12.12.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется
акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения
передаются в архив для включения в дело. При снятии пометки "ДСП" на
документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
13.
Рассмотрение обращений граждан
13.1.
Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных
обращений граждан осуществляется отделом по жалобам граждан управления
документационного обеспечения администрации края.
13.2.
Распределение поступающих обращений граждан осуществляется в соответствии с
распределением обязанностей между заместителями главы администрации края, исполнительными
органами государственной власти Алтайского края, структурными подразделениями
администрации края.
13.3.
Передача зарегистрированных обращений граждан из одного структурного
подразделения администрации края в другое производится только через отдел по
жалобам граждан управления документационного обеспечения администрации края.
13.4.
Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным
лицам, действия которых обжалуются.
Обращения,
которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
считаются повторными. Обращения граждан, в которых не указаны фамилия автора,
место жительства, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
Обращения,
подписанные двумя и более авторами, считаются коллективными.
13.5.
Графики личных приемов главы администрации края, его заместителей составляются
на месяц и утверждаются главой администрации края.
Запись
на прием ведется ежедневно. На каждое обращение оформляется
регистрационно-контрольная карточка.
Во
время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное
заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых вопросов.
Все
обращения, полученные во время личного приема, ставятся на контроль.
13.6.
Контрольные письма, направленные из вышестоящих организаций, ставятся на особый
контроль.
Направленные
в структурные подразделения администрации края обращения граждан регистрируются
их работниками и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации
в отделе по работе с обращениями граждан, а обращения, требующие
дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.
В
отдельных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен только
руководителем, давшим соответствующее поручение, на срок до 1 месяца. О
продлении срока сообщается автору обращения и в отдел по жалобам граждан. Ответ
заявителю дает исполнитель.
13.7.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в
них вопросы, по которым приняты исчерпывающие меры, разъяснены возможные пути и
способы решения поднимаемых вопросов.
14.
Изготовление и использование печатей и штампов
14.1.
Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности
аппарата администрации края, производится управлением делами администрации
Алтайского края в соответствии с заявками руководителей структурных
подразделений администрации края.
Образцы
печатей должны быть согласованы с правовым управлением администрации края.
Необходимость
изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации
края или его заместителей и перечень лиц, ответственных за использование
указанных штампов, определяется главой администрации края и его заместителями
соответственно.
14.2.
Гербовая печать администрации края хранится у начальника управления документационного
обеспечения и в особом секторе, ставится на документы, подписанные главой
администрации края, его заместителями.
14.3.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на
документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать, прилагается (приложение 7).
Если возникнет необходимость простановки гербовой печати на документах, не
указанных в Примерном перечне, то печать ставится по указанию начальника
управления документационного обеспечения администрации края. Простые круглые
мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях
документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиски
печати должны захватывать подпись должностного лица.
14.4.
Все изготовленные печати и штампы учитываются в особом секторе в специальном
журнале (приложение 8), листы которого должны быть пронумерованы, прошнурованы,
скреплены печатью и подписью начальника особого сектора. Печати и штампы
выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений администрации края,
отвечающим за их использование и сохранность.
14.5.
В структурных подразделениях администрации края печати и штампы должны
храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. При хранении
принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей и штампов свойств и
качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также
сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними
лицами.
14.6.
Об утрате печати и штампа незамедлительно ставится в известность руководитель
структурного подразделения администрации края и особый сектор.
14.7.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату
в особый сектор, где они должны быть уничтожены по акту (приложение 9), который
утверждается начальником управления документационного обеспечения администрации
края.
Акт
хранится вместе с журналом учета.
14.8.
Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагается
на руководителей структурных подразделений администрации края.
14.9.
Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности
обязан сдать их в особый сектор.
15.
Составление номенклатуры дел
15.1.
Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в администрации края, с указанием сроков их
хранения.
Номенклатура
дел составляется для обеспечения порядка формирования дел в делопроизводстве
администрации края.
Номенклатура
дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой
для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
15.2.
В администрации края составляются номенклатуры дел структурных подразделений
(приложение 10) и сводная номенклатура дел администрации края (приложение 11).
15.3.
Сводная номенклатура дел администрации края составляется специалистом
канцелярии, ответственным за архив администрации края, на основании
номенклатуры дел структурных подразделений администрации края при методической
помощи управления архивного дела администрации Алтайского края.
15.4.
Сводная номенклатура дел администрации края подписывается составителем,
согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации края,
экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления архивного дела
администрации Алтайского края и утверждается главой администрации края или его
заместителем. Номенклатура дел согласовывается с управлением архивного дела
администрации Алтайского края не реже одного раза в 5 лет, если не было
структурных изменений в администрации края.
15.5.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения
администрации края получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
15.6.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и
вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
15.7.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае
коренных изменений функций и структуры администрации края.
15.8.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые
участки работы администрации края. В номенклатуру дел не включаются
периодические издания.
15.9.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В
графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации края
цифрового обозначения структурного подразделения администрации края и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного
подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где
12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка
дела по номенклатуре.
В
графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок
дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав
документов дела.
Не
допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные
материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и
сложных оборотов.
Графа
3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании
календарного года.
В
графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В
графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о
заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 года), о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
15.10.
Если в течение года в администрации края возникают новые документированные
участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные номера.
15.11.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов).
16.
Формирование и оформление дел
16.1.
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.
16.2.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в
дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по
номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временного сроков хранения; на общих основаниях помещать в дела
ксерокопии факсограмм и телефонограммы; в дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно
превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1",
"т. 2" и т.д.
16.3.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической
последовательности или их сочетании.
Распорядительные
документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним
приложениями.
Приказы
по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы
в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в
отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные
планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются
отдельно от проектов.
Документы
в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка
группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в
хронологической последовательности;
документ-ответ
помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному
вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела предыдущего года.
16.4.
Оформление дела, подготовка дела к хранению.
Оформление
дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке,
нумерации листов и составлению заверительной надписи.
16.5.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление
дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 12); нумерацию
листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 13); составление в
необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 14); подшивку
и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
16.6.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются
реквизиты:
администрация
Алтайского края;
наименование
структурного подразделения администрации края; индекс дела; заголовок дела;
дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный
шифр дела.
В
целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи,
нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры
проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы
дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или
части отдельно.
Фотографии,
чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в
левом углу.
Подшитые
в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт,
затем очередным номером каждое вложение в конверте.
По
окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения вносится уточнение: при несоответствии заголовка дела на обложке
содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и
дополнения.
16.7.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела
не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
17.
Организация оперативного хранения документов
17.1.
С момента заведения и до передачи дел в архив администрации края дела хранятся
по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники,
отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела,
находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели
помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в
запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы
от пыли и воздействия солнечного света.
Номенклатура
дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На
корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные
дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по
месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации
края.
17.2.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений
администрации края на срок не более одного месяца.
Сторонним
организациям с разрешения начальника управления документационного обеспечения
администрации края дела выдаются на основании их письменных запросов по актам.
18.
Экспертиза ценности документов
18.1.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев
их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на
постоянное хранение.
18.2.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации
края создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
18.3.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив
администрации края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой
"До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в
структурных подразделениях администрации края; выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
18.4.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней
документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации края
путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию
дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное
решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК
администрации края.
19.
Составление описей дел
19.1.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и
раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи
составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение 15); дела
временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 16); дела по личному составу
(приложение 17). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
19.2.
В каждом структурном подразделении администрации края описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно под методическим руководством специалиста
канцелярии, ответственного за архив администрации края. По этим описям
документы сдаются в архив администрации края. Описи дел, подготовленные
структурными подразделениями администрации края, служат основой для подготовки
сводной описи дел администрации края.
19.3.
Описи дел структурных подразделений администрации края составляются по
установленной форме (приложение 18) и представляются в архив администрации края
через два года после завершения делопроизводства.
19.4.
Описательная статья описи дел структурного подразделения администрации края
имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс
дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
19.5.
При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:
каждое
дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации
дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все
остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи
заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание"
используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дела другим структурным подразделениям администрации края со ссылкой
на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
19.6.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись,
в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи,
первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности
нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
19.7.
Опись дел структурного подразделения администрации края подписывается
составителем, с указанием его должности, и утверждается руководителем
структурного подразделения.
19.8.
Опись дел структурного подразделения администрации края составляется в двух
экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации
края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном
подразделении.
19.9.
Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о
выделении их к уничтожению (приложение 19) производятся после составления
сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
20.
Подготовка и передача документов в архив
20.1.
В архив администрации края передаются дела с исполненными документами
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному
составу. Их передача производится только по описям дел.
20.2.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения передаются в архив администрации края после истечения двухлетнего
срока их хранения и использования в структурном подразделении.
20.3.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации
края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
20.4.
В период подготовки дел структурным подразделением администрации края к
передаче в архив администрации края сотрудником архива предварительно
проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел администрации края. Все выявленные при проверке недостатки в
формировании и оформлении дел работники структурного подразделения
администрации края обязаны устранить.
20.5.
В случае ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной
власти Алтайского края, упразднения структурного подразделения администрации
края лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего органа
или структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
администрации края, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется
по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение
1
к
пункту 2.5
ПРИМЕРНЫЙ
ПЕРЕЧЕНЬ
входящей
корреспонденции, не подлежащей регистрации
1.
Сводки и информации, присланные для сведения.
2.
Рекламные извещения и плакаты.
3.
Поздравительные письма и поздравительные плакаты.
4.
Бухгалтерские документы.
5.
Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).
6.
Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
7.
Корреспонденция с пометкой "лично".
Приложение
2
к
пункту 2.7
ВАРИАНТ
регистрационной
карточки документа в системе
автоматизации
делопроизводства
Приложение
3
к
пункту 3.1
РЕКОМЕНДАЦИИ
по
изготовлению образцов бланков администрации края
1.
Бланки изготавливаются в формате А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).
Поля
бланков, мм:
верхнее -
20;
левое - 30;
нижнее -
20;
правое - 15.
Бланк
письма включает реквизиты:
герб
Алтайского края;
наименование
организации;
справочные
данные об организации.
Ограничительные
отметки зон расположения реквизитов:
дата
документа;
регистрационный
номер;
ссылка
на регистрационный номер и дату документа.
Бланк
письма, изготовленный с угловым расположением реквизитов:
|
Наименование
реквизита
|
Состав реквизита
|
Шрифт
|
Размер
шрифта
|
Примечание
|
|
Герб
Алтайского края
|
|
|
|
Отступ от
верхнего края
листа - 5 мм.
Диаметр герба
- 20 мм
|
|
Наименование
организации
|
АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ
|
Times
New
Roman
пропис-
ные
буквы
|
14
|
Выделяется
полужирным
шрифтом
|
|
Справочные данные
|
656035,
г. Барнаул,
пр. Ленина, 59
Телефон 36-31-15
Факс 36-38-63
|
Arial
|
10
|
|
|
Дата документа и
регистрационный
номер
|
______ N _____
|
Arial
|
12
|
Располагается
на одном
уровне
|
|
Ссылка на
регистрационный
номер и дату
|
На N _________
|
Arial
|
12
|
|
Все
реквизиты центрируются относительно слова "АДМИНИСТРАЦИЯ".
Зона
расположения реквизитов - 10,5 см от левого края листа и 7,5 см от верхнего
края листа.
КонсультантПлюс:
примечание.
Нумерация
пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
3.
Бланк постановлений (распоряжений) администрации края изготавливается на основе
продольного расположения реквизитов и включает:
герб
Алтайского края;
наименование
организации;
наименование
вида документа;
место
составления документа.
Ограничительные
отметки для границ зон расположения реквизитов:
дата
документа;
регистрационный
номер;
заголовок
к тексту (только на бланках постановлений).
|
Наименование
реквизита
|
Состав реквизита
|
Шрифт
|
Размер
шрифта
|
Примечание
|
|
Герб
Алтайского края
|
|
|
|
Отступ от
верхнего края
листа - 5 мм.
Диаметр герба
- 20 мм.
|
|
Наименование
организация
|
Администрация
Алтайского края
|
Times
New
Roman
пропис-
ные
буквы
|
13
|
Выделяется
полужирным
шрифтом.
Интервал между
буквами
разреженный
на 1 пт.
|
|
Наименования
вида документа
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)
|
Arial
пропис-
ные
буквы
|
18
|
Выделяется
полужирным
шрифтом.
Интервал между
буквами
разреженный
на 4,2 пт.
|
|
Дата
документа и
регистрационный
номер
|
______ N _____
|
Arial
|
12
|
|
|
Место
составления
документа
|
г. Барнаул
|
Arial
|
9
|
Выделяется
полужирным
шрифтом
|
|
Заголовок к
тексту
|
[
]
<---------->
8
см
|
Times
New
Roman
|
14
|
Для постанов-
лений, в
распоряжениях
заголовок не
пишется
|
Реквизиты
отделяют друг от друга 2 межстрочными интервалами, кроме реквизита "место
составления документа" (1 межстрочный интервал). Зона расположения
реквизитов 7,5 см от верхнего края листа по всей ширине бланка. Все реквизиты
центрируются относительно слов "АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ".
Образец
бланка письма администрации края
АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ
656035, г. Барнаул, пр. Ленина, 59
Телефон 36-31-15
Факс 36-38-63
___________________ N ____________
На N _____________________________
Образец
бланка постановления администрации края
АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_________________________
N __________________
г. Барнаул
Образец
бланка распоряжения администрации края
АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________________________
N __________________
г. Барнаул
Приложение
4
к
пункту 4.11
СПИСОК
работников администрации края, ее
структурных подразделений,
объединений, организаций и учреждений,
завизировавших проект
документа администрации края _____________ по
вопросу:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
+---------------------------+-----------+----------+-------------+
| Должность работников, | Инициалы, |
Роспись | Дата |
| завизировавших проект |
фамилия | |
визирования |
+---------------------------+-----------+----------+-------------+
|Первые заместители
главы|
|
| |
|администрации края
|
|
| |
|
|
|
| |
|Заместители
|
|
| |
|главы администрации края:
|
|
| |
|
|
| |
|
|Начальник
управления|
|
| |
|документационного
|
|
| |
|обеспечения
|
|
| |
|администрации края
|
|
| |
|
|
|
| |
|Начальник
правового|
|
| |
|управления
|
|
| |
|администрации
края
|
|
| |
|
|
|
| |
|(руководители
структурных|
|
| |
|подразделений
администрации|
|
| |
|края,
объединений,|
|
| |
|организаций и учреждений)
|
|
| |
+---------------------------+-----------+----------+-------------+
Фамилия,
имя, отчество и номер телефона исполнителя документа
Приложение
5
к
пункту 5.3
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации края
И.О.Фамилия
"____"
_________ 2005 г.
ПРОТОКОЛ
совещания ... (краткое содержание обсуждаемого
вопроса)
Рег. N Прот -
...(указывается очередной номер)
с. Ключи
12.02.2005 (дата проведения совещания)
Присутствовали: в алфавитном порядке
указываются фамилия, имя,
отчество руководителя и занимаемая им должность.
РЕШИЛИ:
1. излагается
смысл поручения
(задания), указываются
ответственный исполнитель, его Ф.И.О., должность и конкретный срок
исполнения поручения.
2.
3.
и т.д.
В последнем пункте протокола указывается, на
кого возлагается
контроль за его исполнением.
Протокол
вел
подпись
расшифровка подписи
(должность)
Приложение
6
к
пункту 6.2
Образец
оформления протокола заседания комиссии
АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
ПРОТОКОЛ
_________________ г.
Барнаул N _______________
Заседание центральной экспертной
комиссии (ЦЭК) администрации края
Председатель
Фамилия И.О., начальник управления
документационного
обеспечения
администрации края;
Секретарь
Фамилия И.О., заведующий архивом
администрации края
Присутствовали: 10 человек (список
прилагается).
Повестка дня:
1. Рассмотрение вопроса об упорядочении
документов...
2. Согласование номенклатуры дел...
СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - текст доклада
прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. - краткая запись выступления;
Фамилия И.О. - краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Принять меры...
1.2. ....
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель
подпись
И.О.Фамилия
Секретарь
подпись
И.О.Фамилия
Приложение
7
к
пункту 14.3
ПРИМЕРНЫЙ
ПЕРЕЧЕНЬ
документов,
на которых ставится гербовая печать
администрации
края
1.
Грамоты и благодарственные письма (возможно проставление печати на факсимиле).
2.
Графики.
3.
Договоры (виза правового управления обязательна).
4.
Доверенности.
5.
Карточки образцов подписей для банковских документов.
6.
Командировочные удостоверения.
7.
Лицензии на право пользования недрами.
8.
Наградные документы.
9.
Решения об установлении ежемесячной доплаты к государственной пенсии.
10.
Соглашения (виза правового управления обязательна).
11. Уставы
муниципальных образований (подписаны начальником правового управления).
12.
Штатные расписания.
Приложение
8
к
пункту 14.4
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов администрации Алтайского края
Начат __________________
Окончен __________________
На _______ листах
|
N
п/п
|
Дата ре-
гистра-
ции
печати
(штампа)
|
Оттиск печати
(штампа)
|
Должность, Ф.И.О.
и роспись лица,
получившего
печать (штамп),
дата
|
Основание
получения
печати
(штампа)
|
Должность,
Ф.И.О лица,
сдавшего
печать
(штамп), дата
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Продолжение
таблицы
|
Оттиск сдаваемой
печати (штампа)
|
Должность, Ф.И.О.
и роспись лица,
принявшего печать
(штамп), дата
|
Основание и цель
сдачи печати
(штампа)
|
Номер и дата
утверждения акта
об уничтожении
печати (штампа)
|
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение
9
к
пункту 14.7
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
документационного обеспечения
администрации края
И.О.Фамилия
"____"_____________
2005
АКТ N ______
на уничтожение печатей и штампов
Комиссия в составе _________________________________ на основании
(Ф И.О., должность)
____________________________________________________ подготовила к
(наименование документа, его номер и
дата)
уничтожению следующие печати и штампы:
Наименование печати
(штампа)
Оттиск печати (штампа)
Всего подлежат уничтожению ____________________ печатей и штампов.
(прописью)
Подписи:
Печати и штампы перед уничтожением с записями в
акте сверили и
полностью уничтожили путем _____________ "____"
_________ 20___ г.
Подписи: ________________
Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов
произвел
____________________ "____"_________20____ г.
(подпись, должность)
Приложение
10
к
пункту 15.2
Форма
номенклатуры дел структурного подразделения администрации края
Формат
А4 (210 х 297 мм)
Администрация Алтайского края
Правовое управление
администрации края
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________ N ________
_______________________
(место составления)
на ____________________ год <1>
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения
|Примечание |
| дела
|
| ед. хр. | и N статей по
| |
|
|
| | перечню
| |
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
| 1
|
2 |
3 |
4 |
5 |
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
|
Название раздела
|
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
|
|
|
|
| |
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
Начальник правового
управления администрации
края
подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО <2>
Протокол ЭК структурного подразделения
от ____________________ N ____________
Заведующий архивом администрации
края
(лицо, ответственное за
архив) подпись
И.О.Фамилия
Дата
--------------------------------
<1> К выписке из номенклатуры
дел организации для данного
структурного подразделения по
окончании календарного года
составляется итоговая запись по форме, указанной в
приложении 11,
и делается отметка о передаче итоговых
сведений в службу ДОУ
организации.
<2> При наличии ЭК структурного
подразделения.
Приложение
11
к
пункту 15.2
Форма
номенклатуры дел администрации края
Формат
А4 (210 х 297 мм)
Администрация Алтайского края
НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
_________ N _______
___________________
Заместитель главы администрации
(место
составления)
края
_________ _____________________
на ____________
год
подпись расшифровка подписи
Дата
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения |
Примечание|
| дела |
| ед. хр. | и N
статей по | |
|
|
| |
перечню |
|
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
| 1
|
2 | 3
| 4
| 5 |
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
|
Название
раздела
|
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
|
|
| |
| |
+--------+----------------+---------+----------------+-----------+
Наименование должности
руководителя службы
