АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
06.09.2005
№
640-р
Утратило
силу - Распоряжение Администрации Алтайского края от
05.04.2014 г. № 102-р
г.Барнаул
1.
Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации Алтайского края (прилагается).
2.
Управлению документационного обеспечения администрации края осуществлять
методическое руководство организацией делопроизводства в администрации
Алтайского края в соответствии с настоящей Инструкцией.
3.
Ввести в действие положения Инструкции с момента утверждения, кроме пп. 9.1 и
9.3, которые вводятся в действие с 1 января 2006 года.
4.
Распоряжение Алтайского краевого Совета народных депутатов и администрации
Алтайского края от 08.09.1992 № 89/867-р считать утратившим силу.
Глава администрации Алтайского
края
А.Б.КАРЛИН
Утверждена
Распоряжением
администрации края
от 6 сентября 2005 г. №
640-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
1.
Общие положения
1.1.
Инструкция по делопроизводству разработана в целях обеспечения и
совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем
унификации состава и форм управленческих документов (далее
"документов"), технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения.
1.2.
Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной
архивной службы России от 27.11.2000 N 68, Государственным стандартом
Российской Федерации Унифицированные системы документации "Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов" - ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54.
1.3.
Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в
администрации Алтайского края (далее "администрация края"), порядок
подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,
хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов.
Делопроизводство в администрации края организуется с использованием системы
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело"
(САДД "Дело"), которая отвечает всем требованиям настоящей
Инструкции.
1.4.
Руководство ведением делопроизводства в администрации края и контроль за ним
осуществляет управление документационного обеспечения администрации края.
Управление
документационного обеспечения администрации края дает указания по вопросам
организации делопроизводства, обязательные для исполнения исполнительными
органами государственной власти Алтайского края и структурными подразделениями
администрации края, контролирует состояние делопроизводства и проводит
инструктаж работников, ответственных за ведение делопроизводства, анализирует
документооборот.
Требования
Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и
организацию работы с документами несекретного характера.
Работники
администрации края несут ответственность за выполнение требований Инструкции,
за сохранность находящихся у них документов. В случае утраты документов
немедленно информируют об этом своего руководителя и управление
документационного обеспечения администрации края.
1.5.
Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное
исполнение и сохранность документов в исполнительных органах государственной
власти Алтайского края и структурных подразделениях администрации края
возлагается на их руководителей.
Выполнение
требований Инструкции обязательно для всех работников исполнительных органов
государственной власти Алтайского края и структурных подразделений
администрации края.
1.6.
Все исполнительные органы государственной власти Алтайского края и структурные
подразделения администрации края, являющиеся источником комплектования центра
хранения Архивного фонда Алтайского края управления архивного дела
администрации Алтайского края, разрабатывают собственные индивидуальные
инструкции по делопроизводству и другие нормативно-методические документы, не
противоречащие законодательству Российской Федерации и настоящей Инструкции. Индивидуальная
инструкция по делопроизводству согласовывается с управлением архивного дела
администрации Алтайского края и утверждается руководителем исполнительного
органа государственной власти Алтайского края.
2.
Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей
корреспонденции
2.1.
Доставка служебных документов в администрацию края осуществляется:
фельдъегерской
службой;
почтовым
отделением связи;
непосредственно
представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее -
"нарочным");
с
использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфа.
2.2.
Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется
особым сектором управления документационного обеспечения администрации края.
Прием,
первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции,
доставляемой почтовым отделением связи, нарочным, а также с использованием
факсимильной и телеграфной связи, производятся в централизованном порядке
канцелярией управления документационного обеспечения администрации края (далее
- "канцелярия").
Корреспонденция,
поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, а также копии
документов, полученных по факсу, круглосуточно осуществляется секретариатом
главы администрации края и с отметкой о времени поступления передается в
канцелярию; срочные документы передаются руководителям незамедлительно.
При
приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность
доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным
в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста
канцелярии, принявшего документ.
2.3.
Корреспонденция, адресованная в администрацию края, вскрывается в канцелярии.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и
целостность документов, приложений к ним, наличие подписей. Об отсутствии или
недостаче документов сообщается отправителю, некачественные документы
возвращаются с указанием причин возврата. Ошибочно присланные документы
возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.
Конверты
от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
дата
почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени
отправки и получения документа;
только
по конверту можно определить адрес отправителя;
при
поступлении письменных обращений граждан.
2.4.
Вся поступившая в канцелярию корреспонденция подразделяется:
на
входящую служебную;
на
информационную;
на
обращения граждан.
2.5.
Входящая служебная корреспонденция подразделяется на регистрируемую и
нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и
создаваемые средствами электронной техники, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях. Входящая корреспонденция, определяемая
примерным перечнем (приложение 1), передается адресатам без регистрации.
Передача
служебной корреспонденции осуществляется исходя из ее содержания и в
соответствии с действующим в администрации края распределением обязанностей
между главой администрации края, его первыми заместителями и заместителями, а
также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной
власти Алтайского края и структурных подразделений администрации края,
установленной положениями о них.
Кадровые
документы, связанные с прохождением государственной службы, передаются в
управление администрации края по вопросам государственной службы и
организационного обеспечения для регистрации и дальнейшей работы с ними.
2.6.
На поступивший документ в правом нижнем углу на первой странице ставится
регистрационный штамп. Обязательный минимум реквизитов входящего документа
вносится в регистрационно-контрольную карточку: автор (корреспондент), название
вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления,
регистрационный номер документа, заголовок документа или краткое содержание,
резолюция.
В
зависимости от характера документа и задач использования информации он может
быть дополнен другими реквизитами. В частности, для документов, поставленных на
контроль, обязательно указывается срок исполнения документа, отметка об
исполнении и направлении его в дело.
2.7.
Документы, поступающие в администрацию края, регистрируются один раз, в день
поступления, внутренние-исходящие администрации края - в день утверждения или
подписания. Документы регистрируются с помощью средств электронной техники в
САДД "Дело", данные о регистрации поступают в автоматизированную
поисковую систему (приложение 2).
2.8.
При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:
повтора
регистрации одного и того же документа;
документов,
зарегистрированных ранее по данной теме;
ответа
на запрос администрации края.
При
положительном результате поиска специалист канцелярии (при наличии документа в
текущем архиве администрации края) или специалисты исполнительных органов
государственной власти Алтайского края и структурных подразделений
администрации края обязаны приложить указанные документы и передать для
рассмотрения главе администрации края или его заместителям. Вновь поступивший
документ подлежит регистрации в соответствии с пунктом 2.6 Инструкции. В
регистрационные карточки приложенных документов вносится отметка о номерах
связанных с ними документов.
2.9.
Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично" и
другие нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день
их поступления.
2.10.
Документы, адресованные администрации края, поступившие, минуя канцелярию, в
секретариат главы администрации края, приемные первых заместителей и
заместителей главы администрации края, в обязательном порядке передаются в
канцелярию для регистрации.
2.11.
Специалисты, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированную
корреспонденцию под роспись в разносной книге.
2.12.
Передача документов из одной приемной заместителя главы администрации края в
другую, от одного исполнителя к другому осуществляется по согласованию
заместителей главы администрации края или руководителей исполнительных органов
государственной власти Алтайского края через канцелярию, с отметкой о движении
документа в разносной книге, где производят переадресацию документов.
3.
Оформление реквизитов документов
При
подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
3.1.
Герб Алтайского края.
В
администрации края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба
Алтайского края (приложение 3):
бланк
постановления администрации края;
бланк
распоряжения администрации края;
бланк
письма администрации края.
3.2.
Дата документа.
Датой
документа является дата его подписания или утверждения (правовые акты,
распорядительные документы, письма). Для протокола - дата заседания (принятия
решения). Для акта - дата события.
Дата
документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта документа в нем печатается только обозначение
месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы,
изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ
написания даты зависит от характера документа: в нормативных актах,
определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения
финансового характера, допускается использовать словесно-цифровой способ
оформления даты, например: 5 июня 2004 г.
Дату
документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,
год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например,
дату 2 июня 2004 года следует оформлять как 02.06.2004.
3.3.
Регистрационный номер документа.
Регистрационный
номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный
номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту, в порядке указания авторов документа.
3.4.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка
на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах,
которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер,
на который дается ответ.
3.5.
Адресование документа.
Документы
адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При
адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания
должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.
Если
приводится полное название министерства, то оно дополняется словами Российской
Федерации, если сокращенное - России.
Например:
Министерство здравоохранения и
социального развития Российской
Федерации
Управление делами
При
направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и
структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от
нее пробелом.
Например:
Администрация Алтайского края
Управляющему делами
И.О.Фамилия
Если
документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации районов
Алтайского края
При
адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав
наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ОАО "Алтайагропромснаб"
И.О.Фамилия
При
адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия
отделяется от наименования организации двумя межстрочными интервалами.
При
адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя,
затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
И.О.Фамилия
ул. Пролетарская, д. 67, кв. 17
г. Барнаул, Алтайский край, 656056
Адрес
печатается через интервал "точно" в правом верхнем углу первого листа
документа и выравнивается по левому краю. При этом перед или после фамилии
адресата делается дополнительный интервал, инициалы отделяются от фамилии
пробелом.
Документ
не должен содержать более одного адреса, в противном случае составляется список
на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
3.6.
Гриф утверждения документа.
На
документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом
верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. Гриф
утверждения оформляется следующим образом, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации края
подпись
И.О.Фамилия
дата
При
утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на
одном уровне.
При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Алтайского края
от 05.04.2005 N 214
или
УТВЕРЖДЕН
протоколом заседания краевой
инвестиционной
комиссии
от 25.04.2005 N 12
3.7.
Резолюция.
Резолюция,
написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя
фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись
и дату.
В
случаях, когда единое поручение дается двум или нескольким лицам, равным по
должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности.
Основной
исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им
подчиненным.
На
документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки
исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится дата и подпись автора
резолюции.
Резолюция
может оформляться на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и
даты документа, к которому резолюция относится.
3.8.
Заголовок к тексту.
Заголовок
к тексту документа должен быть кратким, точно передающим смысл текста и
отвечать на вопрос "о чем?" - "О выделении...", "Об
изменении..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект
документа. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам,
извещениям, а также к документам, текст которых печатается на бланках формата
А5. Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа с
одинарным межстрочным интервалом или интервалом "точно", если состоит
более чем из трех строчек. Заголовок печатается с прописной буквы и
выравнивается по левому краю поля. Точка в конце заголовка не ставится.
3.9.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К",
словом или штампом "Контроль".
3.10.
Текст документа.
Содержание
служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным,
соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и
однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Тексты
документов пишутся только на русском языке при направлении их:
в
федеральные органы государственной власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;
на
предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного
субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов
Российской Федерации.
Текст
документа или приложения к нему может быть оформлен в виде таблицы (подробно о
составлении таблиц смотри в пункте 4.9 Инструкции).
Связный
текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей)
указывают причины, основания, цели составления документа, во второй
(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст
может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную
часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки,
докладные записки - оценку фактов, выводы).
В
тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций
или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,
наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер,
заголовок документа.
Если
текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на
разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В
текстах писем используются следующие формы изложения:
от
первого лица - только за подписью главы администрации края (лица, действующего
на принципах единоначалия);
от
первого лица множественного числа (например, от лица заместителей);
от
третьего лица единственного числа (администрация края).
Пункты
нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут
подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую
нумерацию и отделяться скобкой. Если подпункты не нумеруются, текст подпункта
начинается с абзаца, дефис при этом не ставится.
Текст
отделяется от заголовка 3 межстрочными одинарными интервалами и печатается
через одинарный интервал.
Текст
печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
При
изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы
нумеруются. Номер проставляется в правом верхнем углу.
Печатаются
документы в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом Time New Roman
размером 14, с использованием одинарного межстрочного интервала. При объеме
текста менее 1/3 страницы допустимо использование полуторного межстрочного
интервала. При необходимости текст может быть напечатан размером шрифта 13,5;
13.
3.11.
Отметка о наличии приложения.
Приложения
должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок,
подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и
т.п.).
Отметку
о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение:
на 8 л. в 3 экз.
Если
приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием
количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о ....... на 3 л. в 2
экз.
2. Проект .......... на 8 л. в 3 экз.
Приложение
к распорядительным документам содержит в правом верхнем углу первого листа
отметку с указанием документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то
между собой они нумеруются без значка N, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к распоряжению администрации
Алтайского края
от _______________ N _______
3.12.
Подпись.
Документы,
направляемые от имени администрации края, подписываются главой администрации
края, первыми заместителями, заместителями главы администрации края,
руководителями исполнительных органов государственной власти и структурных
подразделений администрации края в соответствии с распределением обязанностей
между ними, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов
государственной власти и структурных подразделений администрации края,
установленной положениями об этих подразделениях.
В
состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документ (при
использовании бланка указывается сокращенное наименование должности), личная
подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При
подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При
подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но
представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
При
подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
3.13.
Гриф согласования документа.
Согласование
проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы
которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.
Внешнее
согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования
включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись,
расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего
согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
подпись И.О.Фамилия
Дата
Если
согласование осуществляют на основании письма, протокола и др., гриф
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2003 N 01-15/155-К
Гриф
согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем
углу документа.
Грифы
согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования",
если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На
документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.14.
Виды согласования документа.
Визирование
проекта документа проводится с целью оценки обоснованности документа,
соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Предоставляемые
на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и
руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы,
содержащие поручение работникам администрации, должны быть завизированы также
ими.
Визы
включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату.
В
зависимости от вида документа визы проставляются либо на отдельном листке
визирования (постановления, распоряжения), либо на лицевой стороне копии
отправляемого документа (письмо).
В
администрации Алтайского края установлена следующая последовательность
визирования документов:
специалист,
ответственный за подготовку проекта документа;
ответственный
руководитель исполнительного органа государственной власти Алтайского края,
структурного подразделения администрации края;
заинтересованные
руководители структурных подразделений администрации края;
начальник
управления документационного обеспечения администрации края;
начальник
правового управления администрации края;
заместитель
главы администрации края (первый заместитель), курирующий данный вопрос;
главный
специалист протокольного отдела управления документационного обеспечения
администрации края (лингвист);
заинтересованные
заместители (первые заместители) главы администрации края.
Визирование
проектов законов Алтайского края, постановлений, распоряжений администрации
края, решений, договоров, соглашений осуществляется на листе визирования
установленного образца. Визирование проектов служебных писем, подписываемых
главой администрации края, осуществляется в том же порядке на втором экземпляре
письма. При этом указывается фамилия лица, завизировавшего документ.
При
подготовке документов, вносимых в Алтайский краевой Совет народных депутатов,
обязательна виза заместителя главы администрации края, являющегося
представителем главы администрации края в АКСНД.
Проекты
постановлений, распоряжений администрации края визируются полистно
специалистами правового управления администрации края. Документы, связанные с
вопросами финансирования, в обязательном порядке визируются председателем
комитета администрации Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной
политике с полистным визированием ответственными работниками указанного комитета.
Указание
даты визирования обязательно.
Для
расшифровки подписи лица, завизировавшего документ, применяются штампы фамилий
руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и
структурных подразделений администрации края, исполненные шрифтами Times new
roman (размер 12) или Academy italic (размер 12) по согласованию с управлением
документационного обеспечения администрации края.
Изменение
исполнителем порядка визирования не допускается.
При
наличии всех виз протокольный отдел управления документационного обеспечения
администрации края проводит экспертизу проектов документов и готовит их для
подписания главой администрации края.
При
наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не
регистрируются, кроме случаев, когда на это имеется персональное указание главы
администрации края.
Ответственность
за качество подготовки служебных документов, соблюдение порядка визирования
возлагается на исполнителя.
Замечания,
особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового
управления
подпись
И.О.Фамилия
Дата
В
случае, если документ возвращен специалистом протокольного отдела управления
документационного обеспечения администрации края на доработку, то после этого
при наличии неисправленных ошибок он принимается на экспертизу только с визой
начальника управления документационного обеспечения администрации края.
3.15.
Печать.
Печать
заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными
нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми вопросами.
3.16.
Отметка о заверении копии документа.
При
заверении копии документа, соответствующей подлиннику, ниже реквизита
"Подпись" проставляется: заверяющая надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи
(инициалы, фамилия); дата заверения, например:
Верно
Заместитель начальника управления
документационного обеспечения
администрации
края
подпись
И.О.Фамилия
Дата
Допускается
копию документа заверять печатью, которая находится в пользовании должностного
лица, заверяющего данную копию.
3.17.
Отметка об исполнителе.
Отметка
об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или
оборотной стороны последнего листа подлинника документа и набирается шрифтом
размером 12. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона,
например:
Фамилия Имя Отчество
363115
На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.
3.18.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка
об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об
исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или,
при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В
дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен
документ.
3.19.
Отметка о поступлении документа.
Отметка
о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа
(при необходимости - часы, минуты).
Допускается
отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
3.20.
Отметка для автоматического поиска документа.
Отметка
(колонтитул) для автоматического поиска электронной копии документа проставляется
в левом нижнем углу последней страницы документа и содержит имя файла на
машинном носителе, дату и код оператора.
4.
Порядок подготовки проектов постановлений
и
распоряжений администрации края
4.1.
Глава администрации края по вопросам, входящим в компетенцию высшего
исполнительного органа государственной власти края, издает правовые акты
(постановления и распоряжения).
4.2.
Постановления и распоряжения администрации края издаются на основании и во
исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов и
распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации, законов Алтайского края.
4.3.
Постановления администрации края принимаются по вопросам, не отнесенным к
предмету регулирования законов края; по вопросам, отнесенным к предмету
регулирования законов края, если это предписано самим законом или на период,
предшествующий принятию соответствующего закона по вопросам, отнесенным к
предмету ведения субъекта Российской Федерации.
4.4.
Распоряжения администрации края издаются по вопросам индивидуально-правового
характера.
4.5.
Проекты правовых актов администрации края готовятся по поручению главы
администрации края, по поручениям заместителей главы администрации края, по
инициативе руководителей исполнительных органов государственной власти края и
структурных подразделений администрации края.
4.6.
При подготовке правового акта заместитель главы администрации края, курирующий
соответствующее направление работы, определяет круг должностных лиц,
ответственных за подготовку проекта, сроки его подготовки, а при необходимости
- органы и организации, привлекаемые к этой работе.
Правовой
акт может быть подготовлен совместно несколькими исполнительными органами
государственной власти края, структурными подразделениями администрации края
или одним из них по согласованию с другими.
4.7.
В процессе работы над проектом правового акта должно быть изучено относящееся к
теме проекта законодательство Российской Федерации и Алтайского края.
4.8.
Проект постановления или распоряжения администрации края печатается на бланке
установленной формы (приложение 3).
4.9.
Текст постановления составляется следующим образом: констатирующая часть
(преамбула) завершается словом "постановляю" (печатается обычным шрифтом
с межбуквенным интервалом "разреженный" на 2 пт).
Преамбула
может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
В
этом случае текст начинается со слова "Постановляю". После него
ставится двоеточие, и далее через интервал излагается постановляющая часть с
прописной буквы и красной строки.
Постановляющая
(распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) администрации
края, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся
отдельные поручения. Поручения включают наименование исполнительного органа
государственной власти Алтайского края, структурного подразделения
администрации края или организации, фамилию и инициалы должностного лица в
именительном падеже (в скобках), которому оно дается, содержание самого
поручения и срок его исполнения.
Например:
1.
Управлению архивного дела администрации Алтайского края (Фамилия И.О.) в срок
до 01.09.2005 принять документы на государственное хранение.
При
наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно
делается ссылка.
Если
в постановлении или распоряжении есть пункт "Утвердить...", то вместо
слова "приложение" следует писать "прилагаемый" (или
"прилагается"), а в начале приложения - "Утвержден",
согласуя это слово с первым словом наименования приложения (План - утвержден;
Списки - утверждены, Положение - утверждено и т.д.), при этом никакой подписи
под приложением не будет. Если приложение не подлежит утверждению, то оно
оформляется как "приложение " (1, 2, 3 и т.д., если их несколько, без
значка N) и подписывается начальником управления документационного обеспечения
администрации края.
Подпись
отделяется от текста 3 межстрочными одинарными интервалами. Подпись
постановления либо распоряжения состоит из слов "Глава администрации края",
инициалов и фамилии главы администрации края.
Слова
"Глава администрации края" печатаются от границы левого поля в одну
строку. После инициалов перед фамилией делается пробел. Слова "Заместитель
(первый заместитель) главы администрации края" печатаются в две строки,
инициалы и фамилия располагаются на уровне второй строки.
Если
должность заместителя главы администрации края совмещается с исполнением
дополнительных обязанностей (председатель комитета, начальник управления) или
наименование должности руководителя состоит из 6 и более слов, то она
печатается в несколько строк. Например:
Заместитель главы администрации края -
председатель комитета администрации
Алтайского края по
образованию
И.О.Фамилия
Начальник Главного управления
администрации Алтайского края
по социальной защите населения
и преодолению последствий ядерных
испытаний на Семипалатинском
полигоне
И.О.Фамилия
Инициалы
и фамилия главы администрации края и его заместителей печатаются у правой
границы текстового поля.
В
приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики,
таблицы, образцы документов и т.д.
Заголовок
к тексту приложения печатается центрированным способом, при этом первое слово
заголовка приложения выделяется прописными буквами.
При
наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются
центрированным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не
ставится.
Текст
приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны
иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Текст таблицы должен быть напечатан через межстрочный интервал
"точно" или одинарный интервал, если текст не более 4 - 5 строк.
Заголовок и подзаголовки граф должны быть набраны через интервал
"точно". Если текст заголовка более 4 - 5 строк, допускается размер
шрифта N 12.
Если
таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы,
и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
При
наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется по правилам
текстового редактора Word.
На
одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В
положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы
нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и
в тексте постановления (распоряжения). В указанных документах их составные
части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими
цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен
состоять из номера раздела и номера подразделов, разделенных точкой (например,
1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта,
разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут
подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в
пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
КонсультантПлюс:
примечание.
Нумерация
пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
4.11.
Проекты служебных документов представляются на согласование с листом
визирования (приложение 4).
Ответственность
за качество подготовки проектов распорядительных документов, их согласование с
заинтересованными сторонами несут руководители исполнительных органов
государственной власти Алтайского края и структурных подразделений
администрации края, которые готовят и вносят проекты документов.
На
подпись главе администрации края представляются те проекты документов, в
отношении которых в процессе согласования замечания учтены.
4.12.
В постановлениях, распоряжениях, официальных документах следует избегать
употребления сокращенных слов: Госсовет (правильно - Государственный совет
Российской Федерации), РФ (правильно - Российская Федерация).
4.13.
Постановления, распоряжения подписывает глава администрации края или лицо,
исполняющее его обязанности.
Датой
распорядительного документа является дата его подписания.
Подписанные
постановления, распоряжения регистрируются в протокольном отделе управления
документационного обеспечения администрации края и рассылаются согласно реестру
рассылки документа, предоставленному исполнителем.
Постановления
и распоряжения администрации края регистрируются отдельно в пределах календарного
года, при этом к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности через
дефис добавляется буква "р", а распоряжений по личному составу, в том
числе по вопросам командирования, - "к".
Протокольный
отдел заверяет постановления, распоряжения специальной печатью "Для
постановлений и распоряжений".
5.
Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний
5.1.
Глава администрации края и его заместители в соответствии с Регламентом
администрации Алтайского края проводят аппаратные и оперативные совещания по
различным вопросам хозяйственной деятельности, как правило, посвященных одному
вопросу.
5.2.
Поручения, данные на аппаратном совещании, утверждаются главой администрации
края или лицом, его замещающим, оформляются протоколом в виде перечня поручений
и подписываются начальником управления документационного обеспечения или его
заместителем по приведенной ниже форме:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации края
И.О.Фамилия
"____" _________ 2005 г.
ПОРУЧЕНИЯ,
данные на аппаратном совещании 01.08.2005
Рег. N Пор - 39
1. И.О.Фамилия внести
предложения по вопросу об увеличении
лимита капитальных вложений на 2005 год для
финансирования реконструкции стационара КГУЗ
"Алтайский краевой противотуберкулезный
диспансер"
до 15.11.2005
2. И.О.Фамилия
подготовить бюджетную заявку и проработать с
Федеральным
агентством по физической
культуре, спорту и
туризму вопрос
финансирования целевой программы по развитию
футбола в крае
до 09.08.2005
5.3.
Протоколы оперативных совещаний оформляются в соответствии с приложением
(приложение 5). Стенографирование хода заседания и подготовка текста протокола
возлагается на сотрудников исполнительных органов государственной власти
Алтайского края, структурных подразделений администрации края, готовивших
вопросы к обсуждению.
5.4.
Протокол должен быть представлен на утверждение не позднее чем через 3 дня со
дня заседания в бумажном и электронном виде, а при наличии технической
возможности размещен на сервер администрации края.
5.5.
Копии протоколов после утверждения рассылаются заинтересованным организациям и
должностным лицам в соответствии с п. 78, 79 Регламента администрации
Алтайского края.
5.6.
Протоколы печатаются на бумаге формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Гриф
утверждения протокола оформляется в соответствии с п. 3.6 настоящей Инструкции.
Наименование
документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля
прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид
заседания, совещания - с указанием краткого содержания обсуждавшегося вопроса -
отделяется от предыдущего реквизита одинарным интервалом, печатается через
интервал "точно" и выравнивается по центру.
Место
проведения совещания - указывается при формировании протоколов совещания в том
случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2
межстрочных интервала после реквизита "вид заседания-совещания" и
выравнивается по левому полю.
Дата
протокола - является датой проведения совещания. Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом и печатается на следующей строке у левого поля.
Номер
протокола - нумерация производится при регистрации в системе
автоматизированного документооборота "Дело". Протоколы совещаний,
проводимых главой администрации края или лицом, его замещающим, регистрирует
управление документационного обеспечения администрации края, протоколы
совещаний, проводимых заместителями главы администрации края, регистрируются в
их приемных.
Присутствовали
- список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих,
если в совещании принимали участие более 15 человек. В алфавитном порядке
указываются фамилия, инициалы и наименование должности каждого из участников
совещания.
Решили
- по пунктам излагается смысл поручения (задания), с указанием ответственного
исполнителя, его фамилии, инициалов, должности (если она не указана в списке
присутствовавших) и конкретного срока исполнения.
Основная
часть протокола печатается через межстрочный одинарный интервал.
В
последнем пункте протокола указывается лицо, на которое возлагается контроль за
его исполнением.
Подпись
отделяется от текста 3 межстрочными одинарными интервалами и включает
наименование должности лица, назначенного фиксировать ход совещания, его личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
6.
Оформление протоколов заседаний комиссий
6.1.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания
комиссии, представленных тезисов докладов и выступлений, справок и др.
Записи
во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на
секретаря комиссии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к
обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня
со дня заседания. Подлинник протокола остается у секретаря комиссии с
последующей (через 2 года) передачей в архив администрации края для подготовки
документов к постоянному хранению.
6.2.
Текст протокола (приложение 6), как правило, состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во
вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель
или Председательствующий;
Секретарь;
Присутствовали
- список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
Повестка
дня;
Докладчики
по каждому пункту повестки дня.
Основная
часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали
- выступили - постановили (решили)
Основное
содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается
к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления
прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается
полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание
особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте
протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается
форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые
постановления (решения) по соответствующим вопросам.
6.3.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой
протокола является дата заседания.
Протоколам
присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Номера
постановлений (решений), принятых на заседаниях комиссии, состоят из номера
протокола и порядкового номера постановления (решения).
6.4.
Копии протокола при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и
должностным лицам в соответствии с указателем рассылки: указатель составляет и
подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протокола заверяются печатью соответствующей комиссии.
6.5.
Протоколы печатаются на листах формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Название
организации (для протоколов краевых комиссий - администрация Алтайского края) -
печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравниваются по
центру.
Наименование
документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается под названием организации
прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Дата
и номер протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способами,
печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Вид
заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами,
печатается от границы левого поля через 1 интервал.
Место
проведения заседания - указывается в том случае, если оно происходило не на
обычном месте.
Основная
часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подписи
отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование
должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Наименование
должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный
интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка
подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с
пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке
ограничивается правым полем.
7.
Особенности работы с документами в системе автоматизации
делопроизводства
и электронного документооборота "Дело"
7.1.
В целях информационного обеспечения деятельности администрации Алтайского края
исполнительные органы государственной власти Алтайского края и структурные
подразделения администрации края при сдаче на подпись проектов законов
Алтайского края, постановлений, распоряжений администрации Алтайского края,
исходящих инициативных писем, протоколов совещаний, проводимых главой администрации
Алтайского края, обязаны предоставить эти документы с равнозначным содержанием
как на бумажном, так и на электронном носителе в управление документационного
обеспечения администрации края.
7.2.
При регистрации документов в САДД "Дело" осуществляется
преобразование текста документа с бумажного носителя в электронную форму
(образ), которая может заверяться электронной цифровой подписью, а также
распознавание варианта документа в формате Word.
7.3.
Каждый пользователь САДД "Дело" обязан осуществлять строго
определенный перечень работ, утвержденный начальником управления
документационного обеспечения администрации края.
8.
Организация контроля исполнения документов
8.1.
Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную
проверку и регулирование хода исполнения, отметку о представлении
отчета-информации, снятие с контроля, направление исполненного документа в
дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,
информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах.
8.2.
Контролю подлежат:
законы,
указы, постановления, распоряжения органов государственной власти;
постановления представительных органов; постановления и распоряжения администрации
края; поручения главы администрации края по всем видам документов; письма
депутатов, организаций, а также обращения граждан.
По
указанию руководителя на контроль могут быть поставлены и другие документы.
При
постановке документа на контроль на левом поле первого листа документа делается
отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль",
после чего документ направляется исполнителю.
8.3.
Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется управлением
документационного обеспечения администрации края.
Контроль
исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители
исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных
подразделений администрации края.
8.4.
Сроки исполнения документов определяются главой администрации края исходя из
срока, установленного в документе, или сроков, установленных законодательством.
Документы
подлежат исполнению в следующие сроки:
с
конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без
указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно", - в 3-дневный срок;
входящие
служебные документы, рассмотренные главой администрации края, а в его
отсутствие - лицом, его замещающим, исполняются в течение 10 рабочих или 15
календарных дней, если иной срок не будет установлен в резолюции;
иные
документы - до 1 месяца;
обращения
граждан - до 1 месяца.
8.5.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в
администрацию края, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента
подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).
8.6.
Документы должны исполняться в установленный для них срок.
Если
в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного
срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его
установило.
Продление
срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин
переноса сроков исполнения и предполагаемой даты, но не позднее чем за день до
истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае
документ считается не исполненным в срок.
Если
последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит
исполнению в предшествующий ему рабочий день.
8.7.
В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется
ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии.
8.8.
Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения
хранятся в специальной контрольной папке.
При
передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной
карточке САДД "Дело" делается отметка с указанием даты передачи и
фамилии исполнителя, которому передан документ.
8.9.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем
вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не
документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и
контрольной карточке.
8.10.
После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля
может только должностное лицо, поставившее его на контроль, при этом на
документе и контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля.
8.11.
Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически
обобщаются управлением документационного обеспечения администрации края.
9.
Отправка исходящей корреспонденции
Пункт
9.1 введен в действие с 1 января 2006 года (пункт 3 данного документа).
9.1.
Исходящими документами являются инициативные документы, отправляемые из
администрации края, за подписью главы администрации края, его первых заместителей
и заместителей, а также документы, являющиеся ответами на входящие.
9.2.
Прием, учет и отправка исходящих документов осуществляются в канцелярии
управления документационного обеспечения администрации края.
Пункт
9.3 введен в действие с 1 января 2006 года (пункт 3 данного документа).
9.3.
Все исходящие документы регистрируются в канцелярии, и экземпляр документа с
визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел и настоящей
Инструкцией.
9.4.
На отправку и регистрацию служебные документы передаются подписанными и
полностью оформленными, с указанием точных адресов, в количестве экземпляров,
равном количеству адресатов.
9.5.
Исходящие документы должны содержать оригинал подписи.
9.6.
Зарегистрированные исходящие документы передаются на отправку в день
регистрации.
9.7.
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в
конверты, определение и проставление стоимости отправления, сдачу в отделение
связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один
конверт.
9.8.
Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах
отправляемой корреспонденции и отправляются почтой, или доставляются нарочным,
или передаются для отправки фельдъегерской связью.
Документы
с пометкой "срочно" доставляются адресатам незамедлительно. Степень
срочности доставки документа определяется начальником управления
документационного обеспечения администрации края или его заместителем.
9.9.
Выдача документов на руки адресату производится под роспись в журнале отправляемой
корреспонденции.
9.10.
Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с
деятельностью администрации края, к отправке не принимаются.
9.11.
Исходящие документы, подготовленные исполнительными органами государственной
власти Алтайского края и структурными подразделениями администрации края по
вопросам их деятельности, за подписью заместителя главы администрации края,
отправляются ими самостоятельно.
10.
Оформление и отправка телеграмм
10.1.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не
обеспечивает своевременного решения вопросов.
10.2.
Телеграммы с пометкой "правительственная" направляются в адрес
Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
руководителей министерств и ведомств Российской Федерации.
10.3.
При оформлении адреса телеграммы следует руководствоваться следующими
требованиями:
при
адресовании телеграмм Президенту Российской Федерации, в Администрацию
Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации,
Федеральное Собрание Российской Федерации, министерства и ведомства Российской
Федерации, руководителям законодательного (представительного) и высшего
исполнительного органов государственной власти субъектов Российской Федерации,
полномочным представителям Президента Российской Федерации указываются: город,
наименование должности, инициалы, фамилия;
при
адресовании телеграмм без указания места жительства адресата (до востребования)
указываются: почтовый индекс, город, наименование субъекта Российской
Федерации, инициалы, фамилия;
в
остальных случаях адрес указывается полностью: город, наименование субъекта
Российской Федерации, организация, должность, инициалы, фамилия.
10.4.
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую
существо ситуации. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются
номер и дата документа, на который дается ответ.
Текст
телеграммы должен быть кратким, без союзов и предлогов (если при этом не
искажается его содержание), не должен заканчиваться цифрами, печатается на
лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен
превышать одной машинописной страницы.
10.5.
Подпись оформляется отдельной строкой и включает в себя: наименование
должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму, и
отделяется сплошной горизонтальной чертой.
Телеграммы
с пометкой "правительственная" подписываются главой администрации
края, заместителем главы администрации края.
10.6.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя:
наименование организации, адрес и расчетный счет отправителя, дату,
наименование должности, личную подпись и расшифровку (инициалы) подписи.
10.7.
Подлинник представляемой на подпись телеграммы должен быть завизирован.
10.8.
Подлинник телеграммы с отметкой о времени отправки остается в канцелярии.
11.
Организация копировально-множительных
и
машинописных работ
11.1.
Копировально-множительные и машинописные работы осуществляются сектором
технической обработки документов управления документационного обеспечения и
контроля администрации Алтайского края. Документы небольшого объема печатаются
и копируются непосредственно в структурных подразделениях администрации края,
имеющих множительную технику.
11.2.
На копирование и печатание сдаются только служебные документы. Основанием для
выполнения этих работ является заказ, оформленный на бланке установленной
формы.
11.3.
Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко
и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3.
11.4.
Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование осуществляется вне очереди. Срочность копирования
документов определяется начальником управления документационного обеспечения
администрации края или его заместителем и подтверждается соответствующей
пометкой и визой на бланке заказа.
11.5.
Заведующие машинописным и копировально-множительным бюро несут ответственность
за качественное выполнение работ в точном соответствии с требованиями,
указанными в заказе, устанавливают очередность их исполнения.
Исполненные
несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который
организует дальнейшую работу с документом.
11.6.
Все передаваемые в машинописное бюро материалы должны быть тщательно
отредактированы и ярко и четко написаны только фиолетовой, синей или черной
пастами или чернилами на одной стороне листа. Печатный материал должен иметь размер
шрифта не менее чем 13 - 14.
Документы,
написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений,
исполненные карандашом, зеленой или красной пастой либо чернилами к печатанию
не принимаются.
Отпечатанные
материалы принимаются на правку машинописным бюро не более одного раза.
12.
Особенности работы с документами
ограниченного
пользования
12.1.
К документам ограниченного пользования относится несекретная информация,
ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
12.2.
Передача сотрудниками структурных подразделений администрации края документов
(их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного
пользования, работникам сторонних организаций, а также распространение такой
информации допускается только с разрешения руководителя.
12.3.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
проставляется пометка "Для служебного пользования (ДСП)" и номер
экземпляра.
12.4.
Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем
документа, руководителем структурного подразделения администрации края или
должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и
номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа,
на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице
сопроводительного письма к такому документу.
12.5.
Прием и учет входящих (исходящих) документов осуществляется протокольным
отделом, особым сектором, отделом спецработы, управлением администрации края по
взаимодействию с правоохранительными органами и органами военного управления
(по принадлежности документов). При этом к входящему (исходящему) номеру
документа добавляется пометка "ДСП".
Передача
документов сотрудникам структурных подразделений администрации края
осуществляется под роспись.
12.6.
Документы с пометкой "ДСП" печатаются в секторе технической обработки
документов. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа
исполнителем указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия
исполнителя, фамилия машинистки и дата печатания документа. Отпечатанные и
подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для
регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты
уничтожаются этим работником.
Размножаются
(тиражируются) документы с пометкой "ДСП" только с письменного
разрешения руководителя структурного подразделения администрации края. Учет
размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
12.7.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного пользования,
осуществляется протокольным отделом, особым сектором, отделом спецработы,
управлением администрации края по взаимодействию с правоохранительными органами
и органами военного управления.
При
необходимости направления документов с пометкой "ДСП" нескольким
адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого
адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается
исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
12.8.
Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в
соответствии с номенклатурой для несекретного делопроизводства. При этом на
обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка
"ДСП".
12.9.
Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших
свое практическое значение, производится в структурных подразделениях
администрации края по акту.
В
учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий
акт.
12.10.
В структурных подразделениях администрации края не реже одного раза в год
проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой
"ДСП". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой
определяется руководителем структурного подразделения администрации края.
Результаты проверки оформляются актом.
12.11.
О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного
пользования, либо разглашения этой информации ставится в известность
руководитель структурного подразделения администрации края и назначается
комиссия для расследования. Результаты расследования докладываются
руководителю. За разглашение служебной информации ограниченного пользования, а
также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию,
сотрудники структурных подразделений администрации края могут быть привлечены к
дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
