Постановление Правительства Оренбургской области от 06.07.2017 № 508-п

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

06.07.2017                                      г. Оренбург                                       № 508-п

О внесении изменений в постановление Правительства

Оренбургской области от 5 марта 2013 года № 174-п

1. Внести в постановление Правительства Оренбургской области от 5 марта 2013 года № 174-п «Об утверждении регламентов по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области» следующие изменения:

приложения № 1–3 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложениям № 1–3 к настоящему постановлению.

2. Комитету по делам архивов Оренбургской области (Рубин В.А.) до 30 мая 2018 года разработать:

требования к информационной системе «Электронное архивохранилище Оренбургской области»;

совместно с департаментом информационных технологий Оренбургской области регламент передачи и хранения документов в информационную систему «Электронное архивохранилище Оренбургской области».

3. Департаменту информационных технологий Оренбургской области (Засинец И.Д.) до 31 декабря 2018 года приобрести и ввести в эксплуатацию информационную систему «Электронное архивохранилище Оренбургской области».

4. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Губернатор                                                                             Ю.А.Берг

Приложение № 1

к постановлению
Правительства области
от 06.07.2017 № 508-п

РЕГЛАМЕНТ

по организации электронного документооборота и

автоматизации делопроизводства в органах

исполнительной власти Оренбургской области

Содержание

I. Общие положения …………………………………………………………	5
II. Типы и виды регистрируемых документов ……………………………..	5
III. Участники документооборота…………………………………………...	6
IV. Обработка документов с использованием средств СЭД ………...........	7
V. Основные операции документооборота ………………………………...	8
VI. Направление документов ……………………………………………….	9
VII. Работа с входящими документами …………………………………….	9
VIII. Контроль исполнения входящих документов ………………………..	15
IX. Работа с ОРД ……………………………………………………………..	19
X. Контроль исполнения ОРД ………………………………………………	25
XI. Работа с исходящими документами ……………………………………	29
XII. Работа с внутренними документами …………………………………..	34
XIII. Контроль исполнения внутренних документов ……………………...	39
XIV. Работа с обращениями граждан ………………………………………	42
XV. Контроль исполнения обращений граждан …………………………..	47
XVI. Работа с факсимильными документами ……………………………..	50
Приложение № 1. Подготовка проекта документа ………………………..	54
Приложение № 2. Ввод содержания ………………………………………..	55
Приложение № 3. Согласование проекта документа	56
Приложение № 4. Отправка документа на подпись и подписание документа …………………………………………………………………….	58
Приложение № 5. Отправка документа на регистрацию и регистрация документа …………………………………………………………………….	60
Приложение № 6. Ознакомление с документом …………………………..	61
Приложение № 7. Внесение резолюций и выдача поручений ……………	62
Приложение № 8. Постановка документа, резолюции, поручения на контроль …………………………………………………………………..	64
Приложение № 9. Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения …………………………………………………………………….	69
Приложение № 10. Исполнение документа, резолюции, поручения …….	70
Приложение № 11. Подписание документов с использованием ЭП и проверка ЭП ………………………………………………………………….	71
Приложение № 12. Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве ……………………………………………………………	74
Приложение № 13. Учет передачи экземпляров …………………………..	77
Приложение № 14. Поиск документов ……………………………………..	78
Приложение № 15. Описание видов связей между документами ………..	82
Приложение № 16. Работа в БД «СпО» ……………………………………	86

Список сокращений, используемых в настоящем
Регламенте

БД «ВнД» – база данных «Внутренние документы»;

БД «ВхД» – база данных «Входящие документы»;

БД «ИсхД» – база данных «Исходящие документы»;

БД «ОГ» – база данных «Обращения граждан»;

БД «ОРД» – база данных «Организационно-распорядительные документы»;

БД «СпО» – база данных «Справочник организаций»;

БД «СМ-Факс» – база данных «СМ-Факс»;

КД – карточка документа;

КИ – карточка исполнения;

ККЗ – контрольная карточка задания;

КП – карточка поручения;

КР – карточка резолюции;

ЛС – лист согласования;

ЛО – лист ознакомления;

органы исполнительной власти – органы исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД – организационно-распорядительные документы;

ПО – программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

РКК – регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

системная организация – организация, в которой установлена СЭД с использованием шлюза для обмена документами в электронном виде;

служба ДО – служба документационного обеспечения;

CЭД – автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;

ЭП – электронная подпись.

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти.

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа – документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа – классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы – официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы – официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы – документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы – документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующие задачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации («входящие документы»);

устные и письменные обращения граждан («обращения граждан»);

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан («исходящие документы»);

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации («внутренние документы»);

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти («организационно-распорядительные документы»).

III. Участники документооборота

4. Участники СЭД – органы исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственные организации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области «Центр информационных технологий Оренбургской области» по согласованию с департаментом информационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействии сторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Основные группы участников документооборота

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрений обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора – председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД
Факс-оператор	прием, перенаправление и регистрация входящих факсов, отправка исходящих факсов

IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

получение документов по факсу;

отправка документов по факсу.

6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

КД – для всех документов;

КР – для входящих, внутренних документов и обращений граждан;

КП – для организационно-распорядительных документов;

ККЗ – для всех поставленных на контроль заданий по документу;

КИ – для всех исполненных заданий по документу;

ЛС – для всех документов, направляемых на согласование;

ЛО – для всех документов, направляемых на ознакомление.

7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы (форма документа, форма резолюции, форма поручения и другое).

Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, к которым поступил документ, и лица их замещающие в СЭД;

исполнители, которым отписан документ;

дополнительные читатели, указанные в КД.

V. Основные операции документооборота

8. Составные части документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов документов различаются.

Таблица 2

Составные части и операции документооборота

Составные части документооборота	Операции документооборота	Группы документов
		обращения граждан	входящие	исходящие	внутренние	организационно-распорядительные
Делопроизводство	подготовка проекта документа
	согласование проекта документа
	отправка документа на подпись
	отправка документа на регистрацию
	отправка документа по факсу
Организация работы с  документами	регистрация документа
	заверение содержания документа
	ознакомление с документом
	внесение резолюции и выдача поручения
	постановка документа, резолюции, поручения на  контроль
	исполнение резолюции, поручения, документа в целом
	подготовка отчета об исполнении документа
	отнесение документа в дело
	передача документа на архивное хранение
	уничтожение документа

	– обязательно
	– возможно
	– не применяется

9. Согласование документов – коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц, проведение электронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие лица получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.

Ознакомление с документом – формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

VI. Направление документов

10. При направлении документов между органами исполнительной власти должен использоваться тип документа «Внутренние документы», регистрация документов должна производиться в БД «ВнД».

VII. Работа с входящими документами

11. Для работы с входящими документами в СЭД используется БД «ВхД».

При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник – руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.

Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняет следующие поля:

«№ документа» – исходящий номер документа;

«Вид документа»;

«Дата документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Корреспондент» – организация, направившая документ;

«Автор» – фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

«Адресаты» – фамилия, имя, отчество работника (работников);

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений к нему, и экземпляров.

На закладке «Отношение к делу» делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение № 12 к настоящему Регламенту).

В случае если документ поступил от системной организации, делопроизводитель открывает его из вида «На предв. обработке/по месту регистрации»,

в режиме редактирования, снимает документ с предварительной обработки и регистрирует (приложение № 5 к регламенту).

После регистрации в системную организацию автоматически направляется информация о номере и дате входящего документа.

12. В случае если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо ОРД, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке «Связи» устанавливает связь с КД данного документа (приложение № 15 к настоящему Регламенту).

13. В разделе «Содержание» размещается файл, содержащий сканированный документ (приложение № 2 к настоящему Регламенту).

При необходимости зафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле «Вид доставки» (закладка «Доставка»).

14. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке «Контроль» (приложение № 8 к настоящему Регламенту).

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке «Сопроводительное письмо»).

15. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием ЭП (приложение № 11 к настоящему Регламенту). Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» в разделе «Содержание» автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен», отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление (приложение № 6 к настоящему Регламенту). В ЛО необходимо заполнить следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

18. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В этом случае поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

19. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другое) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

VIII. Контроль исполнения входящих документов

20. При организации исполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР (приложение № 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля: