|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 № 491-р5. Подготовка и оформление проектов приказов заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края 5.1. Приказами заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы аппарата Губернатора и Правительства края. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения аппарата на основании указаний заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений или поручений. Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. 5.2. Подготовка и оформление проектов приказов производится структурными подразделениями аппарата в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов актов Губернатора и Правительства края. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, которые готовят и вносят проект. 5.3. Приказы регистрируются после их подписания и утверждения указателя рассылки управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Подписанные приказы по основной деятельности направляются для регистрации и выпуска в отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, а приказы по личному составу - в отдел кадров. Регистрация приказов осуществляется в пределах календарного года: дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Дата проставляется на бланке на отведенном для нее месте; индекс (номер) проставляется на бланке на отведенном для него месте. К порядковому номеру приказов: по основной деятельности - через дефис добавляется строчная буква "п"; по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах, поощрении, изменении фамилии) - через дефис добавляются строчные буквы "пк"; по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взыскании) - через дефис добавляются строчные буквы "пкд". 5.4. Копии приказов по основной деятельности заверяются печатью управления по организации работы с документами, по личному составу - печатью отдела кадров и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным руководителем структурного подразделения аппарата, готовящего проект приказа. Замена разосланного приказа производится по указанию заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. 5.5. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение одного года, затем в установленном порядке передаются на хранение в ведомственный архив. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 6. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции 6.1. Доставка корреспонденции в адрес аппарата Губернатора и Правительства края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почты и нарочными. 6.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства и архива. 6.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в 2-х экземплярах: первый экземпляр остается в отделе делопроизводства и архива, второй - направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение. 6.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. 6.5. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 6.6. Поступившие документы сортируются на регистрируемые в системе "Делопроизводство" и нерегистрируемые. Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства и архива, приведен в приложении N 8 к Инструкции. Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения аппарата. 7. Регистрация поступивших документов 7.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку системы "Делопроизводство". Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления и распоряжения Правительства края, приказы заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по основной деятельности, личному составу, служебная переписка, обращения граждан. 7.2. Регистрация поступивших документов производится централизованно в отделе делопроизводства и архива. 7.3. На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера. Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами. На корреспонденции, поступившей в отдел делопроизводства и архива после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов. 7.4. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое производится через отдел делопроизводства и архива. 7.5. Документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение аппарата и не зарегистрированные в отделе делопроизводства и архива, должны быть в обязательном порядке направлены в отдел делопроизводства и архива для регистрации. 7.6. Документы, поступившие в структурное подразделение аппарата на исполнение из отдела делопроизводства и архива, повторно в подразделении не регистрируются. 7.7. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства и архива в соответствии с распределением обязанностей между вице-губернатором края, заместителями Председателя Правительства края, заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. 7.8. Документы, зарегистрированные отделом делопроизводства и архива, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и архива для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационную карту. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 8. Регистрация и учет отправляемых документов Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе делопроизводства и архива в день их утверждения или подписания. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в отделе делопроизводства и архива. Документы для отправки передаются в отдел делопроизводства и архива полностью оформленными, с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку (в двух экземплярах) и представляет необходимое количество экземпляров документа. После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело в отделе делопроизводства и архива. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 9. Организация документооборота 9.1. Движение документов в аппарате Губернатора и Правительства края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 9.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях аппарата и должностными инструкциями их работников. 9.3. Организация доставки документов 9.3.1. Доставка обработанной в отделе делопроизводства и архива корреспонденции в структурные подразделения аппарата, министерства края, иные органы исполнительной власти края осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. 9.3.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронная почта. 9.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 9.4.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 9.4.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5-ти листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения аппарата; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования". Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата, осуществляется их руководителями. 9.5. Учет количества документов 9.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) производится в отделе делопроизводства и архива. Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству. 9.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 9.6. Работа исполнителей с документами 9.6.1. Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 9.6.2. При рассмотрении документов начальник отдела делопроизводства и архива выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы после присвоения им регистрационного номера немедленно передаются на исполнение. 9.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителям Правительства края или руководителям структурных подразделений аппарата, подготовку к пересылке адресату. 9.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 9.6.5. При наличии основного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 10. Организация поисковой системы по документам 10.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам. 10.2. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата и индекс поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. 10.3. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. Например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные и другие в зависимости от задач поиска информации. 10.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 11. Контроль исполнения документов 11.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 11.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа проставляется штамп с надписью "Контроль". 11.3. Контроль исполнения документов обеспечивают руководители структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края и по их поручению специальные службы контроля. 11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения: имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца; Рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанных обращений. Продление сроков производится руководителями структурных подразделений - от начальника управления (самостоятельного отдела) и выше - по служебной записке ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. 11.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении. Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа. 11.6. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 11.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело, включающей: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 11.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 11.9. Сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива отдела делопроизводства и архива (далее - сектор контрольно-аналитической работы) не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата, министерствах края, иных органах исполнительной власти края и подведомственной сети для информирования руководителей Правительства края и принятия необходимых мер. 12. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству края. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним. 12.1. Составление номенклатуры дел 12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы аппарата Губернатора и Правительства края, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. 12.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (приложение N 9) и сводная номенклатура дел аппарата Губернатора и Правительства края (далее - сводная номенклатура дел). Номенклатура дел структурного подразделения аппарата составляется отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора и Правительства края (далее - ЭК), начальником управления по организации работы с документами и заведующим сектором контрольно-аналитической работы. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Вновь созданное структурное подразделение аппарата обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по организации работы с документами. 12.1.4. Сводная номенклатура дел составляется управлением по организации работы с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата. 12.1.5. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Правительства края, согласовывается с ЭК, подписывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и утверждается заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией управления (далее - ЭПМК) управлением по делам архивов Правительства края не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было изменения функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 12.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в отделе делопроизводства и архива. Второй - находится в ведомственном архиве. Третий - направляется в государственный архив края. Четвертый - в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений аппарата. 12.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 12.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры аппарата Губернатора и Правительства края. 12.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края. 12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы аппарата Губернатора и Правительства края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 12.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации по вопросам... При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами городских округов и муниципальных районов края по вопросам социальной защиты населения В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты отдела делопроизводства и архива Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например: - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов; - постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей). В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 12.1.12. Если в течение года в структурном подразделении аппарата возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 12.1.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения аппарата изменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения аппарата, в обязательном порядке представляются в управление по организации работы с документами. 12.2. Формирование и оформление дел 12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 12.2.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов). Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79 "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. 12.2.4. Дела Правительства края подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформление дела - подготовка к передаче дела на хранение в ведомственный архив. Оформление дел производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за делопроизводство, при методической помощи сотрудника сектора контрольно-аналитической работы. 12.2.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 10); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 12.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 10). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации-фондообразователя; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации-фондообразователя - указывается полностью в именительном падеже "Правительство Хабаровского края"; наименование структурного подразделения аппарата - записывается полностью название структурного подразделения аппарата в соответствии с утвержденной структурой (управление, отдел, сектор); индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения; при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 12.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 12.3. Организация оперативного хранения документов 12.3.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более двух лет, а затем сдаются в ведомственный архив. Руководители структурных подразделений аппарата и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 12.3.2. Правоохранительными органами из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается снятая с него копия и справка о выдаче документа, либо в учетных архивных документах делается отметка об изъятии документа, содержащая реквизиты (дата, номер, вид) документа, явившегося основанием для изъятия, а также расписку получателя документа. Изъятие документов из ведомственного архива производится только с письменного разрешения заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 12.4. Организация документов по личному составу Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Распоряжения (приказы) по личному составу 75-летнего срока хранения формируются отдельно от распоряжений (приказов) 5-летнего срока хранения. К регистрационно-учетным документам по личному составу относятся журналы учета: распоряжений (приказов) о приеме, переводе, увольнении; личных дел и др. Документы по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края. Документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет передаются на хранение в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края" после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата Губернатора и Правительства края. Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10 лет в отделе кадров, затем передаются на хранение в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края". Личные дела уволенных сотрудников вносятся отделом кадров в отдельную опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Каждый заголовок дела вносится в опись под своим порядковым номером. Опись личных дел может быть составлена за определенный временной период: начальная дата, указанная в заголовке описи, - наиболее ранняя дата заведения личного дела, конечная - самая поздняя дата окончания личного дела. В опись каждое личное дело вносят по алфавиту, под своим порядковым номером. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - распоряжения (приказы) по личному составу, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы. Лицевые счета работников аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края, иных органов исполнительной власти края долговременного срока хранения (75 лет ЭПК), ведение которых осуществляет главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края, в течение двух лет хранятся в указанном управлении. По истечении двух лет лицевые счета включаются в единую опись дел по личному составу (распоряжения, приказы, лицевые счета, журналы учета и др.) с последующей передачей дел в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края". Главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и управление государственной службы Губернатора и Правительства края составляют описи дел по личному составу по соответствующим разделам номенклатуры дел. Данные в годовой раздел сводной описи дел по личному составу предоставляются в управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края в срок до 01 ноября. Сектор контрольно-аналитической работы и ведомственного архива на основе предоставленных данных в срок до 15 ноября составляет годовой раздел сводной описи дел по личному составу. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел долговременного хранения (75 лет ЭПК), отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений аппарата, причем только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении нарушений порядка их формирования и оформления. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется не позднее чем через два года после завершения делопроизводством дел в трех экземплярах по установленной форме и подлежит рассмотрению на заседании ЭК. В конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на согласование в научно-экспертный методический совет государственного учреждения "Государственный архив Хабаровского края", после чего управляющему делами Губернатора и Правительства края - министру на утверждение. Подписанные и утвержденные экземпляры передаются: в государственное учреждение "Государственный архив Хабаровского края", в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края", в управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края. Копийные экземпляры годового раздела сводной описи дел по личному составу передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и в управление государственной службы Губернатора и Правительства края. Ответственность за формирование и оформление дел по личному составу, своевременное и качественное составление описей дел и передачу дел на хранение согласно срокам, утвержденным ЭК, в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края" возлагается на начальника главного управления бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и начальника управления государственной службы Губернатора и Правительства края. Координация работы с документами по личному составу и методическая помощь в составлении описей дел по личному составу и подготовке дел к передаче на хранение возлагается на управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края. Передача дел на хранение осуществляется по сводной описи с составлением акта приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицом, передавшим документы, и лицом, принявшим документы, согласовывается начальником управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края и директором краевого государственного учреждения "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края". Акт подлежит утверждению управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром. Один экземпляр акта передается в краевое государственное учреждение "Архив документов по личному составу органов исполнительной власти Хабаровского края", второй - в управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края. Копийные экземпляры актов передаются в главное управление бухгалтерского учета и финансового контроля Губернатора и Правительства края и в управление государственной службы Губернатора и Правительства края. (Дополнен - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 13. Порядок передачи документов на хранение в ведомственный архив 13.1. Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив края. 13.1.1. Для хранения документов Правительства края постоянного, временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) срока хранения, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив края в аппарате Губернатора и Правительства края создается ведомственный архив. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Оформление дел, передаваемых в ведомственный архив, производится сотрудниками структурных подразделений аппарата, ответственными за делопроизводство, или другими сотрудниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудника сектора контрольно-аналитической работы. Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу сотрудников структурных подразделений аппарата по экспертизе ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, исторических справок и актов о выделении документов к уничтожению. 13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК. 13.1.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. 13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК. 13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив; - отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 13.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. 13.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 13.1.8. В каждом структурном подразделении аппарата описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи дел аппарата Губернатора и Правительства края, которую готовит сектор контрольно-аналитической работы и по которой он сдает дела в государственный архив края. 13.1.9. Описи дел структурных подразделений аппарата составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 11) и представляются в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления по организации работы с документами и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 13.1.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению (приложение N 12) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные акты утверждаются начальником управления по организации работы с документами только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения. После этого ведомственный архив имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 13.1.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего аппарата Губернатора и Правительства края. 13.2. Подготовка и передача документов в ведомственный архив 13.2.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата. Личные дела уволенных сотрудников хранятся 10 лет в структурном подразделении аппарата, затем передаются на хранение в ведомственный архив. 13.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 13.2.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства и архива, согласованному с руководителями структурных подразделений аппарата и утвержденному приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. 13.2.4. В период подготовки структурным подразделением аппарата дел к передаче в ведомственный архив сотрудником сектора контрольно-аналитической работы предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения аппарата обязаны устранить. 13.2.5. Прием каждого дела производится сотрудником сектора контрольно-аналитической работы в присутствии работника структурного подразделения аппарата. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи проставляются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника сектора контрольно-аналитической работы, принявшего дела, и лица, передавшего дела. 13.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении аппарата, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в ведомственный архив независимо от сроков их хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата. 14. Печатные, стенографические и копировально-множительные работы (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.1. Печатные работы (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края печатаются только материалы служебного характера. 14.1.2. В структурных подразделениях аппарата печатаются проекты актов Губернатора и Правительства края и приложения к ним, служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется как лицами, ответственными за делопроизводство, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники. 14.1.3. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ печатаются проекты актов Губернатора и Правительства края и приложения к ним; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края; грамоты, благодарности, приветственные адреса; благодарственные письма Губернатора края; пригласительные билеты; пропуска в здания Правительства края, пропуска для подъезда к зданию Правительства края; поздравительные открытки; визитные карточки; дарственные надписи; различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник Правительства края, готовится его электронная версия для размещения на сервере "Белый дом" и сервере министерства экономического развития и внешних связей края. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Грамоты, благодарности, благодарственные письма на бланках установленного образца изготавливаются только за подписью Губернатора края. Приветственные адреса на бланках установленного образца изготавливаются за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью министров края, советников Губернатора края, начальников главных управлений Губернатора и Правительства края. Визитные карточки (односторонние) изготавливаются в черно-белом исполнении, в случае необходимости - на двух языках. 14.1.4. В отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в первую очередь печатаются проекты актов Губернатора и Правительства края; материалы к заседаниям Правительства края, совещаниям у Губернатора, Председателя Правительства края или его заместителей; проекты писем за подписью Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края, министров края. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с начальником управления по организации работы с документами. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день. 14.1.5. Требования к рукописям, сдаваемым в печать Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге стандартного формата А4 или А3, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается начальнику отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) Печатание документов под диктовку не производится. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника управления по организации работы с документами. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.2. Выполнение стенографических работ 14.2.1. Управление по организации работы с документами обеспечивает магнитофонную запись расширенных заседаний Правительства края, расширенных совещаний Правительства края, мероприятий, проводимых с участием Губернатора края, вице-губернатора края, первых заместителей Председателя Правительства края, заместителей Председателя Правительства края, министров края. 14.2.2. Расшифровка магнитофонных записей и оформление стенограмм расширенных заседаний Правительства края осуществляется отделом электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение трех недель с даты проведения заседания, расшифровка магнитофонных записей и оформление стенограмм расширенных совещаний Правительства края - в течение одной недели. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.2.3. Магнитные записи расширенных заседаний Правительства края и расширенных совещаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ до подписания оформленной стенограммы управляющим делами Губернатора и Правительства края - министром, после чего уничтожаются путем размагничивания. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей расширенных заседаний Правительства края хранятся в отделе подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края в течение года, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив. 14.2.5. Подлинники расшифрованных стенографических записей расширенных совещаний Правительства края хранятся в отделе электронного оформления документов и копировально-множительных работ в течение года, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.3. Копировально-множительные работы 14.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора и Правительства края производится централизованно в управлении по организации работы с документами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата. 14.3.2. В управлении по организации работы с документами копируются служебные материалы и документы по заказам работников аппарата Губернатора и Правительства края. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальном журнале. 14.3.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3. 14.3.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются акты Губернатора и Правительства края по заказам отдела подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, документы и материалы к расширенным заседаниям Правительства края. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений аппарата по согласованию с заместителем начальника главного управления делами - начальником управления по организации работы с документами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. 14.3.5. Сотрудники отдела электронного оформления документов и копировально-множительных работ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) 14.3.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях аппарата, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение N 13). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за организацию делопроизводства в структурном подразделении аппарата, в котором установлен копировальный аппарат. 14.3.7. Копирование бланков документов любого вида запрещается. Приложение N 1 к пункту 2.2 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение N 2 к пункту 2.2 СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 20 73 88 10 ¦<----->¦<---------------->¦ ¦<----------------->¦<->¦ ---------------------------------------------------------¬--- /\ ¦ ¦/\ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----¦ -----------------------¬ --------------------¬ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------------------+ +-------------------+ ¦ ¦ 51 ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22 ¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +------------------+-+-------------------+ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ ----L----------------------------------------- ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦\/ ----L-------------------------------------------------------- ¦ 210 ¦ ¦<-------------------------------------------------->¦ Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4 20 10 ¦<----->¦ ¦<->¦ ---------------------------------------------------------¬--- /\ ¦ ¦/\ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----¦ ---------------------------------------------¬ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦01 02 03 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ --- +----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ --- L----------------------------------------- ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦\/ ----L-------------------------------------------------------- ¦ 210 ¦ ¦<-------------------------------------------------->¦ Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А4 Приложение N 3 к подпункту 2.6.5.1 Образец ПРАВИТЕЛЬСТВО УТВЕРЖДАЮ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края АКТ подпись расшифровка "___"______ 20___ г. N ____ подписи г. Хабаровск дата Об уничтожении испорченных номерных гербовых бланков Председатель комиссии _______________________________________, (ф.и.о., должность) члены комиссии: __________________________________________________ (ф.и.о., должности) составили акт о признании испорченными номерных гербовых бланков, хранящихся в ____________________________________________________, (наименование структурного подразделения аппарата) в том числе: 1. Гербовые бланки писем Правительства края с продольным расположением реквизитов серии БР: N ______. Всего ____ штук. 2. Гербовые бланки писем Правительства края с угловым расположение реквизитов серии БП: N _______. Всего _____ штук. 3. Гербовые бланки писем Губернатора края серии БГ: N __________. Всего ______ штук. Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр - Председатель комиссии ________________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Члены комиссии: ________________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Приложение N 4 к подпункту 2.7.7 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 5 к пункту 2.9 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 1. В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий органов исполнительной власти края; ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - Сергеев А.В. Секретарь - Степанова Л.Н. Присутствовали: Слова "Председатель", "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали 50 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центрованно через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного решения). В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (постановления) по соответствующим вопросам. В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенограмма, которая дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2 - 3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), печатается через 1 межстрочный интервал, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4, или на чистых листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал, например: совещания при начальнике управления или заседания экспертной проверочно-методической комиссии; место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал; подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. В некоторых случаях оформляется выписка из протокола (стенограммы). Выписка из протокола (стенограммы) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола (стенограммы), относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола" ("Выписка из стенограммы"). Копии протоколов, заверенные печатью службы документационного обеспечения, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью службы документационного обеспечения. 2. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Акты печатаются на специальном бланке или на общем бланке организации формата А4, или на чистых листах бумаги формата А4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением организаций. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту, например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр - 3-й экземпляр - Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений". Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. 3. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения: наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения; наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работы и порядок расчетов; порядок сдачи и приема работы; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор); гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 4. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; заверение подлинности подписи; срок действия доверенности. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. 5. Записки (докладные, служебные, объяснительные) Докладная записка - документ, адресованный руководству структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги. 6. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы. 7. План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения. По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. Планы подписываются составителями или лицами, ответственными за их выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа, Губернатором края или руководителем подразделения. Некоторые виды планов перед утверждением согласовываются. 8. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то графы таблиц нумеруются арабскими цифрами и на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются. Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к постановлению Нумерационный заголовок Губернатора Хабаровского края от Тематический Ведомость заголовок тракторов, дополнительно приобретаемых для сельскохозяйственных предприятий Хабаровского края в 2005 году Заголовки граф -------T--------------------T---------T-------------------------¬ Головка¦ Наименование ¦ Единица ¦ Количество ¦ ¦ тракторов ¦измерения+-----T-------------------+ ¦ ¦ ¦всего¦ в том числе ¦ ¦ ¦ ¦ +---------T---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ первое ¦ второе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полугодие¦полугодие¦ -------+--------------------+---------+-----+---------+---------+ ¦ Боковик ¦ Прографка ¦ В конце тематического заголовка таблицы точка не ставится. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы сокращение слов не допускается. Например: наименование станков, единица измерения, срок поставки, завод-изготовитель. В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся. В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например: Таблица 1 -------------------T---------T---------------T-------------------¬ ¦ Наименование ¦ Единица ¦ 2006 год - ¦ В том числе ¦ ¦ продукции ¦измерения¦ всего ¦ первое полугодие ¦ +------------------+---------+---------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например: Таблица 2 ---------------T-------------------------------------T-----------¬ ¦ Наименование ¦ Объем капитальных вложений ¦Генеральный¦ ¦ заводов ¦ (млн. рублей) ¦ подрядчик ¦ ¦ +-----T------------T-----T------------+ ¦ ¦ ¦2005 ¦в том числе ¦2006 ¦в том числе ¦ ¦ ¦ ¦год -¦объем ¦год -¦объем ¦ ¦ ¦ ¦всего¦строительно-¦всего¦строительно-¦ ¦ ¦ ¦ ¦монтажных ¦ ¦монтажных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работ ¦ ¦работ ¦ ¦ +--------------+-----+------------+-----+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Таблица 3 -------------T---------------------------------------------------¬ ¦Наименование¦ План на 01 июля 2006 г. (млн. рублей) ¦ ¦министерств,+---------T-----------------------------------------+ ¦ ведомств, ¦кредиты -¦ в том числе ¦ ¦организаций ¦ всего +----------------T------------T-----------+ ¦ ¦ ¦ под ¦ на затраты ¦под готовую¦ ¦ ¦ ¦производственные¦производства¦ продукцию ¦ ¦ ¦ ¦ запасы ¦ ¦ ¦ +------------+---------+----------------+------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например: Таблица 4 ---------------------T-------------------------------------------¬ ¦ Наименование ¦ Исполнитель и срок выполнения работ ¦ ¦ автоматических +----------------------T--------------------+ ¦ манипуляторов ¦Разработка технической¦Производство первой ¦ ¦ ¦ документации ¦ промышленной серии ¦ +--------------------+----------------------+--------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ Боковик таблицы и элементы граф В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графе единиц измерения наименование единиц измерения пишется в скобках в родительном падеже множественного числа. Например: Таблица 5 -----------------------------------T----------T------------------¬ ¦ Наименование оборудования ¦Количество¦Завод-изготовитель¦ ¦ ¦ (штук) ¦ ¦ L----------------------------------+----------+------------------- Установки для мойки крупы, 4 завод "Металлист" подлежащей переработке, - всего в том числе производительностью 2 - " - 2 т/ч Установки для дробления крупы 12 завод "Заря" Итого 16 ------------------------------------------------------------------ Одинаковые текстовые элементы и цифры Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек (- " -). В графе "Единица измерения" единицы измерения можно заменять сочетанием знаков дефиса и кавычек, повторяющиеся в графах цифры ничем заменять нельзя. Например: Таблица 6 ----------------------T---------T--------T--------T--------------¬ ¦Наименование заводов ¦ Единица ¦Мощность¦ Срок ¦ Министерство ¦ ¦ и продукции ¦измерения¦ ¦ввода в ¦ (ведомство), ¦ ¦ ¦ ¦ ¦действие¦осуществляющее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦строительство ¦ L---------------------+---------+--------+--------+--------------- Березниковский азотно-туковый завод, Пермская область нитратные соли тыс. тонн 80 IV Госстрой квартал Завод органического синтеза, г. Бугульма Республики Татарстан проксанолы - " - 20 - " - - " - проксамины - " - 20 - " - - " - Сноски и примечания В таблице ссылка на сноску может быть обозначена цифрой со скобкой или звездочкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок. Например: Таблица 7 (тыс. штук) -----------------------------------------------T--------T--------¬ ¦ Наименование тракторов ¦2005 год¦2006 год¦ L----------------------------------------------+--------+--------- Тракторы - всего 60 65* из них: гусеничные тракторы Т-74 42 35 тракторы Т-150 - всего 18 30 в том числе колесные тракторы: Т-150К 17 20 Т-150 1 2 -------------------------------- * Включая производство по кооперации. Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости уточняется. 2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством. Однострочные и многострочные элементы таблиц Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Например: Таблица 8 (штук) ----------------------------T--------T--------T------------------¬ ¦ Наименование оборудования ¦2005 год¦2006 год¦Завод-изготовитель¦ L---------------------------+--------+--------+------------------- Агрегатные станки 5 5 московский завод "Станкоагрегат" Линии для обработки 2 2 Московский завод редукторов рулевого автоматических управления, модель ЛМ-533 линий Если документ содержит несколько таблиц, то таблицы нумеруются арабскими цифрами (Таблица 1, Таблица 2). Если документ содержит одну таблицу, она не нумеруется, слово "Таблица" не пишется. Приложение N 6 к пункту 3.1 ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА КРАЯ 1. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края, подготовленные структурными подразделениями аппарата, министерствами края, иными органами исполнительной власти края, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14, межстрочный интервал - одинарный. Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм, нижнее - 20 мм. В правом верхнем углу у границы правого поля печатается слово "Проект". В центре страницы указывается: наименование лица или органа, издающего документ, - "Губернатор Хабаровского края", "Правительство Хабаровского края"; наименование вида акта - постановление или распоряжение; заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля. (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 20.05.2008 г. N 261-р) При оформлении текста акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания; текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) <*>. -------------------------------- <*> Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора или Правительства края на одной странице. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. В постановлениях Правительства края преамбула завершается словами "Правительство края ПОСТАНОВЛЯЕТ", слово ПОСТАНОВЛЯЕТ печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце или арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой. Если подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, то текст подпункта пишется с прописной буквы и в конце подпункта ставится точка. Если подпункты нумеруются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой. Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным. Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга. Если в акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов) или когда в акте неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее именуется -...)" или "(далее -...)", а в последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом надо иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. В постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства края следует употреблять полные наименования должностей упоминаемых лиц, органов власти, предприятий, учреждений, организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
