Постановление Правительства Республики Коми от 11.02.2015 № 58

7.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в службу делопроизводства.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются службой делопроизводства.

7.6. Документы, поступающие в государственный орган по СЭД, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших по СЭД, определяются разделом X Типовой инструкции.

7.7 На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.

Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование государственного органа, дату поступления документа и регистрационный номер.

В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.

7.8. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству государственного органа.

Рассмотренные руководством государственного органа документы возвращаются в службу делопроизводства для передачи на исполнение согласно резолюции.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

7.9. Документы для отправки передаются оформленными (с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку) и зарегистрированными.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка документов к ранее направленному документу осуществляется в том же порядке, что и направление основного документа.

7.10. Оттиск печати государственного органа ставится на документах государственных органов, их копиях в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в государственном органе. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

7.11. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

2) слова "В дело";

3) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.12. Прохождение внутренних документов государственного органа на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Порядок контроля исполнения документов в государственных органах определяется в соответствии с правовыми актами Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми, с инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

8.2. Контроль исполнения документов в государственном органе включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

8.3. На документах, подлежащих контролю, перечень которых утверждается руководителем государственного органа, в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают "Контрольное дело".

8.4. Контроль исполнения документов обеспечивается определенными в регламенте государственного органа структурными подразделениями.

8.5. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения документов, еженедельно представляет руководителю государственного органа, заместителям руководителя государственного органа и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем государственного органа.

IX. Организация работы с документами в делопроизводстве

9.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив государственного органа в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами и иными методическими рекомендациями в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

X. Особенности работы с электронными документами

в государственных органах

10.1. В государственных органах создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

10.2. Электронный документ должен быть составлен, оформлен и согласован в соответствии с инструкцией по делопроизводству в государственном органе и иметь аналогичные реквизиты, установленные для документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, а также иметь иные сведения, позволяющие осуществлять учет и поиск документов в СЭД.

В целях учета и поиска документов в СЭД в государственных органах  используются обязательные сведения о документах, перечень которых приведен в приложении к настоящей Типовой инструкции.

10.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД государственного органа.

Документы, поступившие в государственный орган на бумажном носителе от субъекта, не являющегося участником межведомственной системы электронного документооборота (далее – МСЭД), включаются сотрудником службы делопроизводства в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

Оригиналы входящих документов на бумажных носителях после сканирования и регистрации направляются непосредственному исполнителю по документу. Если исполнителей несколько, то оригинал направляется тому, кто осуществляет свод по исполнению документа или указан в резолюции первым.

10.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются в соответствии с регламентом государственного органа ответственными структурными подразделениями.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники службы делопроизводства осуществляют проверку подлинности электронной подписи.

10.5. Электронные документы, поступающие по СЭД, проходят регистрацию в СЭД государственного органа в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в государственном органе.

10.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя государственного органа, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям государственного органа, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД (МСЭД) во внутреннем документообороте государственного органа (служебных записок, справок и др.) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в государственном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

10.7. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью государственного органа – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

10.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в государственном органе в порядке, установленном указанным органом.

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Типовой инструкции

по делопроизводству

в органах в системе исполнительной

власти Республики Коми

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах, используемых

в целях учета и поиска документов в системах электронного

документооборота в государственных органах

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование либо аннотация документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к постановлению Правительства Республики Коми

от 11 февраля 2015 г. № 58

ПЕРЕЧЕНЬ

постановлений Правительства Республики Коми,

признаваемых утратившими силу

1. Постановление Правительства Республики Коми от 18 августа 2006 г. № 201 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми».

2. Пункт 3 приложения к постановлению Правительства Республики Коми от 24 февраля 2009 г. № 34 «О внесении изменений в некоторые решения Правительства Республики Коми и признании утратившим силу постановления Правительства Республики Коми от 18 октября 2004 г. № 178 «О Правилах написания географических названий на коми языке».

3. Пункт 3 приложения № 1 к постановлению Правительства Республики Коми от 1 марта 2011 г. № 40 «О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Республики Коми и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Республики Коми».

4. Постановление Правительства Республики Коми от 22 мая 2013 г. № 176 «О внесении изменения в постановление Правительства Республики Коми от 18 августа 2006 г. № 201 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми».