Постановление Правительства Оренбургской области от 06.07.2017 № 508-п

Ознакомление с документом

Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.

Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления) и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление.

Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления, по завершении процесса может быть инициирован новый.

Процесс ознакомления завершается после того, как все участники ознакомятся с документом, либо досрочно – инициатором.

Приложение № 7

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Внесение резолюций и выдача поручений

На входящие, внутренние документы и обращения граждан, поступающие в адрес руководителя, может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или замещающими их в СЭД лицами. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.

Предусмотрена возможность создания проекта резолюции для лиц, обладающих соответствующими правами в СЭД. Проект резолюции можно распечатать, скорректировать после получения заключения автора резолюции и снять признак проекта. Также сам автор резолюции может утвердить проект. Проект резолюции недоступен исполнителям, по нему не формируются уведомления.

При внесении резолюций вводятся имя автора, текст, исполнители и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции посылаются уведомления об этом. Существует также возможность рассылки уведомлений-напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.

При внесении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней вводятся те же данные.

При внесении резолюций каждый из исполнителей может быть поставлен на контроль.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае  сохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

Поручения, содержащиеся в ОРД, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или замещающими их в СЭД лицами могут быть выданы свои поручения.

При создании поручения вводятся имя автора, текст, исполнители и срок исполнения поручения.

В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор самостоятельного поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КП поля «Текст поручения», «Срок исполнения», «Исполнители», «Текст» и «Файлы» секции «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма .

Приложение № 8

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

Документ, резолюцию, поручение можно поставить на контроль.

Контроль исполнения документа в целом

При постановке на контроль входящего, внутреннего, ОРД или обращения гражданина в целом указываются срок исполнения, новые сроки исполнения (в случае переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставятся отметка об исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят с контроля и без отметки об его исполнении.

Для исходящих документов постановка на контроль осуществляется для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения, организация-адресат, лицо, ответственное за контроль, и дата постановки на контроль. Организация-адресат может быть снята с контроля, при этом указывается дата снятия с контроля.

Чтобы поставить на контроль исходящий документ:

1. На закладке «Контроль» необходимо задать срок исполнения по документу в целом, для этого нужно нажать на кнопку «Выбрать», выбрать дату в календаре и нажать на кнопку «ОК».

2. Нажмите на кнопку «На контроль» (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, являющихся адресатами документа).

3. Выберите организацию, которую предполагается поставить на контроль, и нажмите на кнопку «OK». Откроется календарь.

4. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку «OK». Выберите срок исполнения выбранной организацией документа и снова нажмите на кнопку «ОК». Откроется окно «Контролер».

5. Выберите в алфавитном списке сотрудников текущей организации ответственного за контроль и нажмите на кнопку «ОК». В таблицу «На контроле» будет добавлена запись о постановке на контроль выбранной организации.

6. При необходимости повторите шаги 2–5 для нескольких организации. В случае если необходимо удалить запись, нажмите на кнопку «Удалить», в открывшемся окне выберите организацию и нажмите на кнопку «ОК» (если запись одна, она будет удалена сразу после нажатия кнопки «Удалить»).

Чтобы снять организацию с контроля:

1. Нажмите на кнопку «Снять с контроля» (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, поставленных на контроль).

2. Выберите организацию и нажмите на кнопку «ОК». Откроется календарь.

3. Выберите дату снятия документа с контроля и нажмите на кнопку «ОК». В таблицу «Снято с контроля» будет добавлена запись о снятии с контроля выбранной организации. Из таблицы «На контроле» будет удалена запись о постановке на контроль этой организации.

Документ, поставленный на контроль, помечается в журнале регистрации специальной пиктограммой. В шапке документа появляется пометка о постановке на контроль.

Документ, поставленный на контроль, отображается в списке документов в представлении «Контрольные документы» (раздел «Не исполнены»).

Снятие с контроля осуществляется на закладке «Контроль». Процедура снятия с контроля в различных базах данных различается.

Контроль исполнения резолюций и поручений

Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен на контроль отдельно, при этом указывается своя дата постановки на контроль. Аналогичным образом при снятии с контроля для каждого исполнителя указывается дата снятия с контроля.

Для каждого из поставленного на контроль исполнителя формируется ККЗ, доступная в базе данных «Контроль заданий». После снятия с контроля и отметки о полном исполнении резолюции эти данные отражаются в ККЗ, в ней же записывается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.

Постановка исполнителя на контроль

1. Нажмите на кнопку «Выбрать» (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей по данной резолюции).

2. Выберите исполнителя и нажмите на кнопку «ОК». Откроется календарь, выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку «ОК».

В таблицу постановки на контроль будет добавлена запись о постановке на контроль выбранного исполнителя.

Постановка на контроль всех ответственных исполнителей

1. Нажмите на кнопку  отв.

2. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку «ОК».

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех ответственных исполнителей.

Постановка всех исполнителей на контроль

1. Нажмите на кнопку «Всех».

2. Откроется календарь. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку «ОК».

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех исполнителей.

Исправление даты для того или иного исполнителя

1. Нажмите на кнопку «Дата». Откроется окно выбора исполнителя. В нем отображается список исполнителей, поставленных на контроль.

2. Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку «ОК». Откроется календарь, в котором необходимо выбрать новую дату постановки на контроль и нажать на кнопку «ОК».

Удаление записи о постановке на контроль одного из исполнителей

1. Нажмите на кнопку «Удалить» (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей, поставленных на контроль).

2. Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку «ОК». Запись будет удалена.

Ввод комментария к постановке на контроль, поле «Примечание» заполняются с клавиатуры.

Снятие с контроля реализуется с помощью аналогичных функций в правой таблице («Снятие с контроля»).

Снятие исполнителя с контроля

Кнопка «Выбрать» позволяет выбрать исполнителя из стоящих на контроле и добавить в таблицу запись о снятии с контроля этих исполнителей.

Снятие всех исполнителей с контроля

Кнопка «Всех» позволяет добавить в таблицу записи о снятии с контроля всех стоящих на контроле исполнителей.

Исправление даты снятия с контроля

Кнопка «Дата» позволяет исправить дату снятия с контроля для того или иного исполнителя.

Удаление записи

Кнопка «Удалить» позволяет удалить из таблицы запись о снятии с контроля того или иного исполнителя.

Снятие с контроля реализуется также с помощью акции  в документе «Отчет об исполнении».

После нажатия на акцию  в документе «Отчет об исполнении» в таблицу постановки на контроль в карточке резолюции (поручения) будет добавлена запись о снятии с контроля исполнителя, указанного в документе «Отчет об исполнении» в качестве автора исполнения.

Перенос срока исполнения

В стоящих на контроле резолюциях можно перенести установленный срок исполнения с помощью кнопки .

1. Нажмите на кнопку  (откроется окно «Перенос срока исполнения»).

2. В поле «Новый срок исполнения» установите дату (для этого нажмите на кнопку справа от поля и выберите дату в календаре).

3. Выберите из классификатора в раскрывающемся списке причину переноса. Нажмите на кнопку «ОК».

На форме резолюции над таблицей контроля появится секция «История переносов срока исполнения», раскрыв которую, можно видеть полную историю переносов сроков исполнения.

Приложение № 9

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения

Отчет об исполнении документа, резолюции, поручения составляется исполнителем. При вводе отчета об исполнении задания указывается тип исполнения.

В СЭД предусмотрены следующие типы исполнения:  

отчет об исполнении;

для информации.

Тип исполнения позволяет получателю отчета квалифицировать полученную от исполнителя информацию. Кроме того, тип исполнения, присвоенный отчету, запрашивается программой при автоматическом исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений.

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнитель резолюции (поручения), владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» (раздел «Информационные материалы») автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма .

Приложение № 10

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Исполнение документа, резолюции, поручения

В случае если документ в целом, резолюция, поручение поставлены на контроль, их исполнение обязательно отмечается делопроизводителем или контролером. Основанием исполнения может служить отчет об исполнении КД, резолюции или поручения.

В случае если резолюция или документ не стоят на контроле, в СЭД предусмотрена возможность их автоматического исполнения. Для этого необходимо, чтобы пользователь при создании документа или резолюции задал ответственного исполнителя, выбирая его из общего числа исполнителей (если никто не выбран, то ответственным СЭД автоматически выбирает первого из списка).

В случае если документ или резолюция не стоят на контроле, они называются неконтрольными. Резолюция считается неконтрольной, в случае если ни один из ее исполнителей не стоит на контроле.

Для неконтрольных документов и резолюций действуют следующие механизмы исполнения:

резолюция автоматически отмечается как исполненная, в случае если ответственный исполнитель по резолюции создает отчет типа «Отчет об исполнении», но не типа «Для информации»;

вышестоящая резолюция (если она неконтрольная) отмечается как исполненная, в случае если все резолюции одного уровня отмечены как исполненные;

документ также отмечается как исполненный, в случае если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные, и документ в целом не поставлен на контроль.

Приложение № 11

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Подписание документов с использованием ЭП

и проверка ЭП

Для работы с ЭП требуются установка криптографического ПО, выполнение дополнительных настроек системы и выпуск сертификатов.

ЭП может быть сформирована в:

1) КД при:

подписи исходящих, внутренних и ОРД;

заверении содержания входящих документов и обращений граждан;

2) КР при сохранении ее по входящим, внутренним документам и обращения граждан;

3) КП при сохранении:

КП по ОРД;

карточки самостоятельного поручения;

4) КИ при сохранении:

КИ по входящим, внутренним и ОРД;

КИ резолюций по входящим, внутренним документам и обращениям граждан;

КИ поручений по ОРД;

КИ самостоятельных поручений;

5) карточке ЛС после начала процесса согласования;

6) визе по согласованию при сохранении визы участником согласования;

7) карточке ЛО  после начала процесса ознакомления;

8) ответе по ознакомлению при сохранении ответа участником ознакомления.

При формировании ЭП появляется диалоговая форма с перечнем подписываемой ЭП информации.

После подтверждения (нажатия на кнопку «ОК») в документе формируется ЭП. В документах, подписанных ЭП, отображается пиктограмма .

Для проверки подписи необходимо нажать на пиктограмму . Откроется диалоговая форма с результатом проверки подписи.

На диалоговой форме отображаются результат проверки подписи, информация о сотруднике, подписавшем документ ЭП, информация о типе подписи, дате и времени подписания, информация о сертификатах и перечень подписанных ЭП полей.

Результат проверки ЭП можно распечатать при необходимости, нажав на кнопку «Печать».

В случае если подпись неверна, на диалоговой форме отображается статус «Отсутствует верная подпись», пиктограмма  и доступна кнопка «Дополнительная информация».

При нажатии на кнопку «Дополнительная информация» появляется сообщение о причине неуспешной проверки подписи.

В случае если для сотрудника включена настройка «Автоматическая проверка подписи при открытии документа», проверка подписи будет осуществляться при открытии подписанного ЭП документа. В случае если подпись верна, то при открытии документа никаких сообщений не возникнет. В случае если подпись неверна, откроется диалоговая форма с результатом проверки подписи.

В случае если включена настройка «Отображать диалог проверки при верной подписи», то после открытия подписанного ЭП документа в любом случае отобразится диалоговая форма с результатом проверки подписи.

Для повторного просмотра результат проверки подписи требуется нажать на пиктограмму

 

Приложение № 12

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве

Любой документ может быть добавлен (отнесен) в открытое дело (информация об этом вносится в КД, там же отображается информация о делах, в которые отнесены ответные документы: резолюции, исполнение и другие).

Чтобы добавить любой документ в открытое дело:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке «Отношение к делу» нажмите на кнопку «добавить», в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела из списка дел, относящихся к данному подразделению и нажмите на кнопку «ОК».

Чтобы просмотреть дело:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме чтения.

2. На закладке «Отношение к делу» нажмите на кнопку «открыть».

3. В выводимом диалоговом окне выберите номер дела и откройте его.

Впоследствии документ, добавленный (отнесенный) к делу, может быть изъят из дела (возвращен).

Чтобы изъять (возвратить) документ из дела:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке «Отношение к делу» нажмите на кнопку «изъять», в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела и нажмите на кнопку «ОК».

Чтобы удалить документ из дела:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке «Отношение к делу» нажмите на кнопку «удалить», в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела и нажмите на кнопку «ОК».

Документ также может быть сдан в архив (место хранения указывается в карточке документа).

Для указания места хранения документа при сдаче его в архив:

1. Выберите необходимый документ и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке «Хранение в архиве» заполните поля:

«Дело №» – информация о номере папки дела наследуется из одноименного поля закладки «Отношение к делу»;

«Том №» – указывается номер тома дела;

«Листы» – указывается, какие листы в томе занимает данный документ;

«Акт (опись) №» – при сдаче в архив указывается номер акта (описи), по которому была произведена сдача;

«Год» – указывается дата сдачи документа в архив.

Приложение № 13

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Учет передачи экземпляров

СЭД позволяет вести учет передачи сотрудникам экземпляров документа. При этом для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров. В журнале передачи экземпляров отмечается вся история передачи экземпляра: кому из сотрудников и когда был впервые передан данный экземпляр, когда возвращен, кому вновь передан и другое.

После того как хотя бы для одного экземпляра создан журнал передачи экземпляров, в карточке документа появляется специальный раздел, в котором для каждого журнала отображается последняя запись.

Приложение № 14

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Поиск документов

Поиск по спискам документов

Представления баз данных или списки документов отбирают по различным параметрам. В списки «Журналы регистрации» отбираются только зарегистрированные документы, в списки «Проекты» – только проекты документов.

Поиск по сортированной колонке

Каждый список содержит первую сортированную колонку, соответствующую названию списка. Например, «Журнал регистрации/по дате» сортирует документы по дате регистрации – чем более старая дата, тем ниже документ в списке.

Некоторые списки группируют документы по одинаковому значению сортированной колонки. Это дает удобство свернуть все группы (категории) и развернуть одну из интересующих, чтобы в раскрытой группе найти нужный документ.

Некоторые списки содержат кроме первой сортированной колонки дополнительную колонку с функцией пересортировки, которая отображается символом стрелки. Если мышкой кликнуть по заголовку этой колонки, то список будет пересортирован по этой колонке.

Для поиска документа по значению в сортированной колонке (в том числе после пересортировки) необходимо установить курсор на любую строку списка и набрать на клавиатуре первые символы искомого реквизита документа, проконтролировать введенные значения в появившемся окне и нажать клавишу «Найти внутри категории» или «Найти все».

В случае если в списке есть хотя бы один документ, у которого в сортированной колонке такое начало строки, курсор установится на первом найденном документе, а в строке состояния клиента Lotus Notes (нижняя строка окна) отобразится «Найден» с повтором набранных на клавиатуре символов.

В случае если по запросу ничего не найдено, в строке состояния клиента Lotus Notes отобразится «Не найден» с повтором набранных символов.

В случае если по запросу ничего не найдено, но есть уверенность в том, что такой документ существует, причиной отрицательного результата поиска могут быть:

искомый реквизит не является содержанием текущей сортированной колонки открытого списка;

пользователь не имеет доступа к документу;

набор символов был сделан с ошибкой, например, вводится фамилия с лишними символами («Петрову» вместо «Петров»);

список не обновлен – нажмите на клавиатуре кнопку F9 или на перекрестие списка документов.

Поиск по образцу

Для поиска документа в списке по любому реквизиту в клиенте Lotus Notes есть окно поиска по образцу.

В этом способе поиска можно искать по полному слову или по его началу. Для поиска по началу слова нужно в конце добавить символ *. Если набрано слово, равное полному слову, но еще добавлен символ *, то искаться будут документы, у которых есть окончание, например «Петров*» найдет документы со словом «Петрова», а документы со словом «Петров» уже не найдет.

Поиск по форме

В базах данных есть возможность искать документы по набору реквизитов, для чего нужно использовать кнопку «Поиск по форме» .

Поиск по форме позволяет искать документы, резолюции и отчеты об исполнении, для чего в верхней части формы есть соответствующий переключатель.

При поиске среди документов указать набор критериев, одновременно присутствующих в разных реквизитах документа и содержащихся в содержательной части документа, позволяет поисковая форма.

В нижней части формы под словами «Условие поиска» можно выбрать принцип сочетания поиска по набору реквизитов и поиска по любому полю, включая содержательную часть документа.

В случае если выбрать «ИЛИ», поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем – по запросу из поля «В любом поле содержится» и суммарный список документов будет выведен в результаты поиска.

В случае если выбрать «И», поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем – по запросу из поля «В любом поле содержится», и пересечение результирующих списков будет выведено как результат поиска по форме.

В случае если в поле «В любом поле содержится» введены какие-то слова, поиск будет выполняться по этой цепочке слов в любом поле документа, включая файловые вложения неграфического формата. При включенном признаке «искать только в содержании» набранная строка поиска будет искаться только в файлах вложений.

Результаты поиска отображаются в виде списка со ссылками, кликнув два раза на которые можно открыть найденный документ. По списку найденных документов можно построить отчет по заранее подготовленному шаблону из базы данных «Центр отчетов», для чего нужно нажать кнопку «Отчет по найденным».

Приложение № 15

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Описание видов связей между документами

Связь между документами (далее – связь) – информация о том, что данный документ имеет смысловую связь с другими документами текущей или других баз данных. Связь устанавливается пользователем вручную или создается автоматически в процедурах системы.

Информация о связях вводится и отображается на закладке «Связи». В списках «От документа» и «На документ» отображаются соответственно связи, направленные от документа к другому документу (например, связи вида «В ответ на»), и связи, направленные к документу от другого документа (например, связи вида «Ответ»).

Связь «От документа» обычно наиболее часто устанавливаемая связь, так как устанавливается от текущего документа на ранее внесенные в систему (если документы расположить по оси времени по дате их ввода в систему, то более ранние будут слева, поэтому связь и обозначается стрелкой влево). Связь «На документ» обычно устанавливается как обратная связь, автоматически при установке связи «От документа». Например, связь «Отменяет» имеет обратную связь «Отменен».

Ввод информации о связях документа с другими документами

Нажмите на кнопку «Добавить», чтобы ввести информацию о связи или нескольких связях. Откроется окно «Добавление связей».

Ввод информации о связи (связях) документа с другим документом (документами) может быть выполнен двумя способами:

Выбор одного или нескольких связанного документа из базы              данных

Вариант 1

1. Выберите базу данных в списке «База данных» (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).

2. Выберите тип поиска «Из представления».

3. В списке «Тип связи» отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке «Тип связи» выберите тип устанавливаемой связи. Откроется окно выбора документа.

4. Щелчком мыши выберите один или несколько документов.

5. Нажмите на кнопку «ОК».

Вариант 2

1. Выберите базу данных в списке «База данных» (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).

2. Выберите тип поиска «Полнотекстовый поиск».

3. В списке «Тип связи» отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке «Тип связи» выберите тип устанавливаемой связи.

4. Откроется окно ввода поискового запроса по полю, заданному в настройках для данного типа связи выбранной пары баз данных (текущей и выбранной).

5. Выберите, где будет выполняться поиск – по любому полю или конкретному, заданному настройками выбранного типа связи.

6. Введите запрос.

7. Из списка найденных документов щелчком мыши выберите один или несколько документов.

8. Нажмите на кнопку «ОК»

Вариант 3

Произвольный ввод номера и даты связанного документа.

1. Нажмите на кнопку вручную . Окно «Добавление связей» приобретет следующий вид. Чтобы вернуться к выбору документов из базы данных, нажмите на кнопку из базы данных .

2. В списке «Тип связи» выберите тип устанавливаемой связи.

3. Введите данные в следующих полях:

вид документа (вводится с клавиатуры);

номер документа (вводится с клавиатуры);

дата документа (чтобы задать дату, нажмите на кнопку  и выберите дату в календаре);

комментарий (вводится с клавиатуры).

4. Нажмите на кнопку «ОК».

Установленные связи отображаются на закладке «Связи» (их распределение по спискам «От документа» и «На документ» происходит автоматически). Информация об установленной связи хранится вместе с документом (в той же базе данных, что и документ).

Приложение № 16

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Работа с БД «СпО»

Чтобы создать новую организацию в БД «СпО»:

1. Нажмите на кнопку «новая», заполните поля предложенной формы и нажмите на кнопку «ОК». При этом полное и краткое наименование организации будут проверены «системой» на уникальность среди доступных в настоящий момент описаний организаций из БД «СпО». В случае если проверка даст подтверждение уникальности, будет создана заявка на новое описание организации, в противном случае появиться сообщение: «Организация с таким названием уже существует».

2. В появившемся диалоговом окне введите фамилию, имя, отчество адресата (получателя документа новой организации) и при необходимости добавьте его в справочник, нажав на кнопку «Добавить в справочник», далее нажмите на кнопку «ОК». Ввод нескольких адресатов осуществляется через точку с запятой.

Чтобы добавить в РКК организацию и ее получателей из списка ранее зарегистрированных организаций:

1. Нажмите на кнопку «выбрать» и в выводимом при этом диалоговом окне выберите из предложенного списка необходимую организацию, нажмите на кнопку «ОК».

2. При выборе системной организации пользователю будет предложено выбрать из списка сотрудников, зарегистрированных в базе данных «Структура организации». Возможны различные способы выбора: по алфавиту, из иерархии, из группы и другое.

3. В варианте несистемной организации список сотрудников, хранящихся в документе на эту организацию в БД «СпО», будет автоматически предложен после выбора организации. В случае если нужного адресата в списке нет, нажмите на кнопку «отмена», в появившемся окне введите фамилию, имя, отчество адресата и при необходимости добавьте его в справочник, нажав на кнопку «Добавить в справочник», далее нажмите на кнопку «ОК».

_____________

Приложение № 2

к постановлению
Правительства области
от 06.07.2017 № 508-п

Регламент

 применения электронной подписи в электронном документообороте

в органах исполнительной власти Оренбургской области

Содержание

I. Общие положения ……………………………………………………….	95
II. Организационное обеспечение ЭДО …………………………………..	96
Условия начала эксплуатации ЭДО с применением ЭП ………………..	96
Обеспечение эксплуатации СЭД с применением ЭП …………………...	96
Обеспечение юридической значимости ЭП ……………………………...	97
III. Установка ПО и поддержка участников системы …………………...	98
Установка ПО ЭДО ………………………………………………………..	98
Сопровождение СЭД ………………………………………………………	98
IV. Участники ЭДО ………………………………………………………..	98
Общие требования к участникам ЭДО …………………………………...	98
Основные участники ЭДО ………………………………………………...	99
Основные права участников ЭДО ………………………………………...	99
V. Порядок организации использования ЭП …………………………….	101
Организация ЭДО в подразделениях ……………………………………..	101
Общие требования к подписанию ЭП ……………………………………	101
VI. Статус ЭД ………………………………………………………………	102
VII. Подтверждение подлинности ЭД	103
VIII. Архив ЭД «Электронное архивохранилище Оренбургской области» …………………………………………………………………….	103
IX. Тестирование обмена ЭД ……………………………………………..	103
X. Прием-передача и обработка ЭД в СЭД ………………………………	104
XI. Порядок обработки ЭД ………………………………………………..	104
XII. Перечень и форматы подписываемых ЭД в СЭД …………………..	105
Типы подписываемых ЭД …………………………………………………	105
Подписание и проверка подписи при согласовании …………………….	107
Подписание и проверка подписи при ознакомлении ……………………	107
Подписание и проверка подписи документа	107
Приложение № 1. Приказ об организации электронного документооборота с использование электронной подписи ……………..	109
Приложение № 2. Акт о переходе к электронному документообороту и делопроизводству с использованием электронной подписи в соответствии с регламентом применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области …………………………………………………….	110