|
Расширенный поиск
Распоряжение Мэра Москвы от 05.05.1993 № 311-РММ О С К В А МЭР Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е Об утверждении инструкции по документационному обеспечению Мэрии Москвы (В редакции распоряжений Мэра Москвы от 17.08.95 г. N 409-РМ; от 04.11.96 г. N 461/1-РМ; от 08.10.97 г. N 799-РМ) В целях дальнейшего совершенствования организации работы с документами в аппарате Мэрии, оперативного исполнения документов и поручений, повышения качества подготовки распорядительных документов Мэрии, создания условий для машинной обработки информации, а также в развитие Регламента Мэрии Москвы: 1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению Мэрии Москвы (приложение). 2. Обязать структурные подразделения аппарата Мэрии руководствоваться в своей работе настоящей Инструкцией. 3. В связи с утверждением Инструкции по документационному обеспечению Мэрии признать утратившими силу решения Мосгорисполкома от 18 мая 1982 г. N 1357, от 29 декабря 1985 г. N 4275, от 26 февраля 1986 г. N 429, от 15 апреля 1986 г. N 821, распоряжение Мосгорисполкома от 22 мая 1990 г. N 856р. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами Мэрии Шахновского В.С. Мэр Москвы Ю.М.Лужков Приложение к распоряжению Мэра Москвы от 5 мая 1993 г. N 311-РМ Инструкция по документационному обеспечению Мэрии Москвы (В редакции распоряжений Мэра Москвы от 17.08.95 г. N 409-РМ; от 04.11.96 г. N 461/1-РМ; от 08.10.97 г. N 799-РМ) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственного стандарта (ГОСТ) 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методических рекомендаций о составлении инструкции по делопроизводству в учреждении, организации и предприятии, а также Регламента Мэрии Москвы. 1.2. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы с документами и письмами граждан в аппарате Мэрии, а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатур и формирования дел, подготовки документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию. К Инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в аппарате Мэрии документов (приложения 1-12). Включенные в Инструкцию примеры являются условными. 1.3. Ответственность за правильное ведение делопроизводства в аппарате Мэрии возлагается на Управление организационно-методического обеспечения работы с документами (Управление документационного обеспечения) Управления делами Мэрии. 1.4. В Мэрии установлена смешанная система делопроизводства, при которой: централизованно: - в протокольном отделе Управления делами осуществляются регистрация и выпуск распорядительных документов Мэрии; - в Управлении документационного обеспечения Управления делами Мэрии осуществляются прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции, делопроизводство по письмам граждан, регистрация документов, адресованных Мэру, Премьеру, первым заместителям и заместителям Премьера Правительства Москвы, управляющему делами, подготовка проектов поручений по их исполнению, контроль и анализ хода исполнения, справочная работа, формирование дел, их хранение, а также организационно-методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате Мэрии; - в Организационно-аналитическом управлении Управления делами Мэрии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению постановлений Правительства и планов его работы, распоряжений Мэра и Премьера Правительства и их подготовки; по исполнению поручений Моссовета, его президиума и Малого Совета органам исполнительной власти; децентрализованно: - в Департаменте Мэра, в структурных подразделениях Управления делами Мэрии и аппарата Правительства осуществляются регистрация, рассмотрение, справочная работа по документам, адресованным в эти организационные структуры непосредственно. 1.5. Требования данной Инструкции распространяются на все служебные документы Мэрии несекретного характера и обязательны для сотрудников Мэрии. 1.6. Неоднократное нарушение требований данного документа влечет дисциплинарную ответственность сотрудника Мэрии. 2. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Общие требования к оформлению документов 2.1.1. Документы, подготавливаемые в аппарате Мэрии, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 2.1.2. Документы в Мэрии должны оформляться на бланках утвержденного образца. Макеты бланков документов разрабатываются и представляются на утверждение Мэра, Премьера Правительства, управляющего делами Мэрии Управлением документационного обеспечения. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). В аппарате Мэрии используются бланки трех видов документов: распорядительных документов (формат А4), писем (формат А4, А5), резолюций (формат А6). В аппарате Мэрии Москвы применяются следующие утвержденные бланки для писем: - Правительства Москвы, аппарата Правительства Москвы, структурных подразделений Мэрии (Управления делами, Финансово-хозяйственного управления, Департамента Мэра и других); - бланки с указанием должности руководителя Мэрии* (Мэра, Премьера Правительства, первого заместителя и заместителя Премьера, министра, управляющего делами). ______________ * Ответственные должностные лица Мэрии (далее по тексту - руководители Мэрии), правомочные принимать распорядительные документы Мэрии. Для ведения внутренней переписки бланки не применяются. Внутренней считается переписка между структурными подразделениями аппарата Мэрии, а также между должностными лицами названных структур. Недопустимо использование бланков первых заместителей, заместителей Премьера, бланков Правительства Москвы, Управления делами Мэрии и других структурных подразделений Мэрии для переписки с Мэром, Премьером Правительства Москвы и между собой. Применение бланков, в том числе и должностных, обязательно при направлении документа в сторонние организации. Использование ксерокопий бланков Мэрии запрещено. 2.1.3. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата документа, индекс, текст, подпись. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. 2.1.4. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках Мэрии. 2.1.5. Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, справка и т.д.), кроме служебных писем; печатается прописными буквами. 2.1.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "О чем?". Печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора). 2.1.7. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата его подписания либо утверждения или составления. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.04.93). В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах Мэрии применяется словесно-цифровой способ оформления дат (1 апреля 1993 г.). Индекс документа - это порядковый номер для постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах. 2.1.8. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. Например: Департамент Генеральному директору транспорта и связи Московского городского Отдел развития транспортных объединения "Мостелеком" систем города Иванову И.И. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям организаций и директорам предприятий Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и организации городского подчинения, райсоветы. При адресовании документа частному лицу первой строкой указываются почтовый индекс, город, второй строкой - улица, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, а затем указываются фамилия и инициалы частного лица. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Реквизит "адресат" печатается от 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков). 2.1.9. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. Печатается текст документа на бланках Мэрии формата А4 через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 2.1.10. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от границы левого поля, расшифровка подписи - от 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например, "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности. 2.1.11. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на ______ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: __________________________________________________ (название документа и наименование ___________________________________________________________________ организации или автора, дата и индекс документа) и приложение к нему, всего на ________ л. в _______ экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, от отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора). 2.1.12. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными организациями, подразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входит слово "согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата. Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается. Подпись, дата. Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ (указывается наименование документа, представленного на согласование) СОГЛАСОВАНО Должность Подпись Инициалы, фамилия Дата Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Гриф согласования печатается от границы левого поля. При наличии нескольких грифов их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и 5-го положений табулятора. 2.1.13. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа. При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например, первые буквы имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания). 2.1.14. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. Утверждаются документы, авторы которых неправомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки аппарата Мэрии и распространяется на организации городского подчинения и граждан; в остальных случаях - проставляется гриф утверждения. В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу (5-е положение табулятора - после 40 печатных знаков). При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом верхних углах документа. 2.1.15. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица. В Мэрии существуют гербовые печати: "Мэрия Москвы", "Правительство Москвы", "Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы", а также простые круглые печати: "Управление делами Мэрии Москвы", "Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы", "Управление кадров Мэрии Москвы". Гербовой печатью Мэрии заверяется подпись Мэра на документах, требующих особого удостоверения: почетные грамоты, представления и ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации, характеристики, штатные расписания структурных подразделений Мэрии и изменения к ним и т.д. Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется подпись Премьера Правительства (или лица, его замещающего) на грамотах Правительства Москвы, распорядительных документах финансового характера, характеристиках, штатных расписаниях органов управления городского подчинения и т.д. Гербовой печатью "Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы" удостоверяется подпись начальника Финансово-хозяйственного управления и его заместителей, главного бухгалтера на документах, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, договорах, трудовых книжках. Печатью "Протокольный отдел Управления делами Мэрии Москвы" удостоверяются копии распорядительных документов Мэрии. Печатью "Управление делами Мэрии Москвы" заверяется подпись управляющего делами (заместителей управляющего делами) на копиях приказов управляющего делами; положениях о структурных подразделениях Управления делами, а также подписи ответственных должностных лиц на трудовых книжках, справках с места работы, архивных справках и командировочных удостоверениях сотрудников аппарата Мэрии. Простой круглой печатью "Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы" удостоверяются подписи начальника Финансово-хозяйственного управления и его заместителей на документах не финансового характера, а также подписи должностных лиц на командировочных удостоверениях, справках с места работы, больничных листах сотрудников ФХУ. Печатью "Управление кадров Мэрии Москвы" удостоверяются подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых книжках, различных справках кадрового характера, заверяются копии документов, составляющих "личные дела" сотрудников аппарата Мэрии. Гербовые печати Мэрии и Правительства Москвы, а также простые круглые печати Управления делами, протокольного отдела хранятся в протокольном отделе Управления делами Мэрии. Гербовая и простая круглая печать Финансово-хозяйственного управления хранятся в отделе кадров Финансово-хозяйственного управления. Простая круглая печать "Управление кадров Мэрии Москвы" хранится в Управлении кадров Мэрии. 2.1.16. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При этом Мэрия, ее структурные подразделения могут выдать копии только документов Мэрии (распоряжений Мэра, Премьера Правительства Москвы, приказов управляющего делами, других служебных документов). Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Заверительная надпись составляется по форме: "верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка и дата заверения копии; печатается от нулевого положения табулятора. На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать. 2.1.17. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции Мэра, Премьера Правительства, его заместителей, управляющего делами Мэрии и руководителей структурных подразделений аппарата Мэрии. Резолюция оформляется на отдельном специальном бланке формата А6, бланк резолюции скрепляется с документом, копия подшивается в дело. Резолюция может быть оформлена и на самом документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Обязательно расшифровывается фамилия руководителя, дающего поручение (если не используется именной бланк). Кроме руководителя, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеют право подписывать от своего имени заместители данных руководителей или должностные лица, официально их замещающие. В этом случае в реквизите "подпись" указывается должность и фамилия лица, фактически подписавшего резолюцию, например, поручение по исполнению документа, оформленное на бланке резолюции управляющего делами Мэрии, может быть подписано заместителем управляющего делами Мэрии. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют: - от имени Мэра - управляющий делами Мэрии и другие должностные лица, которым это право предоставлено; - от имени Премьера Правительства - управляющий делами, руководитель аппарата Правительства - начальник отдела Премьера, другие должностные лица, которым это право предоставлено; - от имени членов Правительства - должностное лицо, которому такое право предоставлено членами Правительства. Если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию (структурное подразделение), в резолюции обязательно указывается наименование этой организации (структурного подразделения). Копия резолюции визируется исполнителем, подготовившим проект резолюции. 2.1.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова "В дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата Мэрии, в котором исполнен документ. Печатается от границы левого поля. 2.2. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж 2.2.1. В целях координации международных связей Мэрии, Правительства Москвы, их структурных подразделений, подведомственных организаций и префектур, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты писем и документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование (визирование) в: - Управление зарубежных связей, если они касаются внешнеполитических вопросов, установления и развития связей с городами-партнерами, вопросов обменов специалистами, направлений на обучение и стажировки, участия в международных и двусторонних встречах, симпозиумах, конференциях; - соответствующие отделы Департамента внешних связей, если речь идет о внешнеэкономических вопросах, иностранных инвестициях, затрагивающих интересы города и его жителей. 2.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем: - Мэра; - Премьера Правительства; - первого заместителя Премьера Правительства; - заместителя Премьера Правительства; - Правительства; - Департамента внешних связей; - Управления зарубежных связей. Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в п. 3.6.2. Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата. 2.2.3. При подготовке документов* для отправки зарубежным партнерам следует соблюдать следующие правила оформления: 2.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи). ______________ * В том числе документов, направляемых по телефаксу. 2.2.3.2. В реквизите "адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия"). 2.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется. 2.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются только имя и фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись; - при использовании других бланков (например, бланка письма "Правительство Москвы", "Департамент внешних связей", "Управление зарубежных связей") вначале указываются имя, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись. Реквизит "подпись" печатается на уровне реквизита "адресат", т.е. от 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков). 2.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат: например, 15 мая 1993 г. Реквизит "дата" печатается от нулевого положения табулятора после текста письма на уровне или ниже подписи. 2.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Мэрию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от... числа". 2.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания. 2.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата. 2.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство связи, через Министерство иностранных дел Российской Федерации либо аккредитованные в Москве инопредставительства, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма). В случае отправления документа через Министерство иностранных дел или аккредитованные представительства Департамент внешних связей (Управление зарубежных связей) готовит сопроводительное письмо на имя начальника Управления Министерства иностранных дел с просьбой о передаче документа адресату. Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен в подразделах 2.1 и 3.2. 2.3. Порядок подготовки, оформления и выпуска организационно-распорядительных документов Мэрии 2.3.1. Распорядительными документами Мэрии являются: - распоряжения Мэра; - постановления Правительства; - распоряжения Премьера Правительства; - распоряжения первого заместителя Премьера; - распоряжения заместителя Премьера; - приказы управляющего делами. Для решения срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории города, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности Мэрии Мэр, Премьер Правительства и управляющий делами могут издавать поручения. По отдельным вопросам финансово-хозяйственной деятельности в пределах компетенции Финансово-хозяйственного управления Мэрии (ФХУ) издаются приказы начальника ФХУ. Возможно также принятие (издание) совместных распорядительных документов, например, совместное распоряжение Мэра Москвы и Главы Администрации Московской области или совместное распоряжение двух заместителей Премьера Правительства. Распорядительные документы Мэрии готовятся, принимаются и издаются в соответствии с планами Правительства Москвы, решениями вышестоящих органов, поручениями Мэра и Премьера Правительства, а также по инициативе структурных подразделений Мэрии и подведомственных организаций для решения оперативных и текущих вопросов. 2.3.2. Ответственность за подготовку распорядительных документов Мэрии возлагается на членов Правительства и управляющего делами (распоряжений Мэра и Премьера Правительства, постановлений Правительства), руководителей подразделений Мэрии (распоряжений первых заместителей и заместителей Премьера, поручений и приказов). Проекты постановлений Правительства, распоряжений Мэра, Премьера вносятся на рассмотрение Мэра, Правительства, Премьера членами Правительства, управляющим делами по представлению соответствующих структурных подразделений Мэрии, подведомственных организаций, префектур. Проекты распоряжений первых заместителей, заместителей Премьера Правительства вносятся на их рассмотрение через аппараты первых заместителей, заместителей Премьера по представлению структурных подразделений Мэрии, департаментов, комитетов, главных управлений. Целесообразность подготовки и внесения на рассмотрение Правительства проектов постановлений по оперативным вопросам предварительно согласовывается с Премьером Правительства или управляющим делами. Согласование осуществляется путем представления соответствующей записки. 2.3.3. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется подразделениями Мэрии, подведомственными организациями, префектурами административных округов. 2.3.4. При подготовке проектов распорядительных документов Мэрии требуется соблюдение следующих правил: 2.3.4.1. Оформляются распорядительные документы на специальных бланках установленного образца. Совместные распорядительные документы могут оформляться на бланках постановлений Правительства или бланках распоряжений Мэра, Премьера Правительства, первых заместителей Премьера и заместителей Премьера, при этом дополнительно указывается название органа или должность лица, с кем соответственно Правительство, Мэр, Премьер или его заместители издают данный документ, либо на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) распорядительный документ. 2.3.4.2. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа; заголовок начинается с предлога "о" или "об" (о чем постановление, распоряжение, приказ, поручение). 2.3.4.3. Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми, например, Моссовет, Мосстройкомитет. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ - Российская Федерация, ЦАО - Центральный административный округ и т.д. В целях исключения возможности двоякого толкования при необходимости обозначения (перечисления) категорий граждан, организаций и т.д. в тексте документа рекомендуется приводить каждое наименование с новой строки, например: - лица старше 80 лет; - пенсионеры; - лица, имеющие стаж работы свыше 20 лет, и т.д. Текст постановления, распоряжения и приказа содержит, как правило, констатирующую и распорядительную части. Если содержание документа не нуждается в пояснениях, то констатирующая часть отсутствует. Это характерно, как правило, для распоряжений и приказов. 2.3.4.4. Проекты распорядительных документов в констатирующей части должны содержать оценку состояния дел по рассматриваемому вопросу во избежание повторений или противоречий. При этом констатирующая часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа. К проекту распорядительного документа рекомендуется прилагать справку, в которой привести обоснование необходимости принятия данного документа, дать пояснения исторического плана, указать правовую основу, а также проанализировать возможные последствия (финансовые, психологические, криминологические и т.д.) принятия документа. Для проектов распорядительных документов о предоставлении нежилых помещений, об изъятии и предоставлении жилых помещений организациям, учреждениям, предприятиям; связанных с введением каких-либо ограничений для организаций и отдельных лиц, с применением штрафных санкций, наличие такой записки обязательно. 2.3.4.5. Распорядительная часть постановления должна начинаться словами "Правительство Москвы постановляет...". Текст распоряжений, приказов и поручений как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: приказа - "Приказываю", распоряжения и поручения - "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д. Распорядительная часть документов может состоять из пунктов. Каждый пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, указать, утвердить), затем указывается исполнитель. Запрещается использовать формулировки типа: "определить концепцию", "решить вопрос", "обратить внимание", "найти решение" и т.д. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты. Пункты постановлений (распоряжений, приказов) группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа. Возможна компоновка пунктов и по другим критериям: исполнителям, срокам исполнения. 2.3.4.6. Проекты постановлений, распоряжений, поручений и приказов в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие: - конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их выполнения; при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки; - точные наименования организаций - исполнителей заданий (фамилии руководителей организаций указывать не следует); - поручения о контроле соответствующим заместителям Премьера Правительства (постановления, распоряжения), руководителям структурных подразделений Мэрии (поручения, приказы) с указанием сроков представления промежуточной информации о ходе исполнения и окончательной информации для решения вопроса о снятии с контроля; - указания о снятии с контроля ранее принятого распорядительного документа в случае его выполнения либо если новый документ издается взамен ранее принятого. В том случае, если контроль за выполнением распорядительного документа возложен одновременно на нескольких заместителей Премьера или на несколько подразделений аппарата Мэрии, необходимо указывать одного ответственного за организацию контроля по выполнению распорядительного документа в целом, а также ответственных по пунктам поручений. 2.3.4.7. Если принимаемый распорядительный документ исключает действие ранее принятых по этом вопросу, в нем должно содержаться указание о признании их утратившими силу. К проекту постановления (распоряжения), имеющему ссылки на решения вышестоящих органов, необходимо прилагать их копии. При этом в тексте проекта приводится дата, номер, полное название указанных документов. 2.3.4.8. Не допускается принятие повторных постановлений Правительства (распоряжений), если не выполнены ранее принятые по данному вопросу постановления, распоряжения. В проектах документов о ходе выполнения ранее принятых распорядительных документов и в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, виновные в этом, предложения о принятии к ним мер в установленном порядке, а также новые сроки выполнения поручений. К проектам таких документов следует прилагать справку за подписью члена Правительства, отвечающего за контроль исполнения постановления (распоряжения), или руководителя соответствующего подразделения Мэрии с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления сроков исполнения распорядительных документов. В случае выполнения ранее принятых распорядительных документов в проект постановления (распоряжения) вносится предложение о снятии их с контроля или признании утратившими силу как исполненных. 2.3.4.9. К каждому проекту распорядительного документа исполнитель составляет лист оформления (приложение 1), который печатается на оборотной стороне последнего листа проекта документа. Согласование осуществляется путем визирования: проставляется личная подпись, указывается дата, а также фамилия и должность визирующего (расшифровка подписи обязательна). 2.3.4.10. Если к проекту распорядительного документа имеются приложения, то об этом указывается в тексте. Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме: Приложение к постановлению Правительства (распоряжению, приказу) от _______ N ________________________________________ (дата) Каждый лист приложения должен быть завизирован исполнителем, а на последнем листе должна быть подпись (с расшифровкой) и должность подписавшего документ. 2.3.5. Оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции проекты постановлений, распоряжений должны быть завизированы: - ответственным исполнителем - сотрудником структурного подразделения аппарата Мэрии, подготовившего (внесшего на рассмотрение) проект (начальник управления, заведующий отделом, заведующий сектором, главный специалист, советник Мэра и Правительства, помощник руководителя Мэрии); - руководителем (заместителем) структурного подразделения, подведомственной организации, префектуры, представившей проект, юрисконсультом организации (префектуры); - первым заместителем, заместителем Премьера, управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей), внесшим проект на рассмотрение; - руководителем или, по его поручению, сотрудниками комиссии при мэре Москвы по разработке нормативной базы землепользования, градостроительства и управления недвижимостью по проектам нормативных актов в области землепользования, градостроительства, управления недвижимостью и оценки недвижимости; (Дополнен - Распоряжение Мэра Москвы от 17.08.95 г. N 409-РМ) - руководителями (заместителями) структурных подразделений Мэрии, подведомственных организаций, префектур, в компетенции которых находится вопрос, вносимый на рассмотрение; - начальником (заместителями) либо по их поручению сотрудниками Государственно-правового управления Мэрии; - управляющим делами Мэрии; - Комитетом по связям с религиозными организациями по вопросам, относящимся к его компетенции. (В редакции Распоряжения Мэра Москвы от 08.10.97 г. N 799-РМ) Организациям, выступающим исполнителями по подготовке проекта распорядительного документа Мэрии, осуществлять предварительное согласование с Комитетом по связям с религиозными организациями вопроса о целесообразности подготовки проекта распорядительного документа Мэрии. (В редакции Распоряжения Мэра Москвы от 08.10.97 г. N 799-РМ) Для распоряжений первого заместителя, заместителя Премьера Правительства виза управляющего делами Мэрии необязательна. Визирование проекта постановления (распоряжения) происходит в порядке, изложенном в настоящем пункте Инструкции. При этом все согласования, за исключением визы управляющего делами, должен получить ответственный исполнитель. Подписи согласований необходимо располагать исключительно на листе оформления. Проекты приказов управляющего делами Мэрии и начальника Финансово-хозяйственного управления должны иметь следующие визы: - ответственного исполнителя - сотрудника структурного подразделения аппарата Мэрии; - руководителя (заместителя) структурного подразделения Мэрии (Финансово-хозяйственного управления), подготовившего проект; - руководителей (заместителей) заинтересованных структурных подразделений Мэрии; - начальника (заместителя) либо уполномоченного сотрудника Государственно-правового управления Мэрии. 2.3.6. Замечания и дополнения, высказанные в ходе согласований, вносятся исполнителем в проект распорядительного документа. Если замечания незначительны и не изменяют сути документа, то исполнитель аккуратно вносит их в текст проекта и визирует каждое такое исправление. При внесении в текст большого числа изменений, но не меняющих сути документа, следует перепечатать текст проекта и приложить к нему прежний вариант с визами. В случае внесения в текст проекта изменений и дополнений, имеющих принципиальный характер и изменяющих суть документа, следует заново провести согласование нового варианта проекта распорядительного документа. В случае появления замечаний и дополнений, с которыми не согласны авторы проекта, оформляется лист разногласий, который должен быть приложен к проекту распорядительного документа, вносимого на утверждение. Внесение проекта документа с разногласиями на заседание Правительства должно быть предварительно согласовано с Премьером Правительства или управляющим делами. 2.3.7. Подготовленные проекты распорядительных документов Мэрии должны быть представлены: - в Организационно-аналитическое управление - проекты постановлений по плановым вопросам - за 10 дней до заседания Правительства; проекты постановлений по оперативным вопросам - за 5 дней до заседания; проекты постановлений, рассматриваемые в рабочем порядке, - не позднее чем за два дня до заседания; - в протокольный отдел Мэрии - проекты распоряжений Мэра и Премьера Правительства; - в отделы первого заместителя и заместителя Премьера - проекты распоряжений первого заместителя и заместителя Премьера; - помощнику управляющего делами - проекты приказов управляющего делами. Проект распорядительного документа считается представленным в указанные структурные подразделения Мэрии при наличии всех виз согласования (кроме визы управляющего делами) либо листа разногласий. Проект приказа начальника Финансово-хозяйственного управления представляется на подпись исполнителем. 2.3.8. Указанные структурные подразделения Мэрии проверяют: - правильность оформления представленных проектов; - правильность использования бланка Мэрии; - правильность наименования организаций-исполнителей*; - наличие приложений, указанных в тексте; - наличие указания о контроле; - наличие согласования или листа разногласий; - сроки исполнения заданий; - наличие документов, ссылки на которые приведены в тексте документов, и т.д. ______________ * При подготовке проекта распорядительного документа исполнитель может проверить правильное название подведомственной организации в отделе информации Управления делами Мэрии. В случае обнаружения ошибок или появления замечаний исполнитель вносит изменения (исправления) в проект распорядительного документа в соответствии с п. 2.3.6. 2.3.9. Постановления Правительства по плановым и оперативным вопросам принимаются на заседаниях Правительства. Постановления Правительства, рассматриваемые в рабочем порядке, принимаются путем оформления листа согласования со всеми членами Правительства (как правило, согласование осуществляется в ходе заседания Правительства). Оформление листа согласования см. п. 2.1.12. Распоряжения и приказы издаются единолично Мэром, Премьером Правительства, его заместителями, управляющим делами и начальником Финансово-хозяйственного управления Мэрии. 2.3.10. Доработка проектов распорядительных документов по замечаниям, высказанным в ходе заседания Правительства или при рассмотрении их руководителями Мэрии, производится в течение 3 дней или в установленные ими сроки. Внесение изменений и дополнений в постановления Правительства (распоряжения, приказы) осуществляют структурные подразделения Мэрии и организации, подготовившие проект документа. 2.3.11. Постановление Правительства после доработки представляется исполнителем в Организационно-аналитическое управление для контроля и передачи на подпись управляющему делами Мэрии. Управление осуществляет контроль за соответствием подготовленного постановления тексту стенограммы заседания. Проекты распоряжений Мэра и Премьера Правительства после доработки вновь поступают в протокольный отдел Мэрии для передачи их на подпись. После доработки распоряжения первых заместителей и заместителей Премьера Правительства, приказы управляющего делами поступают в их отделы (помощнику управляющего делами) для передачи на подпись руководителям. 2.3.12. Постановления Правительства подписывает Премьер Правительства или лицо, его официально замещающее. Распоряжение Мэра может издавать (подписывать) только Мэр. Распоряжения Премьера Правительства, первых заместителей Премьера, заместителей Премьера подписывают соответственно Премьер Правительства, первые заместители Премьера, заместители Премьера. Приказы управляющего делами может подписывать управляющий делами, а также должностное лицо, исполняющее его обязанности. Приказы начальника Финансово-хозяйственного управления может подписывать начальник Финансово-хозяйственного управления либо лицо, официально его замещающее. В связи с тем, что распоряжения и приказы оформляются на бланках с указанием должности руководителя Мэрии, в реквизите "подпись" может отсутствовать указание должности. В том случае, когда постановление или распоряжение подписано другим должностным лицом, реквизит "подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности Премьера Правительства (или заместителя Премьера)", и далее указываются инициалы, фамилия должностного лица, подписавшего постановление (распоряжение). 2.3.13. Постановления, распоряжения и приказы управляющего делами после их подписания сдаются в протокольный отдел Мэрии, в котором оформляются и рассылаются согласно указателю рассылки в 3-дневный срок. 2.3.14. Постановления Правительства, распоряжения Мэра, Премьера и его заместителей, приказы управляющего делами регистрируются в протокольном отделе Мэрии в специальных журналах установленной формы. Постановлениям Правительства присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года, например, постановление Правительства Москвы от 01.04.93 N 275. Распоряжениям Мэра присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры "РМ", например, распоряжение Мэра Москвы от 01.04.93 N 321-РМ. Распоряжениям Премьера Правительства в течение года присваиваются порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры "РП", например, распоряжение Премьера Правительства Москвы от 01.04.93 N 228-РП. Распоряжения первых заместителей, заместителей Премьера регистрируются в течение года с добавлением аббревиатуры "РЗП", например, распоряжение первого заместителя Премьера Правительства Москвы от 01.04.93 N 558-РЗП. Приказы управляющего делами регистрируются в течение года порядковыми номерами с добавлением буквы "п", например, приказ управляющего делами Мэрии от 01.04.93 N 27-п. Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания). Совместные документы, принятые (изданные) несколькими органами (должностными лицами), имеют единую дату (самая поздняя дата) и регистрационный номер каждого из авторов распорядительного документа, которые проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, совместное распоряжение Мэра Москвы и Главы Администрации Московской области от 05.04.93 N 27-РМ/001. 2.3.15. Подписанные приказы начальника Финансово-хозяйственного управления регистрируются в отделе кадров Финансово-хозяйственного управления в течение года в порядке возрастания номеров. 2.3.16. Подписанные документы тиражируются в соответствии со списком рассылки. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен: - постановления Правительства, распоряжения Мэра, Премьера, заместителя Премьера, приказы управляющего делами - простой круглой печатью протокольного отдела; - приказы начальника Финансово-хозяйственного управления - простой круглой печатью ФХУ. 2.3.17. Поручения Мэра, Премьера Правительства и управляющего делами как документы оперативного характера могут издаваться Мэром, Премьером и управляющим делами без согласования с подразделениями Мэрии. 2.3.18. Регистрация и рассылка поручений производится отделом служебной корреспонденции Управления документационного обеспечения Управления делами Мэрии в соответствии с порядком, определенным для служебной корреспонденции. 2.4. Оформление протоколов заседаний Правительства Москвы 2.4.1. На заседаниях Правительства Москвы ведутся протоколы. 2.4.2. В протоколах заседаний Правительства указывается номер протокола, дата проведения заседания; отмечается, кто председательствовал и кто присутствовал на заседании из состава Правительства Москвы, а также из числа приглашенных лиц; записываются рассмотренные вопросы с указанием фамилий и должностей докладчиков, содокладчиков и лиц, принимавших участие в обсуждении каждого вопроса. Ход обсуждения вопросов не протоколируется, но по каждому вопросу записывается результат его обсуждения (проект постановления принять в целом или с изменениями, кому дано поручение доработать проект с указанием сроков и т.п.). Протоколы заседания Правительства Москвы подписываются Премьером Правительства или лицом, исполняющим его обязанности. 2.4.3. Протоколы заседаний Правительства Москвы оформляются следующим образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел протокола строится по форме: слушали - выступили - постановили. Слово СЛУШАЛИ печатается прописными буквами по одной линии с порядковым номером вопроса, после него ставится двоеточие. На следующей строке указывается фамилия, инициалы, место работы, занимаемая должность докладчика, ставится тире и излагается основное содержание доклада или дается ссылка на него. Слово ВЫСТУПИЛИ печатается прописными буквами, после него ставится двоеточие. На следующей строке указываются фамилия и инициалы выступившего, ставится тире и излагается основное содержание выступления. Слово ПОСТАНОВИЛИ печатается прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее оформление раздела может быть двояким: постановление записывается в составе протокола в виде протокольной записи или дается ссылка на прилагаемое постановление. 2.4.4. Ведение и оформление протоколов заседаний Правительства Москвы осуществляет протокольный отдел Управления делами Мэрии. Протоколы в течение двух лет хранятся в протокольном отделе, а затем оформляются в установленном порядке и передаются в архив Мэрии. 2.5. Оформление протоколов совещаний, проводимых Мэром, Премьером, первыми заместителями, заместителями Премьера, управляющим делами Мэрии, заседаний Объединенной коллегии органов управления Москвы и Московской области и Столичной коллегии 2.5.1. На совещаниях, проводимых Мэром, Премьером Правительства, его заместителями, управляющим делами, на заседаниях Объединенной и Столичной коллегий ведутся протоколы. 2.5.2. В протоколах совещаний, заседаний указываются: номер протокола, дата проведения совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал, записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу записывается кратко констатирующая часть (состояние обсуждаемого вопроса) и полностью поручения с указанием организации, которой дается поручение, а также сроков его исполнения. 2.5.3. Протоколы совещаний, заседаний не позднее чем в 3-дневный срок оформляются: отделом Премьера - по совещаниям, проводимым Премьером Правительства; отделами (секретариатами) первых заместителей, заместителей Премьера Правительства, Управления делами - по совещаниям, проводимым соответствующими руководителями; аппаратом Столичной коллегии - по заседаниям Объединенной и Столичной коллегий. Оформление протокола осуществляется по схеме: слушали - выступили - решили. В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения протокола. 2.5.4. Протокол совещания подписывает руководитель, проводивший это совещание. Протоколы заседаний Объединенной и Столичной коллегий подписываются ответственными секретарями коллегий. 2.5.5. Оформленные протоколы совещаний у Премьера Правительства регистрируются в отделе служебной корреспонденции Управления документационного обеспечения в течение года в порядке возрастания номеров. Протоколы совещаний у первых заместителей и заместителей Премьера регистрируются в отделах первых заместителей и заместителей Премьера, регистрацию протоколов совещаний у управляющего делами осуществляет помощник управляющего делами; протоколы заседаний Объединенной и Столичной коллегий регистрируются в аппарате Столичной коллегии в течение года в порядке возрастания номеров. Протоколы в течение двух лет хранятся в указанных подразделениях, а затем оформляются в установленном порядке и передаются в архив Мэрии. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Организация работы с документами Мэрии включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов и подготовку их к передаче в архив. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот Мэрии. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, на своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города. 3.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции 3.1.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции Мэрии осуществляются сектором приема и отправки корреспонденции Управления документационного обеспечения*. ______________ * Вышеназванным сектором осуществляется в том числе прием и отправка корреспонденции организаций, обслуживаемых по договорам с Финансово-хозяйственным управлением Мэрии Москвы. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии доставленного документа ставится штамп Мэрии Москвы, дата и подпись работника, принявшего документ. При приеме писем от граждан при наличии копии письма на ней ставится штамп Мэрии Москвы с датой получения документа. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается дежурными приемных Мэра, Премьера Правительства с последующей передачей в сектор приема и отправки корреспонденции (с указанием, какие документы доложены руководству в рабочем порядке). Указанная корреспонденция передается в сектор приема и отправки корреспонденции для ее обработки не позднее 9 ч. 30 мин. следующего рабочего дня. 3.1.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. 3.1.3. Все конверты с поступившими в Мэрию документами вскрываются. 3.1.4. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. 3.1.5. На всех документах и письмах граждан, поступивших в сектор приема и отправки корреспонденции до 15.00 часов текущего дня, проставляется штамп с указанием даты поступления. На корреспонденции, поступившей в сектор после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов. 3.1.6. Исключение составляют документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении митингов, манифестаций, демонстраций и т.д. Такие документы штампуются в день их поступления с указанием даты этого дня и доставляются незамедлительно (вне графика курьерских маршрутов). 3.1.7. Работники сектора приема и отправки корреспонденции распределяют почту по адресатам: - Мэр; - Премьер Правительства; - первые заместители, заместители Премьера и министры Правительства; - управляющий делами Мэрии; - структурные подразделения Мэрии. 3.1.8. Входящие документы передаются из сектора приема и отправки корреспонденции в структурные подразделения Мэрии под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием полной фамилии расписавшегося). Исходящие из структурных подразделений Мэрии документы, адресованные в другие структурные подразделения Мэрии, передаются под расписку в разносных книгах (с указанием полной фамилии расписавшегося). В случае доставки срочного документа рядом с подписью получившего документ проставляется точное время его получения. 3.1.9. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате Мэрии осуществляется инспекторами-курьерами в соответствии с графиком курьерских маршрутов. 3.1.10. Документы, отправляемые из Мэрии, обрабатываются в группе отправки сектора приема и отправки корреспонденции. 3.1.11. Вся корреспонденция для отправки из Мэрии принимается от соответствующих структурных подразделений Мэрии под роспись с указанием времени приема (по реестрам). При необходимости, в связи со срочностью решения вопроса, поставленного в документе, разрешается выдача документа адресату на руки непосредственно в отделах и секторах Управления документационного обеспечения под роспись. Выдача на руки документов представителю организации осуществляется при наличии у него записки руководителя структурного подразделения или его заместителя, рассмотревших документ и разрешивших выдать его на руки, и документа, удостоверяющего личность получателя. 3.1.12. Документы, переданные в сектор приема и отправки корреспонденции, отправляются адресатам: - через фельдъегерскую службу в 12.00 (утренние маршруты) и 16.30 (вечерние маршруты), при сдаче документов в сектор до 11.30 и 16.00 соответственно; - заказной и простой почтой в течение дня при сдаче документов в сектор до 16.00. Документы срочного характера, поступившие в сектор, сдаются заведующим сектора приема и отправки корреспонденции в группу фельдсвязи для незамедлительной отправки. 3.1.13. В группе отправки корреспонденции проверяется правильность оформления документов: наличие адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Мэрии организации), исходящего номера, фамилии исполнителя, номера его телефона, подписи на документе. Неправильно оформленные документы работники сектора возвращают исполнителям для доработки. В случае, если неправильно оформлен документ срочного характера, работники сектора приема и отправки корреспонденции имеют право вызвать исполнителя к себе для немедленного исправления ошибки в оформлении. 3.1.14. При обработке отправляемой корреспонденции производится сортировка по видам отправлений, адресование, фальцевание, вложение в конверты, их заклеивание и маркирование. Разные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. При отправке на заказную, простую и отправляемую службой фельдсвязи корреспонденцию заполняются расписки и составляются реестры. 3.2. Регистрация служебных документов 3.2.1. Регистрация документов - это фиксация факта их создания или их поступления в организацию путем проставления на документе регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в регистрационных формах. 3.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц). Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций. 3.2.3. Существуют отдельные документы, которые могут не регистрироваться (примерный перечень их дан в приложении 2). 3.2.4. В аппарате Мэрии централизованно регистрируются документы, адресованные: Мэру, Премьеру Правительства Москвы, генеральному директору Департамента Мэра, руководству Управления делами Мэрии, первым заместителям и заместителям Премьера Правительства, министрам Правительства*, советникам Мэра и Правительства Москвы, а также без указания конкретного адресата. ______________ * В Управлении документационного обеспечения может регистрироваться корреспонденция, адресованная членам Правительства Москвы (кроме префектов), аппарат которых территориально размещен по адресу: Тверская, 13. Регистрацию вышеперечисленных документов осуществляет Управление документационного обеспечения. В случае, если документ направлен в Мэрию без конкретного адресата, а решение вопросов, поставленных в нем, не относится к компетенции структур Мэрии, размещенных по Тверской, 13, такой документ не подлежит регистрации в Управлении документационного обеспечения, а направляется отделом служебной корреспонденции данного Управления в ту организацию или тому должностному лицу, в чью компетенцию входит решение вопроса. Если в документе такого рода несколько вопросов, входящих в компетенцию различных организаций, отдел служебной корреспонденции снимает необходимое количество копий (самостоятельно определяя, в чьей компетенции вопрос) и передает их в сектор приема и отправки корреспонденции для рассылки с сопроводительным письмом. 3.2.5. Децентрализованно регистрируются документы, адресованные в структурные подразделения Мэрии. Их регистрация производится в соответствующих структурных подразделениях. 3.2.6. Регистрация документов, поступивших в Управление документационного обеспечения, производится: - служебных документов - в отделе служебной корреспонденции; - жалоб, заявлений и предложений граждан - в отделе писем граждан. 3.2.7. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Мэру, Премьеру Правительства, производится в отделе служебной корреспонденции; адресованных первым заместителям, заместителям Премьера, министрам Правительства (или подписанных ими), производится секретарями либо дежурными приемных вышеназванных руководителей с регистрацией телефонограмм в специальных журналах. Телексы и телефаксы, поступившие в Мэрию, регистрируются так же, как служебные документы, за исключением тех случаев, когда они поступают на иностранном языке. В этом случае из сектора приема и отправки корреспонденции они передаются в Управление зарубежных связей для перевода текста, а затем из Управления - в отдел служебной корреспонденции с переводом, где регистрируются и направляются тому должностному лицу, которому адресованы. 3.2.8. Информация обо всех поступивших документах и всех этапах их прохождения в аппарате Мэрии фиксируется на регистрационной карточке либо в ЭВМ в виде ее электронного эквивалента. Подлежат фиксации: 1. Сведения о корреспонденте, дата, регистрационный индекс документа, краткое содержание документа. 2. Резолюция руководителя (включая фамилию исполнителя, которому дается поручение), дата, подпись автора резолюции, срок исполнения. 3. Отчеты - ответы исполнителей на данные поручения, заключения соисполнителей. 4. Отметка об исполнении в форме краткой записи о решении вопроса по существу, об ответе автору, дата исполнения. 5. Отметка о снятии документа с контроля с указанием фамилии принявшего такое решение, отметка о направлении документа в дело с указанием даты, номера дела и подпись ответственного исполнителя. По документам, имеющим регистрационный номер Мэрии с цифр 4-01 по 4-19, в отделе служебной корреспонденции фиксируются только ответы, остальные промежуточные этапы работы с документами подлежат фиксации в структурных подразделениях Мэрии, при этом сохраняется номер, данный документу при первичной регистрации. 3.2.9. Документы, зарегистрированные в Управлении документационного обеспечения, направляются: - адресованные Мэру - через управляющего делами Мэрии; - адресованные Премьеру Правительства, руководству Управления делами - через управляющего делами Мэрии, его первого заместителя, отдел Премьера; - адресованные членам Правительства Москвы - по принадлежности членам Правительства; - поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности членам Правительства в соответствии с их функциональными обязанностями или руководителям структурных подразделений. 3.2.10. При регистрации на служебных документах ставятся входящий номер, состоящий из индекса отдела служебной корреспонденции, номера дела по номенклатуре, порядкового номера обращения, а также дата регистрации. Например: 4-19-1569/3-I от 07.05.93, где: 4 - индекс отдела служебной корреспонденции; 19 - номер дела по номенклатуре; 1569 - порядковый номер документа (применяется сквозная нумерация); 3 - последняя цифра текущего года (в данном случае 1993 г.); I - признак повторного обращения (I - первое повторное обращение, 2 - второе повторное обращение и т.д.). Входящий номер документа является и исходящим номером ответа по нему, когда документ исполнен. 3.2.11. Входящий номер служебного документа проставляется в нижнем правом углу документа. При регистрации официальных приглашений из-за границы (писем, телефаксов, телексов и т.п.) регистрационный номер проставляется на копии, т.к. оригинал подлежит представлению в иностранное посольство для оформления въездной визы этой страны. 3.2.12. Регистрация служебных документов в Мэрии происходит в автоматизированном режиме на ЭВМ. При необходимости регистрационная карточка распечатывается и направляется исполнителю (приложение 3). 3.2.13. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности. Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации. В отделе служебной корреспонденции в целях удобства работы с документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций по одному и тому же вопросу. 3.2.14. По всем повторным документам в отделе служебной корреспонденции подбираются дела, которые вместе с поступившим документом направляются исполнителю. При необходимости по запросу исполнителя работниками отдела производится подбор дел и по другим документам. В случае, если документ повторный, а при рассмотрении первого дело сформировано не было, исполнителю вместе с повторным документом направляется распечатка регистрационной формы, содержащейся в ЭВМ. 3.2.15. Отдел служебной корреспонденции несет ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление работникам аппарата Мэрии и организациям (по их запросам) информации о ходе рассмотрения и исполнения документов, зарегистрированных в отделе. 3.2.16. Структурные подразделения Мэрии регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно. При регистрации таких документов структурные подразделения Мэрии используют номера в соответствии с утвержденной Мэром индексацией структурных подразделений Мэрии и Правительства (приложение 4). Документы, направленные в структурные подразделения Мэрии на исполнение и зарегистрированные в Управлении документационного обеспечения, повторной регистрации не подлежат. В подобных случаях используется номер, присвоенный документу при первоначальной регистрации. 3.3. Регистрация писем граждан 3.3.1. Все поступившие в Мэрию письма граждан регистрируются в отделе писем граждан Управления документационного обеспечения, как правило, в день их поступления в отдел. При регистрации на письмах граждан ставится входящий номер, состоящий из индекса отдела писем граждан, номера дела по номенклатуре, порядкового номера документа, последней цифры текущего года, а также дата регистрации. Например: 3-6-1571/3 от 07.03.93, где: 3 - индекс отдела писем граждан; 6 - номер дела по номенклатуре; 1571 - порядковый номер документа; 3 - последняя цифра текущего года (в данном случае 1993 г.). 3.3.2. Входящий номер проставляется в верхнем правом углу зарегистрированного документа. 3.3.3. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном сетевом режиме на ЭВМ. При необходимости регистрационная карточка распечатывается и направляется исполнителю (приложение 5). 3.3.4. При поступлении в отдел повторного обращения гражданина исполнителю в обязательном порядке подбирается предыдущая переписка (сформированное в отделе дело). Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года после даты регистрации первого обращения и если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения. 3.3.5. Существуют следующие виды обращений граждан: - личные - от конкретного заявителя; - от жильцов-заявителей, объединенных временными, локальными интересами (часто проживающих в одном доме, районе и т.д.); - от коллективов - группы авторов из одного коллектива, объединенных общей работой, членством в одном из политических или общественных формирований и др.; - анонимные. 3.3.6. Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина без указания фамилии, имени, отчества, данных о месте жительства, работы или учебы. Анонимные письма могут не рассматриваться, в таком случае они списываются в дело. Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они направляются тем должностным лицам и структурам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого в письме. 3.3.7. По письмам граждан, поступающим в Мэрию, в ЭВМ вводится следующая информация: - фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона; - краткая информация о поставленных в письме вопросах; - весь ход исполнения письма с записью поручений руководства Мэрии, фамилиями конкретных исполнителей, результатами рассмотрения, отметками об исполнении и снятии с контроля (если документ взят на контроль); - дата поступления, признак письма (личное или направлено в Мэрию с сопроводительным письмом организации), категория письма (жалоба, заявление или предложение), вид письма (личное, коллективное, анонимное), куда и кому адресовано, к какой социальной группе относится автор, имеет ли он отношение к льготным категориям (инвалид войны, многодетный и т.д.). 3.3.8. Отдел писем граждан несет ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам аппарата Мэрии и заявителям по их запросам. 3.3.9. На письма, адресованные Мэру, Премьеру Правительства, управляющему делами Мэрии и требующие доклада, работники отдела писем готовят проекты поручений. Письма, относящиеся к компетенции членов Правительства (в соответствии с их функциональными обязанностями) и к компетенции подведомственных Мэрии организаций (в том числе и префектур), направляются отделом по принадлежности вышеперечисленным должностным лицам и структурам для разрешения вопросов, поставленных в письмах граждан, ответа авторам либо для подготовки заключений руководству Мэрии. На такие письма отдел готовит сопроводительные документы. При этом уведомляя автора о том, куда направлено на рассмотрение его обращение. 3.4. Порядок прохождения и сроки рассмотрения служебных документов и писем граждан 3.4.1. На документы, адресованные Мэру, Премьеру Правительства, управляющему делами Мэрии, Управление документационного обеспечения и Организационно-аналитическое управление готовят проекты резолюций по их исполнению (на служебные - отдел контроля и анализа, Организационно-аналитическое управление, на письма граждан - отдел писем граждан). 3.4.2. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка проекта резолюции) производится ежедневно, но не более 3 дней с момента его регистрации в Управлении документационного обеспечения либо в структурных подразделениях Мэрии. 3.4.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях (правила оформления резолюций см. п. 2.1.17). Отдельные документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких руководителей) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции в случае их необходимости не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения и исполнитель. 3.4.4. Документы, адресованные Мэру и Премьеру Правительства и не требующие доклада, но относящиеся к компетенции Правительства Москвы, направляются членам Правительства за подписью управляющего делами Мэрии; структурным подразделениям аппарата Правительства - за подписью начальника Управления документационного обеспечения или заведующих отделами Управления. 3.4.5. Все служебные документы и письма граждан (с резолюциями), зарегистрированные в Управлении документационного обеспечения, направляются на исполнение через отделы служебной корреспонденции и писем граждан для фиксации информации, содержащейся в резолюциях. 3.4.6. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа в аппарате Мэрии. Исключение составляют документы по следующим вопросам: - прописка и предоставление жилой площади в Москве; - приватизация муниципальной собственности и аренда нежилых помещений; - отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство; - экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории Москвы и лесопаркового защитного пояса, в том числе отвод земельных участков под застройку; - качество архитектурных и градостроительных проектов и их реализация в Москве. Срок исполнения по этим проблемам составляет 2 месяца (за исключением документов, поступивших из вышестоящих организаций либо по которым срок рассмотрения установлен поручением), данный срок утвержден Мэром. 3.4.7. Особо рассматриваются в Мэрии депутатские запросы и обращения. При обращении депутата Российской Федерации и Моссовета по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, должностные лица, к которым он обратился, обязаны дать депутату ответ безотлагательно. При необходимости в проверке или дополнительном изучении соответствующего вопроса руководители Мэрии обязаны сообщить об этом депутату в 3-дневный срок. Окончательный ответ представляется народному депутату Российской Федерации не позднее чем в 20-дневный срок, а народному депутату Московского городского Совета - не позднее чем в месячный срок со дня получения его обращения. Образец информации в адрес народного депутата при необходимости дополнительного изучения поставленных в его обращении вопросов приведен в приложении 6. 3.4.8. Запрос народного депутата Российской Федерации требует ответа в 3-дневный срок с момента получения его в Мэрии. Запрос народного депутата Моссовета требует письменного или устного ответа в срок, определенный секретариатом сессии Совета или Малым Советом. Государственные органы или должностные лица, к которым обращен запрос, обязаны дать ответ, который оглашается на сессии Совета не более чем в 3-дневный срок. 3.4.9. Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Президиума Верховного Совета Российской Федерации и Правительства Российской Федерации рассматриваются в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа в Мэрии. 3.4.10. Письма граждан рассматриваются в срок до 30 дней со дня регистрации в отделе писем граждан Управления документационного обеспечения, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно*. ______________ * Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не более 7 дней со дня поступления заявления или жалобы в Мэрию. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с поручениями руководства Мэрии. 3.4.11. Зарегистрированные письма граждан и служебные документы передаются в структурные подразделения по реестрам (под расписку). Под расписку по местным книгам в отдел писем граждан и отдел служебной корреспонденции Управления документационного обеспечения направляются справки, информация, ответы по документам, зарегистрированным в этих отделах, из других структурных подразделений Мэрии; - подписанные ответы заявителю либо в организацию (в том числе и вышестоящую); - проекты ответов на подпись Мэру, Премьеру Правительства, его заместителям; - документы, направленные с поручением по исполнению письма гражданина или служебного документа в подведомственные организации, префектуры или структурные подразделения Мэрии. 3.4.12. Во всех книгах передачи документов производится следующая запись: регистрационный номер отправляемого (передаваемого) документа, адресат, дата отправки. 3.4.13. Если за одним исходящим номером отправляются более 5 документов разным адресатам, то в книге делается запись: номер документа, количество адресатов, дата отправки (так как адресат указан на бланке документа). В местных книгах, о которых идет речь, в графе "адресат" пишутся фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения (или его название), кому направляется документ. В городских книгах, с помощью которых структурные подразделения Мэрии направляют письма граждан и служебные документы, не зарегистрированные в Управлении документационного обеспечения, в другие организации, пишется название организации, в которую направляются документы, или фамилия и инициалы ее руководителей. 3.4.14. Все письма граждан и служебные документы, поступившие из вышестоящих организаций (от первых лиц) в Мэрию в адрес Мэра, Премьера Правительства Москвы, докладываются Мэру, Премьеру. Письма граждан и служебные документы, поступившие в Мэрию из вышестоящих организаций без указания конкретного адресата, докладываются членам Правительства Москвы, управляющему делами Мэрии либо подведомственным Мэрии организациям (в соответствии с их компетенцией). 3.4.15. Ответы в вышестоящие организации имеют право подписывать: Мэр, Премьер Правительства, члены Правительства (если документы были адресованы им). Если в Мэрию поступили документы с поручениями от Администрации Президента Российской Федерации, аппаратов Верховного Совета Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, то ответы имеют право подписывать члены Правительства Москвы, управляющий делами Мэрии. 3.4.16. Ответы из организаций и структурных подразделений Мэрии по исполнению документов, зарегистрированных в Управлении документационного обеспечения, должны направляться в данное Управление в целях осуществления контроля за ходом исполнения и его результатом. Ответы на документы даются в письменном виде: по служебной корреспонденции - в отдел служебной корреспонденции, по письмам граждан - в отдел писем граждан. 3.4.17. Ответы на служебные документы после их регистрации в отделе служебной корреспонденции передаются для дальнейшей работы с ними в отдел контроля и анализа. Данным отделом осуществляется анализ полученной в ответе информации, проверяется ее соответствие и полнота тому поручению, которое находится в отделе на контроле; анализируется весь ход рассмотрения документа, содержание ответа, наличие предыдущих поручений, ответов из других подведомственных Мэрии организаций, участвующих в рассмотрении поставленных вопросов, при необходимости проводится проверка по существу представленной информации. Проработав представленный документ, отдел контроля и анализа готовит проект поручения либо (если вопрос решен) предложение о снятии документа с контроля и докладывает их соответствующему руководителю (в зависимости от того, кто давал поручение). Аналогичная работа проводится отделом писем граждан по ответам на контрольные поручения, данные в связи с обращениями граждан. 3.4.18. В случае, если по контрольным поручениям структурные подразделения Мэрии, подведомственные организации (в том числе и префектуры) подготовили проект ответа, Управление документационного обеспечения анализирует представленный проект по существу поставленных вопросов, редактирует его (в случае необходимости согласовав со структурными подразделениями, организацией, представившими проект) с учетом анализа всего хода рассмотрения документа. По служебной корреспонденции это осуществляет отдел контроля и анализа, по письмам граждан - отдел писем граждан. 3.4.19. В ходе работы с документами, представленными в Мэрию, работники вышеперечисленных отделов обращают особое внимание на недопустимость в представленных материалах: - взаимоисключающей по содержанию информации; - формального подхода к решению поставленных вопросов; - отсутствия аргументов, позволяющих руководству Мэрии сделать выбор оптимального варианта (при внесении предложений с несколькими вариантами решения поставленной задачи); - отсутствия информации о мерах, принятых с целью не допустить повторения выявленных недостатков; - отсутствия аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам корреспондента (организации либо заявителя); - отсутствия в информации результатов рассмотрения хотя бы одного из поставленных в документе вопросов; - отсутствия информации о продлении сроков рассмотрения документов (если таковое имеется) с сообщением авторам об этом и указанием конкретного лица, с которым данный вопрос был согласован. 3.4.20. В случае, если по контрольному поручению в Управление документационного обеспечения представлена справка, на ее основании отделы контроля и анализа (по служебной корреспонденции) и писем граждан (по письмам граждан) готовят проекты ответов. При подготовке проекта ответа по контрольному поручению, в котором названы несколько исполнителей, на проекте ответа требуются визы всех исполнителей. При подготовке справки ответственному исполнителю достаточно учесть мнение всех соисполнителей, отразив это в справке. В случае особого мнения кого-либо из соисполнителей данное мнение должно быть также отражено в справке. 3.4.21. Если исполнение документа было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым. Управление документационного обеспечения направляет соисполнителям необходимое количество копий. 3.4.22. В случае, если документ направляется в подведомственную Мэрии организацию (в том числе и префектуру) для исполнения и ответа корреспонденту, организация-исполнитель получает, как правило, подлинник документа, его копия остается в Управлении документационного обеспечения для формирования дела. В Управлении остаются подлинники, а направляются копии документов: - с поручениями Президента Российской Федерации и со штампом "Подлежит возврату"; - с поручениями Мэра, Премьера Правительства Москвы (за исключением документов, в которых поставлены вопросы о предоставлении жилья либо нежилых помещений). 3.4.23. В случае, если отделы Управления документационного обеспечения поставили на документе штамп "Контроль" или "Подлежит возврату", такие документы при ответе в Мэрию возвращаются той организацией, которой было дано соответствующее поручение (вместе с ответом). 3.4.24. Если в поручении по документу несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. При этом в обобщенной информации должно быть отражено мнение всех соисполнителей. 3.4.25. Исполненными считаются служебные документы и письма граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы. Документы не считаются исполненными, если в ответах сообщается лишь о предполагаемых мерах для решения поставленных в них вопросов. 3.4.26. Исполненные служебные документы и письма граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы по вышеперечисленным документам передаются в отделы служебной корреспонденции и писем граждан, где вся информация вводится в ЭВМ. 3.4.27. До отправки ответов по служебной корреспонденции, взятой ранее на контроль, с ними работает отдел контроля и анализа. 3.4.28. Если служебный документ или письмо гражданина, зарегистрированные в Управлении документационного обеспечения, были взяты на контроль, то снять документы с контроля могут: - должностное лицо, давшее контрольное поручение по документу; - управляющий делами Мэрии, его заместитель; - руководители отделов контроля и анализа и писем граждан. В данном случае на копии ответа пишется: "В дело, с контроля снять" (для исполненного документа). На копии промежуточного ответа пишется: "В дело, на контроль до..." (указывается срок исполнения). В обоих случаях подобные записи заверяются личной подписью (с указанием фамилии лица, снявшего документ с контроля) и проставляется дата принятого решения. На копии не контрольного документа пишут: "В дело" и ставят свою подпись. 3.4.29. Служебные документы и письма граждан могут быть сняты с контроля руководителями отделов контроля и анализа и писем граждан в следующих случаях: - если в отдел поступил окончательный ответ (в том числе и в вышестоящую организацию), подписанный должностным лицом, давшим контрольное поручение, либо лицом, официально его замещающим; - если документ был поставлен на контроль Управлением документационного обеспечения (в том числе и в середине процесса работы по рассмотрению документа, первоначально не взятого на контроль). 3.4.30. На ответах по рассмотренным документам проставляются дата отправки и регистрационный номер обращения, данный ему при первоначальной регистрации в отделах служебной корреспонденции и писем граждан, после чего подлинники ответов передаются в сектор приема и отправки корреспонденции для обеспечения их своевременной отправки. Копии ответов подшиваются в дело соответственно в отделах служебной корреспонденции и писем граждан. 3.4.31. Данные о поступлении и результатах исполнения служебной корреспонденции и писем граждан обобщаются Управлением документационного обеспечения и докладываются руководству Мэрии. Информация о состоянии исполнительской дисциплины доводится до сведения структурных подразделений аппарата Мэрии, подведомственных Мэрии организаций, в том числе и префектур административных округов. 3.4.32. Отделом писем граждан готовятся информационно-аналитические записки по письмам (обзорного или тематического характера) с проектами поручений по ним - Мэра, Премьера Правительства. Контроль за данными поручениями осуществляет отдел писем граждан. Результаты рассмотрения поднятых в записках вопросов докладываются отделом руководству Мэрии либо в форме ответов об исполнении, либо в форме обобщающей записки, подписанной заведующим отделом писем граждан. 3.5. Правила работы со служебными документами и письмами граждан в структурных подразделениях Мэрии 3.5.1. Документы, поступившие в структурные подразделения с поручением подготовить проект ответа в вышестоящую организацию или дать ответ (справку) руководителю Мэрии, должны исполняться в срок, указанный в поручении. Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации документа в Мэрии. При указании срока исполнения в днях отсчет ведется с даты подписания поручения. Если в поручении нет срока исполнения, то документ исполняется в месячный срок со дня регистрации документа в Мэрии. При невозможности исполнения поручения руководства по данному документу в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока исполнения. Продлить срок исполнения может только то должностное лицо, которое его установило (если срок исполнения установлен вышестоящей организацией, этот вопрос следует решать с ней). Для продления срока исполнения контрольного поручения необходимо заблаговременно написать справку с обоснованием необходимости переноса срока исполнения и указанием причин невозможности выполнения поручения в полном объеме в указанный срок. Справка адресуется тому руководителю Мэрии, который дал поручение, и подписывается первым заместителем, заместителем Премьера Правительства, руководителем структурного подразделения - исполнителя или лицами, их замещающими (правила оформления документов см. подраздел 2.1 настоящей Инструкции). Для того чтобы продлить срок исполнения, установленный вышестоящей организацией (Президентом, Правительством России, ВС РФ и т.д.), нужно заблаговременно подготовить справку в эту организацию с указанием, что сделано на сегодняшний день для выполнения поручения и почему оно не может быть выполнено в срок в полном объеме, а также предложить новый (реальный) срок исполнения. Справка должна быть подготовлена на бланке письма Мэра (если резолюция по исполнению поручения вышестоящей организации дана Мэром) либо на бланке письма Премьера (если резолюция подписана Премьером). Второй экземпляр справки должен быть завизирован первым заместителем, заместителем Премьера, руководителем структурного подразделения. Справка направляется через Управление документационного обеспечения. В том случае, если правительство Москвы является соисполнителем по поручению вышестоящей организации, продление срока исполнения необходимо согласовать с ответственным исполнителем по данному поручению. Справка с просьбой о переносе срока исполнения направляется ответственному исполнителю за подписью первого заместителя, заместителя Премьера Правительства или лиц, исполняющих их обязанности. О продлении срока исполнения документа надлежит известить соответствующие отделы Управления документационного обеспечения (за 2-3 дня до окончания этого срока). При этом в записке следует указать, с кем согласован вопрос о продлении срока. При подготовке ответа (справки) по поручению руководителя Мэрии по исполнению служебного документа, письма гражданина необходимо соблюдать следующие правила: - ответ (справку) об исполнении поручения подписывает (визирует) то должностное лицо, которому в резолюции дано поручение; - при наличии нескольких исполнителей по поручению ответ (справку) готовит то должностное лицо, которое в резолюции значится первым (если нет других указаний); соисполнители должны представить ответственному исполнителю ответ (информацию) за 5 дней до истечения срока исполнения; - ответ (справка) адресуется тому руководителю Мэрии, который установил задание; - правила оформления документов при ведении внутренней переписки см. п. 2.1.2 настоящей Инструкции; - при подготовке проекта ответа в вышестоящую организацию используется бланк письма Мэра, Премьера Правительства, управляющего делами Мэрии (использование бланков в соответствии с п. 3.4.15 настоящей Инструкции); - на документе, направляемом в вышестоящую организацию, необходимо сделать ссылку на исходящий номер письма этой организации, указать фамилию исполнителя и номер его телефона, а также проставить исходящий номер Мэрии (который совпадает с входящим номером); - копия проекта ответа должна быть завизирована первым заместителем, заместителем Премьера Правительства (для документов за подписью Мэра, Премьера Правительства); руководителем структурного подразделения (для документов за подписью управляющего делами); - при наличии соисполнителей справка (копия проекта ответа в вышестоящую организацию) должна содержать визы всех соисполнителей либо к представленной справке (проекту ответа) должны быть приложены копии справок соисполнителей; - подготовленная справка (проект ответа в вышестоящую организацию) представляется в отделы анализа и контроля (по служебным документам) и писем граждан (по обращениям граждан) Управления документационного обеспечения; - дальнейший порядок работы определен в пп. 3.4.17-3.4.20, 3.4.24-3.4.29 настоящей Инструкции. 3.5.2. Если в резолюции руководства Мэрии дано указание ответить в вышестоящую организацию, то ответ должен быть оформлен на должностном бланке первого заместителя, заместителя Премьера Правительства, управляющего делами Мэрии и подписан соответствующим руководителем. При отсутствии первого заместителя, заместителя Премьера ответ оформляется на бланке Правительства Москвы и подписывается лицами, официально их замещающими; при отсутствии управляющего делами документ оформляется на бланке Управления делами и подписывается заместителем управляющего делами. Правила оформления документов см. подраздел 2.1 настоящей Инструкции. 3.6. Оформление исходящих документов 3.6.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются Мэром, Премьером Правительства, его заместителями, управляющим делами Мэрии, руководителями структурных подразделений Мэрии (если это право оговорено в положениях об их деятельности) в соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально замещающими. 3.6.2. Исходящие документы оформляются на утвержденных бланках для писем. При использовании указанных бланков следует знать, что: - на бланках писем Мэра должна стоять только подпись Мэра; - на бланках писем Премьера - подпись Премьера или лица, его официально замещающего; - на бланках первых заместителей, заместителей Премьера Правительства, министров - подпись первого заместителя, заместителя Премьера Правительства, министра; - на бланках Правительства Москвы - подписи членов Правительства; - на бланках управляющего делами - подпись управляющего делами или лица, его официально замещающего; - на бланках аппарата Правительства Москвы - подпись руководителей структурных подразделений аппарата Правительства, советников Правительства; - на бланках Управления делами, Финансово-хозяйственного управления - соответственно управляющего делами (его заместителя), начальника ФХУ (его заместителя), а также руководителей управлений и отделов, входящих в состав Управления делами и ФХУ; - на бланках Департамента Мэра - подпись руководителей Департамента, а также советников Мэра; - на бланках структурных подразделений - подписи руководителей структурных подразделений (их заместителей) и лиц, их официально замещающих. 3.6.3. Подписи оформляются в соответствии с п. 2.1.10. 3.6.4. Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе, плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле в отделах Управления документационного обеспечения, должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ. Документы передаются в Управление документационного обеспечения полностью оформленными. 3.6.5. После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации. 3.6.6. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер, имеющий те же составляющие, что и входящий номер. 3.7. Справочная работа 3.7.1. Справочная работа по документам, централизованно обработанным (как входящим, так и исходящим), осуществляется в Управлении документационного обеспечения. В структурных подразделениях Мэрии осуществляется справочная работа по документам, которые регистрировались в данных подразделениях. 3.7.2. По служебной корреспонденции, централизованно зарегистрированной, справочную работу осуществляет отдел служебной корреспонденции, по письмам граждан - отдел писем граждан, по вопросам контрольной деятельности за служебной корреспонденцией, зарегистрированной в Управлении документационного обеспечения, - отдел контроля и анализа данного Управления. 3.8. Учет объема документооборота 3.8.1. Объем документооборота аппарата Мэрии составляет количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период (месяц, квартал, полугодие, год). 3.8.2. Количество распорядительных документов, служебной корреспонденции, писем граждан учитывается в аппарате Мэрии раздельно. Учет осуществляется: - распорядительных документов руководства Мэрии - в протокольном отделе Управления делами Мэрии; - служебных документов, писем граждан, общий объем входящих и исходящих документов - в Управлении документационного обеспечения. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИЙ В МЭРИЮ 4.1. Общие положения 4.1.1. Организация личного приема руководителями и специалистами Мэрии граждан и представителей предприятий и организаций г. Москвы по социально-бытовым вопросам, не относящимся к их производственной деятельности, возложена на приемную Мэрии, являющуюся структурным подразделением Управления делами Мэрии. 4.1.2. Организация приема граждан и представителей организаций включает в себя: - составление графика приема руководителями Мэрии и членами Правительства и обеспечение его соблюдения; - запись населения и представителей организаций на прием; - документационное обеспечение приема; - ведение делопроизводства по обращениям; - осуществление контроля за исполнением поручений руководителей Мэрии по рассмотрению обращений граждан и предприятий, принятых на личном приеме; - оказание консультативно-правовой помощи; - информирование Мэра, Премьера, членов Правительства и управляющего делами Мэрии о состоянии дел и характере обращений граждан и организаций. 4.1.3. Ведение делопроизводства по устным обращениям граждан в Мэрию является составной частью документационного обеспечения Мэрии и должно соответствовать правилам и требованиям, изложенным в разделах 2 и 3 настоящей Инструкции. 4.1.4. Приемная Мэрии как структурное подразделение Управления делами Мэрии осуществляет регистрацию обращений граждан, их документальное оформление, ведение справочно-поисковых картотек, направление документов в структурные подразделения Мэрии и организации городского подчинения по рассмотрению обращений граждан, формирование дел, их текущее хранение и т.д. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
