Постановление Правительства Новосибирской области от 23.10.2017 № 392-п

_________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Регламенту проектной деятельности

областных исполнительных органов

государственной власти Новосибирской области

Схема стадии Инициирование проекта

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Регламенту проектной деятельности

областных исполнительных органов

государственной власти

Новосибирской области

Ход процесса Инициирования проекта

№	Название действия	Ответст-венный	Предшеству-ющее событие	Входящий документ	Описание	Продолжи-тельность, рабочие дни	Резуль-тат
1	Подготовка заявки на проект	Инициатор	Поступило поручение подготовить заявку на проект	Протокол с поручением; документы, содержащие формальные основания для инициации; шаблон заявки на проект	На основании протокола ответственный за выполнение поручения – Инициатор – формирует заявку на проект по шаблону. В процессе подготовки заявки на проект Инициатор вправе запрашивать необходимую информацию у сотрудников областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области и консультации по методологии и накопленному опыту у регионального Проектного офиса (далее – РПО). Инициатор передает готовую заявку на проект в РПО. Далее переход к действию № 2	3	Заявка на проект
2	Рассмотре-ние заявки на проект	РПО	В РПО поступила заявка на проект от Инициатора	Заявка на проект	РПО оценивает заявку на проект на наличие проектных признаков. РПО информирует Инициатора о результатах рассмотрения заявки на проект и ее статусе. Принята, если заявка на проект имеет как минимум все обязательные признаки проекта (далее переход к действию № 4) или Отклонена, если заявка на проект не имеет хотя бы одного обязательного признака (далее переход к действию № 3)	1	Элект-ронное письмо
3	Возврат заявки на проект Инициа-тору	РПО	Заявка на проект не имеет всех необходимых признаков проекта	Электронное письмо	РПО возвращает Инициатору заявку на проект с обоснованием своего решения, процесс инициирования проекта прекращается. Если заявка на проект была отклонена, Инициатор вправе направить новую заявку на проект в РПО	1	Элект-ронное письмо
4	Внесение инициа-тивы в реестр проектов	РПО	Заявка на проект имеет все необходимые признаки проекта	Заявка на проект; реестр проектов	РПО вносит инициативу в реестр проектов, указывает название проекта из заявки на проект, тип «Инициатива», стадию жизненного цикла «Инициирование» и ответственного – ФИО Инициатора. Далее переход к действию № 5	1	Реестр проек-тов (обнов-ление)
5	Подготовка паспорта проекта	Инициатор	Заявка на проект имеет все необходимые признаки проекта	Заявка на проект; информация о выполненных проектах; шаблон паспорта проекта	Инициатор заполняет шаблон паспорта проекта с помощью Методических рекомендаций по заполнению паспорта проекта и направляет в РПО. Инициатор вправе запрашивать необходимую информацию у Заказчика проекта. Далее переход к действию № 6	5	Паспорт проекта
6	Рассмотре-ние паспорта проекта	РПО	Подготовлен паспорт проекта	Паспорт проекта	РПО проверяет паспорт проекта на полноту и правильность заполнения с точки зрения методологии проектного управления. РПО не дает замечаний по вопросам, связанным с предметной областью проекта. Если паспорт проекта не соответствует требованиям методологии, далее переход к действию № 7. Если паспорт проекта соответствует требованиям методологии, далее переход к действию № 9	5	Элект-ронное письмо
7	Направле-ние паспорта проекта на доработку	РПО	Паспорт проекта не соответст-вует требованиям методологии	Электронное письмо	РПО направляет паспорт проекта и перечень замечаний Инициатору проекта для доработки. Далее переход к действию № 8	1	Элект-ронное письмо
8	Доработка паспорта проекта	Инициатор	Поступили замечания к паспорту проекта от РПО	Паспорт проекта; электронное письмо с замечаниями от РПО	Инициатор дорабатывает паспорт проекта с учетом замечаний и повторно направляет в РПО. Далее переход к действию № 6	3	Паспорт проекта с учетом замеча-ний
9	Определе-ние типа проекта: приоритет-ный/ отраслевой	РПО	Паспорт проекта соответст-вует требованиям методологии	Паспорт проекта, согласованный РПО	На основании паспорта проекта РПО определяет тип проекта. Далее переход к действию № 10	1	Элект-ронное письмо
10	Согласова-ние паспорта проекта	Инициатор	Определен тип проекта	Паспорт проекта, согласованный РПО	Инициатор согласовывает паспорт проекта в соответствии с матрицей ответственности с ключевыми участниками проекта: Заказчиком, Куратором, Руководителем проекта, Администратором проекта. В перечень согласующих лиц могут также быть включены эксперты по предметной области проекта. Далее переход к действию № 11	5	Лист согласо-вания; паспорт проекта с учетом замеча-ний (опцио-нально)
11	Подготовка плана стадии Планирование	Инициатор	Паспорт проекта согласован	Паспорт проекта; информация по выполненным проектам; шаблон плана-графика	Инициатор совместно с Руководителем проекта формирует план стадии Планирование. Рекомендуемая длительность стадии – не более 60 рабочих дней. Далее переход к действию № 12 (для отраслевых проектов) или к действию № 15 (для региональных проектов)	3	Укруп-ненный план-график проекта (детали-зирова-на стадия Плани-рование)
12	Подготовка заседания отраслевого Проектного комитета	Отраслевой Проектный офис (далее – ОПО)	Подготовлен план стадии Планирова-ние	Паспорт проекта; укрупненный план-график проекта (детализиро-вана стадия Планирование)	ОПО формирует повестку заседания отраслевого Проектного комитета (далее – ОПК), информирует членов ОПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании ОПК. Далее переход к действию № 13	5	Повест-ка заседа-ния отрасле-вого Проект-ного комите-та
13	Утвержде-ние паспорта проекта; назначение Руководи-теля проекта; принятие решения о завершении стадии Иницииро-вание и переходе на стадию Планиро-вание	ОПК	Сформиро-вана повестка заседания ОПК	Повестка заседания ОПК; паспорт проекта; укрупненный план-график проекта (детализиро-вана стадия Планирование)	ОПК рассматривает паспорт проекта и план стадии Планирование и принимает решение об утверждении паспорта проекта, назначении Руководителя проекта, завершении стадии Инициирование и переходе к стадии Планирование. ОПК вправе отклонить паспорт проекта или отправить на доработку. Далее переход к действию № 14	1	Прото-кол отрасле-вого Проект-ного комите-та об утверж-дении паспор-та проекта
14	Направле-ние запроса в РПО об обновлении статуса инициати-вы в реестре проектов	ОПО	Паспорт проекта утвержден	Паспорт проекта; протокол ОПК об утверждении паспорта проекта	ОПО информирует РПО об утверждении паспорта проекта и необходимости обновить статус инициативы в реестре проектов. Далее переход к действию № 17	1	Элект-ронное письмо
15	Подготовка заседания региональ-ного Проектного комитета (далее – РПК)	РПО	Подготовлен план стадии Планирова-ние	Паспорт проекта; укрупненный план-график проекта (детализиро-вана стадия Планирование)	РПО формирует повестку заседания РПК, информирует членов РПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании РПК. Далее переход к действию № 16	5	Повест-ка заседа-ния РПК
16	Утвержде-ние паспорта проекта; назначение Руководи-теля проекта; принятие решения о завершении стадии Иницииро-вание и переходе на стадию Планирование	РПК	Сформиро-вана повестка заседания РПК	Повестка заседания; паспорт проекта; укрупненный план-график проекта (детализиро-вана стадия Планирование)	РПК рассматривает паспорт проекта и план стадии Планирование и принимает решение об утверждении паспорта проекта, назначении Руководителя проекта, завершении стадии Инициирование и переходе к стадии Планирование. РПК вправе отклонить паспорт проекта или отправить на доработку. Далее переход к действию № 17	1	Прото-кол РПК об утверж-дении паспор-та проекта
17	Обновле-ние статуса инициати-вы в реестре проектов	РПО	Паспорт проекта утвержден	Паспорт проекта; протокол Проектного комитета	РПО меняет в реестре проектов тип «Инициатива» на «Проект», стадию жизненного цикла «Инициирование» на «Планирование» и ФИО Инициатора на ФИО Руководителя проекта. Далее переход к действию № 1 стадии Планирование	1	Реестр проек-тов (обнов-ление)

__________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к Регламенту проектной деятельности

областных исполнительных органов

государственной власти Новосибирской области

Схема стадии Планирование проекта

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к Регламенту проектной деятельности

областных исполнительных органов

государственной власти

Новосибирской области

Ход процесса Планирование проекта

№ п/п	Название действия	Ответствен-ный	Предшествую-щее событие	Входящий документ	Описание	Продол-житель-ность, рабочие дни	Результат
1	Формиро-вание команды проекта	Руководитель проекта (далее – РП)	Обновлен статус инициативы в реестре проектов после утверждения паспорта проекта	Паспорт проекта; протокол Проектного комитета	РП определяет требуемое количество, личный состав, роли и функционал участников проекта. Состав ролей определяется потребностями каждого отдельного проекта и может различаться от проекта к проекту. Возможный состав ролей участников проекта представлен в п.26 Положения о проектной деятельности областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области (далее – ОИОГВ НСО). Далее переход к действию № 2	1	Список участни-ков проекта (раздел Команда проекта в плане управле-ния проектом)
2	Согласо-вание состава команды проекта с функцио-нальными руководи-телями	РП	Состав команды сформирован	Список участников проекта (раздел Команда проекта в плане управления проектом)	РП согласовывает выделение каждого участника команды проекта с его функциональным руководителем. Необходимо договориться о периоде времени, на который сотрудник выделяется в проект, его загрузке (полная или частичная, если частичная – оговорить процент рабочего времени, который сотрудник будет тратить на работу в проекте). Далее переход к действию № 3	3	Элект-ронное письмо от функцио-нального руково-дителя, подтвер-ждающее выделе-ние сотруд-ника в проект
3	Проведение установоч-ного совещания с командой проекта	РП	Состав команды согласован с функциональ-ными руководителями	Электронное письмо от функциональ-ного руководителя, подтверждаю-щее выделение сотрудника в проект (по всем участникам)	РП проводит установочное совещание для ознакомления всех участников с целями и задачами проекта, зоной ответственности каждого участника, ближайшими шагами. Далее переход к действию № 4	1	Протокол совеща-ния
4	Формиро-вание состава работ проекта	РП	Установочное совещание проведено	Паспорт проекта; информация по выполненным проектам	РП совместно с командой проекта детализирует задачи проекта. Это может быть сделано в формате общей встречи или серии интервью, проводимых РП с участниками проекта. Далее переход к действию № 5 и действию № 7	3	План-график проекта (заполнен состав работ)
5	Организа-ция работы команды по выявлению рисков	РП		План-график проекта (заполнен состав работ); шаблон реестра рисков	РП в соответствии с Методикой заполнения реестра рисков организует встречу команды проекта для формирования списка рисков проекта. Далее переход к действию № 6	1	Реестр рисков (заполнен список рисков)
6	Формиро-вание реестра рисков	АП	Сформирован список рисков	Реестр рисков (заполнен список рисков)	АП рассылает реестр рисков с заполненным списком выявленных рисков команде проекта для оценки вероятности и влияния, предложений по мерам реагирования. Для каждой меры реагирования определяется срок и ответственный и в виде поручения заносится в журнал контроля поручений. Далее переход к действию № 12	3	Реестр рисков
7	Организа-ция работы команды по выявлению заинтере-сованных сторон	РП	Установочное совещание проведено	План-график проекта (заполнен состав работ); шаблон реестра заинтересован-ных сторон	РП в соответствии с Методикой заполнения реестра заинтересованных сторон организует встречу команды проекта для формирования списка заинтересованных сторон проекта. Далее переход к действию № 8	1	Реестр заинтере-сованных сторон (заполнен список заинтере-сованных сторон)
8	Формиро-вание реестра заинтере-сованных сторон	АП	Сформирован список заинтересован-ных сторон	Реестр заинтересован-ных сторон (заполнен список заинтересован-ных сторон)	АП рассылает реестр заинтересованных сторон с заполненным списком заинтересованных сторон команде проекта для оценки вовлеченности и влияния, предложений по взаимодействию. Для каждой меры взаимодействия определяется срок и ответственный и в виде поручения заносится в журнал контроля поручений. Далее переход к действию № 12	3	Реестр заинтере-сованных сторон
9	Формиро-вание запроса на включение проекта в госпрог-рамму	РП	Обновлен статус инициативы в реестре проектов после утверждения паспорта проекта. Для реализации проекта требуется выделение денежных средств	Паспорт проекта; протокол  Проектного комитета об утверждении паспорта проекта	Если для реализации проекта требуются денежные средства, РП формирует запрос (с указанием получателя запроса)  на финансирование проекта в рамках государственной программы и внесение в нее соответствующих изменений. К запросу прилагается паспорт проекта. Далее переход к действию № 10	1	Запрос на включе-ние проекта в госпрог-рамму
10	Детализа-ция бюджета	РП	Выделен бюджет на проект в государственной программе	Государственная программа	РП распределяет общую сумму, выделенную на проект, по мероприятиям и статьям затрат. Далее переход к действию № 11	1	План финансо-вого обеспече-ния проекта (раздел плана управле-ния проектом)
11	Определе-ние требований к подрядчи-кам	РП	Бюджет проекта детализирован	План-график проекта (заполнен состав работ); план финансового обеспечения проекта (раздел плана управления проектом)	Исходя из объема выделенных денежных средств и состава работ проекта РП определяет, какие работы в проекте будут выполнены подрядчиками, какие обязательные требования к подрядчикам необходимо указать при разработке конкурсной документации. Для подготовки, запуска и проведения конкурсных процедур информация передается либо в ГКУ НСО «Управление контрактной системы», либо в ОИОГВ НСО. Далее переход к действию № 12	3	Инфор-мация о работах, выполня-емых подряд-чиками (раздел плана управле-ния проектом)
12	Формиро-вание плана-графика проекта и детализа-ция плана работ стадии Реализация	РП	Определены требования к подрядчикам; сформирован реестр рисков; сформирован реестр заинтересован-ных сторон	План-график проекта (заполнен состав работ); реестр рисков; реестр заинтересован-ных сторон; паспорт проекта; информация о работах, выполняемых подрядчиками; план финансового обеспечения проекта	Используя все имеющиеся на текущий момент данные о проекте, РП формирует финальный состав работ, устанавливает взаимосвязи между работами, определяет длительность работ, устанавливает контрольные точки. Для улучшения управляемости стадия Реализация в проекте может быть разделена на несколько этапов. Далее переход к действию № 13	3	План-график проекта (детали-зирована стадия Реализа-ция)
13	Формиро-вание контроль-ных листов	РП	План-график проекта сформирован	План-график проекта (детализирована стадия Реализация)	Для каждой контрольной точки уровня Куратора проекта или Проектного комитета в обязательном порядке формируется контрольный лист прохождения контрольной точки. По решению РП могут также быть сформированы контрольные листы для контрольных точек уровня РП. Контрольный лист содержит перечень требований к результату, достигаемому в контрольной точке, и помогает ответить на вопрос: пройдена ли контрольная точка. Далее переход к действию № 14	3	Контроль-ный лист (основа отчета для Проект-ного комитета)
14	Формиро-вание плана управления проектом	РП	Контрольные листы сформированы	Паспорт проекта; план-график проекта; контрольные листы; реестр рисков; реестр заинтересован-ных сторон; информация о работах, выполняемых подрядчиками; план финансового обеспечения проекта	РП на основе имеющейся на текущий момент информации по проекту заполняет шаблон плана управления проектом и направляет план управления проектом, план-график проекта и контрольные листы в Проектный офис на согласование. Далее, если проект приоритетный, переход к действию № 18, или, если проект отраслевой, переход к действию № 15	1	План управле-ния проектом
15	Рассмотре-ние плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов	ОПО	План управления проектом сформирован	План управления проектом; контрольные листы; план-график проекта	ОПО рассматривает комплект документов, полученный от РП, и оценивает на соответствие методологии проектного управления. ОПО информирует РП о результатах рассмотрения документов. Если документы соответствуют методологии, далее переход к действию № 21. Если документы не соответствуют методологии (у ОПО имеются замечания), далее переход к действию № 16	3	Элект-ронное письмо
16	Направле-ние плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов на доработку	ОПО	План управления проектом; план-график и контрольные листы рассмотрены ОПО, имеются замечания	Электронное письмо	В случае наличия замечаний, комплект документов возвращается РП с указанием необходимых доработок. Далее переход к действию № 17	1	Элект-ронное письмо
17	Доработка плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов	РП	Получены замечания к плану управления проектом, плану-графику или контрольным листам от ОПО	Электронное письмо от ОПО с перечнем замечаний	РП дорабатывает документы по замечаниям ОПО. Далее переход к действию № 15	3	План управле-ния проектом; план-график проекта; контроль-ные листы (дорабо-танные по замеча-ниям)
18	Рассмотре-ние плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов	РПО	План управления проектом сформирован	План управления проектом; контрольные листы; план-график проекта	РПО рассматривает комплект документов, полученный от РП, и оценивает на соответствие методологии проектного управления. РПО информирует РП о результатах рассмотрения документов. Если документы соответствуют методологии, далее переход к действию № 21. Если документы не соответствуют методологии (у РПО имеются замечания), далее переход к действию № 19	3	Элект-ронное письмо
19	Направле-ние плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов на доработку	РПО	План управления проектом; план-график и контрольные листы рассмотрены РПО, имеются замечания	Электронное письмо	В случае наличия замечаний, комплект документов возвращается РП с указанием необходимых доработок. Далее переход к действию № 20	1	Элект-ронное письмо
20	Доработка плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов	РП	Получены замечания к плану управления проектом, плану-графику или контрольным листам от РПО	Электронное письмо от РПО с перечнем замечаний	РП дорабатывает документы по замечаниям РПО. Далее переход к действию № 18	3	План управле-ния проектом; план-график проекта; контроль-ные листы (дорабо-танные по замеча-ниям)
21	Согласова-ние плана управления проектом, плана-графика и контроль-ных листов	РП	План управления проектом; план-график и контрольные листы согласованы Проектным офисом	План управления проектом; план-график проекта; контрольные листы (доработанные по замечаниям)	РП согласовывает документы по управлению проектом в соответствии с матрицей ответственности с ключевыми участниками проекта: Заказчиком и Куратором проекта. В перечень согласующих лиц могут также быть включены эксперты по предметной области проекта. Далее переход к действию № 22	3	Лист согласо-вания
22	Актуализа-ция паспорта проекта (при необходи-мости)	РП	План управления проектом; план-график и контрольные листы согласованы	Лист согласования	При необходимости РП обновляет паспорт проекта в соответствии с согласованными планом управления проектом, планом-графиком и контрольными листами. Может быть скорректирован перечень задач и результатов проекта, сроки, бюджет, состав команды и др. В рамках данного действия производится упрощенное обновление паспорта без процедуры управления изменениями. Далее переход к действию № 23 (для отраслевых проектов) или к действию № 26 (для региональных проектов)	1	Паспорт проекта (обновле-ние)
23	Подготовка заседания ОПК	ОПО	Паспорт проекта актуализирован	План управления проектом; план-график проекта; контрольные листы; паспорт проекта (обновлен)	ОПО формирует повестку заседания ОПК, информирует членов ОПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании ОПК. Далее переход к действию № 24	5	Повестка заседания ОПК
24	Утвержде-ние плана управления проектом и актуализи-рованного паспорта; принятие решения о завершении стадии Планиро-вание и переходе на стадию Реализация	ОПК	Сформирована повестка заседания ОПК	Повестка заседания; план управления проектом; план-график проекта; контрольные листы; паспорт проекта (обновлен)	ОПК рассматривает представленный комплект документов и принимает решение об утверждении плана управления проектом и актуализированного паспорта, завершении стадии Планирование и переходе к стадии Реализация. ОПК вправе отклонить представленные документы или отправить на доработку. Далее переход к действию № 25	1	Протокол ОПК об утверж-дении плана управле-ния проектом
25	Направле-ние запроса в РПО об обновлении статуса проекта в реестре проектов	ОПО	План управления проектом утвержден	Протокол ОПК об утверждении плана управления проектом	ОПО информирует РПО об утверждении плана управления проектом и необходимости обновить статус проекта в реестре проектов. Далее переход к действию № 28	1	Элект-ронное письмо
26	Подготовка заседания РПК	РПО	Паспорт проекта актуализирован	План управления проектом; план-график проекта; контрольные листы; паспорт проекта (обновлен)	РПО формирует повестку заседания РПК, информирует членов РПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании РПК. Далее переход к действию № 27	5	Повестка заседания РПК
27	Утвержде-ние плана управления проектом и актуализи-рованного паспорта; принятие решения о завершении стадии Планиро-вание и переходе на стадию Реализация	РПК	Сформирована повестка заседания РПК	Повестка заседания; план управления проектом; план-график проекта; контрольные листы; паспорт проекта (обновлен)	РПК рассматривает представленный комплект документов и принимает решение об утверждении плана управления проектом и актуализированного паспорта, завершении стадии Планирование и переходе к стадии Реализация. РПК вправе отклонить представленные документы или отправить на доработку. Далее переход к действию № 28	1	Протокол регио-нального Проект-ного комитета об утверж-дении плана управле-ния проектом
28	Обновле-ние статуса проекта в реестре проектов	РПО	План управления проектом утвержден; получен запрос от РПО на обновление реестра проектов	Протокол Проектного комитета	РПО меняет в реестре проектов стадию жизненного цикла Планирование на Реализация. Далее переход к действию № 1 стадии Реализация	1	Реестр проектов (обновле-ние)