"справочник по кадровым вопросам для бухгалтера" (3-е издание) (васильева а.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2010)

порвался, испачкался и т.п.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию по назначению, соответствует описанному выше. При этом, однако, следует иметь в виду, что из-за обгорания (разрыва и т.п.) сведения в составе ранее совершенных в трудовой книжке записей (или какая-то их часть) могут быть утрачены.
Следовательно, это повлечет за собой необходимость в использовании в качестве основания для внесения записей в дубликат соответствующих документов. Если же имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых ранее в трудовую книжку вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения.
В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в том случае, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" (графа 3) прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Соответствующие записи вносятся в раздел "Сведения о работе" нижеследующим образом:
в графе 1 - указывается порядковый номер записи;
в графе 2 - указывается дата приема на работу;
в графе 3 - указываются наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись;
в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Затем:
в графе 1 - указывается порядковый номер записи;
в графе 2 - указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 - указывается причина (основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
После оформления дубликата трудовая книжка оформляется в установленном порядке (см. выше) и возвращается ее владельцу. Вместе с трудовой книжкой работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы.
Особенности оформления отдельных видов записей
в дубликате трудовой книжки
Подытоживая разговор о выдаче дубликата, коротко остановимся на особенностях оформления в нем отдельных видов записей. К числу таких записей, в частности, следует отнести записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.
Согласно п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Уточним, что указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбывания наказания соответствующими лицами, устанавливаемого по справкам органов внутренних дел.
В случае признания записи недействительной работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, рассмотренном выше.
4.3.2. Порядок и случаи оформления
вкладыша в трудовую книжку
В рамках очередного параграфа рассмотрим порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку. Необходимость в оформлении вкладыша возникает в случае, если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа.
Согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки - подчеркнем это особо - вкладыш, хотя бы и оформленный надлежащим образом, недействителен.
Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается - от руки или простановкой штампа - отметка "Выдан вкладыш" с указанием его серии и номера.
Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенных записей) на основании соответствующих документов.
Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).
На этом мы завершим рассмотрение ситуаций, связанных с оформлением и выдачей дубликатов трудовых книжек и вкладышей в них. А в следующей главе мы остановимся на выдаче трудовых книжек при увольнении.
4.4. Выдача трудовой книжки при увольнении
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ при увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Необходимо обратить внимание уважаемых читателей на то, что в формулировке данной статьи отражена наиболее типичная ситуация, в соответствии с которой трудовая книжка выдается непосредственно увольняемому работнику, т.е. на руки последнему. Однако на практике так происходит далеко не всегда. В зависимости от обстоятельств, которые мы рассмотрим чуть ниже, при увольнении трудовая книжка может быть, кроме того:
переслана работнику по почте;
выдана одному из родственников работника;
выдана доверенному лицу работника.
Наконец, нельзя исключать и возникновения ситуации, в соответствии с которой трудовая книжка уволенного работника будет храниться у работодателя в соответствии с установленным на этот счет порядком.
4.4.1. Порядок выдачи на руки увольняемому работнику
Порядок выдачи трудовой книжки на руки увольняемому работнику предусматривает выполнение нескольких последовательных процедур, наиболее трудоемкой и ответственной из которых является предварительная подготовка трудовой книжки к выдаче, которая в общем случае должна быть завершена к дате его увольнения. Такая подготовка включает, во-первых, заверение ранее внесенных в трудовую книжку (в период ее ведения на данном предприятии) записей на предмет точности и полноты и, во-вторых, внесение в нее записи об увольнении.
Отметим, что в соответствии со ст. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы на данном предприятии, должны быть в обязательном порядке заверены подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек), оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия). Если трудовая книжка велась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе РФ, то заверению подлежат оба текста.
Кроме того, заверение указанных записей производит своей подписью (в соответствующем разделе личной карточки (форма N Т-2)) и сам работник - при условии, что в день увольнения он находится на своем рабочем месте. Факт получения работником трудовой книжки удостоверяется его подписью в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. далее).
В случае если в день увольнения работник по тем или иным причинам отсутствует на предприятии либо отказался от получения трудовой книжки, об этом работодателем составляется соответствующий акт. В связи с последним замечанием необходимо вновь обратить внимание уважаемых читателей на то, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Такую же ответственность работодатель несет и за внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника. Вот почему одновременно с составлением акта работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
В случае задержки выдачи трудовой книжки (в том числе и в связи с ее ненадлежащим оформлением) днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день фактической выдачи работнику трудовой книжки (день направления ему соответствующего уведомления).
О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) работодателем издается приказ (распоряжение). На основании этого приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника. Ранее внесенная в трудовую книжку запись об увольнении признается недействительной.
Отметим в заключение, что в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ, а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 Трудового кодекса РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения (в том числе и в указанных случаях), работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Пример.
Акт N 0
00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)
Об отказе работника от получения трудовой книжки
в связи с увольнением
Настоящий акт составлен в том, что работник (наименование структурного подразделения) предприятия И.О. Фамилия отказался от получения трудовой книжки в связи с увольнением и от ознакомления под роспись с приказом о его увольнении.
Содержание приказа об увольнении от 00.00.0000 N 000 объявлено И.О. Фамилия устно его непосредственным руководителем И.О. Фамилия в присутствии И.О. Фамилия и И.О. Фамилия, что подтверждается соответствующими подписями.
Одновременно работнику И.О. Фамилия объявлено о том, что ему по почте направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой в удобное время либо дать свое письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте с обязательным сообщением работодателю соответствующего адреса.
Приложение: копия уведомления от 00.00.0000 N 00, на одном листе.
Акт составил:
(наименование должности
непосредственного руководителя) личная подпись И.О. Фамилия
Факт отказа работника И.О. Фамилия от получения трудовой книжки и от
ознакомления под роспись с приказом об увольнении подтверждаю:
(наименование должности
уполномоченного лица) личная подпись И.О. Фамилия
(наименование должности
уполномоченного лица) личная подпись И.О. Фамилия
4.4.2. Порядок выдачи в случае смерти увольняемого
Особый порядок выдачи трудовой книжки предусмотрен в случае смерти работника.
Согласно п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под роспись.
Личность родственника, а также наличие у него родственных связей с умершим работником должны быть документально подтверждены. Документами, подтверждающими соответствующие факты, являются паспорт родственника, свидетельство о браке (для супругов), свидетельство о рождении (для братьев или сестер), иные аналогичные документы либо их надлежащим образом заверенные копии.
Расписка о получении трудовой книжки в рассматриваемом случае совершается в простой письменной форме.
Работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о пересылке трудовой книжки почтой (по указанному в заявлении адресу). Как правило, такое заявление делается работником заблаговременно.
Пример.
Генеральному директору
ООО "Анион"
П.П. Петрову
Расписка
Я, нижеподписавшийся, настоящим подтверждаю получение в отделе кадров ООО "Анион" надлежащим образом оформленной трудовой книжки моего родственника (указать вид родственных отношений (мужа, сестры, отца, бабушки и т.п.)) Фамилия Имя Отчество, умершего 00.00.0000.
Претензий к оформлению трудовой книжки не имею.
00.00.0000 Подпись И.О. Фамилия
Личность получателя документов удостоверена, предъявлен паспорт гражданина РФ серия XX номер 000000, выданный (наименование органа внутренних дел) 00 месяца 0000 года, зарегистрирован по адресу: <...> и свидетельство о смерти от 00.00.0000 N 000, выданное (наименование органа загса).
Наименование должности сотрудника
кадрового органа предприятия подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
4.4.3. Порядок пересылки трудовой книжки почтой
В том случае, если работник не обращался к работодателю с соответствующим заявлением, но по тем или иным причинам не смог получить трудовую книжку на руки в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать свое согласие на пересылку документа по почте. Подчеркнем, что пересылка трудовой книжки по почте допускается только с согласия работника, выраженного в письменной форме.
Такое заявление также может быть направлено работодателю почтой (во избежание недоразумений - с уведомлением о вручении) либо представлено работником лично. С получением уведомления работник также вправе явиться за трудовой книжкой