Постановление Администрации городского округа "Город Калининград" от 05.04.2013 № 444

прокуратуры организацию совещания и приглашение  заинтересованных  лиц
осуществляет   структурное   подразделение,   ответственное   за   его
рассмотрение.
     4.7.  Сведения,  запрашиваемые  средствами  массовой   информации
(далее  -  СМИ)  о деятельности главы городского округа, администрации
городского округа и  ее  должностных  лиц,  как  в  устной,  так  и  в
письменной форме, предоставляются не позднее чем в семидневный срок.
     Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен,  только
если  она  содержит  сведения, составляющие государственную, служебную
или иную охраняемую законом тайну.  Уведомление  об  отказе  вручается
представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения запроса.
     В уведомлении обязательно должны быть указаны причины, по которым
запрашиваемая   информация   не   может  быть  отделена  от  сведений,
составляющих специально охраняемую законом тайну.
     Отсрочка в  предоставлении  запрашиваемой  информации  допустима,
если  требуемые  сведения  не  могут  быть предоставлены в семидневный
срок. Уведомление об этом вручается представителю  СМИ  в  трехдневный
срок   со  дня  получения  запроса  с  указанием  причин,  по  которым
запрашиваемая информация не может быть предоставлена  в  установленный
срок, и даты, к которой будет предоставлена информация.
     4.8. Уведомления о проведении публичных мероприятий, поданные  их
организаторами,  рассматриваются  в  порядке  и  сроки,  установленные
Федеральным законом от 09.06.2004  N  54-ФЗ  "О  собраниях,  митингах,
демонстрациях,  шествиях  и  пикетированиях" и Законом Калининградской
области от 26.12.2012 N 188  "Об  обеспечении  условий  проведения  на
территории  Калининградской  области собраний, митингов, демонстраций,
шествий и пикетирований", другими нормативными актами.

     Структурные   подразделения,   осуществляющие   контроль   сроков
исполнения

     4.9.  Организационно-инспекторский  отдел  осуществляет  контроль
сроков исполнения:
     - поручений главы городского округа по  исполнению  постановлений
Правительства   Калининградской   области,   указов   и   распоряжений
Губернатора Калининградской области, законов Калининградской  области,
постановлений Калининградской областной Думы;
     -  решений  городского  Совета  депутатов  Калининграда,  решений
комиссий  городского  Совета  в  части  выполнения  поручений,  данных
администрации городского округа;
     - постановлений и распоряжений главы городского округа;
     - постановлений и распоряжений администрации городского округа;
     - поручений по итогам оперативных совещаний;
     - предложений комиссий по служебным и  комплексным  инспекторским
проверкам, утвержденным главой городского округа;
     - иных поручений главы  городского  округа,  первого  заместителя
главы администрации городского округа.
     4.10.  Управление   организации   документооборота   осуществляет
контроль сроков исполнения:
     - входящих документов юридических лиц, поступивших в адрес  главы
городского  округа,  первого   заместителя  главы  городского  округа,
первого  заместителя   главы   администрации   городского   округа,  в
структурные подразделения администрации городского округа; (В редакции
Постановления  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     - поручений главы городского округа,  первого  заместителя  главы
администрации городского округа по исполнению внутренних документов;
     -  обращений  юридических  и  физических   лиц,   поступивших   в
структурные подразделения администрации городского округа;
      (Исключен - Постановление Администрации городского округа "Город
Калининград" от 20.02.2015 № 267)
     4.11. Управление оперативного обеспечения  осуществляет  контроль
сроков исполнения:
     - обращений физических лиц, поступивших в адрес главы  городского
округа,  первого  заместителя  главы  городского  округа;  (В редакции
Постановления  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     - поручений главы городского округа,  первого  заместителя  главы
администрации городского округа по итогам личного приема граждан;
     - поручений, содержащихся в  протоколах  заседаний  и  совещаний,
проводимых   главой   городского  округа,  первым  заместителем  главы
администрации городского округа;
     -  подготовки  информационных  материалов  (докладов,   справок),
необходимых  для  осуществления  деятельности главы городского округа,
первого заместителя главы администрации городского округа.
     4.12.  Управление  по  связям  с  общественностью  и   средствами
массовой  информации осуществляет контроль в СЭД "Дело" своевременного
поступления  ответов  на  запросы  средств  массовой  информации,   от
должностных   лиц   администрации  городского  округа  на  критические
выступления,  высказанные  в   адрес   главы   городского   округа   и
администрации городского округа в средствах массовой информации, в том
числе  поступившие  на  "Горячую  линию",  во  время  прямых   эфиров,
онлайн-конференций,    в    информационно-телекоммуникационной    сети
"Интернет",  и  на  обращения,  поступившие   на   электронную   почту
[email protected].
     4.13.  Контрольно-ревизионное  управление осуществляет   контроль
исполнения  предписаний,  выданных  по  актам  проверок.  (В  редакции
Постановления  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     4.14. Структурные  подразделения,  курируемые  главой  городского
округа,  ведут  самостоятельный  контроль  своевременности  исполнения
поступивших документов.
     4.15. Помощники заместителей главы  администрации,  председателей
комитетов осуществляют контроль сроков исполнения поручений, указанных
в протоколах совещаний, проводимых заместителями главы  администрации,
председателями комитетов;
     Контроль   сроков   исполнения  поручений, указанных в протоколах
совещаний, проводимых заместителем главы  администрации,  осуществляет
главный  специалист   отдела   оперативного   обеспечения   управления
оперативного  обеспечения  в  соответствии  с должностной инструкцией.
(Дополнен  -  Постановление  Администрации  городского  округа  "Город
Калининград" от 21.07.2014 № 1112)
     4.16. Сроки  исполнения  документов  исчисляются  в  рабочих  или
календарных   (в  случаях,  определенных  законодательством)  днях.  В
случае,  если  в   тексте   поручения   имеется   указание   "срочно",
"незамедлительно",  поручение  подлежит исполнению в трехдневный срок.
Указание "оперативно" предусматривает  десятидневный  срок  исполнения
поручения.  Если  последний день срока исполнения документа приходится
на нерабочий день, оно подлежит исполнению в  ближайший  следующий  за
ним рабочий день.
     4.17.   Персональная   ответственность   за   несвоевременное   и
некачественное  исполнение  документов  возлагается  на  муниципальных
служащих - исполнителей документа, соисполнители несут ответственность
за   ненадлежащее   исполнение   (неисполнение)  документов  в  случае
несвоевременного  представления  (непредставления)   необходимой   для
ответа  информации ответственному исполнителю. В случае предоставления
соисполнителем некачественной информации,  выразившейся  в  отсутствии
или неполноте ответов по существу обращения, поручения, наличии ошибок
в содержании ответов, ненадлежащем оформлении,  исполнитель  не  несет
ответственность за исполнение документа в этой части.
     Сотрудники структурных  подразделений  несут  ответственность  за
несвоевременную передачу документа исполнителю.

     Порядок продления сроков исполнения

     4.18. В случае, если по объективным причинам исполнение документа
в    установленный    срок   невозможно,   ответственный   исполнитель
представляет главе городского округа служебную записку с  ходатайством
о   продлении   срока   исполнения  с  указанием  причин  продления  и
планируемой  даты  исполнения.  Служебная  записка  представляется  не
позднее  чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения документа.
Сроки исполнения документов с  пометкой  "срочно"  и  "оперативно"  не
продлеваются.

     Порядок снятия с контроля исполненных документов

     4.19. Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического  выполнения по существу всех поставленных в нем вопросов,
документального  подтверждения  направления  ответов  заинтересованным
организациям или физическим лицам.
     Отчет об  исполнении  документа  должен  содержать  информацию  о
реквизитах   документов,   созданных   в   ходе   его   исполнения   и
зарегистрированных в  СЭД  "Дело"  (на  бумажных  носителях  указанные
документы к отчету не прилагаются).
     4.20. Исполненные распорядительные документы снимаются с контроля
главой  городского округа либо первым заместителем главы администрации
городского  округа  на  основании  информации  (отчета)   структурного
подразделения  администрации  городского  округа.  Датой их исполнения
считается     дата     представления     информации     (отчета)     в
организационно-инспекторский отдел.
     4.21. Снятие с контроля документа, в резолюции  которого  имеется
указание  о  докладе  или  подготовке  предложений, осуществляет глава
городского округа  либо  первый  заместитель  главы  администрации,  в
остальных  случаях  документ  снимается  с контроля должностным лицом,
взявшим его на контроль, после выполнения поручения.
     Снятие с  контроля  актов   служебных  и  инспекторских  проверок
осуществляет глава городского округа  либо  первый  заместитель  главы
администрации   по   предложению  председателя  комиссии,  проводившей
проверку.  (В  редакции  Постановления Администрации городского округа
"Город Калининград" от 21.07.2014 № 1112)
     Снятие с контроля обращений юридических лиц, поступивших в  адрес
главы  городского  округа,  обращений  юридических  и  физических лиц,
поступивших  в  структурные  подразделения  администрации   городского
округа,  осуществляет  управление  организации  документооборота после
регистрации ответа на обращение.
     Снятие с контроля обращений физических лиц, поступивших  в  адрес
главы  городского  округа,  первого  заместителя  главы администрации,
осуществляет  управление  оперативного  обеспечения   после   проверки
полноты ответов на них.
     Датой исполнения обращений юридических и физических лиц считается
дата  регистрации  ответа  или информации (отчета) об исполнении главе
городского округа.
     4.22. Организационно-инспекторский отдел осуществляет  выборочный
контроль  обоснованности  снятия  с  контроля документов в структурных
подразделениях администрации в ходе  инспекторской  проверки  качества
исполнения обращений и распорядительных документов.

                   5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА                    

     Общие положения

     5.1. Основы делопроизводства в  администрации  городского  округа
устанавливаются     настоящим    Регламентом    и    Инструкцией    по
делопроизводству.
     5.2.  Координация  работы  по  организации  и   совершенствованию
системы   документационного   обеспечения  деятельности  администрации
городского округа возлагается  на  управляющего  делами  администрации
городского округа.
     Делопроизводство в  администрации  городского  округа  ведется  с
использованием   СЭД   "Дело",   обеспечивающей   документирование   и
организацию работы с документами. Документы, созданные и  используемые
в  структурных  подразделениях  администрации,  подлежат регистрации и
хранятся в соответствии с номенклатурой дел администрации.
     5.3.  В  целях  оперативного  обмена  документами  и  сообщениями
структурными  подразделениями,  работниками  администрации  городского
округа используется электронный почтовый ящик, размещенный в  доменной
зоне  klgd.ru,  который должен проверяться не менее трех раз в день (с
равной периодичностью).
     Сообщения,  полученные   на   электронный   почтовый   ящик   или
отправленные  с  электронного почтового ящика, размещенного в доменной
зоне klgd.ru, являются собственностью администрации городского  округа
и составляют часть внутреннего документооборота.
     Обращения, поступившие к работникам на электронный почтовый ящик,
размещенный  в  доменной  зоне  klgd.ru, подлежат регистрации в отделе
документооборота в соответствующей сфере.
     5.5. В  администрации  городского  округа  установлена  смешанная
система делопроизводства, при которой централизовано осуществляются:
     5.5.1. В управлении  организации  документооборота  администрации
городского округа:
     -  регистрация  и  выпуск   постановлений,   распоряжений   главы
городского  округа и администрации городского округа, распорядительных
документов структурных подразделений администрации городского округа;
     - прием и регистрация обращений  юридических  лиц,  в  том  числе
документов,   содержащих   информацию  ограниченного  распространения,
поступивших в адрес главы городского округа и администрации городского
округа;
     - прием и регистрация электронных документов, поступивших в адрес
главы городского округа и администрации городского округа;
     - прием и регистрация обращений  физических  лиц,  поступивших  в
структурные подразделения администрации городского округа;
     - регистрация и отправка исходящей корреспонденции, в  том  числе
документов, содержащих информацию ограниченного распространения, главы
городского округа и администрации городского округа;
     -   регистрация,   учет   и   хранение   договоров,   заключенных
администрацией городского округа и управляющим делами;
     -  регистрация  и  учет  выданных  доверенностей,  в  том   числе
нотариально оформленных;
     -  регистрация,  учет  и  хранение  актов  служебных  проверок  и
инспекторских проверок, проведенных в администрации городского округа;
(В  редакции  Постановления  Администрации  городского  округа  "Город
Калининград" от 21.07.2014 № 1112)
     - прием  и  регистрация  корреспонденции,  поступившей   в  адрес
заместителя    главы    администрации.   (Дополнен   -   Постановление
Администрации      городского      округа      "Город     Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     Отделы  документооборота  в  соответствующей   сфере   управления
организации    документооборота    администрации   городского   округа
осуществляют    регистрацию    протоколов    совещаний,     проводимых
заместителями главы администрации, председателями комитетов.
     5.5.2. В отделе  муниципальной  службы  администрации  городского
округа:
     - подготовка и регистрация распорядительных документов, связанных
с  поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением
с  муниципальной  службы,  приемом  на  работу  и   увольнением   лиц,
исполняющих  обязанности  по  техническому  обеспечению  администрации
городского округа,  приемом  и  увольнением  директоров  муниципальных
предприятий и учреждений;
     - оформление и регистрация трудовых  договоров  с  муниципальными
служащими,    лицами,   исполняющими   обязанности   по   техническому
обеспечению, директорами предприятий и учреждений;
     - оформление, учет и выдача служебных удостоверений;
     - ведение личных дел сотрудников администрации городского округа;
     - подготовка проектов постановлений  главы  городского  округа  о
награждении   Почетной   грамотой  и  объявлении  Благодарности  главы
городского округа,  оформление  на  бланке  установленного  образца  в
специальной рамке;
     -  подготовка  проектов  распоряжений  администрации   городского
округа о награждении Почетной грамотой администрации городского округа
и   объявлении   Благодарности   администрации   городского    округа,
оформление на бланке установленного образца;
     -  подготовка  и  оформление  на  бланке  установленного  образца
благодарственных   писем   главы   городского   округа   на  основании
мотивированного ходатайства (с описанием заслуг  адресата),  поданного
на    имя   главы   городского   округа   руководителем   структурного
подразделения   администрации   городского   округа    (руководителями
предприятий, учреждений, организаций города Калининграда) не менее чем
за 15 дней;
     -  оформление   и   регистрация   командировочных   удостоверений
работников администрации городского округа;
     -  направление  главе городского округа на согласование наградных
листов,  оформленных  в   структурных   подразделениях   администрации
городского    округа    на  сотрудников   администрации  и  граждан по
представлению общественных  и  иных  организаций  города  Калининграда
для   награждения   государственными   наградами Российской Федерации,
наградами    Калининградской    области    и    иными   ведомственными
наградами.  (Дополнен - Постановление  Администрации городского округа
"Город Калининград" от 06.11.2013 № 1719)
     - подготовка   и   выдача  копий документов, связанных с работой,
заверенных   печатью   отдела   муниципальной   службы   администрации
городского  округа. (Дополнен - Постановление Администрации городского
округа "Город Калининград" от 04.12.2014 № 1870)
     5.5.3. В управлении оперативного обеспечения:
     - регистрация обращений физических лиц в адрес  главы  городского
округа,   первого   заместителя   главы   городского  округа,  первого
заместителя  главы   администрации   и  ответов  на  них; (В  редакции
Постановления  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
 от 21.07.2014 № 1112)
     -  регистрация  поручений  главы   городского   округа,   первого
заместителя  главы  администрации  городского округа по итогам личного
приема;
     - регистрация протоколов совещаний, проведенных главой городского
округа, первым заместителем главы администрации городского округа.
     5.5.4.  В   организационно-инспекторском   отделе   администрации
городского округа:
     -  регистрация  поручений  главы   городского   округа,   первого
заместителя  главы  городского  округа,  первого   заместителя   главы
администрации    городского    округа.   (В   редакции   Постановления
Администрации      городского      округа      "Город     Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     5.5.5. В правовом управлении:
     - регистрация и учет судебной корреспонденции;
     - согласование эскизов печатей и штампов администрации городского
округа и ее структурных подразделений.
     5.5.6. В управлении по  связям  с  общественностью  и  средствами
массовой информации:
     -  учет  критических  выступлений,  высказанных  в  адрес   главы
городского округа и администрации городского округа в СМИ;
     - прием, регистрация обращений, поступивших от  средств  массовой
информации,  в  том  числе устных, на "Горячую линию", во время прямых
эфиров, онлайн-конференций и на электронную почту [email protected].
     5.5.7. В МКУ  "Центр  информационно-коммуникационных  технологий"
осуществляются:
     - ведение электронной базы  "Нормативные  правовые  акты  органов
местного самоуправления городского округа";
     - координация работы по внедрению и  эксплуатации  СЭД  "Дело"  в
администрации городского округа;
     -    администрирование    (создание,    ликвидация,    установка,
переадресация, архивирование и т.п.) электронных почтовых адресов.
     5.5.8.  Управляющий  делами   администрации   городского   округа
осуществляет:
     - координацию  и  контроль  за  организацией  документооборота  в
администрации городского округа;
     - еженедельное подведение итогов работы по исполнению  документов
в структурных подразделениях администрации городского округа.
     5.6. Ведение секретного  делопроизводства  возлагается  на  отдел
мобилизационной подготовки администрации городского округа и спецчасть
администрации городского округа.
     5.7. Структурные подразделения  -  самостоятельные  управления  и
отделы,    не    являющиеся    юридическими    лицами,   подчиняющиеся
непосредственно  главе  городского   округа,   ведут   самостоятельное
делопроизводство.

     Прием, доставка и отправка корреспонденции

     5.8.   Прием   и   отправка   корреспонденции,   поступившей    в
администрацию   городского  округа  и  ее  структурные  подразделения,
осуществляются управлением организации документооборота.
     5.9.  Прием  и  отправка  корреспонденции  с  грифом   "секретно"
осуществляются    отделом   мобилизационной   подготовки,   спецчастью
администрации.
     5.10. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в структурные
подразделения,  не  являющиеся  юридическими лицами, курируемые главой
городского округа, осуществляются  в  этих  подразделениях.   Отправку
корреспонденции заместителя  главы  администрации  осуществляет  общий
отдел    управления    организации   документооборота.   (В   редакции
Постановления  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     5.11. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а  также  в
выходные   и   праздничные  дни,  передается  дежурному  поста  охраны
администрации  с  последующей  передачей  в   управление   организации
документооборота.
     5.12.  Документы,  требующие  срочного  решения,   и   телеграммы
доставляются  главе городского округа незамедлительно через начальника
управления оперативного обеспечения.

     Регистрация входящих документов

     5.13. Регистрация входящих  документов  администрации  городского
округа осуществляется:
     - обращения юридических лиц в администрацию городского округа - в
управлении организации документооборота;
     -  обращения   физических   лиц   в   структурные   подразделения
администрации   городского   округа   -   в   управлении   организации
документооборота;
      (Исключен - Постановление Администрации городского округа "Город
Калининград" от 20.02.2015 № 267)
     - обращения физических  лиц  в  адрес  главы  городского  округа,
первого заместителя главы городского округа, первого заместителя главы
администрации городского округа - в  отделе  по  работе  с  населением
управления   оперативного   обеспечения;   (В  редакции  Постановления
Администрации      городского      округа      "Город     Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     - документы, поступившие в структурные подразделения,  курируемые
главой городского округа, - в самих структурных подразделениях;
     - документы, поступившие в адрес заместителя главы администрации,
-  в общем отделе управления организации документооборота. (Дополнен -
Постановление  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     5.14. Прием телефонограмм и телефаксовых сообщений,  адресованных
главе    городского    округа,   заместителям   главы   администрации,
осуществляется соответственно в управлении оперативного обеспечения  и
в  приемных  заместителей  главы администрации с последующей передачей
для регистрации в управление организации документооборота.
     5.15. Обращения  юридических  и  физических  лиц,  поступившие  в
администрацию городского округа по электронной почте [email protected],
принимаются в общем отделе управления организации  документооборота  и
передаются  на регистрацию в соответствующие структурные подразделения
администрации.
     5.16. Зарегистрированные управлением организации документооборота
документы  в  тот  же день передаются на рассмотрение главе городского
округа и первому заместителю главы  администрации  городского  округа,
заместителям    главы   администрации,   председателям   комитетов   в
соответствии с их компетенцией.

     Порядок  рассмотрения  входящей  корреспонденции   и   оформление
резолюций

     5.17. Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью
определения  документов,  требующих  обязательного рассмотрения главой
городского округа.
     Предварительное  рассмотрение  документов  осуществляется   общим
отделом   управления   организации   документооборота   исходя  из  их
содержания и с учетом функций структурных подразделений  администрации
городского округа.
     5.18. Документы, адресованные главе городского  округа,  а  также
без   указания   конкретного   лица   или  структурного  подразделения
администрации  городского  округа  предварительно  рассматриваются   в
управлении оперативного обеспечения, а затем по решению его начальника
направляются  на  рассмотрение  главе   городского   округа,   первому
заместителю  главы администрации или заместителям главы администрации,
председателям  комитетов, заместителю главы администрации. (В редакции
Постановления  Администрации  городского  округа  "Город  Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     Документы, связанные с организацией и проведением чемпионата мира
по футболу 2018 года, направляются на рассмотрение  заместителю  главы
администрации  для  организации  исполнения  и осуществления контроля.
(Дополнен  -  Постановление  Администрации  городского  округа  "Город
Калининград" от 21.07.2014 № 1112)
     5.19.   Документы,   адресованные   структурным    подразделениям
администрации  городского  округа, наделенным правами юридических лиц,
передаются   управлением   организации   документооборота   помощникам
заместителей   главы   администрации,   председателей   комитетов  для
подготовки проекта резолюции по их исполнению в СЭД "Дело".
     5.20. К документам, передаваемым на рассмотрение главе городского
округа,  первому  заместителю  главы  администрации городского округа,
проекты резолюции по исполнению готовятся  в  СЭД  "Дело"  управлением
оперативного обеспечения.
     5.21. В состав проекта резолюции входят следующие реквизиты:
     - входящий номер и дата поступления документа;
     - ответственный исполнитель;
     - соисполнители;
     - содержание поручения;
     - срок исполнения поручения;
     - дата подписания поручения;
     - подпись лица, дающего поручение.
     Поручение  формулируется  конкретно,  сжато  и  ориентировано  на
конечный результат работы исполнителей.
     5.22.  После  рассмотрения  главой  городского   округа,   первым
заместителем   главы   администрации   городского   округа   документы
возвращаются в общий отдел управления организации документооборота для
внесения  текста  резолюции  в  электронную  регистрационную  карточку
документа и последующей передачи исполнителям.
     5.23. Документы, рассмотренные заместителями главы администрации,
председателями    комитетов,    заместителем    главы   администрации,
возвращаются   их   помощникам    для  внесения   текста  резолюции  в
электронную   регистрационную   карточку   документа   и   последующей
передачи   исполнителям.   (В   редакции  Постановления  Администрации
городского округа "Город Калининград" от 21.07.2014 № 1112)

     Порядок исполнения документов

     5.24. Подлинники документов с резолюциями главы городского округа
либо   первого  заместителя  главы  администрации  городского  округа,
должностных   лиц   администрации   городского    округа    передаются
ответственному   исполнителю,  соисполнителям  документы  направляются
через СЭД "Дело".
     Передача документов исполнителям производится в течение дня после
рассмотрения  их  главой  городского  округа  либо первым заместителем
главы   администрации   городского   округа,    должностными    лицами
администрации городского округа.
     5.25. Если  ответственный  исполнитель  документа  по  каким-либо
причинам  считает  необходимым  внесение  изменений  в резолюцию главы
городского  округа,  либо  первого  заместителя  главы   администрации
городского  округа в части указания лица, ответственного за исполнение
документа, либо в содержательную часть поручения, то не  позднее  двух
дней  после  получения документа им готовится служебная записка на имя
главы городского округа либо первого заместителя  главы  администрации
городского  округа  с  указанием  причин  замены  резолюции. Служебная
записка   передается   на   доклад   через   управление   оперативного
обеспечения.
     Если замена исполнителя  или  содержание  новой  резолюции  будут
согласованы,  то  управление  оперативного обеспечения незамедлительно
передает  документ  в  управление  организации  документооборота   для
внесения   соответствующих   изменений   в  регистрационную  карточку.
Передача  документов  ответственному  исполнителю   и   соисполнителям
осуществляется в порядке, указанном в п. 5.24 настоящего Регламента.
     5.26. Если исполнение документа поручено  нескольким  лицам  и  в
резолюции   не  указан  ответственный  исполнитель,  ответственным  за
подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
     5.27. Подлинники всех документов, зарегистрированных в управлении
организации    документооборота    и    направленных   в   структурные
подразделения для исполнения, возвращаются  в  управление  организации
документооборота  администрации городского округа вместе с документами
о результатах исполнения.

     Порядок оформления и подписания исходящих и внутренних документов

     5.28.  Все  исходящие  документы  (кроме  внутренней   переписки)
оформляются  на бланках установленного образца. Каждый документ должен
иметь  обязательные  реквизиты,  которые  установлены  Инструкцией  по
делопроизводству.
     5.29. Документ не должен содержать более  трех  адресатов.  Слово
"копия"  перед вторым и третьим адресатами не указывают. В этом случае
должностным лицом подписываются все экземпляры  документа,  подлежащие
отправке.  При большем количестве адресатов составляют список рассылки
документа, при этом  ниже  основного  адресата  добавляются  взятые  в
скобки слова (по списку).
     5.30.  Каждому  исходящему   документу   должен   быть   присвоен
регистрационный  номер  -  порядковый номер в пределах регистрируемого
массива.  Ссылка  на  номер  и  дату  запроса  юридического  лица,  во
исполнение которого подготовлено письмо, обязательна.
     5.31.    Служебные    документы,     направляемые     Губернатору
Калининградской   области,   руководителям   территориальных   органов
федеральных органов государственной власти в Калининградской  области,
правоохранительных   и  контрольно-надзорных  органов  Калининградской
области, подписываются  главой  городского  округа  (на  бланке  главы
городского округа) либо другим должностным лицом по его поручению.
     5.32.  Служебные  письма,  направляемые  в  другие   организации,
подписываются   первым  заместителем  главы  администрации  городского
округа, заместителями главы администрации,  председателями  комитетов,
заместителем главы администрации, а также руководителями   структурных
подразделений  в  пределах  их  компетенции. (В редакции Постановления
Администрации      городского      округа      "Город     Калининград"
от 21.07.2014 № 1112)
     5.33. Докладные записки,  справки  и  иные  внутренние  документы
справочного   характера   подписываются   руководителем   структурного
подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом  вопросы  не
выходят за пределы его полномочий.
     5.34. Каждый документ  визируется  исполнителем  и  руководителем
структурного  подразделения, а также должностными лицами, указанными в
резолюции. Согласование оформляется визой и датой на  лицевой  стороне
экземпляра, который остается в администрации городского округа. Каждый
лист  приложения   к   документу   также   должен   быть   завизирован
исполнителем.
     5.35. Вся внутренняя переписка осуществляется через СЭД "Дело".
     5.36. Подписанные исходящие документы передаются на регистрацию в
управление организации документооборота вместе с входящим документом.
     Подписанные документы,   являющиеся  результатом   предоставления
муниципальной услуги (исполнения муниципальной функции), передаются на
регистрацию    в  МКУ   "Многофункциональный    центр   предоставления
государственных  и  муниципальных услуг" вместе с входящим документом.
(Дополнен  -  Постановление  Администрации  городского  округа  "Город
Калининград" от 20.02.2015 № 267)
     5.37. Подписанные ответы  на  обращения  граждан,  поступившие  в
адрес  главы городского округа, передаются на регистрацию в управление
оперативного обеспечения.
     5.38. Подписанные ответы на обращения, поступившие в  структурные
подразделения,  курируемые  главой городского округа, регистрируются в
этих структурных подразделениях.
     5.39.  Доверенности,  выданные  сотрудникам   администрации   для
представления   интересов   главы   городского  округа,  администрации
городского  округа,  в  том  числе  и   нотариально   оформленные,   в
обязательном   порядке   передаются   на  регистрацию  в  общий  отдел
управления организации документооборота.
     5.40. Доверенность подлежит возврату  в  общий  отдел  управления
организации    документооборота   для   уничтожения   при   увольнении
сотрудника, которому доверенность была выдана, при отзыве доверенности
должностным  лицом,  выдавшим  доверенность,  по  истечении  срока  ее
действия.

     5.40.1. При подготовке проектов мировых соглашений один экземпляр

визируется исполнителем, руководителем  структурного  подразделения  и

правовым  управлением,  а  также,  при  наличии  условия  о  выделении

денежных средств, комитетом экономики,  финансов  и  контроля.  Первый

экземпляр  подписанного  главой  городского  округа  проекта  мирового

соглашения   заверяется   гербовой  печатью  администрации  городского

округа,  регистрируется   в   общем   отделе   управления  организации

документооборота в группе  документов  "Проекты  мировых  соглашений",

передается   сотруднику,   представляющему    интересы   администрации

городского округа по соответствующему судебному делу, под  подпись  на

втором экземпляре  и  подлежит  хранению  в  общем  отделе  управления

организации документооборота.

     После утверждения мирового соглашения судом копия  определения  о

его утверждении должна быть представлена  сотрудником,  представляющим

интересы администрации городского округа по судебному  делу,  в  общий

отдел управления организации документооборота для внесения  информации

в   регистрационную   карточку   соответствующего   проекта   мирового

соглашения и последующего хранения.

     Контроль    за   исполнением    условий    морового    соглашения

осуществляется   структурным   подразделением,   сотрудники   которого

представляли интересы администрации  городского  округа  по  судебному

делу.

(Пункт дополнен - Постановление Администрации городского округа "Город
Калининград" от 04.12.2014 № 1870)

     Организация работы архива

     5.41. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел,
формирование  дел  МКУ  "Калининградский городской архив" определяются
Федеральным законом  от  22.10.2004  N  125-ФЗ  "Об  архивном  деле  в
Российской Федерации", Законом Калининградской области от 29.07.2006 N
41  "Об  архивном  деле  в  Калининградской  области",   Уставом   МКУ
"Калининградский городской архив".
     5.42. Документы, находящиеся на хранении в управлении организации
документооборота   администрации  городского  округа,  предоставляются
сотрудникам структурных подразделений  для  работы  в  соответствии  с
установленным порядком.
     5.43.  Если  документы,  находящиеся  на  хранении  в  управлении
организации    документооборота   администрации   городского   округа,
требуются другим организациям или физическим лицам, то они выдаются по
письменному   запросу   на   имя   управляющего  делами  администрации
городского округа в соответствии с установленным порядком. Выписки  из
этих  документов  или  их  копии  заверяются  в управлении организации
документооборота.
     5.44. Хранение дел  постоянного  срока  хранения  осуществляет  в
установленном порядке управление организации документооборота.
     Хранение  документов,  подтверждающих  трудовой  стаж  работников
администрации  городского округа, осуществляет в установленном порядке
отдел муниципальной службы.
     Хранение  лицевых  счетов  работников  администрации   городского
округа    осуществляют   в   установленном   порядке   соответствующие
структурные подразделения (подведомственные организации).
     5.45. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно)  по
истечении  срока  хранения  согласно сводной номенклатуре дел подлежат
уничтожению по акту в установленном порядке.

     Особенности     взаимодействия      структурных     подразделений

администрации   городского    округа    по   вопросам,   связанным   с

необходимостью    получения    документов,    являющихся   результатом

предоставления муниципальных услуг

     5.46. В случае необходимости получения структурным подразделением

администрации   документа,   являющегося   результатом  предоставления

муниципальной  услуги,  его  оформление  и  выдача  осуществляются  на

основании запроса.

     Запрос  подается в отдел документооборота в соответствующей сфере