Постановление Правительства Оренбургской области от 06.07.2017 № 508-п

После подписания делопроизводитель регистрирует внутренний документ в СЭД и документ направляется участникам СЭД без бумажной копии.

57. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке «Контроль».

При необходимости внутренний документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

Исполнитель внутреннего документа может посмотреть результат получения на закладке «Доставка-Получение».

58. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

59. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнем углу появляется пиктограмма .

XIII. Контроль исполнения внутренних документов

60. При организации исполнения внутренних документов, сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание резолюции;

«Срок исполнения».

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

61. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

62. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению резолюции.

63. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Для информации».

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма .

64. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

65. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник или делопроизводитель структурного подразделения.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностью исполнено».

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XIV. Работа с обращениями граждан

66. Для работы с обращениями граждан (далее – обращения) в СЭД используется БД «ОГ».

При работе с обращениями в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель – сотрудник отдела по работе с обращениями граждан или структурных подразделений;

адресат/участник – руководитель органа исполнительной власти или руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Обращения, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан или структурном подразделении органа исполнительной власти.

При регистрации обращения делопроизводитель создает КД обращения и заполняет следующие поля:

1) на закладке «Реквизиты»:

«Вид обращения»;

«Вид типа обращения»;

«Тип обращения»;

«Корреспондент» – фамилия, имя, отчество обратившегося;

«Регион», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Адрес»;

«Тип автора»;

«Адресат»;

«Заявитель»;

«Первичное обращение» – если регистрируемое обращение гражданина является повторным;

2) на закладке «Обращение»:

«Код», «Раздел», «Тема», «Тематика», «Вопрос», «Подвопрос»;

«Предмет ведения»;

«Краткое содержание» – отражает краткое содержание документа;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений к нему, и количество экземпляров;

3) на закладке «Направление»:

«Адресаты» –  фамилия, имя, отчество руководителя (фамилии, имена, отчества руководителей).

На закладке «Отношение к делу» делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

67. В случае если регистрируемое обращение является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке «Связи» устанавливает связь с КД данного документа.

В разделе «Содержание» размещается файл, содержащий сканированный документ.

После регистрации обращения в СЭД, оно направляется исполнителю без бумажной копии.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения обращения в целом и срок исполнения на закладке «Контроль».

68. При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель указывает источник, откуда поступил документ (закладка «Источник поступления»).

69. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание обращения с использованием ЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». Поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен», отображаются дата, время , фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

70. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

71. Информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации обращение может быть направлено на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

72. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

73. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с обращением, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнем углу появляется пиктограмма .

XV. Контроль исполнения обращений граждан

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции документа;

делопроизводитель – сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание резолюции;

«Срок исполнения».

Исполнение резолюции может быть поставлено на контроль.

75. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение № 9 к регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Результаты рассмотрения».

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Для информации».

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма .

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

78. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностью исполнено».

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД обращения на закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XVI. Работа с факсимильными документами

79. Для автоматической обработки в СЭД поступивших и направленных в другие организации факсов используется БД «СМ-Факс».

При работе с факсами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

факс-оператор – сотрудник, которому направляются на рассмотрение «Нерасписанные» и «Неопознанные» факсы, поступающие на закрепленный за ним факс-номер, а также направляются уведомления при отправке исходящих факсов сотрудниками, не имеющими на это право;

получатель – сотрудник, который рассматривает полученные факсы и направляет их на регистрацию;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

отправитель факсов – делопроизводитель, который направляет в БД «СМ-Факс» документы, зарегистрированные в БД «ИсхД».

80. При поступлении факса выполняется автоматическое распознавание его содержания и в полученном тексте производится обнаружение названия организации-отправителя с фамилиями сотрудников, ответственных за отправку факса. После распознавания входящий документ автоматически помещается в БД «СМ-Факс» в вид «Входящие факсы» и получает статус «Новый».

В случае если организация-отправитель факса определена, но не обнаружена фамилия сотрудника, ответственного за отправку факса в БД «СМ-Факс», входящему документу будет присвоен статус «Нерасписанный». В случае если организация-отправитель отсутствует в БД «СпО» (приложение № 16 к настоящему Регламенту), в БД «СМ-Факс» входящему документу будет присвоен статус «Неопознанный».

81. Факс-оператор, получив уведомления, открывает «Нерасписанные» и «Неопознанные» факсы, изучает текст и из распознанного текста восстанавливает фамилии получателей, если они были искажены в процессе распознания, и присваивает факсу статус «Новый» или перенаправляет факсы тем сотрудникам, к которым они могут иметь отношение.

Для выбора сотрудников, которым направляются входящие факсы на рассмотрение, факс-оператору необходимо открыть в БД «СМ-Факс» документ в режиме редактирования и указать сотрудников – получателей данного факса, воспользовавшись кнопкой  «±», расположенной в документе рядом с полем «Получатели», при этом активизируется диалоговое окно выбора сотрудников из базы данных «Структура организации».

При направлении документа для регистрации делопроизводителю структурного подразделения или канцелярии в документе, открытом в режиме редактирования, указываются «Место регистрации» и в поле «Кому» – фамилия сотрудника, в адрес которого должен регистрироваться документ, заполняются поля секции «Регистрация», и после нажатия кнопки  «На регистрацию» статус документа изменяется – «На регистрации», а соответствующим делопроизводителям добавляется доступ и формируются уведомления.

82. Делопроизводитель, в документе, открытом в режиме редактирования, при нажатие кнопки  «Зарегистрировать» вызывает действие, по которому автоматически создается новая входящая РКК в БД «ВхД». После заполнения полей РКК и регистрации, осуществляется возврат в документ «Входящий факс» БД «СМ-Факс», который получает статус «Зарегистрирован» и содержит ссылку на РКК в БД «ВхД».

В случае если делопроизводитель, рассмотрев факс, принял решение, что необходимости регистрировать содержащийся в нем документ нет, он имеет возможность пометить факс как «Нерегистрируемый», и при этом документ возвращается факс-оператору с уведомлением, содержащим информацию о том, кто и когда присвоил такой статус.

83. Получатели факсов имеют возможность вносить коррективы в поля, содержащие атрибуты организации-отправителя факса.

Для выбора организации-отправителя факса получателю необходимо открыть в БД «СМ-Факс» документ в режиме редактирования и указать организацию из уже зарегистрированных в БД «СпО», воспользовавшись кнопками  «+» / «-», расположенными в документе рядом с полем «Организация», при этом активизируется диалоговое окно выбора организаций из БД «СпО».

Для внесения изменений в описание организации-отправителя факса получателю факса необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку  «Ред.», расположенную рядом с полем «Организация», и внести изменения.

Для создания заявки на новое описание организации-отправителя факса получателю необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку  «Нов.», расположенную рядом с полем «Организация», при этом активизируется диалоговое окно для задания параметров описания новой организации.

84. Для того чтобы подготовить зарегистрированный исходящий документ в БД «ИсхД» на отправку в другую организацию, необходимо открыть РКК исходящего документа в режиме редактирования и нажать кнопку «НА ОТПРАВКУ», при этом делопроизводителю подразделения-отправителя становится доступна кнопка «ОТПРАВКА», то есть он получает право на фиксацию отправки документа.

Делопроизводитель подразделения-отправителя дает команду «Отправить», нажав на кнопку «ОТПРАВКА», указывает способ отправки «факс-сервер» и нажимает на кнопку «Факс-сервер».

В БД «СМ-Факс» формируется документ «Исходящий факс». Предварительно осуществляется проверка наличия номера факса в документе описания организации-получателя в БД «СпО». Документу присваивается статус «На отправку».

В случае если документ описания организации-получателя в БД «СпО» не содержит номера для отправки факса, необходимо внести коррективы в описание данной организации, либо исключить ее из списка рассылки в РКК БД «ИсхД».

В названии файла, который предполагается отправлять по факсу, необходимо использовать только английские буквы.

Для документа в БД «СМ-Факс» проверяется, имеет ли сотрудник право отправлять факсы. Если право отсутствует, то факс-оператору направляется уведомление со ссылкой на исходящий документ в «СМ-Факс». Факс-оператор может отказать в отправке, при этом документу присваивается статус «Запрещен к отправке» и формируется уведомление сотруднику, инициировавшему отправку факса.

В случае если инициировавший отправку факса сотрудник имеет на это право или факс-оператор разрешает отправку, документу устанавливается статус «В процессе» и осуществляется его направление на факс-сервер.

По окончании отправки всех факсов просматриваются уведомления от факс-сервера о результатах отправки. В случае если результат просмотра уведомления отрицательный, документу устанавливается статус «Сбой отправки» и для факс-оператора, контролирующего использованный для отправки номер факса, формируется уведомление со ссылкой на документ из БД «СМ-Факс». Факс-оператор, открыв документ БД «СМ-Факс», может дать команду повторной отправки факса, при этом у него есть возможность указать по какому номеру факса, если их несколько, начинать отправлять факс.

После успешной передачи факса в документе БД «СМ-Факс» устанавливается статус «Отправлен» с датой и временем отправки, очищается секция «Содержание», а в РКК исходящего документа в секции «Отправка» записываются дата и время отправки.

При изменении статуса документа соответствующие уведомления направляются сотрудникам, отправившим факс, и ответственному факс-оператору.

Приложение № 1

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Подготовка проекта документа

Подготовка проекта документа начинается с создания КД (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют заполнить ряд полей автоматически.

Работа над содержанием документа может вестись пользователем в индивидуальном порядке или совместно с другими пользователями.

При работе с документом используются шаблоны документа, которые позволяют унифицировать и ускорить работу с документами того или иного вида. Шаблоны документа особенно активно используются для создания стандартных (типовых) документов.

Проект документа должен быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.

Приложение № 2

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Ввод содержания

Содержание вводится в поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание». Это возможно сделать следующими способами:

присоединить файл (кнопка «Содержание», команда «Присоединить»);

импортировать из файла (кнопка «Содержание», команда «Импортировать»);

вставить распознанный из образа текст документа (кнопка «Содержание», команда «Сканировать и распознать»);

вставить образ документа, полученный со сканера (кнопка «Содержание», команда «Сканировать»);

набрать текст с клавиатуры.

Для того чтобы были доступны кнопки работы с полями в разделе «Содержание», необходимо в режиме редактирования нажать на кнопку «Содержание», при этом ниспадающее меню будет содержать описанные команды.

При наличии настроек для потокового сканирования в системе реализуются следующие режимы работы:

ввод одного многостраничного документа;

многодокументный потоковый ввод многостраничных документов.

Для ввода одного документа требуется нажать кнопку «Содержание» и выбрать команду «Сканировать» или «Сканировать и распознать».

При многодокументном сканировании выполняется ввод пачки многостраничных документов за один процесс. Этот режим предполагает, что:

каждый документ имеет только один штрих-код, напечатанный на оборотной стороне последнего листа, если сканер двухсторонний, или – на лицевой стороне последней страницы, если сканер односторонний. При этом неважно, в каком месте страницы напечатан штрих-код. Штрих-код служит для разделения документов при потоковом вводе;

ориентировка штрих-кода должна быть очень близкой с горизонтальной (полосы вертикальны, а сам штрих-код вытянут горизонтально);

качество печати штрих-кода должно быть высоким, поскольку образ штрих-кода получается один раз при сканировании.

После завершения ввода система откроет папку со списком РКК, куда были введены образы документов. Правильность «привязки» образов к соответствующим РКК проверяется по числу РКК в папке и по реквизитам РКК. Для контроля полноты ввода документов можно открыть каждую РКК и просмотреть содержание документа.

Приложение № 3

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Согласование проекта документа

Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов:  «Согласен», «Не согласен», «Согласен с замечаниями».

Инициаторами отправки документа на согласование могут являться автор проекта или делопроизводитель и пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.

Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. В случае если кто-либо из участников не поставил на документе свою визу в установленный срок согласования, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно – инициатором процесса.

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:

время согласования превышено данным участником (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать);

поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования или продолжить его).

Комбинированное согласование, по сути, есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть или один участник или группа участников.

Рабочее место может допускать настройку сценария или использовать жестко заданный сценарий.

Чтобы начать процесс согласования, инициатор указывает:

список участников согласования;

вид согласования;

сценарий согласования (если его настройка предусмотрена).

Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно – инициатором процесса, либо по отрицательной визе одного из участников (в случае если сценарием согласования это предусмотрено).

В случае если в организации принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования. При выборе того или иного шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.

В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, по завершении процесса может быть инициирован новый процесс согласования и прочее.

В процессе согласования участники могут создавать ЛС и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам. Создание циклов согласования документа второго, третьего и последующих порядков называется петлевым согласованием.

Приложение № 4

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Отправка документа на подпись и подписание документа

Проект документа может быть направлен автором документа или делопроизводителем на подпись руководителю или замещающему его в СЭД лицу.

Чтобы направить проект документа на подпись необходимо открыть КД и нажать на кнопку . После этого в верхней части КД будет отображаться информация о том, что документ отправлен на подпись.

Проект документа не может быть направлен на подпись, в случае если он уже направлен на подпись или уже подписан. Сведения об этом отображаются в верхней части КД.

После того как документ направлен на подпись, лицо, указанное в КД в поле «Подпись», получает уведомление.

В списке документов название документа, направленного на подпись, будет отображаться в представлении «На согласовании и подписи».

Документ подписывается лицом или лицами, указанными для данного документа как подписывающие (в карточке или форме документа в поле «Подпись»).

Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:

отказать в подписи;

снять свою подпись в случае, если документ подписан, но не зарегистрирован.

Лицо, получившее документ на подпись, должно выполнить одно из следующих действий:

1. Подписать документ. После нажатия кнопки  выдается запрос, чтобы подтвердить намерение, нажать на кнопку «Да». Документ будет подписан, КД закроется. В верхней части КД отображается информация о том, что документ подписан (статус «Подписан»).

2. Подписать документ с использованием ЭП. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, может подписать документ с использованием ЭП. В этом случае после нажатия на кнопку  и подтверждения намерения появляется диалоговая форма с перечнем информации, которая должна быть подписана ЭП.

После нажатия кнопки «ОК» поля «Файлы» и «Текст» (раздел «Содержание») документа автоматически подписываются ЭП. В верхней части КД отображается информация о том, что документ подписан (статус «Подписан»), и в правом верхнему углу появляется пиктограмма .

Лицо, подписавшее документ, может снять свою подпись (если документ не зарегистрирован). Для этого необходимо открыть КД и нажать кнопку .

3. Отказать в подписи. Кнопка . Нажмите на кнопку и в открывшемся окне «Причины отказа» введите мотивировку отказа. Документу будет отказано в подписи, КД закроется.

В верхней части КД отображается информация об отказе (статус «Отказано в подписи») и причина отказа. При этом сохраняется возможность вновь открыть КД и подписать документ.

Приложение № 5

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Отправка документа на регистрацию и регистрация документа

На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и неподписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, замещающим его в СЭД лицом, автором документа или делопроизводителем.

Регистрации подлежат:

исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы (как правило, подписанные руководителем);

входящие документы, поступившие в адрес организации;

обращения граждан.

При нажатии на кнопку  в открывшемся меню необходимо выбрать вид регистрации:

№ – документ регистрируется, ему присваивается номер;

№ + новый документ – документ регистрируется, ему присваивается номер, и открывается карточка нового документа. Используется в тех случаях, когда регистрируется подряд большое число входящих документов;

№ + резолюция – документ регистрируется, ему присваивается номер, и открывается КР по этому документу. Используется в тех случаях, когда при регистрации документа немедленно вводится резолюция на этот документ. Пункт отсутствует для исходящих документов. Для организационно-распорядительных документов его место занимает пункт № + поручение – при регистрации открывается КП по этому документу;

№ + передача экз. – документ регистрируется, ему присваивается номер, и заносятся в базу данных сведения о передаче экземпляров. Для этого открывается окно «Создание новых журналов передачи экземпляров». Используется в тех случаях, когда при регистрации документа его копия немедленно передается одному или нескольким держателям;

Запись № вручную – документ регистрируется, номер не присваивается автоматически, а вводится вручную в открывшемся окне «Ввод номера». В полях «Приставка» и «Окончание» допускается ввод различных символов, поле «Порядковый №» – только цифр.

Приложение № 6

к регламенту по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области