ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР)
ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17.09.98г. № 335
г.Томск
Утратило силу - Постановление Губернатора Томской области
от 23.05.2008 г. № 61
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству и Порядка
работы с обращениями граждан
(В редакции Постановлений Администрации Томской области
от 12.01.2001 г. N 5; от 19.02.2003 г. N 39)
В целях совершенствования документационного обеспечения
деятельности Администрации и в соответствии с Регламентом работы,
утвержденным постановлением Главы Администрации Томской области от
08.06.98 N 210 "О регламенте работы Администрации Томской области",
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Утвердить прилагаемые:
Инструкцию по делопроизводству в Администрации Томской
области;
Порядок работы с обращениями граждан в Администрации Томской
области.
2. Руководителям структурных подразделений администрации
организовать работу с документами в своих подразделениях в строгом
соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству и
Порядком работы с обращениями граждан.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на заместителя Главы Администрации - Управляющего Делами Мордовину
Т.С.
Глава Администрации (Губернатор) В.Кресс
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в Администрации Томской области
(В редакции Постановлений Администрации Томской области
от 12.01.2001 г. N 5; от 19.02.2003 г. N 39)
Утверждена
постановлением Главы
Администрации Томской
области от
Инструкция по делопроизводству в Администрации Томской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. 1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Томской
области (далее - Инструкция), устанавливает единые правила и
порядок организации работы с документами несекретного характера,
документами с грифом ограничения (для служебного пользования,
конфиденциально и др.). Рассмотрение обращений граждан и их
прохождение в Администрации осуществляется в соответствии с
установленным порядком, утвержденным Главой Администрации
(Губернатором).
1. 2. Положения настоящей Инструкции распространяются также
на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи
средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные
(автоматизированные) технологии обработки документной информации
должны отвечать требованиям Инструкции.
1. 3. Порядок организации и работы с секретными документами
устанавливается специальной инструкцией.
1. 4. Документационное обеспечение деятельности
Администрации, контроль за соблюдением в ее структурных
подразделениях единой системы организации делопроизводства,
методическое руководство по работе с документами, обучение
сотрудников основам делопроизводства возлагаются на Комитет по
общим вопросам.
1. 5. Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в
структурных подразделениях Администрации возлагается на их
руководителей.
Руководители структурных подразделений определяют сотрудника,
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ведение и
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, подготовку и
передачу их на архивное хранение, а также ознакомление сотрудников
с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1. 6. Сотрудники аппарата Администрации несут персональную
ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и
сохранность находящихся у них служебных документов.
1. 7. Передача документов, их копий сотрудникам других
организаций, взаимодействие со средствами массовой информации, а
также передача им какой-либо служебной информации допускается с
разрешения руководства.
1. 8. При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку,
переводе в другое подразделение или увольнении имеющиеся у него на
исполнении документы, по указанию руководителя структурного
подразделения, передаются другому сотруднику по акту передачи
(приложение 1).
1. 9. Об утрате документа сотрудник обязан немедленно
доложить руководителю структурного подразделения и сообщить в
Комитет по общим вопросам.
1. 10. Ознакомление сотрудников Администрации с настоящей
Инструкцией осуществляется под роспись.
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
2. 1. В соответствии с действующим законодательством и
компетенцией Администрация издает в процессе управленческой
деятельности следующие распорядительные документы: постановления,
распоряжения Главы Администрации (Губернатора), приказы по
кадровым вопросам Управляющего Делами, положения, инструкции,
решения коллегии, Совета территорий, руководители Администрации
дают поручения по вопросам, входящим в их компетенцию.
2. 2. В целях совершенствования делопроизводства и
эффективного использования средств электронной вычислительной
техники в Администрации устанавливаются единые правила оформления
документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм
документов, а также порядка работы с документами.
3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
3. 1. Общие требования
3. 1.1.Состав реквизитов документов должен соответствовать
государственному стандарту РФ - Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 6.30-97.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование - "Администрация Томской области", название вида
документа; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст;
подпись; визы согласования документа; отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
При оформлении документов используются следующие реквизиты:
дата, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф
ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения
документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле,
текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф
согласования документа, визы согласования документа, печать,
отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об
исполнении документа и направлении его в дело, отметка о
поступлении документа, отметка о регистрации документа в
автоматизированной информационной системе (АИС).
Дополнительными реквизитами документов являются следующие:
наименование структурного подразделения - автора документа;
номер телефона,место составления или издания; фамилия исполнителя
и номер его телефона (для писем обязательно).
3. 1.2 Документы должны оформляться на бланках и иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный
порядок их расположения. На бланках документов используются
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации;
наименование Администрации; справочные данные об Администрации
Томской области (индекс предприятия связи; почтовый адрес; номера
телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты);
наименование вида документа; дата, регистрационный номер, ссылка
на регистрационный номер и дату документа, место составления,
адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.
3. 1.3. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата
А4(210х297 мм), А5 (148х210 мм).
3. 1.4. Документы, создаваемые от имени двух и более
организаций, а также внутренние документы (докладные записки,
справки, отчеты и др.) оформляются без бланка.
3. 2. Оформление отдельных реквизитов документов
3. 2.1. Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба помещается на верхнем поле
организационно-распорядительных документов (постановление,
распоряжение) и писем.
Изображение Герба при продольном расположении реквизитов
находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с
наименованием администрации.
3. 2.2. Герб Томской области
Изображение герба Томской области помещается на бланках в
соответствии с нормативными правовыми актами Томской области.
3. 2.3. Наименование администрации
Наименование администрации и ее структурных подразделений
указывается в соответствии со схемой управления областью и на
основании постановлений Главы Администрации (Губернатора).
Бланки структурных подразделений составляются только в
случае, если руководитель подразделения имеет право подписи. В
бланке указывается наименование структурного подразделения, над
ним более мелкими буквами указывается наименование "Администрация
Томской области".
Бланки структурных подразделений чаще всего используются для
составления внутренних документов. Например, в переписке между
структурными подразделениями, докладах, объяснительных записках,
протоколах.
3. 2.4. Справочные данные об администрации
В состав реквизита входит, почтовый адрес, номера телефонов и
другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес
электронной почты и др.).
Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с
требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.
3. 2.5. Наименование вида документа.
Регламентируется ст.80 Устава (Основного Закона) Томской
области и нормативными правовыми актами Администрации и должно
соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД
(Унифицированная система организационно-распорядительной
документации).
В письме реквизит "наименование вида документа" не
указывается.
3. 2.6. Дата документа
3. 2.6.1. Обязательный реквизит любого документа. Основной
датой считается дата подписания, утверждения или дата события,
зафиксированного в нем.
3. 2.6.2. Для организационно-распорядительных документов и
внутренних: справок, служебных записок и т.д. датой в бланке
является дата подписания.
Для отправляемых документов дата в бланке одновременно
является датой подписания и отправки. Датой протокола или акта
является дата события, зафиксированного этими документами. Для
утверждаемых документов (планов, инструкций) датой документа
является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения
документа. Для ряда нормативных правовых документов существует
также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
3. 2.6.3. Датируются также все стадии оформления и обработки
документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в
работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие
реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения,
резолюция, отметки о поступлении документа и исполнении документа.
Датой документа, подготовленного несколькими организациями
является дата подписания последней организацией.
3. 2.6.4. Даты согласования, подписания, утверждения, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом тремя
парами арабских чисел в последовательности - число, месяц, год.
Например, 13.01.98. Если цифра одна, перед ней обязательно
ставится 0.
Например, 03.04.98. Это положение действует до 2000 года.
В документах, содержащих сведения финансового и нормативного
характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат.
Например: 24 мая 1998 года, или 3 июня 1998 года.
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц
и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим
документ.
3. 2.7. Визирование документа
3. 2.7.1. При необходимости оценки целесообразности
документа, его обоснованности, соответствия действующему
законодательству и нормативным правовым актам перед подписанием
документа проводится его визирование. Визы проставляются на
отдельном листе.
3. 2.7.2. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку
(инициалы, фамилия), дату поступления документа, дату визирования,
должность визирующего.Например:
Начальник Департамента экономики
Личная подпись А.А. Лукьянец
25. 11.98
3. 2.7.3. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту
документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании
ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно
докладываются лицу, подписывающему документ.
3. 2.7.4. Визы проставляются на экземплярах документов,
остающихся в Администрации, ниже реквизита "подпись" на лицевой
стороне последнего листа документа, либо на листе согласования при
визировании организационно-распорядительных документов.
3. 2.7.5. Документы визируются исполнителем, руководителем
структурного подразделения и другими лицами, ответственными за
подготовку документа. Документы, представляемые на подпись главе
Администрации визируются также заместителем, курирующим
соответствующее структурное подразделение.
Лист согласования с указанием списка лиц визирующих документ
представляет исполнитель одновременно с проектом документа
(приложение 2).
3. 2.7.6. Если в ходе визирования проекта документа вносятся
существенные изменения, то он подлежит повторному визированию
должностными лицами.
3. 2.8. Регистрационный номер документа
3. 2.8.1. Регистрация документов в администрации проводится
децентрализованно по группам документов - в структурных
подразделениях Комитета по общим вопросам, бухгалтерии, отделе
кадров и др.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме
порядкового номера в течение года (с января по декабрь)
дополняется индексом по классификатору вопросов деятельности
Администрации (приложение 3), индексом руководителя, подписавшего
документ или индексом структурного подразделения - исполнителя
документа (приложение 4). Регистрационный номер может быть
дополнен индексами: места хранения документа и номера дела по
номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного
документа). Например:ВК-10-1252, 02-11-110, где
02 - индекс руководителя или структурного подразделения;
11 - индекс по классификатору вопросов деятельности.
110 - порядковый номер отправляемого документа.
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный
номер дополняется первой буквой фамилии автора, например К-15,
М-184.
3. 2.8.2. На документах, составленных совместно с другими
структурами регистрационный номер состоит из регистрационных
номеров каждой организации, поставленных через косую черту в
порядке указания авторов в документе.
3. 2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Данный реквизит полностью переписывается из бланка документа,
на который пишется ответ, и включает его исходящий регистрационный
номер и дату.
При получении ответного документа, по этому реквизиту
необходимо подобрать копию документа, на который пришел ответ,
приложить его к полученному ответу и только вместе направлять в
работу.
3. 2.10.Гриф ограничения доступа к документу (Гриф).
В верхнем правом углу документа на первой странице может быть
проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для
служебного пользования, конфиденциально и др.) Гриф проставляется
в соответствии с действующим законодательством и располагается у
верхней правой границы текстового ноля на первом листе документа
без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он
проставляется ниже Грифа через полтора интервала и центрируется по
отношению к нему.
3. 2.11. Адресат
3. 2.11.1. Адресование, т.е. указание получателя,
производится на документах, отправляемых в другие организации,
структурные подразделения или частным лицам, а также документах,
представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные
записки).
Реквизит "адресат" может состоять из составных частей:
наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном
падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются
после фамилии. Например: Иванову А.Д.);
почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с
новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала.
Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и
ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания -
точки и запятые - не ставятся.
Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата
и вида составляемого документа.
3. 2.11.2. При адресовании документа в федеральный орган
власти или организацию без указания должностного лица,
наименование органа власти, организации указываются в именительном
падеже. Например:
Государственная Дума
Федерального собрания
Российской Федерации
Правительство
Российской Федерации
3. 2.11.3. При адресовании документа конкретному должностному
лицу название организации указывается в именительном падеже, а
наименование должности и фамилия - в дательном, при этом
наименование структурного подразделения входит в состав
наименования должности.
Например:
Федеральное Собрание
Российской Федерации
Председателю Комитета Совета
Федерации по делам Севера и
малочисленных народов
Иванову В.Т.
3. 2.11.4. При адресовании документа руководителю организации
наименование организации входит в состав наименования должности
адресата и пишется в дательном падеже. Например:
Министру Российской Федерации
по атомной энергии
Адамову Е.О.
3. 2.11.5. При адресовании документа в несколько однородных
организаций их названия следует указать обобщенно. Например:
Главам муниципальных образований
органов местного самоуправления
Томской области
3. 2.11.6. Документ не должен содержать более четырех
адресатов.
Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или
четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр документа
должен быть отпечатан на бланке, подписан, а адрес, по которому
направляется конкретный экземпляр документа, подчеркнут.
3. 2.11.7. При направлении документа более чем в четыре
адреса исполнителем документа составляется список на рассылку
(приложение 5).
3. 2.11.8. Почтовый адрес не указывается на документах,
направляемых в федеральные органы власти, органы исполнительной
власти субъектов Российской Федерации, в органы местного
самоуправления Томской области. В этих случаях почтовый адрес
проставляется на конвертах в канцелярии.
3. 2.11.9. При направлении документа разовым корреспондентам
указывается полный почтовый адрес.
Адрес указывается ниже наименования адресата. Например:
Генеральному директору
Акционерного общества
"Енисейское пароходство"
Булаве И.А.
660049, г. Красноярск,
ул.Бограта, 15
3. 2.11.10. При адресовании документа частному лицу вначале
указывается полный почтовый адрес, затем фамилия и инициалы
получателя. Например:
666922, Иркутская область
Бодайбинский район
пос.Васильевск
ул.Цветочная, д. 40 кв.35
Рахимовой Г.Г.
3. 2.12 Гриф утверждения документа
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую
юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего
распорядительным - постановлением, решением, приказом, иногда
протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе
проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два
варианта оформления.
УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации (Губернатор)
Томской области
подпись инициалы, фамилия
00 00 00
Если документ утверждается организационно-распорядительным
документом (постановлением, распоряжением, приказом), то гриф
утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со
ссылкой на нормативный акт, его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Главы Администрации
(Губернатора) Томской области
00 00 00 N 00
или
УТВЕРЖДЕН
Постановлением Главы Администрации
(Губернатора) Томской области
00 00 00 N 00
Слова УТВЕРЖДЕНО И УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с
первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,
состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа -
УТВЕРЖДЕНА и т.д.
Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без
кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается
должность, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и
дата).
Если документ утверждается другим документом, то указывается
наименование утверждающего документа в именительном падеже, его
дата и номер. Располагается гриф утверждения в верхней правой
части документа.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
3. 2.13. Резолюция
Резолюция - это подпись на документе, сделанная должностным
лицом, и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет
распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в
документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста,
подписи, даты. По своему характеру резолюция может быть двух
видов. Резолюция, содержащая решение вопроса или указание на
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции
должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы
исполнителя, что поручается, характер и порядок решения вопроса,
срок исполнения.
Например: Иванову А.Н.
Прошу подготовить проект Соглашения для подписания
к 10.04.98
Личная подпись 02.04.98
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо,
указанное первым, является ответственным за исполнение документа и
организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию
руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются
после фамилии (как при адресовании). Допускается оформление
резолюции на отдельном листе.
Резолюция переносится в регистрационную форму и может
являться основанием взятия документа на контроль. В этом случае
срок исполнения документа берется из резолюции.
3. 2.14. Заголовок к тексту
К тексту документа формулируют заголовок, являющийся
обязательным элементом любых документов, независимо от их вида,
содержания и назначения.
Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида
документа. В нем кратко, четко и ясно отражается основное
содержание документа. Заголовок пишется с прописной буквы и
отвечает, как правило, на вопрос "О чем?", "О ком?" и
формулируется с помощью отглагольного существительного.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты,
правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например,
должностная инструкция специалиста; протокол заседания профкома.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в
левом верхнем углу документа над текстом.
Без заголовка разрешается составлять короткие документы,
выполненные на формате А5: извещения, телеграммы.
3. 2.15. Отметка о контроле
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на
нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль)
или слово "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка.
Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от
руки ярким красным, синим, зеленым цветом.
3. 2.16. Текст документа
Текстом документа является выраженное средствами делового
языка содержание управленческих действий.Текст документа должен
содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному
вопросу документами.
Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты,
таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связанный текст документа должен содержать
грамматически и логически согласованную информацию об
управленческих действиях и применяется при составлении правил,
положений, писем, организационно-распорядительных документов.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В
первой части указываются причины, основания, цели составления
документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть - например,
письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные
записки - оценку фактов, выводы.
При составлении таблицы - графы и строки должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице,
графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах
печатаются только номера этих граф.
В тексте документа, подготовленного на основании ранее
изданных документов, указывают их реквизиты: наименование
документа, наименование организации - автора документа, дату
документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его
следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют
арабскими цифрами.
В организационно-распорядительных документах изложение текста
идет от первого лица единственного числа ("постановляю",
"приказываю").
В документах коллегиально-совещательных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа ("решила",
"решил").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного
числа ("слушали", "выступили", "решили").
В документах устанавливающих права и обязанности структурных
подразделений (положение, инструкция), а также содержащих оценку
фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения
текста от третьего лица единственного или множественного числа
("отдел осуществляет функции", "в состав комитета входят",
"комиссия установила").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",
"прошу рассмотреть");
от третьего лица единственного числа ("департамент не
возражает", "Администрация считает возможным").
Текст отделяется от заголовка 2-3 интервалами. Печатается от
левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля.
3. 2.17. Отметка о наличии приложения
3. 2.17.1. Если документ имеет приложения, названные в
тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя сведения о
количестве листов и количестве экземпляров. Например:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
3. 2.17.2. Если документ имеет приложения, не названные в
тексте, то указывается их наименование с указанием количества
листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких
приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Проект постановления Главы Администрации
(Губернатора) Томской области на 1 л. в 1 экз. 2. Проект концепции
развития Томской области на 300 л. в 1 экз.
3. 2.17.3. Если к документу прилагается другой документ,
также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается
по следующей форме:
Приложение: письмо Правительства России от 17.02.96 N 101 и
приложение к нему, всего на 7 л.
3. 2.17.4. Если приложение сброшюровано, то количество листов
не указывается. Например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
3. 2.17.5. Если приложения направляются не во все указанные в
документе адреса, то отметку о наличии приложения делают в
следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
3. 2.17.6. Приложения должны оформляться на стандартных
листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
3. 2.17.7. Если в тексте организационно-распорядительного
документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется
слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного номера. Например:
Приложение 2
к постановлению Главы
Администрации (Губернатора)
Томской области
от 15.06.97 N 319
Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку их
упоминания в тексте. Знак "N" перед цифровым обозначением не
проставляется.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты,
перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
3. 2.18. Подпись документа
3. 2.18.1. Право подписи документов, направляемых в
федеральные органы власти, органы местного самоуправления,
сторонним организациям, на обращения граждан и др. определяется
регламентом работы Администрации, положениями о структурных
подразделениях и должностными инструкциями.
3. 2.18.2. Документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании коллегиального органа и
секретарем.
3. 2.18.3. Подписание руководителями структурных
подразделений Администрации нормативных актов не допускается.
3. 2.18.4. В состав подписи входят: наименование должности
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке).
Подпись отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности
печатается от левой границы текстового поля. Инициал имени и
фамилия печатается у правой границы текстового поля. Например:
Глава Администрации (Губернатор)
Томской области личная подпись В.Кресс
Или
Глава Администрации (Губернатор) личная подпись В.Кресс
3. 2.18.5. При подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Глава Администрации (Губернатор) личная подпись В.М.Кресс
Главный бухгалтер личная подпись Л.К.Шурховецкая
3. 2.18.6.При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Глава Администрации (Губернатор) Глава Администрации
Томской области Новосибирской области
Личная Личная
подпись В.М. Кресс подпись В.П. Муха
3. 2.18.7. В документах, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии: личная подпись К.М. Артемьева
личная подпись С.П. Матвеев
личная подпись В.А. Филатов
3. 2.19. Гриф согласования документа
3. 2.19.1. Гриф согласования включает в себя слово
СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации),
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату
согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Глава Администрации (Губернатор)
Томской области
Личная подпись В.М.Кресс
23. 04.98
3. 2.19.2. Если согласование осуществляется документом
(письмо, протокол, решение и др.), гриф согласования оформляется
по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Администрации
Томской области
от 23.04.98 N 10-26-313
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Комиссии по природопользованию
от 30.10.97 N 10
3. 2.19.3. Грифы согласований могут располагаться на
отдельном "Листе согласования", если содержание документа
затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается
отметка "Лист согласования прилагается".
3. 2.20. Печать
3. 2.20.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, удостоверяющих права должностного лица,
фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных
ценностей, а также предусмотренных нормативными правовыми актами.
3. 2.20.2. При подписании документа руководителями нескольких
равнозначных должностей (субъектов федерации, ведомств и
организаций) либо согласовании документа с руководителями
заинтересованных организаций, оформленном на чистом листе бумаги,
их подписи удостоверяются гербовой печатью.
3. 2.20.3. Печать отдела кадров ставится на справках,
подтверждающих трудовую деятельность сотрудников.
3. 2.20.4. Оттиск печати проставляется так, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
3. 2.20.5. Порядок пользования гербовой и другими печатями
определяется специальным распоряжением.
3. 2.20.6. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.
3. 2.20.7. Ответственность за хранение и использование
печатей несут руководители, в ведении которых они находятся.
3. 2.21. Отметка о заверении копии
3. 2.21.1. Заверение копии документа производится для
удостоверения соответствия ее подлиннику.
3. 2.21.2. При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная
надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная
подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Например,
Подпись
Верно
Начальник отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков
3. 2.21.3. На копиях исходящих документов, остающихся в деле,
допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника,
заверившего копию.
3. 2.21.4. При пересылке копии документа в другие организации
или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
3. 2.22. Отметка об исполнителе
3. 2.22.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию
(или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
Петров или Петров Иван Васильевич
22-32-02 22-32-02
3. 2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или, ссылку на дату и
номер документа, свидетельствующего об исполнении. Слова "В дело",
номер дела, в котором будет храниться документ.
Данная отметка должна быть подписана и датирована
исполнителем или руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ.
3. 2.24. Отметка о регистрации документа в автоматизированной
информационной системе представляет собой аббревиатуру "АИС",
проставляемую в левом нижнем углу первого листа документа и
включает имя файла, код оператора, код исполнителя, дату и др.
3. 3. Основные требования к подготовке и оформлению служебных
документов
3. 3.1. При подготовке и оформлении служебных документов
необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу
документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность
обработки документов с помощью средств вычислительной техники,
качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
указанных в п.3.1.1 настоящей Инструкции.
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный
порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках
организационно- распорядительных документов должно соответствовать
требованиям настоящей Инструкции.
3. 3.2. Проекты законов Томской области, решений
Государственной Думы Томской области (далее проекты актов)
разрабатываются структурными подразделениями Администрации и
вносятся в порядке, установленном регламентом работы Администрации
на рассмотрение Государственной Думы Томской области (ГДТО).
3. 3.2.1. Первый экземпляр проекта акта, вносимого в (ГДТО)
визируется Главой Администрации (Губернатором) и руководителями
заинтересованных органов и организаций, с которыми согласован
проект.
3. 3.2.2. Проект акта сопровождается письмом с пояснительной
запиской, содержащей краткое изложение существа проекта,
необходимые обоснования и справочные материалы.
3. 3.2.3. При наличии разногласий по проекту акта к письму
прилагаются перечень разногласий и подлинники замечаний,
подписанные руководителями заинтересованных органов.
3. 3.2.4. Если проект акта отправлен на доработку и в него
внесены существенные изменения, он подлежит повторному
согласованию.
3. 3.3. Постановления, распоряжения Главы Администрации
(Губернатора) Томской области - нормативные правовые акты (далее
акты) изготавливаются на бланках (приложения 6,7) и имеют
следующие реквизиты :
Государственный герб Российской Федерации;
наименование органа государственной власти: Администрация
Томской области;
наименование вида акта: постановление Главы Администрации
(Губернатора) Томской области; распоряжение Главы Администрации
(Губернатора) Томской области;
дата, номер акта и место принятия акта;
заголовок в краткой форме, обозначающей предмет, регулируемый
актом;
подписи лиц, официально уполномоченных подписывать
соответствующие акты;
печать (на копиях).
3. 3.3.1. Постановления Главы Администрации (Губернатора)
принимаются во исполнение Законов Томской области, Законов
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации.
Постановлениями утверждаются положения о структурных
подразделениях, программы развития, в них определяются средства
реализации Законов Томской области, экономические и иные условия
деятельности хозяйствующих субъектов и иные текущие вопросы
управления.
3. 3.3.2. Текст проектов актов должен быть предельно кратким,
суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность
двоякого толкования. Как правило, состоит из констатирующей
(преамбулы) и постановляющей частей.
В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы,
послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также
содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с
которыми он принимается.
В преамбуле должны употребляться следующие формулировки:
"во исполнение..." в том случае, когда в соответствующем акте
вышестоящего органа содержится прямое поручение органу
исполнительной власти субъекта федерации выполнить те или иные
действия;
"в соответствии ..." в том случае, когда соответствующий акт
вышестоящего органа не содержит прямого поручения, но
устанавливает порядок, в соответствии с которым необходимо решить
определенные вопросы, относящиеся к компетенции Администрации
Томской области.
В констатирующую часть не включаются положения нормативного
характера. В проектах распоряжений преамбула, как правило,
отсутствует. Распоряжения издаются, как правило, по оперативным и
другим текущим вопросам, не имеющим нормативного характера.
Преамбула в проектах постановлений Главы Администрации
завершается словом "Постановляю".
Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не
требует разъяснений. В этом случае текст проекта постановления
начинается со слов: "Постановляю".
Постановляющая часть документов может подразделяться на
пункты, подпункты.
Пункты должны предусматривать конкретные поручения, механизмы
реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их
исполнения, поручения о контроле за исполнением.
В больших по содержанию актах пункты могут объединяться в
разделы, главы, которые имеют наименования. Заголовки разделов и
глав следует располагать в середине строки без точки в конце и
записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной
буквы в середине строки, выделив название шрифтом.
3. 3.3.3. Если в тексте упоминаются ранее изданные акты, то
делается ссылка на соответствующий официальный источник, где они
опубликованы.
3. 3.3.4. В проекте акта в случае необходимости должны быть
определены порядок и сроки вступления его в силу и указания об
официальном опубликовании в установленном порядке.
3. 3.3.5. В приложениях к акту помещаются планы мероприятий,
списки, программы, графики, схемы и т.п., если они необходимы для
надлежащего применения акта;
если в тексте акта написано: "утвердить прилагаемое Положение
(Устав или иной документ нормативного характера)", то в
приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается
гриф утверждения (п.3.2.12).
3. 3.3.6. Наименования упоминаемых в акте органов,
организаций, предприятий приводятся в полном соответствии с их
официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях,
решениях об их создании, переименовании и т.п.
3. 3.3.7. В процессе подготовки проекта нормативного
правового акта исполнителем готовится электронная копия документа.
Электронная копия подготовленных и согласованных проектов
документов сдается на дискете или отправляется по электронной
почте исполнителем в Комитет по общим вопросам. На листе
согласования исполнителем проставляется отметка "Электронная копия
сдана" и роспись.
3. 3.3.8. Согласованные проекты нормативных правовых актов
должны пройти проверку на соблюдение правильности оформления в
Комитете по общим вопросам, о чем должна быть сделана
соответствующая отметка уполномоченным должностным лицом.
3. 3.3.9. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл
документа, в согласованные проекты нормативных правовых актов не
допускается.
3. 3.3.10. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее
принятые документы должны строится на основе структуры основного
документа и оформляеться в виде новой редакции соответствующих
статей, пунктов, параграфов.
Если нет необходимости излагать изменяемые статьи, пункты
(параграфы) полностью в новой редакции, в их формулировку вносятся
уточнения путем исключения или добавления отдельных слов и фраз.
3. 3.11. Нормативные правовые акты после их подписания
направляются в Комитет по общим вопросам для регистрации, снятия
копий, рассылки копий и хранения.
Копии нормативных правовых актов направляются в адрес
организаций, в течение 2-х дней с момента регистрации по списку
рассылки, представляемому исполнителем документа (приложение 5).
3. 3.4. Приказ по личному составу
3. 3.4.1. Приказ является правовым актом, издаваемым
Управляющим Делами, заместителем Главы Администрации, связанный с
трудовой деятельностью сотрудников Администрации.
3. 3.4.2. Проекты приказов по личному составу готовятся
отделом кадров.
3. 3.4.3. Проекты приказов визируются руководителем
заинтересованного структурного подразделения, начальником отдела
кадров, финансово-хозяйственного управления, председателем
комитета по государственно-правовым вопросам.
3. 3.4.4. В проектах приказов по личному составу
констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть
начинается обозначающим действие словом: "назначить", "перевести",
"освободить", "командировать", и т.д., затем пишутся фамилия, имя,
отчество лица, на которое издается приказ,должность, наименование
структурного подразделения. Текст заканчивается указанием
основания для распорядительного действия.
3. 3.4.5. Формулировки приказов должны соответствовать
Трудовому кодексу Российской Федерации. (В редакции Постановления
Администрации Томской области от 19.02.2003 г. N 39)
3. 3.4.6. Приказы по личному составу оформляются на бланках
(приложение 8).
3. 3.4.7. Подписанный приказ передается в отдел кадров для
регистрации, размножения и рассылки.
3. 3.4.8. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года с добавлением индекса "К".
3. 3.5. Протокол - документ, в котором фиксируется ход
обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях коллегии
Администрации, Совета территорий, совещаниях, конференциях и т.д.
с указанием лиц, участвующих в их обсуждении, и принятые по ним
решения (приложение 9).
Протоколы оформляются на основании стенограмм или
звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок,
проектов, решений и т.д.)
В тех случаях, когда заседание стенографируется или
производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не
включается. Стенограмма прилагается к протоколу.
3. 3.5.1. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:
наименование документа, дату проведения заседания (совещания),
номер, список присутствующих с указанием фамилий участников и их
должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список
участников заседания с указанием места их работы и занимаемой
должности.
3. 3.5.2. Текст протокола состоит из двух частей:
вводной и основной. В вводной части заполняются следующие
реквизиты:
Председатель; секретарь; присутствовали, повестка дня. На
бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
3. 3.5.3. Основная часть протокола подразделяется на разделы,
которые располагаются в соответствии с порядком рассматриваемых
вопросов. Заголовки разделов нумеруются и подчеркиваются, под
чертой в скобках указываются фамилии участников обсуждения, далее
формулируются решения, принятые по этим вопросам.
3. 3.5.4. Особое мнение, высказанное участниками,
записывается в протоколе после соответствующего решения.
3. 3.5.5. В отдельных случаях протокол строится по схеме:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
3. 3.5.6. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем.
3. 3.5.7. Датой протокола является дата проведения заседания.
3. 3.5.8. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в
пределах календарного года.
3. 3.5.9. Протоколы совместных заседаний должны иметь
составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в заседании.
3. 3.5.10. Протоколы оформляют структурные подразделения
Администрации, ответственные за проведение заседаний.
Протоколы заседаний коллегии оформляет Департамент по
вопросам государственной службы в соответствии с Положением о
коллегии Администрации.
3. 3.6. Инструкция
3. 3.6.1. Инструкция - документ, в котором излагаются
правила, регулирующие специальные стороны деятельности
администрации. Издается в целях установления порядка исполнения
другого нормативного акта или регулирования деятельности органов
управления, их структурных подразделений, а также определения
функциональных обязанностей должностных лиц.
3. 3.6.2. Текст инструкции состоит из разделов, внутри
которых делится на пункты и подпункты.
3. 3.6.3. Инструкция визируется в соответствии с пунктом
3. 2.7. и утверждается путем издания распоряжения,
постановления об утверждении инструкции или проставлением грифа
утверждения (п.3.2.12).
3. 3.7. Письмо
3. 3.7.1. Письма печатаются на бланках формата А4 или А5 в
зависимости от объема текста.
Письма, подготовленные за подписью Главы Администрации
(Губернатора) оформляются на соответствующих бланках (приложение
10); за подписью заместителей Главы Администрации - на бланках
Администрации (приложение 11). Письма, подготовленные за подписью
руководителей структурных подразделений, могут оформляться на
бланках структурных подразделений Администрации (приложения 12-15).
Совместные письма руководителей Администрации и других
органов исполнительной власти печатаются на чистом листе бумаги.
3. 3.8. Телеграмма
3. 3.8.1. Передача телеграммы (приложение 16) допускается в
исключительных случаях по вопросам срочного характера по
согласованию с Управляющим Делами Администрации области. (В
редакции Постановления Администрации Томской области
от 12.01.2001 г. N 5)
3. 3.8.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и
предлогов (если при этом не искажается его содержание), с
сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк),
печатается прописными буквами.
3. 3.8.3. Цифровые данные печатаются словами построчным
текстом.
3. 3.8.4. Телеграмма не должна заканчиваться цифрами, так как
в конце текста проставляется исходящий индекс.
3. 3.8.5. В телеграммах-ответах номер или название документа,
на который дается ответ, указываются в начале текста.
3. 3.8.6. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего
телеграмму (инициалы не указываются).
3. 3.8.7. В телеграмме под чертой печатаются: адрес, полное
наименование Администрации, должность и фамилия лица, подписавшего
телеграмму, дата, а также фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона.
3. 3.9. Телефонограмма
3. 3.9.1. Телефонограмма подлежащая передаче, печатается в
одном экземпляре и подписывается руководителями Администрации или
ее структурных подразделений (приложение 32).
3. 3.9.2. В телефонограмме, кроме адресата, даты и номера,
указываются должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму,
а также должности, фамилии и номера телефонов сотрудников,
передавшего и принявшего телефонограмму.
3. 3.9.3. Телефонограммы учитываются сотрудником (секретарем)
при их приеме-передаче в специальном журнале с проставлением
порядкового номера в пределах календарного года.
3. 3.9.4. Телефонограммы, после передачи текста, формируются
исполнителем в дела соответствующего структурного подразделения.
3. 3.10. Внутренние документы
3. 3.10.1. Внутренние документы: докладные (служебные)
записки, справки и др. оформляются на чистом листе бумаги согласно
требованиям настоящей Инструкции (приложение 17).
3. 3.10.2. Документы, представленные руководству
Администрации регистрируются в канцелярии, остальные - подлежат
учету в структурных подразделениях.
3. 4. Техническое обеспечение работы с документами
3. 4.1. Машинописные работы
3. 4.1.1. Печатание документов в Администрации производится с
соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией и
требованиями ГОСТ Р6.30-97. В Администрации печатаются только
документы служебного характера.
3. 4.1.2. Документы печатаются на бланках формата А4, как
правило, через 1,5 интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный
интервал.
При печатании необходимо оставлять поля, мм:
левое - 20, верхнее - 20 мм, нижнее - 10 мм, правое - 10 мм.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
От границы левого поля печатаются следующие реквизиты:
"Дата", "Ссылка на индекс и дату входящего документа",
"Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии
приложения", наименование должности в реквизите "Подпись", "Гриф
согласования", заверительная надпись "Верно", "Фамилия исполнителя
и номер его телефона".
3. 4.1.3. Документы на двух и более листах должны быть
пронумерованы. Номера проставляются посредине верхнего поля листа.
3. 4.1.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатаются через 1 межстрочный интервал, при этом составные
части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.
Например:
СОГЛАСОВАНО
1,5
Глава Администрации
(Губернатор)
Томской области 1
2
подпись инициалы, фамилия
00. 00.00
Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
3. 4.1.5. Расшифровка подписи печатается на уровне последней
строки наименования должности. При наличии нескольких подписей
наименования должностей и расшифровки подписей разделяют 2-4
межстрочными интервалами.
3. 4.1.6. Печатание производится в порядке поступления
материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок
выполнения срочных работ определяется руководителем Комитета по
общим вопросам.
3. 4.1.7. Передаваемые для печати рукописи должны быть
написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил
орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей
синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво
написанные черновики, рукописи, правленные карандашом, для
печатания не принимаются.
3. 4.1.8. При подготовке материалов для печатания особое
внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание
фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических
названий.
Сокращения слов применяются только общепринятые.
3. 4.1.9. Рукопись вместе с бланком заказа установленной
формы, заполняется исполнителем и сдается в машинописное бюро.
Сданные для печатания материалы и объемы выполненных работ
учитываются на основании заказов (приложение 18).
3. 4.2. Копировально-множительные работы
3. 4.2.1. Копировально-множительные работы (размножение
документов) в Администрации области осуществляются типографией
финансово-хозяйственного управления и протокольной группой
Комитета по общим вопросам.
3. 4.2.1. В Администрации производится копирование только
служебных документов и материалов по заказу (приложение 19),
подписанному Председателем Комитета по общим вопросам. Заказы
выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых
документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в
течение года, после чего уничтожаются. Не допускается
необоснованное размножение документов, неэкономное расходование
бумаги и расходных материалов.
3. 4.2.2. Целесообразность и порядок копирования документов и
материалов, необходимых для работы в подразделениях Администрации,
определяется руководителями подразделений.
3. 4.2.3. Документы и материалы (как правило, первые
экземпляры - подлинники) передаются на размножение в
несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.
Материалы с помарками (кроме обращений граждан и присланных
документов) для копирования не принимаются.
3. 4.2.4. Тираж размноженных материалов должен
соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику
вместе с подлинником документа.
3. 4.2.5. Копирование (размножение) постановлений и
распоряжений Главы Администрации (Губернатора) области,
производится с разрешения председателя Комитета по общим вопросам
по заявкам руководителей структурных подразделений.
4. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4. 1. Прием документов
4. 1.1. Вся корреспонденция, поступающая в администрацию
принимается Комитетом по общим вопросам и регистрируется в
автоматизированной информационной системе.
Документы, поступившие фельдсвязью в нерабочее время,
принимаются дежурным в приемной Главы Администрации, где они
учитываются в специальном журнале. Утром следующего рабочего дня
они передаются в Комитет по общим вопросам.
Документы, поступившие непосредственно руководству
Администрации или в структурные подразделения, передаются в
Комитет по общим вопросам для регистрации и учета.
4. 1.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность
адресования и целостность конвертов и упаковки.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю.
4. 1.3. При обнаружении повреждений конвертов (упаковки),
недостачи документов либо приложений к ним, несоответствия номера,
указанного на конверте номеру вложенного документа, отсутствия
подписи на документе или каких-либо неточностей составляется акт в
двух экземплярах, один из которых остается в Комитете по общим
вопросам, другой - отсылается с документами отправителю.
4. 1.4. Не вскрываются и передаются по назначению конверты с
надписью "лично".
4. 1.5. Вся корреспонденция передается по назначению в день
ее поступления.
4. 1.6. Конверты после вскрытия и проверки, как правило,
уничтожаются. Конверты сохраняются в случаях:
к обращениям граждан;
к арбитражным и судебным документам;
когда только по конверту можно установить адрес отправителя;
когда дата почтового штемпеля на конверте служит единственным
доказательством времени отправки и получения конверта.
4. 2. Регистрация документов
4. 2.1. Регистрация документов производится Комитетом по
общим вопросам, сотрудниками структурных подразделений путем
проставления на них регистрационного индекса с последующей записью
необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных
карточках, машинных носителях электронных средств или журналах.
4. 2.2. Все документы, поступившие в администрацию
распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень
документов не подлежащих регистрации приведен в приложении 20.
4. 2.3. Нерегистрируемые документы, поступившие в
администрацию для сведения, подлежат учету в журнале канцелярии
после чего направляются по назначению.
Нерегистрируемые документы, не учтенные в канцелярии подлежат
учету в журналах структурных подразделений.
4. 2.4. Все документы, поступившие в администрацию,
регистрируются и учитываются в день их поступления.
4. 2.5. Документы, зарегистрированные в канцелярии не
подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях.
4. 2.6. На всех регистрируемых документах на лицевой стороне
первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп
с указанием входящего индекса, даты поступления документа.
Индекс поступившего документа включает цифровое обозначение
автора и порядковый номер в пределах календарного года, (либо
только порядковый номер) и дату поступления. Например: 11-102, где
11 - индекс вида документа и корреспондента, 102 - порядковый
номер документа.
4. 2.7. На документах, поступивших из вышестоящих органов, в
случае необходимости, проставляется штамп "Подлежит возврату в
канцелярию."
4. 2.8. На документах с пометкой "Срочно" и "Весьма срочно",
а также телеграммах указывается время их поступления.
4. 2.9. Документы регистрируются на регистрационно-
контрольных карточках установленной формы (приложение 21).
В регистрационно-контрольной карточке должен быть следующий
состав обязательных реквизитов:
входящий индекс и дата регистрации документа;
индекс, присвоенный автором документа, и его дата;
автор (корреспондент);
вид документа и его содержание;
количество листов документа;
резолюция руководства;
срок исполнения;
отметка об исполнении документа;
отметка об исполнителе;
индекс (номер) дела, в который подшит исполненный документ.
Состав обязательных регистрационных реквизитов, в зависимости
от характера документов, может быть дополнен другими реквизитами
(отметка о прохождении документа, промежуточные сроки исполнения и
др.).
4. 2.10. Карточка на регистрируемый документ заполняется в
трех экземплярах: один экземпляр - помещается в справочную
картотеку, второй - в справочно-контрольную картотеку, третий - с
документом передается в структурное подразделение на исполнение.
4. 2.11. На законодательные и нормативные правовые акты,
протоколы заседаний вышестоящих органов, присланные для сведения,
заполняется один экземпляр регистрационно-контрольной карточки.
4. 2.12. При повторном обращении организаций по одному и тому
же вопросу оформляется новая регистрационно-контрольная карточка,
в которой делается ссылка на входящий индекс и дату первого
обращения. В карточке первого обращения отмечаются входящий номер
и дата повторного документа.
4. 2.13. При регистрации ответов на запросы Администрации на
документах проставляется дата поступления и дается ссылка на номер
основного документа, о чем делается запись на
регистрационно-контрольных карточках.
4. 2.14. В регистрационно-контрольных карточках отмечается
движение документа с момента его регистрации.
4. 2.15. Факсограммы, поступившие по каналам факсимильной
связи, учитываются (без проставления регистрационного штампа) по
месту установки телефакса в журнале (приложение 22), в котором
фиксируются корреспондент, дата получения информации и адресат,
кому направлена полученная факсограмма. На факсограмме
проставляются входящий номер, дата и время получения.
Служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной
связи, считается официальным документом при получении последующего
подтверждения ее подлинности.
Факсограммы регистрируются канцелярией и ставятся на контроль
в тех случаях, когда по ним даны поручения руководства
Администрации.
4. 3. Порядок прохождения документов
4. 3.1. Зарегистрированные документы подлежат
предварительному рассмотрению руководством Комитета по общим
вопросам.
Документы в зависимости от их адресата, важности поставленных
в них вопросов передаются на рассмотрение Главе Администрации,
заместителям Главы Администрации или непосредственно руководителям
структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными
к их компетенции.
4. 3.2. Передача документов на рассмотрение руководству
Администрации осуществляется в день их поступления.
Срочная корреспонденция передается немедленно.
4. 3.3. Результаты рассмотрения документов, направляемых от
руководства Администрации на исполнение, отражаются в резолюциях
руководства, в которых указываются исполнитель или исполнители,
содержание поручения, срок исполнения, ставятся подпись и дата, а
при необходимости - указание "контроль" за исполнением документа.
В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть
использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости
подготовки ответа:
резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки
и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно
исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа
направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;
резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет
необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с
поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего
резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи
исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку
направления резолюций.
В случае указания в резолюции нескольких лиц координация всей
работы осуществляется должностным лицом, указанным в резолюции
первым.
Все последующие резолюции не должны искажать содержания
поручений вышестоящего руководства, они могут уточняться и
конкретизироваться.
4. 3.4. Резолюции оформляются на бланках установленного
образца (приложение 23) или самих документах на свободном от
текста месте.
4. 3.5. Текст резолюции и сведения о прохождении документа
переносятся на регистрационно-контрольную карточку.
4. 3.6. При наличии в резолюции нескольких исполнителей
первым указывается исполнитель, обобщающий информацию.
В необходимых случаях Комитет по общим вопросам снимает копии
документов для каждого соисполнителя.
4. 3.7. Передача документов из Комитета по общим вопросам
руководству Администрации и в структурные подразделения, а также
возврат их в Комитет по общим вопросам после рассмотрения
осуществляется, как правило, под роспись в специальном журнале.
4. 3.8. Руководители структурных подразделений оперативно
рассматривают документы, определяют исполнителя и передают их с
поручением на исполнение в день поступления.
4. 3.9. Ознакомление руководителей структурных подразделений
с нормативными правовыми актами производится под роспись на листе
ознакомления.
В необходимых случаях руководители структурных подразделений
знакомят с документами сотрудников подразделений.
Документы, направленные в подразделения для ознакомления,
должны быть возвращены в Комитет по общим вопросам, как правило,
не позже чем через сутки.
4. 3.10. Передача документов из одного структурного
подразделения в другое производится по указанию руководителя
Администрации, давшего поручение, через Комитет по общим вопросам.
4. 3.11. Сотрудник, ответственный за делопроизводство, не
реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся
на исполнении у сотрудников подразделения, с данными, занесенными
в учетные формы.
4. 4. Работа исполнителей с документами
4. 4.1. Исполнение документов предусматривает: сбор и
обработку необходимой информации, подготовку проекта документа,
его оформление, согласование, представление на подпись
(утверждение) руководству Администрации или структурного
подразделения, подготовку к отправке документа адресату, а при
необходимости, и его тиражирование.
4. 4.2. Исполнитель несет персональную ответственность за
достоверность информации, исполнение документов в установленные
сроки, а также за оформление документов в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции.
4. 4.3. Проекты документов, подготовленные во исполнение
поручений руководства Администрации представляются на подпись не
позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.
4. 4.4. При наличии ответственного исполнителя или указанного
в поручении первым, соисполнители обязаны в установленные сроки
представить ему необходимые материалы. Соисполнители в равной мере
несут ответственность за своевременное и полное исполнение
документа (поручения).
4. 4.5. Исполнитель, перед представлением проектов документов
на подпись руководству структурного подразделения, обязан
проверить: соответствие копий подлиннику, правильность
адресования, наличие всех документов, послуживших основанием для
составления документа, приложений к нему и правильность их
оформления, наличие необходимых виз, их расшифровки, дат
визирования, а также номер и дату документа, на который дается
ответ.
4. 4.6. Проекты документов, подготовленные с нарушением
требований настоящей Инструкции, возвращаются исполнителям для
доработки и исправления.
4. 4.7. После подписания или утверждения документа
исполнитель передает его в установленном порядке в Комитет по
общим вопросам для регистрации и отправки.
4. 4.8. В случае отсутствия документированного подтверждения
исполнения на обороте последнего листа документа исполнитель
делает отметку в виде справки о выполнении поручения.
4. 4.9. Отметка о направлении в дело, состоящая из слов "В
дело", подписи и даты, проставляется на свободном от текста месте
в нижней части первого листа документа.
4. 5. Оформление и регистрация исходящих документов
4. 5.1. Документы, исходящие из Администрации отправляются
через Комитет по общим вопросам.
Документы, поступившие в канцелярию Комитета по общим
вопросам до 14 часов, отправляются в тот же день.
Корреспонденция, сданная позже, как правило, отправляется на
следующий день.
Срочные документы сдаются на отправку не позднее 16 часов.
4. 5.2. При передаче документа на отправку работник
подразделения Администрации обязан проверить:
правильность составления и оформления документа и приложений
к нему в соответствии с настоящей Инструкцией;
наличие необходимых виз на копии документа;
наличие приложений и отметок на документе об этих приложениях;
наличие подписей на документе и приложениях;
наличие фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя.
4. 5.3. Документы на отправку сдаются с завизированной
копией, которая после регистрации вместе с материалами, на
основании которых этот документ подготовлен, возвращается
исполнителю.
Документы, направляемые в адрес вышестоящих органов, сдаются
на отправку с двумя копиями, завизированная копия вместе с
документом (поручением) подшивается в дело, вторая - возвращается
исполнителю.
Телеграммы на отправку сдаются в двух экземплярах, первый
остается в службе специальной документальной связи, второй после
регистрации возвращается исполнителю.
4. 5.4. При приеме документов от исполнителей на отправку
проверяется правильность их оформления и наличие приложений.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на
доработку.
4. 5.5. На отправляемом документе проставляются дата и
исходящий индекс, который состоит из индекса руководителя или
индекса структурного подразделения, индекса вопроса деятельности
по сводной номенклатуре дел и порядкового номера. Например:
1-12-100.
4. 5.6. Исходящие документы регистрируются на
регистрационно-контрольных карточках.
4. 5.7. Выдача исходящих документов на руки для доставки
адресатам допускается в исключительных случаях с разрешения
руководства Комитета по общим вопросам под роспись в журнале
регистрации исходящих документов с указанием должности лица,
получившего документ.
4. 5.8. Документы, направляемые по каналам факсимильной
связи, учитываются в журнале, в котором указываются исполнитель,
дата и время передачи информации, адресат. После передачи
информации подлинники документов отправляются адресату.
4. 5.9. Факсограммы на иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
факсограммы поступившие в администрацию на иностранных языках
доставляются адресату без перевода;
объем передаваемого материала (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297)
черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца (приложение 24), подписанной
руководителем подразделения Администрации;
подлинники материалов после передачи информации возвращаются
исполнителям с отметкой о времени отправки.
Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях Администрации, осуществляется
руководителями этих подразделений.
4. 6. Построение поисковой системы
4. 6.1. Поисковая система документов в Администрации строится
на основе регистрационно-контрольных карточек, которые составляют
справочную и контрольную картотеки, и журналов учета. Поиск
документов может осуществляться также по номенклатуре дел.
4. 6.2. Разделы справочной картотеки соответствуют
корреспондентам или видам документов.
Основными разделами контрольной картотеки являются
"исполненные документы" и "неисполненные документы".
Регистрационно-контрольные карточки в разделе "неисполненные
документы" группируются по исполнителям и срокам исполнения.
4. 7. Подсчет объема документооборота
4. 7.1. Подсчет количества документов, полученных и созданных
в Администрации (объем документооборота), производится
ежеквартально нарастающим итогом с начала текущего года по
регистрационно-контрольным карточкам и журналам учета (приложения
33-34).
4. 7.2. За единицу подсчета принимается сам документ, без
учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные
экземпляры подсчитываются отдельно по указателям на рассылку
документов.
4. 7.3. Поступающие и созданные в Администрации документы
также подсчитываются отдельно.
4. 7.4. Подсчет объема документооборота осуществляется в
структурных подразделениях Администрации, сведения передаются в
Комитет по общим вопросам для обобщения.
4. 7.5. Показатели объема документооборота используются для
анализа различных аспектов управленческой деятельности.
5. КОНТРОЛЬ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5. 1. Общие положения
5. 1.1. Контроль прохождения включает постановку документов
(поручений) на контроль, проверку их прохождения, снятие
исполненных документов (поручений) с контроля.
5. 1.2. Контролю прохождения подлежат все зарегистрированные
Комитетом по общим вопросам документы, по которым даны поручения
руководством Администрации.
5. 1.3. На документах, взятых на контроль, ставится штамп
"контроль".
5. 1.4. Документы (поручения) снимаются с контроля, если они
полностью выполнены. Документы, содержащие несколько поручений с
различными сроками исполнения, снимаются с контроля раздельно по
каждому поручению.
5. 2. Организация контроля прохождения документов и сроков их
исполнения
5. 2.1. Документы (поручения) с конкретными датами исполнения
выполняются в указанные в них сроки.
Документы (поручения) без определенных в них сроков
исполнения выполняются в течение одного месяца.
5. 2.2. Сроки исполнения документов (поручений), поступивших
из вышестоящих органов, исчисляются в календарных днях с даты
подписания поручения, внутренних документов Администрации - с даты
их подписания (принятия), других документов - с даты их
поступления в администрацию.
5. 2.3. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно",
исполняются в 3-дневный срок, "оперативно" - в течение 10 дней.
5. 2.4. Телеграммы, требующие срочного решения, исполняются в
срок до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.
5. 2.5. Решения об изменении сроков исполнения документов
(поручений) могут быть приняты только теми должностными лицами,
которые установили эти сроки.
5. 2.6. В случае неисполнения документов (поручений)
вышестоящих органов или вышестоящих должностных лиц к
установленным срокам, не позднее, чем за три дня до их истечения,
в адрес этих органов (должностных лиц) направляются мотивированные
письма за подписью Главы Администрации, а в его отсутствие -
должностного лица, исполняющего его функции, с просьбой о
продлении сроков исполнения документов (поручений).
5. 2.7. Документы с грифом "На контроль" направляются
канцелярией непосредственному исполнителю и контрольному Комитету
одновременно.
5. 2.8. Комитет по общим вопросам ежемесячно представляет
руководителям структурных подразделений информацию о документах,
находящихся на исполнении.
5. 2.9. Контроль за сроками исполнения поручений, данных
руководством Администрации по обращениям граждан, осуществляется
Приемной по личным обращениям граждан Комитета по общим вопросам.
6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ С ГРИФОМ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО
ПОЛЬЗОВАНИЯ"
6. 1. К служебной информации ограниченного распространения с
грифом "Для служебного пользования" относится несекретная
информация, ограничения на распространение которой диктуются
служебной необходимостью.
6. 2. На документах (в случае необходимости и на их
проектах), содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется гриф "Для служебного
пользования"(ДСП).
6. 3. Необходимость проставления на документах и изданиях
грифа "Для служебного пользования" определяется руководителями
структурных подразделений, а также руководителями Администрации,
подписывающими или утверждающими документ.
Указанные гриф и номер экземпляра проставляются в правом
верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном
листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма
к этим документам.
6. 4. Подготовка, оформление документов ограниченного
распространения и работа с ними осуществляются в порядке,
установленном для несекретных документов согласно раздела 3.
6. 5. Регистрация документов с грифом "Для служебного
пользования" осуществляется отдельно от несекретной документации и
учитывается по количеству листов, а издания - по экземплярно.
При незначительном объеме таких документов разрешается вести
их учет совместно с другими несекретными документами.
К регистрационному индексу документа добавляется отметка
"ДСП".
6. 6. На каждом зарегистрированном документе, а также на
сопроводительном письме к изданиям "Для служебного пользования"
ставится штамп, в котором указываются регистрационный индекс
документа, дата его поступления и количество листов.
6. 7. Рассылка тиражированных документов и изданий "Для
служебного пользования" осуществляется на основании подписанных
руководителем структурного подразделения указателей рассылки с
проставлением номеров отправляемых экземпляров.
6. 8. Дополнительно размноженные экземпляры документа
учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на
размноженном документе и в регистрационно-контрольных карточках
либо в журнале. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров
производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
6. 9. Пересылка документов и изданий "Для служебного
пользования" в другие организации производится фельдъегерской
связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
6. 10. На конверте указываются адреса и наименования
получателя и отправителя, номера вложенных документов с
добавлением отметки "ДСП".
На конверте отправляемых документов и изданий "Для служебного
пользования" запрещается указывать фамилии, должности
руководителей и сотрудников, а также наименования структурных
подразделений.
6. 11. Документы с грифом "Для служебного пользования" после
исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6. 12. Проверка наличия документов, дел и изданий с грифом
"ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой
распоряжением Главы Администрации. В состав такой комиссии
обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение
этих документов.
Результаты проверки оформляются актом.
6. 14. Руководители Администрации и структурных подразделений
имеют право снимать гриф "Для служебного пользования" с документов
и изданий, подготовленных в подразделениях Администрации, по
согласованию с сотрудником, ответственным за секретное
делопроизводство.
При снятии грифа "ДСП" на документах, изданиях, а также в
регистрационно-контрольных карточках и журналах делаются
соответствующие отметки.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
7. 1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в аппарате Администрации, с указанием
сроков их хранения (приложение 25).
7. 2. Номенклатура дел составляется для группировки
исполненных документов в дела, систематизации, учета и определения
сроков хранения, быстрого поиска и обеспечения сохранности
документов.
7. 3. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и
содержания документов, образующихся в процессе деятельности
Администрации.
7. 4. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями о структурных подразделениях
Администрации, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлые
годы.
7. 5. Номенклатура дел должна охватывать весь объем служебной
документации, а также документы с грифом "Для служебного
пользования" и различного рода картотеки.
7. 6. Не включаются в номенклатуру дел документы, не
подлежащие регистрации и учету.
7. 7. При возникновении новых документируемых участков или
новых дел они дополнительно включаются в номенклатуру дел по
согласованию с Комитетом по общим вопросам.
7. 8. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.
7. 8.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и
его отдела, порядкового номера заголовка дела в пределах отдела.
7. 8.2. В графу 2 включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок: "разное", "справочные материалы", "общая переписка",
а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям
коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Администрации или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов
дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы
дела;
указание на копийность документов дела (если в деле подшиты
копии) и др.
7. 8.3. В графе 3 указывается количество дел или томов; она
заполняется по окончании календарного года.
7. 8.4. В графе 4 указывается срок хранения дела и номера
статей по Перечню сроков хранения документов.
7. 8.5. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения
документов, проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к
уничтожению, переходящих делах и др.
Переходящими делами являются дела, в которые сформированы
документы с вопросами, не решенными в течение одного года. Они
вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
7. 9. По окончании календарного года составляется итоговая
запись о количестве фактически заведенных дел (томов). Сотрудник,
ответственный за делопроизводство в структурном подразделении,
сообщает эти данные в Комитет по общим вопросам до 1 февраля.
7. 10. Комитет по общим вопросам составляет сводную
номенклатуру дел Администрации один раз в пять лет на основе
номенклатур дел структурных подразделений, которые располагаются в
соответствии со структурой Администрации.
8. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
8. 1. Исполненные документы группируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
8. 2. Исполненные документы вышестоящих органов группируются
в дела Комитетом по общим вопросам.
8. 3. В структурных подразделениях исполненные документы
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.
8. 4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
подшивать в дело только исполненные и правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
подшивать документы в дело по одному вопросу в
хронологической последовательности вместе с приложениями;
приложения большого объема могут составлять отдельные тома
дела;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих, а также личных дел сотрудников;
группировать раздельно дела с постоянным и временным сроками
хранения;
подшивать в дело не более 250 листов, при большем количестве
листов дело разделять на тома;
запрещается подшивать лишние экземпляры и черновики.
8. 5. Особенности группировки отдельных видов документов.
8.5.1.Распорядительные документы Главы Администрации
(Губернатора) и вышестоящих органов группируются в дела по видам и
номерам.
8. 5.2. Распоряжения и приказы по личному составу
группируются отдельно.
Распоряжения о командировках, отпусках подшиваются в
отдельные дела.
8. 5.3. Документы заседаний коллегии Администрации
группируются в два дела: протоколы и документы к заседаниям
коллегии (записки, справки, заключения и т.п.).
8. 5.4. Протоколы с приложениями к ним располагаются в деле
по номерам в хронологическом порядке.
8. 5.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с указанными документами. Утвержденные в
качестве самостоятельного документа - группируются в
самостоятельные дела по хронологии.
8. 5.6. Предложения граждан по вопросам работы Администрации
и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются по
хронологии и имеют постоянный срок хранения. Обращения граждан по
личным вопросам подшиваются отдельно и имеют временный срок
хранения.
8. 5.7. Переписка группируется, как правило, за период
календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом.
8. 5.8. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела прошедшего года. Документ,
зарегистрированный в конце года, но исполненный в новом году,
подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.
8. 5.9. Документы в личных делах располагаются по мере их
поступления. Справки с места жительства, медицинские справки о
состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения
группируются отдельно от личных дел.
8. 5.10. Лицевые счета на выдачу заработной платы сотрудникам
Администрации группируются в самостоятельные дела в пределах года
и располагаются по алфавиту фамилий.
8. 6. При оформлении обложки дела указываются: наименование
Администрации, структурного подразделения, индекс и заголовок дела
в соответствии с номенклатурой, даты начала и окончания дела или
год его заведения, срок хранения. На корешке обложки указывается
индекс дела и год его заведения ( приложение 26).
8. 7. Документы в структурных подразделениях должны храниться
в запирающихся шкафах, в вертикальном положении. корешками наружу.
В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из
которой прикрепляется к дверце шкафа.
8. 8. Контроль за соблюдением правил формирования дел
осуществляет Комитет по общим вопросам.
8. 9. Запрещается выносить дела из здания Администрации.
8. 10. Отдельные документы из дел выдаются в исключительных
случаях с разрешения руководителя структурного подразделения. При
этом в дело, из которого взят документ, подкладывается
лист-заместитель с указанием: какой документ, когда и кем взят.
На листе расписывается сотрудник, получивший документ.
Контроль за возвратом документа возлагается на лицо, ответственное
за ведение делопроизводства.
9. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
9. 1. Экспертиза ценности документов - определение их
ценности с целью отбора на государственное хранение и установления
сроков хранения.
9. 2. Экспертизу ценности документов осуществляют постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК) Администрации, которая
назначается Главой Администрации (Губернатором).
9. 3. Экспертиза ценности документов проводится: при
составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению.
Экспертиза ценности документов осуществляется по окончании
календарного года путем полистного просмотра дел на основании
перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатур дел.
9. 4. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов
с истекшими сроками хранения к уничтожению (приложение 27).
Акт подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу
ценности документов и утверждается руководством Комитета.
9. 5. Уничтожение документов производится после утверждения
архивным управлением описи дел постоянного хранения Администрации
за соответствующий период.
10. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
10. 1. Оформление дел
10. 1.1. В архив передаются дела полностью подготовленные в
соответствии с Основными правилами работы вневедомственных архивов
(М. 1989 г.) и настоящей Инструкцией по акту (приложение 28).
10. 1.2. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив,
оформляются по завершении года. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
10. 1.3. Полное оформление предусматривает: подшивку
документов дела, нумерацию листов, составление титульного листа,
листа-заверителя в конце дела (приложение 29). В необходимых
случаях составляется и подшивается в начале дела внутренняя опись
документов (приложение 30).
10. 1.4. Документы прошиваются на четыре прокола в
специальные обложки с учетом возможности свободного чтения текста,
дат, виз и резолюций к ним. При этом все металлические скрепки
удаляются.
10. 1.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления
порядка расположения документов все листы, кроме бланков
внутренней описи и заверительной надписи, именуются арабскими
цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом, не
задевая текста документа. Употребление чернил или цветных
карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии и другие
иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом
верхнем углу. Листы внутренней описи документов нумеруются
отдельно римскими цифрами.
10. 1.6. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей),
нумеруются по каждому тому отдельно.
10. 1.7. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом
верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист.
10. 1.8. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в
деле допускается употребление литерных номеров листов. Например:
1, 1а, 1б.
10. 1.9. Для учета количества листов в деле составляется
заверительная надпись.
10. 1.10. Обложка дела оформляется следующим образом:
В заголовок дела, в необходимых случаях, вносятся уточнения.
Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого
тома выносится заголовок дела из номенклатуры;
Дата дела (тома). Датами дела являются крайние даты
регистрации (составления) документов дела, число, месяц, год
самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. В
делах с поручениями вышестоящих органов датами дела являются даты
самих поручений. Датами личного дела являются даты подписания
приказов о назначении и увольнении сотрудника;
срок хранения по номенклатуре дел;
количество листов, которое вносится с заверительной надписи в
деле.
10. 2. Составление описей дел
10. 2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше
10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу
ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей
Инструкции, ежегодно составляются описи (приложение 31).
10. 2.2. Описи составляются сотрудниками структурных
подразделений, ответственными за делопроизводство, под
непосредственным методическим руководством Комитета по общим
вопросам.
10. 2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
10. 2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том
вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные
дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме
дел, особенностях их физического состояния и т.д.
10. 2.5. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по
номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по
