Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 № 30-р

14.2.5. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить.

14.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа местного самоуправления в присутствии специалиста структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа местного самоуправления и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив органа местного самоуправления передаются электронные регистрационно-контрольные карточки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и об исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа местного самоуправления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

14.2.8. Историческая справка о фондообразователе и фонде (приложение N 22) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

14.2.9. Передача электронных дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Приложение N 1

к подпункту 3.1.6

Форма

Журнал учета поступления бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 2

к подпункту 3.1.11

Форма

Журнал учета выдачи бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, фамилия, имя, отчество получателя	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 3

к подпункту 3.1.11

Образец

     АДМИНИСТРАЦИЯ                                          УТВЕРЖДАЮ

      ВАНИНСКОГО                                     Наименование должности

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА                                     руководителя

  Хабаровского края

         АКТ                                _________ _____________________

"___" __________ 20___ г. N ____            (подпись) (расшифровка подписи)

          пос. Ванино                       ____________

                                               (дата)

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

    Председатель комиссии ________________________________________________,

                                (фамилия, имя, отчество, должность)

члены комиссии: ___________________________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество, должность)

составили   акт   о   признании  испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в администрации Ванинского муниципального района, в том числе:

    1) гербовые бланки писем формата A5 N ______.

Всего ____ штук;

    2) гербовые бланки писем формата A4 N ______.

Всего ____ штук;

    3) гербовые общие бланки N _______.

Всего _____ штук.

    На ______ номерных гербовых бланков осталось ___ штук, в том числе:

       (дата)

    1) гербовых бланков писем формата A5: ______ штук;

    2) гербовых бланков писем формата A4: ______ штук;

    3) гербовых общих бланков: _____ штук.

    Испорченные  гербовые  бланки  уничтожены  в установленном порядке. Акт

составлен в двух экземплярах:

    1-й экземпляр -

    2-й экземпляр -

Председатель комиссии                  _________   ________________________

                                       (подпись)        (И.О. Фамилия)

Члены комиссии                         _________   ________________________

                                       (подпись)        (И.О. Фамилия)

Приложение N 4

к пункту 3.3, подпункту 6.3.10

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Герб Хабаровского края, герб муниципального образования

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", образцами, разработанными органами местного самоуправления на основе приложения к постановлению Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов органов местного самоуправления герб Хабаровского края и герб муниципального района, городского округа изображаются в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение гербов помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа местного самоуправления".

2. Наименование органа местного самоуправления

Наименование органа местного самоуправления - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документа, должно соответствовать наименованию, установленному уставом муниципального образования.

Сокращенное наименование органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

3. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа местного самоуправления).

Наименование должности лица размещается ниже наименования организации.

4. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

не на бланке:

Глава Амурского

муниципального района           Подпись                         И.В. Масько

на бланке:

Глава                           Подпись                         И.В. Масько

При оформлении документа на должностном бланке должность не указывается, например:

                                Подпись                         А.В. Климов

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом) о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением (приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. главы Амурского

муниципального района           Подпись                         А.И. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии           Подпись                        А.П. Яковлев

Члены комиссии:                 Подпись                        Б.Н. Иванков

                                Подпись                        И.Н. Ковалев

                                Подпись                         К.М. Шкурин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно".

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (например, г. Бикин) указывается в бланках документов органа местного самоуправления, за исключением бланков писем.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7. Справочные данные об органе местного самоуправления

Справочные данные об органе местного самоуправления указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления.

8. Адресат

Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа органу государственной власти, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                       Законодательная Дума

                                                        Хабаровского края

                                                      Информационный сектор

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                          Администрации

                                                       городских округов и

                                                      муниципальных районов

                                                        Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                   Председателю комитета

                                                   по труду и занятости

                                               населения Правительства края

                                                     Т.А. Воробьевой

    или

                                                     Генеральному директору

                                                         ОАО "Термика"

                                                          А.Г. Цицину

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                   Федеральное бюджетное

                                                 учреждение "Всероссийский

                                                  научно-исследовательский

                                                институт документоведения и

                                                      архивного дела"

                                                  Профсоюзная ул., д. 82,

                                                      Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

                                                        Калинину И.П.

                                                  Садовая ул., д. 5, кв. 2,

                                                       с. Богородское,

                                                       Ульчский район,

                                                   Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

9. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами местного самоуправления, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

- в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

- в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

10. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе местного самоуправления.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами местного самоуправления, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами местного самоуправления - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов местного самоуправления в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

11. Заголовок документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок) документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и, как правило, отвечать на вопросы:

о ком (о чем) издан документ, например:

Об утверждении Положения о ...,

Об оказании консультативной помощи...;

кого (чего), например:

Правила внутреннего трудового распорядка,

Должностная инструкция специалиста...

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если длина заголовка превышает пять строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы или центрованным способом.

12. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа может излагаться от:

1-го лица единственного числа (например: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение...; прошу рассмотреть вопрос о ...);

3-го лица единственного числа (например: Администрация Ванинского муниципального района постановляет...; коллегия постановила...; управление не считает возможным...);

1-го лица множественного числа (например: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: (например: приказываем...).

В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя органа местного самоуправления или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".

В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"... .".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

14. Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно". Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложения: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо          отдела        образования         администрации

            г. Комсомольска-на-Амуре от  05.06.2014 N 02-6/172 и приложение

            к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: справка  о  неплатежеспособных   предприятиях,  для  служебного

            пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например, ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 3). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

                                                         ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                                         к распоряжению

                                                          администрации

                                                           Бикинского

                                                      муниципального района

                                                        от 15.03.2014 N 35

15. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела сельского хозяйства

и продовольствия администрации Вяземского

муниципального района

Подпись             В.А. Тетеркин

Дата

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства культуры

Хабаровского края

от 26.09.2012 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

- должностными лицами органа местного самоуправления;

- организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.);

- общественными организациями (при необходимости).

16. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа местного самоуправления оформляется визой - внутреннее согласование.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник отдела

правовой работы

Подпись             О.Л. Терешина

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа местного самоуправления, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа местного самоуправления, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник отдела

правовой работы

Подпись             О.Л. Терешина

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                             Глава

                                                   Охотского муниципального

                                                            района

                                                   Подпись    А.Н. Васильев

                                                   Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                         распоряжением

                                                   администрации Солнечного

                                                     муниципального района

                                                     от 09.06.2014 N 952-р

18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законами или нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП", или иным образом.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов органов местного самоуправления определяется положением, разрабатываемым органом местного самоуправления в соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края", постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник   документа   находится  в  деле  (наименование  органа  местного

самоуправления) N _______ за ____ год.

Верно

Главный специалист               Подпись                     Л.А. Карташова

Дата                 Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:

Николаев Петр Олегович

[phone]

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилию исполнителя и номер его телефона, дату печатания документа.

21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция, которая оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 07.04.2014

Подпись

Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

22. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратких сведений об исполнении; слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты направления документа в дело.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Отметка о конфиденциальности печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

Приложение N 5

к пункту 4.3

Образец

                                               Вносится Собранием депутатов

                                               Хабаровского муниципального

                                               района

                                                                     Проект

                                   ЗАКОН

                             Хабаровского края

_____________                                                 N ___________

                               г. Хабаровск

О внесении изменений в  Закон

Хабаровского края "О жилищных

правоотношениях в Хабаровском

крае" (первое чтение)

Статья 1

Внести в Закон Хабаровского края от 13 октября 2005 года N 304 "О жилищных правоотношениях в Хабаровском крае" (газета "Приамурские ведомости", 2005, 2 ноября; 2009, 17 июля) следующие изменения:

1) части 2 и 6.1 статьи 4 признать утратившими силу;

2) главу 6 дополнить статьей 28.2 следующего содержания:

"Статья 28.2. Единовременная денежная выплата на строительство или приобретение жилого помещения гражданам, указанным в подпункте 2 пункта 3 статьи 23.2 Федерального закона "О ветеранах"

1. ...

2. ...".

Статья 2

Настоящий закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Председатель Законодательной

Думы Хабаровского края                                         И.О. Фамилия

Приложение N 6

к подпункту 5.1.4

Образец

Проект

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ВЕРХНЕБУРЕИНСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

РЕШЕНИЕ

О   предоставлении   бюджетного

кредита обществу с ограниченной

ответственностью "Комресурс"

В соответствии с бюджетным законодательством, на основании Положения о порядке предоставления бюджетных кредитов юридическим лицам из бюджета Верхнебуреинского муниципального района Хабаровского края, утвержденного решением Собрания депутатов Верхнебуреинского муниципального района от 28 декабря 2009 г. N 114, решения Собрания депутатов Верхнебуреинского муниципального района от 13 декабря 2013 г. N 111 "О районном бюджете на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов" Собрание депутатов

РЕШИЛО:

1. Предоставить из средств районного бюджета бюджетный кредит на возвратной возмездной основе обществу с ограниченной ответственностью "Комресурс" на осуществление мероприятий, связанных с обеспечением поставок топлива, в сумме ... .

2. ... .

3. ... .

4. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на комиссию по разработке программ социально-экономического развития района, бюджету и сборам (Хатыленко Э.В.).

5. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования (обнародования).

Председатель Собрания депутатов                                И.О. Фамилия

Приложение N 7

к подпункту 5.1.4

Образец

Проект

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМСОМОЛЬСКОЙ-НА-АМУРЕ

ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О депутатских слушаниях по теме:

"О     реализации    предложений

избирателей,    поступивших    к

депутатам городской  Думы в ходе

выборной кампании 2009 года"

20 февраля 2014 г. состоялись депутатские слушания по теме: "О реализации предложений избирателей, поступивших к депутатам городской Думы в ходе выборной кампании 2009 года".

В целях реализации рекомендаций депутатских слушаний

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Опубликовать в газете "Дальневосточный Комсомольск" и на официальном сайте органов местного самоуправления города Комсомольска-на-Амуре в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" прилагаемые рекомендации депутатских слушаний.

2. ... .

3. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Председатель городской Думы                                    И.О. Фамилия

Приложение N 8

к подпунктам 5.2.1, 5.2.2, 5.2.12

Образец

Проект

АДМИНИСТРАЦИЯ

БИКИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О Регламенте администрации

Бикинского муниципального

района

В целях повышения эффективности работы администрации Бикинского муниципального района администрация Бикинского муниципального района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент администрации Бикинского муниципального района.

2. Признать утратившим силу постановление главы Бикинского муниципального района от 08 февраля 2007 г. N 9 "О Регламенте администрации Бикинского муниципального района".

3. Опубликовать настоящее постановление в Сборнике нормативных правовых актов органов местного самоуправления Бикинского района Хабаровского края.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава муниципального района                                    И.О. Фамилия

Приложение N 9

к подпунктам 5.2.1, 5.2.2, 5.2.12

Образец

Проект

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении  Положения об

управлении социальной работы

с  населением  администрации

города Хабаровска

На основании Устава городского округа "Город Хабаровск":

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении социальной работы с населением администрации города Хабаровска.

2. Признать утратившими силу:

2.1. Распоряжение мэра города Хабаровска от 26 апреля 2006 г. N 1118-р "Об утверждении Положения об управлении социальной защиты населения администрации города Хабаровска".

2.2. ...

(далее текст не приводится)

Мэр города                                                     И.О. Фамилия

Приложение N 10

к пункту 6.2

Образец

     Герб [1]        Герб    

     края [1]   [1]муниципального[1]

              образования 

         АДМИНИСТРАЦИЯ

         НИКОЛАЕВСКОГО

     МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

       Хабаровского края

           ПРОТОКОЛ

"___" ________ 20__ г. N ______

     г. Николаевск-на-Амуре

заседания коллегии при главе

муниципального района

Председатель -            Фамилия И.О.

Секретарь -               Фамилия И.О.

Присутствовали: члены  коллегии:  (перечисляются  фамилии и инициалы членов

                коллегии);

                приглашенные: ... человек (список прилагается).

                               ПОВЕСТКА ДНЯ

    1. О ходе формирования местных бюджетов... .

    Докладчик: Фамилия И.О. - начальник управления... .

    2. О ... .

    Докладчик: Фамилия И.О. - ... .

1. СЛУШАЛИ:

    Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

    1. Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

    2. Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

    1. Одобрить ... .

    2. ... .

2. СЛУШАЛИ:

    (в  таком  же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по

второму вопросу повестки дня)

Председатель                    Подпись                        И.О. Фамилия

Секретарь                       Подпись                        И.О. Фамилия

Приложение N 11

к подпункту 6.3.4

Образец

           [1] Герб [1]

           [1]города[1]

         АДМИНИСТРАЦИЯ                      Председателю комитета по делам

   Г. КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ                    записи актов гражданского

       Хабаровского края                  состояния и архивов Правительства

    Аллея Труда ул., д. 13,                        Хабаровского края

   г. Комсомольск-на-Амуре,

681000 Тел./факс [phone]                   О.В. Завьяловой

          ОКПО 04021690

  E-mail: [email protected]

   05.06.2015  N 21-04/834

   __________    _________

На N ________ от _________

О проведении краевого

семинара-совещания

Уважаемая Ольга Вадимовна!

Просим Вас рассмотреть вопрос о проведении краевого семинара-совещания для ответственных за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования архивных учреждений Хабаровского края, расположенных на территории г. Комсомольска-на-Амуре, Амурского, Комсомольского, Нанайского, Солнечного муниципальных районов, в октябре 2015 г.

Для проведения краевого семинара-совещания предлагаем зал администрации города Комсомольска-на-Амуре.

Глава администрации города                                      А.В. Климов

Петрова Ольга Владимировна

54 15 63

Приложение N 12

к подпункту 8.2.5

ПЕРЕЧЕНЬ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Письма, присланные для сведения.

2. Приглашения на семинары, учебные планы, программы.

3. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.

4. Печатные издания (без сопроводительного письма).

5. Поздравительные телеграммы, письма, приглашения, благодарственные письма.

6. Предложения об оформлении подписки на периодические издания.

7. Протоколы, акты, формы статистической отчетности и другие документы, поступившие без сопроводительных писем.

8. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувенирной продукции для проведения мероприятий.

9. Заявки на материально-техническое и хозяйственное обеспечение.

10. Телефонограммы.

11. Документы, поступившие без подписи.

12. Проекты муниципальных правовых актов органа местного самоуправления, направляемые на согласование.

13. Заявления на оформление командировочных удостоверений.

14. Документы, относящиеся к переписке внутри структурных подразделений органа местного самоуправления.

Приложение N 13

к подпункту 8.3.7

Образец

[1]Администрация Комсомольского

   муниципального района           Размер регистрационного штампа

                                   не более 19 x 41 мм

[1]Входящий N                 

[1]____________________       

"____" ____________ _____ г.[1]

Приложение N 14

к пункту 8.10

СВЕДЕНИЯ

О ДОКУМЕНТЕ, ВКЛЮЧАЕМЫЕ В ЭЛЕКТРОННУЮ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНУЮ КАРТОЧКУ

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку
1	2	3
1.	Корреспондент	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	содержит сведения о должности, фамилии и инициалах лица, подписавшего/согласовавшего документ
4.	Исполнитель	фамилия, инициалы лица - создателя документа, его должность
5.	Номер проекта документа	в соответствии с номером, присвоенным автоматически
6.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
7.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
8.	Номер документа	в соответствии с номером регистрации документа
9.	Индекс дела	индекс дела по сводной номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
10.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
11.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
12.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
13.	Связь с другими регистрационными карточками (РК)	содержит ссылку на карточки документов, связанных с данной
14.	Содержание документа	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
15.	Ход исполнения	должность, фамилия, инициалы исполнителя, резолюция, срок исполнения документа
16.	Ответственный исполнитель резолюции	фамилия, инициалы и должность лица, которому поручено исполнение документа или его части
17.	Контролер исполнения	фамилия, инициалы и должность лица, на которого возложен контроль исполнения поручения
18.	Контрольный статус	отметка к документу: установлен контроль/без контроля

Приложение N 15

к пункту 11.3

Форма

          АДМИНИСТРАЦИЯ                    УТВЕРЖДАЮ

            АМУРСКОГО                      Наименование должности

      МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА                руководителя органа местного

        Хабаровского края                  самоуправления

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                  ________          ______________

                                           (подпись)         (И.О. Фамилия)

  "___" ________ 20__ г. N _____           ________

            г. Амурск                      (дата)

на ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства органа

местного самоуправления    _____________________     ______________________

                                 (подпись)               (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Виза заведующего ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) органа местного          Протокол   ЭПМК  уполномоченного

самоуправления                             органа   исполнительной   власти

                                           Хабаровского   края   в  области

                                           архивного дела <*>

от "___" _________ 20__ г. N ___           от "___" ________ 20 __ г. N ___

--------------------------------

<*> Согласование ЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Хабаровского края в области архивного дела не реже одного раза в пять лет.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в органе местного самоуправления.

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Всего

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства органа

местного самоуправления    ______________________    ______________________

                                  (подпись)              (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.

Наименование должности

передавшего сведения       ______________________    ______________________

                                 (подпись)               (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Приложение N 16

к пункту 12.8

Форма обложки дела постоянного хранения и временного

(свыше 10 лет) срока хранения