Постановление администрации Воронежской области от 05.12.2007 № 1105

 



                 Администрация Воронежской области

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                                   Утратилo силу - Постановление
                                 правительства Воронежской области
                                       от 27.08.2010 г. N 730


    от 05.12.2007  N 1105


     Об утверждении административного регламента администрации
     Воронежской области по исполнению государственной функции
  "Формирование документационного фонда администрации Воронежской
 области, передача документов на хранение в государственный архив
                       Воронежской области"


    (В редакции Постановления правительства Воронежской области
                      от 19.01.2009 г. N 06)


    В  целях  реализации административной реформы, в соответствии с 
распоряжением  администрации Воронежской области от 11 октября 2006 
года N 2829-р "О регламентации исполнения государственных функций и 
предоставления   государственных   услуг  исполнительными  органами  
государственной   власти   области"   и   во   исполнение   решения   
расширенного  заседания  комиссии  по  проведению  административной  
реформы  администрация  Воронежской  области    

                     П О С Т А Н О В Л Я Е Т:
 
    1.  Утвердить прилагаемый административный регламент управления 
делопроизводства     администрации     области     по    исполнению    
государственной   функции   "Формирование  документационного  фонда  
администрации  Воронежской области, передача документов на хранение 
в  государственный  архив  Воронежской  области".      
    2.   Утвердить   прилагаемый   план  мероприятий  по  внедрению  
административного  регламента "Формирование документационного фонда 
администрации  Воронежской области, передача документов на хранение 
в  государственный  архив  Воронежской  области".      
    3.  Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить 
на  заместителя  губернатора  области  Кобяшева В.Г.    



Губернатор Воронежской области                   В. Кулаков



Утвержден
постановлением
администрации области
от 05.12.2007  N 1105
     (В  редакции  Постановления  правительства Воронежской области
от 19.01.2009 г. N 06)

                    АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
 УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО
ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
  ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА
       ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"

                        1. Общие положения

    1.1.   Административный  регламент  исполнения  государственной  
функции   по  формированию  документационного  фонда  администрации  
Воронежской    области,   передачи   документов   на   хранение   в   
государственный архив Воронежской области (далее - Административный 
регламент)   определяет   сроки   и   последовательность   действий   
(административных     процедур)     управления     делопроизводства     
администрации  области,  порядок  взаимодействия между структурными 
подразделениями   администрации   области  и  должностными  лицами,  
архивным   отделом  Воронежской  области,  государственным  архивом  
Воронежской   области   по   формированию  документационного  фонда  
администрации   области,   передачи   документов   на   хранение  в  
государственный архив Воронежской области.
    1.2.    Нормативное    правовое,   методическое   регулирование   
исполнения      государственной     функции     по     формированию     
документационного фонда администрации Воронежской области, передачи 
документов   на   хранение   в   областной   государственный  архив  
Воронежской  области  осуществляется  в  соответствии со следующими 
нормативными  правовыми  актами  и  методическими  документами:  
    -  Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле 
в  Российской  Федерации",  "Российская газета", N 237, 27.10.2004; 
    -  Федеральным  законом  от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, 
информационных  технологиях  и  о  защите  информации", "Российская 
газета", N 185, 29.07.2006;
    -   Приказом  Министерства  культуры  и  массовых  коммуникаций  
Российской  Федерации  от 08.11.2005 N5366 "О типовой инструкции по 
делопроизводству  в  федеральных  органах  исполнительной  власти"
(В   редакции   Постановления   правительства  Воронежской  области
от 19.01.2009 г. N 06);  
    - указом губернатора Воронежской области от 27.10.2006 N 22 "Об 
утверждении   регламента   взаимодействия   исполнительных  органов  
государственной власти Воронежской области";
    -  указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 N 3 "Об 
утверждении   инструкции   по   делопроизводству   в  администрации  
Воронежской  области, исполнительных органах государственной власти 
области";
    -   постановлением   администрации   Воронежской   области   от   
15.07.2005   N   650   "Об   утверждении  Положения  об  управлении  
делопроизводства администрации области";
    -  основными  правилами работы архивов организаций, одобренными 
решением  Коллегии  Росархива  от  06.02.2002;       
    -  перечнем  типовых  управленческих документов, образующихся в 
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным 
руководителем  Федеральной  архивной  службы  от  06.10.2000;   
    -   иными  федеральными  и  областными  нормативными  правовыми  
актами,   регламентирующими  правоотношения  в  сфере  формирования  
документационного  фонда  администрации  Воронежской  области.   
    1.3.   Органы   и   организации,   участвующие   в   исполнении   
государственной функции.
    1.3.1.    Структурные   подразделения   администрации   области   
формируют   исполненные   документы   в   дела   в  соответствии  с  
номенклатурой дел структурного подразделения администрации области. 
По   истечении   3   лет   хранения   документов   в  подразделении  
ответственные  исполнители  оформляют дела на постоянное хранение и 
по  описи  передают  в  управление  делопроизводства  администрации  
области.
    1.3.2.   Управление   делопроизводства   администрации  области  
осуществляет     методическое     руководство    по    формированию    
документационного   фонда   администрации   области,  разрабатывает  
сводную   номенклатуру   дел   администрации   области,  организует  
техническое  оформление документов в дела, составляет сводные описи 
дел  администрации  области,  историческую  справку и предисловие к 
описям.
    1.3.3.  Экспертно-проверочная  комиссия  (ЭПК) архивного отдела 
Воронежской  области  согласовывает  номенклатуру дел администрации 
области  и  утверждает  описи  дел  постоянного  хранения.   
    1.3.4.  Государственный  архив Воронежской области обеспечивает 
исполнение   государственной   функции   путем   приема  документов  
администрации  области  на государственное хранение и использование 
их  в  научных  и  практических  целях.       
    1.3.5.   Контроль   за   исполнением   государственной  функции  
осуществляет  заместитель  губернатора  Воронежской  области.   

                   2. Административные процедуры

    Реализация     государственной    функции    по    формированию    
документационного  фонда администрации области, передаче документов 
на хранение в государственный архив Воронежской области заключается 
в   пополнении   документационного   фонда   администрации  области  
документами  постоянного хранения, отражающими основные направления 
социально-экономического   развития  области,  и  включает  в  себя  
следующие административные процедуры:
    - составление и оформление номенклатуры дел;
    -  формирование  дел в структурных подразделениях администрации 
области;
    - экспертиза научной и практической ценности документов;
    -  оформление  дел,  принимаемых в архив администрации области, 
составление  описей  дел  постоянного  хранения;      
    -  передача  дел  постоянного  хранения  и по личному составу в 
архив администрации области;
    -  передача  дел  постоянного  хранения в государственной архив 
Воронежской области.
    Блок-схема    последовательности    действий    по   исполнению   
государственной   функции   "Формирование  документационного  фонда  
администрации  Воронежской области, передача документов на хранение 
в  государственный  архив  Воронежской  области"  (приложение N 1). 

          2.1. Составление и оформление номенклатуры дел

    2.1.1.   Ежегодно,   в   срок  до  15  декабря  текущего  года,  
структурные  подразделения  администрации  области подготавливают и 
направляют  в  управление  делопроизводства  администрации  области  
номенклатуру дел.
    2.1.2.     Номенклатуру    дел    структурного    подразделения    
администрации  области составляет ответственный за делопроизводство 
(далее   -   ответственный   исполнитель)  по  установленной  форме  
(приложение N 2).
    Номенклатура  дел  оформляется  на  общем  бланке  структурного  
подразделения  администрации области, подписывается руководителем и 
ответственным исполнителем.
    2.1.3.    При   составлении   номенклатуры   дел   структурного   
подразделения   администрации   области  ответственный  исполнитель  
руководствуется  положением  о  подразделении, штатным расписанием, 
номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного хранения, 
перечнем   типовых   управленческих   документов,   образующихся  в  
деятельности  организаций,  с  указанием  сроков  хранения.   
    2.1.4.  Специалист  управления  делопроизводства  администрации  
области   составляет   на   основе   номенклатуры  дел  структурных  
подразделений   администрации   области  сводную  номенклатуру  дел  
администрации  области  по  установленной  форме  (приложение N 3). 
    В   номенклатуре   дел   предусматриваются  заголовки  дел  для  
группировки  документов,  отражающих  все документируемые участки и 
вопросы   деятельности   администрации  области,  а  также  дела  с  
документами  постоянно  действующих  советов,  комиссий,  штабов.  
    2.1.5.   Сводная   номенклатура   дел   администрации   области   
подписывается     руководителем     управления     делопроизводства     
администрации  области,  специалистом  управления  делопроизводства  
администрации  области, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) 
администрации области и представляется на согласование в срок до 25 
декабря   текущего  года  в  экспертно-проверочную  комиссию  (ЭПК)  
архивного отдела Воронежской области.
    2.1.6. Согласованная с ЭПК архивного отдела Воронежской области 
сводная  номенклатура  дел  утверждается  заместителем  губернатора  
Воронежской  области  и  вводится  в действие с 1 января следующего 
календарного года.
    2.1.7.   Сводная   номенклатура   дел   администрации   области   
согласовывается  с ЭПК архивного отдела Воронежской области не реже 
одного  раза  в  5  лет.  В  случае  коренного  изменения функций и 
структуры  администрации области разрабатывается новая номенклатура 
дел  и  согласовывается  с  ЭПК  архивного  отдела.    
    2.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации 
области   специалист   управления   делопроизводства  администрации  
области   направляет   в  структурные  подразделения  администрации  
области  выписки  соответствующих  ее  разделов для использования в 
работе.

 2.2. Формирование дел в структурных подразделениях администрации
                              области

    2.2.1. Группировку исполненных документов в дела в соответствии 
с    номенклатурой   дел   ежедневно   осуществляют   ответственные   
исполнители  структурных  подразделений  администрации  области.  
    2.2.2.  В дело помещают документы, которые по своему содержанию 
соответствуют  заголовку  дела;  запрещается  группировать  в  дела  
черновые,  а  также  документы,  подлежащие  возврату.    
    2.2.3. Документы постоянного и временного хранения группируют в 
отдельные дела.

    2.3. Экспертиза научной и практической ценности документов

    2.3.1.  Экспертная  комиссия администрации области организует и 
проводит   работу  по  экспертизе  ценности  документов,  отбору  и  
подготовке  к  передаче на постоянное хранение документов Архивного 
фонда Российской Федерации.
    2.3.2.  Проведение  работы  по  экспертизе  ценности документов 
администрации    области    ежегодно   осуществляют   ответственные   
исполнители   структурных  подразделений  администрации  области  и  
специалист  управления  делопроизводства  администрации  области.  
    2.3.3.   На   экспертизу   ценности   представляются  документы  
структурных   подразделений   администрации  области  по  истечении  
3-летнего срока хранения.
    2.3.4.   При   проведении   экспертизы  ценности  документов  в  
структурных  подразделениях  администрации  области  осуществляется  
отбор  дел  постоянного  и временного хранения для передачи в архив 
администрации  области;  отбор  дел  с временными сроками хранения, 
подлежащих  хранению  в  структурных  подразделениях  администрации  
области;  выделение  к  уничтожению  дел  за предыдущие годы, сроки 
хранения которых истекли.
    2.3.5.  Отбор  документов  постоянного  и  временного  хранения  
проводится  путем  полистного  просмотра  дел. Не допускается отбор 
документов   для   хранения   и  уничтожения  только  на  основании  
заголовков дел.

  2.4. Оформление дел, принимаемых в архив администрации области,
            составление описей дел постоянного хранения

    2.4.1.   Ответственные  исполнители  структурных  подразделений  
администрации  области  проводят  формирование  документов в дела и 
оформление   дел   по   завершению   делопроизводственного  года  в  
соответствии  с  Основными  правилами  работы  архивов организаций. 
    2.4.2.   Специалист   управления   делопроизводства  организует  
переплет или подшивку дел.
    2.4.3.   Ответственные  исполнители  структурных  подразделений  
администрации  области  ежегодно  составляют  архивные описи на все 
завершенные  в  делопроизводстве  дела  постоянного  хранения  и по 
личному  составу  по  установленной  форме  (приложения  NN  4, 5). 
    2.4.4.  Специалист  управления  делопроизводства  администрации  
области  ежегодно  составляет  и  представляет на утверждение в ЭПК 
архивного  отдела Воронежской области сводные описи дел постоянного 
хранения  администрации  области по установленной форме (приложения 
NN 4, 6).
    К  первому  разделу  сводной  описи  составляются предисловие и 
историческая  справка.  К  последующим  разделам описи составляются 
дополнения  к  предисловию  и  исторической  справке.    

2.5. Передача дел постоянного хранения и по личному составу в архив
                       администрации области

    2.5.1.   Ответственные  исполнители  структурных  подразделений  
администрации    области   ежегодно   по   графику,   утвержденному   
руководителем  управления  делопроизводства  администрации области, 
передают  в архив администрации области дела постоянного хранения и 
по личному составу.
    2.5.2.   Специалист   управления   делопроизводства   проверяет   
оформление  и  соответствие  количества  дел,  включенных  в опись, 
количеству сдаваемых дел.
    2.5.3.  Прием каждого дела производится специалистом управления 
делопроизводства администрации области в присутствии ответственного 
лица  структурного  подразделения  администрации  области по описи. 

  2.6. Передача дел постоянного хранения в государственный архив
                        Воронежской области

    2.6.1.  Архивные  документы  постоянного хранения администрации 
области  передаются на государственное хранение по истечении 10 лет 
хранения  в  архиве  администрации  области.       
    2.6.2.   Исполнение   государственной   функции   по   передаче   
документов  на  государственное  хранение  в  государственный архив 
Воронежской    области   осуществляется   специалистом   управления   
делопроизводства      администрации     области     в     следующей     
последовательности:
    -  сверка  наличия  дел, подлежащих передаче на государственное 
хранение, с описями дел;
    - доставка дел в государственный архив Воронежской области;
    -   поединичная   передача   дел   ответственному   исполнителю   
областного  государственного  архива  Воронежской  области.    
    2.6.3.   Качественное   формирование   документационного  фонда  
администрации области, обеспечение сохранности документов на стадии 
делопроизводства в структурных подразделениях администрации области 
и  на  стадии  временного  хранения  в архиве администрации области 
позволяет  использовать  его  в  научных  и  практических  целях.  



Приложение N 1
к Административному регламенту

       Блок-схема последовательности действий по исполнению
   государственной функции "Формирование документационного фонда
администрации Воронежской области, передача документов на хранение
           в государственный архив Воронежской области"

Условные обозначения

 -------
{-------} - начало или завершение административной процедуры
--------¬
¦       ¦ - операция, действие, мероприятие
L--------
 -------
{-------}  Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦   Разработка сводной номенклатуры дел администрации области
L--------                              ¦
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦     Представление на согласование сводной номенклатуры дел
L--------        администрации области с ЭК администрации области
                                       ¦
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦  Представление сводной номенклатуры дел администрации области
L--------   на согласование в ЭПК архивного отдела Воронежской области
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦  Утверждение сводной номенклатуры дел администрации области,
L--------                        введение в действие
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦    Формирование исполненных документов в дела в структурных
L--------                подразделениях администрации области
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦ Проведение экспертизы ценности документов администрации области
L--------                              ¦
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦              Оформление дел постоянного хранения
L--------                              ¦
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦     Составление описи дел постоянного хранения структурного
L--------                  подразделения администрации области
           Передача дел постоянного хранения в архив администрации области
                                     по описям
                                       ¦
--------¬                              \/
¦       ¦         Составление сводной описи дел администрации области и
L--------        представление ее на утверждение в ЭПК архивного отдела
                                  Воронежской области
                                       ¦
 -------                               \/
{-------}       Передача дел постоянного хранения в Государственный архив
                                 Воронежской области
 


Приложение N 2
к Административному регламенту

    Администрация Воронежской области

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
    _________ N ________
    ____________________
        г. Воронеж

    На _________ год

Индекс      Заголовок дела      Кол-во    Срок хранения и N  Примечание
дела                    ед. хр.         статей по перечню       
1                    2                  3               4               5     
                         Название раздела
                                


Наименование должности руководителя
структурного подразделения             Подпись      Расшифровка подписи

Дата



Наименование должности
лица, ответственного за архив          Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)



Приложение N 3
к Административному регламенту

    Администрация Воронежской области          УТВЕРЖДАЮ

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                           Заместитель губернатора
    _________ N ________                       Воронежской области
    ____________________
        г. Воронеж                             Подпись        Расшифровка
                                                              подписи
    На _________ год                           Дата


Индекс      Заголовок дела      Кол-во   Срок хранения и N   Примечание
дела                        ед. хр.  статей по перечню  
1                  2                    3               4               5     
                         Название раздела
                                


Руководитель
управления делопроизводства         Подпись      Расшифровка подписи

Дата


Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                Протокол ЭПК
администрации области                      архивного отдела Воронежской области
от _______________ N _________             от _______________ N _________
 


Формат А4 (210 x 297 мм)



Приложение N 4
к Административному регламенту

             ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
    ___________________________________________________________
              (Наименование государственного архива)

                 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
    ___________________________________________________________
                         (Название фонда)

    ___________________________________________________________
             (Наименование структурного подразделения)



                       ФОНД N _____________

                             ОПИСЬ N      1
                          _______________


                     дел постоянного хранения
 _________________________________________________________________
                         (Название описи)


                                              за 2004-2005 годы
                                              ___________________
                                                 крайние даты


Формат А4 (210 x 297 мм)



Приложение N 5
к Административному регламенту

 

Администрация                         УТВЕРЖДАЮ
Воронежской области
                                      Руководитель правового управления
Правовое управление

Фонд N ____________                   Подпись           Расшифровка
                                                        подписи
ОПИСЬ N ___________
дел постоянного хранения              Дата

за_______год


Название раздела (структурного подразделения организации)           
N     Индекс дела       Заголовок дела          Крайние    Кол-во листов    Примечание 
п/п                                           даты               
1            2                 3                 4                 5                      6     
                                        


В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,
                                   (цифрами и прописью)
с N ________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________


Наименование должности
составителя описи                  Подпись          Расшифровка подписи

Дата                               Подпись          Расшифровка подписи

Формат А4 (210 x 297 мм)



Приложение N 6
к Административному регламенту

Администрация                         УТВЕРЖДАЮ
Воронежской области
                                      Руководитель управления
                                      делопроизводства

Фонд N ____________                   Подпись           Расшифровка
                                                        подписи
ОПИСЬ N ___________
дел постоянного хранения              Дата

за ______ год


Название раздела (структурного подразделения организации)           

N     Индекс дела       Заголовок дела          Крайние    Кол-во листов    Примечание 
п/п                                           даты               

1            2                3              4               5             6     
                                        


В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,
                                   (цифрами и прописью)
с N ________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________


Наименование должности
составителя описи                  Подпись          Расшифровка подписи

УТВЕРЖДЕНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК
архивного отдела                          Протокол ЭК
Воронежской области                       администрации области
от ___________ N _________                от ____________ N _________

Формат А4 (210 x 297 мм)



Утвержден
постановлением
администрации области
от 05.12.2007  N 1105

                               ПЛАН
МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ
     ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
  "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ
 ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
                       ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"

N     Наименование            Ответственный        Срок 
п/п     мероприятий             исполнитель             исполнения 
1             2                       3               4
     
1.  Довести регламент до       Управление          Январь   
    сведения всех сотрудников  делопроизводства    2008 года 
    структурных подразделений 
    администрации области,
    ответственных 
    за делопроизводство          

2.  Оказать методическую и     Управление          В течение 
    практическую помощь        делопроизводства,   года    
    структурным подразделениям структурные     
    администрации области в    подразделения    
    составлении номенклатуры   администрации области       
    дел и проведении
    экспертизы научной и
    практической ценности 
    документов в соответствии с
    настоящим регламентом                        

3.  Организовать прием         Управление          В течение 
    документов постоянного     делопроизводства,   года    
    хранения из структурных    структурные     
    подразделений администрации подразделения    
    области в соответствии     администрации области       
    с настоящим регламентом                                      

4.  Провести проверку          Управление          Декабрь  
    исполнения основных        делопроизводства    2008 года 
    положений регламента в
    структурных подразделениях
    администрации области