Распоряжение Московской области от 31.05.2016 № 208-РАГ

IV. Документальный фонд Администрации

1. Порядок формирования документального фонда

157. Администрация формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов независимо от формы их представления (на бумажном носителе или в форме электронных документов).

158. Формирование документального фонда Администрации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Управления делами в соответствии с требованиями Правил делопроизводства.

159. Номенклатура дел Администрации составляется Управлением документооборота на основе номенклатуры дел самостоятельных подразделений Администрации при методической помощи уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела - Главного архивного управления Московской области. Вновь созданное самостоятельное подразделение Администрации обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в Управление документооборота. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Администрации, положениями о соответствующих самостоятельных подразделениях Администрации, штатным расписанием и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность Администрации и порядок ее документирования, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия самостоятельных подразделений Администрации, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

160. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения самостоятельного подразделения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами, например:

АГ-01-01/05, где АГ - буквенный индекс, обозначающий Администрацию, 01-01 - структурный код самостоятельного подразделения Администрации, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Структурные коды самостоятельным подразделениям Администрации присваиваются в соответствии с распоряжением руководителя Администрации Губернатора Московской области от 17.08.2015 № 498-РА «О структурных кодах для использования в межведомственной системе электронного документооборота».

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единым для всех самостоятельных подразделений Администрации и определяется степенью важности документов, составляющих дела, а также их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, нормативные правовые акты и распорядительные документы Правительства Московской области, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному).

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел, о форме ведения (на бумажных и электронных носителях) и иная информация.

161. Новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дел, сформировавшиеся в самостоятельных подразделениях Администрации в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

162. По окончании календарного года делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

163. Утвержденная номенклатура дел Администрации хранится на бумажном носителе и в электронном виде для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

164. Номенклатура дел Администрации:

согласовывается с экспертной комиссией Управления делами (государственного органа Московской области, осуществляющего функции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в результате деятельности Администрации);

утверждается руководителем Администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

один раз в 5 лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области (далее - ЭПК). В случае изменения функций и (или) структуры Администрации разрабатывается новая номенклатура дел, которая должна быть согласована с ЭПК.

2. Формирование номенклатурных дел и их текущее хранение

165. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

166. Формирование дел в Администрации осуществляется делопроизводителями в самостоятельных подразделениях Администрации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

167. Документы внутри дела располагаются в хронологической и (или) тематической последовательности. Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и располагаются в хронологической последовательности вместе с приложениями к ним.

168. Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

169. Распоряжения Администрации по кадровым вопросам группируются отдельно от остальных распоряжений Администрации.

170. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.

171. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

172. Лицевые счета по денежному содержанию (заработной плате) работников Администрации группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

173. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

174. Оформление дел - подготовка дел к хранению включает комплекс работ по их технической обработке, производится делопроизводителями. Оформление дел происходит при заведении новых дел и по завершении года.

3. Экспертиза ценности и отбор документов

для хранения или уничтожения

175. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

176. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится дважды:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче в архив Управления делами <1>;

в архиве Управления делами - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

<1> Управление делами осуществляет функции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в деятельности Администрации, т.е. является архивом Администрации.

177. Организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Московской области, образующихся в результате деятельности Администрации, осуществляет постоянно действующая Экспертная комиссия Управления делами (далее - ЭК), созданная на основании приказа Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области от 12.02.2014 № П-6. Для участия в работе ЭК Администрацией предлагается кандидатура работника Управления документооборота.

Экспертиза ценности документов производится для документов как на бумажном носителе, так и электронных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, номенклатурой дел Администрации, методическими рекомендациями Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива) и Главного архивного управления Московской области.

4. Составление описей дел

178. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

179. Описи дел в самостоятельных подразделениях Администрации составляются делопроизводителями. Описи составляются не менее чем в двух экземплярах, отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. Описи, подготовленные самостоятельными подразделениями Администрации, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит архив Управления делами и по которой дела передаются в Государственное казенное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области».

180. Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников самостоятельных подразделений Администрации, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

5. Хранение и использование документов в самостоятельных

подразделениях Администрации

181. С момента создания (получения) и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

182. Руководители самостоятельных подразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел.

183. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения помещениях, располагаются в закрытых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов.

V. Особенности работы с электронными документами

184. Электронные документы Администрации являются официальными документами Администрации. Электронный документ Администрации должен быть оформлен в соответствии с Правилами делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

185. В Администрации могут использоваться электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования бумажных документов и хранящиеся в МСЭД.

186. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие организации, используется электронная подпись должностного лица Администрации, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

187. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в МСЭД во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами (например, «Подписано», «Согласовано» с отображением соответствующей даты согласования, подписания), при которых электронная подпись не используется, то есть идентификация должностного лица производится по его учетной записи в МСЭД.

188. Электронные документы или электронные образы документов, направляемые при взаимодействии с Администрацией Президента Российской Федерации, аппаратами палат Федерального Собрания Российской Федерации, иными федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Московской областной Думой, центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области и государственными учреждениями Московской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области, а также между самостоятельными подразделениями Администрации, заверяются электронной подписью или собственноручной подписью должностного лица, подписавшего документ.

189. Прием электронных документов в адрес Правительства Московской области, Губернатора Московской области, Администрации, руководителя Администрации, первых заместителей руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации и соответствующих должностных лиц самостоятельных подразделений Администрации, а также отправка электронных документов, подписанных электронной подписью, или электронных образов документов, подписанных собственноручной подписью Губернатора Московской области, руководителя Администрации, осуществляется Управлением документооборота, отправка электронных документов, подписанных электронной подписью, или электронных образов документов, подписанных собственноручной подписью соответствующих должностных лиц Администрации, осуществляется делопроизводителями в самостоятельных подразделениях Администрации.

190. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, поступивших из федеральных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов, Управление документооборота осуществляет проверку действительности электронной подписи.

191. При включении электронных документов в МСЭД формируется регистрационная карточка, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.

192. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, могут включаться в МСЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в МСЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

193. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в МСЭД.

194. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

195. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в графе «Примечание», например, «в электронном виде».

196. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

197. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в МСЭД в порядке, установленном распоряжением Губернатора № 516-РГ.

198. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в МСЭД.

VI. Выполнение переводов

199. Входящие документы на иностранных языках, поступившие в Администрацию, до регистрации подлежат переводу на русский язык в порядке и на условиях, установленных государственным контрактом на оказание услуг для государственных нужд Московской области, заключаемым между Управлением делами и организацией, осуществляющей оказание услуг по письменному переводу текста (далее - Исполнитель), в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

200. Оказание услуг по письменному переводу текста осуществляется в сроки и объемах, указанных в заявках (с приложенным к заявке документом на иностранном языке), которые направляются Исполнителю по электронной почте в день поступления документа в Администрацию работником Управления документооборота.

201. Переведенный документ и подписанный счет об оказании услуг по переводу Исполнитель направляет в Управление документооборота по электронной почте. Поступивший переведенный документ обрабатывается Управлением документооборота в соответствии с Правилами делопроизводства и Инструкцией, а счет передается по реестру передачи документов в Управление делами.

VII. Изготовление, учет, использование и хранение

печатей и штампов

202. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, если иное не определено дополнительными требованиями законодательства.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

203. В Администрации используются круглые мастичные гербовые и негербовые печати. В Администрации в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, используются гербовые печати. Негербовые печати (без воспроизведения герба Московской области) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

204. Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях установлен Законом Московской области № 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области».

205. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Администрации на основании служебной записки инициатора изготовления.

206. В Администрации имеются следующие гербовые печати:

большая гербовая печать «Правительство Московской области» (диаметром 40 мм);

большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 40 мм);

две малые гербовые печати «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 29 мм), имеющие номера 1 и 2;

металлическая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 21 мм).

207. Самостоятельные подразделения Администрации могут иметь круглые негербовые печати с наименованием самостоятельного подразделения Администрации в соответствии с положениями о них.

208. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм. Мастичные (резиновые) штампы используются в самостоятельных подразделениях Администрации для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

209. Для обеспечения оперативной доставки документов используются штампы «Весьма срочно» («В. Срочно»), «Срочно», «Вручить немедленно». При отправке корреспонденции с грифом «ДСП» на пакетах проставляется печать «Для пакетов».

210. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Администрации разрешается использовать на копиях подписанных документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи при оформлении подлинников всех документов запрещается.

211. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Администрации определяется руководителем Администрации. Должностное лицо в Администрации, ответственное за использование и сохранность указанного штампа, назначается руководителем Администрации.

212. Изготовление печатей и штампов для Администрации производится Управлением делами в соответствии с заявками руководителей самостоятельных подразделений Администрации и подготовленными ими эскизами.

213. Изготовленные печати и штампы передаются Управлением делами под расписку работнику самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для их учета в журнале учета печатей и штампов согласно приложению 3 к Инструкции.

214. Самостоятельные подразделения Администрации, использующие в своей работе печати и (или) штампы, ведут журнал учета печатей и штампов самостоятельного подразделения Администрации с проставлением оттисков печатей и штампов.

215. Печати и штампы выдаются работником самостоятельного подразделения Администрации, ответственным за учет печатей и штампов, под расписку в журнале учета печатей и штампов работникам самостоятельных подразделений Администрации, отвечающим за их использование и сохранность. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается.

216. При смене лиц, ответственных за использование и сохранность печатей и штампов, печати и штампы передаются с обязательной отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Работник самостоятельного подразделения Администрации, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от замещаемой должности (увольнении с работы) обязан сдать их работнику своего самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для отметки о сдаче в журнале учета печатей и штампов.

217. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

218. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы, факсимиле подлежат возврату работнику самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для последующего уничтожения по акту согласно приложению 4 к Инструкции. В журнале учета печатей и штампов проставляются соответствующие отметки.

219. Об утере печати, штампа, факсимиле, используемого в самостоятельном подразделении Администрации, незамедлительно ставится в известность работник, ответственный за учет печатей и штампов, и руководитель самостоятельного подразделения Администрации. За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

220. Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в самостоятельных подразделениях Администрации возлагается на руководителей самостоятельных подразделений Администрации.

221. Большая гербовая печать «Правительство Московской области» и большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» хранятся у ответственных должностных лиц из числа первых заместителей, заместителей руководителя Администрации, назначенных руководителем Администрации, и учитываются в журнале учета печатей и штампов Управления документооборота.

222. Примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать «Правительство Московской области», представлен в приложении 5 к Инструкции.

223. Примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области», представлен в приложении 6 к Инструкции.

224. Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» № 1 хранится в Управлении кадров и учитывается в журнале учета печатей и штампов Управления кадров.

Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» № 1 ставится на справках, в трудовых книжках, командировочных удостоверениях.

Кроме того, в Управлении кадров находятся на хранении и используются в работе:

круглая негербовая печать (диаметром 40 мм) «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Для документов»;

штампы специалистов Управления кадров с уточнением должности для заверения кадровых документов;

штампы «Администрация Губернатора Московской области» для заполнения трудовой книжки о присвоении классного чина, об изменении сведений об образовании, об изменении фамилии;

штамп для заверения подписи.

Негербовая печать «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Для документов» используется для заверения:

рассылаемых по спискам рассылки бумажных копий документов Администрации (приказов и распоряжений);

копий соглашений и договоров, заключенных Администрацией Губернатора Московской области;

иных кадровых документов.

225. Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» № 2 хранится в Управлении по вопросам наград и геральдики и учитывается в журнале учета печатей и штампов Управления по вопросам наград и геральдики Администрации Губернатора Московской области.

Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» № 2 ставится на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, удостоверениях к наградам Московской области, бланках знаков отличия Губернатора Московской области, справках (выписках из протоколов) о награждении знаками отличия Губернатора Московской области.

226. Металлическая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» хранится в Управлении делами и используется для заверения подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверениях членов Правительства Московской области и подписи руководителя Администрации на служебных удостоверениях работников Администрации.

227. В Управлении по организации заседаний Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области находится на хранении и используется в работе круглая негербовая печать (диаметром 40 мм) с надписью: «Администрация Губернатора Московской области» по окружности по часовой стрелке и надписью: «Управление по организации заседаний Правительства Московской области» по горизонтали в центре.

Указанная печать используется для заверения рассылаемых по спискам рассылки бумажных копий повесток, соглашений, выписок из протоколов и стенограмм, постановлений и распоряжений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области и руководителя Администрации.

Приложение 1

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА УЧЕТА ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ

ЖУРНАЛ

учета гербовых бланков

№ п/п	Дата выдачи	Наименование 1 вида бланка	Номер выданного бланка	Кому выдано		Возврат испорченного бланка		Отметка об уничтожении (дата и номер акта)
				ФИО получателя	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка о возврате
1
2
3

<1>

Допускается  вести в  журнале  раздельный  учет  по видам гербовых бланков

(в таком случае графа «Наименование вида бланка» может быть опущена).

Приложение 2

к Инструкции

                                  ОБРАЗЕЦ

                   АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Наименование должности руководителя

                                        _____________ (расшифровка подписи)

                                          (подпись)

                                        ____________

                                           (дата)

                              АКТ № _________

                      об уничтожении гербовых бланков

Комиссия в составе:

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

на  основании  п.  18  Инструкции   по   делопроизводству  в   Администрации

Губернатора Московской области,  утвержденной  распоряжением  Администрации

Губернатора Московской области от __________ № _______________, подготовила

к уничтожению следующие гербовые бланки:

№ п/п	Наименование вида бланка	Перечень номеров бланков
1
2
3

Всего подлежит уничтожению ______________________________ гербовых бланков.

                                     (прописью)

Подписи:

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

Номера   гербовых  бланков  перед  уничтожением  сверили  с записями в Акте

и бланки полностью уничтожили путем _______________________________________

«__» __________ 20__ г.

Отметки в журнале учета выдачи гербовых бланков произвел:

Должность                         (подпись)                    И.О. Фамилия

____________

   (дата)

Приложение 3

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов

№ п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Кому выдано			Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Дата возврата и расписка о приемке	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
			Подразделение, должность ответственного лица	ФИО ответственного лица	Дата и расписка в получении
1

Приложение 4

к Инструкции

                                  ОБРАЗЕЦ

                   АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Наименование должности руководителя

                                        _____________ (расшифровка подписи)

                                          (подпись)

                                        ____________

                                           (дата)

                              АКТ № _________

                     об уничтожении печатей и штампов

Комиссия в составе:

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

на основании ______________________________________________________________

                   (наименование нормативного акта, его номер и дата)

подготовила к уничтожению следующие печати и штампы:

№ п/п	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)
1
2
3

Всего подлежит уничтожению _____________________________ печатей и штампов.

                                     (прописью)

Подписи:

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

Печати и штампы перед уничтожением  сверили  с  записями в Акте и полностью

уничтожили путем __________________________________________________________

«__» __________ 20__ г.

Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов произвел:

Должность                         (подпись)                    И.О. Фамилия

____________

   (дата)

Приложение 5

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ БОЛЬШАЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказанных услуг; списания, проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки из архивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получение материальных ценностей, представление интересов в суде, других органах и организациях).

5. Договоры и соглашения, заключенные Московской областью от имени субъекта Российской Федерации <1> или Правительством Московской области <2>.

<1> Договор, заключаемый от имени Московской области, подписывается Губернатором Московской области (пункт 89 Регламента Правительства Московской области).

<2> Соглашение, заключаемое от имени Правительства Московской области, подписывается Губернатором Московской области, либо его подписание распоряжением Губернатора Московской области или нормативным правовым актом Правительства Московской области может быть поручено одному из Вице-губернаторов Московской области, первому заместителю Председателя Правительства Московской области, заместителю Председателя Правительства Московской области - руководителю Администрации Губернатора Московской области, заместителю Председателя Правительства Московской области, министру Правительства Московской области (пункт 90 Регламента Правительства Московской области).

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы (отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в пенсионный фонд, фонд социального страхования, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Повестки заседаний Правительства Московской области.

11. Постановления и распоряжения Правительства Московской области, постановления и распоряжения Губернатора Московской области, распоряжения Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области.

12. Протоколы заседаний Правительства Московской области.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

14. Сметы расходов.

15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).

Приложение 6

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ БОЛЬШАЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, оказанных услуг, списания, проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки из архивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получение материальных ценностей, представление интересов в суде, других органах и организациях).

5. Договоры и соглашения, заключенные Администрацией Губернатора Московской области.

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы (отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в пенсионный фонд, фонд социального страхования, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

11. Сметы расходов.

12. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).