ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От 26.08.2013 N 862
г. Вологда
Об автоматизированной системе электронного
документооборота органов исполнительной
государственной власти области
(В редакции Постановлений Правительства Вологодской области
от 25.11.2013 г. N 1184; от 24.02.2014 г. N 120;
от 24.03.2014 г. N 227; от 27.10.2014 г. N 936;
от 29.12.2014 № 1200; от 16.02.2015 № 96;
от 09.11.2015 № 929; от 18.01.2016 № 35)
Правительство области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемое Положение об автоматизированной
системе электронного документооборота органов исполнительной
государственной власти области.
2. Комитету информационных технологий и телекоммуникаций
области обеспечить ввод в эксплуатацию автоматизированной системы
электронного документооборота органов исполнительной государственной
власти области с 1 января 2014 года.
3. Определить Комитет информационных технологий и
телекоммуникаций области (Никуличев А.А.) координатором
автоматизированной системы электронного документооборота органов
исполнительной государственной власти области.
4. Определить бюджетное учреждение в сфере информационных
технологий Вологодской области "Центр информационных технологий"
оператором автоматизированной системы электронного документооборота
органов исполнительной государственной власти области.
5. Постановление Правительства области от 29 мая 2012 года
N 536 "Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота органов исполнительной государственной
власти области" признать утратившим силу.
6. Контроль за исполнением пункта 2 настоящего постановления
возложить на заместителя Губернатора области А.Ю. Макаровского.
Справку об исполнении постановления представить к 15 февраля
2014 года.
Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия, за
исключением пунктов 1 и 5, которые вступают в силу с 1 января
2014 года.
Губернатор области О.А. Кувшинников
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства области
от 26.08.2013 N 862
(В редакции Постановлений Правительства Вологодской области
от 25.11.2013 г. N 1184; от 24.03.2014 г. N 227;
от 27.10.2014 г. N 936; от 29.12.2014 № 1200;
от 16.02.2015 № 96; от 09.11.2015 № 929;
от 18.01.2016 № 35)
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
(далее – Положение)
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение регулирует вопросы организации и
функционирования автоматизированной системы электронного
документооборота органов исполнительной государственной власти области
(далее так же - АСЭД).
1.2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении:
АСЭД – государственная информационная система, обеспечивающая в
автоматизированном режиме обмен служебными документами и информацией
между Губернатором области, членами Правительства области,
структурными подразделениями Правительства области, уполномоченным по
правам человека в Вологодской области, уполномоченным по защите прав
предпринимателей в Вологодской области, государственными учреждениями
области и органами исполнительной государственной власти области
(далее – участники автоматизированной системы электронного
документооборота); (В редакции Постановления Правительства Вологодской
области от 16.02.2015 № 96)
электронный документ – документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных
машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - движение электронных документов в
АСЭД с момента их ввода в АСЭД участниками автоматизированной системы
электронного документооборота или с момента их получения участниками
автоматизированной системы электронного документооборота до завершения
исполнения и отправки ответа адресату;
пользователь - лицо, непосредственно осуществляющее отправку,
получение, обработку и хранение электронных документов и информации в
АСЭД.
1.3. АСЭД организуется в целях сокращения сроков обмена
служебными документами и информацией между Губернатором области,
членами Правительства области, структурными подразделениями
Правительства области, уполномоченным по правам человека в Вологодской
области, уполномоченным по защите прав предпринимателей в Вологодской
области, государственными учреждениями области и органами
исполнительной государственной власти области. (В редакции
Постановления Правительства Вологодской области от 16.02.2015 № 96)
1.4. АСЭД может интегрироваться с информационными системами
электронного документооборота органов государственной власти
Российской Федерации, органов государственной власти иных субъектов
Российской Федерации Законодательного Собрания Вологодской области,
а также органов местного самоуправления Вологодской области при
условии заключения соответствующих соглашений. (В редакции
Постановления Правительства Вологодской области от 27.10.2014 г. N
936; от 18.01.2016 № 35)
II. Функции оператора АСЭД
Оператор АСЭД осуществляет следующие функции:
обеспечение бесперебойной работы программно-технических средств
АСЭД;
технологическое сопровождение АСЭД;
создание учетных записей для пользователей;
обеспечение защиты информации в соответствии с требованиями
Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации";
создание и выдача квалифицированных сертификатов ключей проверки
электронной подписи участникам автоматизированной системы электронного
документооборота, органам местного самоуправления Вологодской области,
информационные системы документооборота которых интегрированы с АСЭД,
а также иные функции удостоверяющего центра, предусмотренные
Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной
подписи». (Дополнен - Постановление Правительства Вологодской области
(В редакции Постановления Правительства Вологодской области от
24.03.2014 г. N 227; от 16.02.2015 № 96)
III. Функции координатора АСЭД
Координатор АСЭД осуществляет следующие функции:
организационно-методическое обеспечение функционирования АСЭД;
разрабатывает и утверждает инструкцию по работе в АСЭД;
осуществляет контроль за функционированием АСЭД;
заключает с органами государственной власти Российской Федерации,
органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации,
Законодательным Собранием Вологодской области, а также органами
местного самоуправления Вологодской области соглашения,
предусматривающие интеграцию АСЭД с информационными системами
электронного документооборота соответственно органов государственной
власти Российской Федерации, органов государственной власти иных
субъектов Российской Федерации, Законодательного Собрания Вологодской
области, органов местного самоуправления Вологодской области.
(В редакции Постановления Правительства Вологодской области от
29.12.2014 № 1200; от 18.01.2016 № 35)
IV. Общий порядок работы в АСЭД
4.1. Информационный обмен в АСЭД осуществляется по открытым
каналам связи с использованием шифровальных (криптографических)
средств защиты, сертифицированных Федеральной службой безопасности
Российской Федерации. (В редакции Постановления Правительства
Вологодской области от 18.01.2016 № 35)
4.2. Электронные документы обрабатываются и хранятся в АСЭД.
Составление и оформление проектов электронных документов
осуществляются в соответствии с правовыми актами участника
автоматизированной системы электронного документооборота,
регулирующими вопросы организации делопроизводства.
Передача и хранение электронных документов в АСЭД осуществляются
вместе с их регистрационными данными: датой создания, регистрационным
номером.
4.3. При осуществлении документооборота в АСЭД не допускается
хранение, обработка и обмен электронными документами, содержащими
сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную
охраняемую законом тайну (за исключением персональных данных,
содержащихся в обращениях граждан и документах, связанных с
рассмотрением обращений граждан). (В редакции Постановления
Правительства Вологодской области от 09.11.2015 № 929)
Документы с пометкой «Для служебного пользования» регистрируются
в АСЭД в отдельном электронном журнале раздельно от другой служебной
документации путем заведения регистрационной карточки с описанием
краткого содержания документа без раскрытия информации ограниченного
распространения. (В редакции Постановления Правительства Вологодской
области от 25.11.2013 г. N 1184; от 29.12.2014 № 1200)
4.4. Порядок работы с документами в АСЭД установлен в
приложении 1 к настоящему Положению. (В редакции Постановления
Правительства Вологодской области от 09.11.2015 № 929)
V. Порядок предоставления доступа к АСЭД
5.1. Доступ участников к автоматизированной системе электронного
документооборота осуществляется через уникальные учетные записи,
создаваемые для каждого пользователя.
Ответственность за сохранение паролей к учетным записям
пользователей в тайне несут пользователи и оператор АСЭД.
5.2.
Предоставление доступа пользователям
к АСЭД производится
оператором
АСЭД на основании
письменной заявки участника
автоматизированной системы электронного
документооборота, составленной
по форме согласно
приложению 2 к
настоящему Положению, в течение
десяти
рабочих дней со
дня поступления указанной заявки
оператору
АСЭД.
Предоставление доступа к АСЭД государственным учреждениям области
осуществляется
оператором АСЭД на
основании заявки органа
исполнительной государственной власти области, осуществляющего функции
и
полномочия учредителя учреждения,
направленной в адрес Оператора
АСЭД,
при наличии технической
возможности. В указанной заявке должна
содержаться
информация о полном наименовании подведомственного
органу
исполнительной
государственной власти области
учреждения,
местонахождении
учреждения, а также основания для его подключения к
АСЭД.
Изменение
учетных записей пользователей
производится оператором
АСЭД на основании отправленной посредством АСЭД заявки участника
автоматизированной системы электронного документооборота, составленной
по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению, в течение пяти
рабочих дней со дня поступления указанной заявки оператору АСЭД.
(Пункт в редакции Постановления Правительства Вологодской области
от 16.02.2015 № 96)
5.3. Пользователи получают доступ к электронным документам, по
отношению к которым они являются отправителем или получателем.
5.4. На период временного отсутствия пользователя доступ к
входящим и исходящим электронным документам такого пользователя
передается оператором АСЭД другому пользователю, на которого возложено
исполнение обязанностей временно отсутствующего пользователя, на
основании заявки участника автоматизированной системы электронного
документооборота по форме согласно приложению 4 к настоящему
Положению. Участник автоматизированной системы электронного
документооборота направляет оператору АСЭД указанную заявку
посредством АСЭД не позднее чем за два рабочих дня до наступления
даты, с которой начинается исполнение обязанностей отсутствующего
пользователя.
5.5. Оператор АСЭД в течение двух дней со дня поступления заявки,
указанной в пункте 5.4 настоящего Положения, предоставляет доступ к
электронным документам временно отсутствующего пользователя
пользователю, указанному в заявке, и незамедлительно уведомляет об
этом посредством АСЭД участника автоматизированной системы
электронного документооборота.
VI. Порядок прекращения доступа к АСЭД
6.1. Доступ пользователей к АСЭД прекращается на основании заявки
участника автоматизированной системы электронного документооборота,
составленной по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.
6.2. В заявке указывается одно из следующих оснований прекращения
доступа к АСЭД:
увольнение пользователя из органа исполнительной государственной
власти области;
перевод пользователя на должность, не связанную с использованием
АСЭД.
6.3. Заявка на прекращение доступа к АСЭД направляется оператору
АСЭД посредством АСЭД не позднее трех рабочих дней до дня наступления
события, указанного в пункте 6.2 настоящего Положения.
6.4. Оператор АСЭД в течение трех дней со дня поступления заявки,
указанной в пункте 6.3 настоящего Положения, прекращает доступ к АСЭД
указанного в заявке пользователя, о чем незамедлительно уведомляет
посредством АСЭД участника автоматизированной системы электронного
документооборота.
Приложение 1
к Положению
(В редакции Постановления Правительства Вологодской области
от 24.02.2014 г. N 120; от 09.11.2015 № 929)
Порядок
работы с документами в АСЭД
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает общие для участников
автоматизированной системы электронного документооборота правила
работы с документами в АСЭД. (В редакции Постановления Правительства
Вологодской области от 09.11.2015 № 929)
1.2. Участники автоматизированной системы электронного
документооборота в АСЭД осуществляют работу со следующими видами
документов:
входящие документы - документы, поступившие участнику
автоматизированной системы электронного документооборота; (В редакции
Постановления Правительства Вологодской области от 09.11.2015 № 929)
исходящие
документы - документы,
создаваемые участником
автоматизированной системы электронного документооборота для отправки.
(В редакции Постановления Правительства Вологодской области
от 09.11.2015 № 929)
Понятия, используемые в настоящем Порядке, применяются в том же
значении, в каком они определены в Положении об автоматизированной
системе электронного документооборота органов исполнительной
государственной власти области.
1.3. Настоящий Порядок является обязательным для исполнения всеми
участниками автоматизированной системы электронного документооборота.
1.4. На участника автоматизированной системы электронного
документооборота возлагаются следующие функции:
использование АСЭД при обмене документами с другими участниками
автоматизированной системы электронного документооборота;
своевременная проверка наличия документов, поступающих к
участнику автоматизированной системы электронного документооборота в
АСЭД.
1.5. По вопросам, связанным с отправкой, получением и обработкой
входящих и исходящих документов посредством АСЭД, не урегулированным
настоящим Порядком, применяются правовые акты участников
автоматизированной системы электронного документооборота, регулирующие
вопросы организации делопроизводства.
II. Работа с входящими документами
2.1. При поступлении входящих документов участник
автоматизированной системы электронного документооборота:
проводит проверку соответствия участника автоматизированной
системы электронного документооборота адресату, указанному во входящем
документе, а также проверку наличия приложений, указанных в тексте
входящего документа (проверку полноты вложения);
регистрирует входящий документ в АСЭД и принимает его к
рассмотрению и исполнению.
2.2. Проверка наличия вновь поступивших в АСЭД входящих
документов осуществляется:
первый раз - не позднее 30 минут после начала рабочего дня,
в течение рабочего дня - с интервалом не более 30 минут,
последний раз - не более чем за 30 минут перед окончанием
рабочего дня.
III. Работа с исходящими документами
3.1. В целях направления исходящего документа участник
автоматизированной системы электронного документооборота создает
проект исходящего документа в АСЭД в соответствии с утвержденной
координатором АСЭД инструкцией по работе в АСЭД. (В редакции
Постановления Правительства Вологодской области от 24.02.2014 г. N
120)
3.2. При создании проекта исходящего документа в АСЭД участник
автоматизированной системы электронного документооборота определяет
список согласующих лиц, должностное лицо, к компетенции которого
отнесено подписание документа, и направляет указанный проект документа
на согласование. (В редакции Постановления Правительства Вологодской
области от 24.02.2014 г. N 120)
3.3. После согласования проекта исходящего документа в АСЭД
должностное лицо, к компетенции которого отнесено подписание
документа, совершает одно из следующих действий:
- подписывает проект исходящего документа в АСЭД электронной
подписью;
- возвращает проект исходящего документа в АСЭД на доработку.
(Пункт в редакции Постановления Правительства Вологодской области
от 24.02.2014 г. N 120)
3.4. После подписания исходящего
документа в АСЭД электронной
подписью участник
автоматизированной системы электронного
документооборота в тот же
день регистрирует исходящий документ в АСЭД.
После регистрации исходящего документа в
АСЭД, в
случае если
адресат:
является участником автоматизированной системы
электронного
документооборота, то
документ передается по АСЭД автоматически;
не является участником
автоматизированной системы электронного
документооборота, то
документ передается в соответствии
с правовым
актом участника автоматизированной системы
электронного
документооборота, регулирующим вопросы организации делопроизводства.
(Пункт в редакции Постановления Правительства Вологодской области
от 24.02.2014 г. N 120; от 09.11.2015 № 929)
Приложение 2
к Положению
Форма
ЗАЯВКА
на предоставление доступа к автоматизированной системе
электронного документооборота органов исполнительной государственной
власти области
1. Наименование участника автоматизированной системы электронного
документооборота _____________________________________________________
______________________________________________________________________
(орган исполнительной государственной власти области)
2. Ф.И.О., должности пользователей системы АСЭД для
предоставления доступа
|——————————----|—————————————|———————————————————-|————————————————————————|—————————————————————————|
|Ф.И.О. |Должность |Адрес с указанием |Логин и пароль получены |Отметка |
| |пользователя |номера кабинета, |(заполняется участником |о предоставлении доступа |
| | |в котором находится |АСЭД после получения |(заполняется |
| | |рабочее место |логина и пароля) |специалистом оператора |
| | |пользователя | |АСЭД) |
|——————————----|—————————————|———————————————————-|————————————————————————|—————————————————————————|
| | | | | |
|——————————----|—————————————|———————————————————-|————————————————————————|—————————————————————————|
| | | | | |
|——————————----|—————————————|———————————————————-|————————————————————————|—————————————————————————|
______________________ _____________________
(подпись руководителя) (расшифровка подписи)
Приложение 3
к Положению
Форма
ЗАЯВКА
на изменение учетной записи пользователя
1. Наименование участника автоматизированной системы электронного
документооборота _____________________________________________________
______________________________________________________________________
(орган исполнительной государственной власти области)
2. Прошу изменить учетную запись пользователя ___________________
___________________________________ (Ф.И.О. пользователя и должность),
в соответствии со следующей информацией:
|———————————————————————————————————————————-|———————————————|———————————————————————|
|Перечень требуемых изменений учетной записи |Основание |Отметка об изменении |
| |для изменения |учетной записи |
| |учетной записи |(заполняется |
| | |специалистом оператора |
| | |АСЭД) |
|———————————————————————————————————————————-|———————————————|———————————————————————|
| | | |
|———————————————————————————————————————————-|———————————————|———————————————————————|
| | | |
|———————————————————————————————————————————-|———————————————|———————————————————————|
______________________ _____________________
(подпись руководителя) (расшифровка подписи)
Приложение 4
к Положению
Форма
ЗАЯВКА
на предоставление доступа к входящим и исходящим документам
в автоматизированной системе электронного документооборота органов
исполнительной государственной власти области в связи с исполнением
обязанностей временно отсутствующего пользователя
Наименование участника автоматизированной системы электронного
документооборота _____________________________________________________
(орган исполнительной государственной власти области)
Прошу предоставить доступ к входящим и исходящим электронным
документам пользователя на период его временного отсутствия другому
пользователю в соответствии со следующей информацией:
|———|———————————————————————|————————————————————————————|————————————————|————————————————-—|
|N |Временно отсутствующий |Пользователь, на которого |Основание |дата начала и |
| |пользователь |возложено исполнение | |окончания периода |
| | |обязанностей временно | |временного |
| | |отсутствующего пользователя | |отсутствия |
| | | | |пользователя |
| |———————————————————————|————————————————————————————| | |
| |Ф.И.О. |должность |Ф.И.О. |должность | | |
| |(полностью) | |(полностью) | | | |
|———|————————————|——————————|————————————-----|——————————|————————————————|—————————————————-|
|1 | | | | | | |
|———|————————————|——————————|————————————-----|——————————|————————————————|—————————————————-|
______________________ _____________________
(подпись руководителя) (расшифровка подписи)
Приложение 5
к Положению
Форма
ЗАЯВКА
на прекращение доступа пользователей
к автоматизированной системе электронного документооборота
органов исполнительной государственной власти области
1. Наименование участника автоматизированной системы электронного
документооборота _____________________________________________________
(орган исполнительной государственной власти области)
2. Ф.И.О., должности пользователей, которым необходимо прекратить
доступ к АСЭД:
|——————————————|——————————————————————|——————————————|————————————————————————|—————————————————|
|Ф.И.О., логин |Основание прекращения |Дата отправки |Дата получения заявки |Дата прекращения |
|пользователя |доступа |заявки |(заполняется |доступа |
| | | |специалистом оператора |(заполняется |
| | | |АСЭД) |специалистом |
| | | | |оператора АСЭД) |
|——————————————|——————————————————————|——————————————|————————————————————————|—————————————————|
| | | | | |
|——————————————|——————————————————————|——————————————|————————————————————————|—————————————————|
______________________ _____________________
(подпись руководителя) (расшифровка подписи)
