Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

Москва

2 марта 2020 г.                              № 24

Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

Зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г.

Регистрационный № 58396

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), приказываю:

утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Руководитель                              А.Н.Артизов

Утверждены
приказом Федерального архивного агентства
от 2 марта 2020 г. № 24

Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

I. Основные положения

1.1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19) (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации1 (далее - научные организации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.

______________________________ 

1 Часть 4.1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее - архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.

1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе № 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2019, № 12, ст. 1221) (далее - Федеральный закон № 149-ФЗ).

1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности2, архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.

1.5. Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:

учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования3;

статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.

______________________________ 

2 Пункты 5.2.23 и 5.2.26 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 № 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; 2019, № 21, ст. 2573).

3 Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344).

II. Организация хранения документов в архиве

2.1. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.

2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.

2.3. В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:

объединенного архивного фонда - из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;

архивной коллекции - из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).

2.4. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов.

2.5. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.

Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.

2.6. Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем.

Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.

2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.

2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:

представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

коллегиальных органов организации;

образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации - должнику;

созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ "Об общественных объединениях"4;

назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).

______________________________ 

4 Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 20, ст. 2231; 2017, № 52, ст. 7927.

2.9. При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях:

изменения профиля ее деятельности;

изменения формы собственности ее имущества.

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.

III. Требования к зданию и помещениям архива

3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям5.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилища;

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее - читальный зал);

помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения - рабочая комната архива;

научно-справочная библиотека;

методический кабинет;

помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).

______________________________ 

5 Глава 2 Федерального закона от 30.12.2009 № 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 1, ст. 5); Градостроительный кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 1, ст. 16; 2019, № 31, ст. 4453).

3.2. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления6.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.

Не допускается размещение архива:

в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

______________________________ 

6 Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона № 125-ФЗ.

3.3. Архивохранилище должно:

быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

быть гидроизолировано;

иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

3.4. Не допускается хранение фоно документов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

IV. Оборудование для хранения архивных документов

4.1. Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

4.2. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон - с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов:

Наименование позиции	Расстояния, не менее, см
Расстояние между рядами стеллажей (главный проход)	120
Расстояние между соседними стеллажами (проход)	75
Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене	75
Расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход)	45
Расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа)	50
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа)	15
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах	30
Расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств	100

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

4.3. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

4.4. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы:

стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение;

полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.

V. Нормативные режимы хранения архивных документов

5.1. Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности7.

______________________________ 

7 Постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 "О противопожарном режиме" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420); приказ Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный № 13882).

5.2. Архивохранилище документов на нитрооснове территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

5.3. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора.

5.4. Проход на территорию (в помещения) архива, а также вынос из него архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется:

пользователями читального зала - в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации8;

представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов - в соответствии с законодательством Российской Федерации9;

работниками архива и иными лицами - по пропускам.

Порядок оформления и выдачи пропусков устанавливается локальным актом архива.

______________________________ 

8 Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765) (далее - приказ Росархива № 143).

9 Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523) (далее - ГПК); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2016, № 1, ст. 60) (далее - УПК); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234) (далее - Федеральный закон № 2202-1).

5.5. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

работники данного архивохранилища;

другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

5.6. Архив оборудуется средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации10.

______________________________ 

10 Постановление Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 № 272 "Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 14, ст. 2119; 2018, № 5, ст. 747).

5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых:

постоянно или временно хранятся архивные документы;

установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива.

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат:

помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил;

находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.

5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

5.10. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.

5.11. Архив обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации11.

______________________________ 

11 Федеральный закон № 149-ФЗ; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2018, № 1, ст. 82).

5.12. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.

5.13. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

5.14. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:

Вид носителя (основы) документа	Температура воздуха (t)°C				Влажность воздуха ( )%
	черно-белые		цветные		черно-белые		цветные
	мин. с учетом допуска	макс, с учетом допуска	мин. с учетом допуска	макс, с учетом допуска	мин. с учетом допуска	макс, с учетом допуска	мин. с учетом допуска	макс, с учетов допуска
кинодокументы
нитрооснова (из нитроцеллюлозы)	0	+ 10	-5	+ 5	40	50	40	50
безопасная основа (из триацетатцеллюлозы или полиэтилентерефталата)	+ 2	+ 15	-5	+ 5	40	50	40	50
фотодокументы
пленка	+ 8	+ 15	-5	+ 5	40	50	40	50
фотобумага	+ 17	+ 19	+ 2	+ 5	40	50	40	50
стекло амбротип дагерротип ферротип	+ 8	+ 15	-5	+ 5	40	50	40	50
фонодокументы, видеодокументы
на магнитной ленте, магнитных носителях	мин. + 8 макс. + 15				мин. 40 макс. 50

5.15. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

5.16. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 ±5°C и относительной влажности воздуха 50 ±20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.

5.17. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю;

в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю;

при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

5.18. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил.

5.19. В архивохранилище допускается:

естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи;

искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20 - 50 лк, на горизонтальной - 100 лк12.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности13.

______________________________ 

12 Глава III СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий, утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 15.03.2010 № 20 (зарегистрировано Минюстом России 08.04.2010, регистрационный № 16824).

13 Статьи 3 и 16 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ "О пожарной безопасности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 35, ст. 3649; 2016, № 1, ст. 68; 2017, № 27, ст. 3938); Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 30, ст. 3579; 2018, № 53, ст. 8464); постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 "О противопожарном режиме" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420).

5.20. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.

5.21. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор14.

______________________________ 

14 СанПиН 2.2.4.1294-03. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных и общественных помещений. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 22.04.2003 № 64 (зарегистрировано Минюстом России 07.05.2003, регистрационный № 4511); СанПиН 2.2.4.3359-16. "Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах", утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 21.06.2016 № 81 (зарегистрировано Минюстом России 08.08.2016, регистрационный № 43153).

5.22. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

5.23. Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.

5.24. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.

5.25. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.

VI. Первичные средства хранения

6.1. Архивные документы подлежат размещению:

на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

6.2. Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу, картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, - в картотечных ящиках.

6.3. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил.

6.4. Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.

6.5. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Допускается дополнение ярлыка:

полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

названием архивного фонда;

штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

VII. Особенности хранения электронных документов

7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:

на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.

7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:

ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации15;

соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации16;

резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.

______________________________ 

15 Федеральный закон от 28.12.2010 № 390-ФЗ "О безопасности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 1, ст. 2; 2015, № 41, ст. 5639); постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2015 № 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2019, № 16, ст. 1928); постановление Правительства Российской Федерации от 14.11.2015 № 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2018, № 40, ст. 6142).

16 Статья 16 Федерального закона № 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11.02.2013 № 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах" (зарегистрирован Минюстом России 31.05.2013, регистрационный № 28608), с изменениями, внесенными приказом ФСТЭК России от 15.02.2017 № 27 (зарегистрирован Минюстом России 14.03.2017, регистрационный № 45933).

VIII. Размещение архивных документов

8.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

8.2. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

кинодокументы на нитрооснове;

подвергшиеся биологическому поражению;

переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

8.3. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:

содержащие уникальные документы;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

8.4. Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

При ведении топографических указателей:

на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище;

в электронном виде - в информационной системе архива.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

IX. Хранение печатных изданий, музейных предметов

9.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации17.

______________________________ 

17 Статья 5 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2591; 2016, № 27, ст. 4290); статья 15 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ "О библиотечном деле" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 2; 2014, № 49, ст. 6928); подпункты 5.2.11(2), 5.23 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 31, ст. 4758; 2018, № 50, ст. 7764) (далее - Положение о Минкультуры России).

X. Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов

10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил.

Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:

при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;

после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

при реорганизации архива.

10.2. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром);

документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;

особо ценных документов - один раз в 10 лет;

аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет);

кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года;

электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.

10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов.

10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:

листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов);

акте проверки наличия и состояния архивных документов;

и при необходимости:

актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).

10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается:

вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.

10.6. По окончании проверки наличия архивных документов:

вносятся изменения в необходимые учетные документы;

в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;

коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.

10.7. Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

10.8. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить сроки розыска на один год.

При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам), и справка о проведении розыска.

10.9. Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с пунктами 26.1, 26.3 Правил на основании решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления18:

причины отсутствия которых подтверждены документально;

необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны.

______________________________ 

18 Части 2, 3 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

XI. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

11.1. При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;

проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

11.3. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

11.5. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

повышенной влажностью;

биологическими поражениями;

дефектами бумаги и текста.

11.6. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

состояние упаковки;

наличие стандартных ракордов;

техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличие загрязнений и механических повреждений;

стабильность пленки на нитрооснове;

шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустические характеристики;

параметры видеодокументов в видеоканале;

качество изображения;

наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;

наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений носителей;

потребность в миграции на новые носители.

11.7. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

наличие вредоносного программного обеспечения;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

потребность в конвертации в другие форматы.

11.8. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно главе XII Правил) и, в зависимости от состояния документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

11.9. Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для документов на бумажном носителе:

в листе-заверителе дела;

в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;

3) для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).

XII. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

12.1. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов:

в плановом порядке - по результатам проверки физическо-химического и технического состояния (согласно главе XI Правил) по очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к особо ценным документам, физического состояния и интенсивности использования;

внепланово - в случае чрезвычайных ситуаций, повлекших порчу архивных документов, а также при их биологическом поражении.

12.2. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов на бумажном носителе включает:

дезинфекцию, дезинсекцию;

реставрацию (реставрационно-консервационную обработку);

фотореставрацию документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

страховое копирование;

переплет;

обеспыливание;

обработку в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением сушки, замораживания, воспроизведения, дезактивации и других видов специальной обработки.

12.3. Аудиовизуальные документы, за исключением видеодокументов, подлежат реставрационной и консервационно-профилактической обработке.

12.4. В случае повреждения физически обособленного носителя электронных документов создаются копии этих электронных документов на другом физически обособленном носителе с другого экземпляра носителя.

XIII. Признание архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными

13.1. Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства19.

Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом 11.9 Правил для проведения физико-химической и технической обработки.

13.2. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, орган местного 20 самоуправления20 на основании представляемых архивом экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).

Руководитель архива издает приказ о снятии с учета неисправимо поврежденного документа только после получения письменного решения уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

______________________________ 

19 Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

20 Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

XIV. Выдача архивных документов

14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:

а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику - при наличии гарантийного письма о последующем возврате;

для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии);

б) для экспонирования вне архива - на основании договора с организацией - организатором выставки, предусматривающего такую выдачу;

в) для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива - на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;

г) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам - в соответствии с законодательством Российской Федерации21;

д) пользователям - по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 14.2 Правил).

______________________________ 

21 Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3012; 2010, № 31, ст. 4197) (далее - АПК); статья 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 10, ст. 1391; официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 2020) (далее - КАС); пункт 2 части 2 статьи 25.8 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 2020) (далее - КоАП); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона № 2202-1.

14.2. На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов:

уникальных;

имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

имеющих копию фонда пользования;

признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 13.1 Правил;

с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования).

Выдача заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа осуществляется создаваемой в архиве комиссией, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов.

Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа.

В целях подготовки заключения комиссией оценивается наличие в архивном документе:

угасающего текста;

пигментных пятен;

коррозии железо-галловых чернил;

нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение);

ломкости носителя.

Заключение должно содержать:

название архива;

дату составления и номер заключения;

вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;

основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;

заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника архивного документа.

Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу.

Руководитель архива или уполномоченное им лицо в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его.

Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи (невыдачи) пользователю подлинника архивного документа.

Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник архивного документа.

14.3. Выдача фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, производится по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

14.4. Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы:

особо ценные;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

несброшюрованные;

содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес;

ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче).

Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, архив определяет самостоятельно.

14.5. Выдаваемая единица хранения должна иметь:

нанесенный непосредственно на нее и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр (пункт 22.6 Правил);

лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил);

лист использования.

14.6. Архивные документы выдаются на срок:

до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);

до 120 рабочих дней - для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий).

Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором.

Сроки выдачи архивных документов во временное пользование: фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации22.

______________________________ 

22 Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 АПК; статья 63 КАС; пункт 2 части 2 статьи 25.8 КоАП; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона № 2202-1.

14.7. Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование в соответствии с пунктом 14.1 Правил. Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива.

14.8. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.

14.9. Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.

14.10. На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя.

14.11. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется:

путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения.

14.12. В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан23:

незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы;

проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела;

принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

______________________________ 

23 Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ; статья 298 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2010, № 19, ст. 2291); часть 2 статьи 25 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 3, ст. 145; 2010, № 19, ст. 2291).

XV. Перемещение архивных документов

15.1. Перемещение архивных документов осуществляется:

между территориально удаленными зданиями - с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления24:

между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива, - с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

______________________________ 

24 Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

15.2. Для проведения массового перемещения архивных документов (не менее трети от общего объема хранящихся в архиве единиц хранения) допускается привлечение сторонней организаций по договору.

15.3. При транспортировке архивных документов вне архива должны быть:

соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки;

обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом.

XVI. Временный вывоз архивных документов за пределы территории Российской Федерации

16.1. Оформление временного вывоза архивных документов за пределы территории Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации25 и Таможенным кодексом Евразийского экономического союза26.

______________________________ 

25 Закон Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 45, ст. 4377; 2018, № 1, ст. 19).

26 Таможенный кодекс Евразийского экономического союза (приложение № 1 к Договору о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза) (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 09.01.2018).

XVII. Выявление уникальных и особо ценных документов

17.1. Выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации27.

17.2. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК) соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки28.

______________________________ 

27 Подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

28 Приказы Росархива от 13.06.2018 № 61 "Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51793); от 13.06.2018 № 62 "Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива" (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51795); от 13.06.2018 № 63 "Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела" (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51794) (далее - приказы Росархива № 61, 62, 63).

XVIII. Страховой фонд

18.1. На случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд.

18.2. Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов.

18.3. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета).

18.4. При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния.

18.5. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов согласно главам X и XII Правил.

18.6. Страховой фонд должен храниться территориально обособленно от архивных документов:

федеральными архивами - в федеральном казенном учреждении "Центр хранения страхового фонда" (далее - ЦХСФ);

остальными архивами - в ЦХСФ или в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела29; в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации - уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела30.

18.7. Прием страхового фонда архива осуществляются на основании приказа уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом (приложение № 3 к Правилам)31.

______________________________ 

29 Часть 2 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

30 Пункт не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

31 Часть 4 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.

XIX. Фонд пользования

19.1. Для выведения из оборота подлинников архивных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования:

одновременно с созданием страхового фонда;

в электронном виде (электронный фонд пользования).

В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения (единицы учета). Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

19.2. Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем:

для архивных документов на бумажном носителе - одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;

для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм;

для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.

19.3. Электронный фонд пользования создается в двух экземплярах:

на архивные документы на бумажном носителе - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

на фотодокументы - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

на кинодокументы, фонодокументы и видеодокументы - путем оцифровки подлинника.

19.4. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий:

фотокопии - в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;

копии на микроносителе - в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил) по порядку архивных шифров.

Электронный фонд пользования хранится:

на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов - по порядку архивных шифров;

в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.

19.5. Выдача фонда пользования осуществляется:

на микроносителе - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;

в электронном виде:

на физически обособленных носителях - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;

посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива;

посредством информационной системы архива (архивов), информационных федеральных (региональных) систем в режиме удаленного использования.

19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно главам X - XII Правил).

XX. Страхование архивных документов

20.1. Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 49.1 Правил подлежат:

документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за пределы территории Российской Федерации;

уникальные документы.

20.2. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации32.

20.3. Страховая оценка архивных документов проводится архивом самостоятельно.

______________________________ 

32 Статья 35.7 Закона Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, № 1, ст. 19); статья 929 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст. 410; 2003, № 50, ст. 4850).

XXI. Общие требования к ведению учета архивных документов

21.1. Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд"33, в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства34.

______________________________ 

33 Подпункт 2 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве.

34 Часть 1 статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

21.2. Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов.

21.3. Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;

хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу.

21.4. Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

21.5. Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы.

21.6. Учет архивных документов ведется:

хранящихся в архиве - специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками;

хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение - специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.

21.7. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил, на основании соответствующих актов (согласно главе XXVI Правил), с указанием должности и даты внесения.

XXII. Учетные единицы в архиве

22.1. Архивные документы учитываются в архиве по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов).

Поступившие в неупорядоченном виде (россыпь) архивные документы учитываются в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата А4 в одной условной единице хранения (научно-техническая документация).

22.2. Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра (согласно пункту 22.6 Правил):

архивному фонду - по списку фондов (согласно пункту 23.2 Правил);

описи дел, документов - по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида (при нефондовой организации архивных документов);

единице хранения (единице учета) - по описи дел, документов в пределах одной описи.

Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).

22.3. Не допускается присвоение одинаковых номеров:

архивным фондам - в пределах одного архива;

описям дел, документов - в пределах одного архивного фонда;

единицам хранения (единицам учета) - в пределах одной описи дел, документов.

22.4. Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Номера архивных фондов за 1917 - 1991 годы могут иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, Р-1).

Номера архивных фондов, поступивших из архивов КПСС, могут иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, П-1).

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления35.

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя.

Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

______________________________ 

35 Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

22.5. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов (согласно пункту 23.2 Правил) указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности.

22.6. Каждая единица хранения (единица учета) получает обозначение, включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения (единицы учета) (далее - архивный шифр).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции (кино-, фото-, фоно-, видео-) и носителя, а также обозначения (буквенные и цифровые) видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.

22.7. Единицами хранения архивных документов являются:

на бумажном носителе - дело, представляющее собой совокупность документов или один документ;

кинодокументов или видеодокументов - физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и (или) звуковой информации, размещенный в коробке, футляре или бюксе;

фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, размещенный в конверте, коробке;

фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, фоновалик, граморигинал, грампластинка с записью звуковой информации, размещенный в конверте, коробке, футляре или бюксе;

электронных документов - электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ.

22.8. Единицей учета аудиовизуальных документов является часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, имеющая самостоятельный заголовок и относящаяся к определенному событию, произведению.

XXIII. Система учетных документов архива

23.1. Система учетных документов архива включает:

обязательные, ведущиеся на бумажном носителе (кроме паспорта архивохранилища), в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации36;

вспомогательные, ведущиеся на бумажном носителе и (или) в электронном виде, состав и формы которых архив определяет самостоятельно.

Учетные документы могут создаваться при помощи федеральной государственной информационной системы "Архивный фонд" на основании вносимых в нее данных.

______________________________ 

36 Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

23.2. В состав обязательных учетных документов архива входят:

книга учета поступлений документов (приложение № 4 к Правилам) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

список фондов (приложение № 5 к Правилам) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества находящихся на хранении и выбывших архивных фондов (не ведется при нефондовой организации хранения);

лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

опись дел, документов (приложения № 6, 7 к Правилам) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

паспорт архива - для обеспечения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных документов;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ);

дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 8 к Правилам).

23.3. Обязательными учетными документами также являются:

для научно-технической документации - опись единиц хранения научно-технической документации;

для несброшюрованной научно-технической документации - внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации;

для аудиовизуальных документов (согласно главе XXIX Правил) - опись кинодокументов, опись фотодокументов, опись фотоальбомов, опись фонодокументов магнитной записи, опись фонодокументов механической записи (граморигиналов, грампластинок, фоноваликов и других), опись видеодокументов; лист учета аудиовизуальных документов; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

для электронных документов (согласно главе XXX Правил) - опись электронных дел, документов;

для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, - инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

для особо ценных и уникальных документов - лист учета и описания уникального документа;

внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы;

список фондов, содержащих особо ценные документы; опись особо ценных дел, документов;

реестр описей особо ценных дел, документов;

для страхового фонда - опись страхового фонда на микрофишах;

опись страхового фонда на рулонной пленке;

для страхового фонда и фонда пользования на микроформах - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке;

для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях - книга учета носителей электронного фонда пользования.

XXIV. Хранение учетных документов

24.1. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

24.2. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов - в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

24.3. Акты, предусмотренные пунктом 26.1 Правил, помещаются в дело фонда.

XXV. Выдача учетных документов

25.1. Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

25.2. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIV Правил).

Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива.

XXVI. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов

26.1. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, после которой одна единица хранения разделена на две и более или наоборот, описания документов, переработки описей дел, документов на основании:

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 3 к Правилам);

акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 9 к Правилам);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 10 к Правилам);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 1 к Правилам);

акта о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам);

акта возврата архивных документов собственнику;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;

акта о технических ошибках в учетных документах;

акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

акта описания архивных документов, переработки описей.

26.2. При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов (приложение № 5 к Правилам), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда (при необходимости), заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов.

26.3. При выбытии архивных документов, в случае:

выбытия всех архивных документов, числящихся по описи дел, документов, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел, документов в графе "Примечания" ставится отметка "Выбыла", номер и дата акта, на основании которого она выбыла;

выбытия всех архивных документов, составляющих архивный фонд, в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл.

При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

26.4. Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.

XXVII. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни37

27.1. Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации должен пройти регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России38.

______________________________ 

37 Глава XXVII не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

38 Статья 26.1 Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ "О драгоценных металлах и драгоценных камнях" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 13, ст. 1463; 2015, № 18, ст. 2614).

27.2. Учет архивных документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за их сохранность и учет.

27.3. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, передаются материально ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение") в описи дел, документов.

К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

27.4. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров единиц хранения.

Листы инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

К инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица.

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах, первый экземпляр которой хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии архива.

27.5. Инвентаризация единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива:

ежегодно, в плановом порядке;

в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива.

Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

XXVIII. Учет особо ценных и уникальных документов

28.1. Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации, порядок ведения которых определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела39.

______________________________ 

39 Часть 1 статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

28.2. Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения (единиц учета) проставляется отметка "ОЦ". В других учетных документах отметка "ОЦ" добавляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов. Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов составляются на особо ценные документы архивного фонда с сохранением за ними прежних учетных номеров.

Архив вправе вместо описи особо ценных дел, документов использовать копию описи дел, документов, в которой особо ценные документы составляют более половины. В конце копии описи дел, документов указывается количество особо ценных единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов и копии описей дел, документов, в которых особо ценные составляют более половины, учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

XXIX. Особенности учета аудиовизуальных документов

29.1. Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

29.2. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:

фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома и в соответствующей графе описи фотоальбома;

единиц хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах их описей.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

единицы хранения кинодокументов и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

XXX. Особенности учета электронных документов

30.1. В описи электронных дел, документов учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описи под одним порядковым номером.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

30.2. Описи электронных дел, документов учитываются в реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.

XXXI. Учет копий архивных документов на правах подлинников

31.1. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в соответствии с законодательством Российской Федерации40 в состав Архивного фонда Российской Федерации:

микрофильмы (микрофиши) архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем;

копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

______________________________ 

40 Статья 5 Федерального закона № 125-ФЗ.

31.2. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов, в которой напротив заголовков единиц хранения (единиц учета) в графе "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в соответствии с пунктами 23.2, 26.2 Правил.

Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения (единицы учета), которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

31.3. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.

XXXII. Учет страхового фонда и фонда пользования

32.1. Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, а также описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), а также кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания (для копий фонодокументов), времени записи (для копий видеодокументов) на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи.

В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, соответствующая отметка проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

За единицу учета страхового фонда документов на бумажном носителе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности изготовленных копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

32.2. Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажном носителе, изготовленного на микрофишах, является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах). Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).

32.3. За единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1 приложения № 4 к Правилам) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "СФ". Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки "ФП".

32.4. Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента и видеодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением отметки "СФ".

32.5. Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел, документов по мере проведения их страхового копирования.

К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись.

XXXIII. Учет электронного фонда пользования

33.1. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов.

В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка "ЭФП". Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

В книгу учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) вносятся сведения о физически обособленных носителях электронного фонда пользования и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

XXXIV. Учет печатных изданий, музейных предметов в архиве

34.1. Музейные предметы, являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в листе-заверителе, инвентарной книге учета и сводной картотеке музейных предметов архива.

Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как единицы хранения.

34.2. Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в соответствии с главой XXVII Правил.

34.3. Хранящиеся в архиве печатные издания и музейные предметы, входящие в состав библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации41.

34.4. При наличии в архиве книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в случае ведения учета печатных изданий и музейных предметов в информационной системе архива, она должна быть сопряжена с Общероссийским сводом книжных памятников42 и федеральной государственной информационной системой "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации"43.

______________________________ 

41 Административный регламент Федерального агентства по культуре и кинематографии по исполнению государственной функции по определению в установленном порядке состава Музейного фонда Российской Федерации, включению в установленном порядке музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации и исключению их из состава этого фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 22.11.2007 № 1319 (зарегистрирован Минюстом России 19.03.2008, регистрационный № 11376); Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (зарегистрирован Минюстом России 14.05.2013, регистрационный № 28390), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 (зарегистрирован Минюстом России 02.03.2017, регистрационный № 45827).

42 Приказ Минкультуры России от 03.05.2011 № 429 "Об утверждении порядков отнесения документов к книжным памятникам, регистрации книжных памятников, ведения реестра книжных памятников" (зарегистрирован Минюстом России 12.08.2011, регистрационный № 21606).

43 Приказ Минкультуры России от 01.12.2017 № 2012 "Об утверждении Положения о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 08.11.2018, регистрационный № 52642).

XXXV. Источники комплектования архива

35.1. Архив составляет списки источников комплектования на основании законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов органа местного самоуправления.

В списки источников комплектования архива включаются государственные органы, органы местного самоуправления.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

Негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора44.

Негосударственные организации, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, которые относятся к государственной или муниципальной собственности и образовались в процессе деятельности государственных и муниципальных организаций, правопреемниками которых они являются, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники45.