Распоряжение Правительства Брянской области от 23.01.2017 № 27-рп

4.13. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты и пронумерованы. На обороте последнего листа копии место прошивки закрывается надписью с указанием количества листов в копии и реквизитов, необходимых для заверения, здесь же проставляется синий оттиск печати. Оттиск печати на документах, состоящих более чем из одного листа, проставляется только один раз.

4.14. Не подлежат заверению копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

5. Подготовка и оформление документов

заседаний и совещаний

5.1. Подготовка, организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором Брянской области, осуществляются управлением делами Губернатора Брянской облас-ти, отделом делопроизводства, хозяйственным управлением, другими струк-турными подразделениями администрации и исполнительными органами государственной власти Брянской области, непосредственно ответственными за проведение конкретного мероприятия.

5.2. Вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брянской области, руководители исполнительных органов государственной Брянской власти области, руководители структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за качество и своевременную подготовку информационных материалов к мероприятиям с участием Губернатора Брянской области. Исполнители, ответственные за подготовку вопроса, обязаны предварительно письменно согласовать окончательный вариант представляемой информации с вице-губернатором Брянской области или курирующим заместителем Губернатора Брянской области и руководителями исполнительных органов государственной власти Брянской области, структурных подразделений администрации.

При подготовке в рамках одного мероприятия более одного вопроса информация и проект решения представляются в отдел организационной работы и протокола, управление информационного обеспечения деятель-ности Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области по каждому вопросу отдельно не позднее чем за 2 дня до проведения мероприятия.

5.3. В необходимых случаях совещания, проводимые Губернатором Брянской области, по его указанию протоколируются отделом делопроиз-водства.

Копии протоколов заседаний, совещаний, проводимых Губернатором Брянской области, протоколирование которых велось отделом делопроизвод-ства и в которых даны поручения Губернатора Брянской области, рассы-лаются исполнителям отделом делопроизводства.

Подлинники данных протоколов заседаний, совещаний, подписанные председательствующим, хранятся в группе подготовки документов отдела делопроизводства в течение трех лет, после чего сдаются в архив администрации.

5.4. Протоколы суженных оперативных совещаний у Губернатора Брянской области ведут помощники Губернатора Брянской области.

Протоколы оперативных совещаний с участием Губернатора Брянской области ведут сотрудники того исполнительного органа государственной власти Брянской области, структурного подразделения администрации, по чьей инициативе проводится данное совещание. Протоколы оформляются по форме согласно приложению 25.

5.5. Срок оформления протокола – 3 дня с даты проведения заседания или совещания, если поручением Губернатора Брянской области не установ-лены другие сроки.

6. Оформление и работа с поручениями Губернатора Брянской области

6.1. Устные и письменные поручения Губернатора Брянской области по оперативным вопросам оформляются управлением делами Губернатора Брянской области или непосредственным исполнителем (по указанию Губернатора Брянской области).

Поручения оформляются на бланках установленной формы (прило-жение 20), излагаются кратко, с указанием адресатов и сроков исполнения.

К порядковому номеру поручения Губернатора Брянской области добавляется (через дефис) буква "Г".

Письменные поручения регистрируются в отделе делопроизводства, сканируются и направляются исполнителям.

6.2. В том случае, если поручение дано по документу, доложенному на личном приеме, исполнитель которого заранее не установлен, он опреде-ляется начальником управления делами Губернатора Брянской области.

6.3. Контроль за исполнением письменных и устных поручений Губернатора Брянской области осуществляют его помощники и отдел делопроизводства.

6.4. Под поручениями по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области понимаются поручения, данные Губернатором Брянской области по итогам проведения совещаний с заместителями Губернатора Брянской области.

6.5. Протокол совещания с заместителями Губернатора Брянской области составляется работниками управления делами Губернатора Брянской области. В протоколе указываются сроки исполнения поручений и ответ-ственные исполнители по каждому пункту.

6.6. Оригинал протокола, подписанный Губернатором Брянской области, передается в отдел делопроизводства для регистрации. Каждое поручение протокола регистрируется отдельным документом в ЕСЭД "Дело" в группе входящих документов "Поручения по итогам совещаний при Губернаторе". К порядковому номеру поручения через дефис добавляются буквы "СГ".

6.7. После регистрации оригинал протокола передается на хранение работнику отдела организационной работы и протокола управления делами Губернатора Брянской области, отвечающему за организацию проведения мероприятий с участием Губернатора Брянской области, а копии протокола, в которых проставлены регистрационные номера поручений, направляются исполнителям.

6.8. При организации работы по исполнению поручений по итогам совещаний при Губернаторе Брянской области ответственные исполнители:

осуществляют сбор информации от соисполнителей;

в случае необходимости напоминают курируемым службам и соиспол-нителям о приближении сроков исполнения поручений;

вносят отчеты о ходе исполнения поручения в ЕСЭД "Дело" (включая отчеты о ходе исполнения поручений, данных руководителям подведом-ственных органов, не имеющих подключения к ЕСЭД "Дело");

контролируют ход исполнения поручения.

6.9. Соисполнители представляют информацию ответственному испол-нителю за  2 дня до истечения срока исполнения поручения (при исполнении поручений с пометкой "Весьма срочно" – в установленные ответственным исполнителем сроки).

         6.10. Ответственный исполнитель обобщает информацию, полученную от соисполнителей, и готовит служебную записку на имя Губернатора Брянской области о ходе исполнения (об исполнении) поручения. В верхнем левом углу первого листа служебной записки обязательно делается ссылка на реквизиты поручения (например: 2-СГ от 05.02.2016).

6.11. Служебную записку на имя Губернатора Брянской области ответственный исполнитель передает через канцелярию в группу по работе с корреспонденцией Губернатора Брянской области и контроля за исполнением документов отдела делопроизводства для подготовки резолюции к служебной записке и передачи на подпись Губернатору Брянской области.

6.12 Документ с подписанной резолюцией возвращается в отдел дело-производства для его сканирования, внесения резолюции Губернатора Брянской области в ЕСЭД "Дело" и передачи оригинала служебной записки со всеми прилагаемыми документами ответственному исполнителю.

6.13. Если поручение исполнено не полностью или по рассмотрении служебной записки ответственного исполнителя дано еще одно поручение и документ расписан по резолюции Губернатора Брянской области нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, указанный в резолюции Губер-натора Брянской области, делает и направляет соисполнителям копии необ-ходимых материалов по исполнению поручения.

6.14. При полном исполнении документа и наличии соответствующей резолюции Губернатора Брянской области ("Ознакомлен. В дело" или "Документ с контроля снять") документ снимается с контроля, а ответ-ственный исполнитель организует хранение документов по исполнению поручения в течение 3 лет с даты снятия документа с контроля. Исполнители организуют хранение материалов только по тем поручениям, в которых являлись ответственными исполнителями.

Соисполнители обязаны передать ответственному исполнителю на хранение имеющуюся у них служебную переписку по данному поручению.

Поручения, об исполнении которых не требуется представления письменного доклада Губернатору Брянской области либо об исполнении которых Губернатору Брянской области ответственный исполнитель сооб-щил устно, снимаются с контроля по согласованию с начальником управ-ления делами Губернатора, начальником отдела делопроизводства.

7. Оформление писем и телеграмм

7.1. Правила оформления писем и телеграмм должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифици-рованная система организационно-распорядительной документации. Требо-вания к оформлению документов" (приложения 14, 15).

7.2. Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммой) допускается в тех случаях, когда требуется его срочное доведение до исполнителя. Возможна передача таких документов через отдел специальной документальной связи в случае резолюции Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области или заместителей Губернатора Брянской области на самом документе «Передать через ОСДС».

7.3. Письма и телеграммы за подписью Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, заместителя Губернатора Брянской области, возглавляющего администрацию, печатаются на бланках по установленной форме.

За подписью Губернатора Брянской области либо лица, временно исполняющего его обязанности, готовятся:

письма в адрес прокуратуры Брянской области, управления ФСБ Рос-сии по Брянской области, управления МВД России по Брянской области, других правоохранительных органов, а также ответы на их представления и другие документы, на обращения руководителей муниципальных образований Брянской области, депутатов, корреспонденцию, адресованную Губернатору Брянской области лично, если в резолюции не определено иначе;

ответы на запросы членов Совета Федерации и депутатские запросы, направленные на имя Губернатора Брянской области;

письма в адрес Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Правительства Российской Федерации, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, председателя Брянской областной Думы, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе и его аппарата, руководителей иностранных государств, руководителей субъектов Российской Федерации и государств – участников СНГ.

На бланке Губернатора Брянской области оформляются ответы на письма, адресованные Губернатору Брянской области лично, инициативные письма Губернатора Брянской области, гарантийные письма, сопроводитель-ные письма к проектам законов Брянской области. Другие виды писем оформ-ляются на бланке Правительства Брянской области.

На исходящих письмах фамилия, инициалы и телефон исполнителя проставляются на обороте последнего листа письма.

Проекты ответов на обращения органов прокуратуры по вопросам деятельности администрации должны проходить обязательное согласование с правовым управлением.

Письма, адресованные лицам, указанным в пункте 7.3 настоящего раздела, визируются исполнителем, вице-губернатором Брянской области или заместителем Губернатора Брянской области, к чьей компетенции относится данный вопрос, руководителем администрации, начальником отдела делопроизводства, другими должностными лицами в соответствии с пору-чением Губернатора Брянской области и представляются на подпись Губернатору Брянской области после проверки и корректорской доработки в группе подготовки документов отдела делопроизводства.

Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области корректируются и оформляются на бланках помощниками, работниками служб вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, ответственными за делопроиз-водство, либо по их усмотрению и под их ответственность работниками курируемых структурных подразделений.

Письма за подписью вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области визируются руководителями структурных подразделений (исполнительных органов государственной власти Брянской области) и непосредственным исполнителем.

7.4. При оформлении телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес. При оформлении писем указывается наименование организации в именительном падеже, в несколько однородных организаций – обобщенно, должностному лицу – должность и фамилия указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией; если телеграмма или письмо являются ответом на поступивший документ, то указываются его исходящий номер и дата. Фамилия исполнителя (соста-вителя), номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу телеграммы или письма.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если это не искажает ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препи-нания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

7.5. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, указывается его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Проект плана экономического развития на 20 л. в 1 экз.

                       2. Пояснительная записка к проекту плана экономиче-

                            ского развития на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

7.6. В письмах объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются.

Телеграммы визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации на лицевой стороне второго экземпляра, остающегося в канцелярии.

7.7. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

7.8. В реквизите "Подпись" должны указываться должность лица, фактически подписавшего письмо, телеграмму (полное наименование, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное – на письме, оформленном на бланке), личная подпись, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наиме-нованием должности.

7.9. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем для регистрации и отправки в канцелярию. При этом к письму прилагаются завизированная его копия, указатель рассылки и необходимое количество направляемых адресатам копий, подписанных согласно указателю рассылки, к телеграмме – завизированная ее копия.

7.10. Ответственность за правильное и грамотное оформление писем и телеграмм возлагается на руководителя структурного подразделения администрации, завизировавшего письмо, телеграмму. Неправильно подго-товленные письма, телеграммы, имеющие грамматические ошибки, возвра-щаются из канцелярии исполнителю для устранения ошибок и доработки.

7.11. При необходимости отправки писем и телеграмм в нерабочее время они оформляются исполнителем по правилам, предусмотренным в пунк-                тах 7.1 – 7.10 настоящего раздела, и передаются дежурному специалисту секретариата Губернатора Брянской области. Дежурный специалист секре-тариата Губернатора Брянской области организует их отправку адресатам.

7.12. При необходимости направления письма или телеграммы через отдел специальной документальной связи, кроме выполнения требований пунктов 7.1 – 7.11 настоящего раздела, исполнитель представляет в отдел специальной документальной связи подписанный документ и завизирован-ную им его копию. После передачи письма или телеграммы по каналам специальной документальной связи документ с отметкой о его передаче  (штамп на обратной стороне последнего листа 1 экземпляра письма или телеграммы) возвращается в канцелярию. Отправлять такие письма и теле-граммы повторно почтой без согласования с отделом специальной докумен-тальной связи запрещается.

Если нужно передать большое текстовое или табличное приложение к письму, то электронный вариант таких файлов передается в отдел специ-альной документальной связи на неперезаписываемых оптических дисках (CD-R, DVD-R), которые необходимо получить в отделе специальной доку-ментальной связи.

В случае регистрации или дальнейшего хранения писем и телеграмм в делопроизводстве отдела специальной документальной связи на обороте последнего листа исполнитель под роспись делает отметку об уничтожении черновых материалов, файлов на жестком диске компьютера и отсутствии на диске вирусов (например: "Черновик на 1 листе, копии документа и файл на ЖМД уничтожены, вирусов на CD-R нет»). Копии завизированных писем и телеграмм уничтожаются с отметкой на документе исполнителем о наличии виз (например: «Данный документ был завизирован (должности, фамилии, инициалы и даты визирования)»). Также проставляются подписи исполнителя и работника отдела специальной документальной связи.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения и решения вопросов, затронутых в служебных документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов включает в себя:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

контроль за сроками исполнения;

информирование руководства об исполнении документа;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело.

8.2. Контроль за исполнением документов, поступивших на имя замес-тителей Губернатора Брянской области, руководителей структурных подраз-делений администрации, их поручений осуществляют помощники замести-телей Губернатора Брянской области, работники соответствующих струк-турных подразделений. Документы (за исключением поручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам), рассмотрение которых поручено вице-губернатору Брянской области, заместителям Губернатора Брянской области, руководителям структурных подразделений администра-ции по резолюции Губернатора Брянской области "Для дальнейшего контроля" ("Для контроля"), снимаются с контроля канцелярии отдела делопроизводства и передаются для осуществления контроля помощникам указанных руководителей.

Контроль за исполнением поручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам и всех повторных резолюций к ним осуществляется работниками отдела делопроизводства.

По требованию Губернатора Брянской области ответственные испол-нители представляют информацию о ходе исполнения контролируемого ими документа.

Помощники вице-губернатора Брянской области, заместителей Губер-натора Брянской области, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях:

регистрируют поручения своих руководителей и ведут учет всех контрольных документов;

обеспечивают сбор, систематизацию и направление исполнителям документов и информации по контрольным поручениям;

вносят в ЕСЭД "Дело" отметки о ходе исполнения контрольных поручений;

осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения поручений и своевременно напоминают исполнителям об истечении срока исполнения документов;

обеспечивают своевременное информирование руководителя и отдела делопроизводства о ходе исполнения поручений;

снимают с контроля исполненные поручения вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, руково-дителей структурных подразделений;

обеспечивают после снятия поручения с контроля направление всех материалов по данному вопросу в канцелярию отдела делопроизводства для хранения.

8.3. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа, контролирующий ход его исполнения, обязан уведомить своего руководителя обо всех имеющихся у него документах и передать их на исполнение работнику, определенному руководителем, или ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При увольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту (приложение 19).

8.4. Контроль за исполнением поручений, данных по результатам рассмотрения обращений граждан, осуществляет отдел писем и приема граждан администрации.

8.5. Отдел делопроизводства осуществляет контроль за прохождением, сроками и результатами исполнения следующих документов:

федеральных законов, содержащих поручения исполнительным орга-нам государственной власти субъектов Российской Федерации;

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

постановлений, распоряжений и протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

постановлений, решений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

поручений исполнительным органам государственной власти Брянской области, содержащихся в письмах вышестоящих органов;

решений Брянской областной Думы, запросов депутатов Брянской областной Думы;

указов и распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, решений коллегии при Губернаторе Брянской области;

поручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам;

поручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотрения входящей корреспонденции (от адресатов – юридических лиц).

8.6. Все поручения Губернатора Брянской области по оперативным вопросам ставятся на контроль.

8.7. Постановка на контроль поручений Губернатора Брянской области на входящую корреспонденцию осуществляется на основании контрольной резолюции Губернатора Брянской области, подготавливаемой работниками отдела делопроизводства.

8.7.1. Контрольными являются резолюции, в которых содержится требование о представлении проектов документов, предложений, докладов о результатах выполнения поручений и заданий, направлении ответа (инфор-мации) заявителю. Такие резолюции, как правило, содержат слова "предста-вить", "проинформировать", "подготовить проект письма (правового акта)", "доложить", "внести предложения".

8.7.2. Резолюция "Для исполнения" может быть проставлена на доку-менте, в котором четко указано, какие именно действия должен предпринять исполнитель для исполнения данного документа.

В случае отсутствия однозначного решения по заявленной проблеме, необходимости коллегиальной выработки решения ответственным исполни-телем вносится предложение по решению поставленной задачи.

8.7.3. Документы с резолюциями "Для сведения", "Для учета в работе", «Для рассмотрения» не являются контрольными и на контроль не ставятся.

8.7.4. Документы с резолюциями "Для дальнейшей работы", "Для конт-роля в рабочем порядке" не ставятся на контроль в отделе делопроизводства, а контролируются помощниками вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области.

8.8. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документе или в резолюции к документу и исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.8.1. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

с пометкой "Весьма срочно" – в срок от 1 до 3 дней;

с пометкой "Срочно" – в срок от 3 до 10 дней;

остальные – в срок до 25 дней.

Типовые сроки исполнения контролируемых документов представлены в приложении 16.

8.8.2. Началом срока исполнения поручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотрения запросов и обращений феде-ральных органов власти, территориальных органов федеральных органов власти, правоохранительных органов, Брянской областной Думы, считается дата регистрации обращения в администрации.

Началом срока исполнения поручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотрения обращений организаций, учреждений, обществ, объединений, исполнительных органов власти области, органов местного самоуправления, считается дата подписания Губернатором соответ-ствующей резолюции.

Началом срока исполнения указов, распоряжений и поручений по оперативным вопросам Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области считается дата их подпи-сания Губернатором Брянской области, если в них не указан иной срок.

Документы с пометкой "Весьма срочно" незамедлительно передаются исполнителям сотрудниками отдела делопроизводства.

8.8.3. При направлении документа исполнителю для дальнейшего контроля и информирования в тексте резолюции Губернатора Брянской области обязательно указывается периодичность информирования Губер-натора Брянской области о ходе исполнения поручения, например: "Для дальнейшего контроля и ежеквартального информирования".

8.8.4. Документы, в тексте которых или в резолюции к которым срок исполнения указан как "в возможно короткие сроки", "в кратчайшие сроки", как правило, подлежат исполнению в течение 14 дней с даты подписания резолюции. Срок исполнения таких документов может корректироваться по согласованию с лицом, подготовившим данное поручение.

8.8.5. Указание срока исполнения документа с предлогом "до" означает, что документ должен быть исполнен и информация о его исполнении должна быть представлена не позднее дня, предшествующего сроку, указанному в резолюции.

8.8.6. Срок исполнения резолюции "Для внесения предложений" к разным документам может быть различным:

а) документ, в тексте которого указано на необходимость направления ответа заявителю (без указания срока), с резолюцией "Для внесения предложений" (без пометок "Весьма срочно" и "Срочно") подлежит исполнению в 20-дневный срок с даты регистрации обращения. После внесе-ния ответственным исполнителем предложений повторной резолюцией Губернатора Брянской области определяется окончательное решение затро-нутой в обращении проблемы и заявителю не позднее 30 дней со дня регистрации его обращения в администрацию направляется ответ;

б) если в обращении указан конкретный срок представления ответа, но документ требует предварительной проработки, то срок внесения предло-жений по нему обязательно прописывается в резолюции к нему (например: "Для внесения предложений до 15 марта"), при этом обязательно учиты-ваются затраты времени на визирование, подготовку и отправку ответа заявителю;

в) если резолюция "Для внесения предложений" проставляется на обращениях депутатов Брянской областной Думы, письмах Брянской областной Думы о даче заключения на проекты законов Брянской области, то она подлежит исполнению в течение 10 календарных дней с даты ее подписания.

8.8.7. Срок исполнения повторных резолюций Губернатора Брянской области для исполнителей, указанных в первоначальной резолюции Губернатора Брянской области, составляет 14 дней.

8.8.8. Если информация об исполнении поручения Губернатора Брянской области представлена позже указанного срока, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю мер дисциплинарного воздействия. В этом случае вместе с информацией об исполнении поручения обязательно представляется служеб-ная записка на имя Губернатора Брянской области за подписью ответ-ственного исполнителя с объяснением причин, по которым поручение не было исполнено в установленный срок.

8.8.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора Брянской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения документа с указанием объективных причин, по которым поручение не может быть исполнено в установленный срок, и предложениями по новому сроку исполнения документа. Если данное ходатайство не будет согласовано Губернатором Брянской области, поручение считается неисполненным.

Перенос сроков исполнения поручений Губернатора Брянской области, данных по результатам рассмотрения обращений вышестоящих организаций, допускается по согласованию с заявителем (при этом в отчете исполнителя указывается Ф.И.О. и номер телефона лица, с которым было согласовано) на основании служебной записки на имя Губернатора Брянской области.

8.8.10. При необходимости изменения состава исполнителей поруче-ний, данных по результатам рассмотрения корреспонденции, ответственный исполнитель в течение 3 дней со дня получения поручения (для поручений с пометками "Весьма срочно", "Срочно" – в тот же день) представляет на имя Губернатора Брянской области служебную записку с обоснованием такой необходимости и предложением по ответственному исполнителю.

8.8.11. Изменение ответственного исполнителя, состава соисполни-телей и сроков исполнения указов и распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации осуществляется путем внесения соответствующих изменений в вышеуказанные правовые акты. В данном случае подготовку проекта правового акта о внесении изменений осуществляет разработчик основного документа, в который необходимо внести изменения.

8.8.12. Об изменении сроков исполнения и состава исполнителей ответственный исполнитель своевременно информирует сотрудников отдела делопроизводства, осуществляющих контроль за исполнением документов.

8.9. Если поручение Губернатора Брянской области дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или напротив фамилии которого стоит отметка "отв.".

8.9.1. Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного документа, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору Брянской области в связи с исполнением этого поручения.

8.9.2. Все соисполнители ответственны за достоверность и качест-венный анализ информации и обязаны представить материалы по испол-нению поручения ответственному исполнителю не позднее чем за 5 дней до даты истечения срока исполнения документа, при наличии пометки              "Срочно" – не позднее чем за 1 рабочий день до даты истечения срока исполнения, при наличии отметки "Весьма срочно" – в установленный ответственным исполнителем срок. Соисполнители направляют свою инфор-мацию только на имя ответственного исполнителя, направление соисполни-телем информации на имя Губернатора Брянской области недопустимо.

8.9.3. Ответственный исполнитель после сбора материалов, поступив-ших от всех соисполнителей и заинтересованных служб, проводит полный анализ информации, обобщает ее и через канцелярию отдела делопроиз-водства представляет Губернатору Брянской области в виде служебной записки. При подготовке служебной записки в верхнем левом углу обязательно делается ссылка на реквизиты документа, об исполнении которого представляется информация. Если исполнение поручения предусматривало подготовку проекта правового акта или проекта письма за подписью Губернатора Брянской области, то указанные проект правового акта или проект письма после необходимого согласования передаются напрямую начальнику отдела делопроизводства.

8.9.4. Если документ требует направления ответа заявителю и расписан на исполнение нескольким должностным лицам, на него должен быть дан только один ответ, подготовленный ответственным исполнителем с учетом информации соисполнителей.

Допускается направление нескольких ответов только на те запросы, в которых указано несколько поручений с разными сроками исполнения.

8.9.5. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочую группу из соисполнителей или их представителей, представителей заинтересованных исполнительных органов государственной власти Брянской области и других ведомств (по согласованию) и назначить рабочее совещание. Организацию и проведение рабочих совещаний обеспе-чивают ответственные за исполнение поручения.

При наличии разногласий между соисполнителями по поводу испол-нения поручения ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит рабочее совещание с участием соисполнителей поручения или руководителей исполнительных органов государственной власти Брянской области, курируемых ими.

В случае если соисполнители на рабочем совещании не придут к единому мнению, ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя Губернатора Брянской области, в которой кратко излагает свою позицию и позиции всех заинтересованных сторон. Губернатор Брянской области, рассмотрев все точки зрения, принимает решение.

8.10. Снятие документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и если на представленные по нему материалы не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

8.10.1. Основанием для снятия с контроля правовых актов, решений коллегии и президиума коллегии при Губернаторе Брянской области, поручений Губернатора Брянской области по оперативным вопросам, поручений Губернатора Брянской области на входящую корреспонденцию является:

правовой акт, принятый во исполнение поручения;

резолюция Губернатора Брянской области на письменную информацию об исполнении поручения ("Ознакомлен. В дело", "Документ с контроля снять");

подготовка проекта ответа за подписью Губернатора Брянской области или письменный ответ за подписью ответственного исполнителя (если ему было дано соответствующее указание непосредственным руководителем).

8.10.2. Основанием для снятия с контроля нормативных документов Российской Федерации является:

ознакомление всех должностных лиц, указанных в резолюции Губер-натора Брянской области, если документ носил ознакомительный характер;

принятие во исполнение нормативного документа Российской Феде-рации указа или распоряжения Губернатора Брянской области, постановления или распоряжения Правительства Брянской области, в котором определены задачи и разработаны мероприятия по исполнению документа;

выполнение исполнителем всех установленных в документе и резолю-ции Губернатора Брянской области к нему заданий, о чем письменно проинформирован Губернатор Брянской области, и на информацию об исполнении имеется его соответствующая резолюция.

8.10.3. Документы снимаются с контроля Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области, заместителями Губернатора Брянской области и сотрудниками отдела делопроизводства.

Документы, которые снимаются с контроля сотрудниками отдела дело-производства:

правительственные документы, носящие ознакомительный характер, после ознакомления всех указанных в резолюции Губернатора Брянской области должностных лиц;

правительственные документы и поручения Губернатора Брянской области, исполнением которых является разработка и принятие правового акта, после представления исполнителем принятого правового акта;

наличие письма – окончательного ответа заявителю.

Вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брянской области снимают с контроля следующие документы:

все обращения, адресованные лично им (не Губернатору Брянской области);

правовой акт об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Брянской области;

документы, отписанные для осуществления дальнейшего контроля (для контроля) по резолюции Губернатора Брянской области, после окончатель-ного решения поставленных в обращении вопросов.

В случае неисполнения поручения вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брянской области письменно информируют об этом Губернатора Брянской области с объяснением причин, по которым поручение не было исполнено.

Все остальные документы с контрольными резолюциями Губернатора Брянской области снимаются с контроля по соответствующей резолюции Губернатора Брянской области.

9. Отправка исходящих документов

9.1. Служебные документы, предназначенные для отправки посред-ством почтовой связи или фельдъегерской службой, принимаются канце-лярией отдела делопроизводства до 13.00. Если адресатов более четырех, то к подлиннику приобщается подписанный исполнителем и руководителем инициатора внесения проекта правового акта указатель рассылки, а на каждой копии документа указывают только одного адресата. В этом случае копии письма могут быть заверены печатью отдела делопроизводства. В канце- лярии письмам присваиваются исходящие номера, они регистрируются в                       ЕСЭД "Дело".

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

9.2. Законвертованная в канцелярии корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется почтой или фельдъегерской службой.

9.3. Доставка документов внутри администрации осуществляется работником канцелярии.

Передача всех документов производится под роспись в регистра-ционных журналах.

10. Порядок работы с обращениями граждан

10.1. Организация учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется отделом писем и приема граждан администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее – отдел писем и приема граждан).

Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с действующим законодательством, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ                 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Положением об отделе писем и приема граждан администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.

10.2. Поступившие в администрацию письменные обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, (далее – письма) регистрируются отделом писем и приема граждан в мини-локальной электронной сети с распечаткой регистрационной учетной карточки. Повторное письмо регистрируется и помещается в картотеке вместе с первичной учетной карточкой.

Обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Брянской областной Думы, канце-лярией отдела делопроизводства под роспись передаются в отдел писем и приема граждан.

10.3. Зарегистрированные в отделе писем и приема граждан обращения в зависимости от их содержания передаются на рассмотрение Губернатору Брянской области, вице-губернатору Брянской области, или заместителям Губернатора Брянской области, или направляются для рассмотрения и принятия необходимых мер в структурные подразделения администрации, департаменты, управления и органы местного самоуправления муници-пальных образований Брянской области. Лицом, уполномоченным на приня-тие решения о направлении обращения, адресованного Губернатору Брянской области, на рассмотрение вице-губернатору Брянской области, заместителям Губернатора Брянской области, в структурные подразделения администрации, департаменты, управления и органы местного самоуправления муници-пальных образований Брянской области, является начальник отдела писем и приема граждан. Поручения Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области по обраще-ниям граждан направляются исполнителям вместе с письмами граждан. Копии поручений и в последующем материалы по результатам рассмотрения писем граждан передаются в отдел писем и приема граждан.

Если поручение Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области или заместителей Губернатора Брянской области по письму дается нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению коорди-нирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма граждан из одного подразделения в другое, минуя отдел писем и приема граждан.

Повторные письма и письма, подлежащие контролю исполнения, передаются на рассмотрение Губернатору Брянской области, вице-губернатору Брянской области или заместителям Губернатора Брянской области, контролируют их исполнение помощники Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области.

10.4. Письма граждан, не требующие доклада Губернатору Брянской области, вице-губернатору Брянской области или заместителям Губернатора Брянской области, направляются в подразделения администрации, департа-менты, управления, другие организации и учреждения, в органы местного самоуправления муниципальных образований Брянской области, к компетен-ции которых относится решение поставленных в них вопросов. Сопрово-дительные письма к ним подписываются начальником отдела писем и приема граждан, а в его отсутствие – лицом, его замещающим. В письме обязательно оговариваются срок и порядок ответа автору обращения. Копия сопрово-дительного письма направляется заявителю.

Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения в государ-ственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.

10.5. Письма граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если в резолюции руководства не установлен меньший срок. На письма, не требующие дополнительного изучения и проработки, ответы направляются в срок не более 15 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Письменное обращение, поступившее на имя Губернатора Брянской области и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения.

Предложения, заявления, жалобы, ходатайства граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также выступления и опубликованные в печати материалы, связанные с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами, рас-сматриваются в органах власти их должностными лицами в порядке и сроки, предусмотренные Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ                     "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Письма граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры, заявителям даны ответы в устной или письменной форме.

Ответы гражданам на их письменные или устные (на личном приеме) обращения должны быть подписаны руководителем, рассматривающим обращение. Второй экземпляр визируется исполнителем и руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области, подго-товившего проект ответа. Содержание устного обращения заносится в кар-точку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Результаты рассмотрения писем граждан фиксируются в мини-локальной электронной сети.

Ответы на обращения граждан после регистрации в отделе писем и приема граждан конвертуются специалистом отдела писем и приема граждан и с реестром передаются в канцелярию для отправки.

10.6. Личный прием граждан проводится специалистами отдела писем и приема граждан ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.  Губернатор Брянской области, вице-губернатор Брянской области и заместители Губернатора Брянской области ведут прием граждан согласно графику, утвержденному Губернатором Брянской области.

Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется аналогично учету писем граждан в мини-локальной сети. Принятое в ходе личного приема письменное обращение подлежит регистрации и рассмот-рению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года           № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Феде-рации".

10.7. Отдел писем и приема граждан представляет заместителю Губер-натора, возглавляющему администрацию, аналитические и обобщенные сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных пись-менных и устных обращений граждан два раза в год – по итогам первого и второго полугодия.

10.8. Обращения граждан и материалы по их рассмотрению форми-руются в дела и хранятся в отделе писем и приема граждан в соответствии с номенклатурой дел.

10.9. Руководители исполнительных органов государственной власти Брянской области, структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления муниципальных образований Брянской области, получивших их на рассмотрение, помощники Губернатора Брянской области, вице-губернатор Брянской области и заместители Губернатора Брянской области, отдел писем и приема граждан осуществляют контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, анализ содержания поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

10.10. При поступлении повторного обращения граждан должностное лицо, на которое возложено рассмотрение данного документа, и отдел писем и приема граждан, осуществляющий контроль за своевременным и полным рассмотрением обращения, несут персональную ответственность за рассмот-рение обращения в установленные законом сроки, результаты и качество его рассмотрения, а также за направление гражданину письменного ответа, в том числе промежуточного (в случае необходимости).

Рассмотрение коллективных обращений граждан, поступающих на исполнение в администрацию, осуществляется вице-губернатором Брянской области, заместителями Губернатора Брянской области с представлением информации о результатах рассмотрения в течение 10 дней.

11. Порядок работы с электронными документами

11.1. Подготовка электронных документов.

11.1.1. Исполнительными органами государственной власти Брянской области и администрацией создаются электронные документы в ЕСЭД «Де-ло» без предварительного создания экземпляра на бумажном носителе.

11.1.2. В виде электронных документов создаются следующие виды документов:

проекты ответов авторам обращений;

проекты инициативных документов;

служебные записки, внутренняя корреспонденция.

11.1.3. Электронные документы оформляются согласно требованиям, установленным настоящей Инструкцией, и имеют реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе.

При подготовке электронных документов целесообразно использо-ваться электронные шаблоны документов для корректного отображения оттиска электронной подписи на бумажном носителе.

11.1.4. Исполнителем документа создается регистрационная карта проекта электронного документа в ЕСЭД «Дело», к ней прикрепляется текст документа в электронном виде, проект направляется в ЕСЭД «Дело» на согласование и (или) подписание соответствующим должностным лицам в последовательности, заданной исполнителем.

Руководителям территориальных органов федеральных органов испол-нительной власти, иных органов, организаций (в случае необходимости)  проект исходящего документа направляется на согласование с сопроводи-тельным письмом. Ответы руководителей территориальных органов феде-ральных органов исполнительной власти, иных органов, организаций регистрируются в ЕСЭД «Дело» и обеспечивается их связь с регистрационной картой проекта документа.

11.1.5. Доступ к электронным документам в ЕСЭД «Дело» предостав-ляется пользователям в соответствии с их полномочиями.

Доступ к документам в ЕСЭД «Дело» предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов согласно поручению.

Оформление адресования документов и указаний по их исполнению производится в ЕСЭД «Дело» лицом, рассмотревшим документ.

11.1.6. Документы, содержащие государственную тайну, информацию ограниченного распространения, не создаются в виде электронных доку-ментов и рассматриваются на бумажном носителе. Документы с грифом «Для служебного пользования» могут быть зарегистрированы в ЕСЭД «Дело» без прикрепления электронного образа документа (файла).

11.2. Согласование (подписание) проектов электронных документов.

11.2.1. Проекты электронных документов, указанные в подпункте 11.1.2, согласовываются (подписываются) усиленной квалифицированной электрон-ной подписью (далее – электронная подпись) и признаются электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, согла-сованным (подписанным) собственноручной подписью.

Проекты электронных документов согласовываются (подписываются) членами Правительства Брянской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Брянской области и подразделений администрации, их заместителями, а также могут рассматриваться другими гражданскими служащими, работниками исполнительных органов государственной власти Брянской области, включённых в ЕСЭД «Дело». 

11.2.2. Проект электронного документа направляется исполнителем на рассмотрение в ЕСЭД «Дело» последовательно.

При этом в ЕСЭД «Дело» устанавливается срок рассмотрения проекта электронного документа не более 2 рабочих дней, если не установлен иной срок.

Одной электронной подписью может быть согласовано (подписано) несколько текстов проектов электронных документов, прикрепленных к регистрационной карте проекта в ЕСЭД «Дело».

11.2.3. В случае необходимости направления руководителем испол-нительного органа государственной власти Брянской области, подразделения администрации проекта электронного документа на предварительное рас-смотрение гражданским служащим, работникам соответствующего исполни-тельного органа государственной власти Брянской области, подразделения администрации осуществляется выбор дополнительных визирующих.

11.2.4. Результат рассмотрения проекта электронного документа отображается в регистрационной карте проекта после выбора следующих позиций: «Согласен», «Не согласен», «Согласен с замечаниями», «Вне компетенции», «Утверждаю», «Не утверждаю». 

В период временного отсутствия руководителя проект электронного документа  рассматривает должностное лицо, исполняющее его обязанности, в соответствии с возложением или распределением обязанностей. Переназначения прав доступа в ЕСЭД «Дело» производится системным технологом исполнительного органа государственной власти Брянской области.

11.2.5. При выборе позиций «Не согласен», «Согласен с замечаниями» либо излагается мнение (замечание) в виде текста в установленном поле, либо  вносятся правки шрифтом красного цвета в копию текста проекта электрон-ного документа, созданную лично.

В случае согласия исполнительного органа государственной власти Брянской области, подразделения администрации, ответственного за подго-товку проекта электронного документа, с особым мнением, замечанием исполнителем создается новая версия проекта, вносятся правки в текст проекта электронного документа с сохранением новой версии текста.

Проект электронного документа повторно направляется исполнителем на рассмотрение должностным лицам, участвующим в его рассмотрении.

11.3. Порядок отправки, получения и исполнения электронных доку-ментов.

11.3.1. При регистрации документа в ЕСЭД «Дело» осуществляется преобразование (сканирование) текста документа, поступившего на бумаж-ном носителе, в электронную форму (образ).

Ответственность за соблюдение срока действия сертификата электрон-ной подписи несут владельцы электронной подписи. Ответственность за выдачу и своевременное продление срока действия сертификата электронной подписи участников электронного документооборота несет управление информационных технологий департамента экономического развития Брян-ской области.

Отдел делопроизводства осуществляет сверку срока действия сертифи-ката электронной подписи в оттиске электронной подписи с датой регистра-ции документа.

Учет и регистрация документов в ЕСЭД «Дело» производятся в день их поступления, отправления или подписания раздельно по видам с присвоением номеров в пределах года.

Не подлежат преобразованию в электронную форму (образ) книги, журналы, газеты, поздравительные открытки.

11.3.2. Документы, зарегистрированные в ЕСЭД «Дело» исполни-тельного органа государственной власти Брянской области и администрации проходят проверку на повторность и при необходимости связываются отметкой в ЕСЭД «Дело» связкой «первичный-повторный».

11.3.3. Электронные документы с просроченной электронной подписью регистрации, рассмотрению и исполнению не подлежат.

При этом электронные документы, не прошедшие проверку, сохра-няются в отдельном архиве для разрешения возникших конфликтных ситуаций в отношении них. Информация о возникновении конфликтной ситуации незамедлительно сообщается исполнителю, ответственному за подготовку документа.

11.3.4. При рассмотрении и исполнении электронных документов, подписанных электронной подписью, и поручений по ним соблюдается порядок, установленный для аналогичных документов и поручений, полу-ченных на бумажном носителе.

11.3.5. Электронный документ может быть распечатан на бумажный носитель в случае необходимости получения его копии.

Копия электронного документа на бумажном носителе должна содер-жать на первом листе регистрационный номер и дату электронного доку-мента.

11.4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов.

11.4.1. Электронные документы после их исполнения должны быть списаны в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11.4.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хране-нию в установленном порядке в течение срока, предусмотренного для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.4.3. После истечения срока, установленного для хранения электрон-ных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, состав-ленного в установленном порядке.

11.4.4. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

12. Техническое обеспечение работы с документами

Печатание документов

12.1. Печатание документов в администрации осуществляется в приемных вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, бюро технической обработки документов отдела делопроизводства и непосредственно в подразделениях администрации с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и установленных правил оформления и печатания документов.

В администрации печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не производится.

12.2. В бюро технической обработки документов отдела делопроиз-водства в первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, распоряжений и указов Губернатора Брянской области, приказов администрации, законопроекты, документы к мероприятиям с участием Губернатора Брянской области, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губер-натора Брянской области.

Срочные документы печатаются в порядке очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материалы для печатания.

12.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленые карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

Заказ на печатание документов в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства оформляется на бланке (приложе-          ние 17) и подписывается исполнителем.

12.4. Печатание документов на бланках установленной формы (бланки писем, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, распоряжений и указов Губернатора Брянской области, приказов администрации) производится в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства и приемных вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области.

Выдача бланков для печатания в подразделениях администрации допускается только с разрешения начальника отдела делопроизводства и оформляется в бюро технической обработки документов отдела делопроиз-водства под роспись в специальном журнале.

Корректорские работы операторами-машинистками не производятся.

Проекты писем за подписью Губернатора Брянской области печатаются после корректорской доработки в группе подготовки документов отдела делопроизводства. Документы печатаются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система докумен-тации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов".

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронуме-рованы. Номер проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "Страница", "Стр." и знаков препинания.

Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона на письмах проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

12.5. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в бюро технической обработки документов отдела делопроизводства в отдельном журнале.

Порядок использования, хранения, уничтожения бланков устанавли-вается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Копирование (тиражирование) документов

12.6. Копировально-множительные работы в администрации осуществ-ляются бюро технической обработки документов отдела делопроизводства. Копирование небольших объемов документов (до 10 листов) может производиться непосредственно в подразделениях администрации, имеющих множительную технику.

12.7. На копирование (тиражирование) в бюро технической обработки документов сдаются только служебные документы вместе с заявкой на бланке установленной формы (приложение 18).

Принимает документы на размножение и ведет их учет заведующая бюро технической обработки документов отдела делопроизводства. Заказ на копирование (тиражирование) подписывает ответственный работник админи-страции (вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брян-ской области и их помощники,  начальники управлений, отделов).

Учет копируемых документов ведется в журнале, который хранится в бюро технической обработки документов в течение года, после чего уничто-жается в установленном порядке.

Документы сдаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники).

Заказы выполняются в порядке очередности в день поступления.

Срочное копирование выполняется по согласованию с начальником отдела делопроизводства.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выда-ваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа и в журнале учета делается соответствующая отметка.

12.8. Не допускается необоснованное размножение документов, неэко-номное расходование бумаги и расходных материалов.

12.9. Снятие копий с правительственных документов производится по заявке в соответствии с резолюцией вице-губернатора Брянской области, заместителя Губернатора Брянской области, получившего документ на исполнение, в других случаях – с разрешения начальника отдела дело-производства.

12.10. Снятие копий с указов и распоряжений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации, протоколов, решений коллегии и президиума коллегии осуществляется с разрешения начальника отдела делопроизводства.

12.11. Не подлежат размножению официальные бланки, используемые администрацией.

Официальные бланки администрации, установленной формы журналы учета, значительные по объему материалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки, таблицы, описи, реестры и т.д., в структурных подразделениях администрации годовая потребность которых превышает 1,5 тыс. экземпляров, изготавливаются в типографии.

Заказы на выполнение типографских работ оформляются в струк-турных подразделениях администрации, визируются у вице-губернатора Брянской области или заместителя Губернатора Брянской области – куратора подразделения и передаются в хозяйственное управление. Хозяйственное управление ежегодно формирует единый заказ на производство и обеспечение подразделений администрации необходимым количеством расходных материалов.

12.12. Копирование секретных документов производится только через начальника отдела специальной документальной связи.

12.13. Порядок размножения документов с грифами "Для служебного пользования", "Не для печати", "Не подлежит оглашению" и другими ограничительными грифами определяется специальным разделом настоящей Инструкции.

12.14. Порядок копирования в подразделениях администрации устанав-ливается руководителями подразделений в соответствии с настоящим разделом Инструкции.

Ответственность за соблюдение порядка копирования в подразделении возлагается на его руководителя.

Прием и обработка документов, поступающих

по каналам электронной почты, факсимильной связи и межведомственного электронного документооборота

12.15. Электронная почта – один из компонентов системы автома-тизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

12.16. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

          12.17. Подготовка и оформление корреспонденции, принимаемой и отправляемой по электронной почте, производится согласно требованиям, предъявляемым к корреспонденции, передаваемой другими способами.

          12.18. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

         12.19. При отправке документа электронной почтой отправителю необходимо поставить отметку "Соответствует оригиналу".

         12.20. Корреспонденция, поступившая по электронной почте на официальный адрес [e-mail] принимается специалистом управления информационного обеспечения деятельности Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. Принятая по электронной почте корреспонденция проверяется на отсутствие вирусов, возможность открытия и прочтения файлов; просматривается содержание всех электронных сообщений и вложений в них.

Электронные сообщения, содержащие вирусы, или не имеющие какой-либо информационной ценности (реклама, коммерческие предложения и т.д.) не подлежат дальнейшей обработке и удаляются.

         12.21. Для дальнейшей обработки корреспонденции, требующей обяза-тельной регистрации, сопроводительное письмо и вложенные файлы пере-даются на электроном носителе в канцелярию администрации.

         12.22. Официальные номера факсимильных аппаратов (телефаксов) администрации установлены в приемной Губернатора Брянской области и канцелярии отдела делопроизводства.

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

         12.23. При приеме и передаче служебной информации по факсимильной связи работники подразделений администрации руководствуются следую-щим порядком:

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и другими ограничительными грифами, а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изобра-жения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

подлинники документов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы без проставления регистрационного штам-па доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

12.24. Контроль за использованием факсимильной техники, установ-ленной в подразделениях администрации, осуществляется руководителями этих подразделений.

12.25. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документо-оборота федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Брянской области и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов.

Под взаимодействием информационных систем электронного докумен-тооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служеб-ной переписки в электронной форме) между участниками межведомствен-ного электронного документооборота, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межве-домственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации исполнительными органами государственной власти Брянской области проектов правовых актов, в том числе в электронной форме.

Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведом-ственного электронного документооборота осуществляют сотрудники адми-нистрации согласно приказу администрации.

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляют специалисты отдела информационных систем хозяйственного управления.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

Регистрация в ЕСЭД «Дело» документа, поступившего по МЭДО, осуществляется специалистами отдела делопроизводства.

Документы, не подлежащие регистрации в ЕСЭД «Дело», распе-чатываются сотрудниками канцелярии и передаются по назначению.

Исходящие документы регистрируются в ЕСЭД «Дело» в общем порядке.