Указ Губернатора Ивановской области от 13.01.2017 № 5-уг

3.7.11. К составлению документов, указанных в пункте 3.7.7 настоящего Регламента, предъявляется следующие требования:

программа участия Губернатора в мероприятии должна подписываться первым заместителем (заместителем) Председателя Правительства, курирующим соответствующее направление, лицом, временно исполняющим его обязанности в соответствии с распоряжением Губернатора Ивановской области от 20.11.2015 № 222-р «О временном исполнении обязанностей должностными лицами, входящими в структуру Правительства Ивановской области», или руководителем аппарата Правительства;

порядок или сценарий проведения мероприятия должен содержать точное название мероприятия, дату, время и место его проведения, порядок выступления участников, процедуру награждения (если предполагается) с полным указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и места работы награждаемых;

при подготовке мероприятий с участием Губернатора по подписанию соглашений или договоров о сотрудничестве инициаторы мероприятий совместно с управлением материально-технического обеспечения и отделом информационных технологий обеспечивают подготовку помещения, установку соответствующей символики, обеспечение средствами усиления звука и записи, питьевой водой, представительскими ручками, папками, цветами и другими атрибутами (сувенирами, подарками);

при проведении мероприятия в муниципальном образовании Ивановской области направляемые документы подписываются главой муниципального образования Ивановской области и согласовываются с первым заместителем (заместителем) Председателя Правительства (по профилю проводимого мероприятия) и начальником Департамента внутренней политики Ивановской области.

3.7.12. В случае непредставления в управление протокола документов, указанных в пункте 3.7.7 настоящего Регламента, в установленный срок мероприятие с участием Губернатора может быть исключено из плана работы Правительства по согласованию с Губернатором.

3.7.13. В целях обеспечения участия сотрудников отдела контроля КАУ в мероприятиях с участием Губернатора управление протокола за 1 день до мероприятия направляет полный пакет документов в отдел контроля КАУ.

3.7.14. Управление протокола не позднее 16 часов 00 минут дня накануне даты проведения мероприятия направляет полный пакет документов, необходимых для участия Губернатора в мероприятии, в приемную Губернатора, пресс-службу, направляет протокол участия Губернатора в мероприятии и схему движения и стоянки автотранспорта в УРБ.

3.7.15. Перечень поручений, данных Губернатором в ходе проведения мероприятия (принятое по итогам мероприятия решение, итоговый документ, если это предполагается), формируется сотрудниками отдела контроля КАУ, присутствовавшими на мероприятии, и подписывается Губернатором. В случае отсутствия сотрудника отдела контроля КАУ на мероприятии с участием Губернатора итоговый документ с перечнем поручений готовится сотрудником управления протокола, присутствовавшим на мероприятии, и согласовывается с отделом контроля КАУ.

3.7.16. Мероприятия, проводимые в городе Москве, субъектах Российской Федерации и за рубежом, а также с участием иностранных делегаций, прибывающих в Ивановскую область, готовятся в соответствии с Регламентом организации подготовки и проведения мероприятий в сфере международных и внешнеэкономических связей Правительства Ивановской области и исполнительных органов государственной власти Ивановской области, утвержденным постановлением Правительства от 23.11.2012 № 490-п.

3.7.17. УРБ обеспечивает взаимодействие с УМВД России по Ивановской области и при необходимости с УФСБ России по Ивановской области по вопросам обеспечения безопасности проведения мероприятий с участием Губернатора.

3.7.18. Пресс-служба несет ответственность за оповещение и участие представителей средств массовой информации в мероприятиях с участием Губернатора.

3.8. Организация подготовки ежегодного годового

отчетного собрания о результатах деятельности Правительства

3.8.1. Подготовку проведения ежегодного годового отчетного собрания о результатах деятельности Правительства обеспечивает аппарат Правительства.

3.8.2. Для подготовки материалов к ежегодному годовому отчетному собранию о результатах деятельности Правительства первые заместители (заместители) Председателя Правительства направляют не позднее декабря отчетного года в КАУ предварительную информацию о проделанной работе для подготовки проекта доклада Губернатора.

3.8.3. Для подготовки проекта доклада Губернатора направляется следующая информация:

об итогах деятельности за отчетный период с отражением основных показателей социально-экономического развития;

об основных перспективных направлениях развития курируемой сферы на предстоящий год с отражением основных планируемых показателей социально-экономического развития.

3.8.4. В структуру информации входят:

наименование направления;

основные направления работы в отчетном году;

анализ достигнутых результатов (основные показатели, динамика);

планируемые направления деятельности курируемой сферы на предстоящий год (обоснование и планируемые показатели).

3.8.5. Информация предоставляется в соответствии со следующими рекомендациями:

3.8.5.1. Раздел может состоять из нескольких подразделов. В этом случае каждый подраздел должен иметь аналогичную структуру.

3.8.5.2. Наименование подраздела должно быть точным, четким, максимально информационно насыщенным и отражать его содержание. При этом следует избегать излишней детализации в наименовании.

3.8.5.3. Предоставляемая информация должна отражать не только констатацию статистических данных, но и результаты, тенденции развития в описываемом направлении.

3.8.5.4. Для наглядности и лучшего восприятия информации каждый раздел должен содержать фотоматериалы, таблицы, диаграммы, схемы.

3.8.5.5. Объем информации должен быть от 17 000 до 56 000 знаков (с пробелами).

3.8.5.6. Текст печатается шрифтом Times New Roman № 16 через один междустрочный интервал с абзацным отступом 12,5 мм и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

3.8.5.7. Фотоматериалы предоставляются в формате .jpg с минимальным сжатием. Размер фотографий при 300 dpi должен быть не менее 10 x 15 см. Количество предоставляемых фотографий должно быть не менее 10 штук.

3.8.6. Информация подписывается первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства и предоставляется в КАУ.

3.8.7. Не позднее 20 января первые заместители (заместители) Председателя Правительства направляют в КАУ уточненную информацию о проделанной работе для подготовки проекта доклада Губернатора по итогам проведения заседаний коллегий исполнительных органов власти.

3.8.8. Отдел контроля КАУ по результатам обобщения и анализа предоставленной информации имеет право запросить дополнительные материалы, необходимые для подготовки проекта доклада Губернатора.

3.8.9. Отдел контроля КАУ на основе предоставленной первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства информации готовит проект доклада Губернатора, согласовывает его с руководителем аппарата Правительства и за 14 календарных дней до проведения годового отчетного собрания о результатах деятельности Правительства направляет его начальнику пресс-службы для подготовки окончательного варианта доклада Губернатора.

3.8.10. Начальник пресс-службы готовит окончательный вариант доклада Губернатора и представляет его на согласование Губернатору не позднее чем за 7 календарных дней до даты проведения годового отчетного собрания о результатах деятельности Правительства.

3.8.11. Управление протокола готовит проект правового акта о проведении ежегодного годового отчетного собрания о результатах деятельности Правительства (включая смету расходов на проведение данного мероприятия), а также обеспечивает доработку и согласование подготовленного аппаратом Думы списка участников ежегодного годового отчетного собрания о результатах деятельности Правительства.

3.8.12. Проект перечня поручений Губернатора по итогам отчетного собрания о результатах деятельности Правительства, подготовленный отделом контроля КАУ, вносится руководителем аппарата Правительства на подпись Губернатору в течение 45 календарных дней со дня проведения мероприятия.

4. Порядок проведения личных приемов граждан

в Правительстве

4.1. Общие положения

4.1.1. Личные приемы граждан в Правительстве проводятся в здании Правительства по адресу: г. Иваново, ул. Пушкина, д. 11/7.

4.1.2. Личные приемы граждан проводятся в целях реализации конституционного права граждан на обращение, поддержания непосредственных контактов с населением, оперативного решения актуальных вопросов, а также обеспечения контроля за рассмотрением письменных обращений граждан.

4.1.3. Организация и проведение личного приема граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом Ивановской области, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Ивановской области от 31.01.2012 № 4-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Ивановской области», настоящим Регламентом.

4.1.4. Организацию и сопровождение личных приемов граждан в Правительстве осуществляет отдел по работе с обращениями граждан КАУ.

4.2. Организация приемов и запись граждан на личный прием

4.2.1. Личные приемы граждан проводятся первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства, руководителем аппарата Правительства в Правительстве.

4.2.2. В исполнительных органах власти порядок проведения личного приема граждан устанавливается руководителем соответствующего исполнительного органа власти.

4.2.3. Личные приемы граждан в Правительстве проводятся в соответствии с графиком приема граждан членами Правительства, утверждаемым Губернатором один раз в полугодие.

4.2.4. График приема граждан членами Правительства размещается на официальном сайте Правительства и информационном стенде в здании Правительства по адресу: г. Иваново, ул. Пушкина, д. 11/7, не позднее чем за 7 дней до наступления следующего полугодия.

4.2.5. Предварительная запись на личные приемы производится сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан КАУ.

4.2.6. Заместители Председателя Правительства принимают граждан с жалобами на решения, ранее принятые руководителями исполнительных органов власти.

4.2.7. Первые заместители Председателя Правительства принимают граждан с жалобами на решения, ранее принятые заместителями Председателя Правительства.

4.2.8. Заявителю может быть отказано в записи на личный прием в следующих случаях:

если вопросы не относятся к компетенции должностного лица, на прием к которому хотел бы записаться заявитель. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан КАУ разъясняет, в чьем ведении находится решение поставленных вопросов, и предлагает гражданину обратиться к соответствующему должностному лицу либо в орган государственной власти, орган местного самоуправления;

если заявитель обжалует судебное решение;

если с заявителем прекращена переписка по данному вопросу и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов, имеющих существенное значение для рассмотрения обращения;

если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну;

если заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины);

если у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;

если гражданин отказывается изложить содержание своего вопроса.

4.3. Порядок проведения приема граждан и направления ответа

4.3.1. В целях повышения качества проведения личных приемов граждан, а также предотвращения поступления необоснованных жалоб граждан по итогам личного приема в ходе проведения приема сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан КАУ может вестись аудиопротоколирование, о чем все участники личного приема предварительно информируются.

4.3.2. Правом на личный прием в первоочередном порядке обладают отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Ивановской области.

4.3.3. На каждого гражданина, записавшегося на личный прием, сотрудником отдела по работе с обращениями граждан КАУ оформляется карточка личного приема.

4.3.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

4.3.5. Заполненная карточка личного приема гражданина подлежит регистрации в отделе по работе с обращениями граждан КАУ в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в СЭДО.

4.3.6. В случае если изложенная в устном обращении гражданина информация не требует дополнительной проверки и проработки вопроса, ответ на обращение, с согласия гражданина, дается устно в ходе личного приема. При этом в карточке личного приема лицом, проводящим прием, делается соответствующая запись, которая заверяется личной подписью обратившегося лица с указанием даты и времени приема.

4.3.7. В остальных случаях гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4.3.8. Ответ на обращение, как правило, дается за подписью лица, проводившего личный прием. Направление обращения по компетенции в государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, осуществляющие публично значимые функции, должностным лицам или в иные организации возможно, если в ходе личного приема действия данного органа, учреждения либо должностного лица не обжалуются. При этом в ходе личного приема гражданин уведомляется о переадресации его обращения, о чем лицом, проводящим прием, делается соответствующая запись в карточке личного приема.

4.3.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов и в ходе приема он не приводит новых доводов, имеющих существенное значение для рассмотрения обращения.

4.3.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке и в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящим Регламентом.

4.4. Проведение личного приема граждан Губернатором

4.4.1. Губернатор проводит по поручению Президента Российской Федерации прием заявителей в приемной Президента Российской Федерации в Ивановской области два раза в год в соответствии с графиком, утвержденным полномочным представителем Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе.

По решению Губернатора может быть проведен дополнительный личный прием граждан в Правительстве.

4.4.2. На личный прием граждан к Губернатору сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан КАУ записывается не более 6 человек.

4.4.3. Продолжительность приема одного гражданина Губернатором составляет не более 30 минут.

4.4.4. Граждане, желающие записаться на личный прием к Губернатору, должны предварительно подать письменное заявление с предъявлением документа, удостоверяющего его личность.

4.4.5. Основаниями для проведения личного приема гражданина Губернатором являются:

поручение Президента Российской Федерации;

результаты рассмотрения обращений граждан на личных приемах первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства;

решение Губернатора, связанное с поступившим письменным обращением гражданина, а также общественной значимостью вопросов, поднимаемых гражданином;

личная инициатива Губернатора.

4.4.6. Окончательное решение по всем вопросам, касающимся проведения личного приема граждан Губернатором, принимается Губернатором.

5. Порядок работы со служебными документами в Правительстве и исполнительных органах власти

5.1. Общие требования

5.1.1. Делопроизводство в Правительстве и исполнительных органах власти организуется с использованием СЭДО, предназначенной для регистрации и учета документов, а также контроля за их исполнением.

5.1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящим Регламентом порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее в настоящем разделе также – подразделение) и в исполнительных органах власти возлагается на их руководителей.

5.1.3. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы со служебными документами в подразделениях или исполнительных органах власти назначаются ответственные за делопроизводство, на которых возлагаются следующие основные функции:

прием, учет и распределение поступающих документов;

направление документов на рассмотрение руководителю соответствующего подразделения или исполнительного органа власти и, после получения соответствующей резолюции, исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения или исполнительного органа власти документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении или исполнительном органе власти;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

подготовка проектов резолюций и служебных писем за подписью руководителя подразделения или исполнительного органа власти;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения или исполнительного органа власти;

прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в подразделении или исполнительном органе власти, и по электронной почте;

организация использования в подразделении или исполнительном органе власти средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение или исполнительный орган власти государственных гражданских служащих Ивановской области и работников (далее – гражданские служащие и работники) по вопросам организации работы с документами.

5.1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется отделом делопроизводства КАУ.

5.1.5. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

5.1.6. С содержанием проектов документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.1.7. Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытием в служебную командировку, а также в случае предполагаемой временной нетрудоспособности, освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы Ивановской области, увольнения гражданские служащие и работники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы гражданским служащим и работникам аппарата Правительства или исполнительных органов власти, исполняющим их должностные обязанности.

5.1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются РВЗ, пресс-службой, руководителями исполнительных органов власти, в отдельных случаях – иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Губернатора или соответствующих руководителей.

5.1.9. Документационное взаимодействие между Правительством и исполнительными органами власти, а также документационное взаимодействие внутри аппарата Правительства осуществляется только в рамках СЭДО (за исключением документов, в соответствии с действующим законодательством требующих направления исключительно в бумажном виде).

5.1.10. Эксплуатация СЭДО осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ивановской области и настоящим Регламентом.

5.1.11. Формирование дел, их хранение и справочная работа организуются в Правительстве в соответствии с приказом руководителя аппарата Правительства от 13.01.2012 № 1-од «Об утверждении Порядка формирования, учета, хранения и уничтожения дел в аппарате Правительства Ивановской области» (далее – приказ руководителя аппарата Правительства от 13.01.2012 № 1-од).

5.1.12. Структура отнесения документов к делам определяется утвержденными номенклатурами дел Правительства и исполнительных органов власти. Справочник номенклатуры дел в СЭДО формируется администратором СЭДО на основании утвержденных номенклатур дел Правительства и исполнительных органов власти.

5.1.13. Информацию о включении документов в дела сотрудники  отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти вносят в РКК документов.

5.1.14. Данные о зарегистрированных документах, резолюциях (инициативных поручениях) и заданиях хранятся в СЭДО не менее 5 лет.

5.1.15. Авторизация в СЭДО осуществляется посредством доменной учетной записи пользователя СЭДО.

5.1.16. Запрещается сообщать логин и пароль доменной учетной записи иным лицам.

5.2. Оформление служебных документов,

решений, принятых на совещаниях, заседаниях

5.2.1. Служебные документы, создаваемые в Правительстве или исполнительных органах власти, решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются в соответствии с порядком работы со служебными документами в Правительстве и исполнительных органах власти, утвержденным распоряжением Губернатора от 18.11.2010 № 324-р «Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области».

5.2.2. Протоколы совещаний у Губернатора, заседаний консультативных и совещательных органов, создаваемых Губернатором и Правительством, совещаний, проводимых РВЗ, руководителями исполнительных органов власти, подписываются соответствующими должностными лицами в СЭДО.

5.2.3. Исполнители протокола при его направлении на утверждение в поле «Кому» указывают должностных лиц, участвующих в СЭДО, которым необходимо направить протокол, и прикрепляют к РКК протокола файл указателя рассылки лицам, не участвующим в СЭДО. После утверждения (подписания) протокол передается по СЭДО в отдел делопроизводства КАУ или соответствующее подразделение исполнительного органа власти для регистрации, а в случае, если протокол необходимо направить в организацию, не входящую в состав участников СЭДО, - для копирования, заверения копий протокола и рассылки.

5.3. Прием, обработка, регистрация и распределение

входящих документов

5.3.1. Прием и отправка служебных документов, запросов и обращений в Правительстве или исполнительных органах власти осуществляются следующими способами:

по СЭДО;

с использованием межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

фельдъегерской службой;

через почтовое отделение связи;

нарочными;

с использованием телеграфной, телефонной и факсимильной связи;

с использованием электронной почты;

через размещение на сайте Правительства;

на личном приеме.

5.3.2. Прием и отправка документов в Правительстве или исполнительных органах власти производятся централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.

Прием документов в Правительстве осуществляется по адресу: г. Иваново, ул. Пушкина, д. 11/7.

5.3.3. Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации.

5.3.4. При приеме служебных документов, принесенных нарочным, по его просьбе на копии документа (при ее наличии) проставляется штамп Правительства или исполнительного органа власти с указанием даты поступления документа в Правительство или исполнительный орган власти.

5.3.5. Документы, поступившие в Правительство во внеслужебное время, в выходные и праздничные дни, принимаются в Правительстве дежурной службой Губернатора с последующей передачей в отдел делопроизводства КАУ для их обработки не позднее 9 часов 30 минут следующего рабочего дня.

5.3.6. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих в Правительство или исполнительный орган власти документов производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства КАУ или соответствующим подразделением исполнительного органа власти. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю в день получения документа с пояснением причины возврата.

5.3.7. Регистрация поступивших документов (письма, обращения, запросы) производится в отделе делопроизводства КАУ или соответствующем подразделении исполнительного органа власти с вводом информации о них в РКК документа.

5.3.8. Регистрация и обработка поступивших в Правительство письменных обращений граждан осуществляются в отделе по работе с обращениями граждан КАУ в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящим Регламентом. Обращения граждан в электронном виде направляются через Общественную интернет-приемную на сайте Правительства либо на адрес электронный почты, указанный на официальном сайте Правительства.

5.3.9. Регистрация и учет проектов правовых актов, внесенных Губернатору и в Правительство в порядке, установленном настоящим Регламентом, а также регистрация правовых актов органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области осуществляются в ГПУ.

5.3.10. Регистрация и учет хозяйственных договоров (контрактов) Правительства осуществляются в управлении материально-технического обеспечения.

5.3.11. Все конверты с поступившими в Правительство или исполнительные органы власти документами, за исключением конвертов, имеющих пометку «Лично», вскрываются. Конверт с пометкой «Лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

5.3.12. Прием документов на регистрацию в Правительстве от сторонних организаций и граждан, не являющихся участниками межведомственного электронного взаимодействия (СЭДО, МЭДО), производится с понедельника по четверг с 9 часов 00 минут до 13 часов 00 минут и с 13 часов 45 минут до 18 часов 00 минут, в пятницу с 9 часов 00 минут до 13 часов 00 минут и с 13 часов 45 минут до 16 часов 45 минут по адресу: г. Иваново, ул. Пушкина, д. 11/7.

В исполнительных органах власти порядок и время приема корреспонденции соответствующим подразделением устанавливаются приказом руководителя исполнительного органа власти.

5.3.13. При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и целостность упаковок. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства КАУ или соответствующем подразделении исполнительного органа власти, второй экземпляр приобщается к поступившему материалу, третий экземпляр направляется отправителю документа.

5.3.14. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. В указанных случаях конверты сканируются так, чтобы были видны и читались почтовые штампы отправки и получения, и прикрепляются к РКК соответствующего документа. Если документ относится по номенклатуре дел к документам постоянного хранения, то конверт сохраняется в бумажном виде и приобщается к делу.

5.3.15. На всех документах, поступивших в отдел делопроизводства КАУ, распечатывается регистрационный штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления), кроме документов, поступивших по МЭДО, с использованием электронной почты и размещенных на сайте Правительства. В случае необходимости допускается распечатывание регистрационного штампа на чистом листе формата А4 с приложением его к поступившему документу.

5.3.16. Документы, требующие срочного рассмотрения: с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», а также документы и телеграммы, в тексте которых указан срок, предусматривающий представление ответа в течение не более 10 дней, направляются на рассмотрение соответствующим должностным лицам незамедлительно.

В случае направления документа в отдел контроля КАУ для подготовки проекта резолюции Губернатора или руководителя аппарата Правительства копия такого документа по СЭДО направляется в адрес первого заместителя (заместителя) Председателя Правительства для организации исполнения. Ответственный сотрудник отдела делопроизводства КАУ информирует сотрудника отдела контроля КАУ, которому распределяется документ, о поступлении документа, требующего срочного рассмотрения, о чем проставляется отметка в РКК.

Работа с копией документа осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.5 настоящего Регламента, с последующей корректировкой исполнения в соответствии с утвержденной резолюцией.

5.3.17. Документы на бумажном носителе, поступившие соответствующему руководителю без регистрации, незамедлительно передаются для сканирования и последующей регистрации в отдел делопроизводства КАУ, соответствующее подразделение исполнительного органа власти и затем направляются по СЭДО исполнителям.

5.3.18. Помощник руководителя/ответственный за делопроизводство готовит проект резолюции, который направляет для утверждения руководителю.

5.3.19. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

5.3.20. Регистрации подлежат все документы, требующие ответа, учета, или для использования в справочных целях.

5.3.21. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские документы);

рекламные проспекты;

приглашения на семинары, курсы, оформленные в виде рекламных листовок, буклетов и не имеющие конкретного обращения;

печатные издания (газеты, журналы, за исключением статей из СМИ, на которые наложена резолюция РВЗ, руководителей исполнительных органов власти);

статистические данные (сводные справки, таблицы, сборники, за исключением тех, по которым дано поручение РВЗ, руководителей исполнительных органов власти);

внутренняя переписка (акты, служебные, докладные записки, кроме относящихся к вопросам, содержащимся в какой-либо ранее зарегистрированной переписке);

поздравления.

5.3.22. На регистрируемый документ создается РКК входящего документа, которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа.

Сотрудник отдела делопроизводства КАУ, ответственный за регистрацию, заполняет обязательные поля РКК входящего документа: наименование вида документа, входящий регистрационный номер, дата регистрации, корреспондент, исходящий номер (в случае, если документ поступил без исходящего номера, данное поле автоматически заполняется значением - б/н), информация о лице, подписавшем письмо, содержание документа, информация о том, кому направлен документ (адресаты).

5.3.23. Для регистрации обращений граждан создаются РКК входящего документа с видом документа «Обращение».

5.3.24. На нерегистрируемые документы РКК не создаются. Нерегистрируемые документы передаются по назначению на бумажном носителе.

5.3.25. Данные о зарегистрированных документах и документы хранятся в СЭДО в соответствии со сроками, определенными номенклатурой дел Правительства  или исполнительных органов власти.

5.3.26. Распределение входящих документов:

5.3.26.1. Отдел делопроизводства КАУ распределяет поступившую корреспонденцию между первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей, руководителем аппарата Правительства и структурными подразделениями аппарата Правительства в соответствии с их компетенцией. Обращения, поступившие из федеральных структур, направляются также в отдел контроля КАУ.

В случае необходимости первые заместители (заместители) Председателя Правительства в срок не более 25 дней информируют Губернатора об итогах проработки поставленных в обращении вопросов и вносят предложения по их решению.

В случае если должностное лицо, которому был направлен документ, считает, что документ направлен ему ошибочно, оно в течение 2 рабочих дней со дня поступления документа направляет соответствующее пояснение в адрес руководителя аппарата Правительства о причинах возврата документа с указанием должностного лица, в компетенцию которого входит рассмотрение вопросов, обозначенных в данном документе. В случае если ошибочно направленный документ носит срочный характер, его возврат в Правительство с соответствующими пояснениями осуществляется незамедлительно.

Должностное лицо, которому поступил на рассмотрение документ, имеет право запросить информацию по вопросам, затронутым в обращении и не входящим в его компетенцию, у РВЗ, за исключением Губернатора, а также у глав муниципальных образований Ивановской области по вопросам, отнесенным федеральным законодательством к вопросам местного значения. При необходимости в оперативном получении информации (в том числе если срок исполнения поручения по документу составляет менее 10 дней) она может быть запрошена непосредственно от исполнительного органа власти, к сфере деятельности которого относится затрагиваемый в обращении вопрос.

Должностное лицо, которому поступил на рассмотрение документ, несет ответственность за его всестороннее и своевременное рассмотрение.

5.3.26.2. Все приглашения, поступившие в адрес Губернатора и в Правительство, независимо от уровня участия должностных лиц в мероприятии, направляются в управление протокола.

Приглашения на имя Губернатора на заседание Государственного совета Российской Федерации, заседание Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, совещания в федеральных органах государственной власти, требующие личного участия Губернатора, направляются также в отдел контроля КАУ и приемную Губернатора.

В случае если в приглашении обозначены два и более вопроса, относящиеся к компетенции разных первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, такие приглашения направляются в отдел контроля КАУ для подготовки поручения Губернатора или руководителя аппарата Правительства.

Иные приглашения, поступившие в адрес Губернатора, направляются членам Правительства, в структурные подразделения аппарата Правительства, к чьей компетенции относится проводимое мероприятие.

Приглашения, поступившие в адрес членов Правительства, руководителей исполнительных органов власти, структурных подразделений аппарата Правительства, передаются в соответствующие подразделения на бумажном носителе без регистрации. При необходимости помощники руководителя/ответственные за делопроизводство направляют их копии в управление протокола.

Члены Правительства после проработки целесообразности участия Губернатора в мероприятии на еженедельном оперативном совещании вносят Губернатору предложения по участию в соответствующем мероприятии.

Управление протокола обеспечивает ведение реестра всех приглашений и представляет на еженедельных оперативных совещаниях у Губернатора предложения по участию Губернатора и членов Правительства в мероприятиях.

В случае проведения мероприятия в срок, не позволяющий заблаговременно доложить по существу мероприятия на еженедельном оперативном совещании Губернатора, соответствующий член Правительства за 3 рабочих дня до мероприятия вносит Губернатору предложения о целесообразности участия в мероприятии.

5.3.26.3. Приглашения от органов местного самоуправления направляются для рассмотрения в Департамент внутренней политики Ивановской области, который в течение 2 рабочих дней информирует о поступившем обращении должностное лицо, определенное Губернатором куратором муниципального образования Ивановской области.

Заместитель Председателя Правительства, осуществляющий непосредственный контроль за деятельностью Департамента внутренней политики Ивановской области, после проработки целесообразности участия Губернатора в мероприятии на еженедельном оперативном совещании вносит Губернатору предложения по участию в соответствующем мероприятии.

В случае проведения мероприятия в срок, не позволяющий заблаговременно доложить по существу мероприятия на еженедельном оперативном совещании Губернатора, заместитель Председателя Правительства, осуществляющий непосредственный контроль за деятельностью Департамента внутренней политики Ивановской области, за 3 рабочих дня до мероприятия вносит Губернатору предложения о целесообразности участия в мероприятии.

5.3.26.4. Уведомления о проведении публичных мероприятий принимаются сотрудником отдела делопроизводства КАУ с обязательным проставлением отметки о дате и точном времени поступления документа и после регистрации направляются в Департамент внутренней политики Ивановской области и УРБ для организации исполнения.

5.3.26.5. Обращения, поступившие от исполнительных органов власти, органов местного самоуправления, общественных организаций, содержащие просьбы о выделении денежных средств, после регистрации направляются для рассмотрения первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

5.3.26.6. Документы, касающиеся выделения денежных средств из резервного фонда Правительства, после регистрации направляются в отдел контроля КАУ для подготовки поручения Губернатора.

5.3.26.7. Корреспонденция, поступающая от издательств, касающаяся подписок на журналы и газеты, направляется для рассмотрения в пресс-службу. Если в обращениях издательств содержатся предложения об интервью, публикациях о регионе, они также направляются в пресс-службу, которая во взаимодействии с пресс-секретарями первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства рассматривает их и при необходимости вносит предложения Губернатору, руководителю аппарата Правительства либо первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства.

5.3.26.8. Документы от соисполнителей (в случае если поручение дается нескольким исполнителям), а также от должностных лиц, которым документ направлялся в порядке информации, поступающие на имя Губернатора, возвращаются отделом делопроизводства КАУ без объяснений.

5.3.27. При изменении данных корреспондента сотрудник отдела делопроизводства КАУ или отдела по работе с обращениями граждан КАУ должен откорректировать соответствующую карточку юридического или физического лица.

5.3.28. Поле РКК «Получатели» заполняется на основе информации об адресатах документа.

5.3.29. Инициативные документы руководителей исполнительных органов власти в адрес Губернатора и документы руководителей исполнительных органов власти во исполнение поручений Губернатора направляются для регистрации в отдел делопроизводства КАУ.

Инициативные документы исполнительных органов власти в адрес первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, руководителей исполнительных органов власти, структурных подразделений аппарата Правительства и документы исполнительных органов власти во исполнение поручений первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителей исполнительных органов власти регистрируются в соответствующем подразделении исполнительного органа власти и направляются первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства, руководителю аппарата Правительства, руководителям исполнительных органов власти, структурных подразделений аппарата Правительства без централизованной регистрации в отделе делопроизводства КАУ.

5.3.30. Для документов, поступивших без указания конкретного адресата, получателями указываются первые заместители (заместители) Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей, руководитель аппарата Правительства, руководители соответствующих структурных подразделений аппарата Правительства или исполнительных органов власти в соответствии с их компетенцией.

5.3.31. После заполнения РКК сотрудник отдела делопроизводства КАУ присваивает документу регистрационный номер и распечатывает регистрационный штамп и штрих-код на первой странице бумажного документа либо на листе формата А4 при отсутствии возможности проставления регистрационного штампа и штрих-кода на первой странице бумажного документа. Регистрационный номер присваивается в автоматическом или ручном режиме. Автоматический номер формируется на основе преднастроенных нумераторов, учитывающих данные РКК.

5.3.32. Зарегистрированный бумажный документ (со всеми приложениями к документу, в случае их наличия) сотрудник отдела делопроизводства КАУ в результате сканирования (в формате .tiff или в формате .pdf одним файлом с черно-белым разрешением 300 dpi) переводит в электронный образ и прикрепляет к РКК. При необходимости электронные образы приложений к документу прикрепляются как отдельные файлы. Документы, поступившие от сторонних организаций по электронной почте, сканированию не подлежат и прикрепляются к РКК в том формате, в каком были направлены.

При подготовке внутренних документов, подготовленных по поручению Губернатора и направляемых на имя Губернатора, исполнитель прикрепляет к РКК также версию документа в формате Word. При отсутствии файла в формате Word документ может быть возвращен исполнителю отделом делопроизводства КАУ.

5.3.33. Документы, не подлежащие разброшюровке, могут не сканироваться. Такие документы передаются в бумажном виде параллельно с передачей РКК.

5.3.34. Зарегистрированный документ передается получателям сотрудником, зарегистрировавшим документ. Передача документа, на который заведена РКК, выполняется в СЭДО, при этом автоматически формируются задания на рассмотрение для каждого получателя.

5.3.35. При передаче документа в бумажном виде в РКК документа ставится отметка о передаче бумажного документа.

5.3.36. Передача зарегистрированного документа на рассмотрение получателям должна выполняться в день регистрации документа.

5.3.37. Документы, ошибочно поступившие в структурное подразделение аппарата Правительства, незамедлительно возвращаются в отдел делопроизводства КАУ с обоснованием возврата.

5.3.38. При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденными номенклатурами дел Правительства или исполнительных органов власти.

5.3.39. Рассмотрение документа в СЭДО предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, утверждение резолюции.

5.3.40. Подготовка проекта резолюции, утверждение резолюции:

5.3.40.1. На корреспонденцию, поступающую в адрес Губернатора, готовятся проекты резолюций Губернатора, руководителя аппарата Правительства.

5.3.40.2. При подготовке проекта резолюции учитываются распределение обязанностей между первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства, полномочия руководителя аппарата Правительства, структурных подразделений аппарата Правительства или исполнительных органов власти, должностные обязанности исполнителей.

5.3.40.3. Резолюции по исполнению документов, поступивших на имя Губернатора, утверждает Губернатор, руководитель аппарата Правительства или иное уполномоченное должностное лицо. Содержащиеся в резолюциях поручения обязательны для исполнения первыми заместителями (заместителями) Председателя Правительства, руководителями исполнительных органов власти, иными должностными лицами, указанными в качестве исполнителей поручения.

5.3.40.4. В случае отсутствия Губернатора резолюции по исполнению документов, поступивших на имя Губернатора, утверждает уполномоченное им должностное лицо.

В случае отсутствия руководителя аппарата Правительства, руководителя исполнительного органа власти резолюции по исполнению документов, поступивших на его имя, утверждает лицо, официально замещающее руководителя аппарата Правительства, руководителя исполнительного органа власти.

5.3.40.5. Если задание поступило должностному лицу, имеющему помощника руководителя/ответственного за делопроизводство, то помощник руководителя/ответственный за делопроизводство после проверки правильности поступления документа готовит проект резолюции или выполняет передачу поступившего задания руководителю на личное рассмотрение. В случае ошибочного направления выполняется переметка на сотрудника, передавшего документ на рассмотрение, с обоснованием причины возврата документа.

5.3.40.6. Резолюция оформляется на бланке, в СЭДО либо на самом документе.

5.3.40.7. Документ может иметь несколько резолюций.

5.3.40.8. Для пункта проекта резолюции должны быть определены следующие реквизиты:

перечень исполнителей;

текст поручения;

ФИО руководителя, подписывающего и утверждающего резолюцию.

5.3.40.9. При необходимости определяются дополнительные признаки:

ответственный исполнитель;

срок исполнения;

признак контроля, отметка о контроле (отметку о контроле за исполнением документа обозначают штампом «Контроль», если резолюция оформляется на бланке, либо проставляется признак контроля в РКК);

проверяющий сотрудник;

необходимость представления документа во исполнение либо отчета.

5.3.40.10. Фамилия, имя и отчество сотрудника, подготовившего проект резолюции, фиксируются системой автоматически. Пункту проекта резолюции может быть присвоен уникальный регистрационный номер.

5.3.40.11. Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и, по их усмотрению, для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения поручения.

5.3.40.12. Подготовленный проект резолюции передается на утверждение руководителю, от имени которого дается поручение.

5.3.40.13. При поступлении должностному лицу документов, не требующих исполнения, поступивших для сведения, в РКК документа после ознакомления проставляется отметка об исполнении либо готовится и утверждается резолюция о направлении данного документа для сведения заинтересованным лицам.

5.3.40.14. Должностное лицо, в адрес которого поступили документы по вопросам, требующим доклада Губернатору, утверждает резолюцию и направляет ее исполнителям для проработки вопроса, а также имеет право запросить необходимую для решения вопроса информацию у других должностных лиц в соответствии с подпунктом 5.3.26.1 настоящего Регламента.

5.3.40.15. При утверждении резолюции в СЭДО автоматически создаются задания на исполнение для каждого исполнителя, указанного в резолюции.

5.3.40.16. При необходимости в РКК может быть создано несколько резолюций.

5.3.40.17. При необходимости утвержденная резолюция может быть отозвана до момента взятия ее в работу исполнителем.

5.3.40.18. Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

5.3.40.19. На бланке резолюции указываются также фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего проект резолюции.

5.3.41. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство, направляются в Департамент экономического развития и торговли Ивановской области для организации перевода и затем при необходимости в срок не более 5 дней подлежат возврату в отдел делопроизводства КАУ для регистрации и последующей передачи для рассмотрения РВЗ.

5.3.42. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день регистрации. Нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.

5.4. Оформление, регистрация и отправка исходящих документов

5.4.1. Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются РВЗ, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства, исполнительных органов власти в соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально замещающими.

5.4.2. Подготовка исходящего документа производится в электронном виде.

5.4.3. Подготовке в СЭДО подлежат все исходящие документы аппарата Правительства и исполнительных органов власти, кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и документов, содержащих информацию ограниченного распространения (документы с пометкой «Для служебного пользования»).

5.4.4. При подготовке исходящих документов в бумажном виде письма оформляются на бланках писем на листах формата А4.

5.4.5. При большом количестве листов в приложении к документу допускается печатать текст приложения на листах формата А5 10 или 12 шрифтом.

5.4.6. Используются следующие бланки:

бланк Губернатора, право подписи на котором имеет Губернатор или лицо, официально замещающее Губернатора;

бланки первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, право подписи на которых имеют указанные должностные лица;

бланк Правительства, право подписи на котором имеют Губернатор, лицо, в установленном порядке исполняющее обязанности Председателя Правительства, первые заместители (заместители) Председателя Правительства, руководитель аппарата Правительства;

бланк аппарата Правительства, право подписи на котором имеют заместители руководителя аппарата Правительства, руководители структурных подразделений аппарата Правительства;

бланки исполнительных органов власти.

5.4.7. Отчеты, обращения, запрашиваемая информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства Российской Федерации, министров и глав субъектов Российской Федерации направляются за подписью Губернатора или лица, исполняющего обязанности Губернатора.

Ответы на депутатские запросы и запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации направляются за подписью того должностного лица, в адрес которого был направлен запрос.

5.4.8. Члены Правительства, руководители исполнительных органов власти имеют право направлять отчеты, обращения, запрашиваемую информацию в Администрацию Президента Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, министерства и ведомства в безличной форме.

5.4.9. Исходящие документы, направляемые в сторонние организации без использования СЭДО, принимаются для сканирования и последующей отправки: в случае направления документа в один адрес – в 1 экземпляре, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе.

5.4.10. После исполнения документа при направлении ответа автору обращения исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения. При регистрации документа в СЭДО такой номер вводится в режиме ручной нумерации.

5.4.11. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел. При регистрации инициативного документа регистратор автоматически присваивает РКК исходящего документа регистрационный номер.

5.4.12. Подготовка исходящих документов в электронном виде:

5.4.12.1. Для подготовки исходящего документа исполнитель документа создает в СЭДО РКК исходящего документа.

5.4.12.2. В РКК исходящего документа должны быть заполнены следующие обязательные поля: вид документа, содержание, которое должно соответствовать заголовку документа, ФИО исполнителя, ФИО должностного лица, подписывающего документ, способ доставки, при необходимости должна быть также установлена связь с другим документом.

5.4.12.3. Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются РВЗ, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства (если это право оговорено в положениях о структурных подразделениях аппарата Правительства, которые они возглавляют), руководителями исполнительных органов власти в соответствии с положениями об исполнительных органах власти, которые они возглавляют, либо лицами, исполняющими обязанности указанных в настоящем подпункте должностных лиц.

5.4.12.4. К РКК исходящего документа должны быть прикреплены файлы документа и его приложений. В случае большого объема документа допустимо раздельное сканирование основного документа и его приложений. При этом файл основного документа (сопроводительного письма) должен следовать первым в перечне файлов, прикрепленных к РКК. Приложения к документу должны быть прикреплены в порядке их нумерации.

5.4.12.5. При необходимости исполнитель вводит комментарии к составу файлов или содержанию документа.

5.4.12.6. Если документ связан с другими документами (входящим запросом, обращением гражданина, распорядительным документом и т.д.), РКК которых уже созданы в СЭДО, исполнитель устанавливает связи документа с этими РКК.

5.4.12.7. Для подготовленной РКК исходящего документа исполнитель формирует маршрут согласования и направляет на согласование.

5.4.12.8. Состав согласующих, тип подписи и последовательность согласования определяются в соответствии с положениями правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора и Правительства. Лицо, подписывающее документ, должно быть указано последним в списке согласующих с типом подписи «утверждение».

5.4.12.9. Согласующий при поступлении задания на согласование должен просмотреть файлы, поступившие на согласование, при необходимости внести правки в текст документа или прикрепить ответный файл. Замечания могут быть внесены в текстовом виде в карточке задания на согласование.

5.4.12.10. В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту исходящего документа правки вносятся в текст файла документа (с выделением этих правок по тексту). Созданная в автоматическом режиме версия файла документа должна быть подписана согласующим лицом.

5.4.12.11. Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, то замечания излагаются в отдельном файле и прикрепляются как ответный файл в карточке задания на согласование.

5.4.12.12. После просмотра (корректировки) файлов согласующий проставляет отметку о принятом решении (согласовано или не согласовано) для каждого файла документа. При отказе в согласовании файла проставляется виза «не согласовано», при согласии с содержанием проекта исходящего документа (в том числе при наличии несущественных замечаний) проставляется виза «согласовано».

5.4.12.13. Согласованный файл должен быть подписан согласующим лицом.

5.4.12.14. После принятия решения по каждому файлу согласующий должен отметить задание как исполненное.

5.4.12.15. Если для согласующего лица в СЭДО назначен помощник руководителя/ответственный за делопроизводство, при поступлении задания на согласование помощник руководителя/ответственный за делопроизводство должен выполнить переметку задания на руководителя или его заместителя (в случае длительного отсутствия согласующего – командировка, отпуск и т.п.).

5.4.12.16. Согласующее лицо может расписать документ на согласование своим сотрудникам. При этом визой согласования будет считаться только решение согласующего, а не его подчиненных.

5.4.12.17. Задание на согласование может быть выполнено замещающим сотрудником в случаях, предусмотренных правовыми актами и организационно-распорядительными документами Губернатора и Правительства. При визировании с замещением в листе согласования будет сформирована запись «Согласовано <Ивановым> за <Петрова>». Возможность выполнения согласования заместителем (исполняющим обязанности) в СЭДО настраивается уполномоченным администратором СЭДО после представления документов, подтверждающих полномочия заместителей (исполняющих обязанности).

5.4.12.18. После завершения согласования исполнитель документа вносит замечания и правки в новую версию файлов и запускает новый цикл согласования.

5.4.12.19. После того как документ будет согласован без замечаний всеми согласующими, исполнитель назначает согласованную версию файлов финальной и направляет документ для регистрации и последующей отправки в отдел делопроизводства КАУ, если документ может быть отправлен по СЭДО, и на подпись соответствующему руководителю, если документ может быть направлен в стороннюю организацию только в бумажном виде.

5.4.12.20. Для отслеживания передачи экземпляра документа, согласующегося в бумажном виде, исполнитель документа вносит факт передачи документа в РКК.

5.4.13. Регистрация и отправка исходящего документа:

5.4.13.1. Сотрудник отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти при поступлении исходящего документа проверяет наличие всех необходимых реквизитов письма и правильность оформления документа и РКК.

5.4.13.2. После проверки РКК, правильности оформления документа и приложений к нему (в случае наличия приложений), сотрудник отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти присваивает документу регистрационный номер.

5.4.13.3. Отправка документов из Правительства или исполнительных органов власти производится централизованно через отдел делопроизводства КАУ или соответствующее подразделение исполнительного органа власти после проверки и регистрации документа.

5.4.13.4. При отправке документов проверяется наличие:

адреса с индексом;

исходящего номера и даты;

заголовка к письму;

отметки об исполнителе;

указанных в тексте приложений;

подписи на документе.

Исходящие письма, подписанные членами Правительства, являющимися одновременно руководителями исполнительных органов власти, регистрируются и направляются соответствующими подразделениями исполнительных органов власти, которые они возглавляют.

5.4.13.5. Сотрудник отдела делопроизводства КАУ или соответствующего подразделения исполнительного органа власти, занимающийся отправкой документов, имеет право в случае неправильного оформления документа или РКК:

вернуть документ исполнителю с указанием причин возврата;

пригласить исполнителя по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

5.4.14. Документы срочного характера, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, передаются в отдел делопроизводства КАУ для отправки фельдъегерской связью до 15 часов 30 минут.

5.4.15. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, и производится в отделе делопроизводства КАУ, соответствующем подразделении исполнительного органа власти под подпись получателя.

5.5. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства или исполнительных органах власти

5.5.1. В структурном подразделении аппарата Правительства или исполнительном органе власти учет поступления документов ведется в журналах регистрации в электронном виде.

5.5.2. О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.

5.5.3. Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

5.5.4. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя, о чем лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, делает соответствующие отметки в СЭДО.

5.5.5. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в РКК документа в СЭДО.

5.5.6. Руководители структурных подразделений аппарата Правительства или исполнительных органов власти обеспечивают:

оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей;

контроль за качественным исполнением документа по существу содержащегося в нем вопроса.

5.5.7. Исполнитель обеспечивает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение, согласование) руководством;

подготовку документа к пересылке адресату.

5.5.8. Вся необходимая информация заносится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в РКК документа в СЭДО.

5.5.9. Информация о документах, поступивших в подразделение на бумажных носителях, хранится у ответственного за ведение делопроизводства в подразделении 5 лет.

5.5.10. Исполненные документы, поступившие в подразделение в бумажном виде, в 10-дневный срок передаются сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в отдел делопроизводства КАУ или соответствующее подразделение исполнительного органа власти для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.5.11. Выдача служебных документов из дел, сформированных в Правительстве и находящихся на хранении в отделе делопроизводства КАУ (для работы, ознакомления, представления в суды и т.д.), в исполнительные органы власти и другие организации допускается в исключительных случаях и производится строго на основании их письменных запросов, с разрешения Губернатора либо руководителя аппарата Правительства, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.5.12. Порядок выдачи служебных документов в исполнительных органах власти определяется приказами (распоряжениями) их руководителей.

5.6. Подготовка проектов поручений РВЗ,

руководителей исполнительных органов власти

5.6.1. Проекты поручений Губернатора или руководителя аппарата Правительства подготавливаются сотрудниками КАУ, управления государственной службы и кадров, ГПУ.

5.6.2. Сотрудники КАУ имеют право возвращать документ на доработку в случае несоответствия его оформления порядку работы со служебными документами в Правительстве и исполнительных органах власти, утвержденному распоряжением Губернатора от 18.11.2010 № 324-р.

Сотрудники отдела контроля КАУ имеют право перенаправлять первым заместителям (заместителям) Председателя Правительства, руководителю аппарата Правительства документы, поступившие в адрес Губернатора для сведения либо содержащие вопросы, не требующие решений Губернатора.

5.6.3. Проекты поручений первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителей исполнительных органов власти подготавливаются помощниками руководителя/ответственными за делопроизводство.

5.6.4. Для поручения РВЗ, руководителей исполнительных органов власти в СЭДО в папке «Новая корреспонденция на руководителя» открывается задание, которое расписывается путем нажатия кнопки «Взять в работу и создать резолюцию». При открытии диалогового окна создания резолюции на вкладке «Резолюция» заполняются параметры резолюции (исполнители, текст поручения, при необходимости срок исполнения поручения, отметки о предоставлении документа или отчета во исполнение).

5.6.5. При необходимости постановки поручения на соответствующий контроль указываются параметры контроля (централизованный или локальный (самоконтроль)). Проект резолюции сохраняется, и делается отметка о его передаче на утверждение руководителю. При этом проект резолюции перемещается в папку «Проекты резолюции - На утверждении». Руководитель открывает в папке проект нужной резолюции, при необходимости вносит в проект резолюции изменения и нажимает кнопку «Утвердить».

5.6.6. Если поручение РВЗ, руководителей исполнительных органов власти связано с исполнением других документов, в РКК поручения должна быть установлена связь с соответствующим документом.

5.6.7. Исполнение заданий, сформированных после утверждения резолюции в СЭДО, осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.8 настоящего Регламента.

5.6.8. Контроль сроков исполнения поручений Губернатора и руководителя аппарата Правительства осуществляется КАУ в порядке, установленном настоящим Регламентом.

5.6.9. Контроль исполнения поручений первых заместителей (заместителей) Председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, руководителей исполнительных органов власти осуществляется помощниками руководителя/ответственными за делопроизводство.

5.7. Подготовка инициативного поручения

5.7.1. При подготовке поручения без документа в СЭДО создается карточка инициативного поручения.

5.7.2. Инициативное поручение может включать один или несколько пунктов. Для пункта поручения должны быть определены следующие реквизиты: перечень исполнителей, текст поручения, ФИО сотрудника, подписывающего и утверждающего поручение. При необходимости определяются дополнительные признаки:

ответственный исполнитель;

срок исполнения;

признак контроля;

проверяющий сотрудник.

5.7.3. Фамилия, имя и отчество сотрудника, подготовившего проект инициативного поручения, фиксируются системой автоматически.

5.7.4. Если проект инициативного поручения подготовлен помощником руководителя/ответственным за делопроизводство, проект инициативного поручения должен быть направлен на утверждение руководителю структурного подразделения.

5.7.5. После утверждения проекта инициативного поручения в СЭДО автоматически создаются задания на исполнение для всех сотрудников, указанных в качестве исполнителей поручения.

5.7.6. Исполнение заданий осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.8 настоящего Регламента.

5.7.7. Контроль исполнения заданий осуществляется в порядке, установленном подразделом 5.9 настоящего Регламента.

5.8. Исполнение документа, резолюции или поручения,

организация контроля и исполнения контрольных поручений

5.8.1. Исполнитель, получивший задание после утверждения резолюции (инициативного поручения), должен взять задание в работу.

5.8.2. Для организации работ по исполнению задания исполнитель может расписать резолюцию подчиненным сотрудникам.

5.8.3. Если поручение дается нескольким исполнителям, то соисполнители вносят в карточку задания отчет (доклад) об исполнении не позднее чем за 3 дня до контрольного срока исполнения поручения.

5.8.4. Ответственный исполнитель готовит промежуточные и сводные отчеты по существу вопроса о ходе исполнения с учетом отчетов (докладов) соисполнителей.

5.8.5. По завершении исполнения задания исполнитель вносит в карточку задания СЭДО отчет по существу вопроса с указанием 100% выполнения и отмечает задание как исполненное. При необходимости в карточку задания СЭДО могут вноситься комментарии о промежуточном исполнении.

5.8.6. В случае невозможности выполнения поручения к сроку, указанному в резолюции, он подлежит продлению автором резолюции в порядке, установленном подразделом 5.11 настоящего Регламента.

5.8.7. Если исполнение задания требует подготовки ответного документа, исполнитель создает в СЭДО РКК исходящего или внутреннего документа соответствующего вида, согласует ее и направляет на регистрацию в порядке, установленном для данного вида документа.

5.8.8. Если в резолюции (инициативном поручении) был указан проверяющий, то задание после исполнения автоматически направляется на проверку указанному сотруднику. Проверяющий может принять исполнение или вернуть задание исполнителю на доработку.

5.8.9. Если в резолюции (инициативном поручении) был определен признак контроля, то задание после исполнения и приемки проверяющего автоматически направляется на проверку контролеру. Контролер может принять исполнение или вернуть задание исполнителю на доработку.

5.8.10. Доработка задания производится в порядке, установленном для вновь сформированного задания.

5.8.11. В Правительстве или исполнительных органах власти при поступлении контрольного документа сотрудник, ответственный за организацию контроля, обязан:

вести учет контрольных документов (поручений);

своевременно доводить контрольные документы (поручения) до сведения исполнителей;

контролировать ход исполнения контрольных документов (поручений) и информировать о нем руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата Правительства или исполнительного органа власти;

обеспечивать своевременное представление ответов об исполнении контрольных поручений.

5.8.12. Должностное лицо, являющееся ответственным исполнителем документа (поручения):

обеспечивает взаимодействие и координацию деятельности исполнителей;

корректирует сроки исполнения поручений в рамках конечного срока исполнения поручения;

принимает меры для выполнения поручений;

на основании информации, предоставленной исполнителем (соисполнителями), подготавливает и представляет руководителю, давшему поручение, отчет об исполнении документа (поручения) (или о ходе его исполнения) в соответствии с контрольными сроками;

несет ответственность за качественное (полное, точное) и своевременное исполнение документа (поручения).

5.9. Контроль исполнения документов (поручений)