|
Расширенный поиск
Постановление администрации Воронежской области от 05.12.2007 № 1105Администрация Воронежской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление правительства Воронежской области от 27.08.2010 г. N 730 от 05.12.2007 N 1105 Об утверждении административного регламента администрации Воронежской области по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области" (В редакции Постановления правительства Воронежской области от 19.01.2009 г. N 06) В целях реализации административной реформы, в соответствии с распоряжением администрации Воронежской области от 11 октября 2006 года N 2829-р "О регламентации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти области" и во исполнение решения расширенного заседания комиссии по проведению административной реформы администрация Воронежской области П О С Т А Н О В Л Я Е Т: 1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления делопроизводства администрации области по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области". 2. Утвердить прилагаемый план мероприятий по внедрению административного регламента "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора области Кобяшева В.Г. Губернатор Воронежской области В. Кулаков Утвержден постановлением администрации области от 05.12.2007 N 1105 (В редакции Постановления правительства Воронежской области от 19.01.2009 г. N 06) АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по формированию документационного фонда администрации Воронежской области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления делопроизводства администрации области, порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации области и должностными лицами, архивным отделом Воронежской области, государственным архивом Воронежской области по формированию документационного фонда администрации области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области. 1.2. Нормативное правовое, методическое регулирование исполнения государственной функции по формированию документационного фонда администрации Воронежской области, передачи документов на хранение в областной государственный архив Воронежской области осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами и методическими документами: - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", "Российская газета", N 237, 27.10.2004; - Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "Российская газета", N 185, 29.07.2006; - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N5366 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (В редакции Постановления правительства Воронежской области от 19.01.2009 г. N 06); - указом губернатора Воронежской области от 27.10.2006 N 22 "Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области"; - указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 N 3 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области"; - постановлением администрации Воронежской области от 15.07.2005 N 650 "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации области"; - основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; - перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000; - иными федеральными и областными нормативными правовыми актами, регламентирующими правоотношения в сфере формирования документационного фонда администрации Воронежской области. 1.3. Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции. 1.3.1. Структурные подразделения администрации области формируют исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации области. По истечении 3 лет хранения документов в подразделении ответственные исполнители оформляют дела на постоянное хранение и по описи передают в управление делопроизводства администрации области. 1.3.2. Управление делопроизводства администрации области осуществляет методическое руководство по формированию документационного фонда администрации области, разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации области, организует техническое оформление документов в дела, составляет сводные описи дел администрации области, историческую справку и предисловие к описям. 1.3.3. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела Воронежской области согласовывает номенклатуру дел администрации области и утверждает описи дел постоянного хранения. 1.3.4. Государственный архив Воронежской области обеспечивает исполнение государственной функции путем приема документов администрации области на государственное хранение и использование их в научных и практических целях. 1.3.5. Контроль за исполнением государственной функции осуществляет заместитель губернатора Воронежской области. 2. Административные процедуры Реализация государственной функции по формированию документационного фонда администрации области, передаче документов на хранение в государственный архив Воронежской области заключается в пополнении документационного фонда администрации области документами постоянного хранения, отражающими основные направления социально-экономического развития области, и включает в себя следующие административные процедуры: - составление и оформление номенклатуры дел; - формирование дел в структурных подразделениях администрации области; - экспертиза научной и практической ценности документов; - оформление дел, принимаемых в архив администрации области, составление описей дел постоянного хранения; - передача дел постоянного хранения и по личному составу в архив администрации области; - передача дел постоянного хранения в государственной архив Воронежской области. Блок-схема последовательности действий по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области" (приложение N 1). 2.1. Составление и оформление номенклатуры дел 2.1.1. Ежегодно, в срок до 15 декабря текущего года, структурные подразделения администрации области подготавливают и направляют в управление делопроизводства администрации области номенклатуру дел. 2.1.2. Номенклатуру дел структурного подразделения администрации области составляет ответственный за делопроизводство (далее - ответственный исполнитель) по установленной форме (приложение N 2). Номенклатура дел оформляется на общем бланке структурного подразделения администрации области, подписывается руководителем и ответственным исполнителем. 2.1.3. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения администрации области ответственный исполнитель руководствуется положением о подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного хранения, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 2.1.4. Специалист управления делопроизводства администрации области составляет на основе номенклатуры дел структурных подразделений администрации области сводную номенклатуру дел администрации области по установленной форме (приложение N 3). В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности администрации области, а также дела с документами постоянно действующих советов, комиссий, штабов. 2.1.5. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается руководителем управления делопроизводства администрации области, специалистом управления делопроизводства администрации области, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации области и представляется на согласование в срок до 25 декабря текущего года в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного отдела Воронежской области. 2.1.6. Согласованная с ЭПК архивного отдела Воронежской области сводная номенклатура дел утверждается заместителем губернатора Воронежской области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 2.1.7. Сводная номенклатура дел администрации области согласовывается с ЭПК архивного отдела Воронежской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры администрации области разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается с ЭПК архивного отдела. 2.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации области специалист управления делопроизводства администрации области направляет в структурные подразделения администрации области выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 2.2. Формирование дел в структурных подразделениях администрации области 2.2.1. Группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел ежедневно осуществляют ответственные исполнители структурных подразделений администрации области. 2.2.2. В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; запрещается группировать в дела черновые, а также документы, подлежащие возврату. 2.2.3. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела. 2.3. Экспертиза научной и практической ценности документов 2.3.1. Экспертная комиссия администрации области организует и проводит работу по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. 2.3.2. Проведение работы по экспертизе ценности документов администрации области ежегодно осуществляют ответственные исполнители структурных подразделений администрации области и специалист управления делопроизводства администрации области. 2.3.3. На экспертизу ценности представляются документы структурных подразделений администрации области по истечении 3-летнего срока хранения. 2.3.4. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архив администрации области; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 2.3.5. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 2.4. Оформление дел, принимаемых в архив администрации области, составление описей дел постоянного хранения 2.4.1. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области проводят формирование документов в дела и оформление дел по завершению делопроизводственного года в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. 2.4.2. Специалист управления делопроизводства организует переплет или подшивку дел. 2.4.3. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области ежегодно составляют архивные описи на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу по установленной форме (приложения NN 4, 5). 2.4.4. Специалист управления делопроизводства администрации области ежегодно составляет и представляет на утверждение в ЭПК архивного отдела Воронежской области сводные описи дел постоянного хранения администрации области по установленной форме (приложения NN 4, 6). К первому разделу сводной описи составляются предисловие и историческая справка. К последующим разделам описи составляются дополнения к предисловию и исторической справке. 2.5. Передача дел постоянного хранения и по личному составу в архив администрации области 2.5.1. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области ежегодно по графику, утвержденному руководителем управления делопроизводства администрации области, передают в архив администрации области дела постоянного хранения и по личному составу. 2.5.2. Специалист управления делопроизводства проверяет оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству сдаваемых дел. 2.5.3. Прием каждого дела производится специалистом управления делопроизводства администрации области в присутствии ответственного лица структурного подразделения администрации области по описи. 2.6. Передача дел постоянного хранения в государственный архив Воронежской области 2.6.1. Архивные документы постоянного хранения администрации области передаются на государственное хранение по истечении 10 лет хранения в архиве администрации области. 2.6.2. Исполнение государственной функции по передаче документов на государственное хранение в государственный архив Воронежской области осуществляется специалистом управления делопроизводства администрации области в следующей последовательности: - сверка наличия дел, подлежащих передаче на государственное хранение, с описями дел; - доставка дел в государственный архив Воронежской области; - поединичная передача дел ответственному исполнителю областного государственного архива Воронежской области. 2.6.3. Качественное формирование документационного фонда администрации области, обеспечение сохранности документов на стадии делопроизводства в структурных подразделениях администрации области и на стадии временного хранения в архиве администрации области позволяет использовать его в научных и практических целях. Приложение N 1 к Административному регламенту Блок-схема последовательности действий по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области" Условные обозначения ------- {-------} - начало или завершение административной процедуры --------¬ ¦ ¦ - операция, действие, мероприятие L-------- ------- {-------} Разработка номенклатуры дел структурного подразделения ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Разработка сводной номенклатуры дел администрации области L-------- ¦ ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Представление на согласование сводной номенклатуры дел L-------- администрации области с ЭК администрации области ¦ ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Представление сводной номенклатуры дел администрации области L-------- на согласование в ЭПК архивного отдела Воронежской области ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Утверждение сводной номенклатуры дел администрации области, L-------- введение в действие ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Формирование исполненных документов в дела в структурных L-------- подразделениях администрации области ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Проведение экспертизы ценности документов администрации области L-------- ¦ ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Оформление дел постоянного хранения L-------- ¦ ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Составление описи дел постоянного хранения структурного L-------- подразделения администрации области Передача дел постоянного хранения в архив администрации области по описям ¦ --------¬ \/ ¦ ¦ Составление сводной описи дел администрации области и L-------- представление ее на утверждение в ЭПК архивного отдела Воронежской области ¦ ------- \/ {-------} Передача дел постоянного хранения в Государственный архив Воронежской области Приложение N 2 к Административному регламенту Администрация Воронежской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ N ________ ____________________ г. Воронеж На _________ год Индекс Заголовок дела Кол-во Срок хранения и N Примечание дела ед. хр. статей по перечню 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Наименование должности лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение N 3 к Административному регламенту Администрация Воронежской области УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Заместитель губернатора _________ N ________ Воронежской области ____________________ г. Воронеж Подпись Расшифровка подписи На _________ год Дата Индекс Заголовок дела Кол-во Срок хранения и N Примечание дела ед. хр. статей по перечню 1 2 3 4 5 Название раздела Руководитель управления делопроизводства Подпись Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК администрации области архивного отдела Воронежской области от _______________ N _________ от _______________ N _________ Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение N 4 к Административному регламенту ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________________________________________________ (Наименование государственного архива) АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________________________________________________ (Название фонда) ___________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения) ФОНД N _____________ ОПИСЬ N 1 _______________ дел постоянного хранения _________________________________________________________________ (Название описи) за 2004-2005 годы ___________________ крайние даты Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение N 5 к Административному регламенту Администрация УТВЕРЖДАЮ Воронежской области Руководитель правового управления Правовое управление Фонд N ____________ Подпись Расшифровка подписи ОПИСЬ N ___________ дел постоянного хранения Дата за_______год Название раздела (структурного подразделения организации) N Индекс дела Заголовок дела Крайние Кол-во листов Примечание п/п даты 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с N ________________________ по N _______________________, в том числе: литерные номера: ______________________________________________________ пропущенные номера: ___________________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение N 6 к Административному регламенту Администрация УТВЕРЖДАЮ Воронежской области Руководитель управления делопроизводства Фонд N ____________ Подпись Расшифровка подписи ОПИСЬ N ___________ дел постоянного хранения Дата за ______ год Название раздела (структурного подразделения организации) N Индекс дела Заголовок дела Крайние Кол-во листов Примечание п/п даты 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) с N ________________________ по N _______________________, в том числе: литерные номера: ______________________________________________________ пропущенные номера: ___________________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного отдела Протокол ЭК Воронежской области администрации области от ___________ N _________ от ____________ N _________ Формат А4 (210 x 297 мм) Утвержден постановлением администрации области от 05.12.2007 N 1105 ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ" N Наименование Ответственный Срок п/п мероприятий исполнитель исполнения 1 2 3 4 1. Довести регламент до Управление Январь сведения всех сотрудников делопроизводства 2008 года структурных подразделений администрации области, ответственных за делопроизводство 2. Оказать методическую и Управление В течение практическую помощь делопроизводства, года структурным подразделениям структурные администрации области в подразделения составлении номенклатуры администрации области дел и проведении экспертизы научной и практической ценности документов в соответствии с настоящим регламентом 3. Организовать прием Управление В течение документов постоянного делопроизводства, года хранения из структурных структурные подразделений администрации подразделения области в соответствии администрации области с настоящим регламентом 4. Провести проверку Управление Декабрь исполнения основных делопроизводства 2008 года положений регламента в структурных подразделениях администрации области Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
