Указ губернатора Воронежской области от 19.12.2008 № 187-у

                                
                               УКАЗ
                                
                  Губернатора Воронежской области
                                  Утратил силу - Указ губернатора
                                        Воронежской области
                                      от 08.06.2009 г. N 321-у


    от 19.12.2008  N 187-у


      Об утверждении положения об управлении делопроизводства
                 правительства Воронежской области


    В  соответствии  с  Уставом  Воронежской области и на основании 
Закона  Воронежской  области  от  30.09.2008  N75-ОЗ «О поправках к 
Уставу   Воронежской   области»,  Законом  Воронежской  области  от  
30.09.2008 N76-ОЗ «О системе исполнительных органов государственной 
власти   Воронежской   области»,  Законом  Воронежской  области  от  
30.09.2008  N77-ОЗ  «О  правительстве  Воронежской  области»   

                      П О С Т А Н О В Л Я Ю:

    1.    Утвердить    прилагаемое    положение    об    управлении    
делопроизводства правительства Воронежской области.
    2.  Контроль  за  выполнением  настоящего  указа  возложить  на  
заместителя губернатора Воронежской области – руководителя аппарата 
губернатора  и  правительства  Воронежской  области  Колядина  А.М.  


Губернатор
Воронежской области                                       
В. Кулаков



УТВЕРЖДЕНО
указом губернатора
Воронежской области
от 19.12.2008  N 187-у  


                             ПОЛОЖЕНИЕ
 об управлении делопроизводства правительства Воронежской области


                        1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1.   Управление  делопроизводства  правительства  Воронежской  
области  (далее  - управление) является самостоятельным структурным 
подразделением   правительства   Воронежской   области   (далее   –   
правительство области).
    1.2.    Управление   в   своей   деятельности   руководствуется   
Конституцией  Российской  Федерации,  федеральными конституционными 
законами,   федеральными   законами,   указами   и   распоряжениями   
Президента  Российской  Федерации,  иными  правовыми актами органов 
государственной  власти  Российской  Федерации, Уставом Воронежской 
области,  законами  Воронежской  области,  иными  правовыми  актами  
органов   государственной   власти  Воронежской  области,  а  также  
настоящим положением.
    1.3.   Положение   об   управлении   утверждается  губернатором  
Воронежской области.
    1.4. Информационное, документационное, материально-техническое, 
транспортное   обеспечение   деятельности   управления,   а   также   
социально-бытовое   обслуживание   его   сотрудников   осуществляют   
соответствующие  структурные  подразделения правительства области и 
иные   исполнительные   органы  государственной  власти  области  в  
пределах их компетенции.

                   2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ

    Основными задачами управления являются:
    2.1.  Документационное  обеспечение  деятельности губернатора и 
правительства области.
    2.2. Обеспечение единого порядка документирования и организации 
работы    с    документами   в   системе   исполнительных   органов   
государственной власти Воронежской области.
    2.3.  Обеспечение  рассмотрения  устных  и письменных обращений 
граждан,  адресованных  губернатору  и  правительству  области.  
    2.4.  Информационно-аналитическое,  справочное  и  методическое  
обеспечение  деятельности  правительства  области  и исполнительных 
органов  власти области по вопросам делопроизводства и рассмотрения 
обращений граждан.

                  3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

    3.1.     Управление     обеспечивает    реализацию    следующих    
государственных функций правительства области:
    3.1.1.  Формирование, содержание, использование архивного фонда 
правительства области.
    3.1.2.   Организация   доступа  к  информации,  содержащейся  в  
информационных системах Воронежской области.
    3.1.3. Рассмотрение обращений граждан.
    3.2. Управление  осуществляет следующие иные функции:
    3.2.1.   Обеспечение   единого   порядка   документирования   и   
организации работы с документами.
    3.2.2.    Организация   информационно-справочной   системы   по   
документам.
    3.2.3.   Осуществление   контроля   за  соблюдением  требований  
инструкции  по  делопроизводству,  установленных  правил  и единого 
порядка  документирования  и  организации  работы  с  документами в 
правительстве области.
    3.2.4. Организация работы архива правительства области.
    3.2.5.   Предоставление   пользователю   архивными  документами  
оформленные  в  установленном  порядке  архивные  справки или копии 
архивных   документов,  связанные  с  социальной  защитой  граждан,  
предусматривающей  их  пенсионное  обеспечение,  а  также получение 
льгот  и  компенсаций в соответствии с законодательством Российской 
Федерации.
    3.2.6.  Организация  приема  граждан  губернатором области, его 
заместителем,  первыми  заместителями  (заместителями) председателя 
правительства области.
    3.2.7. Осуществление   приема   граждан  работниками  отдела  в  
приемной граждан правительства области.
    3.2.8.   Взаимодействие  с  управлением  Президента  Российской  
Федерации  по  работе  с  обращениями  граждан, отделом по работе с 
обращениями  граждан  Аппарата  Правительства Российской Федерации, 
структурными подразделениями правительства области, исполнительными 
органами   государственной   власти   области,   органами  местного  
самоуправления  при  рассмотрении  обращений  граждан.     

                     4. ОБЯЗАННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ

    4.1.   Для   осуществления   поставленных  задач  и  реализации  
возложенных  функций  в  обязанности  управления  входит:    
    4.1.1.  Прием,  предварительное рассмотрение, регистрация, учет 
входящих  документов,  организация  их  прохождения.     
    4.1.2. Регистрация, обработка и учет исходящей корреспонденции. 
    4.1.3.  Ведение  электронной  базы  данных  по  документам, баз 
данных «Внешние адресаты», «Корреспонденты».
    4.1.4.  Выдача  справочной  информации юридическим и физическим 
лицам  о  прохождении  и  состоянии  рассмотрения  корреспонденции.  
    4.1.5.  Организация  хранения  входящих,  исходящих  документов  
правительства  области в течение двух лет с последующей передачей в 
архив.
    4.1.6. Разработка инструкции по делопроизводству, аналитических 
материалов,   проектов   нормативных  правовых  актов  по  вопросам  
документационного обеспечения управления.
    4.1.7.   Участие   совместно  с  соответствующими  структурными  
подразделениями  и  должностными  лицами  правительства  области  в  
осуществлении   контроля   за  исполнением  контрольных  поручений,  
сформированных   на  основании  входящих  документов  правительства  
области, по срокам исполнения.
    4.1.8.  Подготовка сводной информации об исполнении контрольных 
поручений,  а  также  перечня неисполненных и подлежащих исполнению 
поручений  по  резолюциям  руководителей  правительства  области.  
    4.1.9.    Подготовка    отчета   об   объеме   документооборота   
правительства области.
    4.1.10. Оказание методической помощи структурным подразделениям 
правительства   области,   исполнительным  органам  государственной  
власти  области  в  ведении  делопроизводства, организации работы с 
документами.
    4.1.11.  Организация  отправки  документов  по  почте, доставка 
телеграмм.
    4.1.12.   Прием,  передача  документов  по  электронной  почте,  
факсимильной  связи.  Выполнение  машинописных  работ.     
    4.1.13. Организация работы по проектированию бланков документов 
губернатора   области   и   правительства   области,   изготовлению   
телефонного  справочника,  печатей,  штампов,  бланочной продукции, 
поздравительных  адресов,  открыток  и  т.д.       
    4.1.14. Выполнение множительных работ, техническое обслуживание 
и ремонт копировальной техники по заявкам структурных подразделений 
правительства области.
    4.1.15.  Организация составления номенклатуры дел в структурных 
подразделениях  правительства  области, составление проекта сводной 
номенклатуры  дел,  представление  ее  на  утверждение  руководству  
правительства   области   и  согласование  в  экспертно-проверочную  
комиссию  архивного  отдела  Воронежской  области.      
    4.1.16. Оказание методической и практической помощи структурным 
подразделениям  правительства  области  в формировании документов в 
дела.
    4.1.17. Проведение экспертизы ценности документов в структурных 
подразделениях правительства области.
    4.1.18.  Составление  сводных  описей  дел постоянного хранения 
правительства области
    4.1.19.  Организация  работы  экспертной комиссии правительства 
области  (ЭК)  по  экспертизе  документов и комиссии по уничтожению 
печатей, штампов и бланков.
    4.1.20. Согласование описей дел постоянного хранения и актов на 
уничтожение  документов  с  истекшими сроками хранения с экспертной 
комиссией  правительства  области и экспертно-проверочной комиссией 
архивного отдела Воронежской области.
    4.1.21.  Прием  на  хранение  в архив правительства области дел 
постоянного   хранения   и   по   личному  составу  от  структурных  
подразделений правительства области.
    4.1.22. Передача дел постоянного хранения правительства области 
в  государственный  архив  Воронежской  области.      
    4.1.23.     Проведение     приема    граждан,    по    вопросам    
социально-правового характера.
    4.1.24.  Исполнение  запросов  граждан  и  юридических  лиц  по  
предоставлению  архивных справок и архивных выписок о подтверждении 
награждения,   заработной   плате,  копий  архивных  документов  на  
основании  документов  архивного  фонда  правительства  области.  
    4.1.25. Участие в автоматизации процессов работы с документами, 
внедрение  в  делопроизводство  новых  информационных  технологий.  
    4.1.26.    Составление   графика   дежурств   должностных   лиц   
правительства   области,   исполнительных  органов  государственной  
власти  области,  организация  его  выполнения.       
    4.1.27.   Организация   личного   приема  граждан  губернатором  
области,  его  заместителем,  первыми заместителями (заместителями) 
председателя  правительства  области, руководителями исполнительных 
органов государственной власти области.
    4.1.28.   Организация   личного   приема   граждан  работниками  
управления  в  приемной  граждан  правительства  области.    
    4.1.29. Составление квартального графика личного приема граждан 
руководителями правительства области.
    4.1.30.  Осуществление предварительной записи на личный прием к 
руководителям правительства области.
    4.1.31.  Обеспечение  централизованного учета обращений граждан 
на личный прием.
    4.1.32.  Осуществление  анализа  и  обобщение вопросов, которые 
ставят  граждане  на  личном  приеме.         
    4.1.33.   Подготовка  аналитических  справок  и  статистической  
информации  по  обращениям,  принятым  в  ходе  личного  приема.  
    4.1.34.  Подготовка  и формирование документов с личного приема 
на  хранение  в  архив  правительства  области.      
    4.1.35.  Организация  выездных  приемов  членами  правительства  
области.
    4.1.36.  Организация  и  контроль исполнения обращений граждан, 
полученных  правительством  области  из  региональной  общественной  
приемной  председателя  Всероссийской  политической  партии «Единая 
Россия» В.В.Путина.
    4.1.37.   Организация  работы  комплекса  мероприятий  «телефон  
доверия».
    4.1.38.  Обеспечение  своевременного  рассмотрения,  заявлений,  
жалоб,  предложений  граждан, поступивших в правительство области и 
направление  для рассмотрения губернатору области, его заместителю, 
первым   заместителям   (заместителям)  председателя  правительства  
области.
    4.1.39. Обеспечение  рассмотрения обращений, поступивших в ходе 
прямых телефонных линий, теле-радио эфиров с Президентом Российской 
Федерации,  губернатором  области, его встреч с населением области. 
    4.1.40.    Формирование    на    основе    обращений    граждан    
информационного  фонда и обеспечение получения из него сведений для 
соответствующих  структурных  подразделений  аппарата губернатора и 
правительства области, граждан области.
    4.1.41.    Осуществление   контроля   за   исполнением   писем,   
направленных   на   рассмотрение   с   контролем  из  Администрации  
Президента  Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской 
Федерации,   федеральных   органов   государственной   власти,   за   
выполнением  поручений  губернатора  области по обращениям граждан. 
    4.1.42.   Осуществление   отправки   ответов   на  обращения  в  
вышестоящие органы государственной власти.
    4.1.43.        Осуществление       организационно-методического       
взаимодействия   со   структурными   подразделениями  правительства  
области,    исполнительными    органами    государственной   власти   
Воронежской   области,   органами   местного   самоуправления   при   
рассмотрении обращений граждан.
    4.1.44.  Подготовка  аналитического  материала  для совещаний с 
ответственными  за  работу  с  обращениями  граждан  в  структурных  
подразделениях   правительства  области  и  исполнительных  органах  
государственной власти области.
    4.1.45.  Осуществление  оперативного информирования губернатора 
области,   его   заместителя,  первых  заместителей  (заместителей)  
председателя правительства области, органов местного самоуправления 
о  количестве,  характере  и  тенденциях  обращений  граждан.   
    4.1.46.  Подготовка  ежеквартальной  аналитической информации о 
рассмотрении  обращений  граждан  в  правительстве  области.   
    4.1.47.  Текущий  контроль  за  соблюдением  последовательности  
действий,    определенных    административными    процедурами    по    
рассмотрению обращений граждан.
    4.1.48. Формирование и хранение архивного материала исполненных 
контрольных   обращений   граждан  в  течение  года  с  последующей  
передачей  в  архив  правительства  области.       
    4.1.49. Разработка и согласование проектов нормативных правовых 
актов     Воронежской    области,    регулирующих    отношения    в    
подведомственной сфере деятельности.
    4.1.50.  Подготовка заключений по проектам нормативных правовых 
актов  в  части  вопросов,  относящихся  к  подведомственной  сфере  
деятельности.
    4.1.51. Представление  необходимых материалов в целях освещения 
в  средствах  массовой  информации  итогов  рассмотрения  обращений  
граждан.
    4.1.52.  Размещение  информации  в Интернет-сайте правительства 
области  информации о порядке решения вопросов, часто встречающихся 
в обращениях граждан.
    4.1.53.  Изучение,  обобщение  и внедрение положительного опыта 
работы   с   обращениями   граждан   в  структурных  подразделениях  
правительства  области  и  исполнительных  органах  государственной  
власти области.
    4.1.54. Участие  в автоматизации процессов работы с обращениями 
граждан,  внедрении  новых  информационных  технологий.     
    4.1.55.   Осуществление  иных  обязанностей  в  соответствии  с  
выполняемыми   задачами  по  поручениям  губернатора  области,  его  
заместителя,   первых   заместителей  (заместителей)  правительства  
области.

                        5. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ

    5.1.  Управление  в  ходе  своей деятельности для осуществления 
поставленных  задач  и  реализации  функций  вправе:     
    5.1.1.   Запрашивать  и  получать  от  органов  государственной  
власти,    структурных    подразделений    правительства   области,   
организаций  всех  форм  собственности, расположенных на территории 
области,  органов  местного  самоуправления  области  информацию  и  
материалы  в  части  и объемах, необходимых для осуществления своих 
функций.
    5.2.  Совместно  с  заинтересованными  исполнительными органами 
государственной    власти   Воронежской   области   участвовать   в   
формировании   областного   заказа   на   технические   средства  и  
оборудование  в  подведомственной  сфере  деятельности.     
    5.3.   Созывать   совещания   по   проблемам   государственного   
управления и взаимодействия в подведомственной сфере деятельности с 
привлечением  представителей исполнительных органов государственной 
власти  области,  структурных  подразделений правительства области, 
органов   местного   самоуправления,  расположенных  на  территории  
области.
    5.4.  Организовывать и проводить конференции, семинары, встречи 
и другие мероприятия, направленные на достижение поставленных целей 
и реализацию возложенных функций.
    5.5.   Принимать   участие  в  совещаниях,  а  также  в  работе  
коллегиальных   органов,   создаваемых   по  решению  правительства  
области,   по   вопросам,   затрагивающим   подведомственную  сферу  
деятельности.
    5.6.   Привлекать   в   установленном  порядке  для  выполнения  
возложенных  функций  научные, образовательные и другие учреждения, 
отдельных    ученых    и    специалистов,    специалистов   органов   
государственной   власти   и   местного   самоуправления   области,   
представителей федеральных органов власти.                                                                   
                                                                      
            6. РУКОВОДСТВО УПРАВЛЕНИЕМ И ЕГО СТРУКТУРА

    6.1.    Руководство   управлением   осуществляет   руководитель   
управления  делопроизводства  правительства области, назначаемый на 
должность  и  освобождаемый  от  должности  губернатором  области.  
    6.2. Руководитель управления делопроизводства:
    6.2.1.   Организует   работу   управления   в   соответствии  с  
возложенными  задачами  и  функциями  управления.      
    6.2.2. Представляет губернатору области предложения о структуре 
и  штатной  численности управления, выделении управлению финансовых 
средств  для  осуществления  своих  полномочий.       
    6.2.3.  Представляет  представителю  нанимателя  предложения по 
кандидатурам  для  назначения  на должности сотрудников управления, 
освобождения   от   должности   сотрудников  управления,  поощрении  
сотрудников управления и применения к ним дисциплинарных взысканий, 
командированию сотрудников управления.
    6.2.4. Определяет функции структурных подразделений управления.
    6.2.5.  Разрабатывает и представляет на утверждение должностные 
регламенты сотрудников управления.
    6.2.9. Участвует в заседаниях правительства области, президиума 
правительства  области,  а также в координационных, совещательных и 
консультативных   органах,   создаваемых  в  установленном  порядке  
губернатором области, правительством области.
    6.3. Руководитель управления имеет заместителя.
    6.4.  Заместитель  руководителя управления исполняет полномочия 
руководителя  управления  в  период его отсутствия в соответствии с 
должностным регламентом.

                   7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ

    7.1. Руководитель управления несёт ответственность:
    -   за  неисполнение  или  ненадлежащее  исполнение  функций  в  
соответствии  с  требованиями  действующего  законодательства;   
    -  за  неисполнение  положений  должностного  регламента, в том 
числе  установленных  в нём показателей эффективности деятельности. 
    7.2.  Заместитель руководителя управления несёт ответственность 
за    неисполнение   или   ненадлежащее   исполнение   должностного   
регламента.