|
Расширенный поиск
Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 28.03.2012 № 74-рАДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 28.03.2012 № 74-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях совершенствования системы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (прилагается). 2. Инструкцию по делопроизводству, утвержденную настоящим распоряжением, ввести в действие с 15 апреля 2012 года 3. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить изучение работниками структурных подразделений Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска. 4. Руководителей муниципальных учреждений и предприятий при подготовке и исполнении документов руководствоваться требованиями настоящей Инструкции. 5. Считать утратившими силу с 15.04.2012: постановления мэра города: - от 15.12.2008 № 2841 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска» - от 20.02.2009 N 225 «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города Южно-Сахалинска от 15.12.2008 № 2841»; - от 30.04.2009 N 730 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска", утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; постановлений администрации города Южно-Сахалинска: - от 23.03.2010 N 530 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; - от 26.04.2011 N 680 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; - от 13.05.2011 N 796 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; - от 23.11.2011 № 2237 «О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841». 6. Контроль исполнения распоряжения администрации города возложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппарата А.И.Лескина. Мэр города А.И.Лобкин Утверждена распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Южно-Сахалинска (далее - Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности. 1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления городского округа «Город Южно-Сахалинск» в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. 1.3. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на Отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации. 1.4. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения работниками всех структурных подразделений Администрации (далее - Подразделения администрации). 1.5. Основные понятия. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами; Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения; Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению; Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения; Наименование документа – обозначение вида письменного документа; Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц; Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа; Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения; Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; Автор документа – исполнитель – структурное подразделение Администрации, физическое или юридическое лицо, создавшее документ; Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации; Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; Обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; Муниципальные правовые акты – Устав городского округа «Город Южно-Сахалинск», правовые акты, принятые на местном референдуме, нормативные и иные правовые акты городского Собрания, постановления и распоряжения администрации города, распоряжения первого вице-мэра, вице-мэров, распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений, постановления и распоряжения председателя городского Собрания; Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации; Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией; Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения; Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда; Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления; Сканирование документа - получение электронного образа документа; Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. 1.6. В Администрации используется система электронного документооборота (далее – СЭД). При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствие новой системы требованиям настоящей Инструкции. 1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Администрации осуществляется Отделом по работе с документами и контролю Администрации (далее – Отдел по работе с документами и контролю). Письма Отдела по работе с документами и контролю по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях администрации. 1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в Подразделениях администрации возлагается на их руководителей. Работники Подразделений администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. 1.9. Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях администрации разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются их руководителями. 1.10. На работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях администрации возлагаются следующие основные обязанности: - прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов; - учет (регистрация) внутренних документов; - передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному исполнителю; - учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам); - контроль сроков прохождения и рассмотрения документов; - организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства; - подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения администрации; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в архивный отдел Управления кадровой политики и архивного дела Администрации (далее - архив); - выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении администрации, контроль их возврата; - сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников; - анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения администрации об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами; - занесение информации о приеме, прохождении и исполнении документов в СЭД; - ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства; - консультирование работников по вопросам работы с документами; - учет печатей, штампов, используемых в Подразделениях администрации. 1.11.Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений администрации города и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами. 1.12.В связи со служебной необходимостью передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений Администрации сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителей Подразделений администрации или их заместителей. При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения администрации письменно информирует вице-мэра, руководителя аппарата, начальника Отдела по работе с документами и контролю. Вице-мэр, руководитель аппарата назначает служебное расследование. 1.13. В Подразделениях администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства. 1.14.При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за организацию работы с документами Подразделения администрации или другому работнику по указанию руководителя Подразделения администрации. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. 1.15.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Производится с разрешения вице-мэра, руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии. II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Оформление реквизитов документов Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением При подготовке и оформлении документов Администрации и Подразделений администрации используют следующие реквизиты: 01 - герб города Южно-Сахалинска - помещают на бланках документов в соответствии с Положением "О гербе городского округа "Город Южно-Сахалинск", а именно: на бланке письма Администрации, на бланке письма должностного лица, на бланках постановлений и распоряжений администрации города, на бланке решения городского Собрания, на бланках Подразделений администрации (приложения № 1 - 7); 02 - наименование администрации города – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об администрации города Южно-Сахалинска; 02а – наименование должностного лица – автора документа, помещаемое на бланках документов (приложения № 2-4) 03 - наименование Подразделения администрации – должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении администрации. Подразделение администрации указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем (приложение № 7). Наименование Подразделения администрации располагают ниже наименования Администрации. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием; 04 - справочные данные об администрации города указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации; 05 - справочные данные о Подразделении администрации включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04; 06 – вид документа – наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. В письме наименование вида и разновидности документа не указывается; 07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. Реквизит "Дата" отделяется от «вида документа» интервалом 24 пт. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится. При словесно-цифровом способе проставления даты дня месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами: 05 февраля 2012 г. В этом случае в конце даты пишется "г." либо полное слово "год" в соответствующем падеже. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно (2.07.2008 - неправильно, 02.07.2008 - правильно). При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться; 08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от «вида документа» интервалом 24 пт. Регистрационный номер документа состоит из индекса Подразделения администрации, подготовившего документ, и порядкового номера по единой нумерации в течение календарного года, например, 01-580. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующих обозначению наименований организаций в заголовочной части документа; 09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта –включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа (на №______от______). При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресанта делать не следует; 10 - место составления (издания) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления; 11 – отметка о конфиденциальности – проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации или к иному виду конфиденциальной информации, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка (без кавычек) проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, на первой странице сопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземпляра документа; 12 - адресат - документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 5 см от верхнего края листа. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство финансов Сахалинской области или: Правительство Сахалинской области Аналитическое управление При адресовании документа руководителю организации наименование организации и наименование должности указывается в дательном падеже, например: Руководителю Федеральной службы по труду и занятости И.О. Фамилия При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их названия указываются обобщенно, например: Муниципальные предприятия города Южно-Сахалинска Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно. В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-он, Тульская обл., 301264 Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например: Сахалинская транспортная инспекция Пограничная ул., д. 45 г. Южно-Сахалинск, 693000 Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. 13 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым организационно-распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Вице-мэр города Южно-Сахалинска ________________ ________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Мэр города Южно-Сахалинска ________________ _______________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на наименование вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города Южно-Сахалинска от _____________ N ______ или УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от _____________ N ______ Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают прописными буквами от границы верхнего поля без кавычек (допускается слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатать шрифтом другой насыщенности); 14 – указания по исполнению документа (резолюция) - написанные должностным лицом, включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Иванову А.А., Морозовой Н.В. Прошу подготовить проект договора к 05.12.2011 Личная подпись Дата В тексте указания по исполнению документа (резолюции), по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа: - резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем, копия ответа направляется в Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) для списания в дело. Ответы на обращения граждан, поступившие в форме электронного документа на официальный сайт Администрации направляются исполнителем заявителю через специализированную страницу официального сайта Администрации, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме; - резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций. При получении поручения по СЭД, исполнитель (Подразделение администрации) подготовивший проект ответа, обеспечивает правильность и своевременность электронного согласования документа. При ведении электронного документооборота резолюция формируется руководителем в СЭД; 15 - наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6 или имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк) Наличие заголовка в письме значительно снижает время регистрации, осуществляемой его получателем, т.к. аннотация его содержания составляет основную трудоемкость процедуры. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например: Постановление (о чем?) О создании аттестационной комиссии; Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт); 16 - отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", отметкой в СЭД. Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указанием срока исполнения; 17 - текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля. Обращение «Уважаемый (ая)...!» отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт, от текста документа интервалом 18 пт. При отсутствии обращения «Уважаемый (ая)....!», текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом 24 пт. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до № 13) при необходимости размещения текста на одной странице. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй (заключительной), начинающейся с абзаца - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п. Текст может содержать одну заключительную часть (например: постановления, распоряжения - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа. В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов других организаций, ранее изданных документов, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываются перед наименованием документа. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки частей разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно границ текста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания. Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа – распорядительные документы, принимаемые на принципах единоначалия. Например: Предлагаю подготовить и представить на рассмотрение; Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; 3-го лица единственного числа – документы коллегиальных органов. Например: Администрация города Южно-Сахалинска постановляет...; 1-го лица множественного числа - протоколы. Например: слушали...; выступили...; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили.... В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить); - от третьего лица единственного числа (администрация не возражает, администрация считает возможным). В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные и устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок. Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза "С уважением". Таким образом, обращение "Уважаемый...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением" составляют так называемую этикетную рамку. Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт", не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"). Следует избегать тавтологии (например: "свободная вакансия", "в октябре месяце" и т.д.); 18 - отметка о наличии приложения. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, договорам, положениям правилам, инструкциям и др.документам. Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов. Приложения к постановлениям, распоряжениям администрации города визируются руководителем Подразделения администрации, внесшего проект. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2). Одно приложение не нумеруется. В сброшюрованном приложении число листов не указывается, например: Приложение: программа в 1 экз. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов, количестве экземпляров, например: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение (приложения), не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например: Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Стройдеталь" на 5 л. в 1 экз. 2. Проект решения городского Собрания на 2 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. Слово «Приложение» печатается с красной строки. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Приложение отделяется от текста интервалом 6-12 пт. В распорядительных документах (постановления, распоряжения, решения, приказы) сведения о наличии приложений указывают в тексте, например: Разработать и представить на утверждение график приема граждан на первый квартал 2012 г. по форме, указанной в приложении N 1, (слово "приложение" печатается со строчной буквы). Если в тексте распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишут "Приложение N..." (без кавычек, печатают от границы верхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименование вида основного документа, его даты и регистрационного номера. Печатается через один межстрочный интервал. Например: Приложение N 2 к постановлению администрации города Южно-Сахалинска от 12.01.2012 N 45 Если приложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др), в верхнем правом углу проставляется отметка гриф утверждения документа. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА и т.д. Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт, от текста приложения - интервалом 24 пт. Наименование вида документа (первое слово заголовка приложения) (положение, устав, инструкция и др.) и заголовок оформляется прописными буквами, полужирным шрифтом, например: ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ При размещении заголовка к тексту большого объема (более 2-3 строк), наименование вида документа (положение, инструкция, программа) выделяется прописными буквами, заголовок – строчными буквами, например: ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска Текст приложения, при необходимости, оформляется в виде таблицы (при большом количестве граф размером N 12). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Например: |—————————————--|————————————————————————————————————————————————--| | | Объем строительно-монтажных работ, | | |выполненных | |———————————————|——————————————————|——————————————————————————————-| | | подрядным | хозяйственным способом | | | способом | | |———————————————|——————————————————|——————————————————————————————-| Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точка в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количество граф). Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок; 19 - подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением бланка должностного лица), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Начальник управления сельского хозяйства администрации города Владивостока личная подпись И.О.Фамилия или на бланке Начальник управления личная подпись И.О.Фамилия Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт. Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Заместитель начальника общего отдела личная подпись И.О.Фамилия При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочными интервалами. Начальник департамента образования личная подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Начальник Начальник Департамента образования Департамента здравоохранения Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия Члены комиссии личная подпись И.О.Фамилия личная подпись И.О.Фамилия Подписи в составе членов комиссии располагаются по алфавиту фамилий. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом), при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести машинописным способом, например: "исполняющий обязанности", "заместитель"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением (приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: Исполняющий обязанности мэра города подпись И.О.Фамилия Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон; 20 - гриф согласования Согласование проекта документа с другими органами власти, организациями, Подразделениями администрации, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа власти, подразделения администрации, организации), подписи должностного лица, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Начальник департамента строительства Личная подпись И.О.Фамилия Дата При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. Реквизит "Гриф согласования документа" располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, Подразделений администрации, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается»; 21 - визы - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Согласование проекта документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Начальник юридического отдела Подпись И.О.Фамилия Дата При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом, например: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Подпись И.О.Фамилия Дата Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к проекту документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути; 22 – оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом; 23 - отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится в необходимых случаях для придания ему юридической силы. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения, например: Верно Главный специалист общего отдела Личная подпись И.О.Фамилия 26.10.2011 Администрация, Подразделения администрации могут заверять копии только издаваемых ими документов. Копии (ксерокопии) постановлений, распоряжений администрации города, решений городского Собрания нормативного характера для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью "Отдел по работе с документами и контролю". Заверительная надпись "Верно" не проставляется. Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: Прошнуровано и пронумеровано 6 (шесть) листов Верно Начальник общего отдела администрации города Южно-Сахалинска Личная подпись И.О.Фамилия Дата Заверительная надпись может оформляться в форме штампа. Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен; 24 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (при отсутствии места - на оборотной стороне) стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя или руководителя Подразделения администрации и номер его телефона (без буквы "т" и пробелов или дефисов между цифрами номера), например: В.А.Петров 744567 При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (4242) 744567. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя, а соисполнители ставят визу согласования на втором экземпляре документа; 25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка о направлении документа в дело ставится должностным лицом, подписавшим резолюцию. В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и отметка о списании "В дело" не ставится. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе; 26 - отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа (на бумажном носителе). Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации; Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах организационно-распорядительных документов. |————————————————————————————--|——————————————————————————————————————————————--—| | Реквизиты документа | Местоположение инициалов и фамилии | | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| | |Инициалы |Инициалы |Нет жестких ограничений | | |перед |после |по порядку следования | | |фамилией |фамилии |фамилии и инициалов | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Гриф утверждения документа | x | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Подпись | x | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Гриф согласования | x | | | |документа | | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Визы согласования | x | | | |документа | | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Отметка о заверении копии | x | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Отметка об исполнителе | x | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Адресат | x | | | |(при адресовании документа | | | | |должностному лицу) | | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Адресат | | x | | |(при адресовании документа | | | | |физическому лицу) | | | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Резолюция | | | x | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| |Текст документа | | x | | |——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| 2.2. Бланки документов 2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. 2.2.2. При подготовке документов в Администрации используются унифицированные формы документов. Разработка, создание унифицированных форм документов Администрации, Подразделений администрации и внесение в них изменений осуществляется службой информатизации и программного обеспечения (далее – служба информатизации). Служба информатизации размещает на внутреннем портале Администрации бланки документов Администрации и Подразделений администрации. 2.2.3. Бланки изготавливают с помощью компьютерной техники. Бланки Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. 2.2.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: 30 мм – левое 10 мм – правое 20 мм – верхнее 20 мм – нижнее 2.2.5. В Администрации используются следующие виды бланков документов: - бланк письма Администрации; - бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра); - бланк Подразделения администрации; - бланк постановления Администрации; - бланк распоряжения Администрации. При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. 2.2.6. Образцы бланков документов утверждаются Инструкцией. 2.2.7. Для оформления писем в Администрации применяются многоцветные и одноцветные бланки. Многоцветные бланки: бланк письма Администрации, бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра); III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ При оформлении нормативных правовых актов, вносимых на рассмотрение в городское Собрание, постановлений и распоряжений администрации города, служебных писем и других официальных документов, необходимо соблюдать следующие требования: - не допускается внесение изменений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа; - если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например: Начальнику организационного отдела Девяткину С.П. сформировать план работы...; - в качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. В этом случае фамилия и инициалы руководителя указываются в скобках. Например: Управлению архитектуры (Иванов С.А.) провести публичные слушания по вопросу; - если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания; - до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки; - текст излагается простым, доступным языком; - не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований; - названия Подразделений администрации следует писать с прописной буквы, название отделов, находящихся в составе управлений, департаментов, комитетов, - со строчной буквы; - избегать использование архаичных терминов и оборотов ("поименованный" заменить на "указанный"; "настоящий регламент" заменить на "данный регламент" или "регламент"? «служебное письмо составляется» или «направляется, а не «пишется» или «посылается»); - использовать только общепринятые сокращения (просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм, мин - минута); - в обозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой, например, "д. 48а"; - в написании количественных и порядковых числительных исходить из того, что количественные числительные не требуют наращения (категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно быть написано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно присутствовать: - в виде однобуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно 5-ый"), "5-е" (неправильно "5-ое"), "5-х" (неправильно "5-ых"). - в виде двухбуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно "5-ого"), "5-му" (неправильно "5-ому"), "30-ми" (неправильно "30-ыми"); - полностью пишутся наименования населенных пунктов; - не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова; - не допускается использование сокращенного наименования органа власти, структурного подразделения, организации, если это специально не оговорено в тексте. Например: отдел жилищной реформы управления жилищной политики администрации города (далее - отдел жилищной реформы); - не допускается при написании инициалов и фамилии отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках; - не допускается отрывать знак "N" от самого номера, написанного цифрами, размещая их на разных строках; - недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты или года от слов "год", "г." или "гг." и др.; - не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе на новую строку (например, ООО "Старстрой"); 3.1. Нормативные правовые акты, вносимые на рассмотрение в городское Собрание 3.1.1. Нормативные правовые акты городского Собрания принимаются в форме решений. 3.1.1. Подготовка проектов решений городского Собрания (далее – проекты решений) для внесения в городское Собрание осуществляется, как правило, на плановой основе. Перечень решений на предстоящий год утверждается постановлением администрации города с учетом предложений Подразделений администрации. 3.1.2. При подготовке проектов решений городского Собрания необходимо руководствоваться Регламентом городского Собрания города Южно-Сахалинска и Техническим регламентом по оформлению проектов решений городского Собрания города Южно-Сахалинска. 3.1.3. Проекты решений для рассмотрения городским Собранием на очередном заседании должны быть внесены в городское Собрание не позднее чем за 10 рабочих дней до начала заседания. Исключение составляют поступившие акты прокурорского реагирования на решения городского Собрания и проекты решений о внесении изменений в решение о бюджете, в том числе уточнения (поправки) к указанным проектам. 3.1.4. На стадии разработки проекты решений подлежат обязательному согласованию с Департаментом правового обеспечения администрации города (далее – Департамент правового обеспечения), Отделом по работе с документами и контролю, вице-мэром, руководителем аппарата и вице-мэром города в соответствии с распределением обязанностей. При согласовании проекта решения вице-мэр, руководитель аппарата согласовывает проект решения последний. 3.1.5. Срок, в течение которого проект решения может находиться на согласовании в каждом Подразделении администрации, не должен превышать 3 рабочих дней. 3.1.6. При наличии разногласий по проекту решения разработчиком (руководитель Подразделения администрации) проводится обсуждение с заинтересованными сторонами с целью принятия взаимоприемлемого решения. В случае, если оно не будет найдено, то неурегулированные разногласия рассматриваются вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей, который принимает решение по данному проекту решения. При снятии разногласий в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были, с обязательным указанием даты и проставлением подписи, например: Замечания сняты Подпись Дата Замечания в этом случае не прикладываются. 3.1.7. Антикоррупционная экспертиза проекта решения проводится при проведении его правовой экспертизы в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента его поступления в Департамент правового обеспечения. Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы проектов решений, устраняются Подразделениями администрации, являющимися разработчиками соответствующих проектов решений. В случае несогласия разработчика проекта решения с выводами Департамента правового обеспечения о наличии во внесенном им проекте коррупциогенных факторов, разработчик может в течение 5 (пяти) рабочих дней направить в Департамент правового обеспечения свои мотивированные возражения. Указанные возражения рассматриваются с участием разработчика при курирующем вице-мэре, после чего принимается окончательное решение, которое направляется мэру города. При отсутствии в проекте решения коррупциогенных факторов проект согласовывается Департаментом правового обеспечения путем проставления штампа о согласовании с отметкой о проведенной экспертизе. 3.1.8. Сопроводительное письмо с полным пакетом документов (в соответствии с пунктом 3.1.2. Инструкции) в 3 экземплярах передается через канцелярию Отдела по работе с документами и контролю (далее - канцелярия) на подпись мэру города. 3.1.9. Подписанное мэром города сопроводительное письмо канцелярией регистрируется и ему присваивается исходящий номер. Один пакет документов остается в канцелярии, два экземпляра передается разработчику (один пакет документов направляется разработчиком в городское Собрание). 3.1.10. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов решений и их доработку несут руководители Подразделений администрации, внесшие проекты. 3.1.11. Решения вступают в силу в порядке, установленном Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск". 3.1.12. Решения городского Собрания о налогах и сборах вступают в силу в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации. 3.1.13. Решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования. Официальным опубликованием (обнародованием) решения считается первая публикация его полного текста в газете "Южно-Сахалинск сегодня". 3.2. Постановления, распоряжения администрации города 3.2.1. Мэр города по предметам своего ведения издает постановления и распоряжения администрации города (далее – постановления и распоряжения). 3.2.2. При подготовке проектов постановлений и распоряжений следует исходить из того, что: - постановления издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Сахалинской области; - постановления нормативного характера направлены на установление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения) и имеют общеобязательные предписания постоянного или временного характера, рассчитанные для исполнения и многократного применения неопределенным кругом лиц; - постановления ненормативного характера носят индивидуально-разовый, индивидуально определенный характер и принимаются в основном по исполнительно-распорядительным вопросам; - распоряжения издаются по вопросам организации работы Администрации (оперативным, организационным, кадровым); - постановления и распоряжения должны отвечать требованиям действующего законодательства, быть подготовленными с учетом ранее принятых документов, и исключать дублирования пунктов в ранее принятых постановлениях и распоряжениях и издания дополнительных распорядительных документов по данному вопросу; - в постановлении и распоряжении указываются конкретные виды, объемы работ, сроки исполнения и исполнители. В необходимых случаях в постановления (распоряжения) включается пункт о сроках представления информации; - постановления и распоряжения должны иметь заголовок, четкую структуру и точно отвечать своему назначению; - в преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания постановления, распоряжения, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, в преамбулу не включаются положения нормативного характера. При подготовке проекта постановления и распоряжения прикладывается пояснительная записка с обоснованием необходимости его принятия; - преамбула в постановлениях завершается словами "администрация города Южно-Сахалинска постановляет". Слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом. Преамбула от текста постановляющей части отделяется интервалом 18 пт; - постановляющая часть подразделяется на пункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Допускается печатать постановляющую часть без разделения на пункты; - не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кроме общепринятых, пользование средством "Штрих"; - последний пункт постановляющей части должен содержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения постановления (распоряжения), например: Контроль исполнения постановления администрации города возложить на начальника управления кадров Иванова А.А. - на последний лист проекта постановления и распоряжения переносится не менее двух пунктов постановляющей или распорядительной части документа; - наименования упоминаемых в постановлении и распоряжении органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.; - допускается уменьшение интервалов между реквизитами "наименование документа (заголовок)", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной странице; - в проект постановления и распоряжения не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) администрации, до сведения которых доводится постановление или распоряжение, перечисляются в списке рассылки. 3.2.3. Постановления нормативного характера, принятые в пределах полномочий, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города Южно-Сахалинска организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также органами местного самоуправления, выборными и другими должностными лицами и гражданами и не требуют дополнительного утверждения органами государственной власти. 3.2.4. Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами и сроками подготовки возлагается на руководителей Подразделений администрации, должностных лиц Администрации, которые разрабатывают и вносят проект. 3.2.5. Предоставление копий постановлений и распоряжений при письменном обращении организаций, граждан производится в соответствии с действующим законодательством в установленные сроки. 3.2.6. Реквизит "подпись" в проектах постановлений (распоряжений) состоит из слов: Мэр города личная подпись Инициалы, фамилия В случаях отсутствия мэра города постановления и распоряжения подписывает первый вице-мэр или вице-мэр города, на которого возложено исполнение обязанностей мэра города, при этом реквизит "подпись" выглядит следующим образом: Исполняющий обязанности мэра города подпись И.О.Фамилия или Исполняющий обязанности мэра города подпись И.О.Фамилия 3.2.7. Исполнителем, подготовившим проект постановления или распоряжения, осуществляется его согласование с заинтересованными лицами, Подразделениями администрации и другими организациями, при этом проекты постановлений и распоряжений: - подлежат обязательному согласованию с юридической службой Подразделения, подготовившего проект; - по вопросам выделения денежных средств из бюджета городского округа согласовываются с Финансовым управлением Администрации; - о распределении служебных зданий и помещений для Подразделений администрации подлежат согласованию с Департаментом архитектуры, градостроительства и управления недвижимостью города Южно-Сахалинска; - по вопросам, затрагивающим законные интересы потребителей, подлежат обязательному согласованию с Управлением Федеральной Антимонопольной службы по Сахалинской области; - затрагивающие интересы населенных пунктов городского округа "Город Южно-Сахалинск", согласовываются с вице-мэром, закрепленным за ними в качестве куратора и с Департаментом городского хозяйства Администрации; - по вопросам изменения структуры и штатного расписания, переименования Подразделения администрации, поощрения, награждения согласовываются с Отделом кадровой политики; - об утверждении целевых программ, внесении в них изменений, отчетов об их исполнении согласовываются с Департаментом экономического развития, Финансовым управлением; - касающиеся историко-культурного и мемориального наследия города Южно-Сахалинска, подлежат согласованию с общественным Советником мэра города Южно-Сахалинска по историко-культурному и мемориальному наследию города Южно-Сахалинска. 3.2.8. Согласование оформляется в справке согласования установленной формы путем визирования с указанием даты, инициалов, фамилии и проставлением подписи визирующего (приложение № 8). В справке согласования ставится виза исполнителя - руководителя Подразделения администрации, подготовившего проект. Все проекты постановлений и распоряжений без исключения подлежат визированию вице-мэром, руководящим (курирующим) Подразделением администрации в соответствии с распределением обязанностей, вице-мэром, руководителем аппарата, начальником Департамента правового обеспечения, начальником Отдела по работе с документами и контролю. Очередность прохождения согласования проектов постановлений (распоряжений): - руководитель Подразделения администрации, внесшего проект постановления (распоряжения); - вице-мэр, руководящий (курирующий) Подразделением администрации в соответствии с распределением обязанностей; - заинтересованные Подразделения администрации, организации; - Отдел по работе с документами и контролю; - Департамент правового обеспечения; - вице-мэр, руководитель аппарата. 3.2.9. Копии согласованных проектов постановлений нормативного характера с сопроводительным письмом до подписания мэром города направляются в прокуратуру города Южно-Сахалинска в соответствии с Соглашением, заключенным между администрацией города Южно-Сахалинска и прокуратурой города Южно-Сахалинска от 10.01.2012 № 07-2. 3.2.10. Юридическая служба Подразделения, Департамент правового обеспечения, Финансовое управление (при необходимости согласования) заверяет каждый лист первого экземпляра (подлинник) на оборотной стороне штампом "согласовано" с проставлением даты, подписи и расшифровки подписи должностного лица. 3.2.11. При наличии разногласий по проекту постановления или распоряжения, разработчик организовывает их обсуждение с заинтересованными сторонами с целью снятия разногласий. Если после обсуждения разногласия не сняты, то неурегулированные разногласия рассматриваются курирующим (руководящим) вице-мэром, в соответствии с распределением обязанностей, который проводит обсуждение с заинтересованными сторонами. Если после этого разногласия не сняты, то к проекту постановления или распоряжения вместе со справкой согласования прилагаются протокол разногласий, утвержденный вице-мэром (или завизированный вице-мэром) в соответствии с распределением обязанностей и справка с изложением мнений сторон, имеющих замечания. Разногласия по проекту постановления или распоряжения рассматриваются мэром города или лицом, его замещающим. Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в справке согласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, у которого они были (с обязательным указанием даты и проставлением подписи), возражения к проекту не прикладываются. 3.2.12. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения или дополнения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов, организаций и Администрации. 3.2.13. Срок, в течение которого проект постановления (распоряжения) может находиться на согласовании у вице-мэров, в Подразделениях администрации и иных организациях не должен превышать трех рабочих дней. Общий срок, в течение которого проект документа может находится на согласовании, не должен превышать двух месяцев со дня его внесения . Проекты постановлений, представленные ДАГУН города Южно-Сахалинска и касающиеся земельных вопросов, текст которых состоит из 10 и более пунктов, могут находиться на согласовании в Департаменте правового обеспечения до 10 рабочих дней. Департамент правового обеспечения проверяет проекты постановлений на их соответствие действующему законодательству и проводит антикоррупционную экспертизу в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента их поступления в Департамент правового обеспечения. Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы проектов постановлений, устраняются Подразделениями администрации, являющимися разработчиками соответствующих проектов. В случае несогласия разработчика проекта постановления с выводами Департамента правового обеспечения о наличии во внесенном им проекте коррупциогенных факторов, разработчик может в течение 5 (пяти) рабочих дней направить в Департамент правового обеспечения свои мотивированные возражения. Указанные возражения рассматриваются с участием разработчика при курирующем вице-мэре, после чего принимается окончательное решение, которое направляется мэру города. При отсутствии в проекте постановления коррупциогенных факторов проект согласовывается Департаментом правового обеспечения путем проставления штампа о согласовании с отметкой о проведенной экспертизе. 3.2.14. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений, распоряжений и их доработку несут руководители Подразделений администрации, внесшие проекты. 3.2.15. Согласованные проекты постановлений и распоряжений, подготовленные с соблюдением указанной процедуры, и обосновывающие материалы к ним передаются в службу подготовки документов Отдела по работе с документами и контролю (далее – служба подготовки документов) для проверки правильности оформления документа, комплектности документа и передачи на подпись мэру города. 3.2.16. Проекты постановлений и распоряжений, подготовленные с нарушением установленного порядка, возвращаются руководителям Подразделений администрации, внесшим проект (исполнителям). 3.2.17. Постановления и распоряжения, подписанные мэром города, направляются в службу подготовки документов для регистрации, оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений администрации города по основной деятельности и распоряжений по вопросам кадров. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности добавляется буква "р", распоряжений по кадровым вопросам - буква "к", распоряжений по личному составу - буква "л". 3.2.18. Подлинники постановлений и распоряжений и материалы к ним находятся на хранении до сдачи в архив в службе подготовки документов. Выдавать их для работы за пределы кабинета запрещается. 3.2.19. Копии постановлений и распоряжений на бумажном носителе, заверенные печатью "Администрация города Южно-Сахалинска Отдел по работе с документами и контролю", рассылаются канцелярией адресатам в срок не превышающий трех рабочих дней, а в исключительных случаях, при наличии объемных документов - до пяти дней, согласно списку рассылки (при необходимости, в списке рассылки указывается почтовый адрес), подготовленному и завизированному руководителем Подразделения администрации, внесшего документ, и начальником Отдела по работе с документами и контролю. В список рассылки включаются сведения об исполнителе документа (должность, имя отчество фамилия, подпись, телефон, дата) (приложение N 9). В список рассылки к проекту постановления, носящему нормативный характер, включаются информационно-правовые системы: "Консультант", "Кодекс", "Гарант" и центральная городская библиотека. Постановления и распоряжения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и электронной почтой, о чем в списке рассылки делается отметка. 3.2.20. Если постановление или распоряжение содержит более 20 листов (формат А4) текста, Подразделение администрации (разработчик) представляет в службу подготовки документов вместе с бумажным вариантом проекта постановления или распоряжения его электронную версию и список рассылки в электронном виде. Ответственность за идентичность текста электронной копии, списка рассылки в электронном виде их бумажному носителю несет исполнитель, разработавший проект постановления (распоряжения) и представивший его электронную копию. 3.2.21. В преамбуле к постановлению или распоряжению указывается основание, причины внесения изменений (дополнений), например: В соответствии со ст.16 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «....», "На основании решения городского Собрания...", "В связи с уточнением размера земельного участка...", "В связи с кадровыми изменениями...", "В целях совершенствования и рационального расходования бюджетных средств...". 3.2.22. Внесение изменений, дополнений и отмена постановлений или распоряжений производится актом равной юридической силы. Если постановление или распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. К проектам постановлений и распоряжений о внесении изменений, дополнений в ранее принятые постановления ираспоряжения или признании их утратившими силу, на стадии согласования обязательно должны быть приложены их копии. В заголовке к постановлению или распоряжению о внесении изменений или дополнений в ранее принятые акты указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения (дополнения) . Если вносятся изменения (дополнения) одновременно в несколько постановлений или распоряжений, то допускается указывать в заголовке только дату и регистрационный номер каждого постановления или распоряжения. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются в организации и Подразделения администрации, которым эти документы рассылались. 3.2.23. Постановляющая (распорядительная) часть проекта постановления и распоряжения начинается со слов: "Внести изменения в..." или "Внести следующие изменения в ...", затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения. Примеры написания некоторых пунктов постановлений и распоряжений: - В наименовании и пункте 1 слова "и тарифов за обеспечение работ" исключить; - ... цифры и слова "45,0 тысяч рублей" заменить цифрами и словами "42,5 тысяч рублей; - 1. Внести следующие дополнение и изменения в постановление администрации города Южно-Сахалинска от 15.02.2011 № 345 «Об обеспечении жильем ветеранов Великой Отечественной войны 1941-1945 годов»: 1.1. Пункты 5 и 6 считать пунктами 6, 7 соответственно; 1.2. Дополнить пунктом 5 следующего содержания: «5. Настоящее постановление вступает в силу с........»; - 3. Внести в Порядок предоставления мер социальной поддержки...», утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 29.12.2011 № 2316, следующие дополнения и изменения: 3.1. В пункте 9: - абзац первый после слов «граждане» дополнить словами «или их законные представители»; - абзац седьмой изложить в следующей редакции (текст изложить в следующей редакции, слова изложить в следующей редакции): «-копий документов с указанием банковских реквизитов....». 3.2. Пункты 15 и 24 исключить. 3.3. Пункты 2, 4, 6, 9 после слов «участники Великой Отечественной войны» дополнить словами «, бывшие несовершеннолетние узники фашизма» в соответствующем падеж.; 3.4. В пункте 13 цифры «10» исключить.; - 2. Дополнить Порядок оценки эффективности предоставляемых налоговых льгот, утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 15.01.2012 № 15, формой № 1.1. согласно приложению к настоящему постановлению; - 1. Внести изменения в состав конкурсной комиссии....», утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 25.11.2011 № 1456 (Внести в состав конкурсной комиссии....», утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 25.11.2011 № 1456 следующие изменения:): 1.1. Вывести из состава Иванова А.А., Петровскую Ю.Р. 1.2. Ввести в состав: Иваненко Ольгу Андреевну - начальника Управления информатизации администрации города Южно-Сахалинска; Петрова Ивана Георгиевича - руководителя Департамента управления делами Правительства Сахалинской области (по согласованию). 1.3. Наименование должности Сафонова О.А. изложить в следующей редакции: «начальник Департамента здравоохранения администрации города Южно-Сахалинска» Или - позицию «Демидов И.И.. – начальник Департамента здравоохранения администрации города Южно-Сахалинска» заменить позицией следующего содержания: «Демидов И.И. - заместитель начальника здравоохранения администрации города Южно-Сахалинска». 1.4. Слова «Петренко Ирина Ивановна» заменить словами «Карпова Ирина Ивановна». 3.2.24. Если в основной документ были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается. 3.2.25. В случае, когда вносимые изменения и дополнения затрагивают более половины текста ранее принятого постановления или распоряжения, или в него ранее были внесены изменения и дополнения более чем тремя актами, то оно должно быть признано утратившим силу и принимается новый акт, за исключением случаев внесения изменений в долгосрочные и муниципальные целевые программы городского округа «Город Южно-Сахалинск», в структуру и штатное расписание аппарата администрации города Южно-Сахалинска. 3.2.26. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если действующим законодательством или в самом акте не предусмотрено иное. 3.2.27. Постановления и распоряжения могут быть отменены, признаны утратившими силу, либо их действие может быть приостановлено в соответствии с частью 15 статьи 28 Устава городского округа «Город Южно-Сахалинск». 3.2.28. Постановления и распоряжения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования). В проекты постановлений и распоряжений, подлежащие опубликованию, вносится пункт следующего содержания: Настоящее постановление (распоряжение) опубликовать в газете «Южно-Сахалинск сегодня» При необходимости размещения постановления и распоряжения на официальном сайте Администрации, вышеуказанный пункт дополняется словами «...и разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска.» В этом случае в службу подготовки документов вместе с бумажным вариантом проекта постановления (распоряжения) представляется его электронная копия в формате, утвержденном ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. Для текстовых документов - *.odt, для электронных таблиц - *.ods. Ответственность за идентичность текста электронной копии постановления (распоряжения) его бумажному носителю, а также соответствие формату его представления несет исполнитель (руководитель Подразделения администрации), разработавший проект постановления (распоряжения) и представивший его электронную копию. 3.2.29. Официальным опубликованием (обнародованием) постановления или распоряжения считается первая публикация его полного или сокращенного текста (если это предусмотрено самим документом) в газете "Южно-Сахалинск сегодня". 3.2.30. Необходимость срочного опубликования постановлений или распоряжений оговаривается в письме на имя главного редактора МАУ «Редакция газеты «Южно-Сахалинск сегодня», подписанном руководителем Подразделения администрации, подготовившим постановление или распоряжение, с указанием точной даты опубликования документа. 3.2.31. Контроль за полнотой, правильностью и своевременным опубликованием постановлений и распоряжений осуществляется руководителем Подразделения администрации, являющимся разработчиком муниципального правового акта. 3.3. Постановления администрации города, рассмотренные на Коллегии при мэре города 3.3.1. Коллегия при мэре города (далее - Коллегия) - постоянно действующий при главе Администрации координационно-совещательный орган, рассматривающий на своих заседаниях наиболее важные вопросы по защите прав и интересов городского сообщества на самоуправление в городе, комплексного социально-экономического развития, жилищно-коммунального хозяйства, бытового и торгового обслуживания, муниципального образования и т.п., координирующий деятельность органов местного самоуправления, предприятий и организаций различных форм собственности по выполнению целевых муниципальных программ на территории городского округа «Город Южно-Сахалинск». 3.3.2. Коллегия руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления городского округа «Город Южно-Сахалинск» Положением о Коллегии при мэре города. 3.3.3. Заседания Коллегии проводятся один раз в месяц – в третий четверг. В случае необходимости мэр города, а в его отсутствие – вице-мэр, исполняющий его обязанности, может созвать внеочередное заседание Коллегии или перенести сроки ее заседания. 3.3.4. Вице-мэры, руководители Подразделений администрации, которым направляется на согласование проект постановления, подготовленный для рассмотрения на заседании Коллегии, рассматривают его в первоочередном порядке. 3.3.5. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений для рассмотрения на Коллегии и их доработку несут руководители Подразделений администрации, внесшие проекты. 3.3.6. Уведомление с проектом повестки очередного заседания Коллегии формируется Организационным отделом Администрации (далее – организационный отдел) на основании поручений мэра города, предложений вице-мэров города, плана работ Администрации, не позднее чем за двадцать рабочих дней до заседания. 3.3.7. Для рассмотрения на Коллегии проект постановления и пакет документов к нему, подготовленный в соответствии с Инструкцией тиражируется разработчиком и представляется в организационный отдел для комплектования папок членам и постоянным участникам Коллегии не позднее, чем за пять рабочих дней до дня проведения заседания Коллегии. 3.3.8. Пакет документов включает в себя: - сопроводительное письмо на имя мэра города с полным наименованием вносимого проекта постановления Администрации, с указанием разработчика, основного докладчика, содокладчиков и выступающих; - список приглашенных на обсуждение по рассматриваемому вопросу; - при необходимости – заключение Финансового управления и Департамента экономического развития Администрации; - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу, которая должна полностью раскрывать содержание вопроса (не более четырех страниц); - проект постановления Администрации со справкой согласования и приложениями. 3.3.9. В случае снятия вопроса с рассмотрения на Коллегии Подразделение администрации не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания Коллегии представляет письмо на имя мэра города с мотивированным объяснением причин снятия вопроса, копию письма - в организационный отдел. 3.3.10. Повестка заседания Коллегии формируется организационным отделом на основании представленных материалов не позднее, чем за четыре рабочих дня до заседания Коллегии. 3.3.11. Организационный отдел не позднее, чем за три рабочих дня до заседания Коллегии направляет укомплектованные папки членам и постоянным участникам Коллегии. 3.3.12. Замена материалов по рассматриваемым вопросам в день проведения заседания Коллегии допускается в случае их уточнения или дополнения и производится организационным отделом по согласованию с вице-мэром, руководителем аппарата. 3.3.13. Если по проекту постановления на Коллегии высказаны замечания, то он дорабатывается и представляется в Отдел по работе с документами и контролю в течение трех рабочих дней после заседания Коллегии (кроме постановлений, по которым установлен иной срок доработки). Если проект требует длительной (свыше трех рабочих дней) доработки, то срок может быть продлен вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей по согласованию с мэром города. 3.3.14. Протокол заседания Коллегии ведется и оформляется специалистами Отдела по работе с документами и контролю в соответствии с Инструкцией и представляется на подпись мэру в течение десяти дней после заседания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и хранятся в Отделе по работе с документами и контролю в соответствии с номенклатурой дел. 3.3.15. Материально-техническое обеспечение деятельности Коллегии, подготовка и обслуживание помещения возлагается на службу, ответственную за хозяйственное обеспечение Администрации. 3.3.16. Обеспечение качественного звукоусиления при проведении заседания Коллегии возлагается на Управление информатизации. 3.4. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протоколы совещания нумеруются порядковыми номерами и оформляются арабскими цифрами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. 3.4.1. Порядок оформления протокола заседания коллегиального органа, протоколов совещаний, проводимых мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города 3.4.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. В отдельных случаях на основе рукописных или диктофонных записей, которые велись на совещании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. 3.4.1.2. Организация совещаний, проводимых мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами, ведение протоколов и контроль их исполнения возлагается на помощников мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров или назначаемых специалистов Подразделений администрации. 3.4.1.3. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемых первым вице-мэром, вице-мэрами города, ведут секретари комиссий или по поручению вице-мэра - их помощники или специалисты Подразделений администрации. 3.4.1.4. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 3.4.1.5. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: - наименование органа исполнительной власти – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование органа власти; - вид документа – ПРОТОКОЛ. При оформлении на общем бланке или стандартном листе бумаги слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру; - вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например: заседание Коллегии при мэре города Южно-Сахалинска - место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, выравнивается по центру; - дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал 24 пт ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года. Датой протокола является дата проведения совещания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. 3.4.1.6. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: Председатель или Председательствующий. Слово "Председатель" ("Председательствующий") печатается от границы левого поля, через два межстрочных интервала от даты. После слова "Председатель" ("Председательствующий") ставится дефис, инициалы и фамилия, затем наименование должности, например, Председатель – И.О.Фамилия, мэр города Южно-Сахалинска. Через два межстрочных интервала с новой строки от границы левого поля печатаются слова "Члены коллегиального органа", в конце ставится двоеточие, например: Члены коллегиального органа: Инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, перечисляются с указанием через дефис наименования должностей (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке). Перечисление присутствующих оформляют через один межстрочный интервал и печатают от границы левого поля. Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием наименования должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в водной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 47 человек (список прилагается) Слово "Присутствовали" печатается через два межстрочных интервала с новой строки от границы левого поля ниже предыдущего текста. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. 3.4.1.7. Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал. Слова "Повестка дня" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами и располагаются центровано через два межстрочных интервала от списка приглашенных. 3.4.1.8. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают прописными буквами полужирным шрифтом, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса (нумеруется римской цифрой) повестки дня. Слово "СЛУШАЛИ" печатается через два межстрочных интервала от повестки дня. В разделе СЛУШАЛИ через один межстрочный интервал после названия вопроса приводятся инициалы и фамилии докладчиков, через дефис наименование должности, которые печатаются от границы левого поля. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается» (после наименования должности в скобках), например: (текст выступления прилагается, приложение N ...) В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих, которые печатают с новой строки в именительном падеже от границы левого поля. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Дается краткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы. Если выступающим представлен текст доклада (выступления), то после дефиса делается отметка Текст выступления прилагается, приложение N .... Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через два межстрочных интервала после текста доклада. Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается от границы левого поля через два межстрочных интервала от предыдущей строки. В протоколе отражаются все принятые решения (печатаются полностью). При необходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -...,воздержалось -...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления). В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо Подразделение администрации. Срок может быть указан как календарная дата либо как период выполнения работы. 3.4.1.9. Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
