в системе электронного документооборота электронный документ направляется ответственному исполнителю (исполнителю) на исполнение в соответствии с резолюциями (выданными поручениями по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения электронного документа.

3.1.4.4. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

3.1.4.5. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами, назначенными распоряжением аппарата Губернатора Волгоградской области, внесенными в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих копии электронных документов.

3.1.4.6. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

1) надпись "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан ________________________________________

(указать фамилию и инициалы лица, которому выдан сертификат электронной подписи)

2) дата и время распечатки бумажной копии электронного документа;

3) наименование организации, фамилия, инициалы и собственноручная подпись заверившего электронный документ уполномоченного лица.

3.1.4.7. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей информацию о лице, подписавшем электронный документ.

3.1.4.8. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными. Ответственность за идентичность электронного документа его бумажной копии несет лицо, подписавшее отметку о заверении бумажной копии электронного документа.

3.1.5. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение поступившего (входящего) электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

сбор и обобщение информации от исполнителей поступившего (входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа (для исполнителя);

подготовка ответа на исполненный электронный документ в соответствии с подразделом 3 раздела IX Инструкции (при необходимости ответа);

проставление связи между РКК ответа и РКК поступившего документа (при необходимости ответа);

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений.