|
Расширенный поиск
Постановление Главы Администрации Смоленской области от 04.10.1994 № 299ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 04.10.94г. N 299 г. Смоленск Утратилo силу - Постановление Администрации Смоленской области от 20.02.96 г. N 85 Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) В целях совершенствования системы организации делопроизводства, правил и порядка работы с документами и письмами граждан в управлениях и комитетах областной, городских и районных администраций ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации области (города, района), согласно приложению. 2. Считать утратившей силу Инструкцию по ведению делопроизводства в канцелярии при главе администрации области (города, района), утвержденную постановлением Главы администрации Смоленской области от 23 апреля 1992 года N 93. А.Глушенков Приложение к Постановлению Главы администрации Смоленской области от 04.10.94г. N 299 Инструкция по делопроизводству в администрации области (города, района) 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации и ведения делопроизводства, устанавливает порядок и правила работы с документами несекретного характера и письмами граждан в подразделениях администрации области (города, района). 1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников подразделений областной администрации, администраций районов и городов области. Работники подразделений администрации несут ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Передача работниками подразделений администрации документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений администрации. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется подразделениями областной информации по разрешению первого заместителя Главы администрации, в районах и городах - по разрешению должностных лиц, назначенных главами администраций, ответственными за связь со средствами массовой информации. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы работнику, который будет выполнять его обязанности, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы. 1.3. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в подразделениях администрации отвечают их руководители. Ведение делопроизводства в администрации области осуществляется: в аппарате администрации - управлением делами Главы администрации области; в структурных подразделениях - службами делопроизводства (общими отделами, канцеляриями), а при их отсутствии - должностными лицами, определяемыми руководителями подразделений; в районных и городских администрациях - управлениями делами райгорадминистраций. Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства подразделений администрации регламентируются положениями соответствующих подразделений, обязанности и права работников определяются должностными инструкциями. На службы делопроизводства возлагаются выполнение следующих основных обязанностей: - передача корреспонденции на рассмотрение руководству, а после получения указаний - непосредственному исполнителю; - размножение служебных документов, оформление исходящих документов и их отправка; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой, подготовка и передача дел на очередной год; - подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению; - ознакомление вновь принятых работников с инструкцией по работе с документами и ведению делопроизводства. 1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства в подразделениях областной администрации, районных и городских администрациях, контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами осуществляется управлением делами Главы администрации области. 1.5. Подразделения администрации могут использовать в работе на противоречащие настоящей инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении. 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции 2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области, принимается и регистрируется в управлении делами Главы администрации. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем приемной Главы администрации с последующей передачей и регистрацией в управление делами. Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, программы совещаний. 2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При отсутствии или недостаче документов и приложений к ним, документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата или об этом сообщается по телефону. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить дату и адрес отправителя. 2.3. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. На документ заводятся 2 экземпляра учетных карточек (Приложение N 1), одна из которых прилагается к документу, вторая - помещается в справочную картотеку. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и передаются адресатам в закрытом виде. 2.4. Поступившие в управление делами документы в соответствии с распределением обязанностей между руководителями областной администрации доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - немедленно с отметкой в учетной карточке: кому передан документ, дата и время его передачи. 2.5. Управляющий делами, помощники заместителей главы администраций в день получения корреспонденции докладывают ее руководству. 3. Учет, прохождение, составление и оформление документов в подразделении администрации 3.1. Поступившие в подразделения администрации документы лицами, ответственными за делопроизводство, регистрируются аналогично порядку, установленному п. 2.3. настоящей инструкции. 3.2. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования. На оборотной стороне последнего листа документа указывается фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и время переадресования. 3.3. При составлении и оформлении документов работники подразделений администрации руководствуются следующими требованиями: - документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ; - содержание документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации; - отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера документа (например: 6/134). На обратной стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой; - в документах - ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ; - служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными полномочиями. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается; - представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документов, (проекты планов, отчеты, письма и др.), остающихся в подразделении; проекты приказов, решений, постановлений и распоряжений визируются на 1-ом экземпляре; - на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая цифровым способом, т.е. тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.02.94), либо словесно-цифровым (например: 15 февраля 1994 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых документов; - при адресовании документа руководителю подразделения администрации или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже), например: председателю комитета по образованию Филиппову А.С. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту. В ответах на обращения граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. На документе в его адресной части может быть указано не более 4 адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. В случае направления документов большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки; - если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ..... л. (листах), в ..... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием распорядительного документа, его даты и номера; - копии отправляемых документов заверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства, проставлением надписи "ВЕРНО" и личной подписью. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати; - на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю", наименование должности, подпись, инициал имени и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например: "Утверждаю" Председатель комитета по культуре подпись В.Иванов 13.08.93 Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово "Утверждено" ("Утвержден"), название распорядительного документа, его дату и номер. 3.4. Служебная корреспонденция подразделений областной администрации, направляемая по всем видам связи в органы исполнительной и представительной власти республик в составе Российской Федерации, краев и областей отправляется только через управление делами Главы администрации области. 3.5. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства в учетных карточках. Учетные карточки хранятся отдельно от документов в течение двух лет, после чего уничтожаются. 3.6. Обеспечение подразделений администрации бумажно-беловыми, канцелярскими товарами, средствами оргтехники, бланками документов, учетно-контрольной документацией осуществляется в соответствии с установленным порядком. 4. Подготовка, оформление и рассылка документов главы администрации области 4.1. Согласно действующему законодательству Главой администрации области издаются от своего имени постановления и распоряжения (в его отсутствие они издаются от имени первого заместителя Главы администрации). Заместителями Главы администрации издаются распоряжения. 4.2. Право внесения на рассмотрение Главы администрации области проектов распорядительных документов предоставляется руководителям самостоятельных структурных подразделений администрации области. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений администрации, которые их вносят. 4.3. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Проект постановления (распоряжения) визируется: руководителями подразделений, организаций и ведомств, которым в документе предусматриваются задания или поручения, юристконсультом, управляющим делами и заместителем Главы администрации, курирующий данный вопрос. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных сторон и организаций. Приложение к проекту документа визируется ответственным исполнителем на обратной стороне последнего листа. В необходимых случаях к проекту прилагается справка, подписанная руководителем подразделения, представившего проект, с обоснованием целесообразности принятия постановления (распоряжения). 4.4. Завизированные и согласованные проекты распорядительных документов представляются в протокольную часть общего отдела управления делами. Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие согласования, возвращаются управлением делами руководителям подразделений, внесших проекты постановлений и распоряжений. 4.5. Подписанным Главой администрации области и его заместителями документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р". Согласно указателю рассылки, составленному исполнителем документа и указанному на обратной стороне последнего листа первого экземпляра документа, управлением делами производится копирование постановления (распоряжения) и его отправка адресатам. 4.6. Подлинники постановлений и распоряжений Главы администрации области и его заместителей в течение 2-х лет хранятся в управлении делами, затем сдаются в архив. 5. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 5.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой администрации области, осуществляется управлением делами Главы администрации. 5.2. Управление делами обеспечивает: - подготовку порядка проведения и повестки дня совещания; - оповещение участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения; - готовность зала к совещанию; - регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу им соответствующих документов; - звукозапись и протоколирование совещания; - контроль исполнения поручений, данных Главой администрации должностным лицам в ходе совещания; - контроль исполнения поручений, данных Главой администрации должностным лицам в ходе совещания; - организацию питания участников совещания и размещение их при необходимости в гостиницах. 6. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 6.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках установленной формы. 6.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. 6.3. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается полный почтовый адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дата. Копия письма и подлинник телеграммы визируется исполнителем и руководителем подразделения администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем. 6.4. Подписанное письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями передаются для регистрации и отправки в управление делами - при подготовке их аппаратом администрации - или лицам, ответственным за делопроизводство - а в подразделениях и райгорадминистрациях - где им присваивается исходный номер, состоящий из индекса подразделения и порядкового номера в пределах календарного года. Законвертованная исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки отправляется адресатам почтой или фельдсвязью. 6.5. Порядок ведения шифрованной переписки определяется основными требованиями к работникам исполнительных органов, допущенным к шифропереписке, и обеспечивается сектором специальной документальной связи администрации области. 7. Контроль за исполнением документов и поручений 7.1. Основные положения системы контроля за исполнением документов администрации области регламентированы постановлением Главы администрации области от 24.02.94 N 50 "О совершенствовании работы аппарата администрации области" и распоряжениями Главы администрации области от 09.11.93 N 389-р "По совершенствованию организации контроля за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации" и от 19.11.93 N 406-р "О совершенствовании контроля исполнения нормативных актов администрации области". 7.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащие поручения. Ответственными за качественное и своевременное исполнение документов являются руководители администрации и структурных подразделений. Контроль по существу вопросов и срокам их исполнения осуществляется помощниками заместителей Главы администрации, по срокам исполнения - управлением делами: правительственных документов, постановлений и распоряжений администрации области - контрольно-правовом отделом; писем, запросов, поручений Главы администрации области - заведующим канцелярией общего отдела; решений совещаний, проводимых Главой администрации области - заведующим протокольной частью общего отдела. 7.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "СРОЧНО" исполняются в 3 - дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. 7.4. Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов помощниками заместителями Главы администрации ведутся контрольные дела, которые заводятся на контролируемый документ. В деле находятся копии контролируемого документа, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие документы, необходимые для полного исполнения документа. Помощниками заносятся в контрольное дело все отметки о ходе выполнения, об изменении сроков исполнения. Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальные контрольные картотеки - в управлении делами и в приемных заместителей Главы администрации. Контрольная картотека делится на два раздела: картотека на неисполненные документы и исполненные документы. Контрольная картотека составляется из дополнительных экземпляров учетных карточек установленного образца. 7.5. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены все поставленные в нем вопросы и задачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица. Документы снимаются с контроля только по указанию Главы администрации или его заместителей. Основанием для снятия с контроля по указанию руководства администрации является наличие подготовленного к отправке ответного документа или других материалов, свидетельствующих об исполнении (плана, информации, постановления, распоряжения и т.п.). Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в контрольную карточку, а последняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненные документы. 8. Рассмотрение писем и организация приема граждан 8.1. Рассмотрение писем и организация приема граждан ведутся в соответствии с рекомендациями "Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан в отделе писем и приема граждан Администрации Президента Российской Федерации". 8.2. Поступившие в адрес администрации письма граждан поступают в приемную по устным и письменным обращениям граждан при Главе администрации области, где регистрируются в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (Приложение N 2) и на карточках. При небольшом потоке писем в приемных при районных и городских администрациях только на карточках (Приложение N 3). При поступлении повторного письма по тому же вопросу, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под ним указывается номер первого письма и делается отметка "Повторно". Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный срок или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 8.3. Картотека на письма граждан ведется по административно - территориальным единицам, а внутри них - по алфавиту заявителей. 8.4. Зарегистрированные письма и заявления передаются управляющему делами и после его предварительного рассмотрения поступают или Главе администрации, или, в зависимости от вопроса, направляются для решения в то или иное структурное подразделение. С резолюциями Главы администрации области или управляющего делами документы возвращаются в приемную администрации. Резолюции переносятся в соответствующие графы учетных карточек, сроки исполнения документов ставятся на контроль и документы направляются в соответствующие структурные подразделения и организации. Отметка о постановке жалобы или заявления на контроль ставится в журнале регистрации или карточке контроля. 8.5. Если вопрос, поднимаемый в письме, относится к ведению другой организации или учреждения, то оно не позднее чем в пятидневный срок направляется в соответствующее учреждение, о чем автору сообщается в письменной форме. Сопроводительное письмо в этом случае печатается в трех экземплярах: первый вместе с письмом направляется в учреждение, второй - автору, третий остается в деле. Предложения, заявления и жалобы граждан поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным номером первого документа с добавлением порядкового номера через дефис (например: 13/185-1; 13/182-2 и т.д.). Категорически запрещается направлять жалобы граждан должностным лицам, на действия которых принесена жалоба. 8.6. Действующим законодательством установлен месячный срок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Сроки решения жалоб могут продлеваться, если они требуют специального изучения и проверок, но не более, чем на 1 месяц, с обязательным сообщением об этом заявителю. Письма военнослужащих и их семей рассматриваются в срок до 7 дней, в виде исключения этот срок может быть продлен, но не более, чем на 15 дней, о чем сообщается автору письма. 8.7. Для контроля за сроками исполнения писем на календарной школе учетной карточки отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. За 3 дня до контрольной даты работник по учету и регистрации писем напоминает конкретным исполнителям о приближении сроков исполнения. Исполненный в подразделении документ с резолюцией и проектом ответа поступает в приемную, где на каждое заявление (жалобу), поставленные на контроль, формируется дело. Снятие с контроля жалобы или заявления производится управлением делами после рассмотрения полноты решения вопросов по жалобе или заявлению. 8.8. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданы гражданами не только в письменном виде, но и устно при личной встрече с руководителями администрации. График приема населения, утвержденный Главой администрации, вывешивается для всеобщего сведения. Запись на прием ведется сотрудниками приемной. Поступившие жалобы и заявления регистрируются в журнале (Приложение N 4). 8.9. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются во время приема, о чем делаются записи в журнале и карточке приема. В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительные данные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде и регистрируются на карточках учета приема посетителей (Приложение N 5). Руководителям, производящим прием, на карточку накладывается резолюция с указанием исполнителя и предписываемых действий для рассмотрения сути заявления или жалобы. Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемого вопроса и с резолюцией на первичном документе отправляется тому лицу, которое направляло на рассмотрение. В зависимости от полноты решения вопросов по сути заявления документ снимается с контроля или же затребуются дополнительные данные. 8.10. К концу каждого месяца начальником общего отдела районной (городской) администрации или ответственным за работу с письмами, жалобами и заявлениями граждан проводится анализ поступивших за отчетный период от граждан писем, жалоб и заявлений и в срок до 3 числа, следующего за отчетным, месяца направляется по формам (Приложения NN 6,7) за подписью Главы районной (городской) администрации в управление делами Главы администрации области. 8.11. В управлениях и комитетах администрации области ежемесячно лицами, ответственными за работу с письменными и устными обращениями, заявлениями и жалобами граждан, проводится анализ поступивших за отчетный период писем от граждан и в срок до 3 числа месяца, следующего за отчетным, направляется по форме (Приложение N 8) за подписью руководителя управления (комитета) в управление делами Главы администрации. 9. Машинописные и копировально-множительные работы звукозапись мероприятий Машинописные работы 9.1. Печатание документов аппарата Главы администрации производится в машинописном бюро общего отдела управления делами, остальные машинописные работы выполняются в подразделениях администрации с соблюдением установленных правил печатания. Для печатания принимаются только служебные материалы. 9.2. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется управлением делами по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. 9.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатания не принимаются. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. 9.4. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Тексты документов на бланках формата A4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата A5 - через один межстрочный интервал. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля документа. Копировально-множительные работы 9.5. Копировально-множительные работы (размножение документов) нормативных актов и документов аппарата Главы администрации области осуществляются управлением делами, остальные работы выполняются в подразделениях администрации. На размножение в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы. Размножение производится по заказам, подписанным начальником хозяйственного отдела управления делами. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации, имеющих множительную технику, определяются руководителями подразделений. Изготовление копии подлежат учету в установленном порядке. 9.6. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в неброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовление копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Размножение бланков не разрешается. В множительном бюро управления делами ведется учет производственных работ по размножению документов и материалов. Звукозапись мероприятий 9.7. Звукозапись мероприятий, проводимых Главой администрации области (заседания Административного совета, совещания с Главами администраций районов и городов), осуществляется управлением делами Главы администрации. Расшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседаний производится после их завершения в установленные сроки. Учет и хранение фонодокументов обеспечивает управление делами. 10. Формирование дел, передача их в архив порядок составления и утверждения дел 10.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения. 10.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы по вопросам, внесенным на рассмотрение областной администрации, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из номера подразделения администрации и цифрового обозначения вопроса. 10.3. Номенклатуры дел в подразделениях администрации разрабатываются в последнем квартале предшествующего года лицами, ответственными за делопроизводство, согласовываются с архивным управлением и подписываются руководителями подразделений (Приложение N 9). В аппарате администрации номенклатура дел составляется общим отделом управления делами, согласовывается с архивом и утверждается управляющим делами. После утверждения номенклатуры дел подразделения аппарата Главы администрации получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. В течение года по согласованию с архивом в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Формирование дел в подразделениях администрации оформление документов, законченных делопроизводством 10.4. Законченные делопроизводством документы в 15 дневный срок сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении администрации, которые формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. 10.5. Оформление дел производится работниками служб делопроизводства подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. 10.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительной подписи дела (Приложение N 10); - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 11); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, заголовки дела, даты дела и др.). Подшивка (переплет) дела 10.7. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов. При их отсутствии на документе делается запись о местонахождении приложений. Документы постоянного срока хранения при подготовке дела к сдаче в архив располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Все ходатайства по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в разное время года, подшиваются вместе в один раздел переписки. Если в деле имеются ходатайства нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому, а затем по хронологическому принципу. 10.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) - эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. В делах постоянного срока хранения составляется внутренняя опись установленной формы. В конце каждой внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, проставляется штамп "в архив", который подписывается руководителем подразделения администрации. Оформление обложки, нумерация листов 10.9. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу помещаются следующие реквизиты: - наименование организации (фондообразователя); - наименование подразделения администрации; - индекс дела; - номер дела (тома, части); - заголовок дела; - дата дела (или крайние даты); - количество листов в деле; - срок хранения дела. Номер дела состоит из индекса подразделения администрации, цифрового обозначения дела по номенклатуре и порядкового номера по реестру. 10.10. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. При написании заголовков дел переписки за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 10.11. Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма) являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. 10.12. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом верхнем углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. 10.13. После нумерации листов в конце каждого дела на внутренней стороне обложки делается заверительная подпись, в которой прописью отмечаются фактическое количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата и разборчивая подпись работника, формировавшего дело. В каждое дело подшивается не более 150 листов. 10.14. Дела временного хранения оформляются упрощенно: оставляются на скоросшивателях, листы не нумеруются. Передача дел в архив 10.15. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделениях администрации. Затем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив по графику, составленному архивом и утвержденному руководством структурного подразделения. В случае ликвидации или реорганизации подразделения администрации работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение 2 месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. 10.16. Дела временного (менее 10 лет) хранения в архив не сдаются, а по истечении установленного срока хранения уничтожаются в подразделении администрации по акту установленной формы (Приложение N 12), который утверждается руководителем подразделения. 10.17. Дела из подразделений администрации сдаются в архив по описи установленной формы и под расписку работника архива в описи, первый экземпляр которой остается в архиве, а второй - хранится в подразделении администрации. В начале описи постоянного срока хранения (Приложение N 13) вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела. Если дела имеют одинаковые наименования, то в описи вместо повторения заголовка пишется "то же", при этом все остальные реквизиты указываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под собственным наименованием. Использование документов архива 10.18. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственных архивах аппарата Главы администрации области и ведомственных архивах подразделений (где они есть), предоставляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники администрации области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. При увольнении работник администрации обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 10.19. Подлинники постановлений и распоряжений руководства администрации области не выдаются. 10.20. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. 11. Особенности работы с документами с грифом "для служебного пользования" 11.1. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц. 11.2. Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования": - учитываются в специальных журналах или учетных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП"; - передаются работникам подразделений администрации под расписку; - размножаются (тиражируются) только через копировально - множительное бюро управления делами и с письменного разрешения управляющего делами Главы администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. 11.3. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам. 11.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. 11.5. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится в подразделениях администрации по акту. 12. Использование печатей и штампов 12.1. Для удовлетворения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях администрации используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 12.2. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностных лиц, на удостоверениях к наградам, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств. 12.3. На рассылаемых копиях распорядительных документов, подписанных Главой администрации области и его заместителями, проставляется круглая (не гербовая) печать с надписью соответственно: "Администрация Смоленской области. Общий отдел N 1". В аппарате Главы администрации области при оформлении документов по личному составу проставляется печать: "Администрация Смоленской области. Отдел кадров", при оформлении командировочных удостоверений: "Администрация Смоленской области. Общий отдел", при оформлении доверенностей: "Администрация Смоленской области. Хозяйственный отдел". На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать: "Администрация Смоленской области. Для пакетов". Аналогичные печати проставляются в вышеуказанных случаях в подразделениях администрации. 12.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 12.5. Все печати и штампы учитываются в подразделениях в специальном журнале учета, выдаются работникам под расписку и хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляется руководителями подразделений администрации. 12.6. О случае утери печатей и штампов незамедлительно докладывается руководителю подразделения администрации. 12.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются в подразделениях администрации по акту. 12.8. При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета. Руководители подразделений администрации возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников. 13. Справочная работа 13.1. Справки должностным лицам подразделений администрации области, Главам администраций районов и городов даются в необходимых случаях управлением делами Главы администрации области по указанию управляющего делами: - о документах, поступивших на имя Главы администрации области; - об изданных постановлениях и распоряжениях администрации области; - о поручениях Главы администрации области должностным лицам; - о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях под председательством Главы администрации области; - о письмах граждан, поступивших в администрацию области; - о документах, сданных в ведомственный архив администрации области. Справки по отдельным вопросам работы с документами в подразделениях администрации даются службами делопроизводства этих подразделений. Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА (лицевая сторона. Формат A5 (148x210 мм) ------------------------------------------------------------------ Числа месяца ------------------------------------------------------------------ Корреспондент ------------------------------------------------------------------ Дата поступления ¦ Дата и индекс и индекс документа ¦ документа ------------------------------------------------------------------ краткое содержание ------------------------------------------------------------------ Резолюция или кому направлен документ ------------------------------------------------------------------ Отметка об исполнении ------------------------------------------------------------------ (оборотная сторона) Содержание ответа ------------------------------------------------------------------ Снято с контроля ------------------------------------------------------------------ Фонд N ____ ¦ Опись N ____ ¦ Дело N ____ ------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) ЖУРНАЛ Регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан --------------------------------------------------------------------------------------------- NN¦ Дата¦ Фамилия, имя, ¦ Краткое ¦Из какой орга-¦Кому и когда¦Дата ¦Резуль- ¦Дата и но- пп¦полу-¦ отчество и ¦ содержание ¦низации или от¦ направлено ¦полу-¦ тат ¦мер исхо- ¦чения¦ адрес ¦ письма, ¦кого поступило¦для решения ¦чения¦рассмот-¦дящего до- ¦ ¦ заявителя ¦ заявления и ¦заявление ¦ и срок ¦сооб-¦ рения ¦кумента и ¦ ¦ ¦ жалобы ¦ ¦ исполнения ¦щения¦ ¦кому сооб- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щено о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦результатах --------------------------------------------------------------------------------------------- Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Карточка регистрации писем, жалоб и заявлений трудящимся (Лицевая сторона) ------------------------------------------------------------------ ¦ Фамилия, инициалы --------------------------------+--------------------------------- N ¦ Подробный адрес ------------------------------------------------------------------ Дата получения ¦ Дата отправления ------------------------------------------------------------------ Краткое содержание _______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Резолюция ________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Расписка в получении (обратная сторона) ------------------------------------------------------------------ Дата ¦ Фамилия исполнителя ¦ Срок исполнения ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ Отметка об исполнении и снятии с контроля (N дела, NN листов и дата) ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Журнал личного приема граждан ------------------------------------------------------------------ NN ¦ Фамилия, имя, ¦ ¦ пп ¦ отчество и адрес ¦ Содержание ¦ Результаты и ¦ местожительства ¦ жалоб ¦ рассмотрения дата¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Карточка учета приема посетителей (лицевая сторона) N _____ "___"___________ 199_ г. (дата приема) Фамилия, имя, отчество заявителя _________________________________ Место работы заявителя и занимаемая должность _____________________________________________ Инвалид, участник ВОВ ____________________________________________ Адрес ____________________________________________________________ Краткое содержание заявления _____________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Фамилия ведущего прием ___________________________________________ (обратная сторона) Кому и что поручено, дата ________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Результат рассмотрения заявления _________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Когда и кем дан ответ ____________________________________________ __________________________________________________________________ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Справка о письмах, поступивших в администрацию города (района) за _______ месяц __________ 199_ г. ------------------------------------------------------------------ NN ¦ Наименование, вопросы ¦ Количество пп ¦ ¦ писем ------------------------------------------------------------------ 1. О работе промышленности, транспорта, связи, строительных и с/х организаций 2. О работе коммунального хозяйства (топливо, электроэнергия, отопление, водоснабжение) 3. О работе торговли, общественного питания 4. О работе органов здравоохранения 5. Об образовании 6. О работе правоохранительных органов 7. О земельной реформе 8. О новых экономических отношениях (приватизация, акционирование) 9. О вопросах социальной защиты населения 10. О жилищных вопросах 11. Другие Всего поступило: в том числе: а) из вышестоящих органов б) повторно Рассмотрено: а) в течение месяца б) свыше месяца Находится на рассмотрении Решено положительно Отказано Разъяснено Глава администрации _____________________ города (района) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Справка о личном приеме граждан администрацией ___________ города (района) в ______ месяце 199_ г. Всего принято администрацией в т.ч. Главой администрации По вопросам 1. О работе промышленности, транспорта, связи, строительных и с/х организаций 2. О работе коммунального хозяйства (топливо, электроэнергия, отопление, водоснабжение) 3. О работе торговли, общественного питания 4. О работе органов здравоохранения 5. Об образовании 6. О работе правоохранительных органов 7. О земельной реформе 8. О новых экономических отношениях (приватизация, акционирование) 9. О вопросах социальной защиты населения 10. О жилищных вопросах 11. Другим Из них: решены положительно находятся на рассмотрении отказано разъяснено Глава администрации _____________________ города (района) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Справка о поступлении и рассмотрении писем, жалоб, заявлений и обращений граждан в комитет (управление) ________________ за ___________ 199_ г. (наименование) месяц ------------------------------------------------------------------ ¦ Поступило ¦ Рассмотрено ¦Находится на ¦ ¦ ¦ рассмотрении Районы +----------------+----------------+--------------- ¦с начала¦ за ¦ начала¦ за ¦с начала¦ за ¦ года ¦отчет. ¦ года ¦отчет. ¦ года ¦отчет. ¦ ¦ месяц ¦ ¦ месяц ¦ ¦период ------------------------------------------------------------------ Председатель комитета __________ _______________ Исполнитель Ф.И.О. раб.тел. Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ _____________N _________ Наименование должности ________________________ руководителя организации (место составления) Подпись Расшифровка на __________ год подписи Дата ------------------------------------------------------------------ Индекс ¦ Наименование ¦Количество¦Срок хранения ¦ дела ¦ структурных под- ¦ дел ¦дела (тома, ¦ Примечание ¦ разделений и дел ¦ (томов, ¦части) и N ст.¦ ¦ ¦ частей) ¦по перечню ¦ -------+------------------+----------+--------------+------------- 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ------------------------------------------------------------------ Наименование должности руководителя службы Расшифровка делопроизводства организации Подпись подписи Дата Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК) учреждения от _________N ______ от _________N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________________ году ------------------------------------------------------------------ По срокам ¦ Всего ¦ в том числе: хранения ¦ +------------------------------------------ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ЭПК -------------+---------+-------------------+---------------------- 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ------------------------------------------------------------------ Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет вкл.) Итого: Наименование должности руководителя службы Расшифровка делопроизводства организации Подпись подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности руководителя службы Расшифровка делопроизводства организации Подпись подписи Дата Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Лист - заверитель дела N ___ В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________ _______________________________________________________ листов (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы _______________________________ пропущенные номера ___________________________ листов внутренней описи _____________________________ листов ------------------------------------------------------------------ Особенности физического состояния ¦ Номера и формирования дела ¦ листов ------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Внутренняя опись документов дела N ___ ------------------------------------------------------------------ NN ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание пп ¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦ листов дела ¦ ---+-----------+-----------+-----------+-------------+------------ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ------------------------------------------------------------------ Итого ___________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________ (цифрами и прописью) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) УТВЕРЖДАЮ (Руководитель структурного подразделения) Подпись (расшифровка) Дата АКТ N ___ о выделении к уничтожении документов, не подлежащих дальнейшему хранению Мы, __________________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и __________________________________________________________________ должности лиц, составивших данный акт) __________________________________________________________________ руководствуясь Перечнем документов, подлежащих хранению до одного года, отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы: __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) ------------------------------------------------------------------ NN ¦ Год ¦ Заголовок и ¦ Количество ¦ Номер ¦ Примечание пп ¦ ¦ номер дела ¦ дел ¦ статьи по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ Итого: за _________ год в акт N _________ внесено ________________ _______________________________ дел (прописью) ______________________________ ______________________________ ______________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку ___________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд N ___ ОПИСЬ N ___ дел постоянного хранения за _________ год ------------------------------------------------------------------ NN ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Количество ¦ Примечание пп ¦ дела ¦ дела (тома, ¦ дела ¦ листов в деле ¦ ¦ ¦ части) ¦ (тома, ¦ (томе, части) ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ ------------------------------------------------------------------ В данный раздел описи внесено _____________________________ дел (цифрами и прописью) с N ___ по N ___, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности Расшифровка составителя описи Подпись подписи Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответств. Расшифровка за архив) Подпись подписи Дата УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК) учреждения Наименование организации от _____________ N ___ от _______________ N ___ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Cправочный раздел написание названий учреждений, организаций и предприятий. 1. В названиях высших государственных организаций и учреждений все слова, входящие в состав названий, пишутся с прописной (большой) буквы. Например: Верховный Суд Российской Федерации. 2. В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений первое слово и входящие в их состав имена собственные пишутся с прописной буквы. Например: Министерство культуры Российской Федерации. 3. Названия главных управлений и самостоятельных отделов в составе министерств и ведомств пишутся с прописной буквы: Например: Главное управление животноводства; Отдел капитального строительства. Названия отделов, входящих в состав главных управлений пишутся со строчной буквы. Например: отдел эксплуатации Главного производственного управления. В названиях областных, городских и районных организаций с прописной буквы пишется только географическое наименование местности, в которой находится учреждение. Например: прокурор Тульской области; Сафоновская центральная городская больница. 4. В официальных названиях учреждений, дворцов, выставок, музеев и пр. первое слово пишется с прописной буквы. Например: Дворец спорта; Дом культуры (но: дом отдыха, дом инвалидов). 5. Сокращенные названия трестов, комбинатов, объединений пишутся в кавычках и не склоняются, если им предшествует родовое слово: трест, комбинат и др. Например: договор с трестом "Тулпромстрой". При отсутствии слов трест, институт их названия пишутся без кавычек и склоняются, например: договор с Тулпромстроем. 6. Сложносокращенные наименования организаций, образованные частично из начальных букв, частично из усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными. Например: НИИШП, ЦНИИЭПсельстрой. Написание фамилий Фамилии с окончанием на гласные О и Е. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву О и Е, не склоняются. Например: Олег Савченко - Олегу Савченко. Фамилии с окончанием на гласные А и Я. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву А и Я, склоняются, например: Лобода - Лободе, Кривченя - Кривчене. Фамилии с окончанием на согласную букву. Мужские фамилии склоняются (кроме окончания ЫХ). Например: Озолинг - Озолингу, Ковальчук - Ковальчуку, но: Седых - Седых. Женские фамилии не склоняются. Например: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Вера Ковальчук - Вере Ковальчук. Фамилии, оканчивающиеся на мягкий знак и буквы ЕЦ и ОК. Мужские фамилии склоняются. Например: Добродень - Доброденю, Горобец - Горобцу, Зубок - Зубоку. Женские фамилии не склоняются. Например: Ольга Хмель - Ольге Хмель, Любовь Зубок - Любови Зубок. Написание знаков, чисел и сумм Во многих документах встречаются различного рода знаки и числа для обозначения дат, сроков, сумм. Их следует писать: учебный, бюджетный, хозяйственный год пишут через косую черту. Пример: Правильно: Неправильно: В 1990/91 учебном году В учебном 1990-1991 г. Отопительный сезон Отопительный сезон 1991/92 г. 1991-1992 г. В остальных случаях между годами ставится тире и второй год пишут полностью. Пример: Правильно: Неправильно: План на 1991-1992 годы План на 1991-92 гг. Слова год, сокращаются (г. гг.) если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала и полугодия. При этом квартал обозначают римской цифрой, а полугодие пишется полностью. Пример: Правильно: Неправильно: План на II квартал 1990 г. План на второй квартал Во втором полугодии 1992 г. 1990 года. Во втором полугодии 1992 года Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью. Пример: Правильно: Неправильно: План на 1985 год. План на 1985 г. В 1984 году. В 1984 г. При римских цифрах падежные окончания не ставится. Пример: Правильно: Неправильно: В I квартале В 1-м квартале Количественные числительные не имеют падежных окончаний: 18 вагонов, 23 станка. Порядковые числительные в именительном и винительном падежах имеют наращивание из одной буквы: 5-ый участок, 7-я платформа, 13-е поле. В других падежах они приобретают окончания -го, -ми, -му; например: 2-го курса, 8-ми класса, 2-му дому. Сложные слова, у которых первой частью является числительное, пишутся через дефис: 50-летия, 80-квартирный, 100-процентный. Знаки N, % при неоконченных числах не удваиваются и ставятся только раз. Пример: Правильно: Неправильно: N 5, 6 и 7 NN 5,6 и 7 # 8 и 9 ## 8 и 9 50 и 60% 50 и 60%% Сумму более одной тысячи в тексте рекомендуется писать цифрами и словами, например: 5 тыс.рублей, а не 5000 рублей; 1 млн.рублей, а не 1000000 рублей; 1 млн. 700 тыс.рублей, а не 1700 тыс.рублей. При написании мер с дробными числами в тексте следует писать: 12,7 грамма (а не грамм), 13,5 тонны (а не тонн), 2,25 куб.метра (а не метров), 7 т (а не 7,0т), 30 тыс.рублей (а не 30,0 тыс.рублей). В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 10 рабочих, а не 10 человек рабочих. Наиболее употребительное сокращение слов бывший - б гектар - га город - г. (а не гор) гражданин - гр., гр-н грамм - г (а не гр.) копейка - коп миллиард - млрд общество - о-во озеро - оз. переулок - пер. погонный метр - пог.м поселок - пос. пункт, пункты - п. пп рабочий поселок - р.п. район - р-н деревня - дер. (а не д.) дециметр - дм (а не дцм) железная дорога - ж.д. завод - з-д километр - км (а не клм) рубль, рублей - руб то есть - т.е. тонна - т (а не тн) тысяча - тыс. (а не т) участок - уч фабрика - ф-ка центнер - ц час - ч человек - чел Примечание: В сокращенных обозначениях единиц измерения точка не ставится, например: см, кг, л, га, г, но: кв.км, куб.дм. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
