Постановление Администрации муниципального образования город Салехард от 04.09.2017 № 1601

Администрация

муниципального образования город Салехард

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

04 сентября 2017 года

№ 1601

Об утверждении Административного регламента

предоставления Администрацией муниципального образования

город Салехард муниципальной услуги

«Исполнение запросов на основе архивных документов»

Руководствуясь Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации города Салехарда от 12 октября 2012 года № 506 «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией и муниципальными учреждениями муниципального образования город Салехард», Уставом муниципального образования город Салехард, Администрация муниципального образования город Салехард ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления Администрацией муниципального образования город Салехард муниципальной услуги «Исполнение запросов на основе архивных документов».

2. Признать утратившими силу следующие постановления Администрации города Салехарда:

- от 07 сентября 2016 года № 409 «Об утверждении Административного регламента архивного отдела (муниципального архива) Администрации муниципального образования город Салехард по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов на основе архивных документов»;

- от 12 декабря 2016 года № 660 «О внесении изменений в постановление Администрации города Салехарда от 07 сентября 2016 года № 409».

3. Муниципальному бюджетному информационному учреждению «Редакция газеты «Полярный круг» (Д.С. Фомин) опубликовать настоящее постановление в городской общественно-политической газете «Полярный круг».

4. Муниципальному казенному учреждению «Информационно-техническое управление» (С.Ю. Хохлов) разместить настоящее постановление в сети Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города, управляющего делами А.Ю. Зорина.

Первый заместитель Главы

Администрации города                                                        Е.В. Семихин

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации

города  Салехарда

от 04 сентября 2017 года № 1601

Административный регламент

предоставления Администрацией муниципального образования город

Салехард муниципальной услуги

«Исполнение запросов на основе архивных документов»

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления Администрацией муниципального образования город Салехард муниципальной услуги «Исполнение запросов на основе архивных документов» (далее - Административный регламент, муниципальная  услуга) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации города Салехарда от 12 октября 2012 года № 506 «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией и муниципальными учреждениями муниципального образования город Салехард» в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.

Заявители, имеющие право на получение муниципальной услуги

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются:

физические и юридические лица либо их уполномоченные представители
(далее - заявители), обратившиеся на законных основаниях за получением и использованием информации, предоставляемой на основе архивных документов.

Правом получить конфиденциальные персональные данные, обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе) или лицо, наделенное в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от имени субъекта персональных данных.

Порядок информирования о правилах предоставления

муниципальной услуги

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:

Информирование о предоставлении муниципальной услуги от имени Администрации муниципального образования города Салехард (далее – Администрация) осуществляет архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее – архивный отдел).

Администрация расположена по адресу:

ул. Свердлова, д. 48, г. Салехард, ЯНАО,629007,

телефон [phone], 2-55-56. Факс [phone],

E-mail: [e-mail],

Адрес официального сайта в сети «Интернет»: www.salekhard.org,

Архивный отдел расположен по адресу:

ул. Республики, д. 137, корп. А, г. Салехард, 629001,

телефон [phone], 3-08-10, 4-72-64

факс [phone],

адрес электронной почты архивного отдела: [e-mail].

График  работы архивного отдела:

понедельник вторник - пятница     перерыв на обед         суббота, воскресенье

08 30 - 18 00 08 30 - 17 00            12 30 - 14 00           выходные дни

График приема заявителей в архивном отделе:

понедельник четверг перерыв на обед

08 30 - 17 00 08 30 - 17 00 12 30 - 14 00

В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы отдела изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).

1.4. Информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления представляется:

- при личной явке заявителя, с использованием средств телефонной связи и электронной почты – начальником и специалистами архивного отдела, непосредственно участвующими в предоставлении муниципальной услуги;

- посредством электронного информирования в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе на официальном Интернет-сайте муниципального образования город Салехард (www.salekhard.org), в государственной информационной системе «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа» (www.pgu-yamal.ru), на сайте «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов, проспектов), на информационных стендах в помещении архивного отдела.

1.5. Для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону к начальнику и специалистам архивного отдела, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;

- в письменной форме лично или почтой в адрес архивного отдела;

- в письменной форме по адресу электронной почты архивного отдела ([e-mail]);

- через государственную информационную систему «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа» (www.pgu-yamal.ru) и/или через «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru).

1.6. Информирование заявителей проводится в двух формах: устной и письменной.

При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.

Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 15 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о представлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о представлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Специалисты архивного отдела, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения и в течение 5 дней со дня его регистрации в архивном отделе, в случае отсутствия запрашиваемых сведений, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов. Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается начальником архивного отдела или лицом, его замещающим и направляется посредством почтовой связи простым письмом по почтовому адресу, указанному в обращении.

В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заинтересованного лица, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не направляется.

При поступлении запроса на электронный адрес архивного отдела,  заявителю направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги «Исполнение запросов на основе архивных документов».

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией муниципального образования город Салехард и непосредственно реализуется архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации муниципального образования город Салехард.  

Специалисты архивного отдела не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденных представительным органом муниципального образования город Салехард.

Результат предоставления муниципальной услуги

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставление имеющейся информации в форме информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий; тематические перечни, обзоры архивных документов; тематические подборки копий архивных документов;

- уведомление о направлении запроса по принадлежности;

- уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса специалистом архивного одела, ответственным за прием и регистрацию поступающих документов, согласно перечню, указанному в настоящего Административного регламента.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок предоставления услуги может быть продлен руководителем архивного отдела либо уполномоченным им должностным лицом не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

2.5. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;

- Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»;

- Устав муниципального образования город Салехард;

Перечень документов, необходимых для предоставления

муниципальной услуги

2.6. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет в архивный отдел письменный запрос на бланке установленной формы (приложения №№ 1, 2, 3 к настоящему административному регламенту) в единственном экземпляре, либо заявление с изложением информации, предусмотренной п. 2.9, используя средства:

почтовой связи,

факсимильной связи,

по электронной почте ([email protected], [email protected]).

При поступлении запроса заявителя в электронном виде запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке.

Заявитель прилагает к запросу копию документа, подтверждающего право получения конфиденциальных персональных данных (копию паспорта или иного документа подтверждающего личность) и документа подтверждающего полномочия представителя заявителя, в случае если запрос подается представителем заявителя.

К запросу может быть приложена ксерокопия трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для получения результата муниципальной услуги посредством личного обращения заявитель представляет следующие документы:

документ, удостоверяющий личность;

доверенность, выданную в установленном законодательством Российской Федерации порядке на предоставление интересов заявителя.

2.7. Требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных пунктом 2.6 запрещается.

2.8. Специалисты архивного отдела не вправе требовать у заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, представляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.9. Представленный запрос должен содержать информацию:

для юридических лиц - наименование организации, ее почтовый адрес и номер телефона, факса, фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) исполнителя для направления ответа или уточнения содержания запроса;

для физических лиц - фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, номер телефона для уточнения содержания запроса, дату;

интересующий заявителя вопрос (тема, событие, факт) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму исполнения запроса (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов, тематические перечни).

Текст запроса должен быть написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники без исправлений.

При написании текста запроса на языке, отличном от государственного языка Российской Федерации, представляется заверенный в установленном порядке перевод на русский язык.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.10. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.11. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- отсутствие у заявителя документально подтвержденного права на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

- несоответствие запроса требованиям настоящего Административного регламента;

- отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой информации.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении

муниципальной услуги

2.12. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении муниципальной услуги

 2.13. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема документов составляет 15 минут.

2.14. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 10 минут; максимальная продолжительность выдачи документов составляет 10 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме

2.15. Запрос и документы, необходимые для предоставления муниципальной  услуги, регистрируются в день их представления в архивный отдел.

Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 - в предпраздничные дни) либо поступивший в электронном виде в выходной или праздничный день, регистрируется на следующий после поступления рабочий день.

Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги

2.16. Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги:

1)  требования к местам приёма заявителей:

- служебные кабинеты специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в которых осуществляется прием заявителей, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием, продублированной рельефно-точечным шрифтом Брайля, а также обеспечивается доступ сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

- места для приема заявителей оборудуются стульями и столами, оснащаются канцелярскими принадлежностями для обеспечения возможности оформления документов с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников).

Специалисты, ведущие прием, обеспечивают:

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи, в том числе в оформлении необходимых документов (заявлений);

- допуск в служебные кабинеты собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения, а также обеспечивается доступ сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

- оказание иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению муниципальной услуги и использованию объектов наравне с другими лицами.

2)  требования к местам для ожидания:

- места для ожидания в очереди оборудуются стульями и (или) кресельными секциями;

- места для ожидания находятся в холле или ином специально приспособленном помещении с учетом обеспечения сводного доступа к ним лиц с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников);

- в здании, где организуется прием заявителей, предусматриваются места общественного пользования (туалеты) и места для хранения верхней одежды, с учетом обеспечения сводного доступа к ним с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников);

- в здание, где организуется прием заявителей, обеспечивается допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

3) требования к местам для информирования заявителей:

- места информирования заявителей оборудуются визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационном стенде, в том числе дублирование необходимой для получения муниципальной услуги звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информацией знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля и на контрастном фоне;

- места информирования заявителей оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов;

- информационный стенд, столы размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним с учетом обеспечения свободного доступа к ним инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников).

 4) требования к прилегающей территории:

- оборудуются места для парковки автотранспортных средств;

- на стоянке должно быть не менее 10% (но не менее одного места) для парковки специальных транспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства;

- доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;

- обеспечивается возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в здание, в том числе с использованием кресла-коляски и при необходимости с помощью работников архивного отдела;

- входы в помещения для приема заявителей оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, использующих кресла-коляски.

В случаях, если существующее здание невозможно до его реконструкции или капитального ремонта полностью приспособить с учетом потребностей инвалидов, Администрация принимает согласованные с одним из общественных объединений инвалидов, осуществляющих свою деятельность на территории муниципального образования город Салехард, необходимые меры для обеспечения доступа инвалидов к месту предоставления муниципальной услуги либо, когда это возможно, обеспечить ее предоставление по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

Показатели доступности и качества муниципальных услуг

2.17. Показателями оценки доступности и качества муниципальной услуги являются:

№  п/п	Наименование показателя	Единица измерения показателя	Нормативное значение
1	2	3	4
1.	Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способе, порядке и условии ее получения, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования: официального сайта Администрации (www.salekhard.ru), государственных информационных систем «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа» (www.pgu-yamal.ru) и/или «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru)	да/нет	да
2.	Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги, места общего пользования)	да/нет	да
3.	Обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга	да/нет	да
4.	Соблюдение срока предоставления муниципальной услуги, установленного настоящим Административным регламентом	да/нет	да
5.	Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей	%	0
6.	Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте	да/нет	да
7.	Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги	%	0
8.	Транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги – близость остановок общественного транспорта	да/нет	да
9.	Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги	да/нет	да
10.	Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги	раз/минута	2/15
11.	Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий	да/нет	да

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Прием и регистрация запроса

3.3. Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в архивный отдел либо поступление письменного запроса посредством почтовой связи, по информационно - телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту ([email protected]).

3.4. Специалист архивного отдела, ответственный за прием и регистрацию запросов:

3.4.1. При личном обращении:

удостоверяется в личности заявителя (представителя заявителя), засвидетельствовав его подпись в запросе;

проверяет наличие прилагаемых необходимых документов, которые оформлены надлежащим образом на бланках установленной формы, с наличием регламентируемых законодательством реквизитов документа;

регистрирует поступление запроса (документов) в соответствии с установленными правилами делопроизводства.

Продолжительность административной процедуры не более 15 минут.

3.4.2. При поступлении запроса о предоставлении муниципальной услуги с комплектом документов по почте регистрирует поступление запроса (документов) в соответствии с установленными правилами делопроизводства.

Продолжительность административной процедуры не более 15 минут.

3.4.3. При поступлении запроса в электронном виде по электронной почте:

регистрирует поступление запроса (документов) в соответствии с установленными правилами делопроизводства;

направляет заявителю (представителю заявителя) сообщение о получении заявления и документов с указанием входящего регистрационного номера запроса, даты получения архивным отделом запроса и документов, а также перечень наименований файлов, представленных в форме электронных документов.

Сообщение о получении запроса и документов направляется по указанному в запросе адресу электронной почты.

Продолжительность административной процедуры не более 15 минут.

3.4.4. Критерием принятия решения о приеме и регистрации запроса является соответствие заявителя и поступивших документов требованиям настоящего регламента.

3.4.5. Способом фиксации является регистрация поступившего запроса в АИС «ЭЛАР - Архив» в разделе «Запросы».

3.4.6. Результатом административной процедуры является принятие запроса (документов).

Рассмотрение запроса заявителя и оформление результата предоставления муниципальной услуги

Проверки могут быть плановыми на основании плана работы органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, либо внеплановыми,

Решение о проведении внеплановой проверки принимает заместитель Главы Администрации, курирующий архивный отдел.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие),

принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

4.4.