Указ губернатора Воронежской области от 24.03.2014 № 108-у

УКАЗ

ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

от 24 марта 2014 г.                                                             № 108-у

г. Воронеж

О внесении изменений

в указ губернатора Воронежской области

от 11 ноября 2013 года № 416-у

В целях оптимизации взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области при переходе на внутренний электронный документооборот

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области, утвержденную указом губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 года № 416-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области" (далее - Инструкция), следующие изменения:

1.1. Абзац второй пункта 1.4 раздела 1 после слов "документов" дополнить словами:

"(далее - ответственные за работу с документами).".

1.2. Абзац шестой пункта 2.1.2 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:

"Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора Воронежской области и правительства области ведется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.".

1.3. Пункт 2.1.3 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:

"2.1.3. Бланки писем должностных лиц и структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области" либо на 2 пункта меньше.".

1.4. Абзац второй пункта 2.2.8 подраздела 2.1 раздела 2 следующего содержания исключить:

"В бланках писем наименование вида письма не указывается.".

1.5. В абзаце семнадцатом пункта 2.2.19 подраздела 2.1 раздела 2 слова "прописными буквами" заменить словами: "с прописной буквы".

1.6. Абзацы пятый, шестой пункта 2.2.20 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:

"Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:".

1.7. Абзац четвертый пункта 2.2.22 подраздела 2.1 раздела 2 изложить в следующей редакции:

"Документы, содержащие поручения должностному лицу либо структурному подразделению правительства области, исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы должностным лицом либо руководителем данного структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области.".

1.8. Наименование подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"3.6. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, протоколов заседаний коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве Воронежской области".

1.9. Пункт 3.6.1 подраздела 3.6 раздела 3 после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:

"Примечание: при наличии в графе протокола поручений "Ответственные исполнители" нескольких исполнителей ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в графе первым (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв.").".

1.10. В абзаце восьмом пункта 3.6.2 подраздела 3.6 раздела 3 слова "содержание поручения" заменить словом "поручения".

1.11. Абзац восьмой пункта 3.6.3 подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"Перечень поручений подписывается руководителем подразделения, ответственным за подготовку встречи, визируется руководителем управления по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области и должностными лицами, которым даны поручения, утверждается губернатором Воронежской области.".

1.12. Пункт 3.6.4 подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"3.6.4. Оформление документов коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве области (далее - коллегиальные органы), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется секретарем коллегиального органа либо ответственным за работу с документами в коллегиальном органе.".

1.13. Абзац одиннадцатый подпункта 3.6.4.2 пункта 3.6.4 подраздела 3.6 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"Подписанные протоколы заседаний правительства области и президиума правительства области, коллегиальных органов регистрируются в базе данных "Протоколы" АС ДОУ.".

1.14. В пункте 3.6.5 подраздела 3.6 раздела 3:

- абзац второй изложить в следующей редакции:

"Документы коллегиальных органов формируются в дела секретарем коллегиального органа либо ответственным за работу с документами в коллегиальном органе.";

- в абзаце седьмом слова "комиссии (совета)" исключить;

- в абзаце девятом слова "комиссии (совета)" исключить;

- абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

"Примечание: протоколы заседаний коллегиальных органов в течение 2 лет хранятся у секретарей комиссий, затем передаются по описи в архив правительства области.".

1.15. Абзац четвертый пункта 3.7.5 подраздела 3.7 раздела 3 следующего содержания исключить:

"Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.".

1.16. Абзац второй-девятый подраздела 3.8 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах бумаги формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты:

дата документа; регистрационный номер;

заголовок к тексту, если текст более 4-5 строк;

адресат;

текст документа;

подпись;

отметка об исполнителе.".

1.17. Абзац тринадцатый пункта 3.9.2 подраздела 3.9 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.".

1.18. Абзац шестнадцатый пункта 3.10.2 подраздела 3.10 раздела 3 изложить в следующей редакции:

"Отметка о приеме телефонограммы состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.".

1.19. Абзац пятый пункта 4.2.4 подраздела 4.2 раздела 4 изложить в следующей редакции:

"Получение документов ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти осуществляется не реже двух раз в день: до 13.00, до 16.00.".

1.20. Абзац пятый пункта 4.2.6 подраздела 4.2 раздела 4 изложить в следующей редакции:

"Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение должностным лицам правительства области организационным управлением через ответственных за работу с документами под расписку в журнале.".

1.21. Абзац двенадцатый пункта 4.4.1 подраздела 4.4 раздела 4 изложить в следующей редакции:

"- ответственные за работу с документами:".

1.22. Абзац десятый пункта 4.4.3 подраздела 4.4 раздела 4 изложить в следующей редакции:

"Организационное управление регистрирует исходящие письма - ответы об исполнении Поручений в АС ДОУ, производит их отправку и списывает исполненные Поручения в дело. Датой исполнения Поручения является дата отправки ответа губернатора Воронежской области адресату.".

1.23. В абзаце четвертом пункта 4.5.6 подраздела 4.5 пункта 4 заменить слово "законвертированы" словом "законвертованы".

1.24. Абзац шестой подраздела 4.8 раздела 4 изложить в следующей редакции:

"В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведут ответственные за работу с документами.".

1.25. В абзаце первом раздела 7 слова "ответственными за делопроизводство" заменить словами "ответственными за работу с документами".

1.26. Пункт 7.1.4 подраздела 7.1 раздела 7 изложить в следующей редакции:

"7.1.4. В правительстве области составляются:

номенклатуры дел структурных подразделений правительства области;

сводная номенклатура дел правительства области.".

1.27. В абзаце первом пункта 7.1.5 подраздела 7.1 раздела 7 слова "ответственным за делопроизводство" заменить словами "ответственным за работу с документами".

1.28. Абзац третий пункта 7.2.1 подраздела 7.2 раздела 7 изложить в следующей редакции:

"В структурных подразделениях правительства области дела формируются ответственными за работу с документами.".

1.29. В абзаце третьем пункта 7.3.1 подраздела 7.3 раздела 7 слова "ответственными за делопроизводство" заменить словами "ответственными за работу с документами".

1.30. Пункт 7.4.4 подраздела 7.4 раздела 7 изложить в следующей редакции:

"7.4.4. При реорганизации структурного подразделения правительства области ответственным за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив правительства области независимо от сроков хранения документов.".

1.31. Абзац второй пункта 7.5.3 подраздела 7.5 раздела 7 изложить в следующей редакции:

"Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области с целью отбора дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив правительства области.".

1.32. Приложения №№ 1-53 к Инструкции изложить в редакции согласно приложению (не приводится) к настоящему указу.

2. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на временно исполняющего обязанности заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Временно исполняющий обязанности

губернатора Воронежской области                                    А.В. Гордеев

Приложение

к указу

губернатора Воронежской области

от 24.03.2014 № 108-у

"Приложение № 1

к п. 2.1.1

Перечень

бланков губернатора Воронежской области, правительства

Воронежской области, исполнительных органов

государственной власти Воронежской области

Бланк указа губернатора Воронежской области (приложение № 12).

Бланк распоряжения губернатора Воронежской области (приложение № 13).

Бланк письма губернатора Воронежской области (приложение № 6).

Бланк постановления правительства Воронежской области (приложение № 14).

Бланк распоряжения правительства Воронежской области (приложение № 15).

Бланк письма правительства Воронежской области (приложения № 8, 29).

Общий бланк правительства Воронежской области (приложение № 19, 20).

Бланк приказа исполнительного органа государственной власти области (приложения № 16, 17, 18).

Бланк письма исполнительного органа государственной власти области (приложение № 27).

Приложение № 2

к п. 2.1.2

Образец журнала учета выдачи бланков

с изображением Герба Воронежской области

ЖУРНАЛ

учета выдачи бланков с изображением Герба

Воронежской области

№ п/п	Наименование вида бланка с изображением Герба Воронежской области	Количество экземпляров	Номера бланков с изображением Герба Воронежской области	Наименование подразделения, фамилия и инициалы лица - получателя бланков	Расписка в получении	Примечание (отметка об уничтожении и т.д.)
1	2	3	4	5	6	7

Приложение № 3

к п. 2.1.2

Образец оформления акта о передаче

испорченных и неиспользованных бланков

А К Т

о передаче испорченных и неиспользованных бланков

г. Воронеж 09 января 2013 года

Мы, нижеподписавшиеся, Фамилия Имя Отчество - начальник отдела

организационно-методической и правовой работы управления физической

культуры и спорта Воронежской области, Фамилия Имя Отчество - советник

отдела организационно-методической и правовой работы управления физической

культуры и спорта Воронежской области и Фамилия Имя Отчество - ведущий

специалист общего отдела организационного управления правительства

Воронежской области, составили настоящий акт о передаче испорченных и

неиспользованных с 02.06.2012 по 29.12.2012 бланков:

- указ губернатора Воронежской области (№№ 144-153);

- распоряжение губернатора Воронежской области (№№ 92-100);

- письмо губернатора Воронежской области (№№ 1119, 2744, 2747, 2749, 2751,

2753-2775);

- постановление правительства Воронежской области (№№ 1915, 1916, 1922,

1927, 1935-1944);

- распоряжение правительства Воронежской области (№№ 2123, 2129, 2131);

- письмо правительства Воронежской области (№№ 305, 309, 319, 320, 322,

2136-2140, 5157, 5163, 5167, 5171, 5177, 5179, 5184-5196) из управления

физической культуры и спорта Воронежской области в организационное

управление правительства Воронежской области.

Начальник отдела организационно-

методической и правовой работы

управления физической культуры

и спорта Воронежской области                                 И.О. Фамилия

Советник отдела организационно-

методической и правовой работы

управления физической культуры

и спорта Воронежской области                                 И.О. Фамилия

Ведущий специалист общего отдела

организационного управления

правительства Воронежской области                        И.О. Фамилия

Приложение № 4

к п. 2.2.2

Схема расположения реквизитов на бланке

Приложение № 5

к п. п. 2.2.15, 4.3.1

Образец оформления бланка резолюции

Приложение N 6

к п. п. 2.1.1, 2.2.20, 3.7.7

Образец оформления первого экземпляра письма

губернатора Воронежской области

Приложение N 7

к п. п. 2.2.20, 2.2.22, 3.7.7

Образец оформления второго экземпляра

письма губернатора Воронежской области

Приложение N 8

к п. п. 2.1.1, 2.2.22, 3.7.7

Образец оформления письма

правительства Воронежской области

Приложение N 9

к п. 3.8

Образец оформления служебной записки

в адрес губернатора Воронежской области

                                                            Губернатору

30.09.2013 N 54-01-11/1124                              Воронежской области

На N ______ от ___________                                  И.О. Фамилия

Уважаемый Имя Отчество!

Департамент здравоохранения Воронежской области ходатайствует о награждении благодарственным письмом губернатора Воронежской области Фамилия Имя Отчество за многолетний добросовестный труд по организации и оказанию медицинской помощи населению области и в связи с выходом на пенсию.

Руководитель департамента                                      И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя

213-00-00

Приложение N 10

к п. п. 3.1.5, 3.2.9

Образец оформления визирования указа

(постановления, распоряжения)

Визирование:

Заместитель губернатора

Воронежской области -

первый заместитель

председателя правительства

Воронежской области                     личная подпись         И.О. Фамилия

00.00.20__

Руководитель департамента

связи и массовых коммуникаций

Воронежской области                     личная подпись         И.О. Фамилия

00.00.20__

Полномочный представитель

губернатора области в Воронежской

областной Думе - руководитель

правового управления правительства

Воронежской области                     личная подпись         И.О. Фамилия

00.00.20__

Начальник отдела развития              Начальник финансово-правового отдела

систем связи и телекоммуникаций        департамента связи и массовых

департамента связи и массовых          коммуникаций Воронежской области

коммуникаций Воронежской области

     личная подпись И.О. Фамилия            личная подпись И.О. Фамилия

00.00.20__                             00.00.20__

213-65-01                              213-65-15

Приложение N 11

к п. п. 3.1.5, 3.2.9, 3.4.4

Образец оформления листа согласования документов

                             ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Наименование  вида  документа  (указ,  постановление, распоряжение, договор

(соглашение)) и заголовок проекта документа _______________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Руководитель структурного

подразделения правительства области,

исполнительного органа

государственной власти области,

других организаций,

представляющих проект _____________________________________________________

                       должность, инициалы, фамилия, личная подпись, дата

Должность руководителя, наименование организации	Инициалы, фамилия	Дата поступления (передачи) проекта, подпись <*>	Замечания, предложения <**>	Личная подпись, дата

--------------------------------

<*> Заполняет лицо, ответственное за делопроизводство в структурных подразделениях правительства области. Проект датируется следующим днем при поступлении после 15.00.

<**> При отсутствии замечаний (предложений) следует указать "Согласовано". При наличии замечаний (предложений) следует указать "Замечания (предложения, заключение) прилагаются".

Приложение N 12

к п. 3.1.7

Образец оформления указа губернатора Воронежской области

Приложение N 13

к п. 3.1.7

Образец оформления распоряжения

губернатора Воронежской области

Приложение N 14

к п. 3.2.10

Образец оформления постановления

правительства Воронежской области

Приложение N 15

к п. 3.2.10

Образец оформления распоряжения

правительства Воронежской области

Приложение N 16

к п. 3.5.2

Образец оформления приказа по основной деятельности

Приложение N 17

к п. 3.5.2

Образец оформления приказа по личному составу

(прием на работу)

Приложение N 18

к п. 3.5.2

Образец оформления приказа по личному составу

(увольнение с работы)

Приложение N 19

к п. 3.6.1

Образец оформления протокола

заседания правительства Воронежской области

Приложение N 20

к п. 3.6.1

Образец оформления протокола заседания

президиума правительства Воронежской области

Приложение N 21

к п. 3.6.2

Образец оформления протокола поручений,

определенных на еженедельном оперативном совещании

у губернатора Воронежской области <*>

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                             Губернатор Воронежской области

                                                               И.О. Фамилия

                                                 "   " _________ 20__  года

                              П Р О Т О К О Л

       поручений, определенных на еженедельном оперативном совещании

                     у губернатора Воронежской области

                      от "   "       20     года    N

N п/п	Поручения	Ответственные исполнители	Сроки исполнения
1.
...
	1. Снять с контроля поручения, определенные протоколами еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области: пунктом 3 протокола от 27 августа 2013 года N ...
	2. Продлить сроки контроля исполнения поручений, определенных протоколами еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области: пунктом 3 протокола от 31 октября 2013 года N ...	И.О. Фамилия И.О. Фамилия	информировать по итогам работы

Ответственным исполнителям информацию о ходе исполнения поручений, данных на еженедельных оперативных совещаниях у губернатора Воронежской области, представлять в установленные сроки до 11.00 на имя губернатора Воронежской области. Рекомендуемый объем информации - до 1 - 3 листов. Информацию о ходе исполнения поручений завершать выводом о состоянии исполнения поручения (поручение исполнено и может быть снято с контроля; поручение остается на контроле; прошу продлить сроки исполнения поручения).

Заместитель руководителя аппарата

губернатора и правительства Воронежской области -

руководитель организационного управления

правительства Воронежской области                              И.О. Фамилия