Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 28.03.2012 № 74-р

     Наименование должности печатается  от  левой  границы  текстового
поля  через 1 межстрочный интервал или центрируется относительно самой
длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне  последней
строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
     3.4.1.10. Основная часть протокола совещания,  проводимого  мэром
города,   первым  вице-мэром,  вице-мэрами  города  включает  вопросы,
рассматриваемые на совещании и принятые по ним решения.
     3.4.1.11.  Каждый  вопрос  нумеруется  римской   цифрой   и   его
наименование  начинается  с  предлога "О" ("Об"). Подчеркивается одной
чертой после  последней  строки.  Под  чертой  в  скобках  указываются
фамилии  должностных  лиц,  выступавших  на совещании при рассмотрении
соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому  вопросу
решение.
     3.4.1.12. Протокол оформляется в течение трех дней, подписывается
председательствующим  на  заседании (совещании) и секретарем. Протокол
общегородского совещания оформляется в течение 10 дней.
     3.4.1.13.  Копии   протоколов   при   необходимости   рассылаются
заинтересованным   организациям  и  должностным  лицам,  которым  даны
поручения,  для  контроля  -  помощникам  мэра,   первого   вице-мэра,
вице-мэров города. Срочные поручения передаются немедленно.
     3.4.1.14. Принятые  решения  доводятся  до  исполнителей  в  виде
выписок из протоколов.                                      Выписка из
протокола представляет собой  точную  копию  части  текста  подлинного
протокола,  относящегося  к  тому  вопросу  повестки  дня, по которому
готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка,  вводную
часть  текста,  вопрос  повестки дня, по которому готовится выписка, и
текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае
название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
     3.4.1.15. Протокол  может  печататься  на  бланках  установленной
формы  с  указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение,
сроков исполнения и лиц, осуществляющих контроль исполнения поручений.
Для  протоколов  постоянно  действующих  коллегиальных  органов  могут
использоваться бланки с указанием наименования коллегиального  органа,
наименования  вида документа (протокол) и указанием места проставления
даты и номера заседания.
     3.4.2.    Порядок оформления протоколов поручений мэра   
                  города, первого вице-мэра, вице-мэров города        
     3.4.2.1.  Организация  совещаний,  ведение  протоколов  поручений
мэра  города,  первого вице-мэра, вице-мэров  и контроль их исполнения
возлагается на помощников мэра города, первого  вице-мэра,  вице-мэров
города.
     3.4.2.2.  Поручения мэра города,  первого  вице-мэра,  вице-мэров
города  оформляются протоколом,
     3.4.2.3.  Протокол поручений имеет следующие реквизиты:
     - гриф утверждения  документа  –  оформляется  в  соответствии  с
подразделом 2.2. Инструкции;
     - вид документа  –  отделяется  от  грифа  утверждения  документа
интервалом 36 пт;
     - вид совещания;
     - место проведения совещания – указывается при необходимости;
     - дата, номер протокола.
     Реквизиты  оформляются  в  соответствии  с   подразделом   3.4.1.
Инструкции.
     3.4.2.4.  Основная часть  протокола  поручений  печатается  через
один  межстрочный  интервал,  включает поручения, данные на совещании,
сроки исполнения.
     3.4.2.5.  Текстовая часть может подразделяться на  констатирующую
часть – преамбулу и распорядительную.
    В констатирующей части кратко излагаются цели и  задачи,  факты  и
события,  послужившие основанием для издания поручения. Констатирующая
часть начинается  формулировками  «В  целях",  "В  соответствии",  "Во
исполнение", «В связи», «На основании»  и т.д. Если поручение издается
на основании другого документа, то в констатирующей части  указывается
наименование  этого  документа в родительном падеже, его дата, номер и
заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия
не нуждаются в разъяснении.
    Распорядительная    часть    должна     содержать     перечисление
предписываемых действий с указанием ответственных исполнителей каждого
действия и  сроков  исполнения.  Распорядительная  часть  поручений  т
подразделяется на пункты и может подразделяться на подпункты. Пункты и
подпункты нумеруются  арабскими  цифрами  с  точкой  и  заголовков  не
имеют.  Действия  однородного характера могут быть перечислены в одном
пункте. В качестве исполнителей указываются организации или конкретные
должностные лица.
     3.4.2.6.   Подпись  отделяется  от  текста  интервалом  36  пт  и
включает  наименование  должности  лица, ведущего протокол, его личную
подпись  и  расшифровку  подписи  (инициалы,  фамилию).   Наименование
должности оформляется в соответствии с подразделом 3.4.1.
     3.4.2.7.  Решения, принятые  на  совещаниях,  в  течение  2  дней
оформляются  протоколом.  Копии  протоколов с поручениями направляются
должностным  лицам,  организациям  помощниками  мэра  города,  первого
вице-мэра, вице-мэров. Срочные поручения передаются немедленно.
     3.4.2.8.  Информация  об  исполнении  поручений,  содержащихся  в
протоколах   направляется   исполнителями   помощнику   мэра  (первого
вице-мэра,   вице-мэров)   города.   Снятие   с   контроля   поручений
производится  мэром  города  (первым  вице-мэром,  вице-мэрами) города
путем наложения резолюции «В дело» на поручении.
     3.4.2.9.  Все исполненные поручения  хранятся  у  помощника  мэра
(первого вице-мэра, вице-мэров) города.
     3.5. Договор                          
     3.5.1.      Текст  договора  (соглашения,  контракта)   фиксирует
соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении отношений
и регулирует эти отношения.
     Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы в
обязательном порядке содержит следующие сведения:
     наименования сторон (полное и сокращенное название);
     наименование работы (предмет контракта), ее  этапы  и  результаты
выполнения;
     условия и сроки выполнения работ, определенных предметом договора
(контракта);
     срок действия договора;
     начало и окончание работ по договору;
     стоимость работы и порядок расчетов;
     порядок сдачи и приемки работы;
     ответственность сторон,  в  том  числе  санкции  за  невыполнение
принятых   обязательств,  которые  договаривающиеся  стороны  признают
необходимым включить в договор;
     гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
     порядок разрешения споров;
     юридические  адреса  сторон  (с   указанием   почтовых   адресов,
банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
     3.5.2.    Текст договора (соглашения,  контракта)  подразделяется
на разделы, пункты и подпункты.
     3.5.3.      Проекты   договоров   (соглашений,   контрактов)   по
курируемым   отраслям   разрабатываются  руководителями  Подразделений
администрации.
     3.5.4.     Согласование проекта договора (соглашения,  контракта)
оформляется   в   справке   согласования   установленной  формы  путем
визирования  с  указанием  даты,  инициалов,   фамилии   и   должности
визирующего (приложение №  10).
     В справке согласования ставится виза исполнителя  -  руководителя
Подразделения    администрации,    подготовившего    проект   договора
(соглашения,   контракта),   визы    руководителей    заинтересованных
Подразделений администрации, организаций.
     Все проекты договоров  (соглашений,  контрактов)  без  исключения
подлежат     визированию    вице-мэром,    руководящим    (курирующим)
Подразделением   администрации   в   соответствии   с   распределением
обязанностей,  вице-мэром,  руководителем аппарата, начальником Отдела
по работе с документами и контролю, начальником Департамента правового
обеспечения.   При  подписании проекта договора от имени администрации
города одним  из  вице-мэров,  его  виза  в  справке  согласования  не
требуется.
     3.5.5.    Возражения по проекту договора (соглашения, контракта),
возникающие   при   согласовании,   излагаются   в   справке,  которая
прилагается к проекту.
       Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в  справке
согласования  делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у
которого они были  (с  обязательным  указанием  даты  и  проставлением
подписи), возражения к проекту не прикладываются.
     Если  в  процессе  доработки  (согласования)  в  проект  вносятся
изменения  или  дополнения  принципиального  характера, то он подлежит
переоформлению и повторному согласованию.
     Внесение изменений в подписанный договор (соглашение,  контракт),
а также в согласованный проект документа не допускается.
     3.5.6.    Срок, в течение которого проект  договора  (соглашения,
контракта)   может   находиться   на   согласовании  в  Подразделениях
администрации и иных заинтересованных организациях не должен превышать
трех рабочих дней.
     Департамент правового обеспечения рассматривает  проект  договора
(соглашения,  контракта) в течение пяти рабочихдней со дня поступления
полного пакета документов.
     В  случае  если  проект  договора  (соглашения,  контракта)   был
возвращен   на   доработку  Департаментом  правового  обеспечения,  то
5-дневный срок согласования исчисляется со дня повторного  поступления
документов.
     3.5.7.     Проект  договора  (соглашения,  контракта)  визируется
юридической службой Подразделения администрации, подготовившего проект
документа, которая заверяет каждый лист одного  экземпляра  подлинника
штампом   "согласовано"   с   проставлением  даты,  личной  подписи  и
расшифровки подписи (инициалы, фамилия) должностного лица.
     3.5.8.    Согласованный проект договора  (соглашения,  контракта)
передается  на  подпись, в соответствии с постановлением администрации
города «О передаче права подписи договоров, соглашений, заключаемых от
имени  администрации  города»  через канцелярию или помощников первого
вице-мэра, вице-мэров города.
     3.5.9.    На подписание проект договора  (соглашения,  контракта)
должен  представляться  в  количестве  экземпляров,  равных количеству
сторон или в  количестве,  указанном  в  самом  договоре  (соглашении,
контракте).
     3.5.10.   Подписанный договор (соглашение, контракт) со  справкой
согласования   передается   в   службу   подготовки   документов   для
регистрации.
     При поступлении договора (соглашения,  контракта),  которому  уже
присвоен  номер  одной стороны (номер контрагента), специалисты службы
подготовки   документов   (вторая   сторона),    проведя    внутреннюю
регистрацию,  указывают  свой регистрационный номер на лицевой стороне
(при отсутствии свободного места – на  оборотной  стороне)  последнего
листа договора (соглашения, контракта).
     При поступлении в Администрацию договора (контракта,  соглашения)
без  номера  ему  присваивается  регистрационный  номер Администрации,
который проставляется на первой странице документа.
     Учетный номер договора  (контракта,  соглашения)  формируется  из
порядкового  номера  регистрации,  кода  Подразделения  администрации,
являющегося ответственным на договор. Может использоваться специальный
штамп,  в  котором  указываются  название организации, регистрационный
номер договора, дата.
     Договор (соглашение, контракт) регистрируется только при  наличии
подписи на каждом экземпляре договора и всех приложениях к нему.
     Гербовая печать  Администрации  ставится  на  договор  после  его
регистрации.
     Один экземпляр подписанного всеми сторонами договора  остается  в
службе  подготовки  документов для оперативного хранения. Все договоры
формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
     3.5.11.   Копии договоров  (соглашений,  контрактов),  заверенные
печатью  «Администрация  города  Южно-Сахалинска  Отдел  по  работе  с
документами и контролю», рассылаются канцелярией адресатам в срок,  не
превышающий   трех   рабочих   дней   согласно  списку  рассылки  (при
необходимости,  в  списке  рассылки   указывается   почтовый   адрес),
подготовленному    и   завизированному   руководителем   Подразделения
администрации, внесшего документ, и начальником  Отдела  по  работе  с
документами  и  контролю.   В  список  рассылки включаются сведения об
исполнителе документа (должность,  имя,  отчество,  фамилия,  подпись,
телефон, дата) (приложение N 11).
     3.5.12.   Руководители Подразделений администрации, подготовившие
проекты  договоров (соглашений, контрактов) отвечают за их содержание,
проводят  необходимые  согласования,  обеспечивают  контроль  и  несут
ответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств.
     3.6. Акт                            
     3.6.1.    Акт -  документ,  составленный  уполномоченными  лицами
(комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие.
     В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные  факты
и  события,  но  и  содержат  выводы, рекомендации и предложения (акты
проверок, обследований, ревизий и т.п.).
     Акты составляются  коллегиально  (не  менее  двух  составителей).
Некоторые акты требуют утверждения.
     При составлении  актов  ревизий  и  обследований,  их  содержание
подписывается  должностными  лицами, деятельность которых отражается в
акте.
     3.6.2.    Датой акта является дата его составления (утверждения).
     3.6.3.    Текст акта состоит из двух частей: вводной  и  основной
(констатирующей).   В   вводной   части  указывается  распорядительный
документ, на основании которого актируется  событие  или  действие  (в
именительном   падеже),   его  номер  и  дата,  состав  комиссии.  При
перечислении  лиц,  участвовавших  в  составлении  акта,   указываются
наименования   должностей   с  обозначением  организацией,  фамилий  и
инициалов (в именительном  падеже).  Первым  указывается  председатель
комиссии.  В  необходимых  случаях  допускается  приводить  сведения о
документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших  в
составлении акта, и их адреса.
     Слова    «Основание»,    «Председатель»,    «Члены     комиссии»,
«Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
     Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В  основной
(констатирующей)  части  излагается сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и
заключения.
     Сведения  о  количестве  напечатанных  экземпляров  акта   и   их
направлении  адресатам  помещаются  в  конце  текста  перед отметкой о
наличии приложений.
     Например:
     Составлен в 2 экземплярах:
     1-й экземпляр - бухгалтерия,
     2-й экземпляр - юридический отдел.
     Количество    экземпляров    акта    определяется     количеством
заинтересованных      сторон     или     нормативными     документами,
регламентирующими составление акта.
     При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта
перед подписями.
     3.6.4.    Акт должен быть  подписан  всеми  лицами,  принимавшими
участие  в  его  составлении  (установлении  фактов, событий). Фамилии
членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
     Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан  подписать
его  с  оговоркой  о  своем несогласии (замечания прилагаются). Особое
мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и  прилагается  к
акту.
     3.6.5.    Акт оформляется на бланке  или  на  стандартных  листах
бумаги  форматом А4. Текст печатается прописными буквами размером N 14
через один межстрочный интервал.
     3.6.6.    Акты имеют следующие реквизиты:
     Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы
акта.
     Гриф утверждения включает  слово  УТВЕРЖДАЮ,  которое  печатается
прописными  буквами  от  границы верхнего поля, наименование должности
лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
     Наименование вида документа - АКТ.
     Наименование вида документа отделяется от  предыдущего  реквизита
интервалом  36  пт,  печатается прописными буквами, выделяется шрифтом
другой насыщенности и выравнивается по центру.
     Номер печатается арабскими цифрами после  слова  АКТ  на  той  же
строке.
     Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита  интервалом  6
пт,  печатается  через  1  межстрочный интервал, выделяется полужирным
шрифтом  и  выравнивается  по  центру.  Точка  в  конце  заголовка  не
ставится.
     В заголовке  к  тексту  акта  указывается  название  или  краткое
содержание   актируемого   факта   или   события.   Заголовок   должен
соответствовать тексту акта, например:
             О передаче документов, находящихся на исполнении         
                                    или                               
         О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих    
                           дальнейшему хранению 
                      
     Текст отделяется от заголовка  интервалами  24  пт  и  печатается
через 1 межстрочный интервал.
     Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт.
     3.7. Доверенность                        
     3.7.1.    Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним
лицом  другому  лицу  для  представительства  перед  третьими  лицами.
Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может  быть
предоставлено представляемым непосредственно соответствующему третьему
лицу.
     3.7.2.       Доверенность    выдается    Администрацией    своему
представителю на представление интересов, совершение сделок, получение
денег, товарно-материальных ценностей, совершение других  действий  от
имени Администрации.
     3.7.3.     Доверенность совершается только  в  письменной  форме.
Доверенность  составляется  в  виде  отдельного  документа  или  путем
включения в договор, определяющий внутренние отношения представляемого
и представителей.
     Документ должен содержать данные, необходимые для  признания  его
доверенностью:
     - дату составления,
     - реквизиты представителя и предоставляемого,
     - существо полномочий.
     Кроме  того,  доверенность  должна  быть  подписана   лицом,   ее
выдавшим.
     3.7.4.     Если  доверенность  выдана  Администрацией,  то  кроме
подписи  уполномоченного  должностного  лица  необходим  еще  и оттиск
печати. Доверенность  оформляется  на  бланке  Администрации,  подпись
уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.
     3.8. Оформление проектов служебных писем            
     3.8.1.      Служебные письма в Администрации готовятся как:
     -       ответы       о       выполнении       нормативных       и
организационно-распорядительных документов;
     - сопроводительные письма;
     - ответы на запросы различных организаций, предприятий и  частных
лиц;
     - информации  об  исполнении  поручений  вышестоящих  органов  по
обращениям    граждан   по   вопросам,   относящимся   к   компетенции
Администрации;
     - инициативные письма.
     3.8.2.     Служебные письма печатаются на  бланках  установленной
формы.  Служебные  письма,  подписываемые  руководителями двух и более
организаций, Подразделений администрации,   ий (и др.) оформляются  на
стандартном  листе  бумаги  формата  А4, при этом наименование органов
власти (Подразделений администрации, организаций  (и  др.)  –  авторов
документа  указываются в реквизите «Подпись».
     3.8.3.    Письмо имеет следующие реквизиты:
       - герб города Южно-Сахалинска;
     - наименование Администрации;
     -  наименование  Подразделения  администрации  (  при  подготовке
проекта письма за подписью руководителя Подразделения администрации);
     -   справочные    данные    об    Администрации    (Подразделении
администрации);
     - дата документа - проставляется после подписания документа;
     -  регистрационный  номер   документа   -   проставляется   после
подписания документа и состоит из индекса Подразделения администрации,
подготовившего документ и порядкового номера  по  единой  нумерации  в
течение календарного года, например, 01-580;
      - ссылка на исходящий номер и  дату  документа  адресата  -  при
ответе на поступивший документ обязательно указывается регистрационный
номер и дата  документа,  на  который  дается  ответ.  При  подготовке
ответов  повторение  в  тексте  письма  ссылки  на реквизиты входящего
документа делать не следует;
      - адресат;
     - наименование документа  (заголовок  к  тексту)  –  отвечает  на
вопрос «О чем?» и формулирует в краткой форме тему письма;
     - текст документа;
     - отметка о наличии приложений;
     - подпись должностного лица;
     - отметка об исполнителе.
     3.8.4.    Письма на бланках Администрации подписывают мэр города,
первый вице-мэр, вице-мэры города.
     Письма за подписью руководителей Подразделений администрации и их
заместителей,   по  вопросам,  входящим  в  компетенцию  Подразделений
администрации, оформляются  на  бланках  Подразделений  администрации,
регистрируются    в   Подразделении   администрации   и   отправляются
самостоятельно.
     3.8.5.    Письма, подписанные мэром  города,  первым  вице-мэром,
вице-мэрами города регистрируются и отправляются канцелярией в день их
регистрации или не позднее следующего  рабочего  дня  (за  исключением
срочной корреспонденции).
     3.8.6.     Служебные   письма   излагаются:   от   первого   лица
множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на
рассмотрение, проект..." и  т.д.),  от  3-го  лица  единственного  числа
(Администрация   не  считает  возможным...»,   «Департамент  образования
предлагает рассмотреть возможность...»),  на должностных  бланках  –  от
1-го  лица  единственного  числа  («Прошу  Вас представить данные о...»,
«Считаю возможным принять участие в...»).
     3.8.7.    Тексты ответных  писем   должны  точно  соответствовать
данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
     3.8.8.     Сроки  подготовки   ответных   писем   устанавливаются
нормативными  правовыми  актами  или  резолюцией  руководителя,  сроки
подготовки  инициативных  писем  определяются  мэром  города,   первым
вице-мэром,    вице-мэрами    города,   руководителями   Подразделений
администрации.

      IV.  ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ В 
       АДМИНИСТРАЦИЮ ГОРОДА КОРЕСПОНДЕНЦИИ, ОФОРМЛЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ   
      ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И СРОКИ ЕЕ ОФОРМЛЕНИЯ, РАССМОТРЕНИЯ И 
                                 РАССЫЛКИ                             

     В документообороте Администрации в соответствии  с  особенностями
технологической обработки выделяются следующие документопотоки:
     - поступающая документация (входящая);
     - отправляемая документация (исходящая);
     - внутренняя документация.
     Анализ объемов  документооборота,  структуры  документопотоков  и
содержания  документов,  поступающих в Администрацию и создаваемых ей,
ведется  в   целях   рационального   распределения   документопотоков,
повышения   исполнительской   дисциплины,   качества  и  эффективности
принимаемых решений.
     Организация   документооборота    должна    отвечать    следующим
требованиям:
     -  оперативное прохождение документов;
     -  распределение документов на документопотоки;
     -   организация   предварительного    рассмотрения    поступающих
документов;
     - однократность регистрации документов.
          4.1. Порядок приема, первичной обработки, регистрация и     
                 распределения поступающей корреспонденции            
     4.1.1.    Прием, первичная обработка, распределение и регистрация
поступающей корреспонденции производятся в канцелярии.
     Обращения граждан и  документы,  связанные  с  их  рассмотрением,
направляются  в  приемную  граждан  Отдела  по  работе с документами и
контролю (далее – приемная граждан) для обработки и регистрации.
     4.1.2.     Первичная обработка  поступивших  документов  включает
вскрытие  конвертов, проверку целостности упаковки и вложений, наличие
документов   и   приложений   к   ним,    правильность    адресования,
систематизацию на регистрируемые и нерегистрируемые.
     При доставке корреспонденции  нарочным  проверяется  правильность
адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним.
     При повреждении или недостаче документа составляется акт  в  трех
экземплярах  (приложение N 12), один из которых остается в канцелярии,
другой - приобщается к поступившему документу, третий  –  направляется
отправителю  документа.  Акт  утверждается  вице-мэром,  руководителем
аппарата.
     Конверты от поступивших документов  не  уничтожаются  в  случаях,
когда  только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки
документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные  документы
пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
     4.1.3.     Регистрация  поступивших  документов,   как   правило,
осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или
утверждения либо на следующий рабочий день.
     Корреспонденция, полученная после 16 часов или в нерабочее  время
обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день
     Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно»  и  др.
регистрируются незамедлительно.
     4.1.4.       Принимая   во   внимание,    что    большая    часть
корреспонденции,  независимо  от  содержания,  адресуется мэру города,
работники канцелярии имеют право распределять корреспонденцию  первому
вице-мэру,   вице-мэрам   города   в   соответствии  с  распределением
обязанностей.
     4.1.5.      Уведомления   политических    партий,    общественных
организаций,  инициативных  групп граждан и др. о проведении публичных
мероприятий регистрируются в канцелярии.
     4.1.6.     К  документам,  не  подлежащим  регистрации  относятся
статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические
издания,    рекламные     документы,     коммерческие     предложения,
поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
     4.1.7.    Документы, направленные в адрес  мэра  города,  первого
вице-мэра,   вице-мэров   города,   Администрации   и   полученные  их
помощниками,  минуя   канцелярию,   подлежат   обязательной   передаче
документов в канцелярию для регистрации  в СЭД.
     4.1.8.    Документы, адресованные непосредственно в Подразделения
администрации, передаются без регистрации в канцелярии адресату.
     4.1.9.     Поступившие  в  Администрацию  на  бумажном   носителе
документы  сканируются  и  прикрепляются  к  регистрационной  карточке
электронного   документа   в    СЭД.    Входящий    документ    должен
регистрироваться  в  связке, если он касается вопроса, по которому уже
ведется переписка с организацией-отправителем.  Дальнейшая  работа  по
документу  происходит  с  использованием  электронной копии. Подлинник
(оригинал) документа хранится  в  канцелярии,  и  может  быть  передан
ответственному исполнителю по письменному запросу исполнителя.
     4.1.10.   Работниками канцелярии  документ  регистрируется  путем
заполнения электронной регистрационной формы в СЭД, в которую вносятся
все необходимые данные, после этого входящему документу  присваивается
регистрационный  номер.  Указываются  фамилия  и инициалы должностного
лица, которому направляются документы.
     4.1.11.    На  поступающих  документах  на   бумажном   носителе,
подлежащих  регистрации,  на  первом  листе  документа в правом нижнем
углу, на  свободном  от  текста  месте  проставляется  штамп,  который
состоит  из  наименования "Администрация города Южно-Сахалинска", слов
"входящий N _____",  цифровой  даты  поступления  документа,  служащих
уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
     4.1.12.    Информация   о   зарегистрированных   документах,   их
прохождении   и  исполнении  хранится  не  менее  5  лет,  после  чего
перемещается в электронный архив.

        4.2. Порядок рассмотрения входящих документов руководством    
           Администрации и доведение документов до исполнителей       
     4.2.1.    Поступившие в Администрацию документы  направляются  на
рассмотрение   мэру   города,  первому  вице-мэру,  вице-мэрам  города
канцелярией с помощью СЭД только после регистрации документа.
     4.2.2.     Зарегистрированный   в   СЭД   документ   направляется
работниками  канцелярии  помощникам руководителя (мэра города, первого
вице-мэра, вице-мэров города) для  формирования  проекта  резолюции  и
направления    на   рассмотрение   руководителю   в   соответствии   с
распределением обязанностей,  который  в  2-дневный  срок  подписывает
резолюцию ЭЦП.
     При  необходимости,   руководитель  вносит  изменения  в   проект
резолюции.  В  случае  наложения руководителем графической, либо аудио
резолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовую форму и
направления исполнителям.
     4.2.3.     Передача поручения  исполнителям  по  СЭД  равнозначна
передаче  бумажного  носителя  и  является  основанием  для исполнения
поручения (подписание бумажного носителя не производится).
     4.2.4.    Направление  документа  в  Подразделение  администрации
происходит  автоматически  при отправке поручения в это Подразделение.
Передача  (переадресация)  зарегистрированных  документов  из   одного
Подразделения  администрации  в  другое  производится с согласия лица,
поручившего  рассмотреть  документ,  через   канцелярию   с   отметкой
(переадресацией) в СЭД.
     4.2.5.       Поручения,     содержащие     указания     "срочно",
"незамедлительно"  (или  аналогичные), подлежат исполнению в течение 3
дней   с   даты   подписания    поручения.    Указание    "оперативно"
предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
     Если  срок  исполнения  в  поручении  не  указан,  оно   подлежит
исполнению  в течение одного месяца с даты регистрации документа. Если
последний день исполнения  поручения  приходится  на  нерабочий  день,
поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
     4.2.6.    В случаях, когда поручение дается двум  или  нескольким
лицам,    ответственным   исполнителем   является  лицо,  указанное  в
поручении в качестве исполнителя первым.
     Ответственный   исполнитель   обязан   организовать    исполнение
документа  в  установленный  срок.  Ему  представляется  право  созыва
соисполнителей, которые обязаны по  требованию   главного  исполнителя
представить  все  необходимые  материалы.  Ответственный исполнитель и
соисполнители  вправе  давать  поручения  в  виде   резолюций   лицам,
непосредственно  им  подчиненным.  Для  исполнения  поручений в сжатые
сроки ответственный исполнитель   может  создавать  рабочие  группы  в
составе   соисполнителей  поручения,  а  также  представителей  других
заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить
необходимые совещания.
     Соисполнители   в   равной   мере   несут   ответственность    за
своевременное   исполнение   документов  и  достоверность  информации,
представленной ответственному  исполнителю для свода.
     Ответственный исполнитель несет персональную  ответственность  за
полноту  и  достоверность  информации,  использованной  при подготовке
документа.
     4.2.7.    В случае если поручение выходит за пределы  компетенции
соисполнителей,    определенных    поручением,    руководители    этих
Подразделений администрации обеспечивают  его  исполнение  в  пределах
установленной   компетенции.   При   этом  ответственный   исполнитель
представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения
об   изменении   состава   соисполнителей   или  о  привлечении  новых
соисполнителей в течение 3 дней с  даты  оформления  поручения,  а  по
срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
     4.2.8.     Соисполнители  в  течение   первой   половины   срока,
отведенного   на  исполнение  поручения,  представляют  ответственному
исполнителю предложения, с отметкой о согласовании юридической  службы
своего Подразделения (при наличии).
     В    случае    несвоевременного     представления     предложений
соисполнителем  (соисполнителями)  главный  исполнитель информирует об
этом руководителя, давшего поручение.
     Департамент   правового   обеспечения   администрации,    являясь
соисполнителем,   при  отсутствии  предложений,  согласовывает  проект
ответа, подготовленного ответственным исполнителем.
     4.2.9.    В случае, если поручение руководителя  не  исполнено  в
установленный  срок,  ответственный  исполнитель в течение 1 дня после
истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет
объяснение  о  ходе  исполнения поручения с указанием должностных лиц,
на которых возложено исполнение поручения, причин его  неисполнения  в
установленный срок.
     4.2.10.   Если документ не может быть  исполнен  в  установленные
сроки,    исполнитель    должен   подготовить   промежуточный   ответ.
"Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое  не
дает  ответа  на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или
информационный  характер  и  содержит  просьбу   о   продлении   срока
исполнения до определенного числа.
     Продление   сроков   исполнения   производится    на    основании
представления  через  канцелярию служебного письма в адрес заявителя с
мотивированной просьбой о продлении срока и  о  причинах  отсрочки  не
позднее  чем  за  3  дня  до  истечения  ранее  установленного  срока.
Служебное письмо готовится  за  подписью  должностного  лица,  давшего
поручение.
     Если исполнитель не представил своевременно ответ на  документ  и
не  написал  промежуточного  с  просьбой о продлении срока исполнения,
ответа, документ считается неисполненным или исполненным с  нарушением
срока.
     4.2.11.    Изменение  срока   исполнения   фиксируется   в   СЭД.
Документы,  по  которым  срок  исполнения не был своевременно продлен,
считаются не исполненными в срок.
     4.2.12.   Резолюции мэра города "Для сведения", "Для исполнения",
"Для  руководства",  "Для  работы",  "Для  ответа", "Для рассмотрения"
позволяет первому вице-мэру,  вице-мэрам  города  при  ознакомлении  с
документом   самостоятельно   дополнять   и  определять  меры  по  его
исполнению.
     Резолюция  мэра  города  (вице-мэров)  "Для  подготовки  ответа..."
подразумевает  необходимость  подготовки  проекта  ответа  за подписью
должностного лица, давшего поручение.
     Если в резолюции к документу мэром города  (вице-мэрами)  указано
"Прошу  внести  предложения",  "Об  исполнении  информировать", то эти
документы снимаются с контроля автором резолюции.
     4.2.13.   Проекты ответов на  протесты,  поступающие  из  органов
прокуратуры подписываются мэром города.
     Проекты  ответов  на  представления,   поступающие   из   органов
прокуратуры,   подписываются  первым  вице-мэром  города,  вице-мэрами
города в соответствии с распределением обязанностей.
     При наличии  в  представлении  прокуратуры  и  предписаниях  иных
контрольно-надзорных  органов требования о привлечении должностных лиц
к дисциплинарной ответственности, соисполнителем определять вице-мэра,
руководителя аппарата для проведения служебной проверки.
     Все проекты письменных  ответов,  исходящих  из  Администрации  в
обязательном    порядке     согласовываются    юридическими   службами
Подразделений администрации ответственных за разработку проекта.
     4.3. Организация работы с отправляемыми документами, регистрация 
               отправляемых документов, отправка документов           
     4.3.1.    Ответственность за составление и оформление документа в
соответствии  с  Инструкцией, а также согласование проекта документа с
заинтересованными  лицами возлагается  на  руководителя  Подразделения
администрации – исполнителя документа.
     4.3.2.    До представления на  подпись  исполнитель  осуществляет
проверку    правильности    оформления    документа,    комплектности,
правильности адресования, наличия  необходимых  виз,  приложений,  при
необходимости   –   справок,   пояснительных   записок,   разъясняющих
содержание подготовленных документов, списка рассылки.
     4.3.3.    Срок, в течение которого  проект  исходящего  документа
может   находится   на   согласовании  в  Подразделении  администрации
составляет не более трех рабочих дней.
     4.3.4.    Исполнитель, подготовивший проект  ответа  за  подписью
мэра города, формирует карточку электронного согласования документа, в
которой  указывает   маршрут   согласования,   подписанта,   а   также
прикладывает   файл   проекта  исходящего  документа  в  установленном
формате. Прохождение проекта ответа по цепи согласований должно  точно
соответствовать  обратному порядку направления резолюций. В канцелярию
не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения по СЭД поступает
свод  (проект  документа  и  информация  о  согласовании) для проверки
документа на соответствие ответа  сути  вопроса,  наличие  необходимых
виз.  В случае замечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку.
При  отсутствии  замечаний  работниками   канцелярии   проект   ответа
распечатывается,   прикрепляется   оригинал   входящего   документа  и
передается для подписания мэру города не  позднее  чем  за  2  дня  до
окончания срока исполнения документа.
     4.3.5.     При  подписании  проекта  ответа  первым   вице-мэром,
вице-мэрами  исполнитель  формирует  карточку электронного документа в
соответствии с п.4.3.4.  После  проведения  необходимого  согласования
помощнику  вице-мэра  не  позднее  чем  за  3  дня  до окончания срока
исполнения по СЭД поступает свод  (проект  документа  и  информация  о
согласовании)   для   проверки  документа  на  грамматические  ошибки,
соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых  виз.  В  случае
замечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку. При отсутствии
замечаний  проект  документа  помощником  вице-мэра   направляется   в
канцелярию  для  формирования  папки на подписание (распечатка проекта
ответа, прикрепление оригинала входящего  документа)  и  передаче  для
подписания   вице-мэру   города   в   соответствии   с  распределением
обязанностей не позднее чем за 2 дня  до  окончания  срока  исполнения
документа.
     4.3.6.    Визы, оставленные рецензентами при согласовании проекта
в СЭД, считаются равнозначными подписи на бумажном носителе.
     4.3.7.    Мэр города  (первый  вице-мэр,  вице-мэры)  подписывает
документ,  либо  отклоняет  его.  Помощник  вносит  в СЭД информацию о
подписании (либо не  подписании)  документа.  В  случае  несогласия  с
ответом,  помощник  должен  также  внести  соответствующие  замечания,
документ при этом возвращается  исполнителю на доработку
     4.3.8.    Исходящие документы, подписанные в 2-дневный срок мэром
(первым   вице-мэром,  вице-мэрами  города)  передаются  помощником  в
канцелярию для регистрации  документа  в  СЭД  и  отправки  адресатам.
Письма,   являющиеся   ответами   на   поступившие  документы,  должны
регистрироваться в связке с входящим документом,  ответом  на  который
они являются.
     4.3.9.    Регистрационный  номер  документа  и  дата  регистрации
проставляются   работниками   канцелярии  на  подлиннике  документа  в
реквизитах бланка.
     4.3.10.   Исходящие  письма,  подписанные  мэром  города  (первым
вице-мэром,   вице-мэрами   города)   регистрируются   и  отправляются
канцелярией в день их регистрации или на следующий  рабочий  день,  за
исключением срочной корреспонденции.
     4.3.11.    Документы,  подписанные  руководителями  Подразделений
администрации   регистрируются   в   Подразделении   администрации   и
рассылаются самостоятельно.
     4.4. Регистрация и прохождение внутренней документации      
     4.4.1.     Прохождение  внутренней  документации  на  этапах   ее
подготовки   и   оформления   соответствует  прохождению  отправляемых
документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
      Служебная записка оформляется в соответствии с подразделом  2.2.
Инструкции. Обязательными элементами бланка являются наименование вида
документа, который пишется прописными буквами (служебная записка),  ее
регистрационный номер и дата.
     4.4.2.    Передача внутренней документации между  Подразделениями
администрации  осуществляется с помощью создания «Служебных записок» в
СЭД БОСС-Референт исключительно в электронном виде.
     4.4.3.       Внутренние    документы    (докладные,    служебные,
аналитические  записки,  справки  и  др.)  на имя мэра города (первого
вице-мэра, вице-мэров города) в  Администрации  должны  создаваться  в
электронном виде в СЭД.
     4.4.4.    Внутренняя документация от руководителей  Подразделений
администрации в адрес первого вице-мэра, вице-мэров города работниками
канцелярии не регистрируется.
     4.4.5.    На рассмотрение  мэру  города  внутренняя  документация
поступает  по СЭД, как правило,  только за подписью первого вице-мэра,
вице-мэров города.

                  V.   КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ                 

     5.1. Задачи и общие правила контроля               
     5.1.1.    Целью контроля является  обеспечение  своевременного  и
качественного исполнения документов.
     5.1.2.     Вся  регистрируемая  корреспонденция  делится  на  две
категории
     - регистрируемая с постановкой на контроль со  сроком  исполнения
(контрольные документы);
     - регистрируемая без постановки на контроль.
     5.1.3.    Контролю  подлежат  все  зарегистрированные  документы,
содержащие  указание  или просьбу и предполагающие получение ответа, а
также требующие исполнения согласно  резолюции  мэра  города  (первого
вице-мэра, вице-мэров города).
     5.1.4.    К регистрируемым документам без постановки на  контроль
относятся  ответы, информационные письма, повестки и другие документы,
не предполагающие получение ответа.
     В случае затруднений в  определении  целесообразности  постановки
письма  на  контроль  допускается  его  передача  адресату  и принятие
решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
     5.1.5.     Контроль  исполнения  документов  включает  постановку
документа   на   контроль,   регулирование   хода  исполнения,  снятие
исполненного документа с контроля, направление исполненного  документа
в  дело,  учет,  обобщение  и  анализ  хода  и  результатов исполнения
документов,  информирование  руководителей  о   состоянии   исполнения
документов.
     5.1.6.     Отсканированный   и   зарегистрированный   работниками
канцелярии  электронный  документ ставится на контроль помощником мэра
города  (первого   вице-мэра,   вице-мэров   города)   в   электронной
регистрационной форме в СЭД.
     5.1.7.    Контроль  по  существу  затрагиваемых  в  документах  и
поручениях   вопросов   осуществляется   мэром,  первыми  вице-мэрами,
вице-мэрами города.
     5.1.8.    Контроль по срокам исполнения  документов  и  поручений
осуществляют:
     - Отдел по  работе  с  документами  и  контролю  -  по  служебной
корреспонденции,   обращениям   граждан,  нормативным  правовым  актам
Сахалинской области и органов местного самоуправления;
     - помощники мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города)  -
поручений   мэра   города   (первого  вице-мэра,  вице-мэров  города),
служебной корреспонденции, обращениям  граждан,  нормативным  правовым
актам Сахалинской области и органов местного самоуправления.
     Контроль осуществляется:
     - за  правильным  и  полным  решением  вопросов,  поставленных  в
документах;
     - за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями.
     5.1.9.    Работники канцелярии:
     - ведут  учет  поставленных  на  контроль  мэром  города  (первым
вице-мэром, вице-мэрами города) документов;
     - ежемесячно анализируют  состояние  исполнительской  дисциплины,
составляют   информацию   об   исполнении   документов  и  докладывают
вице-мэру, руководителю аппарата.
     5.1.10.    Ответственность  за   своевременное   и   качественное
исполнение документов в Подразделениях администрации возлагается на их
руководителей. Проверку качества  исполнения  документов  за  подписью
первого вице-мэра, вице-мэров города осуществляют их помощники.
     5.1.11.    Контроль  исполнения   документов   в   Подразделениях
администрации  осуществляют  специалисты,  назначенные  руководителями
соответствующих Подразделений администрации.
      5.2. Организация контроля исполнения документов, порядок снятия 
                           документов с контроля                      
     5.2.1.    Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины все
поручения,    выдаваемые    в   Подразделения   администрации   должны
фиксироваться и направляться исполнителям посредством СЭД.
     В  случае  наложения  руководителем   графической,   либо   аудио
резолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовую форму и
направления исполнителям.
     5.2.2.    Отдел по работе с документами и  контролю  осуществляет
контроль  исполнения  документов  через  помощников первого вице-мэра,
вице-мэров города и руководителей Подразделений администрации.
     5.2.3.     При  необходимости,  срок  исполнения  правового  акта
администрации  города  определяется  в момент его подготовки. В тексте
проекта  делается  об  этом  запись  (определяются  конкретные   сроки
исполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан,
то документ подлежит исполнению в течение месяца.
     5.2.3.1.  На каждый поставленный на контроль правовой  акт  Отдел
по  работе  с документами и контролю заводит контрольную карточку, где
делаются  соответствующие  записи  по  его   исполнению.   В   порядке
упреждающего  контроля  исполнителю  может  быть направлена сигнальная
карточка с указанием сроков предоставления информации.
     5.2.3.2.  Контроль исполнения правовых актов администрации города
осуществляется   путем   получения  справок  и  других  информационных
материалов, а также путем рассмотрения хода  выполнения  постановления
администрации  города  или  отдельных его пунктов на Коллегии при мэре
города,  совещаниях,  проводимых  мэром  города,  первым   вице-мэром,
вице-мэрами города.
     5.2.3.3.  Информацию на имя мэра города  об  исполнении  правовых
актов  администрации города руководители Подразделений администрации в
установленные сроки представляют в Отдел по  работе  с  документами  и
контролю  информацию,  согласованную  с первым вице-мэром, вице-мэрами
города,   осуществляющими   контроль   исполнения    правового    акта
администрации города для передачи мэру города.
     5.2.3.4.  Снятые с контроля правовые акты вместе со справками  об
исполнении  хранятся  в  Отделе  по  работе с документами и контролю 3
года, затем уничтожаются.
     5.2.4.     Документы  вышестоящих,  контролирующих,  надзорных  и
правоохранительных органов снимаются с контроля только тем должностным
лицом (мэром города первым вице-мэром,  вице-мэрами  города),  которым
дано   указание  (задание,  поручение)  по  исполнению  документа.  На
документе  проставляется  отметка  "В  дело",   подпись,   расшифровка
подписи, дата.
     5.2.5.    Исполненные письма предприятий, учреждений, организаций
могут  быть  списаны  в дело исполнителем. В этом случае исполнитель -
руководитель Подразделения администрации направляет в Отдел по  работе
с  документами  и контролю (канцелярия, приемная граждан) копию ответа
для списания в дело.
     5.2.6.    Документ считается исполненным и снимается  с  контроля
после  выполнения  заданий, поручений, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или  другого  документированного
подтверждения исполнения.
     5.3. Сроки исполнения документов                
     5.3.1.    Сроки исполнения документов исчисляются  в  календарных
днях  с  даты  подписания  (утверждения)  документа,  а поступивших из
других организаций - с даты поступления.
     5.3.2.    Документы и поручения подлежат исполнению  в  следующие
сроки:
     - с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
     - предложения, заявления и жалобы граждан - в течение 30 дней  со
дня регистрации письменного обращения;
     -  запросы  депутатов  Государственной  Думы  и   членов   Совета
Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - до 15 дней;
     - запросы депутатов Сахалинской  областной  Думы  -  до  7  дней.
Запрос, требующий проверки, - не позднее 30 дней;
     - запросы депутатов городского Собрания городского округа  "Город
Южно-Сахалинск" - до 15 дней либо в иной согласованный срок;
     -  обращения  депутатов  городского  Собрания  городского  округа
«Город Южно-Сахалинск» - до 30 дней;
     -  письма  министерств  и  ведомств  во   исполнение   документов
Правительства  Российской  Федерации - согласно указанному в них сроку
или в течение 30 дней;
     - письма поручения и письма запросы вышестоящих и  контролирующих
органов,  надзорных, правоохранительных органов  - согласно указанному
в них сроку, сроку, указанному в резолюции, или в течение 30 дней;
     - письма предприятий и учреждений - 30 дней;
     - письма, поручения, имеющие отметку "срочно" - в течение 3 дней;
     - письма, поручения, имеющие отметку "оперативно" - в течение  10
дней.

                    VI.  РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН               

     Организация работы с обращениями граждан в Администрации  ведется
в  соответствии  с  Административным регламентом по исполнению функции
«Рассмотрение    обращений    граждан    в    администрации     города
Южно-Сахалинска», утвержденным постановлением администрации города.
     6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан    
     6.1.1.    Работу с обращениями, заявлениями  и  жалобами  граждан
(далее - Обращения) в Администрации осуществляет приемная граждан.
     Специалисты приемной  граждан  осуществляют  учет  и  организацию
рассмотрения  письменных и устных обращений граждан, обращений в форме
электронного  документа,  поступивших  в  Администрацию,   анализируют
характер вопросов, поднимаемых гражданами.
     6.1.2.     Приемная  граждан  осуществляет  контроль   исполнения
Обращений  через  помощников  первого  вице-мэра,  вице-мэров города и
руководителей Подразделений администрации.
     6.1.3.    Письменное Обращение подлежит обязательной  регистрации
в  СЭД по установленной форме в течение трех дней со дня поступления в
Администрацию специалистами приемной граждан.
     6.1.4.    Обращения, направленные в адрес  мэра  города,  первого
вице-мэра,   вице-мэров   города,   Администрации   и   полученные  их
помощниками, минуя приемную граждан,  подлежат  обязательной  передаче
Обращений в приемную граждан для регистрации в СЭД.
     6.1.5.     Сканированное  изображение  Обращения   и   приложений
прикрепляется  к  регистрационной  карточке  электронного  документа в
СЭД. Дальнейшая работа  по  Обращениям   происходит  с  использованием
электронной  копии. Подлинник (оригинал) документа хранится в приемной
граждан,  и  может  быть   передан   ответственному   исполнителю   по
письменному запросу исполнителя.
     6.1.6.    Обращение регистрируется специалистами приемной граждан
путем  заполнения  электронной  регистрационной формы в СЭД, в которую
вносятся все необходимые данные, после этого  Обращению  присваивается
регистрационный номер.
     6.1.7.     Специалист  приемной  граждан  устанавливает   наличие
предыдущий обращений по одному вопросу и в случае повторного обращения
регистрирует документ как связанный.
     Повторным Обращениям при их поступлении  присваивается  очередной
регистрационный  индекс,  а  в  соответствующей строке регистрационной
карточки электронного  документа  в  СЭД  указывается  регистрационный
номер   Обращений,  поступивших  в  течение  года  и  приобщается  вся
предшествующая переписка.
     6.1.8.     Зарегистрированное  в   СЭД   Обращение   направляется
специалистами   приемной   граждан  помощникам  руководителя  (первого
вице-мэра, вице-мэров города) для  формирования  проекта  резолюции  и
направления  на  рассмотрение  первому  вице-мэру, вице-мэрам города в
соответствии с распределением обязанностей, который в  2-дневный  срок
подписывает резолюцию ЭЦП (проект резолюции на Обращения, направляемые
на рассмотрение мэру города, формируют специалисты приемной  граждан).

     При  необходимости,   руководитель  вносит  изменения  в   проект
резолюции.  В  случае  наложения руководителем графической, либо аудио
резолюции  она  передается  помощнику  для  перевода  ее  в  текстовой
редактор и  направления исполнителям.
     6.1.9.    Передача  поручения  исполнителям  по  СЭД  равноправна
передаче  бумажного  носителя  и  является  основанием  для исполнения
поручения (подписание бумажного носителя не производится).
     6.1.10.   Направление  Обращения  в  Подразделение  администрации
происходит  автоматически  при отправке поручения в это Подразделение.
Передача  (переадресация)  зарегистрированных  Обращений   из   одного
Подразделения  администрации  в  другое  производится с согласия лица,
поручившего рассмотреть Обращение, через приемную граждан  с  отметкой
(переадресацией) в СЭД.
     6.1.11.   Исполнитель (руководитель  Структурного  подразделения)
несет  персональную  ответственность за объективность и всесторонность
рассмотрения  Обращения,  соблюдение  сроков  рассмотрения  Обращения,
своевременность  продления  сроков  рассмотрения Обращения, содержание
подготовленного ответа.
     При    рассмотрении    Обращения    несколькими     исполнителями
ответственность  за  своевременное и правильное исполнение поручений в
равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
     6.1.12.   До представления на  подпись  исполнитель  осуществляет
проверку   правильности   оформления   проекта  ответа  на  Обращение,
комплектности,  правильности  адресования,  наличия  необходимых  виз,
приложений,   при  необходимости  –  справок,  пояснительных  записок,
разъясняющих содержание подготовленного проекта ответа.
     6.1.13.     Проекты   ответов   оформляются    исполнителями    в
соответствии с Инструкцией.
     6.1.14.   Срок, в течение которого  проект  ответа  на  Обращение
может   находиться   на  согласовании  в  Подразделении  администрации
составляет не более трех рабочих дней.
     6.1.15.   Исполнитель, подготовивший проект  ответа  за  подписью
мэра города, формирует карточку электронного согласования документа, в
которой  указывает   маршрут   согласования,   подписанта,   а   также
прикладывает   файл   проекта  исходящего  документа  в  установленном
формате. Маршрут согласования в СЭД  последовательно  должен  включать
начальника отдела (управления, департамента), начальника подразделения
исполнителя, вице-мэра, в соответствии с распределением  обязанностей,
а  также  соисполнителей  поручения  в  случае,  если ответ необходимо
согласовать с ними. В приемную граждан не позднее чем  за  5  дней  до
окончания  срока  рассмотрения Обращения по СЭД поступает свод (проект
документа и информацию о согласовании) для  проверки  на  соответствие
ответа  сути  вопроса,  наличие  необходимых  виз. В случае замечаний,
проект ответа возвращается исполнителю на  доработку.  При  отсутствии
замечаний  специалисты  приемной  граждан распечатывают проект ответа,
прикрепляет оригинал Обращения и передают для подписания  мэру  города
не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения Обращения.
     6.1.16.    При  подписании  проекта  ответа  первым   вице-мэром,
вице-мэрами  исполнитель  формирует  карточку электронного документа в
соответствии с п.6.1.12. После  проведения  необходимого  согласования
помощнику  вице-мэра  не  позднее  чем  за  5  дней до окончания срока
рассмотрения Обращения по СЭД поступает свод  (проект  ответа  и  лист
согласования)   для   проверки  документа  на  грамматические  ошибки,
соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых  виз.  В  случае
замечаний,  проект  ответа  возвращается исполнителю на доработку. При
отсутствии замечаний проект  ответа  и  лист  согласования  помощником
вице-мэра  направляется  в  приемную граждан для формирования папки на
подписание  (распечатка   проекта   ответа,   прикрепление   оригинала
Обращения) и передаче для подписания вице-мэру города в соответствии с
распределением обязанностей не позднее  чем  за  2  дня  до  окончания
срока исполнения Обращения.
     6.1.17.   Визы, оставленные рецензентами при согласовании проекта
ответа в СЭД, считаются равнозначными подписи на бумажном носителе.
     6.1.18.   Мэр города  (первый  вице-мэр,  вице-мэры)  подписывает
ответ на Обращение (2 экз.), либо отклоняет его. Помощник вносит в СЭД
информацию о подписании (либо не подписании). В  случае  несогласия  с
ответом,  помощник  должен  также  внести  соответствующие  замечания,
проект ответа при этом возвращается  исполнителю на доработку
     6.1.19.   Ответы на Обращения, подписанные в 2-дневный срок мэром
(первым   вице-мэром,  вице-мэрами)  города  передаются  помощником  в
приемную граждан для регистрации документа в СЭД и отправки адресатам.

     6.1.20.   При направлении заявителю на  Обращение  промежуточного
ответа   в  тексте  ответа  указывается  срок  окончательного  решения
вопроса. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля
не снимаются.
     6.1.21.    Изменение  срока   исполнения   фиксируется   в   СЭД.
Обращения,  срок  исполнения  по  которым не был своевременно продлен,
считаются не исполненными в срок.
     6.1.22.    Регистрационный  номер  ответа  на  Обращение  и  дата
регистрации проставляются специалистами приемной граждан на подлиннике
документа в реквизитах бланка.
     6.1.23.   Ответы на Обращения, подписанные мэром  города  (первым
вице-мэром,   вице-мэрами   города)   регистрируются   и  отправляются
специалистами приемной граждан в день их регистрации или на  следующий
рабочий день, за исключением срочной корреспонденции.
     Ответы на  Обращения,  подписанные  руководителями  Подразделений
администрации   регистрируются   в   Подразделении   администрации   и
рассылаются самостоятельно.
     6.1.24.   Резолюции мэра города "Для исполнения",  «Для  ответа»,
"Для  рассмотрения" позволяет первому вице-мэру, вице-мэрам города при
ознакомлении с Обращением самостоятельно дополнять и  определять  меры
по его исполнению.
     Резолюция  мэра  города  (вице-мэров)  "Для  подготовки   ответа»
подразумевает  необходимость  подготовки  проекта  ответа  за подписью
должностного лица, давшего поручение.
     Если в резолюции к Обращению мэром города  (вице-мэрами)  указано
"Прошу  внести  предложения",  "Об  исполнении  информировать", то эти
Обращения снимаются с контроля автором резолюции.
     6.1.25.    Если  в  резолюции  мэра  города,  первого  вице-мэра,
вице-мэров  города  поручение  дано  нескольким исполнителям и указано
направить ответ заявителю, то ответы направляются каждым исполнителем,
в  пределах  своей  компетенции  или  общий ответ готовит исполнитель,
указанный в резолюции (поручении) первым,  или  исполнитель,  которому
поручено сделать свод.
     6.1.26.   Ответ на  Обращения  граждан,  как  правило,  дается  в
письменной  форме.  В  случае  устного ответа делается соответствующая
запись в регистрационной карточке. Ответ на Обращение,  поступившее  в
форме   электронного  документа,  направляется  в  форме  электронного
документа по адресу электронной почты, указанному в обращении,  или  в
письменной форме на почтовый адрес.
     6.1.27.    Снятие   с   контроля   Обращения   производится   тем
должностным  лицом,  которое  поставило его на контроль или лицом, его
замещающим.
     6.1.28.   Законченные производством «Дела» по Обращениям  граждан
хранятся  определенный  номенклатурой срок, затем подлежат уничтожению
по акту.

     6.2. Организация работы по личному приему граждан        
     6.2.1.    Личный прием граждан в Администрации в  соответствии  с
графиком на текущий месяц ведут мэр города, вице-мэры города.
     6.2.2.     График  приема  граждан   составляется   специалистами
приемной  граждан  на  первое число каждого месяца, согласовывается со
всеми должностными  лицами,  внесенными  в  него,  опубликовывается  в
печати,   размещается   на   официальном   сайте  Администрации  и  на
информационном стенде в здании Администрации.
     6.2.3.      Предварительную   запись   на   прием    осуществляют
специалисты приемной граждан. На каждое Обращение заполняется карточка
приема граждан (приложение N 13).
     При повторных Обращениях к карточке прикладываются все  имеющиеся
материалы по обратившемуся заявителю.
     6.2.4.    При необходимости, специалисты  приемной  граждан  дают
гражданам разъяснения и справки.
     6.2.5.    Перед приемом  специалисты  приемной  граждан  проводят
соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию
в  Подразделениях  администрации,  а  также   приглашают   на   прием,
проводимый   мэром   города   руководителей   названных  Подразделений
администрации.
     6.2.6.    Материалы, подготовленные к приему, передаются ведущему
прием руководителю в день, предшествующий дню приема.
     6.2.7.    Должностное лицо,  осуществляющее  личный  прием,  дает
гражданину устный ответ по существу вопросов, поставленных им в устном
обращении.
     При отсутствии возможности  дать  ответ  в  ходе  личного  приема
должностным   лицом,   осуществляющим  прием,  дается  соответствующее
поручение  руководителям  Подразделений  администрации  о   подготовке
письменного  ответа  по  существу  поставленных  в обращении вопросов.
Поручение оформляется в карточке приема в соответствии с Инструкцией.
     6.2.8.    После завершения личного  приема  специалисты  приемной
граждан  осуществляют  рассылку  карточек  приема  с  поручениями мэра
города (вице-мэров города) исполнителям.
     6.2.9.    Информация исполнителей о выполнении поручений,  данных
по  итогам личного приема граждан, направляется специалистами приемной
граждан должностному лицу, проводившему прием.
     6.2.10.     Ответственность   за    своевременное    рассмотрение
обращений,  поступивших  на  личном  приеме  граждан,  возлагается  на
должностных лиц, проводивших прием и ответственных исполнителей.
     6.2.11.    Рассмотрение  обращений  считается  завершенным  после
списания их "В дело" проводившим прием должностным лицом.

            VII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ        

     7.1. Организация обмена  электронными  документами  (электронными
копиями    документов)    направлена    на   повышение   эффективности
документооборота между  участниками  обмена,  оперативности  обработки
данных   обеспечения  достоверности  информации  и  усиления  контроля
исполнительской дисциплины.
     7.2. Служба, ответственная  за внедрение, сопровождение  и  общую
координацию  процедур  обмена  электронными  документами (электронными
копиями документов) (далее – служба информатизации):
     - несет ответственность за сохранность, дублирование  электронных
документов (электронных копий документов) и работоспособность СЭД;
     -  обеспечивает  возможность  обмена   электронными   документами
(электронными   копиями   документов)  с  рабочих  мест,  определяемых
участниками обмена;
     - готовит и рассылает участникам обмена руководства, инструкции и
рекомендации по работе с СЭД;
     - консультирует участников обмена по работе с СЭД.
     7.3. В администрации создаются и используются:
     - электронные документы,  создаваемые  в  электронной  форме  без
предварительного документирования на бумажном носителе;
     -  электронные  образы  документов,   полученные   в   результате
сканирования   документов   и   хранящиеся   в   системе  электронного
документооборота.
     7.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим  правилам
делопроизводства  и  иметь  реквизиты,  установленные для аналогичного
документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
     7.5.  При  создании  электронных  документов   в   Подразделениях
администрации   необходимо   руководствоваться  форматами  электронных
документов  (Open  Document  Format),  утвержденными  ГОСТ  Р  ИСО/МЭК
26300-2010.  Использование  иных  форматов  электронных  документов не
допускается.
     В исключительных случаях, в  отсутствие  технической  возможности
подготовить  документы в форматах ODF необходимо оформлять электронные
документы в формате *.rtf (Rich Next Format).
     7.6.  При  обработке,  рассмотрении,  согласовании  и  подписании
электронных   документов  (электронных  копий  документов)  в  системе
электронного   документооборота   во    внутреннем    документообороте
Администрации  могут  использоваться  способы подтверждения действий с
электронными  документами,  при   которых   электронная   подпись   не
используется,  при  условии,  что  программные средства, применяемые в
Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее
документ.
     7.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в
системе электронного документооборота Администрации.
     7.8. При передаче поступивших электронных документов (электронных
копий   документов)   на   рассмотрение   мэру   (первому   вице-мэру,
вице-мэрам) города, направлении  электронных  документов  (электронных
копий   документов)  в  Подразделения  администрации  и  ответственным
исполнителям Администрации и хранении электронных документов вместе  с
электронными   документами   передаются  (направляются,  хранятся)  их
регистрационные данные.
     7.9. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в
Администрацию  на бумажном носителе, включаются в систему электронного
документооборота после сканирования  и  создания  электронных  образов
документов.   Включение   электронного   образа  документа  в  систему
электронного  документооборота  возможно   после   его   сравнения   с
подлинником документа.
     7.10.      Единицей   учета   электронного   документа   является
электронный   документ,   зарегистрированный  в  системе  электронного
документооборота Администрации.
     7.11.     Электронные документы формируются в дела в соответствии
с  номенклатурой  дел  и  индексируются  в  порядке,  установленном  в
отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
     При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется  в
электронном виде.
     7.12.     Электронные  документы  после  их  исполнения  подлежат
хранению  в  установленном  порядке  в Администрации в течение сроков,
предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
     7.13.        Экспертиза    ценности    электронных     документов
осуществляется  в  общем порядке, установленном в отношении документов
на  бумажном  носителе.  После  истечения  срока,  установленного  для
хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о
выделении их к уничтожению, указанные  электронные  дела  (электронные
документы) подлежат уничтожению.


         VIII.     ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ «ДЛЯ     
                          СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»
                     
     8.1.  К  информации   ограниченного   распространения   относится
несекретная  документированная  информация, доступ к которой ограничен
федеральными законами.
     8.2.  Пометка  «Для  служебного  пользования»  проставляется   на
отдельных   документах   (изданиях)  нормативного,  информационного  и
справочного характера, содержащих несекретную служебную  информацию  о
деятельности  Администрации,  учреждений, предприятий, организаций, не
подлежащую опубликованию в открытой печати, использованию в  передачах
радио   и   телевидения,   а   также  требующую  ограничения  лиц  для
ознакомления с ней.
     8.3. Документационная  информация  ограниченного  распространения
без  санкции  мэра  города,  первого  вице-мэра,  вице-мэров города не
подлежит разглашению (распространению).
     8.4.   Необходимость   проставления   пометки   "Для   служебного
пользования"   на   документах,  содержащих  информацию  ограниченного
распространения,  определяется  исполнителем  и   должностным   лицом,
подписывающим или утверждающим документ.
     Должностные лица, принявшие решение  об  отнесении  информации  к
разряду     ограниченного    распространения,    несут    персональную
ответственность за обоснованность принятого решения  и  за  соблюдение
ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.
     8.5. Не может быть ограничен доступ к:
     - нормативным правовым  актам,  затрагивающим  права,  свободы  и
обязанности  человека  и  гражданина, а также устанавливающим правовое
положение организаций и полномочия органов местного самоуправления;
     - информации о состоянии окружающей среды;
     - информации о деятельности органов  местного  самоуправления,  а
также  об  использовании  бюджетных  средств (за исключением сведений,
составляющих государственную или служебную тайну);
     - информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и
архивов,   а   также   в   государственных,   муниципальных   и   иных
информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения
граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
     - иной информации, недопустимость ограничения доступа  к  которой
установлена федеральными законами.
     8.6. Пометка "Для  служебного  пользования"  и  номер  экземпляра
проставляются  в  правом  верхнем  углу  первой страницы документа, на
обложке  и  титульном  листе  издания,  а  также  на  первой  странице
сопроводительного письма к таким документам.
     8.7. Прием и регистрация документов с  пометкой  "Для  служебного
пользования"  осуществляется Отделом по защите государственной тайны и
военной мобилизации  Администрации.  При  смене  работника  Отдела  по
защите  государственной  тайны  и  военной  мобилизации Администрации,
осуществляющего   учет   документов   с   пометкой   "Для   служебного
пользования", составляется акт приема-передачи этих документов другому
работнику.   Акт   утверждается   начальником   Отдела    по    защите
государственной тайны и военной мобилизации Администрации.
     8.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
     - учитываются отдельно от документов  с  грифом  "секретно".  При
незначительном   объеме   документов   с   пометкой   "Для  служебного
пользования"  разрешается  вести   их   учет   совместно   с   другими
несекретными документами;
     - на оборотной стороне  в  левом  нижнем  углу  последнего  листа
экземпляра  документа,  подшиваемого  в  дело,  указывается количество
отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер  его  служебного
телефона;
     - передаются исполнителем в Отдел по защите государственной тайны
и   военной   мобилизации  Администрации  для  регистрации.  Черновики
документа уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в  учетных
формах;
     -   копируются   (тиражируются)    с    письменного    разрешения
руководителей     Администрации.    Учет    размноженных    документов
осуществляется поэкземплярно;
     - передаются работникам Администрации под  роспись,  пересылаются
другим    организациям    заказной   почтой   (при   необходимости   с
уведомлением);
     - не передаются по незащищенным  каналам  компьютерно-модемной  и
факсимильной связи;
     - в несколько адресов рассылаются  согласно  списку  рассылки,  в
котором   поадресно   проставляются  номера  экземпляров  отправляемых
документов. Список рассылки подписывается руководителем  Подразделения
администрации, подготовившим данный документ;
     - хранятся в металлических сейфах или шкафах в Отделе  по  защите
государственной  тайны и военной мобилизации Администрации. Помещение,
где   хранятся   документы,   содержащие   информацию    ограниченного
распространения,    оборудуется   в   соответствии   с   требованиями,
предъявляемыми к режимным помещениям, и  специальными  требованиями  и
рекомендациями   по  технической  защите  конфиденциальной  информации
(СТР-К), утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России.
     8.9. Уничтожение  дел,  документов  и  изданий  с  пометкой  "Для
служебного  пользования",  утративших  свое практическое значение и не
имеющих  научной  и  исторической  ценности,  производится   по   акту
(приложение  N  14).  В  учетных  формах  об  этом делается отметка со
ссылкой на соответствующий акт.
     8.10.     О фактах утраты документов, дел и  изданий,  содержащих
информацию   ограниченного   распространения,  либо  разглашения  этой
информации  ставятся  в  известность  начальник   Отдела   по   защите
государственной  тайны  и  военной мобилизации, вице-мэр, руководитель
аппарата  Администрации  и  назначается  комиссия  для   расследования
обстоятельств   утраты   или   разглашения.  Результаты  расследования
докладываются вице-мэру, руководителю аппарата Администрации.
     На  утраченные  документы,  дела  и  издания  с   пометкой   "Для
служебного   пользования"  составляется  акт,  на  основании  которого
делаются соответствующие отметки в учетных формах.
     8.11.     При снятии  пометки  "Для  служебного  пользования"  на
документах,  делах  или  изданиях,  а  также в учетных формах делаются
соответствующие отметки и  информируются  все  адресаты,  которым  эти
документы (издания) направлялись.
     8.12.      За  утрату  документов  с  пометкой  "Для   служебного
пользования",  разглашение информации ограниченного распространения, а
также нарушение порядка обращения  с  документами,  содержащими  такую
информацию, муниципальный служащий (работник Администрации) может быть
привлечен  к  дисциплинарной  или  иной  предусмотренной   действующим
законодательством ответственности.
           IX.  ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ        
     9.1. Гербовые и другие печати используются  в  Администрации  для
удостоверения  подлинности  документов и соответствия копий документов
подлинникам.
     Для  проставления  отметок  справочного  характера  о  получении,
регистрации,  прохождении  и  исполнении  документов  и других отметок
применяются соответствующие штампы.
     9.2.   Необходимость   изготовления   штампов   с    факсимильным
воспроизведением подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города и
лицо, ответственное за использование указанных  штампов,  определяется
мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города, соответственно.
     Заявка на изготовление штампов  с  факсимильным  воспроизведением
подписи  мэра  (первого  вице-мэра,  вице-мэров)  города подписывается
вице-мэром, руководителем аппарата.
     9.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых для  обеспечения
деятельности Подразделений администрации, производится по согласованию
с  вице-мэром,  руководителем  аппарата   исходя   из   функциональных
обязанностей Подразделений администрации и целесообразности.
     9.4. Руководители Подразделений администрации представляют заявки
на   изготовление   печатей  и  штампов  в  Управление  хозяйственного
обеспечения с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов.
     9.5. Изготовленные печати и штампы передаются в Отдел по работе с
документами и контролю.
     9.6. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет:
     -  учет   и   регистрацию   изготовленных   печатей   и   штампов
Администрации,   Подразделений администрации в журнале с проставлением
их оттисков;
     - выдачу печатей и штампов работникам Администрации под роспись в
журнале учета печатей и штампов;
     - принятие пришедших в негодность и утративших значение печатей и
штампов,  уничтожение  их  по  акту  с  проставлением  соответствующей
отметки в журнале учета печатей и штампов.
     9.7. Печати и штампы хранятся в надежно  закрываемых  сейфах  или
металлических шкафах.
     В случае  утери  печатей,  штампов,  незамедлительно  ставится  в
известность  руководитель  Отдела  по работе с документами и контролю,
вице-мэр, руководитель аппарата.
     9.8. Передача печатей посторонним лицам  и  вынос  из  помещений,
занимаемых Подразделениями администрации, не допускается.
     9.9. Оттиск печати с изображением  герба  города  Южно-Сахалинска
проставляется:
     - N 1  -  на  финансовые  документы,  скрепленные  подписью  мэра
города,  первого  вице-мэра  города,  вице-мэров  города, и хранится в
бухгалтерии Администрации;
     - N 2 - на  документы  международного  характера,  постановления,
распоряжения   администрации   города,  решения  городского  Собрания,
подписанные  мэром   города,   договоры,   соглашения,   муниципальные
контракты,    заключаемые    администрацией    города,   доверенности,
командировочные удостоверения, Почетные грамоты  и  другие  документы,
скрепленные подписью мэра города, первого вице-мэра города, вице-мэров
города, и хранится в Отделе по работе с документами и контролю.
     Оттиском печати   с  изображением  герба  города  Южно-Сахалинска
скрепляется  подпись  работников  отдела  кадровой политики в трудовых
книжках  работников  администрации  города   (распоряжение   мэра   от
26.12.2008 № 392р).
     9.10.     На копиях  постановлений  (распоряжений)  администрации
города,  нормативных  правовых  актов,  принятых  городским Собранием,
договоров, соглашений, муниципальных контрактов проставляется  круглая
печать  "Отдел по работе с документами и контролю администрации города
Южно-Сахалинска", которая хранится в Отделе по работе с документами  и
контролю.
     9.11.     Оттиск печати "Отдел  кадровой  политики  Администрация
города  Южно-Сахалинска" ставится на справках, подтверждающих трудовую
деятельность  сотрудника,   командировочных   удостоверениях,   копиях
распоряжений   администрации  города  по  личному  составу  и  кадрам.
Хранится в Отделе кадровой политики Администрации.
     Оттиск печати  "Администрация  города  Южно-Сахалинска  городской
округ  "Город  Южно-Сахалинск"  Сахалинская  область"  заверяет  копии
бухгалтерских документов и хранится в Отделе по работе с документами и
контролю.
     Оттиск печати  "Администрация  города  Южно-Сахалинска  городской
округ "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" ставится на архивные
справки и архивные выписки. Хранится в Архивном отделе  Администрации.

     9.12.     Оттиск печати  проставляется  на  документах  в  строго
определенном  месте,  при этом он может захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ  или  на  специально  отведенном
месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".
     9.13.     Факсимильная подпись может быть  использована  в  целях
оперативного решения вопроса при написании резолюции.
     Факсимильную подпись мэра (первого вице-мэра, вице-мэров)  города
разрешается,  при  необходимости,  ставить  на  копиях подписанных ими
документов. Факсимильная подпись проставляется  только  с  письменного
разрешения руководителя, которому она принадлежит.
     Факсимиле подписи мэра  (первого  вице-мэра,  вице-мэров)  города
может  проставляться  на  рассылаемых  приглашениях,  поздравлениях  и
других подобных документах.
     Факсимиле подписи должностных лиц допускается ставить на Почетных
грамотах,   Благодарственных   письмах,   Памятных,  Приветственных  и
Юбилейных адресах.
     Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных
органов  исполнительной  власти  и органов власти субъектов Федерации,
другие государственные органы, не  должны  подписываться  факсимильной
подписью.
     Запрещается использовать факсимиле подписи на трудовых  договорах
и  приложениях  к  ним,  в трудовых книжках, а также в унифицированных
формах по  учету  труда  и  его  оплаты,  утвержденных  постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
     Факсимиле подписи не допускается использовать  на  доверенностях,
платежных    документах,   других   документах,   имеющих   финансовые
последствия.
     На факсимильную подпись гербовая печать не ставится.
     Структурные подразделения администрации города  имеют  печати,  в
соответствии с положениями о своих подразделениях.
     9.14.       Ответственность   за   законность   использования   и
надежность  хранения  печатей  и  штампов возлагается на руководителей
соответствующих Подразделений администрации.
     Руководители      Подразделений      администрации      возлагают
ответственность  за  хранение  и  использование  печатей  и штампов на
одного из подчиненных им работников.  При  смене  работника  печати  и
штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.
  

          X.   ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 
        
     10.1.     Копирование (тиражирование)документов      
     10.1.1.    Копировально-множительные  работы   осуществляются   в
Отделе по работе с документами и контролю. Копирование (тиражирование)
небольших по объему документов может производиться  непосредственно  в
Подразделениях администрации, имеющих множительную технику.
     10.1.2.    В  Отдел  по  работе  с  документами  и  контролю   на
копирование  сдаются  только  служебные  документы,  при  этом ведется
журнал учета копируемых  и  тиражируемых  документов  для  определения
загрузки    технических   средств,   расчета   потребности   в   новом
оборудовании.
     10.1.3.   На копирование сдаются, как правило, первые  экземпляры
(подлинники)  документов  в несброшюрованном виде, четко напечатанные.
Заказы  на  копирование   выполняются   в   порядке   очередности   их
поступления.
     10.1.4.     Тираж   изготовленных   копий    документов    должен
соответствовать  заказу  и  выдаваться  исполнителю  вместе  с  первым
экземпляром (подлинником) документа. О  выполнении  работы  в  журнале
учета делается соответствующая запись.
     10.1.5.           Порядок         использования         имеющейся
копировально-множительной   техники   в  Подразделениях  администрации
устанавливается их руководителями.
     10.1.6.   Отдел по работе с  документами  и  контролю  производит
двухстороннюю печать копий решений, писем, судебных документов и т.д.
     10.2.       Прием и передача текстов документов по     
     официальным каналам факсимильной связи           
     10.2.1.    Факсимильные  аппараты  (факс),  имеющие   официальные
номера  Администрации,  предназначены  для  передачи  только служебных
документов.
     10.2.2.   При приеме и передаче текстов служебных  документов  по
факсам необходимо руководствоваться следующими требованиями:
     -   ответственность   за   содержание   передаваемой   информации
возлагается  на  исполнителя,  подготовившего  документ  к передаче, и
руководителя соответствующего Подразделения администрации;
     - факсограммы на  иностранных  языках  отправляются  при  наличии
перевода,  заверенного  лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются
адресату без перевода;
     -  запрещается  передавать  тексты  документов  с  пометкой  "Для
служебного пользования";
     - подлинники документов после передачи по телефаксу  возвращаются
исполнителям с отметкой о времени отправки.
     10.2.3.      Ответственность    за    правильное    использование
факсимильной  техники,  установленной  в Подразделениях администрации,
несут соответственно руководители Подразделений администрации.
   

    XI.  ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ ИХ В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ   
                           АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
                       
     11.1.     Составление номенклатуры дел               
     11.1.1.   Номенклатура дел  -  это  оформленный  в  установленном
порядке  систематизированный  перечень  заголовков (наименований) дел,
заводимых  в  Подразделениях  администрации,  с  указанием  сроков  их
хранения, оформленный в установленном порядке.
     Номенклатура  дел  предназначена  для   группировки   исполненных
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел  постоянного  и
временного  (свыше  10 лет) хранения, а также учета дел временного (до
10 лет включительно) хранения.
     11.1.2.      При    составлении    номенклатуры    дел    следует
руководствоваться положениями о Подразделениях администрации, штатными
расписаниями, планами и отчетами  о  работе,  перечнями  документов  с
указанием   сроков   их   хранения,   типовыми   номенклатурами   дел,
номенклатурами   дел   за   прошедшие   годы.   Изучаются   документы,
образующиеся  в  деятельности  Подразделения  администрации,  их виды,
состав и содержание.
     11.1.3.    Номенклатура   дел   Подразделения   администрации   -
источника  комплектования  муниципального  архивного  фонда  (далее  -
источник    комплектования)    на    предстоящий    календарный    год
разрабатывается  до  1  декабря  текущего  года,  подписывается лицом,
ответственным  за  делопроизводство,  либо  лицом,  ответственным   за
ведение  архива,  согласовывается  с экспертной комиссией (далее - ЭК)
Подразделения администрации и передается в  архив,  который  проверяет
номенклатуры    дел    и    представляет   их   для   согласования   в
экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного  агентства  Сахалинской
области.
     После согласования номенклатура  дел  утверждается  руководителем
Подразделения  администрации  и  с 1 января следующего года вводится в
действие.
     Вновь  созданное  Подразделение  администрации  разрабатывает   и
представляет номенклатуру дел в архив в месячный срок.
     Согласовывается  номенклатура  дел  с  ЭПК  архивного   агентства
Сахалинской  области не реже одного раза в четыре года. Если в течение
года в источнике комплектования произошли структурные и функциональные
изменения,  номенклатура  дел в конце года уточняется, согласовывается
и с 1 января следующего года вводится в действие.
     11.1.4.    Номенклатура   дел   Подразделения   администрации   -
источника  комплектования  (приложение N 15) составляется на основании
номенклатур дел подразделений, входящих в  его  состав  (приложение  N
16).
     11.1.5.     Названиями   разделов   номенклатуры   дел   являются
наименования    подразделений,    входящих    в    состав    источника
комплектования.
     11.1.6.    Номенклатура  дел  составляется  в  двух  экземплярах.
Первый  утвержденный  экземпляр  номенклатуры  дел является документом
постоянного срока хранения  и  находится  у  лица,  ответственного  за
ведение архива, второй - передается в архив.
     11.1.7.     После   утверждения   номенклатуры   дел    источника
комплектования,  его  подразделения  получают ее копию либо выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
     11.1.8.   Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс дела  состоит  из
установленного  цифрового  обозначения  Подразделения  администрации и
порядкового  номера  заголовка  дела  по   номенклатуре   в   пределах
Подразделения   администрации.   Индексы  дел  обозначаются  арабскими
цифрами. Например:
10-06,
где 10 - обозначение Подразделения администрации,
06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать все
документируемые  участки  работы,  в том числе документы с грифом "Для
служебного пользования", справочные картотеки и журналы.
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание  и  состав  документов  дела. Не допускается употребление в
заголовке дела неконкретных формулировок ("разные  материалы",  "общая
переписка"   и   т.д.),   а  также  вводных  слов,  сложных  оборотов,
сокращенных слов и наименований. Если заголовок включает в себя термин
"документы",   то   в  скобках  дается  расшифровка:  (планы,  отчеты,
информации, записки и т.д.).
     Заголовок дела состоит из элементов,  расположенных  в  следующей
последовательности:
     - название вида дела (переписка, обращения  граждан,  нормативные
акты   и  т.д.)  или  разновидности  документов  (протоколы,  приказы,
договоры и т.д.);
     - название организации - автора документа;
     - название организации - адресата документа;
     - краткое содержание документа;
     - название территории, с которой связано содержание документов;
     - период, к которому относятся документы дела;
     - указание на наличие копий документов.
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,  но  не
связанных   последовательностью   исполнения,  в  качестве  вида  дела
употребляется термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются  основные  разновидности  документов,  которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информации и т.д.).
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с  кем  и  по
какому вопросу она ведется.
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами,  последние  не  указываются,  а указывается их общее
видовое название. Например:
     Переписка с учебными заведениями о проведении ЕГЭ
     В   заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
     Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
     В  заголовке  дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним. Например:
     Переписка  с  Финансовым  управлением  администрации  города   по
вопросам финансового обеспечения
     При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных
единиц  учитывается  то,  что если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются  их  конкретные  названия,  а указывается их общее видовое
название. Например:
     Переписка с главами администраций городов и  районов  области  по
вопросам местного самоуправления
     Если        содержание        дела         касается         одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела. Например:
     Переписка  с  администрацией  Сахалинской  области  по   вопросам
подготовки кадров
     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную  документацию,
указывается  период  (квартал,  год)  на (за) который составлены планы
(отчеты).
     Заголовки дел могут  уточняться  в  процессе  их  формирования  и
оформления.
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры    дел   определяется   степенью   важности   документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел,    содержащих   нормативную   и   организационно-распорядительную
документацию.   Заголовки   дел,   содержащие   решения    вышестоящих
организаций,   располагаются   перед   заголовками   дел  с  решениями
Администрации. Далее располагаются заголовки  дел,  документы  которых
содержат  сведения о работе Подразделения администрации (планы, отчеты
и т.д.).
     В графе 3 указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой
на  перечень  документов  со  сроками  хранения,  в  случае отсутствия
такового - на  типовую  или  примерную  номенклатуру  дел  или  другое
основание для установления сроков хранения документов.
     При  включении  в  номенклатуру  заголовков  дел,  срок  хранения
которых  не  определен  нормативными документами, он согласовывается с
ЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области.
     В графе 4 приводятся дополнительные сведения к делам (о заведении
дел   и   особенностях  их  формирования,  месте  хранения,  о  лицах,
ответственных за формирование и хранение дел и др.), которые  отражают
специфику ведения делопроизводства в Подразделениях администрации.
     11.1.9.    Если  в  течение  года  в   источнике   комплектования
возникают   новые   документированные  участки  работы  и  формируются
непредусмотренные номенклатурой дела, то они дополнительно вносятся  в
номенклатуру.  Для  вновь  заводимых дел в каждом разделе номенклатуры
оставляются резервные номера.
     11.1.10.  По окончании календарного года лицо,  ответственное  за
ведение  архива,  в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую
запись о количестве заведенных дел.
     11.2.     Формирование дел                     
     11.2.1.    Формирование  дел  -   это   группировка   исполненных
документов  в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
     11.2.2.    Документы  должны  быть  оформлены  в  соответствии  с
требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело.
     Неисполненные и неправильно  оформленные  документы  возвращаются
исполнителю.
     11.2.3.     Дела   в   источнике    комплектования    формируются
децентрализованно, т.е. в каждом Подразделении администрации отдельно.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за  делопроизводство.
Номер   дела,  в  которое  должен  быть  подшит  документ,  определяет
руководитель   Подразделения   администрации   или    исполнитель    в
соответствии с номенклатурой дел.
     11.2.4.    Общий  контроль   правильного   формирования   дел   в
Подразделениях    администрации   осуществляют   экспертные   комиссии
источников комплектования при методической помощи архива.
     11.2.5.   При формировании  дел  соблюдаются  следующие  основные
требования:
     - в дело  помещаются  документы,  которые  по  своему  содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела
черновые  и  дублетные  экземпляры  документов,  а  также   документы,
подлежащие возврату;
     -  документ,  помещенный  в  дело,   должен   быть   оформлен   в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции;
     - в дело включается только один экземпляр каждого документа;
     - документы постоянного и временного сроков хранения  формируются
в дела раздельно;
     -  в  дело  группируются  документы  одного   календарного   года
(исключение составляют переходящие и личные дела);
     - внутри дела документы должны  располагаться  в  хронологическом
порядке;
     - приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся;
     - дело должно содержать не более 250 листов;
     - при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
     11.2.6.    В   зависимости   от   разновидности   документов   их
группировка осуществляется следующим образом:
     - распорядительные документы  группируются  в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями;
     - уставы, положения, инструкции,  утвержденные  распорядительными
документами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются вместе с
указанными  документами.   Если   же   они   утверждены   в   качестве
самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
     - приказы  по  основной  деятельности  группируются  отдельно  от
приказов по личному составу;
     - документы в личных делах формируются в  течение  всего  периода
работы  данного  лица  в  Подразделении  администрации и размещаются в
хронологическом порядке по мере их поступления;
     -  лицевые  счета  рабочих  и  служащих   по   заработной   плате
группируются  в  самостоятельные  дела и располагаются в них в порядке
алфавита по фамилиям;
     - предложения, заявления и  жалобы  граждан  по  вопросам  работы
Подразделений  администрации  и  все  документы  по  их рассмотрению и
исполнению группируются  раздельно  от  заявлений  граждан  по  личным
вопросам;
     - переписка группируется, как  правило,  за  период  календарного
года   и   систематизируется   в  хронологической  последовательности;
документ-ответ помещается за  документом-запросом.  При  возобновлении
переписки,  по  определенному  вопросу,  начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года  с  указанием  индекса  дела
предыдущего года.
     11.2.7.   При заведении дела  оформляется  его  обложка.  На  ней
указываются    реквизиты:   наименование   источника   комплектования,
наименование его структурного подразделения,  индекс  дела,  заголовок
дела, дата заведения дела.
     11.3.     Организация оперативного хранения документов       
     11.3.1.    С  момента  заведения  и  до  передачи  в  архив   или
уничтожения  дела хранятся по месту их формирования - в Подразделениях
администрации.
     Ответственность  за  сохранность  документов  несут  руководители
Подразделений администрации.
     11.3.2.    Непосредственное  хранение  документов  постоянного  и
долговременного  срока  хранения  осуществляют  лица, ответственные за
ведение архива Подразделения администрации, документы кратковременного
срока хранения могут храниться в отделах до момента их уничтожения.
     11.3.3.    Дела  должны  находиться  в   рабочих   комнатах   или
специально   отведенных   для   этой   цели  помещениях,  храниться  в
запирающихся шкафах, предохраняющих документы от  пыли  и  воздействия
солнечного  света.  Хранить  документы  в неприспособленных шкафах и в
рабочих столах запрещается.
     11.3.4.   В целях обеспечения оперативного поиска документов дела
располагаются   в   соответствии  с  номенклатурой  дел  Подразделения
администрации, копия которой помещается на дверце шкафа  с  внутренней
стороны.
     11.3.5.    На  корешках  обложек  дел  указываются   индексы   по
номенклатуре дел Подразделения администрации.
     11.3.6.    Выдача  дел   регистрируется   в   специальной   книге
(журнале),  где  делается  соответствующая  отметка,  включающая  дату
выдачи, фамилию и должность работника,  затребовавшего  дело,  подпись
лица, осуществившего выдачу-прием дела.
     11.3.7.   Дела  выдаются  во  временное  пользование  сотрудникам
Подразделений  администрации  на  срок  не  более одного месяца. После
истечения указанного срока дело должно быть возвращено  на  место  его
хранения.
     11.3.8.   Изъятие документов из  дел  постоянного  и  пятилетнего
срока  хранения  допускается  в  исключительных случаях и производится
только  с  разрешения  руководителя  Подразделения   администрации   с
обязательным  оставлением  в деле заверенной копии документа и акта об
изъятии подлинника.

         XII. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ    

     Документы Подразделений администрации являются муниципальной
собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,
установленном действующим законодательством, подлежат обязательной
передаче на постоянное хранение в архив.
     Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает
работу лиц, ответственных в Подразделениях администрации за ведение
делопроизводства и архива, экспертных комиссий по проведению
экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел,
составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и
дел.
     12.1.     Экспертиза ценности документов           
     12.1.1.     Экспертиза   ценности   документов   проводится   для
установления   научной,   исторической   и   практической   значимости
документов с  целью  отбора  их  на  хранение  и  установления  сроков
хранения.
     12.1.2.    Экспертиза  ценности   документов   в   Подразделениях
администрации  на  стадии делопроизводства проводится: при составлении
номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки  правильности
отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
     12.1.3.    Для  организации  и  проведения  экспертизы   ценности
документов  в источнике комплектования создается постоянно действующая
ЭК.
     12.1.4.   ЭК возглавляет ее  председатель.  Функции  и  права  ЭК
определяются  Положением, которое утверждается руководителем источника
комплектования.
     ЭК является совещательным органом.  Ее  заседания  проводятся  не
реже  двух  раз  в  год  и  оформляются  протоколами, которые подлежат
утверждению руководителем источника комплектования.
     Документирование деятельности ЭК и формирование  дел  возлагается
на секретаря комиссии.
     12.1.5.   Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения   осуществляется   ежегодно  в  Подразделениях  администрации
непосредственно лицами,  ответственными  за  ведение  делопроизводства
совместно с ЭК, под методическим руководством архива.
     12.1.6.     При   проведении   экспертизы   ценности   документов
осуществляются:
     - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения для передачи в архив;
     - отбор документов временного срока хранения  и  с  пометкой  "До
минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Подразделении
администрации;
     - выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы,  срок
хранения которых истек.
     При этом одновременно  уточняются  действующая  номенклатура  дел
Подразделения   администрации  и  сроки  хранения  дел,  заведенных  в
соответствии с  номенклатурой  дел,  а  также  проверяется  соблюдение
правил оформления документов и формирования дел.
     12.1.7.   Отбор  документов  для  постоянного  и  долговременного
хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного
срока  хранения  подлежат  изъятию  дублетные  экземпляры  документов,
черновики,   варианты   документов,  неоформленные  копии  документов,
факсограммы, документы, подлежащие  возврату  и  документы  временного
срока хранения.
     Черновики, копии, варианты документов  могут  включаться  в  дело
только    в   случае   отсутствия   подлинника   документа,   имеющего
практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде
всего, к документам, подписанным или правленным мэром города.
     С факсограмм, при необходимости включения их  в  дело,  снимается
ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка
об уничтожении факсограммы.
     Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются  полистному  просмотру  с
целью  определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с
отметкой  "ЭК",  содержащие  документы  постоянного  срока   хранения,
подлежат   переформированию.   Выделенные   из  их  состава  документы
постоянного срока  хранения  присоединяются  к  однородным  делам  или
оформляются в самостоятельные дела.
     12.1.8.     По   результатам   экспертизы   ценности   документов
составляются  описи  дел постоянного срока хранения (приложение N 17),
документов по личному составу  (приложение  N  18),  а  также  акты  о
выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 14).
     12.1.9.   Документы, срок хранения которых истек, уничтожаются  в
Подразделении   администрации  -  источнике  комплектования  по  акту,
который утверждается руководителем данного Подразделения администрации
и  хранится  постоянно. Уничтожение документов можно произвести только
после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения за
этот период.
     Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинах
для  уничтожения  бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачей
на переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки.
     12.1.10.   Подшивка  дел  производится  только  после  проведения
экспертизы ценности документов.
     12.2.     Подготовка дел к архивному хранению        
     12.2.1.    Законченные  делопроизводством  дела   постоянного   и
временного  (свыше  10 лет) хранения по окончании календарного года, в
котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию и передаче на
хранение.
     12.2.2.    Оформление  дел  включает   комплекс   работ   по   их
технической  обработке и проводится в Подразделениях администрации при
методической помощи архива.
     12.2.3.   В зависимости от сроков хранения проводится полное  или
частичное оформление дел.
     12.2.4.     Полному   оформлению   подлежат   дела   постоянного,
временного  (свыше  10  лет)  хранения,  а  также документы по личному
составу. Полное оформление дел предусматривает:
     - подшивку или переплет дела;
     - нумерацию листов в деле;
     - составление заверительной надписи дела;
     - составление, в необходимых случаях, внутренней описи дела;
     - уточнение реквизитов обложки дела.
     Дела  временного  хранения  (до  10  лет  включительно)  подлежат
частичному     оформлению.    Допускается    хранить    документы    в
скоросшивателях.  Листы  не  нумеруются,  заверительные   надписи   не
составляются.
     12.2.5.   Документы, составляющие  дело,  подшиваются  на  четыре
прокола  в  твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются с учетом
возможности свободного чтения  текста  всех  документов,  дат,  виз  и
резолюций  на  них.  При  подготовке  дел  к  подшивке (переплету) все
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
     12.2.6.   В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для
заверительной  надписи,  а  в начале дела - бланки форм для внутренней
описи документов дела.
     12.2.7.   В целях обеспечения сохранности и  закрепления  порядка
расположения  документов,  включенных  в  дело,  все  листы его, кроме
листов заверительной надписи  и  внутренней  описи  (листы  внутренней
описи  нумеруются  отдельно), нумеруются сверху вниз арабскими цифрами
валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа,
простым   графическим   карандашом  (использование  чернил  и  цветных
карандашей запрещается).
     При нумерации листов должны соблюдаться следующие правила:
     - листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому (части) отдельно;
     -  фотографии,  чертежи  и  другие   иллюстрированные   материалы
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
     -  сложенный  лист  любого  формата,  подшитый  за   один   край,
разворачивается  и нумеруется в правом верхнем углу, лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один;
     -  если  к  документу  подклеены  одним  краем  другие  документы
(вырезки,  вставки  текстов,  переводы  и  т.п.),  то  каждый документ
нумеруется отдельно;
     - если документ вложен в конверт, то нумеруется вначале  конверт,
а затем сам документ;
     - подшитые в дело документы  с  собственной  нумерацией  (включая
печатные  издания)  нумеруются  в  общем  порядке  или могут сохранять
собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению
листов в деле;
     -  в   случае   обнаружения   ошибок   в   нумерации   проводится
перенумерация, т.е. старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой
и  рядом  ставится  новый  номер  листа.  Затем   составляется   новая
заверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле;
     - в случаях обнаружения ошибок нумерации в делах, передаваемых на
постоянное  хранение  в  архив,  допускается  по  согласованию  с  ним
употребление литерных номеров листов.
     12.2.8.    Для  учета  количества  листов  в  деле   и   фиксации
особенностей    их   нумерации   на   отдельном   листе   составляется
заверительная надпись по установленной форме (приложение N  19).  Если
дело  подшито  или  переплетено  без  бланка  листа-заверителя,  то он
наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
     В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных  листов  дела  и  отдельно, через знак "+", количество
листов внутренней описи (при ее наличии).
     В  заверительной  надписи  оговариваются  следующие   особенности
нумерации документов дела:
     - наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
     -  номера  листов  с   наклеенными   фотографиями,   документами,
вырезками из газет;
     - номера крупноформатных листов;
     - номера конвертов с вложениями  и  количество  вложенных  в  них
листов.
     Заверительная надпись подписывается ее составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.