их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на
необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия
дел, которая подписывается руководителем структурного
подразделения и передается вместе с описью в архив.
10. 2.6. В конце описи, вслед за последним заголовком
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
10. 2.7. Описи подписываются сотрудником, ответственным за
делопроизводство в структурном подразделении, согласовываются с
Комитетом по общим вопросам и утверждаются руководителем
структурного подразделения.
10. 2.8. Описи дел составляются по установленной форме в двух
экземплярах: первый - вместе с делами передается в архив, второй -
хранится в структурном подразделении.
Опись личных дел составляется в трех экземплярах, два из
которых передаются в архив.
10. 2.9. Описи структурных подразделений служат основой для
составления годового раздела сводной описи дел, которую составляет
архив. По истечении установленных сроков хранения согласно сводной
описи передаются дела на государственное хранение.
10. 3. Передача дел на архивное хранение
10. 3.1. В архив передаются дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача
производится по описям через год после завершения дел в
делопроизводстве и по утвержденному графику.
10. 3.2. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче
в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и
по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке
согласно разделу 9.
10. 3.3. Передача дел в архив производится сотрудником,
ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. При
этом на каждом экземпляре описи против дела, включенного в опись,
делается отметка о его наличии.
10. 3.4. Если отдельные дела необходимо оставить в
структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их
в опись и передачи на хранение оформляется выдача этих дел во
временное пользование.
10. 3.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения сотрудник, ответственный за делопроизводство, в
течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации
подразделения формирует дела постоянного, временного (свыше 10
лет) сроков хранения и передает их в архив. Дела временного (до 10
лет) срока хранения передаются по акту в подразделение, являющееся
преемником данного структурного подразделения.
10. 3.6. В случае ликвидации или реорганизации Администрации
в обязанность ликвидационной комиссии, образованной для передачи
дел и имущества, входит организация подготовки и передачи на
государственное хранение дел постоянного хранения и по личному
составу, а также незавершенных делопроизводством дел организации -
правопреемнику.
11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
11. 1. Документы, находящиеся на хранении в архиве,
предоставляются сотрудникам для работы в помещении архива или во
временное (не более 1 месяца) пользование под расписку в журнале.
11. 2. Сотрудники несут ответственность за сохранность
полученных архивных материалов. Изымать документы из архивных дел,
делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы категорически
запрещается.
11. 3. Архивные копии документов или архивные справки могут
предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам
с разрешения руководства Комитета по общим вопросам
ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ
Приложение 1. Акт передачи документов
Приложение 2. Лист согласования
Приложение 3. Классификатор вопросов деятельности
Администрации
Приложение 4. Перечень индексов руководителей и структурных
подразделений
Приложение 5. Список на рассылку документов
Приложение 6, Бланк постановления Главы Администрации
Приложение 7. Бланк распоряжения Главы Администрации
Приложение 8. Бланк приказа по личному составу
Приложение 9. Протокол
Приложение 10. Бланк письма
Приложение 11. Бланк письма Администрации (общий)
Приложение 12. Бланк департамента
Приложение 13. Бланк комитета
Приложение 14. Бланк управления
Приложение 15. Бланк отдела
Приложение 16. Телеграмма
Приложение 17. Служебная записка
Приложение 18. Заказ на печатание
Приложение 19. Заказ на копировально-множительные работы
Приложение 20. Перечень нерегистрируемых документов
Приложение 21. Регистрационно-контрольная карточка
Приложение 22. Журнал регистрации факсограмм
Приложение 23. Бланки резолюций руководства
Приложение 24. Заявка на передачу факсимильного сообщения
Приложение 25. Форма номенклатуры дел
Приложение 26. Обложка дела
Приложение 27. Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
Приложение 28. Форма акта приема-передачи документов на
государственное хранение
Приложение 29. Лист-заверитель дела
Приложение 30. Форма внутренней описи документов дела
Приложение 31. Форма описи дел постоянного, временного
хранения и по личному составу
Приложение 32. Телефонограмма
Приложение 33. Сведения об объеме документооборота в
Аппарате Администрации.
Приложение 34. Сведения об объеме документооборота в
структурном подразделении Администрации.
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения...........................................1
2. Документация Администрации................................2
3. Требования к оформлению документов........................3
3. 1. Общие требования.......................................3
3. 2. Оформление отдельных реквизитов документов.............4
3. 3. Основные требования к подготовке и
оформлению документов.................................20
3. 4. Техническое обеспечение работы с документами..........27
4. Прием, регистрация и направление документов..............30
4. 1. Прием документов......................................30
4. 2. Регистрация документов................................31
4. 3. Порядок прохождения документов........................33
4. 4. Работа исполнителей с документами.....................35
4. 5. Оформление и регистрация исходящих документов.........36
4. 6. Построение поисковой системы..........................38
4. 7. Подсчет объема документооборота.......................38
5. Контроль прохождения документов..........................39
6. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распростра-
нения с грифом "Для служебного пользования"..............40
7. Составление номенклатуры дел.............................42
8. Формирование дел в делопроизводстве......................44
9. Экспертиза ценности документов..........................46
10. Подготовка документов к передаче в архив................47
11. Использование архивных документов.......................51
Перечень приложений.....................................52
Приложения..............................................53
Утвержден
постановлением Главы
Администрации области
П О Р Я Д О К
работы с обращениями граждан в Администрации Томской области
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Рассмотрение обращений (предложений, жалоб, заявлений) и
прием граждан в Администрации Томской области ведется в
соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим
законодательством Российской Федерации, Законом Томской области
"Об обращениях граждан в органы государственной власти и органы
местного самоуправления", Регламентом работы Администрации Томской
области, соответствующими инструкциями и настоящим Порядком.
2. Работу, связанную с учетом и организацией рассмотрения
письменных и устных обращений граждан, в Администрации Томской
области выполняют сотрудники Приемной по личным обращениям граждан
(далее - Приемная).
3. Приемная анализирует характер вопросов, поднимаемых
гражданами, информирует об их содержании руководство.
4. Возникающие в Приемной вопросы по обращениям граждан
решаются в тесном взаимодействии с соответствующими структурными
подразделениями администрации.
II. РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
1. Все поступающие в администрацию обращения регистрируются
сотрудниками Приемной в день их поступления. При этом проверяется
правильность адресования корреспонденции и целостность указанных
документов, к тексту письма прикладывается конверт.
2. На каждом поступившем обращении проставляется
регистрационный штамп в правом верхнем углу первого листа с
указанием даты поступления обращения и регистрационного индекса.
Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и
порядкового номера поступившего обращения (например, А-32, Ж-71).
Заполняется регистрационно-контрольная карточка (приложение 1),
данные вводятся в ЭВМ.
3. Обращение считается коллективным, если оно подписано двумя
и более авторами, либо поступившее от имени администрации
предприятия или общественной организации, а также резолюции
митингов, собраний. Коллективными считаются также письма,
подписанные членами одной семьи. При этом в графе "ФИО" заявителя
указывается, например, Ивановы. Коллективные обращения в графе
автора отмечаются индексом "коллективное".
4. Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам,
то каждое письмо регистрируется отдельно.
5. Повторные обращения граждан учитываются под
регистрационным индексом первого обращения с добавлением
порядкового номера, проставляемого через дробь. Например, И-100/2.
6. На обращении, поступившем без подписи, проставляется
буквенное обозначение "АН".
7. На каждое письмо составляется аннотация. Она должна быть
четкой, краткой, отражать содержание обращения.
Проставляется тематический шифр вопроса (приложение 2),
который должен соответствовать аннотации. Если в письме ставятся
несколько вопросов, то все они шифруются.
8. Определяется вид обращения: жалоба, заявление, предложение.
Жалоба - обращение граждан с требованиями о восстановлении
прав и их законных интересов, нарушенных действиями либо решениями
государственных органов, владельцами частных предприятий,
должностными лицами и общественными организациями.
Заявление - обращение в целях реализации прав и законных
интересов граждан. Предложение - обращение, направленное на
улучшение деятельности государственных органов, субъектов
хозяйствования, финансовых структур, общественных организаций.
9. Зарегистрированные письма в зависимости от их содержания,
докладываются руководству администрации.
Главе Администрации докладываются обращения, в которых
ставятся серьезные проблемы или принципиальные вопросы.
10. Обращения граждан в соответствии с поручениями
руководства направляются на исполнение, при этом делаются
специальные отметки о направлении обращения исполнителям с
постановкой на контроль или без него.
11. Отдельные обращения граждан, содержащие вопросы,
отнесенные к компетенции органов местного самоуправления,
федеральных структур, по указанию Управляющего Делами,
направляются Приемной, не позднее чем в 5-дневный срок с
сопроводительным письмом непосредственно в эти структуры. В случае
необходимости в сопроводительном письме оговаривается просьба
проинформировать администрацию о результатах рассмотрения
обращения.
12. Заявителю сообщается о направлении его обращения на
рассмотрение в другую организацию.
13. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям,
а ответственный исполнитель не выделен, то работу по его
рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции
первым.
14. Не разрешается передавать письма из одного структурного
подразделения в другие, минуя Приемную.
15. Обращения граждан после их разрешения возвращаются в
Приемную со всеми относящимися к ним материалами для
централизованного формирования дел и ведения картотеки. Как
правило, требуется возврат подлинников писем вместе с ответом о
результатах рассмотрения. В отдельных случаях на исполнение
направляются копии писем.
16. Хранение дел у исполнителей запрещается.
17. Письма граждан не направляются на рассмотрение
организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
18. Обращения граждан могут направляться в архив без
рассмотрения, если в них отсутствуют просьбы, жалобы, предложения,
или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней
и внешней политике, или поднимаются уже решенные вопросы, не
требующие, по мнению специалиста Приемной, дополнительного
рассмотрения, а также бессмысленные по содержанию или некорректные
по тону. На письме (в правом верхнем углу первого листа) кратко
указывается причина направления обращения "в дело" с указанием
даты и фамилия исполнителя.
III. РАБОТА С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ
Обращения депутатов
1. Депутатским письмом является обращение оформленное, как
правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).
2. Работа с обращениями депутатов разных уровней, к которым
приложены письма граждан, осуществляется в соответствии с разделом
Х Регламента работы администрации, Инструкцией по делопроизводству
в первоочередном порядке.
3. Обращения депутатов в обязательном порядке докладываются
Главе администрации или его заместителям. Рассмотрение их, как
правило, берется на контроль.
4. При работе с обращениями депутатов регистрация оформляется
следующим образом:
в графе "ФИО" первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а
затем - фамилия и инициалы заявителя (лей);
в графе "Адрес" отмечается место жительства или работы
гражданина, обратившегося с просьбой к депутату;
в графе "Аннотация" указывается, что такой-то депутат
направляет на рассмотрение письмо такого-то гражданина и
излагается содержание обращения заявителя (лей). Например:
депутат Государственной Думы Томской области Иванов И.В.
обращается с просьбой рассмотреть заявление (жалобу, предложение)
гражданина Сидорова И.И. об улучшении его жилищных условий (о
пересмотре размера его пенсии и т.п.).
5. В Приемной на период работы с обращениями депутатов
заводится специальная папка "Письма депутатов".
6. Ответы депутату о результатах рассмотрения обращения
подписываются Главой Администрации области.
Обращения, поступившие из федеральных органов власти
1. Обращения граждан, поступившие из Администрации Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в
обязательном порядке ставятся на контроль.
2. Работа исполнителей с такими обращениями осуществляется в
соответствии со статьей 38 Регламента работы администрации.
3. В Приемной по этим обращениям заводятся отдельные папки.
Письма, переданные Главе Администрации области во время его
командировок, проведения встреч с населением, регистрируются и
ставятся на контроль.
Ход и итоги их рассмотрения докладываются Главе Администрации
области.
Повторные письма
1. Повторными письмами считаются обращения, поступившие от
одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени
подачи первого обращения истек установленный законодательством
срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его
обращению решением.
2. При работе с повторными обращениями Приемной формируются
уже имеющиеся ранее документы по обращениям данного заявителя.
3. Повторные письма докладываются Главе Администрации области
и при необходимости ставятся на контроль.
4. Не считаются повторными обращения одного и того же автора,
но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же
вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы
компетентными органами.
Письма, вернувшиеся в Приемную как ошибочно направленные,
пересматриваются и направляются для рассмотрения по
территориальной принадлежности под прежним номером, но с новой
датой направления.
Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц
администрации
1. Рассматриваются как обычные обращения. Они могут быть
направлены в соответствующие органы по договоренности для
выяснения причин просьбы и принятия необходимых мер на месте.
2. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке
работы Приемной с тем, чтобы решить вопрос о записи на прием.
Вложения в конверты
3. Ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые
книжки, другие документы, приложенные к письмам возвращаются
органам местного самоуправления по месту жительства заявителя с
просьбой вернуть их авторам обращений.
Анонимные обращения
1. Письменные обращения граждан, в которых не указана или
написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных о месте
жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются
анонимными.
2. При регистрации в графе "ФИО" делается запись "Анонимное",
в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.
Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений
граждан.
3. Анонимные письма, как правило, рассмотрению не подлежат.
Руководитель Администрации может принять другое решение.
IY. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЕМ И УВЕДОМЛЕНИЕ АВТОРОВ
1. Обращения граждан направляются по компетенции в
соответствующие органы, учреждения и организации не позднее чем в
5-дневный срок со дня регистрации в Приемной.
2. Авторы обращений, как правило, извещаются в письменной или
устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их письма.
Сообщения авторам писем направляются за подписью работников
Приемной на специальных бланках уведомлений. Когда это возможно,
автор обращения извещается по телефону или на личном приеме. Не
уведомляются авторы писем, если по содержанию письмо является
некорректным или бессмысленным, отсутствует адрес заявителя,
письмо анонимное.
3. Сроки рассмотрения писем определяются в соответствии с
действующим законодательством (до одного месяца со дня поступления
в органы власти. Обращения, не требующие дополнительного изучения
и проверки - безотлагательно).
4. В тех случаях, когда для рассмотрения письма необходимо
проведение специальной проверки, получение дополнительного
материала и принятие других мер, сроки окончательного рассмотрения
могут быть, в порядке исключения, продлены должностным лицом,
давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается
заявителю в трехдневный срок. В случае продления срока
рассмотрения обращения оно берется на дополнительный контроль, о
чем вносится соответствующая запись (отметка) в регистрационной
карточке и в базе данных ЭВМ.
Y. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ, ПОСТАВЛЕННЫМИ НА КОНТРОЛЬ
1. Обращения ставятся на контроль в целях:
установления и устранения недостатков в работе органов власти
и управления;
оказания помощи автору в удовлетворении его законной просьбы
или восстановлении нарушенных прав;
выявления принимавшихся мер по обращениям граждан, особенно
по вопросу, с которым заявитель обращается неоднократно;
получения материалов для обзора почты, аналитических
материалов.
2. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных
нарушениях их законных прав и интересов, обязательно берутся на
контроль и проверяются с выездом на место.
3. Контроль за прохождением писем граждан осуществляет
Приемная.
4. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие
должностные лица государственных органов, предприятий и
организаций.
5. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера
дела, в которое подшивается вся переписка по данному вопросу.
6. При поступлении ответов на контрольные обращения
сотрудники Приемной анализируют качество и полноту рассмотрения
поставленных вопросов, после чего дело передается руководителю
который визирует ответ "В дело" или предлагает продолжить
контролировать решение поставленных вопросов.
7. Если ответы не отвечают установленным требованиям, то
такие материалы возвращаются исполнителям на доработку.
(Требования к содержанию и оформлению ответов на контрольные
письма:
ответы должны содержать конкретную и четкую информацию по
всем вопросам, поставленным в обращениях граждан (что, когда и кем
сделано или будет сделано);
если сроки выполнения не укладываются в месяц, то должны быть
указаны причины и окончательная дата исполнения, по истечении
которой будет дополнительно сообщено о проделанной работе;
в ответе должно быть четкое упоминание о том. что заявитель в
той или иной форме проинформирован о его содержании;
ответ подписывается руководителем той организации, куда
направлялось письмо на рассмотрении;
к ответу прикладывается оригинал рассмотренного обращения
гражданина).
8. Дела по обращениям граждан хранятся в папках по
исполнителям, а требующие дополнительной работы берутся на
отдельный учет до окончания решения вопроса.
9. В случае устного ответа делается соответствующая отметка в
деле и регистрационной карточке.
10. По обращениям с задержкой исполнения и по которым не
истребована отсрочка исполнения, Приемной делаются напоминания как
в устной, так и в письменной форме.
11. Письма считаются исполненными и снимаются с контроля,
если решены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры, заявителю(лям) дан ответ в письменной или устной форме и
уведомлены авторы обращений.
12. Если по представленным материалам не поступает
дополнительных поручений, рассмотрение обращений считается
завершенным, они направляются "В дело" и снимаются с контроля.
Если контроль за рассмотрением заявления продолжается, то на
карточке делается отметка о продлении срока.
YI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЛИЧНОМУ ПРИЕМУ ГРАЖДАН
1. Личный прием граждан в Администрации Томской области
осуществляют: Глава Администрации (Губернатор), его заместители,
руководители структурных подразделений Администрации.
2. График приема составляет Приемная и передает на
утверждение Главе Администрации.
3. Запись на прием осуществляют сотрудники Приемной ежедневно
с 9.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней. При этом
изучается возможность выполнения обращения в структурных
подразделениях администрации, в органах управления на местах.
Запись на прием к руководителям администрации области производятся
по вопросам, относящимся к их компетенции.
4. На каждое обращение оформляется карточка приема граждан
установленного образца, в которой указывается дата приема,
фамилия, имя, отчество заявителя, адрес, род занятий, социальное
положение, краткое содержание просьбы и фамилия того, кто проводит
прием. Указываются результаты рассмотрения либо резолюция ведущего
прием с поручением исполнителю. При необходимости предлагается
изложить суть вопроса в письменном виде. Письменное заявление в
этом случае регистрируется и рассматривается в установленном
порядке, только при этом в карточке делается отметка "оставлено
заявление", его номер и дата регистрации.
5. При повторных обращениях подбираются имеющиеся материалы
по делу заявителя (карточка приема, архивный материал).
6. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем
вопросов на прием может быть приглашен специалист соответствующего
подразделения администрации области.
7. Контроль за исполнением поручений по устным обращениям
граждан осуществляет Приемная, где находятся карточки приема.
8. Поступившие ответы о принятых мерах направляются для
ознакомления руководителю, осуществляющему прием.
YII. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ И АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА
1. Информационно-справочная и аналитическая работа
организуется Приемной с широким использованием информационной
поисковой системы АИС "Обращения граждан".
2. Приемная ежеквартально проводит анализ характера обращений
граждан, хода рассмотрения письменных и устных обращений,
составляет справку с приложением статистических сводок. Вся
статистика дается в сравнении с соответствующим периодом прошлого
года.
3. Сотрудники Приемной дают справки по телефону заявителям о
ходе рассмотрения их обращений.
Дают справки по телефону или непосредственно на запросы
сотрудников аппарата администрации, других подразделений органов
власти, предприятий, учреждений.
Приложение 2
к Порядку работы с обращениями
граждан в Администрации Томской
области
Тематический классификатор обращений граждан
1. Вопросы связанные с награждением, присвоением почетного звания.
2, Вопросы о государстве и политике.
3. Вопросы финансово-экономические.
4. Вопросы бытового обслуживания.
5. Вопросы воспитания и обучения детей, подростков и молодежи.
6. Вопросы жилищного хозяйства.
7. Вопросы здравоохранения.
8. Вопросы коммунального и дорожного хозяйства.
9. Вопросы науки, культуры, спорта, физического воспитания.
10. Вопросы обеспечения законности и правопорядка.
11. Вопросы образования.
12. Вопросы общественного питания.
13. Вопросы пенсионного обеспечения.
14. Вопросы по работе с обращениями граждан.
15. Вопросы промышленности.
16. Вопросы связанные с миграцией населения.
17. Вопросы связи.
18. Вопросы сельского, земельного хозяйства, фермерства.
19. Вопросы социальной защиты.
20. Вопросы торговли.
21. Вопросы транспорта.
22. Вопросы труда и зззплаты.
23. Вопросы ценообразования.
24. Вопросы экологии.
25. Вопросы, связанные с реабилитацией жертв политических
репрессий.
26. Въезд и выезд из России.
27. Другие вопросы или прочие.
