|
Расширенный поиск
Постановление Главы Администрации Смоленской области от 20.02.1996 № 85ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 20.02.96г. N 85 г. Смоленск Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области (городе, районе) (В редакции Постановления Администрации Смоленской области от 23.08.96 г. N 366; Распоряжения Администрации Смоленской области от 09.01.98 г. N 6-р) В целях дальнейшего совершенствования системы организации делопроизводства, порядка и правил работы с документами и обращениями граждан в администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области, согласно приложению. 2. Считать утратившими силу Инструкцию по ведению делопроизводства в администрации области (города, района), утвержденную постановлением главы администрации Смоленской области от 04.10.94 N 299, и распоряжение главы администрации области от 14.08.92 N 409-р "Об оформлении проектов распорядительных документов". А.Глушенков Приложение к постановлению главы администрации Смоленской области от 20.02.96г. N 85 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ (ГОРОДА, РАЙОНА). (В редакции Постановления Администрации Смоленской области от 23.08.96 г. N 366) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документами в администрации Смоленской области в процессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечению деятельности, а также устанавливает порядок и правила работы с документами несекретного характера, письмами, обращениями граждан в подразделениях администрации области (города, района). Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, рассмотрения обращений граждан в администрацию области и ее структурных подразделениях (далее именуются - подразделения администрации). Инструкция разработана в соответствии с инструкцией по документальному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденной распоряжением Президента Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 1418, регламентом администрации Смоленской области, утвержденным постановлением главы администрации от 23.10.95 г. N 281 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области", положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и с учетом опыта организации делопроизводства в подразделениях администрации области, ГОСТа 638-90 "Требования к оформлению документов". 1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех государственных служащих администрации области (далее именуются - работниками). Работники подразделений администрации ответственны за сохранность служебных документов, неразглашение содержащейся в ней информации. Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается с разрешения руководителей подразделений администрации. Взаимодействие со средствами массовой информации осуществляется через комитет по средствам массовой информации и полиграфиипресс-центра с разрешения должностных лиц администрации области. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (при возможности) работники обязаны передавать через общий отдел своего подразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому работнику по согласованию с общим отделом. 1.3. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводства) в подразделениях администрации отвечают непосредственные руководители: в аппарате администрации -управляющий делами главы администрации области; в структурных подразделениях-службами делопроизводства (общими отделами, канцеляриями). 1.4. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации области осуществляется в соответствии с должностными инструкциями по делопроизводству. На службу по делопроизводству (общий отдел) возлагаются следующие обязанности: - прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции), - передача документов (корреспонденции) на рассмотрение (на доклад) руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее именуется исполнитель); - учет (регистрация) внутренних нормативных документов; - контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы; - организация работы с обращениями, письмами граждан; - подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению; - анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами; - ознакомление вновь принятых работников с инструкцией по работе с документами и ведению делопроизводства. 1.5. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений, приказах и проектах других служебных документов, не подлежит разглашению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или занимающегося с соответствующими документами. 1.6. Подразделения администрации могут использовать в работе не противоречащие настоящей инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации (делопроизводства) документационного обеспечения. 1.7. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них информации руководитель подразделения администрации обязан проинформировать управляющего делами главы администрации и провести служебное расследование. 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 2.1. Проекты постановлений и распоряжений Администрации Смоленской области (далее именуются - постановления, распоряжения) подготавливаются структурными подразделениями Администрации области на основании поручений (указаний) главы администрации и его заместителей. Постановления, распоряжения готовят структурные подразделены Администрации области, относящиеся к их ведению. 2.2. Постановления, распоряжения подписывает - глава администрации области. Распоряжения, приказы - заместители главы администрации. Ответственность за качество подготовки постановлений, распоряжений их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений Администрации области и исполнители, которые готовят эти документы. Постановления, распоряжения должны проходить согласование (визирование) со структурными подразделениями Администрации области, которым в проекте предусматриваются сроки выполнения задания а также с другими заинтересованными подраздлениями Администрации 2.3. Постановления, распоряжения. Администрации оформляются визой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии) и дату. Постановления, распоряжения, а также приложения к ним визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Администрации области, руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации области или их заместителями и юрисконсультом. Визы исполнителей, руководителей структурных подразделений Администрации области проставляются на обратной стороне последнего листа подлинника в нижней его части. Виза юрисконсульта определяет целесообразность принятия нормативного документа по данному вопросу, соответствие проекта постановления, распоряжения действующему законодательству, постановлениям Правительства, отсутствие противоречий ранее принятым нормативным документам или их частичного дублирования. 2.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения по проекту постановлений, распоряжений не могут служить основанием для отказа от визирования. Визирующий должен изложить свое мнение на отдельном листе и приложить его к проекту постановления, распоряжения указав об этом при визировании, например: Ященко А.Е. (личная подпись) 08.11.95 замечания прилагаются. Если в процессе согласования в постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то они подлежат повторному визированию. Постановления, распоряжения печатаются на бланках формата А4, А5 установленной формы. (Приложение N 1). Порядок оформления и прохождения проектов постановлений, распоряжений по структурным подразделениям Администрации области отражен в приложении N 2. 2.5. Постановления, распоряжения администрации области подготовленные структурными подразделениями администрации оформляются визами на обратной стороне последнего листа проекта, ниже подписи исполнителя. Постановления и распоряжения визируются на оригиналах (первых экземплярах). На обратной стороне последнего листа постановления (распоряжения) также указывается: с левой стороны - исполнитель документа ставится его личная подпись, номер служебного телефона, количество отпечатанных экземпляров, с правой стороны - адрес расчета рассылки (список организаций). (Приложение N3). Завизированные и согласованные проекты постановлений, распоряжений представляются в протокольную часть общего отдела управления делами. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные и не прошедшие согласования или не подписанные руководителями администрации области, возвращаются управляющим делами руководителям подразделений, внесших на рассмотрение проекты постановлений, распоряжений. 2.5.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации области, переданные главе администрации области с нарушением установленного порядка, определенного настоящим постановлением и подписанные главой администрации области, подлежат дальнейшему техническому оформлению (регистрации, размножению, рассылке) только после прямого указания главы администрации области заместителю главы администрации области - управляющему делами. (Дополнен - Постановление Администрации Смоленской области от 23.08.96 г. N 366) 2.6. Подлинники постановлений, распоряжений в течение двух лет хранятся в протокольной части, а затем передаются в Архив. Подписанные главой администрации области и его заместителями постановления, распоряжения регистрируются в протокольной части и им присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года, раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжений добавляется буква "Р", которая пишется через дефис. Согласно указателю адреса расчета рассылки, составленному исполнителем постановлений,распоряжений и указанному на обратной стороне последнего листа подлинника, управление делами производит копирование, постановлений, распоряжений и их отправку адресатам. Размноженные экземпляры нормативных документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью " общий отдел N 1". 3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке и оформлении документов работники подразделений руководствуются требованиями: - документы печатаются на бланках установленной формы. Письма, адресованные руководителям федеральных органов власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, предприятиям, организациям и учреждениям по вопросам входящим в компетенцию администрации области, оформляются за подписью главы администрации или его заместителей (управляющего делами) на соответствующих бланках (Приложение N 4). Письма за подписью руководителей подразделений администрации и их заместителей по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках подразделений (Приложение N 5). Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста (Приложение N 6). 3.2. Текст телеграмм за подписью должностных лиц излагается кратко, без союзов и предлогов ( если не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (ЗПТ, ТЧК), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. 3.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне или обратной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем раcсылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. 3.4. В письмах-ответах указывается номер и дата документа на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа, документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициалы имени) ставятся перед фамилией. 3.5. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не допускается (с предлогом "за" или косой чертой перед). Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Визе включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату (при необходимости - наименование должности визирующего). Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу; на копии отправляемого документа (кроме телеграммы). 3.6. Датой документа является дата его подписания, утверждения или составления. Словесно - цифровой способ проставления даты (например: 12 мая 1995 года) применяется в текстах документов при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования (например: 16.07.95 г.) при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и иных случаях. 3.7. При направлении документа руководителю подразделения администрации или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже) (например: председателю комитета по образованию Иванову В.С.). При направлении документа в подразделение администрации или в организацию, их наименование пишут в именительном, а должность и фамилию адресата в дательном падежах (например: комитет по координации промышленности, Власову Н.И.) При направлении документа нескольким однородным подразделениям администрации или организациям их наименования указываются обобщенно (например: руководителям отдела кадров, комитетов, управлений администрации области; главам администраций районов, городов Смоленска и Десногорска). 3.8. Адресат указывается в правом верхнем поле документа. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов,адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным органам).Почтовый адрес, располагается после фамилии адресата, в ответах на письма граждан вначале указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. В адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр подчеркивается. В случае направления документов большему числу адресатов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре указывается только один адресат. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме (Приложение: упомянутые документы на .....л в ....экз.). Приложения, не названные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами ,перед которыми проставляется знак N. На приложении к документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и номера. 3.9. Копии отправляемых (исходящих) документов заверяются работником службы делопроизводства, проставлением надписи "Верно", даты и личной подписью, и удостоверяются проставлением круглой печати. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: НАПРИМЕР: УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по культуре В.Иванов "___" _______19__г. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕНО" (Утвержден), наименование распорядительного документа, его дату и номер. НАПРИМЕР: УТВЕРЖДЕН (0) на заседании финансово- экономического совета при главе администрации области "____" ________19__г. N___ Отправляемому документу присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения администрации и порядкового номера документа подразделения (например: 3/126, 3/12). Регистрационные номера письмам и телеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) подразделений Администрации, присваиваются в этих подразделениях. 3.10. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств) оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги. На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указывается адрес зарубежного корреспондента, включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны. Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углу его первого листа указывается наименование города, дата отправления (словесно-цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнем углу этого-же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициалом имени, фамилией и наименованием официальной должности. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма не указывается, но проставляются на копии письма, остающейся в деле. 3.11. Бланки документов, применяемые в администрации главы области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего делами главы администрации не могут передаваться другим организациям или лицам. Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации (его заместителей) являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в управлении делами главы администрации (канцелярии общего отдела). Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов подразделений администрации осуществляются по разрешению (поручению) управляющего делами главы администрации. Соответствующие представления вносятся руководителями подразделений администрация в управление делами на основании образцов (макетов) бланков,согласованные с юристом. Не разрешается изготовление бланков организационно-распределительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах. Структурные подразделения управления делами главы администрации ежегодно к 1 октября представляют в хозяйственный отдел управление делами заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 4.1. Основные положения системы контроля за исполнением документов регламентированы постановлением главы администрации от 23 октября 1995 г. N 281 "Об утверждении регламента администрации Смоленской области". Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащие поручения. Ответственными за качественное и своевременное исполнение документов являются руководители администрации области и структурных подразделений. 4.2. Контроль по существу вопросов и срокам исполнения осуществляется помощниками заместителей главы администрации, по срокам исполнения-аппаратом главы администрации: правительственных документов, постановлений и распоряжений администрации области - организационно-правовым отделом комитета по работе с территориями; писем, запросов, поручений главы администрации области - канцелярией общего отдела, решений совещаний, проводимых главой администрации области - протокольной частью общего отдела^ писем и обращений граждан - приемной по обращениям граждан общего отдела. (Приложение N 7). Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях начиная от даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "СРОЧНО" исполняются в 3-х дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение обоснование о продлении (изменении) срока исполнения. 4.3. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов помощниками заместителей главы администрации оформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемых документов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие документы, необходимые для полного исполнения документа. Помощниками заносятся в контрольные дела все отметки о ходе выполнения, об изменении сроков исполнения. Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальные контрольные карточки (картотека) - в управлении делами и в приемных заместителей главы администрации. Контрольная картотека делится на два раздела: картотека на исполненные документы и неисполненные документы. Контрольная картотека составляется из дополнительных экземпляров учетных карточек установленного образца. (Приложение №8). 4.4. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены все поставленные вопросы,' . задачи и об этом извещены заинтересованные организации и лица. Документы снимаются с контроля только по указанию главы администрации или его заместителей. Основанием для снятия с контроля по указанию руководства администрации является наличие подготовленного к отправке ответного документа или других материалов, свидетельствующих об исполнении (план, информация, постановление, распоряжение и т.п.). Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в учетную карточку, а последняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненные документы. 5. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 5.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии общего отдела управления делами главы администрации. Телеграммы в адрес главы администрации и его заместителей принимаемые информационно-аналитическим центром передаются для регистрации в канцелярию общего отдела, с последующей передачей главе администрации, а в адрес руководителей подразделений администрации - работникам их приемных. Прием и регистрация писем, обращений граждан осуществляется приемной по обращениям граждан администрации области (далее по тексту: приемная администрации области). 5.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. На документ заводится 2 (два) экземпляра учетных карточек (Приложение N8), вторая - помещается в контрольную картотеку. 5.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а так же в выходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем главы администрации с последующей передачей и регистрацией в управление делами (канцелярия). Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты , каталоги и т.п. 5.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений, по этому факту составляется акт (Приложение N 9) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отпавителя, дату отправки и получения. 5.5. Управление делами главы администрации направляет поступившие документы адресатам по назначению. Документы, адресованные заместителям главы администрации направляются в приемную заместителей главы. Контроль за исполнением или ходом выполнения постановлений, распоряжений или указаний главы администрации возлагается на комитет по работе с территориями. Документы по вопросам, относящимся к компетенции коллегиальных органов при главе администрации, направляются по назначению в из рабочие группы. 5.6. Документы передаются в подразделения администрации в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить" (далее именуются - срочные документы) - немедленно. Пакеты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде. В приемную главы администрации, его заместителей зарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты, фамилии работника, принявшего документ). Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями. 5.7. Поступившие документы докладываются управляющему делами работником канцелярии и согласно резолюции передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей) текст поручения, срок исполнения, подпись, дату. Резолюция оформляется на бланке 1/4 стандартного листа, приобщенного к документу (Приложение 8). 5.8. Состояние работы с документами в подразделениях администрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работниками канцелярии. 6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЗАСЕДАНИЙ, СОВЕЩАНИЙ И ДРУГИХ МЕРОПРИЯТИЙ 6.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия в администрации области проводятся в соответствии с распоряжениями или устными указаниями главы администрации и планами, утвержденными главой администрации. 6.2. Организационно-техническое обеспечение в подготовке и проведении этих мероприятий осуществляют: а) проводимых главой администрации: - управление делами главы администрации области; - структурное подразделение администрации области в случае определения их ответственными за проведение. б) проводимых заместителями главы администрации осуществляем аппарат заместителей главы администрации; в) проводимых структурными подразделениями администрации области с участием главы администрации и его заместителей осуществляют соответствующие подразделения. 6.3. Структуры, указанные в п. 6.2 обеспечивают: - подготовку порядка проведения и повестки дня совещания; - оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте его проведения; - готовность зала к совещанию; - регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу им соответствующих документов; - звукозапись и протоколирование совещания; - выполнение машинописных и копировально-множительных работ, рассылку документов и материалов совещания; - контроль выполнения поручений, данных главой администрация - организацию питания участников совещания и размещение их при необходимости в гостиницах. 6.4. Расшифровка и составление протокола материалов совещаний и заседаний проводимых главой администрации осуществляются протокольной частью общего отдела управления делами главы администрации. Протоколы и другие документы связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в подразделениях Администрации в соответствии с номенклатурой дел. 7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЛИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ С ПОМЕТКОЙ " ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ". 7.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой, диктуется служебной необходимостью. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решения об отнесении документированной информации ограниченного распространения несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. 7.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра ставится на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма. Копирование документов содержащих служебную информацию ограниченного распространения осуществляется только управлением делами главы администрации (копировально-множительным бюро) с письменного разрешения управляющего делами главы администрации. 7.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: - нормативно-распорядительные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологических, гидрометрологических, демографических, санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимых для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом, - документы содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономии региона и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне, - описание структур исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса, - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке, - документы накапливаемые в отдельных фондах архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 7.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками общих отделов (канцелярий) подразделений Администрации, которым поручен прием и учет несекретных документов При смене работника, осуществлявшего учет этих документов, составляется акт приема - сдачи этих документов, утвержденный руководителем подразделения администрации. 7.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме этих документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами; - печатаются с указанием на лицевой стороне или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона; - передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику общего отдела (канцелярии) подразделения администрации. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; - передаются работникам подразделений администрации под расписку; - пересылаются другими организациями федеральной службой или спецсвязью; - не могут передаваться по незащищенным каналам связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. 7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования" утратившие свое практическое значение и неимеющие научной и исторической ценности, производятся в подразделениях администрации по акту (Приложение N 10). 7.7. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушений правил работы с документами, работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности. 8. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КРУГЛЫХ ПЕЧАТЕЙ И УГЛОВЫХ ШТАМПОВ 8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в подразделениях Администрации используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера, применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 8.2. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностных лиц, командировочных удостоверениях, документах к награждению, удостоверениях о награждении государственными наградами Российской Федерации, на платежных поручениях и финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях. 8.3. На копиях постановлений, распоряжений, должностных лиц областной администрации проставляется круглая печать проокольной части. На копиях документов по личному составу, доверенностях и справках проставляется круглая печать отдела кадров, на копиях приказов, командировочных предписаниях (прибыл-убыл), копиях писем проставляется круглая печать канцелярии. При отправке документов через фельдъегерскую связь на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах печать администрации области. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенных местах. При этом оттиск должен захватывать часть подписи должностного лица, подписавшего документ. 8.4. Изготовление гербовых и других печатей (штампов) для подразделений Администрации производится на основании поручения управляющего делами администрации. К представляемому письму ( заявлению ) руководителя подразделения Администрации прилагается образец (эскиз) печати согласованный с комитетом по средствам массовой информации и полиграфии, который выдает разрешения на их изготовление ( разрешительная система). В подразделениях Администрации печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, и обеспечивается их сохранность. 8.5. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей. При смене руководителя подразделения Администрации печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета подразделения Администрации. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются в подразделениях по акту. 9. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ТЕКСТОВОГО ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Приказ - акт, издаваемый руководителями организации, действующий в целях разрешения задач, стоящих перед данной организацией. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения, затрагиваемых в них вопросов. Текст приказа, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа, она может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом - приказываю. Каждый пункт текста должен печататься кратко, последовательно и четко, с указанием исполнителя и конкретного действия, содержать только одну. работу (заседание) и с одним конкретным реальным сроком исполнения. При подготовке проекта приказа не допускать дублирования ранее изданных актов, указать акты подлежащие отмене или утратившие силу в части. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой. В случае разногласий между структурными подразделениями по тем или иным пунктам проекта приказа составляется соответствующая справка. Визирование проекта приказа производится на лицевой стороне последней страницы первого экземпляра. Приказы подписываются руководителем организации, а в его отсутствие - заместителем. Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются в установленном порядке. Проекты приказов (кроме приказов по личному составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением. 9.2. Указание - акт, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций Текст проекта указания, как правило, начинается преамбулой, раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которой перечисляются предписываемые действия, начинается словом п р е д л а г а ю (обязываю). Проекты указаний должны иметь заголовок, тщательно редактироваться и печататься на общих бланках. На бланках указаний должен быть напечатан адресат или адресаты (не более четырех). Последним пунктом указания возлагается контроль за его исполнением на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо. 9.3. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц. В тексте инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций и должностных лиц. Текст инструкции должен состоять из разделов, но начинаться с раздела "Общие положения" где указываются цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки) другие сведения. Инструкция должна быть утверждена руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом (приказом). При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять: из слова Утверждаю, наименование должности и наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровкой и даты, если организационно-распорядительным документом, то гриф ставится Утверждена, наименование документа утверждавшего инструкцию (включая наименование учреждения) и даты например: ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в комитете управления имуществом администрации области Утверждена распоряжением председателя комитета по управлению имуществом администрации области от 2 августа 1995 г. N 141 9.4. Положение - акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы государственного органа, учреждения, организации или их структурного подразделения. Текст состоит из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы, ответственность. В разделе "Общие положения" указываются цели и основания образования учреждения или структурного подразделения, чем руководствуется оно в своей деятельности и кому подчиняется. В разделе "Основные задачи" перечисляются основные задачи, которые должны выполнять во всех областях своей деятельности. В разделе "Функции" указывается, что и как делать для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями и структурными подразделениями. В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов. В разделе "Организация работы" указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения и структурного подразделения, формы и методы работы. Положение о структурном подразделении должно утверждаться распорядительным документом, а об учреждении вышестоящей организацией. 9.5. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются номер протокола, дата проведения мероприятия, фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих повестка дня или перечисление вопросов с указанием докладчиков. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатается сноска "Текст доклада прилагается". Протокол может фиксировать решение (постановление), в этом случае документ прилагается к протоколу. В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пункта повестки дня) с указанием фамилий докладчика и выступающих, печатается краткое изложение сути или состояния рассматриваемого вопроса, заканчивающегося протокольным решением (постановлением). 9.6. Доклад - документ, содержащий изложение отдельных вопросов, выводов, положений. В докладе сообщается о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Доклад может быть отчетным, когда предлагается решить какие-либо назревшие сложные и важные вопросы требующие глубокого изучения фактического материала, научной и технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения. Текст доклада может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Доклад должен иметь подписи или визы составителей или докладчика с указанием даты визирования. 9.7. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события (например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности комитета (управления),...". Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта перечсляются лица участвующие в актировании, указываются их должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. В констатирующей части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события. При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий или состояний. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителями организации или руководителем вышестоящего органа. 9.8. Извещение о заседании, совещании, конференции - документ информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие. Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения. Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В тексте извещения может включаться просьба о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещение адресуется учреждению. Извещение подписывается руководителем учреждения или председателем коллегиального органа. 9.9. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащая обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководителю и выщестоящему органу в связи с изложенными фактами. Докладные записки направленные в вышестоящий орган, должны быть подписаны руководителе! учреждения и иметь индекс (номер). 9.10. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте). Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, вызвавшие письмо, в доказательствах приводятся факты, разъяснения и сообщения, в заключении формулируется основная цель письма. Возможны другие варианты написания. Перед текстом письма (формата А4 (210 х 297 мм), в левом верхнем углу (ниже углового штампа) указывается краткое содержание вопроса, на бланках формата А5 (148 х 210 мм) заголовок не проставляется. Если письмо связано с исполнением поручения главы администрации (его заместителей), то дата и номер поручения указываются под заголовком, под чертой, в скобках. На письме указывается точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах, направляемых правительственными учреждениями. Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес. Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме (например: Приложение: на 10 л. в 1 экз.). На самом приложении должно быть указано: (например Приложение к письму комитета по делам молодежи от 22.11.95 N 4/361 На лицевой стороне последнего листа письма и его копии (в левом нижнем углу) указываются фамилия и номер телефона исполнителя. Проект письма, представляемого на подпись руководству, должен быть предварительно завизирован исполнителем и другими заинтересованными лицами. Проект письма с одним адресатом представляется в двух экземплярах, один из которых на бланке, после подписи отправляется адресату, второй (со всеми визами) - остается в деле. Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырех адресатов) подписывается лишь один экземпляр, который затем размножается в количестве, необходимом для рассылки. 9.11. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках установленной формы. Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи и проставление его обязательно. Телеграммы, направленные одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если не искажается ее содержание), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений. Знаки препинания печатаются сокращенно: точка - тчк., запятая - зпт., тире - тире<, двоеточие - дат. Телеграммы с одним и тем же текстом, (содержанием) подлежащие большому количеству адресатов (пунктов) должны быть подготовлены в каждый адресат (пункт) отдельно. При этом подписывается лишь один экземпляр телеграммы с приложением всех адресатов. При оформлении телеграмм текст не должен заканчиваться цифрами. После исходящего номера (индекса) телеграммы с новой строки указывается должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указывается обратный телеграфный адрес организации, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя. 9.12. План - документ устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку наименование (содержание) мероприятия, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение. Если план должны подписывать руководители нескольких учреждений или структурных подразделений, то подписи располагаются на одном уровне (горизонтально). 10. МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ 10.1. Печатание документов аппарата главы администрации производится в машинописном бюро общего отдела управления делами, а так же непосредственно в подразделениях Администрации с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные документы печатаются внеочереди. Порядок выполнения срочных работ, определяется управлением делами по согласованию с исполнителями, передавшим материал для печатания. 10.2. Передаваемые для печатания рукописи, ровно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Особое внимание обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, наименование ведомств и организаций, географических названий. Сокращение слов применяются только общепринятые. Печатание производится на одной стороне листа, с использованием констрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или правленные карандашом. 10.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило в одном экземпляре. Корректорские работы, специалистами, печатавшими документы, не производится. Вторые и последующие страницы документа должны быть пронумерованы, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, без слов "страница" (стр.) и знаков препинания. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках А5 - через один межстрочный интервал. 11. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ 11.1. Копировально-множительные работы нормативно-распорядительных документов и документов аппарата главы администрации области осуществляются управлением делами, остальные работы выполняются в подразделениях администрации. Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производится непосредственно в подразделениях Администрации, имеющих множительную технику. 11.2. Копирование постановлений, распоряжений администрации области, подписанных главой администрации или его заместителями и имеющие визу управляющего делами, производится согласно адреса рассылки. 11.3. На копирование сдаются ТОЛЬКО служебные документы и материалы по заказам, подписанным начальником хозяйственного отдела управления делами (Приложение 11). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. 12. ЗВУКОЗАПИСЬ МЕРОПРИЯТИЙ 12.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации области (заседаний Административного Совета, совещания с главами администраций городов и районов) осуществляется протокольной частью общего отдела управления делами главы администрации в диктофонном варианте. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает общий отдел (протокольная часть). 12.2. Звукозаписи хранятся в коробках, в специальных хранилища Расшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседаний производится после их завершения в установленные сроки, но не позднее 7 дней после проведения мероприятия. 13. ПРИЕМ И ОПЕРАТИВНАЯ ПЕРЕДАЧА ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ (ТЕЛЕФАКСЫ) 13.1. Факсимильные аппараты (телефаксы) имеющие официальные номера в структурных подразделениях Администрации устанавливаются в самих подразделениях. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. 13.2. При передаче или приеме текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 29 черным цветом, не должен превышать 5 (пяти) листов. Документ передается по каналу факсимильной связи с заявкой установленного образца (Приложение № 12) подписанной руководителем подразделения Администрации. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для слyжебного пользования". 13.3. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы (Приложение N 13) без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. 13.4. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (Приложение N 14) без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 13.5. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации, осуществляется их руководителями. 14. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН 14.1. В администрации области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется приемной администрации области в соответствии с рекомендациями "Порядка работы с письмами и устными обращениями граждан в отделе писем и приема граждан администрации Президента Российской Федерации" и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации от 2 августа 1995 года N 1416. 14.2. Поступившие в адрес администрации письма граждан поступают в приемную администрации области, где регистрируются в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (Приложение N15 ) и на карточке (Приложение N16 ). 14.3. В приемной администрации области на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется дата его поступления, в правом нижнем углу - регистрационный номер. В подразделениях администрации,приемных заместителей главы письма (телеграммы) граждан учитываются в делопроизводстве подразделений или в учетно-контрольных карточках. 14.4. Картотека на письма граждан ведется по административнотерриториальным единицам, а внутри их - по алфавиту заявителей. 14.5. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одного подразделения администрации в другое осуществляется через приемную администрации или с его уведомлением. 14.6. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению, передаются управляющему делами администрации области, который после предварительного рассмотрения,направляет их для решения главе администрации,его заместителям или в структурные подразделения. С резолюциями главы администрации или управляющего делами документы возвращаются в приемную администрации. Резолюции переносятся в сответствующие графы учетных карточек, сроки исполнения документа ставятся на контроль и направляются с краткой аннотацией в соответствующий адресат для принятия решения. Отметка о постановке жалобы или заявления на контроль ставятся в журнале регистрации. 14.7. Для контроля за сроками исполнения писем в карточке отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. За три дня до контрольной даты работник по учету и регистрации писем напоминает конкретным исполнителям приближение сроков исполнения . 14.8. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под ним указывается номер первого письма и делается отметка "Повторно" Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный срок или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 14.9. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в подразделениях администрации в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной главы администрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора. Письма военнослужащих и их семей рассматриваются в срок до 7 дней, в исключительных случаях срок может быть продлен до 15 дней. Если вопрос, затронутый в письме, относится к ведению другой организации или учреждения, то оно не позднее чем в пятидневный срок направляется в соответствующее учреждение, о чем автору сообщается в письменной форме. Сопроводительное письмо оформляют в трех экземплярах: первый вместе с письмом направляется в учреждение, второй - автору, третий - остается в деле. Если рассмотрение письма закончено непосредственно в подразделении администрации (т.е. по нему не принято иного решения), то автор извещается об этом, как правило, в письменной форме, а в отдельных случаях - в устной форме, о чем делается отметка в правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора с заявителями. Предложения, заявления и жалобы граждан поступившие от одног( и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным номером первого документа с добавлением порядкового номера через дефис (например: 13/165-1, 13/182-3 и т.д.). 14.10. Запрещается направлять жалобы граждан должностным лицам, на действия которых принесена жалоба. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения администрации, осуществляют руководители этих подразделений. 14.11. Запись, прием и учет посетителей в приемной администрации области организуют работники приемной администрации. Прием ведется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. 14.12. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданы гражданами не только в письменном виде, но и устно при личной встрече с руководителями администрации. График приема населения, утвержденный главой администрации, вывешивается для всеобщего сведения. 14.13. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются во время приема, о чем делаются записи в журнале и карточке учета приема посетителей. Переданные на приеме посетителями письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан. В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительные данные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде и регистрируются на карточках учета приема посетителей (Приложение N 17). Руководителем, производящим прием, на карточку накладывается резолюция с указанием исполнителя и предписываемых действий для рассмотрения сути заявления или жалобы. Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемого вопроса и с резолюцией на первичном документе отправляется тому лицу, которое направлено на рассмотрение. Письмо снимается с контроля если полностью решены поставленные вопросы. 14.14. Приемная администрации области ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет (один раз в полугодие) главе администрации, управляющему делами справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан, причем к концу каждого месяца начальниками общих отделов структурных подразделений администрации или ответственными лицами за делопроизводство в срок до 3 числа следующего за отчетным месяцем, направляется отчет в управление делами главы администрации, за подписями глав администраций (председателей комитетов и управлений) (Приложения N 18, 19). 15. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ, ИCПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Порядок составления и утверждения номенклатурных дел. 15.1. Номенклатура дел представляет собой системаризированны перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения. 15.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форм отражать основное содержание и состав документов дела. 15.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения администрации и порядковог номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. 15.4. Номенклатура дел Администрации разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства на следующий календарный год, согласовывается с ЭК областного архивного управления, утверждается управляющим делами (Приложение N20 ). 15.5. Вновь созданное подразделение Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает с областным Государственным Архивом и утверждается управляющим делами. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения аппарата главы администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 15.6. В течение года по согласованию с областным Госархивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Оформление документов, законченных делопроизводством 15.7. Законненные делопроизводством документы в 15 дневный срок сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях Администрации, которые формируют их в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, при методической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела, - нумерацию листов в деле; - составление заверительной надписи дела. - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. (Приложение N 21); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.). 15.8. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дело раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д. Экспертиза ценности документов. 15.9. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), состав которой утверждается управляющим делами. 15.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении, выделение к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. В своей деятельности постоянно действующая экспертная комиссия руководствуется основными правилами работы ведомственных архивов введенных в действие приказом Главархива СССР N 263 от 05.09.85 г. и положением об ЭК администрации. 15.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а так же акты о выделении документов (дел) к уничтожению (Приложение N 10). Документы, не подлежащие сдаче в Архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрации по акту (Приложение N 10 ), который утверждается руководителем подразделения и хранится постоянно. 15.12. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы. Подшивка дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов. Систематизация документов внутри дела. 15.13. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись о их местонахождении. 15.14. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Протоколы и документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 15.15. Дела переписки группируются за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела временного срока (до 10 лет) хранения не подшиваются листы дела не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, заверительная подпись не составляется. Реквизиты обложки изложены в приложении N 22. Заголовок дела должен содержать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке при даточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а так же сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. . . , 15.16. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на копийность документов дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма) являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 15.17. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. 15.18. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. 15.19. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (Приложение N 23 ). В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой) сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива. Составление описей. 15.20. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в службе делопроизводства подразделения Администрации ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив. 15.21. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение N 24,25). Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения Администрации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствиис теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах подписываются "то же", другие реквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния, о наличии копий и т.д. 15.22. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделении Администрации в течение трех лет после передачи документов. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделения администрации и архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. 15.23. Вместе с делами подразделения администрации в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. Хранение документов и дел в подразделении Администрации. 15.24. С момента заведения и до передачи в Архив администрации дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Администрации. 15.25. Руководители подразделений Администрации и работники службы делопроизводства ответственны за сохранность документов и дел. 15.26. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствие с номенклатурой дел, копия которой имеется в структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается. 15.27. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов" (Приложение N26), в которой при ознакомлении с делом, должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с какими он был ознакомлен. 15.28. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения управляющего делами главы администрации с обязательно оставленными в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника. Использование документов архива. 15.29. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственных архивах аппарата главы администрации области и ведомственных архивах подразделений (где они есть), предоставляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники администрации области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. При увольнении работник администрации обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 15.30. Подлинники постановлений и распоряжений руководства администрации области не выдаются. 15.31. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. 16. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА. 16.1. Справки должностным лицам подразделений администрации области, главам администраций районов, городов даются в необходимых случаях управлением делами главы администрации области по указанию управляющего делами: - о документах поступивших на имя главы администрации области; - об изданных постановлениях и распоряжениях главы администрации области; - об изданных распоряжениях и приказах заместителей главы администрации; - о поручениях главы администрации области должностным лицам; - о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях под председательством главы администрации области; - о письмах граждан, поступивших в администрацию области; - о документах, сданных в ведомственный архив администрации области. 16.2. Справки по отдельным вопросам работы с документами в подразделениях администрации даются службами делопроизводства этих подразделений. Управляющий делами главы администрации области Н.Рулев Приложение N 1 к инструкции по делопроизводству (Утратило силу - Распоряжение Администрации Смоленской области от 09.01.98 г. N 6-р) Приложение N 2 к инструкции по делопроизводству ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ НОРМАТИВНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬСКИХ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ +----------------------------+ | | | РАЗРАБОТЧИК +----+ | | | +----------------+-----------+ | | | | +-----------+----------------+ | | ЭКСПЕРТИЗА | | +--+ | | | | ПРОТОКОЛЬНАЯ ЧАСТЬ | | | +----------------------------+ | | | | | +-------------+--------------+ | | | | | | | ЮРИСТКОНСУЛЬТ |----+ | | | | | +----------------------------+ | | | | | +-------------+--------------+ | | | ВИЗЫ | | | | ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ | | +-------------+ | | ЛИЦ | | | АНАЛИЗ | | +----------------------------|----+ | КОНТРОЛЯ | | | ВИЗЫ | | ВЫПОЛНЕНИЯ | | | ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГЛАВЫ | |(исполнители)| | | АДМИНИСТРАЦИИ | +------+------+ | +----------------------------+ | | | | | +-------------+--------------+ | +--| ВИЗА |--------+ +-----------+ УПРАВЛЯЮЩЕГО +----+ | | ДЕЛАМИ | | | +----------------+-----------+ | | | | | | +-----------+----------------+ | | | ПОДПИСЬ | | | | ГЛАВЫ |----+ | | АДМИНИСТРАЦИИ | | +----------------------------+ | | +----------------------------+ | | ОБРАБОТКА | | | И ПОДГОТОВКА К РАССЫЛКЕ +--------+ | (общий отдел) | +----------------------------+ ---+ порядок | прохождения +-------------+--------------+ проекта | Р А С С Ы Л К А | документа | (канцелярия общего отдела) | ---+ порядок +----------------------------+ прохождения | документа для +-------------+--------------+ доработки | | ---+ порядок | А Д Р Е С А Т | прохождения | | нормативно- +----------------------------+ распорядитель- ного документа Приложение N 3 к инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области О б р а з е ц ВИЗИРОВАНИЕ проекта распорядительного документа (обратная сторона бланка распоряжения (постановления) Исп. Николаев ** Разослать всем комитетам, тел. 3-62-01 управлениям, главам 2 экз. администраций районов гг. 04.08.92 Смоленска, Десногорска, УМБ, УВД, облпрокурору, обл.Думе, Полномочному представителю Президента РФ ВИЗЫ: * Анисимов В.И. Ященко А.Е. Серикова Н.Н. Рулев Н.М. * Перечень ответственных лиц визирующих проект зависит от содержания нормативного документа ** Адрес расчета рассылки состовляется исполнителем и зависит от содержания нормативного документа Приложение N 4 к инструкции по делопроизводству ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 214008 г. Смоленск пл. Ленина, д. 1 "_______" ____________ 199 Г. N________ Приложение N 5 к инструкции по делопроизводству УРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ "____" _________________ 199 г. N __________ г.Смоленск Приложение N 6 к инструкции по делопроизводству АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 214008 г.Смоленск пл.Ленина,д.1 _______ N ___________ На N ________________ С П Р А В К А Выдана ________________________________________________ в том,что он(а) решением исполкома Смоленского областного Совета народных депутатов от _____ _____________ 19___ г. N_______ награжден(а) медалью "Ветеран труда". Справка выдана для предъявления в органы социальной защиты населения по месту жительства. М.П. Специалист архива управления делами администрации С.Остапенко Начальник общего отдела управления делами администрации В.Новиков Приложение N 7 СИСТЕМА КОНТРОЛЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ЗА ДОКУМЕНТАМИ , СОДЕРЖАЩИМИ ПОРУЧЕНИЯ +---------------------------+ |Глава администрации области| +---------------------------| +------------------------+ | Заместители главы | | Помощники главы, | +---------------------------+ +-----------------------+ +----+ заместителей | | | Управление делами и +----+ | | главы администрации | +-----------------------+---------------------+ | приемные заместителей | | | +------------------------| | | | +-----------------------| | | | Контрольные дела +--|По существу исполнения | По срокам исполнения+--| Контрольная картотека | | | +------------------------| | | | +-----------------------| | | |- копии документа | +---------------------------------------------+ |- исполнен | | | |- справки | | | |- не исполнен | | | |- докладные записки | +------------+----------------------+------------+|- на исполнении | | | |- протоколы совещаний | | Управляющий делами главы администрации области |+-----------------------+ | | | и т.д.(сбор,обработка | +------------------------------------------------+ | | | и анализ) | | | | +------------------------+ ОРГАНЫ | КОНТРОЛЯ | | +---------------------------------------+---------------------------------------+ | | | | | | | | +--------------+--------------+ +------------+----------+ +------------+----------+ +----------+--------+ | | | Организационно-правовой | | Протокольная часть | | Приемная по жалобам | | Канцелярия | | | | отдел | | | |(Общий отдел управления| | (Общий отдел | | | | (Комитет по работе с | |(Общая отдел управления| | делами) | | управления | | | | территориями) | | делами) | | Приемные заместителей| | делами) | | | +-----------------------------+ +-----------------------+ | главы | +-------------------+ | | | | +-----------------------+ | | | +--------------+--------------+ +------------+----------+ +------------+----------+ +----------+--------+ | | |Указы,распоряжения Президента| | Решения совещаний, | | Письма, обращения и | | Запросы,поручения,| | | | Российской Федерации, | | заседаний | | | | письма | | | |Правительственные документы, | | главы администрации | | прием граждан | |главы администрации| | | |постановления и распоряжения | | области | | | | | | | | главы администрации | +-----------------------+ +-----------------------+ +-------------------+ | | +-----------------------------+ | | | | | | | | | | | +--------------+-----------------------------+-------------------------+-----------------------+--------+ | | | Документ исполнен и снят с контроля если: | | | |- решены по срокам поставленные задачи; - наличие подготовленного к отправке документа | | +-|- извещены заинтересованные лица и организации; (план, информация, постановление, распоряжение);+----+ |- есть указания главы администрации (заместителей); - по документу не даны дополнительные поручения | +-------------------------------------------------------------------------------------------------------+ Приложение N 8 +------------------------------------------------------------------------------+ | | | ----------------------------------------------------------------------------| | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 | | ----------------------------------------------------------------------------| | | | Корреспондент | | ----------------------------------------------------------------------------| | | | | Дата поступления и индекс документа |Дата и индекс поступающего документа | | ----------------------------------------------------------------------------| | | | | | | | | | Краткое содержание | | ----------------------------------------------------------------------------| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Резолюция или кому направлен документ | | ----------------------------------------------------------------------------| | | | | | | | | | Отметка об исполнении | | ----------------------------------------------------------------------------| | | | | +-----------------------------------------------------------------------------+ +------------------------------------------------------------------+ | | | | | ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ | | СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Номер и дата документа | | к которому относится А.ГЛУШЕНКОВ | | | виза | | | +------------------------------------------------------------------+ Приложение N 9 к инструкции по делопроизводству А К Т Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии общего отдела управления делами главы администрации ____________________________ составили акт о том, что "____" _____________ 199 ___г. при вскрытии пакета _________________________________________________ _________________________________________________________________ в нем не оказалось ______________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: ________________ ________________ ________________ Примечание: 1 экземпляр акта - остается в канцелярии. 2 экземпляр акта - приобщается к поступившему документу. 3 экземпляр акта - пересылается отправителю. Приложение N 10 к инструкции по делопроизводству УТВЕРЖДАЮ ________________________ ________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения) __________ _____________ (подпись) (инициал имени, фамилия) "___"_____________19___г. А К Т о выделении и уничтожении документов (дел) не подлежащих дальнейшему хранению Мы______________________________________________________________ ( фамилии, имена, отчества и должности лиц составлявших ________________________________________________________________ данный акт) отобрали и уничтожили как не имеющие научно-практической ценности и утратившие значение следующие документы (дела)_____________________ _____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) _____________________________________________________________________ | N | Год | Заголовок, номер | Кол-во | Примечание | | п/п | | документа (дела) | | | |_______|_________|______________________|____________|_____________| Итого: за_____год в акт N____внесено_____________документов(дел) (прописью) __________________________ (подпись лиц, составивших __________________________ акт) Документы сданы на переработку__________________________________ (подпись лица,уничтожившего документ) Приложение N 11 к инструкции по делопроизводству Хозяйственный отдел управления делами главы администрации области З А К А З на копирование документов Подразделение ______________________________________________ Исполнитель_________________________________________________ Наименование документа (полностью) _________________________________________________ Стр. __________ Экз. __________ Дата __________ Время _________ Подпись ___________________ Оператор ___________ Дата__________ Время ____________ ____________________________________________________________ Исполнитель _____________________ тел. ________________ (дополняется исполнителем) Приложение N 12 к инструкции по делопроизводству З А Я В К А N на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи. Подразделение ____________________________________________ Исполнитель (Ф.И.О. ____________________________________ должность, телефон) Наименование переда- ____________________________________ ваемой информации _______________________________________ Прошу передать служебную информацию Страна, код страны _________________________________________ Город, код города __________________________________________ Телефон ___________________________________________________ Кому ______________________________________________________ Объем передаваемого сообщения _______ листов. ___________________ ____________ ____________ (наименование должности (подпись) (Ф.И.О.) руководителя подразделения) "_____" _____________199___ г. Приложение N 13 к инструкции по делопроизводству Ж У Р Н А Л учета принятых факсограмм _____________________________________________________________________ NN | Адрес | Принято | Направлено пп |корреспондента |___________________________|____________________ | фамилия, | Дата и |Количество| Ф.И.О.|Наименова-| Дата и | телефон | время | листов | |ние струк-| время | | | | |турного |отправки | | | | |подразде- | | | | | |ления | | | | | |Ф.И.О. по-| | | | | |лучателя | ____|_______________|________|__________|_______|__________|_________ Приложение N 14 Ж У Р Н А Л учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимильной связи. _____________________________________________________________________ NN | Наименование | Адрес по- |Коли- |Дата и |Отправил|Отметка о пп |подразделения,| лучателя, |чество|время по-| Ф.И.О.,|возврате |Ф.И.О. и теле-| код,теле- |листов|ступления| дата, |материала |фон исполните-| фон,стра- | |характер | время | |ля | на,город | |материала| | ____|______________|___________|______|_________|________|___________ Приложение N 15 к инструкции по делопроизводству Ж У Р Н А Л регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан ____________________________________________________________________________________________________ | NN | Дата |Фамилия, имя,|Краткое содерж.|Из какой ор-|Кому и когда|Дата полу-|Резуль- |Дата и N| | пп |получен.|отчество и |письма,заявле- |ганизац.или |направлено |чения со- |тат рас-|исх.доку| | | |адрес заяви- |ния и жалобы |от кого пос-|для решен. и|общения |смотре- |мента и | | | |теля | |тупило заяв-|срок испол- | |ния |кому со-| | | | | |ление |нения | | |общ.о ре| | | | | | | | | |зультате| |____|________|_____________|_______________|____________|____________|__________|________|________| Приложение N 16 к инструкции по делопроизводству КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ПИСЕМ, ЖАЛОБ И ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН Лицевая сторона Фамилия, инициалы N Подробный адрес Дата получения Дата отправления Краткое содержание____________________________________________ Резолюция_______________________________________________________ Расписка в получении Обратная сторона ------------------------------------------------------------------+ Дата | Фамилия исполнителя | Срок исполнения | | | | -----------+-----------------------------+------------------------| -----------+-----------------------------+------------------------| -----------+-----------------------------+------------------------| ------------------------------------------------------------------+ Отметка об исполнении и снятии с контроля (N дела, NN листов и дата) --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Приложение N17 к инструкции по делопроизводству К А Р Т О Ч К А учета приема посетителей Лицевая сторона N ______ "______"___________19__г. (дата приема) Фамилия, имя, отчество заявителя _______________________________ Место работы заявителя и занима- емая должность__________________________________________________ Инвалид, участник ВОВ___________________________________________ Адрес___________________________________________________________ Краткое содержание заявления ___________________________________ ---------------------------------------------------------------- ________________________________________________________________ ---------------------------------------------------------------- Фамилия ведущего прием________________________________________ Обратная сторона Кому и что поручено, дата _______________________________________ Результат рассмотрения заявления________________________________ Когда и кем дан ответ___________________________________________ Приложение N 18 к инструкции по делопроизводству С П Р А В К А о поступлении и рассмотрении писем, жалоб, заявлений и обращений граждан в комитет (управление)_______________за____________ (наименование) (месяц) 199__год. ______________________________________________________________________ | Районы | Поступило | Рассмотрено | Находится на | | | | | рассмотрении | | |__________________|__________________|__________________| | |с начала|за отчет.|с начала|за отчет.|с начала|за отчет.| | |года |месяц |года |месяц |года |месяц | |___________|________|_________|________|_________|________|_________| Председатель комитета_______________________ __________________ Исполнитель Ф.И.О. раб.тел. Приложение N 19 к инструкции по делопроизводству С П Р А В К А о письмах, поступивших в администрацию города (района) за_______месяц_________19___г. _____________________________________________________________________ | NN | Наименование, вопросы | Количество | | пп | | писем | |____|________________________________________________|_____________| | 1 | О работе промышленности, транспорта, связи, | | | | строительных и с/х организаций. | | | | | | | 2 | О работе коммунального хозяйства (топливо, | | | | электроэнергия, отопление, водоснабжение) | | | | | | | 3 | О работе торговли, общественного питания | | | | | | | 4 | О работе органов здравоохранения | | | | | | | 5 | Об образовании | | | | | | | 6 | О работе правоохранительных органов | | | | | | | 7 | О земельной реформе | | | | | | | 8 | О новых экономических отношениях | | | | (приватизация, акционирование) | | | | | | | 9 | О вопросах социальной защиты населения | | | | | | | 10 | О жилищных вопросах | | | | | | | 11 | Других | | | | | | |____|________________________________________________|_____________| Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
