|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Приморского края от 28.06.2013 № 258-па3.1.3. При применении электронного документооборота в Администрации Приморского края и государственных органах, подразделениях отделом СК ведутся базы данных служебной корреспонденции Администрации Приморского края. 3.2. Организация доставки документов 3.2.1. Доставка документов в Администрацию Приморского края, государственные органы, подразделения осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также при помощи использования системы электронного документооборота. 3.2.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания. 3.2.3. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, сообщения по электронной почте. 3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов 3.3.1. Документы, поступающие в государственные органы, подразделения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, электронную регистрацию, рассмотрение руководством и после наложения резолюции доставляются исполнителям. 3.3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей в Администрацию Приморского края корреспонденции производится в следующем порядке: корреспонденция на имя Губернатора Приморского края, первых вице- губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, за исключением письменных обращений граждан и переписки по обращениям граждан, регистрируется в отделе СК; государственные органы, подразделения получают свою корреспонденцию в отделении связи либо посредством СЭД и регистрируют ее самостоятельно. Телеграммы доставляются в отдел СК и в государственные органы, подразделения работниками телеграфа по мере их поступления. 3.3.3. Полученные отделом СК конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений. В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в отделе СК. Акт подписывается начальником отдела СК. 3.3.4. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю. 3.3.5. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и т.п.). 3.3.6. Гражданскими служащими отдела СК не вскрываются конверты писем с надписью "лично". Они передаются по назначению. 3.3.7. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается приемной Губернатора Приморского края, о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается должностным лицам Администрации Приморского края. Поступившие документы передаются гражданскими служащими приемной Губернатора Приморского края в отдел СК (или департамент по защите государственной тайны Приморского края - в случае поступления документов секретного характера) в первый, следующий за выходными днями, рабочий день - для последующего оформления и организации исполнения. 3.3.8. Документы в зависимости от их видов регистрируются: в отделе СК - федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и иные документы, поступающие из Федерального Собрания Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации; входящая корреспонденция в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и исходящая корреспонденция за подписью Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, а также внутренняя корреспонденция на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края и вице-губернаторов Приморского края; в отделе распорядительных документов административного департамента - постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, распоряжения первых вице- губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, приказы по аппарату Администрации Приморского края, приказы первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, документы с грифом "Для служебного пользования", распоряжения о направлении в командировку на бланке Администрации Приморского края, соглашения и договоры между Администрацией Приморского края и федеральными органами исполнительной власти, международные, трехсторонние (между Администрацией Приморского края, профсоюзами и работодателями), иные особо социально значимые договоры и соглашения, заключаемые Администрацией Приморского края. Журналы по регистрации нормативных правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края отнесены к журналам строгой отчетности и оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к такого вида документам (нумеруется каждая страница, журнал прошивается, скрепляется печатью и заверяется подписью), (приложение N 37); в контрольном отделе административного департамента - протоколы заседаний Администрации Приморского края с участием Губернатора Приморского края, протоколы совещаний у Губернатора Приморского края, в том числе с главами муниципальных образований Приморского края, а также перечни поручений Губернатора Приморского края по итогам рабочих поездок в муниципальные образования края; в отделе по работе с обращениями граждан административного департамента - письменные и устные обращения граждан и переписка по исполнению обращений граждан; в департаменте по защите государственной тайны, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края - документы секретного характера по формам, установленным специальной инструкцией; в департаменте государственной гражданской службы и кадров - приказы по кадровым вопросам. (В редакции Постановления Администрации Приморского края от 14.02.2014 г. N 43-па) Телеграммы, поступившие в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, регистрируются в отделе СК за входящим порядковым номером, который вносится в систему электронного документооборота. 3.3.9. Корреспонденция, адресованная непосредственно государственным органам, подразделениям, регистрируется в них гражданскими служащими-делопроизводителями самостоятельно в системе электронного документооборота. 3.3.10. На документах, поступающих в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений на бумажных носителях, после сканирования и введения электронного образа в базу данных в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп соответственно отдела СК или государственного органа, подразделения с указанием даты и порядкового регистрационного номера. На уведомлениях о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований проставляется регистрационный штамп с указанием даты, порядкового регистрационного номера и времени получения. Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция. 3.3.11. В случае регистрации документа с грифом "Для служебного пользования" или бумажного документа, не подлежащего сканированию, оформляется бланк поручения (приложение N 38) с указанием даты, регистрационного номера, фамилии и инициалов должностного лица Администрации Приморского края. 3.3.12. При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие документы указываются регистрационные номера последних и затем письма регистрируются в электронной базе данных. 3.3.13. Для обеспечения учета и поиска документов, а также правильной группировки документов в дела производится индексация государственных органов, подразделений. Каждому государственному органу, подразделению присваивается условный цифровой индекс (приложение N 39). 3.3.14. Регистрационный номер документа состоит из условного цифрового индекса государственного органа, подразделения, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. 3.3.15. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более государственными органами, подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 3.3.16. Номером постановления Губернатора Приморского края, постановления Администрации Приморского края является его регистрационный порядковый номер в пределах календарного года, с добавлением букв "пг" или "па" соответственно. Номер распоряжения Губернатора Приморского состоит из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рг"; распоряжения Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "ра"; распоряжения первого вице-губернатора Приморского края( из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "прв"; распоряжения вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рв"; распоряжения по личному составу - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рл"; распоряжения на бланке Администрации Приморского края о направлении в командировку - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рк"; номер приказа по аппарату Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "пр"; приказа Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением буквы "п", приказа первого вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "ппв"; приказа вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "пв"; документов с грифом для служебного пользования - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "дсп". 3.3.17. Документы, подлежащие регистрации в отделе СК, после их регистрации в системе электронного документооборота передаются должностным лицам Администрации Приморского края в соответствии с распределением обязанностей. 3.3.18. В обязанности помощников первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края в области делопроизводства входят: прием и учет поступающих документов, проверка правильности их регистрации; передача документов на рассмотрение должностному лицу Администрации Приморского края; перевод электронных документов, поступающих посредством СЭД, на бумажный носитель и их предоставление первому вице-губернатору Приморского края, вице-губернатору Приморского края для собственноручного подписания; контроль за прохождением документов с резолюцией Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице- губернаторов Приморского края. 3.3.19. Губернатору Приморского края направляются на рассмотрение федеральные законы, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Федерального Собрания Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, а также документы, указанные в разделе 3.10 настоящей Инструкции. Вся другая корреспонденция рассматривается первыми вице- губернаторами Приморского края, вице-губернаторами Приморского края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения государственных органов, подразделений. 3.3.20. Рассмотрение документов должно производиться должностными лицами Администрации Приморского края и руководителями государственных органов, подразделений, как правило, в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции должностного лица в системе электронного документооборота. 3.3.21. Подлинник документа, переведенного в электронный вид, который исполняется несколькими государственными органами, подразделениями, получает ответственный исполнитель (в резолюции он указан первым). 3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 3.4.1. Электронные сообщения (переписка), посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 3.4.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания Администрации Приморского края. Факсимильный аппарат с официальным номером Администрации Приморского края установлен в административном департаменте. 3.4.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 3.4.4. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр два миллиметра. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов. 3.4.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет в государственных органах, подразделениях осуществляет гражданский служащий, назначенный ответственным за использование факсимильных аппаратов. Факсограммы регистрируются в системе электронного документооборота. Об оригинале принятой факсограммы докладывается соответствующим должностным лицам Администрации Приморского края, руководителям государственных органов, подразделений, после чего он передается с их резолюцией исполнителю. Факсограммы, поступившие в государственные органы, подразделения, регистрируются как входящая корреспонденция в СЭД. Законченные делопроизводством факсограммы подшиваются с оригиналом документа в дело. 3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего государственного органа, подразделения. 3.5. Обработка и передача отправляемых документов 3.5.1. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 2.9.4 "Служебные письма", и печатаются на бланках установленной формы. Письма на бланках "Губернатор Приморского края" подписываются Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Письма на бланках Администрации Приморского края подписываются Губернатором края - Главой Администрации Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, а также должностными лицами Администрации Приморского края. Документы на бланках государственных органов, подразделений подписываются их руководителями. 3.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр. 3.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экз.) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий. 3.5.4. Подготовленный проект письма в СЭД после необходимых согласований направляется исполнителем помощнику Губернатора Приморского края или помощникам первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края для подписи. 3.5.5. Письма Президенту Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти подписываются собственноручно Губернатором Приморского края или исполняющим его обязанности должностным лицом. Письма в федеральные органы исполнительной власти подписывают первые вице-губернаторы Приморского края, вице-губернаторы Приморского края по курируемым вопросам по прямому поручению Губернатора Приморского края или лица, исполняющего его обязанности. 3.5.6. При отправке документов и телеграмм гражданский служащий отдела СК проверяет правильность их оформления и наличие приложений к основному документу. Правильно оформленным документам присваиваются регистрационные номера. Один экземпляр отправляемых зарегистрированных документов и копий телеграмм остается в отделе СК и оформляется на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел. 3.5.7. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. 3.5.8. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно: в рабочее время - отделом СК, в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные дни - дежурным приемной Губернатора Приморского края, а в необходимых случаях - отделом специальной документальной связи аппарата Губернатора Приморского края. 3.5.9. На исполненных документах в бумажном виде ставится отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Например: отправлено письмо от 01.04.2008 N 11-2/131; в дело N 01-15; личная подпись руководителя подразделения; 01.04.2008 По исполнению документа в СЭД вносится отчет об исполнении, включающий ссылку на номер и дату документа. 3.6. Порядок прохождения внутренних документов 3.6.1. К внутренним документам относятся: приказы по вопросам организации внутренней деятельности государственных органов, подразделений, а также докладные записки, служебные записки, справки и другие документы, имеющие хождение в пределах одного государственного органа, подразделения; служебные и докладные записки на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края, вице- губернаторов Приморского края. 3.6.2. Внутренние документы, за исключением служебных и докладных записок на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице- губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, регистрируются непосредственно в государственных органах, подразделениях, минуя отдел СК. 3.6.3. Служебные и докладные записки на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, подготовленные государственными органами, подразделениями, проходят согласование в СЭД в блоке "Внутренние документы", регистрируются в отделе СК. 3.7. Учет количества документов 3.7.1. Учет количества документов, зарегистрированных в СЭД, за определенный период (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. 3.7.2. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, записывая это число через косую черту: слева - количество обрабатываемых в государственном органе, подразделении документов и справа - количество их копий. Например: 10814/15375. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно. 3.7.3. Ежегодно государственные органы, подразделения представляют в административный департамент сведения о документообороте на конец отчетного периода. Результаты учета количества документов по итогам года обобщаются административным департаментом и представляются должностным лицам Администрации Приморского края. 3.8. Работа с обращениями и запросами членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительного органа местного самоуправления 3.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - член Совета Федерации, депутат Государственной Думы), депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата. 3.8.2. Ответ на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок. При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые документы или сведения предоставляются безотлагательно (в случае необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения). 3.8.3. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) Законодательного Собрания Приморского края дается в устной (на заседании Законодательного Собрания Приморского края) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, установленный Законодательным Собранием Приморского края, срок. При обращении депутата Законодательного Собрания Приморского края по вопросам, связанным с его деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые им документы или сведения предоставляются безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Законодательного Собрания Приморского края дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов об этом сообщается депутату Законодательного Собрания Приморского края в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату Законодательного Собрания Приморского края не позднее 15 дней со дня получения обращения. 3.8.4. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления дается в устной (на заседании представительного органа) или письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной срок, установленный представительным органом. При обращении депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления ответ на обращение, а также запрашиваемые документы и сведения предоставляются в течение 30 дней (в случае необходимости дополнительного изучения вопроса или проверки информации - в срок не позднее 60 дней со дня получения обращения). 3.9. Подготовка отзывов Администрации Приморского края на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения 3.9.1. Поступившие в Администрацию Приморского края проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) обрабатываются в соответствии с п. 3.3.10 настоящей Инструкции, ставятся на контроль в отделе СК и передаются через помощника вице-губернатору Приморского края, курирующему вопросы правового обеспечения, для назначения лиц, ответственных за подготовку отзыва. 3.9.2. Подготовка отзывов Администрации Приморского края на проекты федеральных законов (далее - отзывы) осуществляется правовым департаментом Администрации Приморского края (далее - правовой департамент) с учетом мнения государственных органов, в компетенции которых находятся вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта федерального закона. 3.9.3. Первый экземпляр проекта федерального закона передается в правовой департамент. Копия проекта федерального закона направляется государственным органам в соответствии с резолюцией вице-губернатора Приморского края, курирующего вопросы правового обеспечения, для рассмотрения и формирования позиции о поддержке или неподдержке проекта федерального закона, а также для представления всех возможных замечаний и предложений по существу. (В редакции Постановления Администрации Приморского края от 14.02.2014 г. N 43-па) 3.9.4. Государственные органы направляют письмо с изложением позиции по существу проекта федерального закона в правовой департамент в срок не позднее 14 дней с даты регистрации проекта федерального закона отделом СК. 3.9.5. Правовой департамент с учетом позиции государственных органов готовит служебную записку на имя Губернатора края - Главы Администрации Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности (далее - служебная записка), и проект отзыва, которые направляются на согласование в СЭД. Согласование осуществляется посредством проставления усиленной квалифицированной электронной подписи в электронном листе согласования в следующей последовательности: параллельно: директор правового департамента Администрации Приморского края; начальник отдела распорядительных документов административного департамента; последовательно: вице-губернатор Приморского края, курирующий вопросы правового обеспечения; Губернатор края - Глава Администрации Приморского края. Согласование вице-губернатором Приморского края, курирующим вопросы правового обеспечения, документов, указанных в настоящем пункте, является основанием для снятия проекта федерального закона с контроля. После завершения процедуры согласования проект отзыва с приложением проекта федерального закона и электронного листа согласования на бумажном носителе передаются для собственноручного подписания Губернатору края - Главе Администрации Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности. Подписанный Губернатором края - Главой Администрации Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, отзыв на проект федерального закона регистрируется в отделе СК как исходящий документ и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации. (Пункт в редакции Постановления Администрации Приморского края от 14.02.2014 г. N 43-па) 3.10. Исполнение протестов, представлений, требований прокурора Приморского края и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю 3.10.1. При поступлении Губернатору Приморского края, в Администрацию Приморского края протестов, представлений, требований прокурора Приморского края об изменении нормативного правового акта, экспертных заключений и заключений по результатам проведения антикоррупционной экспертизы Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю (далее - протесты, представления, требования, экспертные заключения (заключения) указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции, ставятся на контроль в отделе СК и направляются в установленном порядке Губернатору Приморского края для назначения лиц, ответственных за их исполнение. Ответственным исполнителем протеста, требования, экспертного заключения (заключения) определяется государственный орган, подразделение, разработавшие нормативный правовой акт Губернатора (Администрации) Приморского края, являющийся предметом рассмотрения протеста, требования, экспертного заключения (заключения). Ответственным исполнителем представления определяется государственный орган, подразделение, в компетенцию которых входят вопросы, составляющие предмет представления. В адрес ответственного исполнителя отдел СК передает также первый экземпляр протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) на бумажном носителе. Копия направляется в правовой департамент. 3.10.2. В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста, требования в отделе СК (30 дней - с даты регистрации представления) ответственный исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью курирующего первого вице- губернатора Приморского края, вице-губернатора Приморского края о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах, согласованный с правовым департаментом. В течение 30 календарных дней с даты регистрации в отделе СК экспертного заключения (заключения) ответственный исполнитель готовит и направляет в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения, согласованный с правовым департаментом, о результатах рассмотрения экспертного заключения (заключения) и принятых мерах. В случае невозможности исполнения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент. Промежуточный ответ не является основанием для снятия отделом СК протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) с контроля. При несогласии с протестом, представлением, требованием, выводами экспертного заключения (заключения) в ответе о результатах рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) излагаются аргументированные доводы, подтверждающие позицию о несогласии. 3.10.3. Срок рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) исчисляется с даты их регистрации в отделе СК. 3.10.4. Снятие протеста, представления, экспертного заключения с контроля осуществляется на основании ответа об их исполнении либо ответа, указанного в абзаце четвертом пункта 3.10.2. 3.10.5. При поступлении протестов, представлений, требований, экспертных заключений (заключений) непосредственно в адрес государственного органа, подразделения указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции и передаются исполнителю согласно резолюции руководителя государственного органа, подразделения. В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста, требования (30 дней - с даты регистрации представления) исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах. В течение 30 календарных дней с даты регистрации экспертного заключения (заключения) исполнитель готовит и направляет в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения о результатах рассмотрения экспертного заключения (заключения) и принятых мерах. В случае невозможности исполнения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент. При несогласии с протестом, представлением, требованием, выводами экспертного заключения (заключения) в ответе о результатах рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) излагаются аргументированные доводы, подтверждающие позицию о несогласии. 3.10.6. Срок рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) исчисляется с даты их регистрации в государственном органе, подразделении. 3.11. Организация работы с обращениями граждан 3.11.1. Работа с обращениями граждан, поступающими в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон). 3.11.2. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения граждан), поступившим в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан административного департамента (далее - отдел обращений). В государственных органах, подразделениях делопроизводство по обращениям граждан, поступившим в адрес государственных органов, подразделений, осуществляется гражданскими служащими, на которых руководителем возложены данные обязанности. 3.11.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. 3.11.4. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в СЭД в течение трех дней с момента поступления. При регистрации обращения проверяются на повторность (содержатся ли в них вопросы, на которые уже давались ответы по ранее направленным обращениям). При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера. Конверты к письмам с обращениями граждан сохраняются. 3.11.5. Обращения граждан на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края принимаются, сортируются, регистрируются в СЭД сотрудниками отдела обращений. После регистрации в СЭД обращение поступает на рассмотрение соответственно Губернатору Приморского края или должностным лицам Администрации Приморского края. Губернатор Приморского края, должностные лица Администрации Приморского края в течение трех дней со дня регистрации выносят резолюцию по дальнейшему рассмотрению обращения. После занесения в СЭД резолюции Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края обращение гражданина поступает на исполнение государственным органам, подразделениям за исключением случаев, указанных в части 6 статьи 8 Федерального закона. 3.11.6. Обращение гражданина, по которому имеется резолюция о перенаправлении на рассмотрение в органы местного самоуправления, государственные органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, направляется отделом обращений в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий адрес с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона. 3.11.7. Все обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений (в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов) в соответствии с их компетенцией, ставятся на контроль и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации согласно Федеральному закону. 3.11.8. В отделе обращений ставятся на особый контроль (отмечаются пометкой "Контроль" в регистрационной карточке) запросы, поступившие от Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона. 3.11.9. Согласно резолюции Губернатора Приморского края или должностных лиц Администрации Приморского края ставятся на особый контроль следующие обращения граждан: содержащие один и тот же вопрос, на который заявитель получал неоднократные ответы за подписью Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений (исключая случаи, указанные в части 3 статьи 11 Федерального закона); жалобы на принятое по ранее направленному обращению решение или на действие (бездействие) должностных лиц Администрации Приморского края или государственных органов, подразделений в связи с рассмотрением обращения; принятые на личном приеме Губернатора Приморского края и должностных лиц Администрации Приморского края. 3.11.10. Ответ на обращение с пометкой "Контроль" подписывается Губернатором Приморского края или должностными лицами Администрации Приморского края. Обращение снимается с контроля в соответствии с датой регистрации и отправки ответа. 3.11.11. Если по поручению Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края обращение гражданина рассматривается в государственных органах, подразделениях, ответ на обращение после согласования в СЭД с курирующими первыми вице- губернаторами Приморского края, вице-губернаторами Приморского края подписывается собственноручно руководителем государственного органа, подразделения и самостоятельно направляется им заявителю. 3.11.12. Обращения граждан, копии ответов на них, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. 3.11.13. Дела временного хранения по обращениям граждан, поступившим в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и должностных лиц Администрации Приморского края, а также дела постоянного хранения до передачи их в государственное казенное учреждение "Государственный архив Приморского края" (далее - государственный архив Приморского края) хранятся в отделе обращений. Дела временного хранения по обращениям граждан, поступившим в адрес государственных органов, подразделений, а также дела постоянного хранения до передачи их в государственный архив Приморского края хранятся в государственных органах, подразделениях. 3.11.14. Обращения граждан, включающие рекомендации по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально- экономической и иных сфер деятельности государства и общества; заявления и жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции; и документы по их рассмотрению, для которых установлен постоянный срок хранения, формируются отделом обращений в дела постоянного хранения в соответствии с номенклатурой дел отдела. Указанные дела хранятся отдельно от дел временного хранения и по истечении 10 лет передаются на хранение в государственный архив Приморского края в установленном порядке. Дела временного хранения, содержащие неоднократные обращения граждан, хранятся в течение пяти лет после рассмотрения последнего обращения. Дела, содержащие обращения личного характера, по истечении пяти лет рассматриваются экспертно-проверочной комиссией. Не отобранные для постоянного хранения документы, а также дела, содержащие обращения оперативного характера, по истечении пяти лет подлежат уничтожению в установленном порядке. 3.12. Доступ к информации 3.12.1. Информация, содержащаяся в документах и информационных системах Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, в зависимости от категории доступа (возможности получения и использования) к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). 3.12.2. Доступ к информации, содержащейся в документах и информационных системах Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами. 3.12.3. Ограничение доступа к информации осуществляется путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения (доступа). 3.12.4. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. 3.12.5. В соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, может ограничиваться доступ к служебной информации. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется гриф "Для служебного пользования" (приложение N 40). 3.12.6. Необходимость отнесения информации к категории служебной информации ограниченного доступа и наложения на документе грифа "Для служебного пользования" определяется руководителем государственного органа, подразделения, разработавшего документ, либо должностным лицом Администрации Приморского края, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного доступа, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству. Служебная информация ограниченного доступа без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к категории ограниченного доступа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки. Ответственность за соблюдение требований по обеспечению безопасности служебной информации в государственном органе, подразделении несет должностное лицо, назначенное приказом руководителя государственного органа, подразделения. 3.12.7. Размещение служебной информации ограниченного доступа в электронном виде осуществляется только в специально предназначенных для этого разделах файл-сервера Администрации Приморского края. Хранение и обработка служебной информации ограниченного доступа на рабочих станциях локальной сети Администрации Приморского края допускается только при наличии на данных рабочих станциях программно- технических средств защиты от несанкционированного доступа, классом не ниже 1Г. Не допускается передача служебной информации ограниченного доступа по электронной почте и факсимильной связи. 3.12.8. Число пользователей, имеющих доступ к служебной информации ограниченного доступа, находящейся на файл-сервере Администрации Приморского края, ограничивается следующим кругом лиц: Губернатор Приморского края; гражданские служащие, непосредственно занимающиеся администрированием файл-сервера Администрации Приморского края; гражданские служащие, непосредственно занимающиеся контролем правомерности ограничения доступа к информации. В случае несанкционированной утечки информации, произошедшей по их вине, указанные лица несут за это персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством. 3.12.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования": печатаются в государственных органах, подразделениях, являющихся разработчиками документов; на обороте последнего листа каждого экземпляра документа печатающий их специалист должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации гражданскому служащему, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим гражданским служащим. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования", адресованных на имя Губернатора Приморского края и первых вице- губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, осуществляется через их помощников под роспись в соответствующем журнале. Резолюции по таким документам вносятся помощниками в электронную базу данных самостоятельно, после чего документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются в отдел СК для дальнейшей передачи исполнителям. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" гражданским служащим государственных органов, подразделений осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями. Копирование (тиражирование) указанных документов осуществляется только с письменного разрешения соответствующего руководителя государственного органа, подразделения. Учет откопированных документов осуществляется поэкземплярно. Хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах). 3.12.10. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем государственного органа, подразделения, готовившего документ. 3.12.11. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". 3.12.12. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который хранится в государственном органе, подразделении. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 3.12.13. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного гражданского служащего к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя. При смене гражданского служащего, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем государственного органа, подразделения, в котором он замещает должность государственной гражданской службы Приморского края. 3.12.14. Ознакомление гражданских служащих государственных органов, подразделений с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве организации, осуществляется с согласия руководителя аппарата Администрации Приморского края либо руководителей государственных органов, подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы гражданским служащим под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней. 3.12.15. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, состав которых определяется руководителями государственных органов, подразделений. В состав таких комиссий обязательно включаются гражданские служащие, ответственные за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом. 3.12.16. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации руководитель государственного органа, подразделения ставит в известность руководителя аппарата Администрации Приморского края. Приказом по аппарату Администрации Приморского края назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю аппарата Администрации Приморского края. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края и передаются для хранения в архив Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края, подразделений аппарата Губернатора Приморского края и аппарата Администрации Приморского края (далее - архив организации). 3.12.17. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах (делах или изданиях, а также в учетных формах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. IV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ 4.1. Делопроизводство в государственных органах, подразделениях ведется службой делопроизводства, а при ее отсутствии - гражданскими служащими, на которых руководители своими приказами возложили указанные обязанности. 4.2. На вышеуказанные службы делопроизводства возлагаются следующие функции: прием, учет, регистрация в СЭД и распределение входящих документов; передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; учет и регистрация исходящих документов в СЭД, проверка правильности оформления и их отправка; контроль за прохождением документов; подготовка руководителю информации об исполненных и находящихся на исполнении документах; ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у гражданских служащих; перевод на бумажный носитель проектов правовых актов, служебных писем за подписью руководителя и предоставление их руководителю для собственноручного подписания; контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов; разработка номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архив организации и государственный архив Приморского края; прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты; организация использования средств копировальной техники; проведение инструктажа вновь принятых на работу гражданских служащих по вопросам организации работы с документами; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача гражданским служащим. 4.3. Гражданские служащие, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства, при их осуществлении руководствуются требованиями настоящей Инструкции. 4.4. Адресованную государственным органам, подразделениям корреспонденцию получают в установленное время гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства, в отделе СК или отделении связи. 4.5. Регистрации в СЭД подлежат следующие виды документов: корреспонденция, непосредственно адресованная государственному органу, подразделению; приказы по вопросам внутренней деятельности; письменные и устные обращения граждан; исходящие документы. 4.6. Рассмотрение руководителем государственного органа, подразделения поступивших документов, как правило, проводится в день их поступления. Затем документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя. 4.7. Подготовленный ответ, информация или служебная записка от государственного органа, подразделения в адрес Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края в обязательном порядке согласовываются в СЭД с курирующим первым вице-губернатором Приморского края, вице- губернатором Приморского края. 4.8. При составлении и оформлении документов гражданские служащие руководствуются положениями настоящей Инструкции и приложениями к ней. 4.9. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства, могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства. V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения документа, и включает: постановку на контроль; регулирование хода исполнения, в том числе упреждающий контроль; снятие исполненного документа с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения; информирование должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений о состоянии исполнения документов. 5.2. Административный департамент осуществляет контроль за сроками исполнения документов, зарегистрированных в административном департаменте, перечень которых утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края. Информация о соблюдении сроков исполнения документов готовится административным департаментом и представляется руководителю аппарата Администрации Приморского края в установленные им сроки. 5.3. Контроль за выполнением поручений Губернатора Приморского края в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях, данных в целях реализации: федеральных законов; правовых актов и поручений Президента Российской Федерации; правовых актов Правительства Российской Федерации; поручений Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации; законов Приморского края; правовых актов Губернатора Приморского края; правовых актов Администрации Приморского края; решений, принятых на совещаниях у Губернатора Приморского края, в том числе с главами муниципальных образований Приморского края, заседаниях Администрации Приморского края и содержащихся в перечнях поручений Губернатора Приморского края и протоколах, подготовленных по итогам данных совещаний и заседаний; решений, принятых на заседаниях Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе и содержащихся в протоколах данных заседаний; решений, принятых на заседаниях при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе и содержащихся в протоколах данных заседаний; а также данных в целях обеспечения исполнения государственными органами решений судов по делам об оспаривании нормативных правовых актов Администрации Приморского края, Губернатора Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края осуществляет контрольный отдел административного департамента (далее - контролируемые документы). 5.4. При осуществлении своих контрольных функций административный департамент запрашивает у ответственных исполнителей (соисполнителей) сведения о ходе исполнения контролируемых документов. 5.5. Отдел по работе с обращениями граждан контролирует сроки исполнения обращений граждан, поступивших в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края. 5.6. Контроль за выполнением решений, принятых на комиссии по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления при Губернаторе Приморского края, по заслушиванию отчетов глав городских округов, муниципальных районов и поселений края осуществляет департамент внутренней политики Приморского края. 5.7. Контроль исполнения поручений и протоколов совещаний у первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, а также поручений, данных по итогам рабочих поездок указанных должностных лиц в муниципальные образования Приморского края, осуществляется помощниками первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края. 5.8. Упреждающий контроль осуществляется административным департаментом посредством: направления исполнителям предупредительных запросов, напоминаний с целью получения информации о принятых мерах и ходе исполнения контролируемых документов; получения от исполнителей информации о текущем состоянии исполнения контролируемого документа; направления два раза в месяц в электронном виде первым вице- губернаторам Приморского края, вице-губернаторам Приморского края, исполнителям перечней контролируемых документов, которые находятся у них на исполнении (перечень контролируемых документов содержит краткие сведения о контролируемых документах, сроки их исполнения, фамилии и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение); проверок хода исполнения исполнителями контролируемых документов и оперативного информирования директором административного департамента руководителя аппарата Администрации Приморского края о фактах неисполнения или ненадлежащего исполнения контролируемых документов; проверок качества проектов докладов на имя Президента Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и на имя Губернатора Приморского края, подготовленных государственными органами, подразделениями и согласованных курирующими первыми вице-губернаторами Приморского края, вице-губернаторами Приморского края; подготовки информации об исполнении контролируемых документов для доклада Губернатору Приморского края на заседании Администрации Приморского края; подготовки обзоров, информационных писем и рекомендаций по вопросам исполнения контролируемых документов; ведения автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением контролируемых документов с целью регулярного учета представленной исполнителями информации. 5.9. Ответственными за исполнение контролируемых документов, сбор, обобщение информации и подготовку ответа являются те государственные органы, подразделения, которым документ отписан первым и в компетенцию которых входят вопросы, регулируемые документом. Информация о ходе исполнения контролируемых документов и поручений вносится государственными органами, подразделениями, ответственными за их исполнение (далее - ответственные исполнители), в виде отчетов в СЭД. 5.10. Сроки исполнения контролируемых документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации документа. Контролируемые документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения в указанный срок; по обращениям граждан, поступившим в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края в соответствии с пунктом 3.11.7 настоящей Инструкции; по запросам и обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления - в соответствии с пунктом 3.8.2 настоящей Инструкции. Контролируемые документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно", исполняются в трехдневный срок, имеющие пометки "оперативно", "в кратчайшие сроки", "незамедлительно", "в возможно короткие сроки", "безотлагательно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца. 5.11. Если в документе используется формулировка: "представить информацию до (указывается определенная дата)", то срок исполнения приходится на рабочий день ранее указанной даты. 5.12. Если последний день срока исполнения контролируемого документа приходится на нерабочий день, то соответствующий документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Изменить сроки исполнения контролируемых документов имеют право только вышестоящие органы или должностные лица Администрации Приморского края - авторы резолюции. Обо всех случаях изменения срока исполнения контролируемых документов ответственный исполнитель своевременно информирует помощников Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Если поручение, полученное к исполнению, не входит в компетенцию государственного органа, подразделения, руководителю данного государственного органа, подразделения необходимо не позднее дня, следующего за днем его получения, обратиться к должностному лицу Администрации Приморского края, поручившему его исполнение, с целью корректировки ответственного исполнителя. Изменить ответственного исполнителя документа может только автор резолюции. Если ответственный исполнитель своевременно (в течение суток со дня получения документа к исполнению) не изменен, документ исполняет лицо, получившее данный документ к исполнению. 5.13. Представление и согласование проектов докладов об исполнении контролируемых документов осуществляются в следующем порядке: 5.13.1. Государственный орган, подразделение, у которого на исполнении находится контролируемый документ, направляет в СЭД на согласование всем заинтересованным лицам (соисполнителям), а также в контрольный отдел административного департамента проект доклада (информацию) об исполнении контролируемого документа, в том числе: на имя Президента Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти за подписью Губернатора Приморского края - не позднее 15 дней до окончания срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти; 5.13.2. Контрольный отдел административного департамента рассматривает проект доклада (информацию) об исполнении контролируемого документа, проверяет качество его подготовки и соответствие содержанию поручения. В случае несоответствия проекта доклада (информации) содержанию поручения или если контролируемый документ исполнен не в полном объеме - проект доклада (информация) возвращается контрольным отделом административного департамента на доработку и повторное представление путем уведомления государственного органа, подразделения в СЭД. 5.14. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода гражданский служащий, ответственный за исполнение документов, по согласованию с непосредственным руководителем обязан передать другому гражданскому служащему все имеющиеся у него документы, стоящие на контроле. 5.15. Информация об исполнении поручений Губернатора Приморского края, содержащихся в протоколах заседаний Администрации Приморского края с участием Губернатора Приморского края, протоколах совещаний у Губернатора Приморского края, в том числе с главами муниципальных образований Приморского края, а также перечнях поручений Губернатора Приморского края по итогам рабочих поездок в муниципальные образования края, готовится и направляется исполнителем (ответственным исполнителем) на имя Губернатора Приморского края не позднее трех дней до окончания срока исполнения поручения, вторым адресатом в административный департамент. 5.16. Информация об исполнении контролируемого документа должна содержать наименование, дату, текст поручения, конкретные результаты и краткий анализ его исполнения или ссылку на документ (дата и номер), свидетельствующий о его исполнении, а также предложения по снятию с контроля или продлению срока исполнения контролируемого документа с указанием причин, влияющих на срок его исполнения. Информация, не отвечающая содержанию поручения Губернатора Приморского края, возвращается контрольным отделом исполнителю (ответственному исполнителю) на доработку и повторное представление. 5.17. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Губернатора Приморского края, данного в целях реализации поручения Президента Российской Федерации, в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) не позднее чем за один месяц до истечения половины установленного срока представляет на имя Губернатора Приморского края доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложением о направлении в адрес Президента Российской Федерации обоснованных предложений по корректировке срока исполнения поручения. В случае согласия Губернатора Приморского края с обоснованными исполнителем (ответственным исполнителем) предложениями по корректировке срока исполнения поручения Президента Российской Федерации исполнитель (ответственный исполнитель) осуществляет подготовку проекта доклада на имя Президента Российской Федерации и направляет его в СЭД на согласование всем заинтересованным лицам (соисполнителям). 5.18. Вопросы принятия решений о корректировке либо о продлении срока исполнения поручения Президента Российской Федерации регулируются Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации". 5.19. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Губернатора Приморского края, данного в целях реализации иных контролируемых документов, указанных в пункте 5.3 настоящей Инструкции, в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) не позднее чем по истечении половины установленного срока представляет на имя Губернатора Приморского края доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения, а также обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Решение о корректировке или продлении срока исполнения вышеуказанного поручения принимает Губернатор Приморского края. 5.20. Информация по исполнению поручений Губернатора Приморского края, данных в целях реализации контролируемых документов, указанных в пункте 5.3 настоящей Инструкции, подготовленная за подписью руководителя государственного органа, подразделения, в обязательном порядке должна быть согласована с курирующим первым вице-губернатором Приморского края, вице-губернатором Приморского края по направлениям деятельности. Копии контролируемых документов и служебных писем, содержащих информацию по их исполнению, направляются в административный департамент. 5.21. Снятие контролируемого документа с контроля осуществляют Губернатор Приморского края, первые вице-губернаторы Приморского края, вице-губернаторы Приморского края. При этом оформляется отметка об исполнении контролируемого документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться контролируемый документ; дата; подпись исполнителя или руководителя государственного органа, подразделения, в котором исполнен контролируемый документ. В регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка об исполнении, номер исполненного контролируемого документа, дата его исполнения и дата отправки в дело. 5.22. Контролируемый документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам или, если в представленных по нему карточках поручений не дано дополнительных поручений, материалы не возвращены на доработку. 5.23. Административный департамент на основании информации, суммированной в СЭД, не реже одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования должностных лиц Администрации Приморского края, или готовит их по запросам. VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕЧАТНЫХ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ 6.1. В административном департаменте печатаются только письма за подписью Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности. 6.2. Все служебные документы государственных органов, подразделений печатаются гражданскими служащими указанных органов (подразделений) самостоятельно. 6.3. Печатание документов в административном департаменте производится на бланках установленной формы на одной стороне листа. При печатании соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается в одном экземпляре. 6.4. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету. Испорченные экземпляры бланков, имеющих номера, уничтожаются по акту в машинах для измельчения бумаг. 6.5. В нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни печатание служебных документов и материалов (объем до 5 печатных страниц) для Губернатора Приморского края выполняется непосредственно дежурным первой приемной, а для первых вице-губернаторов Приморского края и вице-губернаторов Приморского края - секретарями приемных. 6.6. Выполнение копировально-множительных работ для должностных лиц Администрации Приморского края производится отделом СК; в государственных органах, подразделениях копирование документов выполняется гражданскими служащими самостоятельно. 6.7. В отделе СК тиражируют документы и материалы только служебного характера (но не их проекты) по заказам должностных лиц Администрации Приморского края и руководителей государственных органов, подразделений для обеспечения деятельности Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края. Документы и материалы личного характера или не относящиеся к деятельности Администрации Приморского края тиражированию не подлежат. 6.8. Копирование (тиражирование) документов и материалов служебного характера в отделе СК производится в соответствии с карточкой заказа (приложение N 41), подписанной руководителем государственного органа, подразделения или их заместителями. 6.9. Целесообразность копирования документов и количество экземпляров определяет должностное лицо Администрации Приморского края, руководитель государственного органа, подразделения. 6.10. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво, их формат не должен превышать формат А3, а тираж - не более 100 экземпляров. В иных случаях заказ осуществляется в типографии. 6.11. Копирование (тиражирование) документов осуществляется в порядке их поступления в отдел СК. В первоочередном порядке копируются постановления и распоряжения Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и материалы к совещаниям с участием Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края. Срочность копирования документов и материалов подтверждается соответствующей пометкой и визой "Срочно" на бланке карточки заказа. 6.12. Копирование постановлений, распоряжений Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края производится только по заказам гражданских служащих отдела распорядительных документов административного департамента. 6.13. Копии архивных документов тиражируются только при наличии визы директора административного департамента или его заместителя на карточке заказа. 6.14. Гражданские служащие отдела СК несут ответственность за исполнение копировально-множительных работ в точном соответствии с требованиями, указанными в карточке заказа. VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 7.1. Изготовление, использование, учет, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением герба Приморского края, штампов, малых печатей и штампов с факсимильным воспроизведением подписи в государственных органах, подразделениях осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Администрации Приморского края от 21 июня 2004 года N 153. 7.2. Гражданский служащий, ответственный за хранение и использование печати, в случае временного отсутствия (отпуск, командировка и др.), перемещения, перевода или увольнения обязан передать ее руководителю государственного органа, подразделения. 7.3. Печать Администрации Приморского края с изображением герба Приморского края (далее - гербовая печать Администрации Приморского края) находится в административном департаменте. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Администрации Приморского края, и перечень должностных лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью Администрации Приморского края, приведены соответственно в приложениях N 42 и N 43 к настоящей Инструкции. 7.4. Административный департамент проверяет наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в государственных органах, подразделениях в соответствии с утвержденным планом проведения проверок организации и состояния делопроизводства. 7.5. Об утере печати незамедлительно ставится в известность руководитель государственного органа, подразделения. VIII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 8.1. Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в условиях применения СЭД в процессе делопроизводства Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений и распространяются на организацию работы с электронными документами, включая подготовку, создание, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью СЭД. 8.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. СЭД, применяемая в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. 8.3. В Администрации Приморского края, государственных органах и подразделениях создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажной основе, и хранящиеся в системе электронного документооборота. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. 8.4. Электронные документы, созданные в СЭД, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи". 8.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. 8.6. Прием и отправка электронных документов в Администрации Приморского края осуществляются административным департаментом, в государственных органах и подразделениях - государственными служащими - делопроизводителями. 8.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, административный департамент, государственный орган, подразделение осуществляет проверку подлинности электронной подписи. 8.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, направлении электронных документов в государственные органы, подразделения, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные (приложение N 44). 8.9. Документы, поступившие в Администрацию Приморского края, государственные органы, подразделения на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа. 8.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. 8.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. 8.12. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 8.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению аналогично документам на бумажных носителях. 8.14. При необходимости передачи электронного документа, прошедшего регистрацию в СЭД, подписанного электронной подписью должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений, организациям и государственным органам, не являющимся пользователями СЭД, осуществляется перевод электронного документа на бумажный носитель. Перевод электронного документа на бумажный носитель производится с использованием электронного бланка документа участника электронного документооборота. Содержание электронного документа и его бумажной копии должно быть идентичным. После перевода электронного документа на бумажный носитель соответствующий документ на бумажном носителе предоставляется должностным лицам Администрации Приморского края, руководителям государственных органов, подразделений для собственноручного подписания в соответствии с настоящей Инструкцией либо заверяется штампом (приложение N 45) в целях установления его идентичности электронному документу. Перечень электронных документов, подлежащих заверению штампом при переводе на бумажный носитель, приведен в приложении N 46. Перевод электронного документа на бумажный носитель и заверение его штампом возлагаются на работников отдела СК либо лиц, уполномоченных заверять электронные документы в государственных органах, подразделениях, располагающих сертификатом ключа подписи и уполномоченных на совершение действий с использованием электронной подписи в процессе электронного документооборота (далее - уполномоченное лицо). Для перевода электронного документа на бумажный носитель в целях использования в традиционном бумажном документообороте уполномоченное лицо: осуществляет сверку данных документа, сформированного в электронном виде, с данными, полученными на бумажном носителе; при соответствии данных ставит на последнем листе документа в реквизите "подпись" штамп, заносит в поля штампа необходимую информацию и ставит личную подпись. IX. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ 9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в государственных органах, подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 9.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.1.3. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений. Документальный фонд Администрации Приморского края, государственного органа, подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе ее (его) деятельности. Документальный фонд Администрации Приморского края, государственного органа составляют документы, созданные в Администрации Приморского края, государственном органе, подразделении и полученные ею (им) в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. 9.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организация передачи дел в архив организации (для государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края) или в архив государственного органа (для государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края) несет служба делопроизводства (или работник, ответственный за ведение делопроизводства) государственного органа, подразделения. 9.1.5. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края, номенклатура дел государственного органа составляются на основе изучения положений о государственных органах, подразделениях, положений об их структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность государственных органов, подразделений и порядок ее документирования, а также действующих перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни документов), номенклатур дел за прошлые годы и документов, образующихся в деятельности государственных органов, подразделений. 9.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края составляется по установленной форме (приложение N 47) административным департаментом из номенклатур дел государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края (приложение N 48) и утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края после ее согласования с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации Приморского края не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. 9.1.7. Номенклатура дел государственного органа, являющего самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, составляется по установленной форме (приложение N 47) службой делопроизводства (или работником, ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел его структурных подразделений (приложение N 48), утверждается руководителем государственного органа после ее согласования с ЭК государственного органа не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. 9.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, согласовываются ЭПМК архивного отдела Приморского края не реже одного раза в 5 лет. 9.1.9. В случае изменения функций и структуры государственных органов, подразделений сводная номенклатура дел Администрации Приморского края и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, подлежит переработке и согласованию с ЭПМК архивного отдела Приморского края. 9.1.10. Вновь созданный государственный орган обязан разработать номенклатуру дел в месячный срок и представить ее на согласование и утверждение в аналогичной последовательности. 9.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации Приморского края, номенклатуры дел государственного органа, выписки из ее соответствующих разделов направляются государственным органам, подразделениям для использования в работе. 9.1.12. Заполнение граф номенклатуры дел. В графе 1 "Индексы дел" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного цифрового обозначения (индекса) государственного органа, подразделения (приложение N 39), цифрового обозначения структурного подразделения внутри государственного органа по штатному расписанию (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-09-02, где 15 - индекс государственного органа, подразделения, 09 - цифровое обозначение структурного подразделения внутри государственного органа, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений внутри государственного органа; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: Приказы административного департамента по основной деятельности Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами городских округов и муниципальных районов о социальной защите населения Если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 заполняется в конце года, где указывается количество дел, образовавшихся в делопроизводстве. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням (типовому, ведомственным) со всеми отметками и примечаниями, используемыми в перечнях. Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными, и сокращение их не допускается. При необходимости разрешается хранение документов свыше установленного срока. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, подразделение для продолжения и др. Если в течение года в государственном органе, подразделении возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 9.2. Формирование дел и их текущее хранение 9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д. 9.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, уставы, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов (при небольших объемах - группируются вместе с протоколом). Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ- ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета гражданских служащих группируются в самостоятельные дела за календарный год и располагаются по алфавиту фамилий. Обращения граждан по вопросам деятельности Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по иным вопросам. 9.2.4. В случае выхода актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки в делах, заведенных на эти акты. 9.2.5. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению принятых федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. 9.2.6. Если в переписке или в документах, послуживших основанием для выпуска актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, имеются секретные документы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в департамент по защите государственной тайны, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого акта. 9.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, подразделения, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. 9.2.8. Дела постоянного хранения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела проводится гражданскими служащими соответствующих государственных органов, подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Приморского края. 9.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 49); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 50); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (проставление крайних дат дела). 9.2.10. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного органа, подразделения; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование государственного органа, подразделения - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного названия, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой государственных органов, подразделений; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; номер дела (тома, части); заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК; дата дела - указывается год(-ы) заведения и окончания дел в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В конце каждого дела постоянного хранения подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале - бланк внутренней описи (для учета особо ценных документов). В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе- заверителе дела, где цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Сроки хранения дела на обложке проставляются в соответствии с номенклатурой дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела Приморского края. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. При использовании эксперт-папок для формирования дел в текущем делопроизводстве допускается выносить все реквизиты обложки дела на торцевую часть (корешок папки). 9.2.11. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июнь
|
