|
Расширенный поиск
Постановление Главы мэрии города Муниципального образования "Город Биробиджан" от 11.10.2004 № 510Муниципальное образование "Город Биробиджан" ГЛАВА МЭРИИ ГОРОДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 11 октября 2004 г. N 510 Об утверждении инструкции по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" и ее структурных подразделениях В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования "Город Биробиджан", постановлением мэра города от 13.04.2004 N 172 "О приведении нормативных правовых актов мэра города в соответствие с федеральным, областным законодательством и Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" и ее структурных подразделениях. 2. Руководителям структурных подразделений мэрии города обеспечить строгое выполнение требований Инструкции. 3. Считать утратившими силу: - постановление мэра города от 13.02.2004 N 80 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" и ее структурных подразделениях. 4. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами мэрии города Лятковского В.А. 5. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава мэрии города А.А.ВИННИКОВ УТВЕРЖДЕНА Постановлением главы мэрии города от 11 октября 2004 г. N 510 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Инструкция по делопроизводству является правовым актом, определяющим единый порядок работы с документами в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО, а также утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации". Настоящая инструкция по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов; устанавливает общие требования к функционированию подразделений мэрии города. Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие. 1.1. Положения инструкции определяют порядок работы как с традиционным делопроизводством, так и организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники. 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность находящихся в структурных подразделениях мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" (далее - мэрии города) служебных документов, возлагается на их руководителей. 1.3. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях мэрии назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства. На ответственных работников по ведению делопроизводства возлагаются следующие основные функции: - прием и учет поступающих в подразделение документов; - передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; - учет и регистрация исходящих из структурных подразделений документов; - контроль за прохождением документов в структурных подразделениях; - проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурного подразделения; - разработка номенклатуры дел структурного подразделения; - формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив. 1.4. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в мэрии города и ее структурных подразделениях осуществляет управляющий делами. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения главы мэрии города или управляющего делами. 1.5. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан", определяются должностной инструкцией. 1.6. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения возлагается на общий отдел мэрии и государственный архив Еврейской автономной области в соответствии с "Договором о взаимоотношениях и сотрудничестве между государственным архивом ЕАО и мэрией города муниципального образования "Город Биробиджан". 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ ГОРОДА В соответствии с действующим законодательством и полномочиями главы муниципального образования - мэра города, главы мэрии города издаются правовые акты главы муниципального образования, главы мэрии города в виде постановлений и распоряжений. 2.1. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ НА ЗАСЕДАНИЕ КОЛЛЕГИИ ПРИ ГЛАВЕ МЭРИИ ГОРОДА 2.1.1. Организация подготовки документов на заседание коллегии возлагается на организационный отдел. Проекты решений коллегии, вносимые на рассмотрение коллегии при главе мэрии города, предложения, справки, информации к ним, подготовленные в установленном порядке, не позднее, чем за 7 дней до заседания передаются организационным отделом управляющему делами и главе мэрии города, который за 4 дня до заседания утверждает повестку, остальным членам коллегии рассылаются не позднее, чем за 3 дня до заседания. 2.1.2. Доработка документов подразделением мэрии города производится не позднее 3 дней после заседания, осуществляется под руководством организационного отдела. Протоколы заседания коллегии ведет и оформляет общий отдел. Срок оформления 14 дней. 2.1.3. Принятые по итогам обсуждения вопросов на заседании коллегии решения рассылаются исполнителям не позднее 3 дней со дня подписания, если иное не установлено главой мэрии города. 2.2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ - МЭРА ГОРОДА, ГЛАВЫ МЭРИИ ГОРОДА 2.2.1. Глава муниципального образования, глава мэрии города в пределах полномочий, установленных федеральными законами, законами Еврейской автономной области, Уставом муниципального образования "Город Биробиджан", нормативными правовыми актами городской Думы, издает постановления и распоряжения. 2.2.2. Проекты постановлений, распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города готовятся руководителями структурных подразделений мэрии. 2.2.3. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города возлагается на руководителей комитетов, отделов и управлений, представляющих проекты, заведующего общим отделом, а также заместителей главы мэрии города и управляющего делами мэрии в соответствии с распределением обязанностей. 2.2.4. Подготовка проектов распоряжений главы мэрии города по кадровым вопросам осуществляется отделом муниципальной службы мэрии. 2.2.5. Проверка проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным законам, Уставу и законам области, Уставу муниципального образования "Город Биробиджан" осуществляется правовым отделом: - проекты постановлений и распоряжений визируются сроком до 3 дней; - иные документы - сроком до 7 дней. 2.2.6. Согласование проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города оформляется визой, включающей подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи, дату. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в верхней его части. Если количество согласований не позволяет разместить их на последнем листе первого экземпляра проекта документа, то допускается оформление согласований на дополнительном листе, который должен иметь название проекта документа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту, но сам проект документа согласовывающий подписывает. 2.2.7. Проекты постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города визируются: - руководителем структурного подразделения мэрии города, подготовившим проект; - заместителем главы мэрии города, курирующим структурное подразделение; - заведующим общим отделом мэрии города; - заведующим правовым отделом мэрии города; - управляющим делами мэрии города. 2.2.8. Приложения к проектам постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города подписываются управляющим делами мэрии города. 2.2.9. Проекты постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города печатаются в структурных подразделениях мэрии города на бланках установленной формы (приложения N 1, 2, 3, 4) и имеют следующие реквизиты: 1. Герб города Биробиджана. 2. Наименование органа, издавшего документ - муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, глава муниципального образования, глава мэрии города. 3. Наименование вида нормативно-правового акта - постановление, распоряжение. 4. Дата нормативно-правового акта отделяется от наименования вида акта двумя межстрочными интервалами, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами - 18.08.2004. 5. Номер печатается на одной строке с датой арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 124. 6. Место издания документа отделяется от реквизитов "дата" и "номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом. 7. Постановления, распоряжения главы муниципального образования, главы мэрии города должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. 8. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала. Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений главы мэрии города должна быть обязательной и завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) главы муниципального образования, главы мэрии города, как правило, подразделяются на пункты и подпункты. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. 9. При наличии приложений к постановлению или распоряжению на них обязательно делается ссылка. 10. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов: "Мэр города", "Глава мэрии города", расшифровки подписи (инициалы, фамилия мэра города). Слова "Мэр города", "Глава мэрии города" печатаются от границы левого поля. 2.2.10. Подготовленные документы представляются на подпись главе муниципального образования, главе мэрии города заведующим общим отделом. При внесении изменений в действующие нормативно-правовые акты специалист, готовивший документ, вместе с подготовленными документами предоставляет последние редакции постановлений (распоряжений), в которые вносятся изменения. После подписания текст документа и дискета, содержащая файлы с текстом данного документа и последней редакцией измененных постановлений (распоряжений), передаются в информационно-аналитический отдел. Подразделения мэрии города, не имеющие компьютеров, подготовку текстов на машинных носителях осуществляют через общий отдел, который передает файлы в информационно-аналитический отдел. В этом случае новые редакции для внесения в базу данных готовит информационно-аналитический отдел. При визировании в справке к проекту постановления, распоряжения главы муниципального образования, главы мэрии города после слова "Готовил" пишется "Текст документа соответствует текстовому файлу". Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель подразделения, готовившего документ. При обнаружении ошибки в тексте файла, внесенного в банк данных нормативной информации, подразделению, готовившему документ, необходимо письменно, за подписью руководителя подразделения, известить информационно-аналитический отдел о местоположении ошибки и правильном варианте текста. Выпускаемому документу присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города. Копии постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города направляются общим отделом адресатам согласно указателю рассылки, адресу, составленному и подписанному руководителем соответствующего управления, комитета, отдела мэрии города. Ответственность за составление указателя рассылки и адреса несет руководитель соответствующего подразделения, готовившего проект документа. Копии постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города общим отделом направляются в отдел по взаимодействию с органами местного самоуправления правительства ЕАО. 2.2.11. Постановления и распоряжения главы муниципального образования, главы мэрии города, в которых предусмотрено опубликование, подлежат публикации, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения секретного характера. Постановления и распоряжения главы муниципального образования, главы мэрии города, подлежащие публикации, публикуются в муниципальной информационной газете не позднее 15 дней со дня их подписания. 2.2.12. Контроль за постановлениями и распоряжениями главы муниципального образования, главы мэрии города, подлежащими опубликованию в средствах массовой информации, осуществляет пресс-секретарь мэрии города и организационный отдел. 2.2.13. Подлинники постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами находятся в общем отделе в течение 5 лет. 2.2.14. Общий и информационно-аналитический отделы ведут базу данных постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города. 2.3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ ПРИ ГЛАВЕ МЭРИИ ГОРОДА 2.3.1. Коллегия при главе мэрии города (далее - коллегия) является совещательным органом и создается главой мэрии города для рассмотрения перспективных и актуальных задач деятельности мэрии, обеспечения согласованной работы всех ее структурных подразделений. 2.3.2. Глава мэрии города является председателем коллегии, которая работает до прекращения полномочий главы мэрии города, утвердившего ее состав. 2.3.3. По итогам обсуждения вопросов, включенных в повестку дня, при необходимости издаются постановления или распоряжения главы мэрии города. 2.3.4. Ход обсуждения вопросов на заседании коллегии протоколируется. Протокол заседания коллегии подписывается председателем коллегии. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (приложение N 5). Решения, принятые на заседаниях коллегии, носят рекомендательный характер. В протоколах должно быть отражено основное содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам (их суть), а также конкретные предложения и рекомендации. Протоколы заседаний коллегии ведутся и оформляются общим отделом мэрии города. Протоколы заседаний коллегии печатаются на бланках установленной формы. Протоколы заседания коллегии содержат следующие реквизиты: 1. Герб г.Биробиджана. 2. Наименование органа, издавшего документ - муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, коллегия при главе мэрии города. 3. Наименование вида документа - протокол. 4. Дата проведения заседания, порядковый номер и место проведения заседания. Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год, порядковый номер - арабскими цифрами в пределах календарного года. Место проведения заседания печатается центрованным способом. 5. Заголовком протокола является название коллегиального органа - заседание коллегии. 6. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части после заголовка указываются фамилия и инициалы председательствующего на заседании. После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указываются члены коллегии, участвующие в заседании, их фамилии, инициалы и должности. Приглашенные на заседание, их фамилии, инициалы и должности. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части протокола указывается только их общее количество. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, выступающих с информацией, докладами и содокладами. Слова "Повестка дня" пишутся от начала левого поля, а пункты повестки с красной строки. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса согласно повестке дня. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут доклад в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире пишется: текст доклада прилагается. Например: СЛУШАЛИ: Проходцева Д.Д. - краткая запись выступления. или СЛУШАЛИ: Проходцева Д.Д. - текст доклада прилагается. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки с абзаца в именительном падеже указываются фамилия, инициалы и должность выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления. ВЫСТУПИЛИ: Пинчук И.Н., заведующий отделом образования мэрии города - Краткая запись выступления. В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца. После окончания обсуждения, после слова РЕШИЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца приводится текст решения. Если решение оформляется отдельным документом, то после слова РЕШИЛИ пишется: РЕШИЛИ: Решение принято единогласно и прилагается. Текст протокола должен быть кратким, ясным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: собственно протокол, решения в порядке обсуждаемых вопросов, доклады, выступления, справки, информации, список приглашенных. Проект решения по обсуждаемому вопросу готовит руководитель структурного подразделения мэрии города, чей вопрос рассматривается. Проект решения оформляется на листе бумаги. В правом верхнем углу пишется слово "проект", далее посредине листа пишется слово РЕШЕНИЕ и формулируется вопрос, внесенный в повестку дня. Затем формулируются пункты предлагаемых мероприятий. Проект решения должен быть завизирован руководителем структурного подразделения и заместителем главы мэрии города, курирующим данное направление, а также согласован с руководителями структурных подразделений, которые указаны в проекте решения. 2.4. ПОДГОТОВКА ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, ГЛАВЫ МЭРИИ ГОРОДА. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ И ЧАСТНЫХ ПИСЕМ По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение - вступление - основное содержание - заключение Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 2-х машинописных страниц. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый Николай Алексеевич! Господин Поляк! Дмитрий Львович! Уважаемый господин Поляк! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии: Уважаемый господин председатель! В письмах - приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Олег Николаевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас..., Сообщаем Вам... При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо... Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо). Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например: С уважением, Первый заместитель главы мэрии города Подпись Е.П. Василенко Дата и личная подпись в письме необходимы. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Проекты писем и телеграмм должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя. Регистрационные номера письмам и телеграммам главы муниципального образования, главы мэрии города, его заместителей и управляющего делами присваиваются в общем отделе мэрии города. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года. Подписанные главой муниципального образования, главой мэрии города, заместителями главы мэрии города и управляющим делами письма и телеграммы передаются в общий отдел мэрии для их рассылки. 2.5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРИКАЗОВ Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем подразделения мэрии города в пределах его компетенции в целях разрешения основных и оперативных задач. Приказы реализуют внутреннюю деятельность подразделений мэрии города и ее подведомственных организаций. В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ). Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей (приложение N 6). В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ главы мэрии города, то в констатирующей части указывается его название, автор, дата, регистрационный номер, заголовок, и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного управления, комитета, отдела мэрии города. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется с новой строки прописными буквами, без разбивки от границы левого поля. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Направить на школьную олимпиаду... . или 1. Создать комиссию в составе... . Пункты и подпункты распорядительной части нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы с новой строки с абзаца, содержит законченную мысль и заканчивается точкой. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директору муниципального общеобразовательного учреждения "Средняя общеобразовательная школа N 1" Лавриненко Н.Г. организовать необходимые условия для работы комиссии и своевременное представление материалов. В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например: 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя заведующего отделом образования мэрии города Трухину В.Н. или 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Если к приказу имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте должна быть ссылка на них. Приказ с приложениями должен иметь единую нумерацию страниц. На приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение N 2 к приказу заведующего отделом образования мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" от 18.01.2004 N 9 Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения располагается слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), которое печатается прописными буквами без кавычек со ссылкой на распорядительный документ в творительном падеже, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом заведующего отделом культуры мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" от 08.01.2004 N 5 Приложения должны быть подписаны руководителем. Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Приказы персонального характера (о назначении или освобождении от должности, переводе на другую работу, о наложении взыскания и т.п.) доводятся до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления. Приказ должен иметь следующие реквизиты: 1. Герб г.Биробиджана 2. Наименование органа, издавшего приказ 3. Наименование структурного подразделения 4. Наименование вида документа 5. Дата и регистрационный номер документа День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами - 18.01.2004. 6. Место издания документа 7. Заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. В конце заголовка точка не ставится. 8. Текст документа 9. Приложение 10. Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии). 3. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ В процессе подготовки и оформления документов используются составляющие его элементы, называемые реквизитами (приложение N 7). Документы в мэрии оформляются на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 30 правое - 10 верхнее - 20 нижнее - 20 Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее (мм): левое - 10 правое - 30 верхнее - 20 нижнее - 20 При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знаков препинания. Первая страница документа или приложения не нумеруются. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала 14 шрифтом, как исключение допускается печатание документов 13 шрифтом, а таблиц 10 или 12 шрифтом, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал. 3.1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование органа - автора, название вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Для организационно-распорядительной документации наличие и расположение реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. 3.1.1. Наименование организации 3.1.1. Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. 3.1.2. Наименование вида документа 3.1.2. Наименование вида документа Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме письма (постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка и т.д.). 3.1.3. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двух межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 10.01.2004. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в постановлениях, распоряжениях, приказах о приеме, увольнении, изменении фамилий, аттестации, доплатах следует применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 10 января 2004 г. Все служебные отметки на документах, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. 3.1.4. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Протоколы заседания коллегии нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Постановления, распоряжения главы муниципального образования, главы мэрии города, приказы руководителей структурных подразделений и управляющего делами нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту слева направо в порядке указания авторов в документе. Входящий и исходящий документы имеют единый индекс, который присваивается входящему документу и повторяется в ответном документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер. 3.1.5. Заголовок к тексту Заголовок составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем?" ("О ком?")... ("Об изменении...", "О состоянии...", "О выделении..."). Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля с длиной строки 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, то заголовок допускается продлевать до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится, переносы нежелательны. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. 3.1.6. Текст документа Текст документа должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 2003 г. N 480 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации...". Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения. В распорядительных актах, издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения главы мэрии города, приказы руководителей структурных подразделений), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ). Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. В документах, издаваемых на принципах коллегиальности (решения коллегии при главе мэрии города) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛА). В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила"; "отдел осуществляет функции"; "в состав управления входят..."). В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"; от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("мэрия не возражает"). Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем. Специфика делового стиля определяется назначением документа. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать: не "при сем направляем", а "направляем"; не "сего года", а "этого года (текущего года)"; не "Настоящий акт составлен", а "акт составлен". В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он". Например: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено". Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Текст документа печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф не допускается. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика. В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится. 3.1.7. Подпись В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию. Например: Глава мэрии города А.А. Винников В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия. Например: Заместитель главы мэрии города по социальным вопросам, образованию и культуре Т.А. Белова Реквизит "Подпись" отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне, печатаются через один межстрочный интервал и ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. Например: Заведующий отделом культуры Заведующий отделом образования мэрии города мэрии города (подпись) В.А. Гершкович (подпись) И.Н. Пинчук При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например: Председатель комиссии подпись О.И. Мазанова Члены комиссии подписи О.И. Гаврилова Е.И. Емельянцева Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности. 3.1.8. Гриф согласования документа "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Главный государственный врач Центра Госсанэпиднадзора г.Биробиджана подпись Л.Ф. Ишуткина 26.08.2003 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 23.01.2004 9 или СОГЛАСОВАНО Письмо Минэкономики Российской Федерации от 12.07.2003 N 4-4/185 При наличии нескольких грифов согласования их располагают одном уровне в два вертикальных ряда в пределах текстового поля. Например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Заведующий отделом экономики Заведующий отделом по делам мэрии города семьи и молодежи мэрии города Подпись Н.М. Карасева Подпись Е.А. Корыпаева 08.01.2004 08.01.2004 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Заведующий отделом по труду Заведующий отделом мэрии города здравоохранения мэрии города Подпись С.К. Диченко Подпись А.В. Еремин 09.01.2004 08.01.2004 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, и они не помещаются на обратной стороне последнего листа с основным текстом. Например: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления мэра города "О проведении конкурса на звание "Лучшая хлебопекарня города" СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Директор Центра стандартизации, Главный врач ГЦ Госсанэпиднадзора метрологии и сертификации по ЕАО личная подпись Н.Б. Максимова личная подпись Л.Ф. Ишуткина 19.01.2004 20.01.2004 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник Госторгинспекции Государственный хлебный инспектор по ЕАО по ЕАО личная подпись Т.М. Дубаларь личная подпись Л.Н. Степанова 19.01.2004 20.01.2004 Слово СОГЛАСОВАНО печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами. Наименование должности, а также наименование согласовывающего документа печатают через один межстрочный интервал строчными буквами. 3.1.9. Визы согласования документа "Визы согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Согласование оформляется визами соответствующих руководителей (заместителей), заместителей мэра города, курирующих соответствующие направления, визируются заведующим общим отделом, заведующим правовым отделом и управляющим делами. Готовил: Заведующий отделом городского хозяйства мэрии города подпись Н.В. Макаров 25.01.2004 Первый заместитель главы мэрии города подпись Д.Д. Проходцев 25.01.2004 Заведующий общим отделом мэрии города подпись О.И. Мазанова 25.01.2004 Заведующий правовым отделом мэрии города подпись С.В. Бурдастов 26.01.2004 Управляющий делами мэрии город подпись В.А. Лятковский 26.01.2004 При подготовке постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу, при этом сам документ не визируется. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись". Допускается оформление визы на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.1.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату. Например: Отправлен факс от 09.01.2004 N 3 В дело 02-09/5 Личная подпись 09.01.2004 или Издано распоряжение от 14.0212004 N 15 Личная подпись 14.01.2004 3.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.2.1. Изображение герба города Изображение герба г.Биробиджана помещают на верхнем поле общего бланка, письма. 3.2.2. Справочные данные об организации Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, номер телефаксов, счетов в банке и др. оформляются только на бланке письма (приложение N 8). 3.2.3. Место составления или издания документа Отделяется от реквизитов "дата документа" и "индекса (номера) документа" двумя интервалами и печатается центрованным способом относительно границ текста, проставляется на всех документах, кроме письма. 3.2.4. Адресат Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, фамилия и инициалы адресата печатаются в границах, отведенных для реквизита "Адресат". В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном. Например: Мэрия города Финансовое управление Заместителю начальника С.П. Вайтикунису При адресовании документа руководителю организации или структурного подразделения мэрии их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже). Например: Генеральному директору ОАО "Биробиджанстрой" Д.Ю Косвинцеву или: Начальнику Биробиджанского городского отдела управления ЗАГС правительства ЕАО Е.В. Кареповой Если документ отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют указатель рассылки и на каждом экземпляре указывают только одного адресата. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, правительственным учреждениям, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. При указании в письме почтового адреса соблюдаются следующие правила. Если письмо адресуется организации, то первой строкой после адресата печатают улица, дом, город, почтовый индекс, частному лицу - первой строкой печатают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес. Например: Генеральному директору ОАО "Биробиджаноблгаз" В.А. Масленникову ул. Школьная, д.23, г. Биробиджан, 679000 или О.Л. Ивановой ул. Пионерская, д.5, кв.3, г. Биробиджан, 679016 Двойные номера домов принято писать через косую черту. Например: ул. Невская, д.4/1. Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома. Например: ул. Осенняя, д.3а. 3.2.5. Резолюция Указание по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя (или исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Резолюция пишется на свободном от текста месте на лицевой стороне первого листа документа или на отдельном листе, приложенном к документу с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя своевременно представить необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.2.6. Отметка о наличии приложений Приложения к постановлениям, распоряжениям главы муниципального образования, главы мэрии города оформляются на отдельных листах бумаги. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к постановлению (распоряжению) главы мэрии города от 27.01.2004 N 23 При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: Продолжение приложения N 2. Приложения к постановлениям, распоряжениям главы муниципального образования, главы мэрии города подписываются управляющим делами. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению. Например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением главы мэрии города от 04.01.2004 N 15 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА. Слово УТВЕРЖДЕНО и следующую строку текста реквизита разделяет 1,5 интервала. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Отметка о наличии приложения, упоминаемого в тексте или поясняющего содержание документа, оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Например: Приложение: в 3 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению 25.07.2003 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; после слова Приложение ставится двоеточие. 3.2.7. Печать На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами. Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, дан в приложении N 9. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Круглая не гербовая печать ставится на копиях размноженных постановлений и распоряжений главы мэрии города. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 3.2.8. Отметка о заверении копии Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Снятие копий с документов, подписанных главой муниципального образования, главой мэрии города, допускается только с разрешения управляющего делами, а в его отсутствие - заведующего общим отделом. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Подпись Верно Заведующий общим отделом мэрии города Подпись О.И. Мазанова 27.01.2004 Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, распоряжения, приказы, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации. 3.2.9. Отметка об исполнителе Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Например: Шевкин или Шевкин Вячеслав Петрович 6 91 52 6 91 52 При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Например: Макаров Николай Вениаминович 6 86 66 ОН 26.07.2004 3.2.10. Отметка о поступлении документа Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита является: порядковый номер, дата поступления документа в мэрию города. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕННИЙ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ 4.1. В мэрии города контролю подлежат следующие виды документов: постановления и распоряжения правительства Еврейской автономной области, постановления и распоряжения губернатора ЕАО, решения городской Думы, постановления и распоряжения главы муниципального образования, главы мэрии города, решения коллегии при главе мэрии города, поручения главы мэрии города, заместителей главы мэрии города, управляющего делами, данных на аппаратных и других совещаниях, письменные и устные обращения граждан, запросы вышестоящих органов власти, правоохранительных органов, организаций, учреждений, ведомств о предоставлении информаций и сведений. 4.2. Контроль осуществляют следующие структурные подразделения мэрии города: Организационный отдел: - за исполнением постановлений и распоряжений правительства Еврейской автономной области, постановлений и распоряжений губернатора ЕАО, решений городской Думы, постановлений и распоряжений главы муниципального образования, главы мэрии города, решений коллегии при главе мэрии города, поручений главы мэрии города, заместителей главы мэрии города, управляющего делами, данных на аппаратных и других совещаниях, запросов вышестоящих органов власти, правоохранительных органов, организаций, учреждений, ведомств о предоставлении информаций и сведений; - за исполнением квартальных планов работы мэрии города. Общий отдел: - за соблюдением сроков рассмотрения входящей корреспонденции; - за сроками рассмотрения письменных обращений граждан, исполнением резолюций главы мэрии города и его заместителей по вопросам личного приема граждан. Отдел по работе с органами территориального общественного самоуправления - за исполнением мероприятий, разработанных по итогам собраний, встреч с жителями жилмассивов. 4.3. Постановка на контроль документов, поручений и резолюций. 4.3.1. Перечень правовых актов главы мэрии города, не подлежащих постановке на контроль, представлен в приложении N 16. 4.3.2. В организационном отделе мэрии на контроль ставятся все правовые акты главы мэрии города, в которых ответственность за исполнение возлагается на руководителей структурных подразделений мэрии. 4.3.3. Поручения главы мэрии города, его заместителей, данные на аппаратных и других совещаниях, в течение 3 дней оформляются организационным отделом, передаются исполнителям и ставятся на контроль в организационном отделе. 4.3.4. Решения городской Думы в течение 3 дней после подписания передаются руководителем аппарата городской Думы в организационный отдел для постановки на контроль поручений, подлежащих исполнению мэрией. 4.3.5. Нормативные правовые акты Российской Федерации и Еврейской автономной области вместе с копиями документов в течение 2-х дней передаются в организационный отдел для постановки на контроль. 4.3.6. Входящая корреспонденция ставится на контроль в общем отделе и в течение двух дней передается исполнителям. 4.3.7. Критические материалы в адрес мэрии, опубликованные в СМИ, имеющие резолюции главы мэрии города или его заместителей, ставятся на контроль в организационном отделе и в течение 2-х дней передаются исполнителям. 4.3.8. Мероприятия, разработанные по итогам собраний, встреч с жителями жилмассивов и утвержденные главой мэрии города ставятся на контроль в отделе по работе с органами ТОС и через общий отдел направляются исполнителям. Резолюции главы мэрии города на заявлениях, обращениях органов ТОС ставятся на контроль в общем отделе и в течение 2-х дней общим отделом передаются исполнителям. 4.3.9. В организационном отделе постановка на контроль документов, поручений и резолюций осуществляется не позднее следующего дня после их Техническое сопровождение и совершенствование программы контроля обеспечивает информационно-аналитический отдел мэрии. 4.3.10. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях. 4.3.11. Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, не должен превышать одного месяца с даты их издания, если в акте не указан иной срок. 4.3.12. Поручения и резолюции на документах исполняются в указанные в них сроки; если срок не указан - в течение 10 дней со дня, когда дано поручение или подписана резолюция; если для выполнения поручения необходим выезд в командировку или проведение дополнительных мероприятий - 30 дней; если есть пометка "Срочно" или "Прошу переговорить" - в течение 3 дней. 4.3.13. Резолюции на входящей корреспонденции исполняются в указанные сроки, если срок не указан - в течение месяца со дня регистрации. 4.3.14. Должностное лицо (структурное подразделение мэрии), указанное в правовом акте, поручении или резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные - соисполнителями. Ответственный исполнитель в случае необходимости получает от соисполнителя информацию в определенный им срок для дальнейшего обобщения. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение поручения или резолюции. Копия документа, поставленного на контроль, направляется каждому соисполнителю. 4.3.15. Если исполнение поручения, указанного в правовом акте главы мэрии города, возложено на организацию, не являющуюся структурным подразделением мэрии, то ответственным за исполнение поручения является руководитель структурного подразделения мэрии, подготовившего правовой акт. 4.3.16. Контроль за исполнением правовых актов главы муниципального образования, главы мэрии города проводится в следующие сроки: - один раз в год - со сроками исполнения несколько лет; - один раз в квартал - со сроками исполнения год и менее. По поручению главы мэрии города или заместителя главы мэрии города, ответственного за исполнение правового акта главы мэрии города, могут проводиться внеочередные проверки исполнения правовых актов. 4.3.17. Контроль исполнения входящей корреспонденции проводится 1 раз в месяц. 4.4. Продление срока исполнения правовых актов главы мэрии города, поручений и резолюций. 4.4.1. Срок исполнения поручения или резолюции, поставленных на контроль в организационном или общем отделах, продлевается лицом, давшим поручение, после рассмотрения причин продления. При необходимости продления срока исполнения документов, поставленных на контроль, должностное лицо, ответственное за исполнение, или исполнитель, не позднее 3 дней до истечения установленного срока должны представить лицу, давшему поручение, мотивированное ходатайство об установлении нового срока. 4.5. Снятие с контроля исполнения правовых актов главы муниципального образования, главы мэрии города, поручений и резолюций. 4.5.1. По окончании срока, определенного в документе, исполнитель в трехдневный срок представляет в организационный или общий отделы справку (информацию) о выполнении (или невыполнении) данного ему поручения (с указанием причин, если поручение не выполнено). Справка (информация) об исполнении должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложение о снятии с контроля и сведения о том, кем, когда и в какой форме дан ответ автору обращения (если таковой имеется). 4.5.2. О ходе и результатах выполнения каждого поручения в организационный или общий отделы представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. 4.5.3. Основанием для снятия документа с контроля является справка (информация) о выполнении заданий, а также признание документа утратившим силу. К справкам (информациям) о выполнении того или иного документа, или поручения прилагаются подлинники документов (постановлений, распоряжений), по которым были даны поручения. Непредставление справки (информации) в указанные сроки означает неисполнение документа, мероприятия. Решение о снятии документа с контроля принимает лицо, подписавшее документ. 4.5.4. Ежеквартально организационным отделом готовится проект постановления (распоряжения) главы мэрии города о снятии с контроля исполненных документов. Организационный отдел, собрав все информации по правовым актам от исполнителей, готовит свое заключение и предложение о снятии документа с контроля. Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица. 4.5.5. Снятие с контроля резолюций на входящей корреспонденции осуществляется общим отделом при предоставлении исполнителем ответа автору корреспонденции. 4.5.6. Организационный и общий отделы, отдел по работе с органами ТОС представляют главе мэрии города (заместителям главы мэрии города) ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным, аналитические справки об исполнении всех документов, стоящих на контроле. Результаты исполнения документов организационным и общим отделами доводятся до муниципальных служащих на аппаратных совещаниях. 5. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ ГЛАВОЙ МЭРИИ ГОРОДА 5.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых главой мэрии города, заместителями главы мэрии города осуществляет организационный отдел и отделы, управления, комитеты мэрии, по чьей инициативе проводится данное мероприятие. 5.2. Подразделения мэрии, ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают: - подготовку документов и материалов к мероприятию; - списки приглашенных; - порядок и регламент проведения мероприятия; - комплектование документов и материалов для участников мероприятия; - оповещают участников о дате, времени и месте его проведения. 5.3. Хозяйственный отдел осуществляет подготовку зала заседаний. 5.4. Общий отдел осуществляет тиражирование по заявкам подразделений мэрии документов и материалов для участников мероприятия. 6. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы, поступающие в мэрию, принимаются, учитываются и регистрируются в общем отделе. Тексты документов, переданные по факсу, принимаются, регистрируются в приемной главы мэрии города. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется ведущим специалистом общего отдела по работе с письмами и жалобами граждан. 6.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении N 10. 6.3. При вскрытии конвертов главным специалистом общего отдела, ответственным за делопроизводство, проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в общий отдел мэрии города. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы возвращаются адресату. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде. На пакетах с пометкой "лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату. 6.4. Документ регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции. Зарегистрированные документы передаются главе мэрии города, заместителям главы мэрии города в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение. Главе мэрии города передаются акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя. После возвращения документов от руководства резолюция переносится в журнал регистрации и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам мэрии. 6.5. Документы передаются главе мэрии города, заместителям главы мэрии города для резолюции. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата. Общий отдел передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в журнал регистрации фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. Зарегистрированные документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления. При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату". Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями мэрии города запрещается за исключением контрольных функций организационного отдела. 6.6. Специалист общего отдела 2 раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях мэрии города с данными, занесенными в журнал регистрации, и ежемесячно представляет управляющему делами, заведующему общим отделом справку о прохождении документа. 6.7. При работе с документами, поступившими в общий отдел мэрии города и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей инструкцией. Письма, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в этих документах. Если в документе сроки не указаны, то они указываются главой мэрии города, заместителями главы мэрии города. В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней. 7. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 7.1. Подготовленный документ с указанием адреса передается для обработки и отправки в общий отдел руководителем подразделения мэрии. На отправку передаются подлинник отправляемого документа, второй и третий экземпляры, а также подписанный исполнителем указатель рассылки с адресами. При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Для отправки телеграммы передается оформленный ее подлинник и копия. Документы отправляются адресатам не позднее 3-х дней после их передачи в общий отдел. Подготовленные для отправки простой почтой документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции и отправляются через почтовое отделение связи. Заказная почта отправляется через почтовое отделение специалистом общего отдела. Документы особой важности отправляются в соответствии с заключенными договорами. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям. 8. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 8.1. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется ведущим специалистом общего отдела. 8.2. Поступившие письма и телеграммы регистрируются, на них заводится учетная и контрольная карточка. Все поступившие обращения направляются главе мэрии города, заместителям главы мэрии города для рассмотрения. 8.3. Обращения граждан, подлежащие для рассмотрения в подразделениях мэрии города, направляются в эти подразделения с резолюцией руководителей мэрии города. На регистрационной карточке специалист общего отдела проставляет дату возврата документа. 8.4. Письма (заявления) граждан рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного разрешения и проверки - не позднее 15 дней со дня их поступления. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет ведущий специалист общего отдела. 8.5. Сроки разрешения обращений могут быть в порядке исключения продлены только руководителем, наложившим резолюцию, с уведомлением об этом заявителя. 8.6. Рассмотрение письма считается законченным, если руководством не дается по нему новое поручение. Автор извещается об этом, как правило, в письменной форме. 8.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. 8.8 Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией. На всех экземплярах ответа указывается фамилия, инициалы исполнителя и его служебный телефон. Оригинал письма вместе с ответами исполнителей направляются специалисту общего отдела. 8.9. Ведущий специалист общего отдела контролирует правильность рассмотрения обращений подразделениями мэрии города, должностными лицами предприятий, учреждений и организаций городского подчинения. 8.10. Прием граждан организуется ведущим специалистом общего отдела в соответствии с графиком приема руководителями города. 8.11. Ведущий специалист общего отдела проводит анализ деятельности подразделений мэрии и должностных лиц по работе с обращениями, состояния законности и исполнительской дисциплины, готовит заключения (обзоры) с соответствующими выводами и предложениями и вносит их на рассмотрение руководства мэрии города. 9. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 9.1. Печатание документов 9.1.1. Печатание документов осуществляется специалистами общего отдела, а также непосредственно в подразделениях мэрии города с использованием компьютерной техники. 9.1.2. Первоочередному печатанию подлежат решения городской Думы, материалы заседаний коллегии, постановления и распоряжения главы мэрии города. Очередность печатания других материалов определяется заведующим общим отделом по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, красителями синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или написанные карандашом. Корректорские работы специалистами общего отдела не производятся. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. Печатание под диктовку не производится. 9.1.3. Печатание документов в машинописном бюро общего отдела и подразделениях мэрии производятся на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" (с) и знаков препинания. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 9.2. Копирование документов 9.2.1. Служебные документы, подлежащие тиражированию на множительных аппаратах, подготавливаются в соответствии с требованиями настоящей инструкции. 9.2.2. Необходимость копирования служебных документов определяют руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за их содержание и качество. 9.2.3. Копирование бланков документов, используемых в мэрии города, не разрешается. 9.2.4. Тиражирование материалов на копировальной машине, кроме постановлений и распоряжений главы мэрии города, материалов коллегии и служебных документов, производится с разрешения заведующего общим отделом, а в отдельных случаях - управляющего делами мэрии города. 10. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ФАЙЛАМ НОРМАТИВНОПРАВОВЫХ АКТОВ Для обеспечения оперативного представления пользователям "Банка нормативно-правовых актов мэрии города" информации в единой форме, все файлы, предназначенные для загрузки в банк данных должны быть подготовлены единообразно, в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем документе. 10.1. Общие положения 10.1.1. Каждый документ оформляется в виде отдельного файла, создаваемого средствами MS Word. Текст нормативно-правового акта и приложений, относящихся к нему, оформляются в один текстовой файл. 10.1.2. При вводе информации в текстовый файл необходимо соблюдать правила заполнения документа согласно Инструкции по делопроизводству с учетом настоящих требований (абзацы, заголовки, примечания, пробелы между словами, пустые строки и т.п.). 10.2. Правила обработки текстов документов при занесении в банк данных "Нормативные и правовые акты муниципального образования "Город Биробиджан" 10.2.1. В первой строке документа необходимо ввести прописными буквами наименование органа, принявшего документ, во второй строке - наименование документа. Строчными буквами в третьей строке вводится дата принятия документа и номер документа, в четвертой строке - прописными буквами название. 10.2.2. Текст располагается с 1 по 66 позицию, абзац - с 5 позиции. Текст выравнивается по правому и левому краям без переноса слов. 10.2.3. Название не должно начинаться левее 5 и заканчиваться правее 61 позиции, в нем не должно быть лишних пробелов (больше одного между двумя словами). Например: ГЛАВА МЭРИИ ГОРОДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 23 августа 1003 г. N 1028 НАЗВАНИЕ Текст документа 10.2.4. Символ "номер" вводится на латинском регистре в виде прописной буквы N. Например: N 43. 10.2.5. Топология текста (расположение абзацев, статей и т.п.) как в оригинале. 10.2.6. Между словом и знаком препинания нет пробела. После знака препинания должен быть пробел (его может не быть в исключительных случаях - таблицы, сноски). 10.2.7. Дефис в словах (кроме прилагательных) отделяется пробелом с двух сторон (например: "дети - сироты"). При переносе составных прилагательных дефис отделяется пробелом от первого слова (например, слово "социально-экономический" следует переносить так: социально- и с новой строки: экономический). 10.2.8. Подписи отделяются от текста пустой строкой, сдвигаются вправо и выравниваются по правому краю. Фамилии - прописными буквами, на отдельной строке без пробелов после инициалов. Например: Губернатор области И.О.ФАМИЛИЯ 10.2.9. Приложения отделяются от текста документа пятью пустыми строками. Например: Текст Приложение N 1 к постановлению главы мэрии города от 24.09.2003 N 1211 ПОЛОЖЕНИЕ О СТРАХОВАНИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА, ПЕРЕДАННОГО В АРЕНДУ 10.2.10. Общий принцип оформления таблиц, бланков и т.д. - законченный внешний вид и однотипность в оформлении. Таблицы вводятся с максимальным сохранением геометрии первоисточника, причем разграфка производится теми же символами, что и в первоисточнике. Шапка таблицы вводится один раз в начале таблицы. В наименовании граф шапки таблиц допускаются разрывы слов в исключительных случаях. Бланки по возможности должны быть готовы к заполнению. В бланках используются подчеркивания. Например: +-+-----------------+------------------------+----------+--------+ ¦N¦Идентификационный¦ Коды признаков ¦Полное на-¦Юридиче-¦ ¦ ¦код предприятия в+--------+--------+------+именование¦ский ад-¦ ¦ ¦ОКПО (включая Ч) ¦министе-¦террито-¦отрас-¦предприя- ¦рес пре-¦ ¦ ¦ ¦рства ¦рии в ¦ли с/х¦тия, объ- ¦приятия,¦ ¦ ¦ ¦(ведомс-¦СОАТО ¦ОКОНХ ¦единения, ¦местона-¦ ¦ ¦ ¦тва) в ¦ ¦ ¦имущества ¦хождение¦ ¦ ¦ ¦СООГУ ¦ ¦ ¦ ¦имущест-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ва ¦ +-+-----------------+--------+--------+------+----------+--------+ ¦1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +-+-----------------+--------+--------+------+----------+--------+ 10.3. Контроль введенной информации При переносе информации с первоисточников необходимо обеспечить контроль за полноту и достоверность информации путем визуальной сверки информации, введенной в текстовые файлы и текстов документов-первоисточников. Контроль введенной информации может быть организован двумя способами: 1. Сверка распечатанных текстовых файлов с документами-первоисточниками. 2. Сверка с экрана введенной в текстовые файлы информации с документами-первоисточниками (менее предпочтительно). Контроль введенной информации осуществляет специалист, готовивший документ. 11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности мэрии города и ее структурных подразделений, проводится по разрешению управляющего делами мэрии города. 11.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в административно-хозяйственный отдел. 11.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном отделе и выдаются под расписку руководителям подразделений. 11.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управляющий делами. 11.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в хозяйственный отдел, где они уничтожаются по акту. 11.6. Контроль за использование печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений мэрии города. 12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕДАЧА ИХ В ГОСАРХИВ 12.1. Составление номенклатуры дел 12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в мэрии города и ее подразделениях с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложениеN 11). Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы мэрии города и ее подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 12.1.2. Разработкой номенклатуры дел занимаются: в аппарате мэрии города - общий отдел, в структурных подразделениях - ответственные за делопроизводство при методической помощи государственного архива Еврейской автономной области согласно "Договору о взаимодействии и сотрудничестве между государственным архивом ЕАО и мэрией г.Биробиджана". 12.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел мэрии города являются наименования подразделений мэрии города. Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой мэрии города. Рассмотренная на заседании экспертной комиссии мэрии города номенклатура дел мэрии города и ее подразделений утверждается руководством после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства ЕАО. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и досрочному пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях мэрии города и ее структурных подразделениях. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется, перепечатывается, подписывается специалистом, утверждается управляющим делами или руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения номенклатуры дел мэрии города и ее структурных подразделений, соответствующие отделы получают выписки из номенклатуры для использования в работе. 12.1.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, состоящие из индекса подразделения мэрии города и цифрового обозначения дела по номенклатуре. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д. Заголовки могут уточняться в процессе их формирования и оформления. При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК". В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др. 12.1.5. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся папки, на которых указываются: полное название мэрии города, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год) заведения, срок хранения дела. 12.1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 12.2. Формирование дел 12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 12.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно главой мэрии города или его заместителями. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Распоряжения по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений по личному составу. Протоколы в деле и документы к ним располагаются в хронологическом порядке по номерам. Переписка группируется в дела, как правило, за период календарного года и систематизируется по хронологии; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка группируется по конкретным вопросам. 12.2.4. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются отдельно. 12.2.5. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 12.2.6. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. Формированием дел в мэрии города и ее структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в аппарате мэрии города осуществляется общим отделом. 12.3. Экспертиза ценности документов 12.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения. 12.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; формировании дел и проверке правильности включения документов в дела; при подготовке дел к последующему хранению. 12.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате мэрии города и его структурных подразделениях создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается управляющим делами. Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением. 12.3.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, и документы временного срока хранения. Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое информационное и научное значение. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 12.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложения N 12, 13). Акты рассматриваются экспертной комиссией мэрии города, подписываются ответственным за делопроизводство и руководителями структурных подразделений, утверждаются управляющим делами. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области. 12.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 12.4. Оформление дел 12.4.1. Дела мэрии города и ее структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Еврейской автономной области. В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшив; нумерацию листов; составление заверительной надписи; составление при необходимости внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется. 12.4.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название мэрии города, наименование ее структурного подразделения, индекс дела, заголовок, даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения дела (приложение 14). 12.4.3. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 12.5. Составление описей дел 12.5.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив Еврейской автономной области в соответствии с "Договором о взаимодействии и сотрудничестве между государственным архивом ЕАО и мэрией г.Биробиджана". Описи составляются отдельно на дела постоянного и долговременного сроков хранения. 12.5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства. 12.5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства области. 12.5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 12.5.5. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем структурного подразделения, одобряется ЭК и направляется на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии при архивном управлении правительства области. 12.5.6. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах. 12.5.7. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь: титульный лист, историческую справку, список сокращенных слов, предисловие. 12.6. Хранение документов и дел 12.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив области дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях мэрии города. Руководители и сотрудники структурных подразделений мэрии города несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 12.6.2. Выдача дел структурным подразделениям или сторонним организациям проводится с разрешения управляющего делами мэрии города. На выданное дело заводится карта-заместитель, которая помещается на место выданного дела (приложение N 15). 12.7. Передача документов на хранение в государственный архив 12.7.1. По истечении предельных сроков хранения документы мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" в упорядочном состоянии подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив Еврейской автономной области. Их передача производится только по описям дел. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Октябрь
|
